ЭДО для ИП обязательно или нет

С 1 января 2022 года продавцы большинства маркированных товаров принимают продукцию только через систему электронного документооборота (ЭДО). Это система для обмена документами, которая заменяет бумажные накладные, счета-фактуры и акты. Через нее данные о движении товара попадают в систему маркировки «Честный знак». Рассказываем, что такое ЭДО, зачем он нужен и как начать им пользоваться. По пунктам:

• Что такое ЭДО
• Зачем нужен
• ЭДО: даты
• ЭДО в товароучетной системе
• ЭДО через оператора
• Прямая подача данных без ЭДО
• Что еще нужно для маркировки

Что такое ЭДО

ЭДО — это система для обмена документами с контрагентами. Через нее принимают и посылают договоры, накладные, счета-фактуры, акты. Такие документы имеют юридическую силу, потому что обе стороны заверяют их электронной подписью.

Электронный документооборот помогает магазину и его поставщику товаров сэкономить время и ресурсы. Им не требуется распечатывать и подписывать документы вручную, пересылать их друг другу с курьером.

Переход на электронный документооборот — зачем?

Если магазин реализует маркированные товары, скоро это будет единственным способом законно передать и принять продукцию.

Зачем ЭДО для продажи маркированных товаров

Все участники оборота маркированных товаров посылают друг другу документы через ЭДО. Оттуда сведения о товародвижении попадает в систему маркировки. Вот как передаются коды маркировки при использовании ЭДО.

Изготовитель или импортер создает и посылает универсальный передаточный документ (УПД). Это электронный документ, который объединяет накладную на товары и счет-фактуру. В него завод вносит коды идентификации упаковок и конкретных товаров и посылает через ЭДО УПД при передаче продукции покупателю.

Через ЭДО поставщики принимают УПД вместе с товарами. Они подписывают документы и становятся собственниками продукции в системе маркировки.

Магазин принимает УПД с продукцией от поставщика. Сотрудники торговой точки сличают коды маркировки на упаковке со сведениями в УПД. Для этого сканируют каждый товар или транспортную упаковку. Если все совпало — подтверждают приемку с помощью электронной подписи.

Если коды в накладной отличаются от реальных товаров, магазин отказывает в поставке или принимает только часть продукции. Тогда поставщик исправляет УПД и формирует универсальный корректировочный документ (УКД). В итоге магазин становится собственником товаров в системе «Честный знак» и может их законно продавать.

Принимать от поставщика маркированные товары без УПД магазины скоро не смогут. Это будет нарушением закона, за которое могут оштрафовать.

Переход на ЭДО: сроки

Для продавцов большинства маркированных товаров — с 2022 года. Правительство разрешило сообщать о движении таких товаров напрямую через сайт «Честного знака». Но с 1 января 2022-го это будет запрещено — магазины должны будут работать с операторами ЭДО. Это касается тех, кто продает: Сроки перехода в постановлении правительства РФ

ЭДО электронный документооборот и ИП. #shorts

• табачную продукцию,
• обувь,
• одежду и белье,
• автошины,
• духи,
• фототехнику.

Магазины, которые торгуют молочными продуктами, переходят на ЭДО с сентября 2022-го.

Для продавцов бутилированной воды, пива, велосипедов и инвалидных кресел срок перехода на обязательный ЭДО пока не определен.

Для остальных магазинов — с 2024-го. ЭДО обязателен пока только для тех, кто торгует маркированными товарами. Но к 2024 году налоговая служба планирует перевести на электронный документооборот весь российский бизнес. Глава ФНС о проекте перевода бизнеса на ЭДО

Вариант 1. ЭДО в товароучетной системе

Самый простой способ начать использовать ЭДО — подключить его прямо в своей товароучетной системе, такой как «Дримкас Учет». Многие подобные системы уже интегрированы с одними или несколькими операторами ЭДО — это компании, которые обеспечивают электронный документооборот.

Как зарегистрироваться. Предприниматель создает кабинет на сервере оператора ЭДО через привычный интерфейс учетной системы. Для этого надо ввести данные своей организации или ИП, подключить электронную подпись, выбрать одного из операторов и подать заявку.

Как работать. После этого прямо в системе можно будет получать и подписывать накладные — товары автоматически будут учитываться в остатках и выбывать оттуда при продаже.

Кому подойдет. Всем предпринимателям.

Работа с маркировкой через ЭДО

Помогаем принимать накладные от поставщиков через ЭДО, вести учет остатков и следить за продажами. Работа с ЭДО входит в стоимость лицензии.

Для маркировки есть все необходимое — от приемки до списания.

Вариант 2. ЭДО у оператора

Можно напрямую зарегистрировать кабинет на сайте одного из операторов ЭДО, например Taxcom или «ЭДО Лайт».

Как зарегистрироваться. Для этого ввести данные организации или ИП, контактную информацию и прикрепить сертификат электронной подписи, отправить заявку на регистрацию.

Как работать. Дальше потребуется передать поставщику идентификатор, подписать с ним дополнительно соглашение. После этого в кабинет будут приходить электронные документы на товары. Недостаток этого варианта в том, что товары из накладных не будут автоматически попадать в товароучетную систему магазина после приемки.

Кому подойдет. Тем, кто не ведет электронный учет товаров.

Вариант 3. Прямая подача данных

«Честный знак» временно позволяет передавать данные о товародвижении и без ЭДО, напрямую.

Как зарегистрироваться. После регистрации на сайте «Честного знака» можно оформить факт передачи накладной прямо в личном кабинете.

Как работать. Недостаток прямой передачи также в том, что товары после приемки не попадают в учетную систему, их нужно заносить отдельно. Кроме того, эта функция будет доступна продавцам маркированной продукции только до января 2022 года.

Кому подойдет. Тем, кто не ведет учет электронно, и только как временное решение.

Что еще нужно для продажи маркированных товаров

Онлайн-касса или обновление ПО. Магазин получает маркированную продукцию по ЭДО, а выводит из товарного оборота — через кассу. Поэтому без нее работать с маркировкой нельзя. При этом устройство должно поддерживать новый ФФД — для этого нужно установить новую прошивку.

2D-сканер. При приемке сотрудники магазина проверяют, какая продукция поступила на склад и совпадают ли они с кодами маркировки в товарной накладной. Коды на всех упаковках или хотя бы на отдельных нужно считывать сканером.

Электронная подпись. Она потребуется для регистрации в «Честном знаке», у оператора ЭДО и чтобы подписывать документы. Для этих целей предпринимателю подойдет только усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), оформленная на директора предприятии или ИП.

Принтер этикеток, если маркируете остатки или нужна перемаркировка. Принтер пригодится, если магазин продает продукцию, остатки которой по закону маркируют самостоятельно. А если клиент вернул товар, например обувь, без кодов — потребуется уже перемаркировка. Магазин запрашивает новый код, распечатывает на принтере и наклеивает на этикетку.

Также в дальнейшем принтер можно использовать для печати ценников.

Что нужно знать о приемке маркированной продукции через ЭДО

1. ЭДО — система для обмена электронными документами с контрагентами.
2. Через нее магазин принимает и подписывает электронные накладные — УПД.
3. С 1 января 2022 года продавцы маркированной продукции принимают продукцию только через ЭДО.
4. Чтобы начать работать с электронным документооборотом, нужно зарегистрировать личный кабинет у оператора ЭДО.
5. Это проще всего сделать прямо в товароучетной системе — так продукция из накладной будет автоматически становиться на остатки.
6. Дополнительно потребуется онлайн-касса, сканер и электронная подпись.

Все для продажи маркированных товаров

Помогаем принимать накладные от поставщиков через ЭДО, вести учет остатков и следить за продажами. Работа с ЭДО входит в цену.

Для маркировки есть все необходимое — от приемки до списания.

Эксперт

Источник: dreamkas.ru

Электронный документооборот. Что вы должны о нем знать

Электронный документооборот. Что вы должны о нем знать

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет компаниям обмениваться с контрагентами любыми документами в электронном виде без необходимости обмена бумажными копиями. Электронные документы подписываются электронно-цифровой подписью и имеют юридическую силу. Помимо удобства, бывают ситуации, когда использование ЭДО обязательно. Например, если вы торгуете товарами, подлежащими маркировке, например, обувью . Подключаясь к электронному документообороту с контрагентами, важно иметь в виду несколько важных моментов. О них и пойдет речь в статье.

Как работает ЭДО?

Обмен документами происходит через операторов ЭДО. Это электронные сервисы, которые гарантируют защиту передаваемых документов. Для того, чтобы обмениваться электронными документами, у каждой стороны должна быть электронная подпись и договор с оператором ЭДО. На сегодняшний день в России действуют почти 100 таких операторов. Полный список можно посмотреть на сайте ФНС.

Обмен документами через оператора платный. Стоимость зависит от количества отправляемых документов. Входящие документы, как правило, бесплатны. Наглядно схему электронного документооборота можно представить следующим образом:
Участники электронного документооборота подписывают документ на своем компьютере и отправляют по защищенному каналу контрагенту через оператора ЭДО. Схема, когда оба участника документооборота используют одного и того же оператора, наиболее удобна и проста в настройке. В случае, когда контрагент подключен к другому оператору, необходимо настроить роуминг — обмен электронными документами между операторами ЭДО. Некоторые операторы поддерживают автоматический роуминг, в других же случаях нужно уточнять порядок подключения в технической поддержке.

Как настраивать ЭДО?

Порядок настройки ЭДО зависит от программного обеспечения, которое используется в компании, а также от выбранного оператора ЭДО. Оператора выбирать лучше совместно с партнерами, чтобы было меньше проблем при настройке обмена. Пользователям программных продуктов 1С доступно удобное подключение к системе электронного документооборота при помощи сервиса 1С-ЭДО. Подробнее о настройке программ и подключении к сервису читайте в нашей статье.

Самое важное

• Электронный документооборот, или ЭДО — опция, которая значительно упрощает обмен документами между компаниями, особенно в случае, когда контрагенты находятся далеко, а документы отправлять нужно быстро. В некоторых случаях подключение ЭДО обязательно, т. к. этого требует закон.
• Для подключения к ЭДО необходима действующая электронно-цифровая подпись, а также договор с оператором ЭДО. Оператора проще всего выбирать вместе с партнерами — так настроить документооборот будет намного проще.

Поделитесь с друзьями!

Что выбрать вместо ЕНВД

С 2021 года ЕНВД перестает действовать по всей стране, что заставляет переживать многих владельцев бизнеса. Чтобы отмена налогового режима не застала врасплох, нужно заранее подумать, какую систему налогообложения будете применять, когда ЕНВД будет отменен. Мы рассмотрели основные системы налогообложения для перехода с ЕНВД и делимся ими в статье.

Как правильно настроить ЭДО в 1С

Сервисы электронного документооборота (ЭДО) значительно упрощают взаимодействие компаний. В отличие от бумажных, электронные документы не нужно ждать неделю и они не потеряются на почте. По стандартам ЭДО все документы должны быть подписаны электронно-цифровой подписью и обладают такой же юридической силой, как бумажная копия с печатью и подписью.

Зачем проходить обучение по 1С?

Удивительно, но даже люди, которые годами работают в программах 1С, не всегда используют все возможности. А ведь это значительно упрощает рабочие процессы и повышает эффективность работы! Чтобы использовать продукты 1С по максимуму, пользователи изучают их различными способами. В статье рассмотрим основные источники знаний и ситуации, когда пригодится обучение 1С.

Обсудить

Электронный документооборот

Электронный документооборот: кому и зачем он нужен и сколько это стоит? С каждым годом информационные потоки все больше «уходят» в интернет, но бухгалтерский учет по-прежнему ассоциируется у многих с разнообразными «бумажками». Однако на сегодня любой бизнесмен имеет возможность практически полностью отказаться от бумаг и перейти на электронный документооборот (ЭДО). Рассмотрим преимущества работы с электронным документооборотом и порядок перевода обмена данными в этот формат

Обязательный и добровольный электронный документооборот

Нужно сказать, что для большинства бизнесменов речь идет не о переходе на электронный документооборот, а скорее – о расширении сферы его применения. Ведь крупные и средние компании давно уже сдают отчетность в ИФНС и внебюджетные фонды в электронном формате.

Касается эта обязанность и многих малых бизнесменов. Например, декларацию по НДС практически все (кроме налоговых агентов) должны сдавать онлайн. А для отчетности, направляемой в ФСС, «порог», после которого работодатель обязан переходить на электронную отчетность – это всего 25 работников, включенных в форму.

Поэтому с понятием электронный документооборот так или иначе знакомы почти все бизнесмены. Вопрос только в том – как перевести «в онлайн» взаимоотношения не только с контролерами, но и с контрагентами.

Электронный документооборот и его преимущества

Основным преимуществом перехода на электронный документооборот является экономия. Причем «прямое» снижение затрат (на бумагу, расходные материалы, почтовые услуги и т.п.) – это далеко не все.

Использование электронного документооборота существенно ускоряет протекание всех бизнес-процессов – как формирования и согласования документов внутри компании, так и обмена информацией с контрагентами. Следовательно – повышается оборачиваемость ресурсов, и бизнес начинает работать более эффективно.

Кроме того, переход на электронный документооборот повышает дисциплину сотрудников: ведь теперь руководители в любой момент могут проконтролировать, как идет работа над тем или иным документом.

Электронный документооборот и его недостатки

Многие бизнесмены опасаются, что, переведя данные в электронный формат, они могут потерять их из-за сбоев программы или других форс-мажорных обстоятельств.

Но при серьезных «форс-мажорах» (например – при пожаре) точно так же могут пострадать и бумажные документы.

А если говорить именно о «компьютерных» проблемах (заражение вирусами, дефекты жесткого диска и т.п.), то застраховаться от них поможет резервное копирование.

Копию всей информационной базы нужно делать ежедневно и хранить не просто на отдельном носителе, а в другом помещении. Тогда в самом худшем случае будет утрачена информация, введенная за один день.

Также возможны сложности, связанные с «человеческим фактором». Рядовые сотрудники, которые годами работали «на бумаге» не всегда легко переходят на новые формы документооборота.

В этом случае поможет организация обучения и различные формы стимулирования, например – премии за ускоренное освоение электронного документооборота.

Что необходимо для организации электронного документооборота и сколько это стоит

«Виртуальные» документы, так же, как и обычные, нужно заверять. Для этого используется электронная цифровая подпись (ЭЦП).

В статье 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ указано, что существует три «уровня сложности» цифровой подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

Простая подпись – это пароль, который позволяет только определить отправителя документа. О защите информации здесь речи не идет, т.к. нельзя проверить, был ли документ впоследствии изменен.

Усиленная подпись формируется с помощью криптографических средств и гарантирует защиту от исправлений.

Однако ее «неквалифицированный» вариант во многих случаях не имеет юридической силы. Чтобы применять такую ЭЦП, нужно заключать отдельное соглашение с каждым контрагентом. И все равно – при налоговых спорах или судебных разбирательствах возможны проблемы.

Поэтому лучше всего применять усиленную квалифицированную подпись, которую выдают удостоверяющие центры (УЦ), аккредитованные в Минсвязи. Такая электронная цифровая подпись «по умолчанию» приравнивается к собственноручной подписи руководителя компании.

Стоимость сертификата ЭЦП для бизнесменов начинается от 2,5 — 3,0 тыс. руб. Обычно он выдается на год, затем подпись необходимо обновлять.

Когда документ сформирован и подписан – его нужно отправить контрагенту. Конечно, для этого можно воспользоваться и «простой» электронной почтой, но чаще всего, чтобы защитить информацию, бизнесмены прибегают к услугам специализированных операторов электронного документооборота.

Стоимость пересылки зависит от выбранного тарифа. Это похоже на оплату банковских услуг: чем больше документов входит в «пакет», тем дешевле обойдется отправка каждого из них.

В среднем один исходящий документ будет стоить бизнесмену от 5 до 15 руб., входящие – бесплатно.

Порядок перехода на электронный документооборот

Перед тем, как перейти на электронный документооборот нужно тщательно проанализировать существующий порядок работы с информацией и, при необходимости – устранить недостатки.

В противном случае вы можете «автоматизировать хаос», и переход на электронный документооборот не улучшит организацию работы, а только добавит проблем.

Если же с документооборотом все в порядке, то далее необходимо сделать следующее.

1. Провести переговоры с контрагентами. Ведь переход на электронный документооборот при взаимоотношениях между бизнесменами – дело полностью добровольное. Поэтому не исключено, что ваши партнеры захотят продолжать работать «по старинке».
2. Разработать регламент электронного документооборота. Следует иметь в виду, что сразу перевести всех контрагентов на обмен данными в онлайн-формате вряд ли удастся. Поэтому в течение определенного (возможно – весьма длительного) времени у вас будут действовать два регламента -«электронный» и «бумажный»
3. Выбрать удостоверяющий центр для получения подписи.
4. Выбрать оператора электронного документооборота. Здесь также нужно учитывать, через кого собираются работать (или уже работают) ваши контрагенты. Дело в том, что существует порядок обмена данными между клиентами разных операторов (по аналогии с роумингом в мобильной связи). Но на сегодня он реализован далеко не для всех операторов электронного документооборота.

Кому выгоден переход на электронный документооборот

Даже небольшие компании могут снизить свои затраты, если перейдут на электронный документооборот. Выше мы говорили, что электронная подпись стоит около 3 000 руб. в год, а отправка одного документа через оператора электронного документооборота обойдется не более, чем в 15 руб.

Стоимость «обычного» (не заказного) письма, посылаемого внутри РФ, составляет около 30 руб. Поэтому, чтобы окупить затраты на покупку ЭЦП, достаточно, чтобы организация отправляла 200 документов в год (200 х 15 = 3 000).

А если речь идет о средних и крупных компаниях, формирующих тысячи и десятки тысяч документов в год, то здесь выгода от внедрения электронного документооборота будет несомненной.

Вывод

Электронный документооборот позволяет существенно снизить текущие затраты на «бумажную» работу. Даже небольшие организации, которые формируют несколько сотен документов в год, уже могут получить выгоду от перехода на электронный документооборот.

Но в итоге выгода не ограничится лишь экономией на бумаге и почтовых расходах. Т.к. все процессы в компании после внедрения электронного документооборота ускорятся, то это приведет к повышению эффективности бизнеса в целом.

Источник: uchet.pro