Чтобы решать различные задачи в проекте, нам нужны инструменты, сервисы, навыки, уникальные специалисты. Но иногда решить эти задачи можно способами, которые находятся буквально под рукой. Например, таблицы Excel — это не просто таблицы с формулами, и специальные знания для их ведения не нужны, когда их создатели уже придумали стандартные шаблоны для множества рабочих ситуаций.
Таблицы Excel входят в стандартный пакет MS Office, но уступают по популярности программе Word. Все мы когда-то знакомились с Excel, но максимум, что умеем — создать простую табличку и навести красоту, оформив рамки и выровняв цифры по левому краю. Кто-то шагнул чуть дальше и сможет распечатать большую таблицу на одной странице, прописать простые формулы в ячейках и вставить колонтитулы.
А между тем Excel — целый интересный мир, в котором можно быстро создавать наглядную инфографику. Нужно только потратить немного времени и познакомиться с программой ближе. Очень помогают в работе шаблоны Excel.
Как в экселе сделать склад и 1С. Эксель для бизнеса. Артём Ворон | Бизнес База
Чтобы быстро выйти в онлайн, понадобится масса инструментов. В конце статьи или прямо сейчас скачайте бесплатную подборку из 116 сервисов, которые облегчат работу с текстами, изображениями, видео и аудио
Как открыть и изменить шаблон
Шаблон — это документ, для которого уже задано форматирование. По сути это бланк, который вам просто нужно заполнить, не тратя время на выравнивание ячеек и заполнение названий граф.
При запуске программа предлагает создать пустую книгу или выбрать шаблон из множества для решения любой задачи. В поиске вы можете ввести назначение шаблона, и программа подберёт варианты под конкретный запрос.
Шаблоны, которые могут вам пригодиться
График работы с использованием диаграммы Ганта
Диаграмма Ганта — вид диаграммы, которая используется для наглядного представления порядка шагов для выполнения многоступенчатой задачи. Следует разбить проект на этапы, завести в таблицу, добавить сроки, ответственных лиц, проценты выполнения — и в любой момент времени весь проект виден как на ладони. Программа сама пересчитывает срок, если на каком-то этапе произошла задержка или наоборот, вы ударно потрудились и закончили проект быстрее запланированного.
График работы сотрудников
Доросли до собственного свечного заводика? Нет желания запоминать, кто из сотрудников в какой день недели выходит на работу? Шаблон «график работы» поможет составить расписание смен и не даст никому запутаться. Позволяет отслеживать начало и конец работы, время обеда, перерывы на отдых, отпуска, больничные и рассчитывает продолжительность смены.
Бюджет предприятия
Шаблон позволяет сделать отчёт за месяц по доходам и расходам на отдельных вкладках и затем свести бюджет на главной странице. Имеет встроенную столбчатую диаграмму для наглядности и вынесенные результаты по пяти главным статьям расходов. Есть возможность сравнения плановых и фактических доходов и расходов, а также расчёта 15%-ного сокращения расходов.
Excel Pivot Tables from scratch to an expert for half an hour + dashboard!
Маркетинговый план
Без плана не обойтись в любом деле. Отслеживайте отдельные этапы рабочего процесса, назначайте ответственных и исполнителей, сдвигайте сроки, указывайте процент выполнения задач, предполагаемую и фактическую стоимость. Всё наглядно и на одном листе.
Расчёт безубыточности компании
Шаблон для анализа безубыточности компании — необходимый инструмент, который поможет вам узнать, сколько товара необходимо продать, чтобы показать стойкий финансовый результат и остаться на плаву. Программа рассчитает точку безубыточности и построит график на основании ваших данных по выручке, реализации, постоянным и переменным затратам.
Список дел
Чтобы не надеяться на собственную память, полезно составлять списки дел. Уже внедрили списки в свою ежедневную практику, но эти листочки и стикеры вечно куда-то теряются? Попробуйте шаблон «Список дел с отслеживанием результата» . Всё придумано давно, осталось только вбить свои дела, установить приоритет, дедлайн — и вперёд выполнять!
Ежедневник
Предстоит горячий денёк: переговоры с заказчиком, поездка в налоговую, собеседование, доставка материалов и неприятная встреча с пожарным инспектором? А ещё хотелось бы успеть сходить в спортивный зал, пообедать и проверить уроки у ребёнка? Воспользуйтесь шаблоном ежедневника , чтобы ничего не забыть и постараться успеть по максимуму.
Как создать и вести базу клиентов в программе Excel?
За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.
Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.
В статье рассмотрим два варианта ведения базы — простой и сложный, с большим числом полей и функций.
База клиентов в Excel (простой вариант)
Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.
Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.
Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:
- Порядковый номер клиента. Позволяет понять, насколько велико число Ваших клиентов.
- Имя клиента – можно вводить имя или ФИО, а также название компании
- Телефон
- Что заказывает – поле заполняется путем выбора услуги из выпадающего списка. Если клиент заказывает несколько услуг, можно выбрать из списка основную, а другие указать в комментариях.
- Комментарий – описание клиента в свободной форме, особенности работы с заказчиком.
- Дата первого заказа – дата получения первого заказа. Позволяет понять, насколько долго Вы уже работаете с клиентом.
- Дата последнего заказа – важный параметр, позволяет отследить последнюю продажу клиенту. Например, Вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал – написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.
По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).
При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.
Как работать с простой базой клиентов в Excel?
- Добавляйте в базу всех новых клиентов, которые оформили реальный заказ (т.е. тех, кто просто позвонил или один раз что-то написал, но не купил – добавлять не нужно);
- Раз в полгода отслеживайте клиентов, которые давно не делали заказы. Напишите им, напомните о себе. Чаще, чем раз в полгода, писать не стоит – иначе Вы рискуете слишком надоесть клиенту. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах стоит чаще напоминать о себе 🙂
- Если Вы чувствуете спад в количестве заказов, сделайте клиентам специальное предложение. Например, сделайте скидку на копирайтинг и напишите постоянным клиентам, кто заказывает тексты, о снижении цен.
- Используйте столбец с комментариями, чтобы указать особенности каждого клиента, которые помогут Вам эффективно работать с заказчиком. Например, каким-то заказчикам нужно помочь с составлением технического задания – отметьте это в комментариях, чтобы не забыть помочь с ТЗ.
База клиентов в Excel (расширенный вариант)
В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:
- Канал привлечения – источник получения клиента. Список источников можно отредактировать на листе «Каналы привлечения». Допускается указывать до 20 каналов.
- Статус – активный или не активный. По умолчанию ставьте всем клиентам активный статус. Ниже я расскажу, в каких случаях его нужно менять на не активный.
В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.
Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.
Резюме
Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.
Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.
Дополнительные материалы
Что такое CRM-система?
Обзор бесплатных и платных CRM, помогающих вести проекты и отслеживать важные задачи.
Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?
Бесплатная программа в Excel, которая поможет вам привести дела в порядок.
Источник: www.kadrof.ru
Рубрика: Готовые решения и файлы
Готовые решения и файлы
В рубрике «Готовые решения и файлы» публикуются примеры готовых решений с формулами и настройками: таблиц, графиков, калькуляторов, файлов для анализа данных.
Эти файлы помогут вам ускорить процесс работы.
В рубрике постараемся публиковать небольшие работающие макросы.
Если у вас есть предложения и файлы для публикации, пишите в комментариях или на почту.
Журнал — фильтр для утреннего приема детей в детском саду в таблице Excel. Файл для скачивания.
Журнал- утренний фильтр приема детей в детском саду. Файл «Excel» для скачивания.
В последнее время во многих детских садах стало обязательным ведение журналов-фильтров утреннего приема детей, в которых указывается температура тела, состояние зева, состояние кожи и т. д. ребенка при приеме сутра в детский сад. Читать далее «Журнал — фильтр для утреннего приема детей в детском саду в таблице Excel. Файл для скачивания.»
Таблица Менделеева для скачивания в «Excel»
Таблица Менделеева для скачивания в формате Excel.
Дмитрий Иванович Менделеев родился в г. Тобольск Тобольской губернии Российской империи 8 февраля 1834 года в семье директора тобольской гимназии. Читать далее «Таблица Менделеева для скачивания в «Excel»»
Таблица (смета) образец расходов на охрану труда. Скачать бесплатно. Ссылка
Таблица (смета) образец расходов на охрану труда.
Таблицы Шульте. (Ссылка на архив для скачивания).
Таблицы Шульте. (архив для скачивания).
Таблицы Шульте (Горбова) представляют собой небольшие таблицы с различными элементами в ячейках (цифры, буквы, численно-буквенные коды, картинки). Читать далее «Таблицы Шульте. (Ссылка на архив для скачивания).»
Скачать универсальный передаточный документ (УПД) в формате «Excel».
Универсальный передаточный документ (УПД) форма с формулами в «Excel».
Универсальный передаточный документ применяется для документооборота между компаниями и может объединить в себе элементы счета-фактуры и иных первичных документов(накладная, акт выполненных работ и т.д.). Читать далее «Скачать универсальный передаточный документ (УПД) в формате «Excel».»
Форма (бланк) коммерческого предложения (КП) в таблице Excel (Файл для бесплатного скачивания)
Форма коммерческого предложения (КП) в Excel
Одним из основных способов заявить потенциальному клиенту или партнеру о своем товаре или услуге является формирование и отправка Коммерческого предложения или просто КП. Читать далее «Форма (бланк) коммерческого предложения (КП) в таблице Excel (Файл для бесплатного скачивания)»
Бланк (шаблон) накладной для бесплатного скачивания.
На этой странице можно бесплатно скачать бланк (шаблон) товарной накладной в файле «Excel».
Товарная накладная относится к первичным бухгалтерским документам и предназначена, для документального оформления изменения права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или иные материальные ценности. Читать далее «Бланк (шаблон) накладной для бесплатного скачивания.»
Поиск значений в таблице «Excel» . Макрос.
Как выполнить поиск значений в программе «Excel» .
Далее описаны несколько вариантов поиска и фильтрации данных в таблице «Эксель». Читать далее «Поиск значений в таблице «Excel» . Макрос.»
«Журнал учета и содержания средств защиты» в файле «Excel»
«Журнал учета и содержания средств защиты»
На данной странице нашего сайта RuExcel.ru Вы можете скачать шаблон документа «Журнал учета и содержания средств защиты» в формате Excel. Читать далее ««Журнал учета и содержания средств защиты» в файле «Excel»»
Создание плана рассадки гостей в Excel по размерам.
Как сделать план рассадки гостей в Excel по размерам.
При планировании важных мероприятий с большим количеством гостей не обойтись без плана рассадки.
На плане желательно не просто указать кто и где сидит, но и соблюсти требуемые расстояния, чтобы гости не мешали друг дугу и могли свободно перемещается при необходимости. Читать далее «Создание плана рассадки гостей в Excel по размерам.»
Как переносить табличные данные с сайта в «Excel». Порядок действий для импорта таблицы из интернет-сайта
Как переносить табличные данные с сайта в «Excel».
Если вы обладаете достаточным количеством времени и ресурсов перенести данные с сайта в таблицу «Excel» можно в «ручном режиме». Тот случай, когда таблица на сайте выделяется курсором мыши, копируется и вставляется в файл «Эксель». Естественно, этот способ долог и неудобен.
«Power Query» в «Excel» — что это?
О том, что такое надстройка «Power Query».
В данной статье я расскажу Вам о возможностях надстройки «Power Query».
Насколько мне известно, эта чудесная надстройка была разработана сторонними программистами (не Microsoft) несколько лет назад для программы «Эксель» версий 2013 и выше. Читать далее ««Power Query» в «Excel» — что это?»
Как создать акт выполненных работ в «Excel». (Скачать пример)
Создание акта выполненных работ в «Excel». (Скачать пример).
Акт выполненных работ один из самых часто используемых первичных документов.
Генератор хештегов — как сделать своими руками или скачать готовый (хештеги в соцсети)
Как сделать своими руками или скачать готовый генератор хештегов для соц. сетей: youtube, ВК, одноклассники и т.д.
Скачать генератор хештегов.
Скачать генератор хештегов НА Андроид.
Перевод (преобразование) тригонометрических функций: cos(a), sin(a), tg(a), ctg(a) в Excel. Формулы перевода.
Преобразования Тригонометрических функций в Excel.
Скачать график работы в Excel файле
Вопрос том, где скачать график работы и ответ на него.
Одним из часто задаваемых вопросов является вопрос: «Где можно скачать готовый график работы в файле формата Excel?». «Экселевский» график работ удобен тем, что его можно заполнять на компьютере, редактировать, корректировать и вносить различные правки. Читать далее «Скачать график работы в Excel файле»
Как создать табель учета рабочего времени в программе Excel. (скачать табель)
Для чего нужен табель учета рабочего времени.
Как оставлять комментарии в формуле Excel
О том, как оставлять комментарии в формуле Excel для других пользователей.
Самый простой и известный всем способ оставить комментарий к ячейке – это опция «примечание». Читать далее «Как оставлять комментарии в формуле Excel»
Определение наличия товара на складах магазинов при помощи таблицы Excel
Для примера представим, что у нас есть 3 магазина со складами. На складах этих магазинов хранится товар в разных количествах, который периодически продается или списывается. Читать далее «Определение наличия товара на складах магазинов при помощи таблицы Excel»
Как увеличить производительность труда или Таблица: Сочетание горячих клавиш в «Эксель»:
Как увеличить производительность труда подчиненных в программе Excel при помощи таблицы сочетания горячих клавиш.
Если вы являетесь руководителем подразделения, в котором основное рабочее время тратится на обработку таблиц в Excel, Вы можете увеличить производительность своих подчиненных, потратив несколько минут на доведение до подчиненных основных сочетаний горячих клавиш. Объясните один раз, как пользоваться сочетаниями клавиш. Раздайте своим людям материал, приведенный ниже, и через пару-тройку недель проверьте, насколько хорошо они его усвоили. При усвоении даже 30-40% информации из приведенной ниже таблицы производительность персонала увеличивается на 20-25% , вместо 30 минут на заполнение таблицы уходит 22-23 минуты. Читать далее «Как увеличить производительность труда или Таблица: Сочетание горячих клавиш в «Эксель»:»
Как сделать связанный выпадающий список в «Эксель», зависящий от значения в соседней ячейке.
При создании какой-либо формы для заполнения самый лучший способ введения данных — это выпадающие списки. Читать далее «Как сделать связанный выпадающий список в «Эксель», зависящий от значения в соседней ячейке.»
Координатная сетка при помощи границ ячеек в программе Excel
Создание координатной сетки при помощи таблицы «Эксель».
Источник: ruexcel.ru