Электронная подпись (ЭП) — цифровой аналог подписи классической, то есть «от руки». Её главная задача — перевести весь документооборот из факсимильного (бумажного) в электронный вид. Она даёт возможность через интернет сдавать все виды отчётностей, подписывать соглашения и любые документы, взаимодействовать с сайтом «Госуслуги» и другими государственными сервисами.При этом документ, подписанный ЭП, обладает таким же юридическим статусом, как и подписанный вручную.
Преимущества электронной подписи
Для физических лиц ЭЦП обязательна, если они хотят получить полный доступ к информационным, медицинским, учебным, государственным и прочим системам через интернет. Что касается ИП и юридических лиц, то преимущества от обладания такой подписью — следующие:
Уменьшение времени и денег, которые тратятся на делопроизводство
Защита от незаконного копирования подписи (её невозможно подделать)
Обеспечение конфиденциальности информации
Быстрая проверка изменений в законодательстве
Быстрая проверка обращений от государственных органов
Первая очередь при обслуживании в ФНС
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ ДЛЯ ИП: ДЛЯ ЧЕГО, ГДЕ И КАК ПОЛУЧИТЬ?
Выход на новых клиентов и рынки, расширение сферы бизнеса
Виды ЭП
Существует три вида таких подписей — простая, усиленная и усиленная квалифицированная. Между собой они различаются уровнем защиты и сферой применения.
Простая
Состоит из логина и пароля, который передаётся по e-mail, USSD, CMC и другим каналам. Не является полноценной заменой ручной подписи.
Усиленная
Состоит из ключа подписи и ключа проверки, защищённых средствами криптографии. Обладает таким же юридическим весом, как и собственноручная подпись.
Усиленная квалифицированная
От предыдущего варианта отличается тем, что даёт право участвовать в коммерческих торгах на различных площадках (в том числе государственных). Используется юрлицами для подписания юридически значимых соглашений с контрагентами.
Как подписать документ электронной подписью
Также есть возможность установить отдельный плагин для MS Office, который позволит подписывать документ прямо в окне Офиса.
Что входит в электронную подпись
В первую очередь это сертификат электронной подписи.
Сертификат ЭП является своеобразным паспортом лица, которому принадлежит электронная подпись. В него включена следующая информация:
данные о владельце
информация об организации, которая выдала сертификат;
информация о сфере использования сертификата;
открытый ключ для проверки подлинности
Большинство сертификатов ЭЦП имеют срок годности в один год. Они выдаются удостоверяющими центрами или их доверенными представителями на 1 год. Такое ограничение необходимо для обеспечения максимальной степени защиты.
Помимо этого, электронная подпись содержит ещё три компонента.
Открытый ключ
Уникальный ряд знаков, который необходим для проверки подлинности — это открытые данные в свободном доступе. Используется адресатом.
Закрытый ключ
Уникальный ряд знаков, используется для криптошифрования и расшифровки подписи. Имеется только у владельца и хранится на специальном носителе — токене.
ЭЦП в 2023 году. Что нужно знать?
Токен
Носитель (чаще всего флеш-накопитель), где хранится закрытый ключ и сам сертификат электронной подписи. В России используют два носителя — это eToken и Рутокен.
Для чего нужна электронная подпись
ЭП даст возможность ИП и физлицам следующие преимущества:
Передача налоговых данных через интернет
Участие в госзакупках
Удалённое согласование контрактов
Получение аккредитации на ЭТП
Подписание договоров в электронном виде
Подача онлайн-жалобы
Участие в аукционах
Работа с государственными системами через интернет
(например, с порталом госуслуг)
Работа с ЕГАИС
Участие в любых коммерческих торгах
В зависимости от того, какая именно у вас электронная подпись, некоторые из вышеописанных функций могут быть недоступны. Оптимальным будет получение усиленной квалифицированной подписи.
Как получить электронную подпись
Чтобы получить ЭП, необходимо обратиться в сертификационный центр, который имеет право их выдавать. Далее потребуется собрать пакет документов. Для индивидуальных предпринимателей он следующий:
копия первых шести страниц паспорта, каждая копия заверяется подписью и печатью (либо подать оригинал паспорта);
два экземпляра регистрационной карты;
номера СНИЛС, ИНН, ОГРН ИП.
Если вы являетесь представителем юридического лица, потребуются дополнительные документы, которые подтверждают ваши полномочия. Срок рассмотрения документов — в течение одного рабочего дня.
Отзывы клиентов
Виктор Владимирович НПП Электронные информационные системы
Настоящим выражаем благодарность Удостоверяющему центру ЗАО «ТаксНет». Оформление электронной цифровой подписи для участия нашей организации в электронных торгах, производилось через партнера ООО МКК «Приоритет Финанс». Отмечаем оперативную работу, минимальный пакет документов для оформления ЭЦП. Электронная подпись была сформирована с легкостью по инструкции, никаких вопросов в процессе не возникло. Планируем дальнейшее сотрудничество.
Читать полностью
Татьяна Шестакова Индивидуальный предприниматель
Несколько лет пользуемся услугами компании Такснет для получения электронной подписи для работы на портале федеральной таможенной при работе в программе Альта ГТД. Удостоверяющий центр компании Такснет входит в список доверенных удостоверяющих центров компании Альта-Софт. Получение электронной подписи в Орловской области удобно и быстро. Техподдержка оказывается оперативно. Проблем с электронной подписью не возникало.
Читать полностью
Нововведения 2019 года
С начала 2019 года электронные подписи должны соответствовать ГОСТу 2012 года. Владельцам ЭП необходимо пройти их обновление, а также обновить программное обеспечения для криптошифрования. Если этого не сделать, отдельные государственные сервисы будут вам недоступны. Подробнее о новых правилах и требованиях вы можете прочесть здесь.
Как можно на практике применять Электронную подпись?
Отправка финансовой и бухгалтерской отчетности
Для отправки отчетности через специальные сервисы документы необходимо оформлять в соответствии с правилами электронного документооборота. ЭП используется для подтверждения юридической значимости документов. Владелец ЭП подтверждает то, что именно он создал документ и то, что информация в нем проверена и актуальна.
Участие в электронных торгах
С помощью ЭП юридическое лицо может зарегистрироваться на электронным площадках и принять участие в торгах.
Если вы еще не выбрали, в каком торге хотите участвовать, мы индивидуально поможем вам в подборе торговой площадки. Специалисты компании предварительно проанализируют рынок торгов и помогут вам участвовать в торгах и выиграть их. Во время проведения аукциона мы сможем проконсультировать вас как правильно вести торг и в каких случаях не рисковать.
Электронный документооборот с контрагентами
Электронный документооборот предполагает оформление документов по правилам электронной передачи. Каждый документ заверяется ЭП. Это подтверждает его юридическую значимость и проверку владельцем ЭП.
Компания Такснет предлагает использовать в работе сервис для обмена документами «Транскрипт». Вы сможете обмениваться практически любыми документами — счетами-фактурами, накладными, актами, счетами, письмами, договорами, ведомостями, заказами и другими.
Работа на государственных порталах
Ежемесячно юридические лица обязаны сдавать отчетность в государственные органы. С появлением электронного документооборота, каждый документ должен быть оформлен по правилам электронной передачи информации. ЭП подтверждает авторство документа и ответственность за передаваемые сведения.
Компания Такснет предлагает сервис «Декларация.Online» для отправки отчетности в государственные органы ФСС, РПН, ФСРАР, Росстат, ФНС, ПФР. Для работы в сервисе подходит квалифицированная ЭП от ТОП-6 удостоверяющих центров: «Такснет», «Тензор», «Такском», «Калуга Астрал», «Контур», «Инфотекс Интернет Траст»
Бытовые вопросы
Физические лица могут применять ЭП для решения бытовых вопросов. ЭП используется для экономии времени при оформлении заявок через портал государственных услуг или на электронных торгах:
- Регистрация ООО и ИП
- оформить паспорт и прописку,
- оплатить налоги и штрафы,
- отследить пенсионные накопления,
- подать заявление в Арбитражный суд,
- купить муниципальное жилье на электронных торгах.
Источник: taxnet.ru
Преимущество электронной печати и подписи
Сегодня широкое распространение получила электронная печать. Что это такое?
Электронная подпись, FAQ
Надоело подписывать документы в бумажном виде? Вроде уже давно электронная подпись введена, а все равно страшно. С бумагой как-то надежнее. Или нет?
Что такое электронная подпись?
Это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связывается с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (это формула Закона об электронной подписи – ст. 2).
Что можно резюмировать из вышесказанного? Правильно! То, что законы у нас пишут без заботы о пользователе. Давайте попробуем упростить для понимания.
Электронная подпись — это информация к электронному документу, позволяющая определить, кто его подписал.
Чем отличается договор, подписанный электронной подписью, от обычного?
Ничем. Вы готовите договор как обычно. Только в сам договор вы должны включить условия об использовании электронной подписи или заключить отдельное Соглашение (см. дальше).
Какие есть виды подписи и электронной подписи?
Подпись может быть не только собственноручной, поставленной рукой на бумаге. Подписью может быть любой аналог собственноручной подписи, включая электронную подпись.
Электронная подпись бывает двух видов: простая и усиленная. Усиленная может быть квалифицированной и неквалифицированной. Мы их оставим, нас интересует та, что попроще.
Что такое простая электронная подпись?
Простой электронной подписью является подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Может ли e-mail быть простой электронной подписью?
Да, может. Нужно предусмотреть в Соглашении об использовании электронных подписей, заключаемом между участниками электронного взаимодействия, что все электронные письма, исходящие с указанных в Соглашении электронных адресов сторон, считаются подписанными простой электронной подписью – электронным адресом (e-mail).
Какие есть еще виды простой электронной подписи?
Пароль и логин от аккаунта в интернет-сервисе.
Что такое ключ электронной подписи?
Это уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. В переводе на русский – это пароль к почте или аккаунту интернет-сервиса.
При каких условиях действует электронная подпись?
Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении одного из следующих условий:
— либо (1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
— либо (2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
Какие условия нужно предусмотреть в соглашении об использовании простой электронной подписи?
Стороны должны согласовать возможность подписания договора электронной подписью и оговорить, что аналогом собственноручной подписи будет электронная подпись:
- в договоре должно быть указано, что электронный документ сопровождается электронной подписью;
- Соглашение об использовании электронных подписей (далее – Соглашение) можно включить в договор или сделать его отдельным соглашением о применении электронных подписей;
- в Соглашении нужно предусмотреть правила определения лица, подписывающего документ, чтобы можно было точно сопоставить электронную подпись и конкретное лицо – сторону договора;
- в Соглашении нужно предусмотреть обязанность сторон сохранять конфиденциальность своей электронной подписи (хранить пароль, не передавать третьим лицам и т.д.), а в случае утери пароля или доступа к электронному адресу почты немедленно сообщить другой стороне. До получения такого сообщения все исходящие от утратившей доступ к почте стороны будут считаться по-прежнему ее электронной подписью.
Отличается ли юридическая сила документа, подписанного электронной подписью, от обычного документа на бумаге?
Нет, юридическая сила одинаковая. Электронная подпись – это один из аналогов собственноручной подписи и, при должном оформлении, разницы в юридической силе документов нет.
Для подписания каких документов нельзя использовать простую электронную подпись?
Закон однозначно запрещает подписывать простой электронной подписью электронные документы, содержащие государственную тайну.
Заменяет ли простая электронная подпись печать?
К сожалению, нет. Если печать требуется в соответствии с законом или обычаем делового оборота, то печать и собственноручную подпись может заменить только усиленная электронная подпись.
Можно ли отказаться от использования печати? Вроде Медведев отменил печать?
Можно ли электронно подписать договор с иностранным лицом?
Да, можно. Электронные подписи, созданные в соответствии с иностранным правом и международными стандартами, признаются в России (ст. 7 Закона об электронной подписи).
Заключенный с помощью интернета договор (например, по электронной почте) это самостоятельная электронная форма договора?
Нет, это один из видов письменной формы договора в соответствии с пунктом 2 статьи 434 ГК РФ, а не самостоятельная форма договора.
Стороны договорились об использовании для подписания настоящего договора электронной подписи. Договор заключается в письменной форме путем обмена электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Стороны признают юридическую силу за электронными документами — письмами, направленными сторонами друг другу с адресов электронной почты, указанных в настоящем Договоре. Доступ к электронной почте Сторон защищен паролями и Стороны обязуются сохранять их конфиденциальность.
В реквизитах договора указываем адреса электронной почты и сторону договора, которая использует этот адрес в качестве электронной подписи. Судебная практика и специалисты считают более достоверными корпоративные адреса с указанием фирменных наименований контрагентов. На самом деле можно пользоваться и общедоступными бесплатными почтовыми сервисами, но с корпоративного адреса заключение договора выглядит действительно более логичным.
Нужно ли подписывать документ «живой подписью» и отправлять скан с подписью и печатью?
Это не обязательно, но для собственной уверенности и особенно уверенности вашего бухгалтера можно распечатать документ и обменяться подписанными сканами.
Можно ли заключить договор в Skype, WhatsApp, Viber, Telegram и т.д.?
Это пока скорее юридическая экзотика, но если соблюдены все вышеописанные условия, то да. Проблема может возникнуть с доказательствами, так как некоторые мессенджеры не хранят переписку пользователей на своих серверах. Это значит, что доказательства будут сохраняться только на устройствах каждой из сторон. А значит, будет повод усомниться в достоверности данных сообщений. В таких случаях можно прибегнуть к дублированию сообщений по электронной почте.
А что я в налоговую буду представлять – компьютер ваш или пароль от почты? (вы уже поняли, что вопрос из бухгалтерии)
Требования налоговых и иных контролирующих органов о подписании документов на бумаге и обязательности собственноручных подписей не основаны на законе. Более того, они противоречат закону, а именно принципу использования электронной подписи (ст. 4 Закона об электронной подписи).
Закон предусматривает различные варианты заключения договоров в письменной форме. Один из них – обмен электронными документами, в том числе по электронной почте (ссылки на закон берем выше и направляем бухгалтеру и налоговой).
В ряде случаев для отчетности достаточно копии договора. Если вы будете включать копии подписи и печати в электронные документы, то налоговая может даже не понять, что договор заключен путем обмена электронными документами и у нее не будет соответствующих претензий.
А можно еще удобнее? Можно!
Поскольку достоверность электронной почты каждой из сторон все-таки при определенных условиях можно поставить под сомнение, не лучше ли будет размещать договор на ресурсе третьего независимого от сторон лица? А договор подписывать электронной подписью не в виде e-mail, а логином и паролем для входа в аккаунт пользователя интернет-сервиса. Такой вид электронной подписи прямо предусмотрен ФЗ «Об электронной подписи» (п.2 ст. 5 Закона об электронной подписи).
Такие решения уже есть, например, на сайте fl.ru и в сервисе «Контракты» Арбитража WebMoney. Сервис дает возможность пользователям WebMoney загрузить их договор на сервер и подписать его aнaлoгом собственноручной подписи.
А так называемые «договоры-оферты» на сайтах?
Это тоже способ заключения договора в электронном виде. Для действительности таких соглашений юристы уже выработали ряд рекомендаций.
- Пользователю должна быть обеспечена возможность предварительного ознакомления с условиями такого договора до того момента, как договор будет считаться заключенным
- При этом желательно, чтобы кнопка «Согласен» находилась в конце текста соглашения и могла быть активирована только при условии скроллинга всего текста с начала и до конца
- Усилить выражение согласия лица с условиями соглашения добавлением фразы «С условиями Соглашения ознакомился и согласен»
- Пользователь должен иметь возможность отказаться от принятия условий Соглашения и, соответственно, от совершения сделки. Сделать кнопку «Отказаться» или «Отказаться от заключения Соглашения и использования Сервиса»
- Принятие условий соглашения должно быть с технической точки зрения необходимым условием доступа к Сервису. Без выражения пользователем согласия с условиями Соглашения невозможны дальнейшая регистрация и использование Сервиса
- Крайне важно обеспечить возможность распечатать и/или сохранить текст Соглашения на диск пользователя либо отправить на электронную почту пользователя. Данные соглашения не действуют на территории России, но мы рекомендуем их учитывать, поскольку (1) Сервис действует в сети Интернет и (2) российское законодательство и правоприменительная практика в целом развивается с некоторым запозданием аналогично практике Европейского союза и США
- Включать ссылки на Соглашение и его основные условия в электронные письма, отсылаемые пользователю при регистрации, а также в иные сообщения от Сервиса. При внесении изменений в условия Соглашения делать рассылку всем пользователям.
- Когда за пользование Сервисом будет взиматься плата, кнопка «Согласен» должна быть переделана в «Согласен с обязательством оплаты»
(с) Кирилл Митягин
- электронная подпись
- интеллектуальная собственность
- договор
- заключение договора
- оформление договора
- Блог компании ФрешДок
- Управление проектами
- Фриланс
- Законодательство в IT
Источник: habr.com
