Все дело в том, что в условиях бумажного документооборота на некоторых этапах проблемы не возникают вообще или же это происходит очень редко. Например, любой квалифицированный специалист знает сроки хранения тех или иных видов документов. Но есть этапы в бизнес-процессах, где со сложностями сталкиваются многие предприятия.
Проблемы бумажного документооборота
Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:
Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов
| Проблема | Описание и последствия |
| Потеря документа | Проблема может возникнуть как до отправки документа в архив, так и после. Это чревато неприятностями и потерями для бизнеса. |
| Медленный поиск по архиву | Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг. |
| Высокие затраты на аренду помещения | Для архива документов приходится арендовать или строить отдельные помещения — это лишние затраты, которых нужно избегать. |
| Отсутствие централизованного хранилища | Территориально разделенной сети представительств и филиалов одной организации необходимо либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно. |
| Отсутствие возможности совместной работы с одним экземпляром документа | Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии — а это дополнительные финансовые затраты. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно? |
| Нет поддержки версионности документов | Если документ уже отправлен в архив, а позднее в него внесли изменения, то нужно старую версию заменить текущей. В таком случае нужно найти требуемый документ, оформить новый, списать старый. Может получиться так, что в архиве документ не заменен новой версией, что при налоговых проверках грозит штрафами и санкциями для бизнеса. |
| Отсутствует режим работы в реальном времени | Присутствуют затраты времени на поиск и отправку документов, а также доставку документов из архива и в архив. |
| Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности | На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг. В территориально рассредоточенных филиалах сложности усугубляются рассредоточенностью документов. |
| Крайне низкий уровень конфиденциальности | Практически любой сотрудник может получить доступ к документу, который не предназначен для просмотра третьими лицами. |
| Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям | В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным. |
| Низкий уровень структурированности | Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом. |
Методы решения проблем бумажного архивирования документов
Для решения проблем, сопровождающих бумажное архивирование документов, существует ряд методов:
Электронный архив для бизнеса
Методика развертывания и внедрения электронного архива
- реорганизация всего бумажного архива;
- наем дополнительных сотрудников;
- автоматизация учета финансовой документации и автоматизация документооборота в целом.
Первый метод может дать лишь кратковременный положительный результат. Реорганизация архива — крупный проект для предприятий любого масштаба. Этому процессу должно предшествовать детальное обследование существующей системы с привлечением специализированных аналитиков. Далее следует анализ полученных результатов и разработка плана действий, которые будут предприняты во время реорганизации. После этого архивация документов будет проходить по новой схеме.
Чем плох процесс реорганизации архива
Рассмотрим, с какими проблемами и трудностями могут столкнуться организации, которые захотят использовать реорганизацию архива документов.
Необходимость в компетентном специалисте, способном провести обследование и последующую реорганизацию. Наем нового сотрудника — это дополнительные финансовые затраты. Это финансовые и временные затраты, очередная «волокита» с бумагами. Можно воспользоваться аутстаффингом или аутсорсингом специалистов, но это не дает вам 100% гарантии получить услуги высокого уровня. К тому же, брать в аренду одного сотрудника у специализированной компании — нецелесообразно.
После обследования архива возникают те же проблемы (нехватка компетентных сотрудников), но уже во время разработки новой внедряемой системы архивирования бумаг.
Новая система может решать существующие проблемы не в полной мере или решать их временно. На адаптацию сотрудников к новым правилам уйдет много времени, а до этого момента они будут допускать немало ошибок. То есть, нет гарантии того, что решив одни проблемы, не возникнут новые.
По этим причинам реорганизация процесса архивирования может принести негативный результат, принеся бизнесу немалый ущерб.
Наем дополнительных сотрудников — не лучший метод
Наем дополнительных сотрудников — это метод, который способен оптимизировать только отдельный локальный процесс. Снова нет гарантий, что новый сотрудник окажется квалифицированным. Помимо этого, под новых сотрудников необходимо расширять фонд оплаты труда и повышать расходы компании.
Автоматизация — самый эффективный метод
Внедрение электронного архива (ЭА) позволяет решить широкий ряд проблем, которые возникают на предприятиях, использующих систему бумажного хранения документации. Так как полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива нельзя, установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с их электронными копиями.
При организации системы ЭА возможно как архивирование, так и быстрый и оперативный поиск документов. В таких условиях скорость работы с бумагами гораздо увеличивается, а оригиналы ваших документов надежно защищены.
Внедрение системы электронного архива
Компания EFSOL занимается внедрением электронного архива. Наша система устанавливается на базе самой популярной в России учетной системы «1С:Предприятие» любых платформ и конфигураций с использованием высокотехнологичных инструментов от фирмы ABBYY . Система электронного архива документов позволяет создавать электронные копии всех документов предприятия с привязкой к транзакциям учетной системы, чтобы оптимизировать документооборот организации. Наш продукт позволяет решить вышеописанные проблемы, с которыми сталкиваются практически все предприятия на этапе хранения документов.
После успешного внедрения СЭД схема движения документа выглядит иначе, нежели при бумажном документообороте:
Схема работы с документом после внедрения ЭА
Преимущества нашей системы
- Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора.
- Интеграция с учетной системой с привязкой электронных копий документов к транзакциям.
- Надежность и защищенность базы данных.
- Разграничение прав доступа к разным документам.
- Возможность групповой работы с одной скан-копией документа.
- Поддержка версионности.
- Возможность создавать различные отчеты.
- Потоковое сканирование пакетов бумаг с автоматическим разделением на документы.
- Автоматическое исправление перекосов, поворотов документа при сканировании.
- Удаление помех и загрязнений документов.
- Оптимизация размера конечного файла.
- Возможность просмотра скан-образа документа из транзакции и наоборот — просматривая скан-копию, можно перейти к транзакции в учетной системе.
- Уведомление работников о поступлении новых документов.
Для разработки и внедрения проектов мы привлекаем высококвалифицированных аналитиков, программистов, разработчиков и консультантов. Цена и сроки автоматизации зависят от масштаба проекта: сколько будет привлечено специалистов, потрачено ресурсов и автоматизировано мест.
Узнать подробнее о системе электронного архива вы можете здесь.
Внедрение системы Электронного архива требует участия группы квалифицированных аналитиков, консультантов и программистов.
Сотрудники компании EFSOL являются экспертами
в области внедрения Электронного архива.
Оставьте заявку и мы обсудим Ваши задачи!
Источник: efsol.ru
Электронный архив и электронный документооборот: как привычные системы решают актуальные бизнес-задачи
Переход на безбумажный документооборот — уже устоявшийся тренд: именно с него многие компании начинают свой путь к цифровой трансформации. Но сегодня, с ростом цен и спроса на бумагу, цифровой документооборот становится не просто удобным инструментом, а возможностью оптимизации затрат.
Уверены, что разбираетесь в ЭДО с контрагентами? Проверьте себя! В таких условиях непростой задачей может оказаться выбор подходящего решения. Одни из самых популярных вариантов — системы электронного архива и электронного документооборота. Какие задачи они решают и как помогают сокращать расходы?
Статья подготовлена совместно со специалистами компаний Konica Minolta и Directum.
Сходства и различия
Главная задача систем электронного документооборота (СЭД) — обеспечить сохранность значимых для бизнеса документов: пока они находятся в единой цифровой системе, их намного сложнее потерять. Меньшую роль играет человеческий фактор, в документах всегда порядок, к ним легко получить доступ.
Чтобы найти нужную форму, достаточно просто зайти в систему, а не копаться в кипах бумаг — это экономит силы и время. Наконец, электронный документооборот помогает быстро проходить через согласования и настраивать их маршруты, подписывать акты и договоры без личных встреч и долгих ожиданий.
Менеджер по продажам IT-решений Konica Minolta Business Solutions Russia
С первого взгляда может показаться, что у систем электронного архива (СЭА) то же предназначение: ведь и они также помогают хранить и искать документы. Но на практике это совершенно разные решения — они даже относятся к отдельным классам.
СЭД помогает работать с документами, которые активно используются в текущем рабочем процессе и постоянно подвергаются изменениям.
А вот электронный архив скорее выполняет роль хранилища для широкого спектра форматов: это могут быть техническая и проектная документация, чертежи, контракты и договоры, письма с переговорами по согласованиям и многое другое.
Таким образом, СЭА — это база документов компании, которые должны храниться либо по требованию законодательства, либо по правилам организации определенное время. Например, для целей доказательства хозяйственной деятельности или сохранения истории с учетом всех правил архивного хранения.
Форма подписки
Увидеть отображение блока можно в опубликованной статье и режиме предпросмотра
СЭА может хранить большие объемы информации дешевле, чем другие системы и оперативные хранилища. Архивная система имеет специальные средства для обеспечения юридической значимости и для работы архивистов.
В свою очередь, электронный документооборот включает больше средств для редактирования: например, можно сохранять разные версии документа и подробно следить за процессом изменений. Кроме того, из СЭД легче удалить документ — в электронном архиве с этим связано больше строгих правил и политик.
Основные отличия СЭД и СЭА кроются в назначении этих систем. Для СЭА это:
— обеспечение сохранности и поддержка юридической значимости электронных документов (ЭД) на протяжении всего срока хранения (в первую очередь для ЭД длительных сроков хранения). Документы необходимо хранить 10, 20 или 75 лет. И для того, чтобы это обеспечить, в СЭА должны быть реализованы специальные функции, например, усовершенствование электронной подписи до формата CAdES-A;
— обеспечение централизованного хранения ЭД по единым правилам. Это упрощает поиск документов и контроль за их сохранностью;
— разгрузка оперативных информационных систем организации за счет передачи на хранение в долговременный архив документов. Хранение в оперативных системах документов, работа с которыми уже завершена, часто становится для них проблемой. И тут стоит отметить, что СЭД это, как правило, не единственная оперативная система организации, которая может являться источником ЭД для СЭА;
— автоматизация рутинных операций архивистов и делопроизводителей.
Вместе и по отдельности
Электронный архив и электронный документооборот — это абсолютно самостоятельные решения, которые отлично выполняют свои задачи по отдельности. Они хранят чувствительные данные и поэтому надёжно защищены с точки зрения информационной безопасности, предполагают гибкую настройку политик и доступ только для ограниченного круга лиц.
Чаще всего это бухгалтеры, юристы или менеджеры — те, кто создаёт и подписывает документы, а также архивариусы — они следят за архивом. Но системы электронного архива и документооборота логично дополняют друг друга: помогают отслеживать все действия, которые совершались с документом в течение его жизненного цикла, сохранять тщательный контроль. Например, при комбинации решений можно заглянуть в любой документ архива, посмотреть, как строился маршрут его согласования в СЭД.
Если есть вопрос, можно быстро выяснить, к какому ответственному лицу стоит обратиться, разобраться, на каком этапе произошло непонимание и оперативно решить ситуацию.
Менеджер по продажам IT-решений Konica Minolta Business Solutions Russia
Если компании ещё только предстоит начать цифровизацию документов, логичнее начать с СЭД — это позволит действовать «здесь и сейчас». Но рано или поздно объёмы работы вырастут, документы придётся где-то хранить, и электронный документооборот не сможет справляться с новым уровнем нагрузки. В таком случае уже будет не обойтись без архива.
В целом именно сочетание систем для электронного архива и документооборота обеспечивают гармоничную и эффективную работу с информацией внутри компании.
Документы не теряются и быстро проходят через согласования без зависаний, находятся в безопасной защищённой системе — вдали от глаз посторонних.
Сотрудники не забывают счета и акты на своих рабочих столах или в принтерах, потому что им просто не нужны бумажные форматы.
Цифровизация работы с документами — это уже мастхев. Даже небольшие организации получат выгоду от централизованной системы электронного документооборота вместо бумаги и работы с файлами. Отказаться от ненадежного Google Docs и перейти в закрытый корпоративный контур за счет использования облачных СЭД несложно.
Причем сразу компания получит еще и управление задачами и эффективностью. Пользователям Directum RX в облаке будут доступны в коробке еще Agile-доски. На перспективу можно подключить HR-процессы и интеллектуальное распознавание документов и так далее.
При этом важно, чтобы при переходе на ЭД организация сразу задумывалась о том, как будет хранить документы, даже если она не готова сразу внедрять электронный архив.
Вопрос затрат
Стоимость систем зависит от задач. На цену СЭД влияет, сколько сотрудников будет пользоваться системой, какая платформа лежит в её основе, насколько сложными окажутся маршруты согласования и сколько времени займёт их настройка.
В результате здесь ключевыми становятся вопросы стоимости лицензии и объёма работ. Всё это актуально и для электронного архива, но с одним небольшим исключением: на оцифровку бумажного архива, который долгое время накапливался в компании, могут потребоваться дополнительные расходы.
Менеджер по продажам IT-решений Konica Minolta Business Solutions Russia
Несмотря на первоначальные инвестиции, системы могут принести выгоду — как источник оптимизации расходов.
Сегодня это в первую очередь касается расходов на бумагу: перевод документов в цифру позволяет практически полностью отказаться от этого ресурса, что особенно важно в условиях повышенного спроса.
Только на этой статье затрат бизнес может экономить сотни тысяч и даже миллионы рублей за год.
Помимо экономии на бумаге, снижается рутинная нагрузка на сотрудников и высвобождается их рабочее время, растёт производительность труда, сокращаются затраты на аренду площадей для хранения бумажных архивов. И это далеко не весь список статей расходов, которые могут сократить СЭД и СЭА, особенно при их сочетании.
Объем электронных документов (ЭД в компаниях растет геометрически. История использования различных информационных систем ERP, СЭД, HR, CAD приводит к пониманию, что необходимо предусмотреть разумное хранение электронных документов: снижение затрат, осознанное уничтожение, хранение с юридической значимостью.
Перед тем как внедрять электронный архив, важно понимать, что вы хотите получить в итоге, какие документы вы планируете хранить. Оценить, какие системы генерирует основной объем документов для долговременного хранения.
Очень важно при внедрении электронного архива, чтобы в вашей компании были специалисты, которые разбираются в этой теме. И это не только ИТ-специалисты, но архивисты, подкованные в теме цифровизации.
Плюс важно понимать, что стоимость лицензий — это не единственные траты. Вам понадобится выполнять работы по интеграции архива и систем, которые будут передавать туда данные.
Это может быть выполнено собственными силами или подрядчика. Интеграция с СЭД будет самым простым случаем, остальной ИТ-ландшафт может оказаться очень специфическим.
В зависимости от типа компании можно отказаться бумажных документов на 70-90%. Пока на законодательном уровне полностью не решен вопрос работы с электронным дубликатом, это будет шагом к большему отказу от бумаги.
Но общее направление на цифровую экономику на уровне государства говорит о том, что актуальность создания цифровых электронных архивов будет только увеличиваться.
Кроме того, внедрение систем электронного документооборота и архива — логичный шаг на пути к цифровизации. Именно использование технологий помогает в оптимизации затрат, что особенно важно в условиях нестабильности.
Так, исследование Google, Центра подготовки руководителей цифровой трансформации ВШГУ РАНХиГС и Центра перспективных управленческих решений, проведённое во время коронакризиса, показало, что пандемия побудила треть опрошенных компаний цифровизировать процессы. Ведь это шанс нивелировать негативные финансовые результаты и найти новые источники для роста бизнеса.
Источник: ecm-journal.ru
Они внедрили электронный архив. Теперь рассказывают, где лежат грабли
Digital Design давно занимается автоматизацией всего, что так или иначе связано с документооборотом, и поэтому мы решили поделиться нашим опытом: мы собрали три совета от заказчиков, как должен проходить проект внедрения электронного архива и как должна выглядеть система, чтобы она была удобной для всех.
Запускайте процессы параллельно — одна команда работает над бумажным архивом, разбирает и структурирует его, вторая — над разработкой информационной системы
Создание электронного архива документов на предприятии — это не только написание или интеграция информационной системы, а ещё и приведение в надлежащий вид бумажного архива документов. Эти задачи связаны между собой, но требуют абсолютно разных подходов к решению и навыков сотрудников. Одна команда должна заниматься IT составляющей, а другая — собирать, структурировать и описывать бумажные документы. При этом команды не должны работать по отдельности, они должны постоянно обмениваться информацией и совместно работать над структурой справочников архива.
На одном из наших проектов внедрения системы электронного архива технической документации мы работали с компанией со 100-летней историей, у которой больше 50 производственных подразделений. За это время у неё накопился огромный массив документов, хранящихся в разных местах по месту расположения филиалов, которые эти документы создавали. Мы с заказчиком поняли, что самостоятельное решение задачи структуризации всего массива данных займёт слишком много времени, и внедрение системы в опытную эксплуатацию придётся отложить на неопределенный срок. Поэтому было решено привлечь дополнительного подрядчика, которому мы поручили сортировку и подготовку массива данных с описанием бумажных документов. Это решение спасло проект.
Несмотря на то, что работа над сбором массива документов ещё не закончена, информационная система уже запущена в эксплуатацию. Совместная работа помогла нам накопить критическое количество информации о структуре данных в процессе разработки решения, что позволило создать справочники, в которые сейчас добавляются новые документы.
Не рассчитывайте, что система полностью заменит людей
Существует миф: есть система — не нужен человек. Когда говорят об автоматизации архива организации, кажется, что это совсем не миф — нужно создать систему, оцифровать все документы и раздать сотрудникам права доступа. Так они сами смогут смотреть электронные документы, а если необходимо, то ходить в архив за бумажными. По нашему опыту, такой подход не работает.
Во-первых, у сотрудников постоянно возникают вопросы, почему у них есть доступ к одним документам, но нет к другим, хотя и те и другие напрямую связаны с их работой. На эти вопросы кто-то должен отвечать и, в случае ошибок в системе, их решать. Обычно эти задачи решает либо функциональный руководитель, либо сотрудник службы ИТ. Для каждого из них это не прямая обязанность, она отвлекает внимание и усложняет процесс получения прав доступа к документам.
Во-вторых, из соображений безопасности, не каждому сотруднику нужно давать доступ к бумажному архиву. Речь даже не о преднамеренном ущербе (краже документов), а о порядке в структуре архива.
Поэтому, в идеале, в компании должен быть отдельный человек или даже служба (особенно если бумажные архивы находятся в разных местах), основной задачей которого будет ведение архива.
У одного из наших заказчиков исторически за ведение архива отвечал сотрудник производственной службы. Это была его вспомогательная задача и какое-то время всех это устраивало. После внедрения информационной системы работы стало сильно больше, а навыков сотрудника уже не хватало.
Поэтому было решено создать отдельную службу, сотрудники которой выполняли бы задачи по ведению и электронного, и бумажного архива. В итоге выдача бумажных документов стала занимать не два дня, а пять минут. Казалось бы, должность архивариуса в век повсеместной автоматизации уже умерла, но фактически они всё ещё необходимы для наведения порядка в документах.
Электронный архив не заменяет СЭД, он её дополняет
Ещё один распространенный миф — в электронном архиве можно работать с документами: редактировать, ставить задачи, назначать поручения и т.д. Но это не так. Перечисленные задачи должна решать система электронного документооборота, в которой должен быть настроен модуль управления электронным архивом документов. Если речь о специфическом архиве, например технических или первичных финансовых документов, то, если для таких документов существуют уникальные бизнес-процессы, их надо реализовывать в действующей СЭД (либо создавать отдельную систему), а не в корпоративном электронном архиве (например, путем создания электронного финансового архива).
Основные задачи информационной системы электронного архива документов — хранение и структуризация данных о документах. В рамках этих задач архив может как включать сканы документов, так и просто предоставлять сведения о том, где хранятся бумажные версии, их описание и правила получения доступа к ним. Разграничение прав доступа к документам важнейшая задача системы управления электронными архивами: как минимум должна быть возможность выдавать их на основе филиала, подразделения и должности. Желательно иметь возможность индивидуально распределять доступ к отдельным документам.
Все эти советы мы даём не просто так, а на основе нашего многолетнего опыта внедрения СЭД, систем автоматизации бизнес-процессов и электронных архивов. Нашим заказчикам мы предлагаем не только интеграцию готового решения, но и его кастомизацию под специфические нужды и задачи. У нас есть набор предложений по организации электронных архивов различных документов: электронный архив в целом, архив делопроизводства, электронный архив технической документации и электронный финансовый архив. Кроме этого, мы часто проводим вебинары, на которых подробно рассказываем и показываем решения для автоматизации бизнес-процессов предприятий, включая электронный архив делопроизводства, электронный финансовый архив, электронный технический архив, внедрение BPM-системы. Например, здесь можно поближе познакомиться с финансовым архивом, а здесь с архивом технической документации
Источник: digdes.ru