Электронный документооборот как подключить для ИП

Ссылка для регистрации устарела. Пожалуйста, начните процесс регистрации заново.

На указанный адрес электронной почты отправлено письмо.

Для подтверждения регистрации, пожалуйста, перейдите по ссылке в письме.

Введите код из SMS-сообщения

Не пришел код? Запросить повторно через > сек.

Для завершения регистрации придумайте логин и пароль

Обратите внимание! Полный функционал личного кабинета и программы лояльности «ПЭК: КИЛОМЕТРЫ ПРИВИЛЕГИЙ» доступен только пользователям с номером телефона, зарегистрированным в РФ.

Зарегистрироваться

Уже есть учетная запись?> Войти

Преимущества регистрации:

История заявок и грузов всегда под рукой
Шаблоны и автозаполнение полей в 1 клик
Уведомления о новых событиях
И многое другое.

Пароль должен содержать:

8 и более символов
Только латинские буквы и цифры

Сейчас вы уже можете:

Просматривать историю заявок и грузов
Создавать новые заявки по шаблону
Использовать автозаполнение полей в 1 клик
Получать уведомления о новых сообщениях по вашим грузам

Подключите полный доступ и вы сможете:

Отправлять грузы без визита в клиентский офис
Управлять услугами дистанционно
Настраивать различные уровни доступа в личный кабинет для сотрудников

Позже Открыть полный доступ сейчас

Как подключить Электронный документооборот? Распространенные ошибки при работе в 1С-ЭДО

Ссылка для регистрации устарела. Пожалуйста, начните процесс регистрации заново.

На указанный адрес электронной почты отправлено письмо.

Для подтверждения регистрации, пожалуйста, перейдите по ссылке в письме.

Номер уже зарегистрирован в программе лояльности! Авторизуйтесь по указанному телефону. Или укажите другой номер. По номеру обнаружена учетная запись ПЭК. Авторизуйтесь и подключитесь к программе лояльности по указанному телефону. Или укажите другой номер.

После подтверждения номера телефона Вы сможете использовать его для авторизации в личном кабинете.

E-mail уже зарегистрирован в программе лояльности для участника с номером телефона: << lpResult.LPPhoneForLPEmail lpResult.LPPhoneForLPEmail.value ? lpResult.LPPhoneForLPEmail.value : » >>. Укажите другой e-mail или продолжите регистрацию без указания e-mail. На указанный e-mail будет приходить информация об акциях и спецпредложениях, а также уведомления о начислении и списании баллов.

Согласен на получение новостей, анонсов и персональных предложений по программе лояльности.

Я ознакомлен и принимаю условия Правил программы лояльности в том числе даю согласие на сбор, хранение и обработку персональных данных.

Источник: pecom.ru

Как подключить электронный документооборот (ЭДО)

Работать с электронными документами удобнее, проще и быстрее. В некоторых случаях такой вариант единственный из тех, что допускается по закону.

Как подключить и настроить сервис 1С-ЭДО

В статье я расскажу, что такое электронный документооборот (ЭДО), для чего он нужен, как выбрать оператора, подключить ЭДО и можно ли это сделать самому.

Что такое электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена документами, который происходит с помощью специальной программы. Принцип действия очень похож на работу электронной почты, только в случае с ЭДО передача информации ведется по специальным каналам, оснащенным самой высокой защитой. Это гарантирует полную конфиденциальность и сохранность данных.

Как происходит процесс электронного документооборота:

Компания заключает договор с оператором ЭДО, регистрируются в сервисе.
В личном кабинете создают (загружают готовый) документ.
Созданный документ подписывается электронной подписью (ЭЦП). ЭЦП — не предмет, который можно взять в руки. Это реквизит документа, который подтвердит оригинальность данных и личность человека, который это заверил. Получают такую подпись в МФЦ или специализированных центрах, имеющих нужную аккредитацию.
Из списка контрагентов выбирают нужного. Созданный документ отправляют ему.
Адресат получает письмо.

Документооборот завершается после того, как получатель подписывает присланный документ или отказывает в подписи (например, если хочет внести в него какие-то дополнения). Уведомление о принятии или отказе передается отправителю.

Документы, переданные этой системой, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные оригиналы.

Таким способом можно обмениваться любыми документами: финансовыми, юридическими, бухгалтерскими, страховыми, налоговыми. Например, отправлять счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, договоры, акты сверки и прочие.

Документы, которыми можно обмениваться с помощью электронных систем

Для чего нужен электронный оборот документов

Электронный документооборот необходим для ускорения процесса обмена документами с партнерами. Кроме того, с помощью ЭДО можно передавать коды маркировки в электронном виде.

Что такое код маркировки

Преимущества использования ЭДО:

При этом любой документ из ЭДО можно распечатать в любой момент. На нем будет содержаться отметка о цифровой подписи, что может подтвердить его юридическую силу.

В некоторых случаях подключение к ЭДО — обязательное условие для нормального функционирования компании. Речь идет о предприятиях, численность сотрудников в которых 100 человек и больше. Кроме того, часть налоговых деклараций нужно сдавать только в электронном виде (например, по страховым взносам). Это зафиксировано в пункте 3 статьи 80 НК РФ.

На что обращать внимание при выборе оператора ЭДО

Как выбирать оператора ЭДО

Главное, на что нужно обращать внимание при выборе оператора, — наличие одобрения от ФНС (реестр размещен на официальном сайте налоговой службы), а также лицензии SLA (соглашения об уровне качества). Это необходимо, чтобы не беспокоиться о безопасности документооборота.

Важно, чтобы у оператора была интеграция с системой «Честный знак» — это даст возможность передавать коды маркировки.

Что еще нужно учитывать при выборе:

Функционал системы. Пользователь должен иметь возможность просматривать созданные документы, сохранять их в архив, передавать на печать, ставить подписи или отказывать в этом при получении документа, создавать совместный доступ к документам, отслеживать их статусы.
Простота интеграции с другими системами. Некоторые предприятия предпочитают работать в собственной учетной системе. Будет хорошо, если выбранный ЭДО будет свободно интегрироваться с большинством учетных систем: «1С», «Парус» и прочих.
Предусмотрен ли роуминг. Эта услуга, которая позволяет обмениваться документами с партнерами, пользующимися другими операторами ЭДО. Обычно за это плата не взимается, но будет лучше, если оператора, услугами которого пользуется большинство контрагентов.
Тариф. Стоимость обслуживания зависит от функционала, который будет доступен пользователю. Например, возможность пользоваться онлайн-архивом, онлайн-поддержка 24/7 и прочее. Нужно смотреть, что входит в базовый пакет, который предлагает оператор, а за что придется платить отдельно.
Демо-доступ. Некоторые операторы дают его, чтобы клиент смог оценить удобство системы перед покупкой.

Читайте также: Код для ИП для кафе

Ну и, конечно, стоит проверить отзывы о том или ином операторе — реальный опыт пользователей может рассказать больше о подводных камнях.

Все операторы, которые имеют необходимые государственные разрешения, есть в открытом доступе — на сайте налоговой службы. Каждый из них имеет свои бонусы, которые делают сотрудничество удобным. Однако сейчас, когда ситуация с рынками неясна, лучше обратить свое внимание на тех, кто работает на российских платформах.

«Контур.Диадок»

Продукт, разработанный компанией «СКБ Контур». Она занимается внедрением электронного документооборота с конца годов, то есть с того времени, как эта модель только появилась в России.

Дополнительные возможности оператора:

Распределение входящих документов. Клиент может указать, какое из подразделений будет получать документацию. Кроме того, можно самим устанавливать классификацию по контрагентам, чтобы все бумаги от него сохранялись в одной папке.
Быстрое согласование документов внутри компании. Можно направлять определенные файлы на визирование в нужное подразделение или конкретному сотруднику.
Отправка приглашений контрагентам. Компаниям, работающим с этим оператором, можно направить приглашение для обмена документами.
Длительный срок хранения архива, доступ к которому разрешен даже после окончания оплаченного периода.
Можно создавать иерархию подразделений с распределением сотрудников в них. Это нужно, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к определнным документам.
Автоматизированная сверка взаиморасчетов.

Стоимость входящих документов бесплатна. Годовое обслуживание исходящих документов стоит от 1 900 рублей до 18 600 рублей.

Тарифы ЭДО в «Контур.Диадок»

«СберКорус»

Компания входит в группу компаний «Сбербанка». Специализируется на разработке цифровых сервисов и процессов для автоматизации бизнес-процессов.

Работать с системой маркировки. Обмениваться с партнерами документами с кодами маркировки, передавать их в систему «Честный знак».
Хранить созданные ранее документы в облаке.
Принимать и отправлять документы в привычном интерфейсе, например, «1С».
Получать и отправлять документы контрагентам, сотрудничающим с другими операторами, бесплатно в роуминге.
Подключиться к сервису в течение 1 дня.
Работать по постоплате.
Предлагать готовые шаблоны документов, что еще больше сэкономит время на создание файлов.

Входящие документы клиент будет получать бесплатно, а вот за исходящие придется платить: величина оплаты будет зависеть от количества переданных файлов.

Стоимость обслуживания в «СберКорус»

«Такском»

Компания «Такском» специализируется на разработке, внедрении и обслуживании профессиональных IT-сервисов для коммерции и госструктур.

Что получают клиенты:

Удобную подготовку документов, их поиск в электронном архиве.
Отсутствие ошибок ручного ввода — перед отправкой формат документов всегда проверяется.
Возможность отправлять документы как поштучно, так и пакетом.
Возможность создавать неограниченное количество аккаунтов для одного ИНН/КПП.
Бесплатную отправку документов в систему «Честный знак» для любого тарифа.
Возможность работать в привычном интерфейсе, если клиент пользуется «1С».
Возможность настраивать маршруты согласования документов.
Загружать документы, созданные во внешних системах.
Управление списком контактов.
Возможность установки права доступа для отдельных сотрудников и подразделений компании.

Обычные входящие документы бесплатны, причем их может быть неограниченное количество. А вот за другие услуги придется доплачивать.

Тарифные планы «Такском»

Как подключить ЭДО

Подключить электронный документооборот можно двумя способами: самостоятельно или после обращения к сертифицированному оператору.

Первый вариант подойдет только в том случае, если у компании небольшое количество контрагентов. Но сама настройка — дело сложное:

нужно самостоятельно продумать порядок передачи документов;
установить способы обмена документами, а также взаимодействия с контрагентами;
документально зафиксировать все форматы документов, которые будут использоваться в дальнейшей деятельности;
настроить канал передачи данных персонально под каждого участника цепочки документооборота.

Второй вариант — подключение через оператора ЭДО. Это организация, которая предоставляет уже готовый сервис обмена документами. Подключить его уже не составит труда.

Как это сделать:

в разделе администрирования загрузить сертификат о полученной ЭЦП;
подключить контрагентов.

После этого можно будет обмениваться документами со своими партнерами, госорганами.

Если вдруг по какой-то причине предприятие решит отказаться от электронного документооборота и вернуться к бумажному, то систему можно отключить. Для этого нужно обратиться в службу поддержки оператора с соответствующим запросом.

После этого систему отключат, а пользователь может вернуться к «стандартному» варианту обмена документами: по обычной почте или при помощи курьерской службы.

Если вы хотите автоматизировать бизнес-процессы в вашей компании, но не знаете, с чего начать и как правильно это сделать, организуйте тендер на площадке Workspace и доверьте выполнение задачи специалистам.

ЭДО — полезный продукт для любого бизнеса. С его помощью можно существенно сократить время, требующееся на документальное взаимодействие между контрагентами. Это освободит время для других рабочих процессов, направленных на увеличение прибыли.

Workspace.LIVE — мы в Телеграме

Новости в мире диджитал, ответы экспертов на злободневные темы, опросы, статьи и многое другое. Подписывайтесь: https://t.me/workspace

Вакансии

Специалист PR
Строительная компания ЮКО Удаленная работа 30 000 – 120 000
Разработчик мобильных приложений IOS / Android
IT-компания Optima-Promo Екатеринбург 30 000 – 100 000
SEO-специалист
IT-компания Optima-Promo Екатеринбург 30 000 – 70 000
C++ разработчик
Инфомаксимум Удаленная работа 100 – 200
Менеджер по продажам IT-услуг, работе с клиентами
IT-компания Optima-Promo Екатеринбург 30 000 – 100 000

Источник: workspace.ru

Что такое ЭДО и как с ним работать

Рутинные дела отнимают много времени: распечатать документы, отнести на подпись, выставить счет, отправить акт. Ключевые сотрудники тратят на это время, вместо того, чтобы заниматься стратегическими задачами. Поэтому переходят на электронный документооборот, а для некоторых он обязателен. В статье расскажем, что такое ЭДО, в чем его плюсы и минусы, как начать его использовать

Что такое электронный документооборот и как он работает

Электронный документооборот — это способ обмена документами по интернету. С помощью ЭДО легко:

доставлять и принимать файлы от контрагентов;
отправлять письма и договоры;
сдавать налоговые отчеты;
оплачивать платежи;
ставить подпись с компьютера;
хранить архив и предоставлять доступ.

Попробуйте хранить документы в CRM-системах. Одна из самых простых и популярных — Битрикс24. Рабочие файлы собираются в отдельном разделе и удобно сортируются. За пару кликов вы найдете нужный документ, прикрепите к задаче или событию в календаре, отредактируете его онлайн. Система поддерживает html, docx, pptx, xls, ppt, pdf, txt, csv и другие форматы.

Кому подходит ЭДО

В 2021 году некоторые организации в обязательной форме подключили электронный документооборот. Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ, компании и ИП, у которых более 100 сотрудников обязаны сдавать налоговую отчетность через оператора ЭДО: отправлять декларации только в электронном виде.

Часто ЭДО применяют для срочных и конфиденциальных документов. Но еще ЭДО полезен, когда важно получать плату за товар или услуги сразу после отправки файла. Бумажные документы сильно увеличивают срок выплат, а электронные помогут сократить сроки. К тому же многие крупные компании перешли на ЭДО и могут потребовать от партнера того же.

Плюсы и минусы цифрового документооборота

Преимущество электронного документооборота — экономия. Например, на бумаге, распечатке, доставке. В единичных вариантах это небольшие суммы, но в оптовых масштабах — существенные. Другие достоинства:

предотвращение утечки информации;
удобное хранение;
экономия времени;
быстрое устранение ошибок и недочетов;
подписание документов с любого устройства;
отслеживание статуса доставки документа до получателя;
защищенный личный кабинет;
интеграция с разными системами;
бессрочное хранение данных.

возможные неполадки программы и сбои;
сложный процесс сотрудничества с компаниями, которые не перешли на ЭДО;
траты при переходе на новую систему;
необходимость обучения сотрудников.

Какие документы можно передавать через ЭДО

Через ЭДО отправляют любые файлы, подписанные электронной подписью. Например, акты и ТОРГ-12, универсальные передаточные документы, счета-фактуры. На последние налоговая обращает пристальное внимание. Поэтому приведите счет-фактуру к формату, который утвердила налоговая. Подпишите документ электронной цифровой подписью и отправьте с помощью оператора ЭДО.

Схема ЭДО

Для разных ниш и объемов бизнеса схема работы с ЭДО одинаковая:

Отправитель создает электронный документ, ставит электронную подпись, пересылает контрагенту. Чтобы открыть его, контрагент должен пользоваться технологией ЭДО. Если он ее не использует, то на почту поступит приглашение для регистрации.
Контрагент при получении принимает файл или указывает причину отказа.
Подписанный документ уходит отправителю.

Если в документ нужно внести правки или дополнительные пункты, контрагент корректирует файл. Генерирует новый или направляет замечания.

Способы работы ЭДО

Самый простой способ — работать через веб-версию. В этом случае не нужно устанавливать новое программное обеспечение, а только пройти регистрацию на сайте выбранного оператора. Этот вариант подойдет тем, у кого небольшой оборот документов.

В веб-сервисе заводят личный кабинет и открывают доступ сотрудникам с правом подписания и согласования документов. Затем ответственный сотрудник загружает файл, согласовывает, запрашивает электронную подпись у руководителя и отправляет контрагенту.

Второй вариант — локальное программное обеспечение. Операторы ЭДО разработали систему, которая интегрируется с программами. Через нее можно моментально передавать документы внутри компании и другим организациям.

Подписывайте документы с Битрикс24

Попробуйте электронную подпись — быстрый и удобный способ подписывать документы онлайн, без распечаток и курьеров.

Внедрение ЭДО в работу компании

Чтобы начать использовать ЭДО:

определитесь с оператором;
создайте электронную подпись;
внесите изменения в учетную политику;
пройдите регистрацию на сайте или установите локальное программное обеспечение.

Как работает электронная подпись и как ее получить

В 2022 году электронную подпись юридические лица, индивидуальные предприниматели и нотариус получают в налоговой или в специальных центрах. Чтобы сделать это бесплатно:

купите защищенную флешку операторов ЭДО или производителей;
соберите необходимые документы;
заполните заявление в личном кабинете или в офисе;
придите в инспекцию федеральной налоговой службы и поставьте подпись в документах;
отдайте флешку представителям и получите электронную подпись.

Электронная подпись действует 15 месяцев. Использовать ее смогут только руководитель или доверенное лицо. Копировать запрещено.

Как выбрать оператора

Налоговая служба обновляет список операторов на официальном сайте. При выборе обязательно обратите внимание на безопасность документов и интеграцию с разными учетными системами. Оцените удобство интерфейса, чтобы сервисом было легко пользоваться даже с мобильного устройства. Уточните о наличии и графике работы техподдержки, чтобы можно было в любой момент получить ответы на вопросы или внести изменения.

Интеграция с другими учетными системами

Объединение учетной записи с разными площадками необходимо для:

автоматической передачи электронных документов на подпись внутри системы компании;
доступа сотрудников с разных рабочих мест;
экономии времени и денег на распечатку, своевременного выявления недочетов.

Как хранить электронные документы

Папка на компьютере с архивами всех документов. Это удобно, потому что можно открыть доступ к документам, но выставить ограничения. Например, чтобы редактировать или удалять документы могли только модераторы.

Хранение данных у оператора на серверах. Это более надежный вариант, но он требует постоянного доступа в интернет, чтобы зайти в облачное хранилище.

Хранение в системе ЭДО. Все документы расположены на внутреннем сервере компании. Доступ будет у выбранных вами сотрудников. Интернет в этом случае не нужен.

Что изменится при переходе на ЭДО

Все основные изменения после перехода на ЭДО отразите в учетной политике. Укажите:

документы, которые в компании теперь формируют электронно для бухгалтерского учета и налоговой;
список документов в новом формате;
тип ЭП руководителя компании;
доверенных лиц с правом подписи цифровых документов;
способы отправки и получения;
правила хранения архивов электронных документов;
метод предоставления документов для государственных проверок.

Проблемы внедрения систем цифрового документооборота

Работа с электронным документооборотом сэкономит много времени и денег. Но минус в том, что не все компании перешли на ЭДО. Поэтому придется договариваться с партнерами о переходе или обмениваться бумажными документами. То есть вы сможете работать с электронными документами только с контрагентами, которые тоже ввели ЭДО.

С теми, кто еще не перешел на ЭДО, работайте в CRM. Например, в Битрикс24 можно оформить документ и поделиться ссылкой с партнерами, у которых он не подключен. Редактируйте договоры, отчеты и акты онлайн вместе с вашими сотрудниками в задаче или во время видеозвонков. Новая версия автоматически сохранится в системе. В режиме реального времени увидите, кто и что делает в документе, комментарии и правки, историю изменений.

Еще одна проблема ЭДО: не все государственные сервисы усовершенствовали прием электронных документов. Поэтому иногда этот процесс вызывает трудности. Например, чтобы отправить акты в налоговую, их нужно выгрузить из бухгалтерской программы, а потом добавить в сервис отчетности. Но сервис не рассчитан на большие объемы, поэтому вы потратите несколько часов, чтобы загрузить все акты.

Что в итоге

Переход на электронный документооборот экономит время и деньги компании.
Государство поддерживает систему перехода с помощью госпрограмм, законов и мероприятий по популяризации.
Чтобы внедрить цифровую систему, обратитесь к оператору электронного документооборота. Работайте с ЭДО в веб-версии или установите программу.

Источник: www.bitrix24.ru