Электронный документооборот обязателен ли для ИП

Электронный документооборот — это способ обмена электронными версиями документов через посредника в виде оператора ЭДО. Документы, подписанные через ЭДО, ничем не отличаются от бумажных договоров. Юридическая сила обеспечивается КЭП — квалифицированной электронной подписью с одной или двух сторон.

Именно поэтому для осуществления предпринимательской деятельности сегодня не нужно распечатывать никаких бумаг и пересылать их друг другу — все операции проводятся по ЭДО.

Если вы планируете торговать на Ozon, подключить ЭДО стоит еще до загрузки товаров. Однако, если вы пока не планируете пользоваться логистическими услугами Ozon, а будете продавать лишь со своего склада, то можно не переходить на ЭДО. При масштабировании бизнеса вам, скорее всего, нужно будет это сделать. Мы рекомендуем не тянуть с подключением, чтобы сэкономить на услугах курьера или пересылки документов и не переживать об их возможной потере.

Электронный документооборот: что такое, как работает и чем полезен

Особенности ЭДО

Мгновенная отправка документов. Маркетплейсы присылают документы строго по графику. Можно быть уверенным, что накладные и акты будут вовремя.
Сокращение затрат. Не все торговые площадки отправляют документы почтой бесплатно. А если учесть, что можно одновременно работать с несколькими маркетплейсами, расходы на логистику могут быть ощутимы.
Оптимизация бизнес-процессов. ЭДО избавляет от необходимости утверждать формы документов, ждать подписи от второй страны или пока курьер доедет до точки назначения.
Сотрудничество со всеми контрагентами. Многие крупные компании, в том числе маркетплейсы, уже не ведут бумажный документооборот.
Облачный архив. За 5 лет работы документов может накопиться на целый офис. Использование электронного документооборота помогает сократить расходы на хранение до минимума. Все файлы могут легко поместиться на флешке.
Защита от потери. Данные у операторов ЭДО хранятся без ограничения по сроку. Налоговая не может спрашивать о сделках старше 4 лет, но документы по ним не будут лишними.
Автоматизация задач. Кроме мгновенной отправки и электронной подписи, предприниматели с ЭДО получают готовые шаблоны документов, проверку правильности заполнения форм.
Отлаженный процесс. Система «понимает», когда надо запросить подписи одной или двух сторон или напомнить о согласовании документа.
Шаблоны закрывающих документов. У популярных операторов ЭДО есть примеры всех документов, которые могут понадобиться в процессе сотрудничества с маркетплейсами.

Как подключить ЭДО

После создания электронной подписи предпринимателю нужно выбрать между двумя системами — Контур.Диадок и Сфера.Курьер. В обоих случаях нужно оставить заявку на официальном сайте с указанием контактных данных и реквизитов организации, выбрать и оплатить тариф и получить доступ к личному кабинету.

Электронный документооборот: что это и как работает 👀

Далее нужно выслать приглашение Ozon. При работе с Контур.Диадок достаточно ввести в поисковой строке Озон (ООО “Интернет-решения”) и нажать кнопку “Отправить приглашение”. После этого он появится на странице “Ваши контрагенты”. А если вы зарегистрированы в Сфера.Курьер, нужно отправить письмо на почту маркетплейса.

Если вы уже зарегистрированы в другой системе, то для работы с Ozon нужно будет настроить роуминг через службу поддержки этой системы. Реквизиты указаны на официальном сайте Ozon.

Чем отличается Контур.Диадок и Сфера.Курьер

Главное преимущество «Диадок» в большом количестве интеграций. Интеграция с 1С позволяет перенести бухгалтерию в облако и автоматизировать большое количество рутинных задач. Стоимость использования сервиса привязана к количеству документов: от 1 900 до 68 400 рублей.

«СФЕРА Курьер» — популярный сервис от «Сбербанка», который предназначен для обмена первичной документацией. Ключевая особенность платформы — привязка к экосистеме «Сбера». Предпринимателям, которые откроют счёт для ИП или ООО в банке, предлагают 53% скидку на сервис электронного документооборота.

Стоимость использования сервиса привязана к количеству исходящих документов. Для небольших компаний подойдёт базовый тариф за 250 рублей в месяц, на котором можно отправлять до 50 файлов ежемесячно.

Подключить ЭДО не так сложно, как может показаться, но это действительно облегчит вам работу на маркетплейсе. Дело за малым — загрузить товары на платформу и начать продавать. А вот с каких товаров начать продажи, вам всегда стоит сверить свои идеи с аналитикой от Moneyplace. Здесь вы всегда увидите товары, тренд на которые растет, а продавцов пока мало. Если возникнут сложности с подбором товара, мы всегда готовы прийти на помощь.

Читайте также: ИП 212 69 3м отзывы

Источник: moneyplace.io

Обязательный ЭДО при прослеживаемости товаров

ЭДО

Все участники оборота прослеживаемых категорий товара уже с июля должны настроить электронный документооборот в своей организации. Это необходимо для выставления и получения счетов-фактур в электронном формате, отправки данных в налоговую с учетом всех изменений, а также во избежание штрафных санкций.

Прослеживаемость товаров и обязательный ЭДО с 2021 года

Организации и ИП, которые участвуют в обороте товаров, подлежащих прослеживанию с 1 июля 2021 года, должны в обязательном порядке внедрить систему электронного документооборта (ЭДО) для проведения ряда операций и взаимодействия с органами госконтроля.

Напомним, что в рамках усиления контроля финансовых и товарных потоков был разработан законопроект № 371-ФЗ от 09.11.2020 г. о создании Национальной системы прослеживаемости товаров (НСПТ) для учета ввозимых в Россию товаров и операций, связанных с оборотом таких товаров.

Основные моменты, вводимые новым законом:

Новые реквизиты счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), указываемые в отношении прослеживаемых товаров. Основной из них – это регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости (РНПТ);
Требование от продавцов необходимости выставления счетов-фактур в электронном виде при реализации товаров;
Требование от налогоплательщиков представления в ФНС отчета об операциях, осуществляемых с прослеживаемыми товарами.

Сейчас система прослеживаемости строится на базе квартальной отчетности:

Для плательщика НДС – это декларация по НДС и отчет об операциях. Покупку и продажу товаров, сопровождаемую СФ (УПД в статусе 1) отражают в Книге покупок и Книге продаж (разделы 8 и 9 декларации);
Для неплательщика НДС – отчет об операциях (все операции, включая покупку, продажу, передачу на комиссию и т.д.).

Отчет об операциях в системах 1C заполняется автоматически, но в первичном документе нужно уточнить причину списания товара, подлежащего прослеживаемости.

Получается, что у налогоплательщиков будет свой учет товаров по РНПТ, который налоговая служба будет проверять раз в квартал и при расхождении данных запрашивать требования об уточнении.

Исключения, когда необязательно выставление СФ и КСФ в электронном формате при реализации прослеживаемых товаров:

Если продавец (налогоплательщик) продает товар физлицам, в том числе самозанятым, но не индивидуальным предпринимателям;
При передвижении товара из России в третьи страны или страны ЕАЭС.

Являетесь участником оборота прослеживаемых товаров? Поможем настроить вашу 1С и ЭДО в соответствии с требованиями регулятора.

Штрафы за нарушение правил оборота прослеживаемых товаров

В силу индивидуальных причин не все участники НСПТ к 1 июля успели внедрить ЭДО. Отсюда у многих возникает вопрос об ответственности за выставление/получение счета-фактуры на бумажном носителе или, к примеру, некорректно указанные реквизиты прослеживаемости.
Ответ: на данный момент штрафные санкции за выставление/получение СФ и КСФ на бумажном носителе и иные нарушения оборота прослеживаемых товаров не установлены.

В рамках переходного периода (не менее 1 года), необходимого для адаптации программного обеспечения, не устанавливаются нормы, предусматривающие ответственность налогоплательщиков за некорректное применение законодательства о НСПТ:

Письмо Минфина РФ от 11.08.2021 № 27-01-22/64473;
Письмо ФНС РФ от 19.08.2021 № ЕА-4-15/11700.

Вместе с тем, с 1 июля 2022 года начнет действовать ФЗ «О внесении изменений в Кодекс РФ об административных нарушениях», согласно которому будут взиматься штрафы за следующие нарушения:

Непредставление отчета об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, и документов, содержащих реквизиты прослеживаемости (РП);
Неполное или некорректное отражение реквизитов прослеживаемости в СФ и УПД
Искажение РП в отчете об операциях с прослеживаемыми товарами;
Нарушение установленного способа представления СФ и УПД, содержащих РП (через ЭДО).

Решение от assino

assino имеет успешный опыт внедрения программных продуктов и доработке систем для обеспечения комплексного учета РНПТ, а технологии и компетенции assino обеспечат простой и удобный процесс сбора данных и формирование отчетности в ФНС.

Вам необходимо обеспечить документальную прослеживаемость товаров? Оставляйте заявку, и мы подберем для вас наилучшее решение!

Переход бизнеса на ЭДО до 2024 года

Начиная с 2014 года, когда власти обязали налогоплательщиков подавать декларацию по НДС в электронном виде, российский бизнес уверенно движется к массовому переходу на ЭДО.

Параллельно с введением обязательного ЭДО в рамках НСПТ с 2019 года активно внедряется маркировка продукции, где от бизнеса также требуется автоматизация внешнего документооборота.

В конце 2020 года решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию была утверждена «Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности», на основании которой ФНС планирует до 2024 года перевести практически весь бизнес на ЭДО.

К концу 2024 года в ЭДО будут оформляться:

До 95% счетов-фактур выставляемых;
До 70% транспортных и товарных накладных.

Также в электронный формат запланирован перевод следующих документов:

Договор с контрагентом и приравненные к нему документы;
Акт сверки взаимных расчетов;
Транспортная и расходная накладные;
Ценовая спецификация;
Заказ и его подтверждение;
Счет на оплату;
Документы, оформляемые при возврате товара;
Претензия;
КС-2 (Акт о приемке выполненных работ);
КС-3 (Справка о стоимости выполненных работ и затрат).

Компания assino является экспертом по автоматизации всех процессов внешнего и внутреннего документооборота. У нас есть оптимальное решение для вашего бизнеса!

Итоги Бизнес-форума 1С:ERP 2021

Маркировка товаров в 2022 году

Необходима консультация?

Наш менеджер в течение пяти минут свяжется с вами и уточнит любые детали!

ЭДО: что это и как работает

У каждого взрослого человека в РФ есть зловещая папка с документами. Раз в полгода мы обещаем перебрать эту кипу бумаг, выкинуть наконец договоры от старых банковских карт и разложить всё по отдельным файликам. А теперь умножим эту папку на масштаб компании или ИП. Страшно? Нам тоже.

Елизавета Прибыткова

Что такое электронный документооборот

Представим секретный почтовый ящик, в котором можно хранить все документы и отправлять в два клика нужному человеку. Примерно так работает система электронного документооборота.

Читайте также: Образец еуд для ИП

Облачный сервис защищен зашифрованными алгоритмами — украсть из него файлы почти невозможно. А все документы заверены цифровой подписью, поэтому имеют ту же юридическую силу, что и на бумаге.

А теперь сложными словами, если метафоры не убеждают

Электронный документооборот — это обмен юридически значимыми документами по защищенным каналам связи. Этот обмен происходит через систему оператора ЭДО, одобренного ФНС.
Для использования ЭДО компании нужно получить сертификат квалифицированной электронной подписи, выбрать оператора, установить специальное программное обеспечение и подключить контрагентов.

В сервисе Сам.Бизнес эта процедура устроена проще: подробнее расскажем ниже.

Как работает электронный документооборот

Подключаясь к системе ЭДО, пользователь получает доступ к сервису на интернет-площадке оператора. С этого момента он «общается» с получателями через программный интерфейс. Помимо самого обмена ЭДО хранит базу всех участников и архив документов.

Пример того, как выглядит схема электронного документооборота между контрагентами:

Отправитель создает документ или заполняет готовый шаблон, ставит электронную подпись и отправляет контрагенту.
Получатель утверждает документ или отклоняет. Отправителю приходит уведомление о том или ином действии.
Подписанный документ возвращается отправителю. Если в нем есть ошибки или замечания, документ высылается повторно и алгоритм повторяется.

Электронный документооборот: плюсы и минусы

Теперь подробнее о том, как ЭДО повлияет на работу компании.

Преимущества электронного документооборота

Было: к очевидным затратам на чернила, конверты и особенно бумагу добавляется курьерская или почтовая доставка документов. Если прикинуть стоимость одного документа, то на его отправку уходит от 100 до 700 рублей.

Стало: с ЭДО эта сумма приближается как минимум к двузначному значению, а то и к нулю, даже подпись и печать — электронные.

Было: сотрудник должен вести отдельный учёт документооборота.

Стало: статус документа можно увидеть в любой момент: у кого находится, кто должен подписать, когда заканчивается срок действия.

Было: сотрудник составляет документ, проверяет, распечатывает и отправляет на подпись руководителю, уточняет адрес доставки, идёт на почту или вызывает курьера.

Было: документы не защищены от изменений, подделывания подписи и механических повреждений. А ещё они могут банально потеряться.

Стало: документы передаются по защищённым каналам связи, поэтому конфиденциальная информация не сможет попасть к злоумышленникам.

А теперь о том, с какими трудностями можно столкнуться при переходе на электронный документооборот

ЭДО есть не у всех

Если партнёров и контрагентов много — не факт, что все из них работают с ЭДО или подключены к другому оператору. В этом случае какое-то время придется совмещать бумажный и электронный вариант.

ЭДО высвобождает много ресурсов, но не избавляет от трат на переобучение сотрудника, который будет пользоваться системой.

ЭДО включает в себя подписание в электронном виде самозанятым любого типа документов. Например, подтверждающих выполнение работ, что позволяет сразу производить выплату. Бизнес получает необходимые подтверждения, а самозанятый оплату своего труда без задержек

Сергей Спевак
Архитектор ПО

Как подключить ЭДО

Электронный документооборот от Самозанятые.рф интегрирован в сервис Сам.Бизнес. Он помогает российским и зарубежным компаниям автоматизировать работу с самозанятыми:

находит исполнителя, проверяет его статус и вносит в базу компании,
заключает договор и формирует сопроводительные документы,
проводит выплаты самозанятым и физическим лицам,
систематизирует и контролирует работу с исполнителями.

Компании всё чаще нанимают самозанятых, одна из причин — экономия на налогах, ведь платит их не заказчик, а сам исполнитель. Но вслед за этой тенденцией приходит другая: налоговая активнее проверяет бизнес на предмет подмены трудовых отношений.

В спорах с налоговой главным доказательством становятся договоры и сопроводительные документы. Поэтому мы, официальные партнёры ФНС, предлагаем сервис Сам.Бизнес и ЭДО, с которыми беспокоиться о налоговых проверках не нужно.