Если у ИП уволены все сотрудники надо ли сдавать сзв м

Ошибки в форме СЗВ-М различаются по степени критичности. Одни ошибки чреваты крупными штрафами и сложно исправляются. Другие исправить достаточно легко. А некоторые неточности могут быть вообще несущественны. Об этом – в нашей статье.

Общие правила сдачи СЗВ-М

Сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п) должны сдавать в ПФР по итогам каждого месяца все страхователи. То есть, все организации, которые имеют штатных и внештатных работников (застрахованных лиц). В форму включают сведения обо всех застрахованных физлицах, которые выполняют работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров.

Неважно, вела организация фактическую деятельность или нет, а также были ли выплаты людям в отчетном месяце или нет. Подать форму СЗВ-М нужно в любом случае. Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Ликвидация ошибок в СЗВ-М

СЗВ-М сдают в территориальные отделения ПФР по месту учета страхователя, то есть организации – работодателя.

Форму можно сдать:

• на бумаге или в электронном виде – если число физлиц, которые включены в отчет, меньше 25 человек;
• только в электронном виде – если количество человек, включенных в отчет, 25 и более.

СЗВ-М сдают ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить

Первичный отчет имеет тип «исходная» с кодом «исхд».

Дополняющую форму СЗВ-М (с признаком «доп») организация подает, если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет. В этом случае в отчет с кодом «доп» включают только тех физических лиц, сведения о которых добавляют.

Отменяющую форму СЗВ-М (с признаком «отмн») сдают, если в первичный отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде) – в неё включают сведения об этих работниках.

Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:

• сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
• сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.

Такие правила следуют из постановления Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Ответственность

По общему правилу, размер штрафа составляет 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Страхователя оштрафуют на эту сумму:

• если он сдаст отчет позже срока;
• если он сдаст отчет своевременно, но укажет в нем данные не по всем сотрудникам;
• если он сдаст отчет вовремя, но укажет в нем недостоверные сведения (например, неверный СНИЛС или ФИО сотрудника).

Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Штрафа можно избежать, если организация устранит ошибки и несоответствия в течение пяти дней с момента получения уведомления об ошибках от ПФР. Также санкций не будет, если страхователь выявит и исправит ошибки самостоятельно, до того, как их обнаружит ПФР.

ИП с сотрудниками. Как нанять первого сотрудника. Какие отчеты сдавать?

Такие выводы следуют из части 3 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и п. 39 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н.

Важно!

По мнению ПФР, без санкций можно исправить только ошибочные данные по тем сотрудникам, которые уже были в исходном отчете. Если же страхователь «забыл» про кого-то из работников, а затем сдал на него дополняющую форму, то наказания не избежать (письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602). Причем даже в том случае, если организация обнаружила и исправила ошибку самостоятельно.

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Есть решения как в пользу страхователей (постановление 2ААС от 21.05.2018 № 02АП-2626/2018), так и в пользу чиновников (постановление 14 ААС от 28.04.2018 № 14 АП-10424/2017). Высшие судебные инстанции пока не высказали однозначного мнения по данному вопросу. Поэтому страхователю, который нашел «пропущенных» сотрудников, нужно быть готовым к уплате штрафа или к судебным тяжбам.

Еще один штраф предусмотрен за то, что организация, которая обязана сдавать СЗВ-М в электронном виде, представила его на бумаге. В этом случае страхователя оштрафуют на 1000 руб. Это правило части 4 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Виды и коды ошибок в СЗВ-М

После сдачи СЗВ-М страхователем, программа ПФР проверяет, корректно ли составлен отчет. В результате такой проверки компания может получить протокол со статусом «Документ принят», «Документ принят частично» или «Документ не принят».

Каждому виду ошибок в СЗВ-М присвоен соответствующий код. А именно:

• коды 10 и 20 – предупреждение. СЗВ-М с такой неточностью считается принятым. То есть отчет примут, несмотря на ошибку. Однако указанная в отчете информация требует разъяснений либо проверки. Получив такое предупреждение, страхователю нужно еще раз проверить правильность представленных сведений и в случае необходимости внести соответствующие исправления;
• коды 30 и 40 – ошибка. Это означает, что отчет с ошибкой примут, но частично. Если ошибку не исправить к сроку сдачи отчета, штрафов не избежать;
• код 50 – грубая ошибка. Наличие такого кода в протоколе означает, что сведения по всем застрахованным лицам, указанным в отчете, не приняты и считаются не представленными. В этом случае страхователю необходимо устранить все ошибки и повторно сдать СЗВ-М.

Далее остановимся на каждом из видов ошибок более подробно.

Грубые ошибки в СЗВ-М (код ошибки – 50)

Таким ошибкам соответствует код 50, а форма СЗВ-М при их наличии считается непредставленной. То есть – отчет не принят, нужен новый исходный отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными данными об организации-страхователе (ИНН, регистрационный номер, электронная подпись и т.п.). В таких случаях СЗВ-М необходимо сформировать заново (с кодом «исхд»).

Важно!

Нельзя отправлять тот же файл, который в фонде первый раз не приняли, – даже если в нём все ошибки скорректированы. Если при повторной отправке имя файла будет тем же, что и в первый раз, проверочная программа ПФР автоматически откажет в приеме.

Вот примеры таких ошибок.

В чем ошибка

Как правильно

Как исправить

Если обнаружено несовпадение – ошибку исправить в учетной программе. После этого – сформировать отчет заново, и новый файл отправить в ПФР.

• произошел сбой при выгрузке отчета – в этом случае нужно выгрузить файл еще раз и отправить;
• учетная программа устарела – в этом случае следует обновить учетную программу.

• недействительна;
• выдана неуполномоченным центром;
• принадлежит не тому, кто указан подписантом.

• допущены опечатки в значениях месяца или года, за которые формируется отчет. Например, фактически сдается форма СЗВ-М за сентябрь (в октябре). А написано – за август. Понятно, что исходная форма за август уже была сдана ранее (в сентябре). Если такая опечатка обнаружена — исправить ошибку в учетной программе, выгрузить отчет заново и отправить файл в фонд.
• признак отчета указан ошибочно. Например, организация подает сведения о сотрудниках, которых забыли включить в отчет. И присваивает этим сведениям код «исхд». В данном случае нужно сформировать отчет с признаком «доп».

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет примут частично (код ошибки 30-40)

Таким ошибкам соответствуют коды 30-40. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой частично. Это означает – отчет принят, но нужен корректирующий отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными или неполными данными о застрахованных лицах.

Вот примеры таких ошибок.

В чем ошибка

Как правильно

Как исправить

При проверке специалисты фонда сверяют СНИЛС по ФИО человека.

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочный СНИЛС.

При проверке специалисты фонда сверяют ФИО по страховому номеру.

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные.

На практике возможна такая ситуация. ПФР ошибочно открыл несколько лицевых счетов одному и тому же застрахованному лицу и, соответственно, присвоил ему несколько СНИЛС.

Узнав правильный номер лицевого счета человека, нужно исправить его значение в учетной программе.

• сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные;
• сформировать дополняющий отчет, указав правильные сведения.

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные.

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет уточнять необязательно (код ошибки 10-20)

Таким ошибкам соответствуют коды 10-20. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой. Это означает – отчет принят, уточнять необязательно.

Самые распространенные ошибки такого типа:

• не указан ИНН застрахованного лица;
• указан неверный ИНН сотрудника.

Если ИНН не указан по причине его отсутствия у человека, то этот недочет исправлять не нужно – идентификационный номер не является критичным для пенсионного отчета.

Однако ошибку лучше исправить, если:

• ИНН у человека есть, но его просто забыли включить в отчет;
• ИНН сотрудника указан с опечатками.

Важно!

При отсутствии ИНН у застрахованного лица нужно просто оставить соответствующие графы формы СЗВ-М пустыми. Нельзя вписывать в графы нули – это будет считаться ошибкой.

Выводы

«Забывчивость» или невнимательность бухгалтера, ответственного за СЗВ-М, может обернуться для компании немалыми суммами штрафов. Ведь размер санкций зависит от числа застрахованных лиц, а в крупных организациях штат сотрудников достаточно большой. При грубой ошибке в СЗВ-М отчет считается непринятым полностью. И, соответственно, если ее не исправить вовремя – штрафные 500 руб. умножаются на количество всех сотрудников. Однако проконтролировать всю отчетность, чтобы выловить ошибку, и исправить ее за невнимательного подчиненного главбуху нереально.

Высокая квалификация наших специалистов и автоматизированный контроль позволят избежать вашей компании ошибок и штрафов, а вашему главному бухгалтеру – освободить рабочее время от рутинных операций и сосредоточиться на решении стратегических задач.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Источник: 1c-wiseadvice.ru

Документы для увольнения работника в 2023 году

С начала 2023 года вместо формы СЗВ-М необходимо вносить информацию в форму с персональными данными. Вместо форм СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 нужно заполнить специальные разделы отчёта ЕФС-1.

Важно отметить, что при увольнении работника необходимо соблюдать все требования законодательства и не нарушать его права, так как в противном случае работник может обратиться в суд и требовать восстановления на работе или компенсации за нарушение своих трудовых прав.

Подробнее об изменениях

Список новых форм:

1. Формы для отчёта по расчёту страховых взносов (РСВ) и справки со сведениями о трудовой деятельности (СТД-Р).
2. Форма со сведениями о застрахованных лицах (СЗВ-М) больше не актуальна. Необходимо заполнить персонифицированные сведения о физических лицах (перссведения).
3. Вместо годового отчёта (СЗВ-СТАЖ) и реестра застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы (ДСВ-3) ввели специальные разделы отчёта в форме ЕФС-1.
4. Форма № 182н, то есть справка о сумме заработка для расчёта пособий формально отменена, поскольку в обязанности организации не входит её заполнение при увольнении. Заполнить форму потребуется только в том случае, если увольняющийся сотрудник попросит об этом работодателя.

Все необходимые документы для увольнения сотрудника

Первым и самым важным документом при увольнении работника является трудовой договор или контракт. В этом документе указаны условия работы, права и обязанности работника, срок и порядок увольнения. Если работник увольняется по соглашению сторон, то необходимо заключить дополнительный документ — соглашение об увольнении.

Для увольнения работника требуются следующие документы:

1. Приказ об увольнении. В приказе должны быть указаны причины увольнения, срок и форма увольнения. Работник должен ознакомиться с приказом под роспись. После приказ необходимо сдать в кадровый отдел организации для внесения записей в трудовую книжку.
2. Заявление работника об увольнении, если это требование указано в трудовом договоре. В этом заявлении работник должен указать причину своего увольнения и желательно указать дату для избежания проблем с начислением заработной платы. Кроме перечисленных документов, необходимо учесть особенности увольнения определённых категорий работников: беременных, молодых матерей, инвалидов и других. Для каждой категории могут существовать определённые требования и ограничения.
3. Справка СТД-Р, подтверждающая опыт работы сотрудника, который перешёл на электронную трудовую книжку и не вёл бумажную. При заполнении справки нужно указать период работы в компании, информацию о кадровых мероприятиях и прочее. Справку можно оформлять в свободной форме. Не забудьте заполнить код выполняемой функции в графе 5, его необходимо прописать в формате XXXX.X, а не XX.XXX-X-X.
4. Трудовая книжка с записью об увольнении. Если у сотрудника нет электронной трудовой книжки, то нужно выдать ему бумажную. Запись в книжке производится по правилам Минтруда: указывается номер, дата увольнения, причина увольнения по статье ТК РФ и дата вынесения приказа об увольнении.Выдавайте трудовую книжку сотруднику на руки в последний день работы или отправьте её почтой при наличии письменного согласия. Если же сотрудник не заберёт книжку, её нужно хранить в компании в течение 50 лет.
5. Расчётный лист. В нём производится расчёт итоговой зарплаты, налогов и начислений за месяц.
6. Выписка из персонифицированных сведений о физических лицах. Подготовить отчёт по форме КНД 1151162, соблюдая правила заполнения, указанные в приложении к приказу ФНС. В отчёте должна быть отражена информация о выплатах, полученных сотрудником за определённый период. Также необходимо продублировать информацию в разделе 3 формы РСВ и передать её в ИФНС, а сотруднику выдать копии страниц только с его данными.
7. Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1. Форму можно скачать из постановления ПФР № 245. Титульный лист и подразделы 1 и 1.1 должны быть заполнены. Отчёт необходимо передать в СФР до конца рабочего дня, следующего за днём увольнения. Копии сотруднику не выдаются. Если отчёт не будет сдан вовремя, компания может быть оштрафована на сумму от 300 до 500 рублей.
8. Выписки из формы ЕФС-1. Необходимо предоставить из подраздела 1.2 раздела 1 для работников, к которым применяются особые категории, или при наличии перерывов в стаже в отчётном году. Также необходимо предоставить выписки из подраздела 3 раздела 1, если компания перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника.
9. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Является необязательной и выдаётся только при наличии запроса сотрудника в письменной форме.
10. Личная карта по форме Т-2. Также не является обязательным документом, но если его поддерживают и указывают в нём всю информацию о работнике, то необходимо добавить в него запись о расторжении трудового договора.

Резюмируем

При любом виде увольнения вам потребуются:

1. Приказ об увольнении.
2. Заявление работника об увольнении.
3. Справка СТД-Р.
4. Трудовая книжка.
5. Расчётный лист за месяц.
6. Выписка из персональных сведений.
7. Раздел 3 формы РСВ.
8. Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1.
9. Выписки из формы ЕФС-1.
10. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ.
11. Личная карта по форме Т-2.

Работодателю требуется выдать все необходимые документы сотруднику, иначе возможны серьёзные штрафы. За невыдачу документов работодатель может получить штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей, а индивидуальные предприниматели и должностные лица могут быть оштрафованы на 1 000 — 5 000 рублей. Если нарушение будет повторяться, штрафы увеличиваются. Кроме того, за задержку в выдаче трудовой книжки работодатель может нести материальную ответственность.

Источник: www.ubrr.ru

Надо ли на ликвидатора сдавать формы СЗВ-М и СЗВ-ТД?

И. И. Греченко
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Вопрос

По выписке ЕГРЮЛ компания находится в стадии ликвидации. 21.05.2021 ликвидатором назначен один из учредителей компании. С 2013 года компания не вела хозяйственной деятельности. Числится генеральный директор, который до назначения ликвидатора подписывал и отправлял нулевую отчетность. Зарплата не начислялась. Расчетный счет закрыт. Как сдать отчетность в ПФР, в частности — СЗВ-М?

С ликвидатором-учредителем договор не заключен, соответственно СЗВ-ТД не сдавали.

Ответ

В рассматриваемой ситуации форму СЗВ-М в отношении ликвидатора, по нашему мнению, следует подавать несмотря на то, что с ним не заключен трудовой или гражданско-правовой договор. СЗВ-ТД нужно будет сдавать только на тех работников, которые работают по трудовому договору. По ликвидатору, выполняющему работы (оказывающим услуги) по гражданско-правовому договору или без договора, СЗВ-ТД представлять не нужно.

Обоснование

Согласно п. 3 ст. 62 Гражданского кодекса РФ учредители (участники) юридического лица или орган, принявшие решение о ликвидации юридического лица, назначают ликвидационную комиссию (ликвидатора) и устанавливают порядок и сроки ликвидации в соответствии с законом. С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами юридического лица (п.

4 ст. 62 ГК РФ). Действующим законодательством РФ не установлена обязанность заключать с членами ликвидационной комиссии (ликвидатором) трудовой или гражданско-правовой договор.

Страхователь ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем, представляет о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера) форму СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

В Письме ПФР от 07.06.2018 N 08/30755 «О предоставлении информации» разъяснено, что работодатель, зарегистрированный в Пенсионном фонде Российской Федерации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию, обязан представлять отчетность по индивидуальному (персонифицированному) учету, в том числе по форме СЗВ-М, в отношении застрахованных лиц, работающих в организации по трудовому или гражданско-правовому договору, в том числе в отношении руководителей организации, являющихся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества. В Письме ПФР от 06.05.2016 N 08-22/6356 приведены разъяснения, что, если с руководителем не заключали трудовой или гражданско-правовой договор и при этом отсутствовал факт начисления в пользу вышеуказанного лица выплат и иных вознаграждений за отчетный период, это не является основанием для непредставления в отношении этих лиц отчетности по форме СЗВ-М.

Полагаем, что в отношении ликвидатора, с которым не заключен трудовой или гражданско-правовой договор, также следует применять данные разъяснения. Таким образом, если с ликвидатором не заключен трудовой или гражданско-правовой договор, то, по нашему мнению, форму СЗВ-М на него следует подавать.

Согласно п. 1.2 Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утвержденного Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п, форма СЗВ-ТД заполняется на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений между страхователем и зарегистрированным лицом, и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении. Трудовые отношения между работником и работодателем могут возникать только при заключении трудового договора.

Отношения, возникшие с ликвидатором в рамках гражданско-правового договора, регулируются Гражданским кодексом РФ. Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

В отличие от трудового договора, сторонами которого выступают работодатель и работник, гражданско-правовой договор заключается между заказчиком и подрядчиком (исполнителем) (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, не распространяются на лиц, работающих по гражданско-правовым договорам (ч. 8 ст. 11 ТК РФ).

Таким образом, форма СЗВ-ТД подается на лиц, которые работают по трудовому договору. По работникам, выполняющим работы (оказывающим услуги) по ГПД, СЗВ-ТД представлять не нужно. Вопрос: В каком случае на ликвидатора или члена ликвидационной комиссии подается отчет по форме СЗВ-ТД? (Консультация эксперта, 2021).

И. И. Греченко
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Источник: www.ascon-spb.ru