Документы можно подписывать на бумаге и в электронной форме. Но если исполнителей становится больше 1000, отправлять им всем документы почтой — невозможно. Тут поможет электронный документооборот (ЭДО) : с ним документы легко собирать и подписывать, он экономит время кадровых сотрудников и расходы компании.
Прежде чем перейти на электронный обмен документами нужно разобраться в законодательстве и все правильно оформить – это может быть сложно и непонятно. Разобрались во всех нюансах ЭДО и рассказываем, как перейти на него безболезненно.
Кому нужно переходить на ЭДО
Сначала нужно понять, нужно ли вам вообще ЭДО и будет ли с ним удобно работать. Если у вас ИП и несколько контрагентов, то пару договоров и счетов можно подписать и отправить вручную, электронные документы скорее всего будут лишней тратой денег.
На ЭДО стоит обратить внимание, если в компании:
- Теряются договоры и закрывающие документы, контрагенты забывают их отправить;
- Бухгалтерия не успевает проконтролировать документы, а чтобы найти нужный акт или счет нужно потратить в архиве больше получаса;
- За документооборот отвечают больше двух сотрудников, а процесс согласования занимает недели.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот — процесс, при котором с клиентами, контрагентами и даже госорганами документы заключаются в электронной форме.
Видеообзор сервиса Подписант. Электронный документооборот с физическими лицами и самозанятыми.
Электронный документ — обычный документ в пдф или ворд, его можно открыть в любом редакторе. Чтобы документ имел силу, его нужно подписать. Для этого придумали электронную подпись (ЭП) — код или ключ, которые показывают, что документ подписан именно вами и имеет такую же юридическую силу, как бумажный документ.
Вот как это работает простыми словами:
- У вас в компании есть курьер, который развозит документы контрагентам. Он — внештатный исполнитель и имеет статус самозанятого. Чтобы начать с ним сотрудничать, нужно подписать договор оказания услуг. Вы составляете договор с данными исполнителя и всеми нужными условиями.
- С помощью электронной подписи подписываете его и отправляете исполнителю.
- Исполнитель получает документ и ставит на нем свою электронную подпись — ничего не нужно печатать и потом сканировать.
- Договор заключен и теперь есть у обеих сторон — и у вас, и у исполнителя. После этого в договор уже нельзя внести никакие исправления.
Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь
Попробовать бесплатно
Виды ЭП и для чего их можно использовать
Есть три вида подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная.
Простая электронная подпись (ПЭП)
С простой электронной подписью (ПЭП) мы сталкиваемся ежедневно, это, например, логин и пароль для авторизации в приложении банка. Такая электронная подпись подтверждает, что именно вы совершаете то или иное действие — списываете деньги с карточки с помощью кода из СМС или пользуетесь Госуслугами.
ЭДО для самозанятых: за и против электронного документооборота
ПЭП создается в сервисе или программе, которыми вы пользуетесь. И каждый раз, когда вам нужно что-то подписать, в программе будет приходить проверочный код. ПЭП — это не постоянный набор символов, каждый раз формируется новое подтверждение.
Звучит не очень безопасно, но некоторые сервисы добавляют дополнительные шаги для того, чтобы убедиться, что документ точно подписываете вы. Например, Консоль.Про выдает ПЭП автоматически после регистрации на платформе, вот так это происходит:
При регистрации Консоль.Про запрашивает данные паспорта, СНИЛС и ИНН — это нужно для того, чтобы точно знать, кто подписывает документ.
Нужно пройти авторизацию по паспорту и дать согласие на выдачу ПЭП.
После этого документы можно будет подписывать кодом подтверждения из СМС.
Чтобы точно знать, кто подписывает документ, мы просим исполнителя пройти проверку по видео — покрутить головой перед камерой в режиме реального времени. Так мы проверяем, совпадает ли фото в паспорте и человек, который регистрируется на платформе.
А в личном кабинете Консоль.Про можно указать только один номер телефона, на который будет приходить код ПЭП — так мы точно знаем, что код ПЭП получает человек, который зарегистрировался на платформе.
Источник: konsol.pro
В Татарстане появилось приложение электронного документооборота для самозанятых
Сервис принимает входящие документы на подписание от заказчиков, показывает уведомления о новых полученных документах и сохраняет историю документооборота.
Фото: Денис Гордийко
(Город Казань KZN.RU, 22 сентября). В Татарстане запустили сервис электронного документооборота для самозанятых. Мобильное приложение «Транскрипт» позволяет загружать, получать, подписывать и отправлять документы в электронном виде. Сервис был представлен 19 сентября на форуме для самозанятых, который прошел в Горкинско-Ометьевском лесу.
Электронные документы, отправленные через мобильное приложение, имеют такую же юридическую значимость, так как подписываются электронной подписью DSS. Сервис также принимает входящие документы на подписание от заказчиков, показывает уведомления о новых полученных документах и сохраняет всю историю документооборота, сообщает Управление информационных технологий и связи.
Воспользоваться приложением может любой самозанятый из Татарстана.
Для работы самозанятых в системе электронного документооборота необходимо установить мобильное приложение «Транскрипт», загрузить или сфотографировать документ, который необходимо отправить, затем выбрать заказчика, которому нужно отправить файл, подписать документ электронной подписью DSS и отправить документы заказчику.
На сегодняшний день Управление информационных технологий и связи и Департамент телекоммуникационных технологий уже используют данный сервис для клининга своих помещений.
Напомним, на сегодня в Казани зарегистрировано 26 тыс. самозанятых, в прошлом году их было 7 тыс. Помощь самозанятым оказывает грантовая поддержка. Так, недавно 79 казанцев получили гранты на общую сумму 7,7 млн рублей. Выделенные средства позволят улучшить качество товаров, увеличить объемы производимой продукции, расширить ассортимент.
В Казани стартовал третий этап поддержки самозанятых. Гранты до 100 тыс. рублей получат еще 50 самозанятых казанцев. На эти цели из бюджета города выделено 5 млн рублей.
Источник: kzn.ru
Есть ли у самозанятых эдо
Жалобы на всё
Не убран мусор, яма на дороге, не горит фонарь? Столкнулись с проблемой — сообщите о ней!
Подать жалобу
Новости
Электронный документооборот для самозанятых
Продолжается постепенный переход бизнеса на электронный документооборот. Это форма обмена юридическими и финансовыми документами между сторонами, производимая в электронной форме и скреплённая электронной подписью. Документ имеет юридическую силу, так же, как и его бумажный аналог.
Обязанность электронного документооборота введена для некоторых субъектов бизнеса, к которым относятся участники рынка госзакупок, производители и продавцы маркированных товаров и алкоголя и некоторых других товаров.
Самозанятых среди них нет, но они могут его применять по своему желанию.
Регистрация самозанятого происходит без применения электронной подписи — в приложении «Мой налог» или через специальные сервисы-партнеры налоговой службы. В электронной форме они обязаны формировать лишь один документ — чек. Но его составление производится в приложении «Мой налог». Направляется чек также в электронной форме через это приложение.
Документы, которыми оформляется сотрудничество с заказчиками и клиентами, самозанятые могут не заключать, но могут возникнуть проблемы при сотрудничестве с заказчиками. Так, например, договор подтверждает факт сотрудничества самозанятого и заказчика, определяет права и обязанности сторон и ответственность за нарушение условий. А акт выполненных работ для самозанятого является подтверждением отсутствия претензий, а для заказчика — выплаченного вознаграждения.
Сотрудничая с заказчиками через электронный документооборот, самозанятые повышают свою привлекательность среди других участников рынка, которые используют бумажный вариант обмена документами.
Источник: severodvinsk.info
