Есть ли в программе бизнес пак путевые листы

Путевые листы ― это важный документ для любой организации, в которой есть хотя бы один автомобиль. В этой статье мы рассмотрим острые вопросы, которые возникают при работе с этим документом. Объясним, как организации избежать штрафов и повысить эффективность работы с помощью программы для путевых листов.

• Путевой лист на предприятиях и организациях
• Регламент оформления путевых листов на предприятии
• Кто проверяет путевые листы у организации
• Программа учета путевых листов
• Штраф без путевого листа на организацию

Путевой лист: для чего нужен в организации

Путевой лист в организации нужен как один из основных и самых необходимых документов, в соответствии с которым:

• Начисляется зарплата водителей;
• Контролируется использование корпоративного автотранспорта;
• Учитывается расход средств (ГСМ, денег на ремонт, техосмотр и сопутствующие расходы);
• Ведутся проверки контролирующими органами и налоговой службой.

Для учета транспортных средств в компании путевой лист является незаменимым документом. Доступ к нему предоставляется сотрудникам кадрового отдела, бухгалтерии, операторам, механикам и другим ответственным лицам, но к реальной работе с «путевками» допущены немногие.

Счет, акт, счет-фактура для клиента с помощью Бизнес Пак 7. На примере транспортных услуг.

Кто заполняет путевой лист в организации

Путевой лист в организации заполняют либо диспетчеры, либо бухгалтерия, либо менеджер транспортного отдела. Обязанности по заполнению путевых листов распределяются в каждой компании по-своему, в соответствии с должностной инструкцией.

Чтобы назначить сотрудника, который выписывает путевые листы водителям на предприятии, необходимо составить приказ, содержащий:

1. Наименование компании;
2. Должность и ФИО работника;
3. Дата назначения сотрудника ответственным за заполнение «путевок»;
4. Нормативные документы по организации – часы работы, должностная инструкция и т.д.

Пример приказа о назначении ответственного за путевые листы

Вот пример должностной инструкции для ответственного за эксплуатацию автотранспорта. Вы можете скачать ее и заполнить в соответствии с требованиями вашей компании.

Кто выдает путевые листы водителям в организации

Вот интересная новость: выдавать путевые листы водителям в организации может не только ответственный сотрудник, но и самый обычный электронный терминал. Работать с таким достаточно просто и легко. Все, что нужно водителю – подойти к терминалу перед началом рабочей смены, ввести личный ID и заполнить «путевку» самостоятельно, после чего только получить все необходимые подписи.

Такие терминалы обычно стоят при входе на работу

Если терминала в компании нет, путевые листы водителям выдает назначенный сотрудник.

Порядок выдачи путевых листов на предприятии

В каждой компании есть свои правила выдачи путевых листов, которые зависят от внутренних норм работы. Обычно этот процесс начинается с того, что диспетчер заполняет документ, затем медик и механик ставят свои отметки. После этого водитель берет путевой лист и выходит на работу. В конце дня водитель делает отметки о показателях одометра и ДУТа, вписывает их в путевой лист и ставит свою подпись. Затем механик и медик снова подписывают путевой лист, после чего он сдаётся диспетчеру.

Нужна ли печать организации на путевом листе

Нет, в настоящее время это необязательное требование. Достаточно трех подписей, о которых мы говорим ниже.

Данные, которые необходимы в путевом листе в 2023 году

Кто может подписывать путевые листы в организации

На каждом путевом листе должны стоять три подписи:

1. Ответственного сотрудника, о котором мы говорили ранее;
2. Механика транспортного отдела, который подтверждает, что автомобиль перед рейсом прошел техосмотр и готов к поездке;
3. Медработника организации. Этот сотрудник может работать как непосредственно в компании, так и удаленно, если на предприятии действует система ЭСМО. Медик осматривает водителя и допускает его к работе.

Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна

85% компаний совершают эти 7 ошибок по управлению автопарком.
Узнайте, есть ли они у вас

Кто проверяет путевые листы у организации

Проверяют путевые листы у организации:

• ФНС (Федеральная налоговая служба) – расходы на топливо должны быть отражены, в том числе, и в путевых листах. Просматриваются путевые листы при плановых или внеплановых проверках.
• Трудовая инспекция – по запросу от водителей, если поступят жалобы о неправильном начислении зарплаты и несоблюдении прав на отдых.
• ГИБДД – если возникнет подозрение, что автомобилем управляет «левый» сотрудник или вовсе человек не от компании.

Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать

Срок хранения путевых листов в организации

Путевые листы в организации должны храниться пять лет в электронном или бумажном виде. Тем не менее, без регулярных проверок трудовой инспекции срок хранения путевых листов может быть продлен.

Порядок оформления путевого листа в 2023 году

Как утилизировать путевые листы

В связи с упомянутой выше неопределенностью законов, рекомендуется хранить документы не менее 7 лет и только после этого назначать процедуру утилизации. Для утилизации старых путевых листов необходимо организовать комиссию и оформить акт. Путевые листы можно сжечь или уничтожить в шредере.

Программа учета путевых листов

Проще и надежнее всего работать с программой учета путевых листов. Хранить путевые листы на бумажных носителях – это не только прошлый век, но и попросту неудобно, особенно потому, что хранить надо в определенных условиях, в специальном журнале формы No 8 и в течение 5 лет.

Электронный учет путевых листов проще, поскольку:

• Водитель может самостоятельно заполнить «путевку» через терминал – и документ сразу сохранится в базе данных на сервере;
• Механик, медработник и ответственный менеджер могут поставить на путевом листе электронную подпись;
• В начале и в конце смены вся информация о здоровье сотрудника, показаниях одометра и состоянии автомобиля также сохранятся автоматически;
• Все данные можно синхронизировать с программой бухгалтерского учета без перенесения их вручную.

Использование электронных программ позволяет ускорить процесс заполнения путевых листов, избежать ошибок и увеличить эффективность рабочих процессов в организации.

Готовый распечатанный бланк

Программа учета ГСМ и путевых листов «ТМ: Корпоративные поездки»

Чтобы не заниматься внесением и актуализацией информации вручную, рекомендуется использовать систему «ТМ: Корпоративные поездки», которая:

Объединяет все этапы работы с путевыми листами в одном интерфейсе.

Позволяет планировать график работы водителей, заполнять путевые листы и собирать информацию о заявках и поездках.

Автоматически переносит информацию в бухгалтерские системы учета с готовыми бланками путевых листов для разных видов транспорта.

Выдает путевой лист по шаблону с уже заполненными данными каждого водителя, когда он входит в систему.

Отображает график работы всех водителей.

Бессрочно хранит данные и может восстановить информацию даже при сбое в бухгалтерской системе учета.

Отслеживает планируемый и фактический маршрут, количество заказов, время выполнения поездки, всю переписку между водителем и диспетчером, все действия и нажатые кнопки, записи разговоров и информацию о пробеге машины.

Система «ТМ: Корпоративные поездки» может быть интегрирована с другими программами через открытый API, позволяющий обмениваться данными между разными системами. Мы интегрируем программный комплекс таким образом, чтобы информация об автопарке была собрана в едином месте, и пользователю не требовалось работать с несколькими программами и переносить данные между ними вручную.

Существует возможность интеграции системы с другими программами, включая:

• «1С:Предприятие» (собирает данные о заявках, фактическом графике работы водителей, километраже и т.д.)
• «АвтоГРАФ» или Wialon (собирает данные о передвижении водителей и маршрутах);
• ГЛОНАСС или GPS (точное отображение маршрута).

Электронный журнал учета путевых листов

Существует журнал учета, который используется для отслеживания движения путевых листов. Раньше этот журнал мог заполняться только по форме No8, но начиная с января 2013 года стали действовать более гибкие правила. Сейчас компании могут разработать свою форму журнала учета, но она должна содержать определенные данные, такие как номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, а также подписи диспетчера и бухгалтера. Ведение журнала в электронном виде также допускается, но только при условии, что его можно будет распечатать в любой момент.

Пример, как данные из «ТМ: Корпоративные поездки» попадают в журнал учета системы 1С

Штраф без путевого листа на организацию

Если у водителя отсутствует путевой лист, то компания может быть оштрафована.

• Инспектор ГИБДД имеет право наложить штраф в размере 500 рублей и отправить автомобиль на штрафную стоянку.
• Более крупные штрафы могут быть наложены, если водитель не прошел медосмотр — 3000 рублей, а руководитель — 5000 рублей.
• Компания может быть оштрафована на 30 000 рублей и более, если медосмотры не проводятся вообще.

Источник: tmcorp.pro

Новые путевые листы с 2023 года в 1С — образец

В 2023 — 2029 годах действуют новые правила заполнения путевого листа. Расскажем, как сформировать путевой лист в 1С по обновленным правилам и без каких реквизитов теперь не обойтись. А также ответим на самые распространенные вопросы по его заполнению.

Новый путевой лист с 1 марта 2023 года — образец

Порядок заполнения путевых листов приведен в Приказе Минтранса от 28.09.2022 N 390.

Обязательной формы путевых листов нет. Можно разработать бланки самостоятельно (или взять за основу унифицированные формы, утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78) и закрепить в учетной политике.

В путевом листе должны быть обязательные реквизиты, установленные:

• Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
• Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

• Приказом Минтранса от 28.09.2022 N 390 — для допуска транспортного средства к эксплуатации (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ);
• ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ — для принятия путевого листа к учету.

Новые путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия

Путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия оформляются при включенной функциональности Путевые листы в разделе Главное — Функциональность — вкладка Запасы .

С учетом обновленных правил (Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390) в программе путевой лист формируется с указанием сведений о виде сообщения (с релиза 3.0.130).

Для этого в документе Путевой лист ( Покупки — Путевые листы ) с датой не раньше 01.03.2023 на вкладке Маршрут выберите Вид сообщения (можно указать разные виды сообщения для разных пунктов).

В печатной форме путевого листа:

• Сведения о перевозке — автоматически указывается для собственных нужд организации (с 01.01.2021, релиз 3.0.86);
• Вид сообщения — выбранный вид сообщения (несколько видов).

Предполагается, что в программе не ведут учет предприятия, профессионально занимающиеся пассажирскими и грузоперевозками, и транспорт используется в служебных целях. При необходимости сведения о перевозке можно исправить вручную в печатной форме.

Остальные поля путевого листа в1С 8.3 Бухгалтерия заполняются так же, как и раньше.

Вопросы по заполнению путевых листов с 2023 года

Можно ли оформлять путевой лист на месяц?

Да, можно. Следует указать дату начала и окончания срока использования листа (п. 3 Приказа Минтранса от 28.09.2022 N 390).

Обязательно ли расписывать маршрут в путевом листе?

Маршрут не относится к обязательным реквизитам путевого листа, но без его указания не получится доказать производственный характер поездок. Это приведет к спорам с налоговиками.

Арбитражная практика складывается противоречивая, например:

• в пользу ФНС — Постановление АС МО от 21.08.2018 N Ф05-12699/2018;
• в пользу налогоплательщиков — Постановление АС ПО от 29.03.2016 N Ф06-6442/2016.

Поэтому следует указывать подробный маршрут в путевом листе.

Обязательны ли отметки о медосмотре в путевом листе?

• предрейсовые — для сотрудников:

• на должности «водитель»;
• в должностные обязанности которых входят поездки на служебном автомобиле (например, экспедитор);

Обязательны ли отметки о техосмотре в путевом листе?

Предрейсовый технический контроль не предусмотрен для легковых автомобилей, используемых для собственных нужд, и не перевозящих грузы и пассажиров (п. 2 ст. 20, Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ).

В этом случае реквизит может не заполняться.

• Может ли ИП сам ставить отметки о прохождении медосмотра и техосмотра перед выездом в рейс?
• Новый штраф за отсутствие техосмотра — когда начнет действовать и кого затронет?

См. также:

• Путевые листы в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
• ГСМ, поступление и списание по Путевому листу в 1С
• В 2021 году — заполняем путевые листы по-новому
• Путевые листы с 2021 года в 1С — образец
• Учетная политика 2023 в 1С

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

1. Путевые листы с 2021 года в 1С — образецВ 2021-2026 годах действуют новые правила заполнения путевого листа. Расскажем.
2. Путевые листы в 1С 8.3 — пошаговая инструкцияПутевой лист — один из документов, на основании которых производится.
3. В 2021 году — заполняем путевые листы по-новомуУтверждены новые правила заполнения путевых листов, вступающие в силу с.
4. Новые способы выплаты «Отпуска (под расчет)» и «Больничные листы (под расчет)» (ЗУП 3.1.2.183).

Оцените публикацию

(4 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете

Источник: buhexpert8.ru

Посоветуйте бесплатную программку про Путевые Листы для л/а.

а в чём сложность взять шаблон (например этот www.klerk.ru/attachload/7239/ ), поправить под свои нужды и потом только изменения вносить?

Вы не можете отвечать в этой теме.

Поделиться
Ссылка на сообщение
В социальных сетях

Эти варианты не подходят.
1. www.klerk.ru/attachload/7239/ Нужен не бланк, а программа, чтоб она считала расход бензина по пробегу.
2. kors-soft.ru/optra1.htm Эта программа платная, на самом деле. Она бесплатно только в демо — режиме работает и не считает расход, бланки — пустые только печатает.

Вы не можете отвечать в этой теме.

Поделиться
Ссылка на сообщение
В социальных сетях
Г-н оформитель писал(а)
программа, чтоб она считала расход бензина по пробегу.

норма расхода вероятно известна, умножить два числа не долго

Вы не можете отвечать в этой теме.

Поделиться
Ссылка на сообщение
В социальных сетях

Калькулятор не подойдёт, там формула чуть сложнее)))
По методичке минтранса предполагается считать?

В эксель забейте формулы:

Согласно приказа Минтранса АМ-23р ,для легковых автомобилей нормативное значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D), где:

Qн — нормативный расход топлива, л;
Hs — базовая норма расхода топлив на пробег автомобиля, л/100 км;
S — пробег автомобиля, км;
D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %

Hs — 8,6 л/100км (согласно справочных данных из приказа Минтранса АМ-23р )

D — 10 %(город) + 7% ( кондиционер)= 17%

Qн = 0,01 x 8,6 x 289 x 1,17 = 29,1 (принимаем 29 л)

Стоимость возмещаемых расходов = Qн* стоимость топлива АИ 95

Вы не можете отвечать в этой теме.

Источник: www.nn.ru