Процессное управление, Business Process Management или BPM — это подход к построению менеджмента в компании. Согласно ему вся работа организации строится на бизнес-процессах, которые выполняют отделы, сотрудники и начальство.
В работе организации, которая управляется процессно, меньше авралов, ошибок и косяков, а результат всегда предсказуем.
Рассказываем, как работает процессное управление, почему оно полезно и какой профит от его использования.
Нет времени читать статью? Найдите ее в нашем телеграм-канале и сохраните себе в «Избранном» на будущее.
Что такое концепция процессного управления?
Концепция процессного управления — это подход к менеджменту компании, когда сотрудники, отделы и руководство рассматриваются как сеть взаимосвязанных бизнес-процессов.
На выходе любого процесса всегда есть некий результат, который бизнес ожидает получить. Процессное управление отличается от функционального, где каждый отдел работает как бы сам по себе и не знает наверняка, выполнит ли он поставленную начальством задачу, насколько успешно и к какому сроку.
Разберемся, что такое бизнес-процесс — это поможет понять, как работает процессное управление.
Бизнес-процесс — это некая последовательность действий. Она ведет к предсказуемому результату. Сотрудники выполняют действия, чтобы, например, провести закупку материалов или оприходовать товар. Результат в первом случае — купленные у поставщиков материалы, а во втором — принятый и отображенный в складской программе учета товар. Эти результаты ожидаемы.
Когда работники приступили к выполнению бизнес-процесса, то знали наверняка, что получат по его завершению.
Типичный бизнес-процесс — когда все действия расписаны в последовательности
Все BPM-процессы состоят из ряда элементов. Они должны присутствовать всегда, иначе процессное управление не сработает. Среди таких элементов:
1. Вход. Это все, что необходимо изменить или переработать в бизнес-процессе. Иначе — некие входные установки, данные, документы. Простой пример входа — заявка на закупку материалов.
2. Выход. Это то, к чему бизнес-процесс должен прийти, иначе — предсказуемый результат. В случае с заявкой на закупку выход — это подписанный договор с поставщиком. Бывает, что выход одного процесса является входом для другого.
3. Ресурсы. Это все, что бизнесу необходимо, чтобы бизнес-процесс был выполнен: сотрудники, софт, девайсы, станки, деньги.
4. Показатели эффективности. Это некие метрики и KPI, которые, если проанализировать, покажут, успешно или нет был выполнен бизнес-процесс.
К показателям эффективности относят разное: время, которое сотрудники потратили на работу, количество брака, число заявок от клиентов, цена клика по рекламному баннеру.
5. Регламент. Это схема, план, правила и маршруты, которые определяют, как надо выполнять процесс, кто в нем должен участвовать и в каком порядке обязан подключиться, какое ПО задействовать, с каким отделом связаться.
6. Владелец. То есть руководитель или старший сотрудник, которые отвечают за результат бизнес-процесса и управляют доступными ресурсами — исполнителями, временем, деньгами.
7. Исполнители. Это сотрудники — линейные работники, которые подключаются к процессу, чтобы его зафиналить и получить предсказуемый результат.
В процессном управлении начальство не следит за каждой задачей. В его подчинении находятся подразделения — владельцы бизнес-процессов (БП), которые следят за этими процессами.
Сам бизнес-процесс реализуется без строгой указки сверху — исполнители, то есть линейные менеджеры, обладают достаточными полномочиями для его выполнения. Если бизнес-процесс прервется или на ком-то застрянет, владелец вмешается и все разрулит.
Примеры процессного управления
Финансовый отдел
Важный отдел любой организации — финансовый. BPM избавляет от хаоса в работе отдела, ошибок и нарушения сроков, помогает оперативно утверждать заказы, обрабатывать счета в срок и следить за расходами предприятия.
С помощью процессного управления в финотделе можно, например, автоматизировать получение счетов от поставщиков. А еще распределить обязанности между сотрудниками: кто-то занимается дебиторкой, кто-то — кредиторкой, а кто-то — бумажной работой.
Отдел маркетинга
С BPM бизнес может упорядочить работу всего отдела. Например, часть сотрудников будет поддерживать базу с клиентами, кто-то отправлять электронные письма, другие заниматься рекламой.
Отлично, если в процессном управлении используется автоматизация. Половина работы отдела будет выполняться алгоритмами. Это дает больше времени менеджерам на разработку стратегий и планирование и сокращает число ошибок в отчетах.
HR
BPM позволяет навести порядок между кадровыми потребностями различных подразделений и списком вакансий. А если использовать автоматизацию, то большинство HR-процессов — адаптация сотрудников, онбординг, мотивация — будут отнимать у персонала меньше времени.
Университеты
BPM-процессы есть не только в бизнесе. Так, Высшая школа экономики столкнулась с необходимостью построить единую цифровую экосистему, которая автоматизировала бы учебные процессы, административные службы и научную деятельность университета.
В 2018 году их система автоматизации процессов «Вышка-BPM» выиграла главный приз «BPM-проект года».
«BPM-проект года» — это конкурс, организованный российской Ассоциацией профессионалов управления бизнес-процессами (ABPMP Russian Chapter) при поддержке ИТ-кластера Фонда «Сколково» и Аналитического центра при правительстве РФ. Изображение: презентация ВШЭ
Зачем применять процессное управление?
У менеджмента цель — построить работу внутри фирмы так, чтобы поставленные руководством задачи выполнялись. Процессный подход — это один из способов достичь этой цели.
Предположим, компания не использует процессный подход. То есть бизнес-процессы не прописаны, а работники не в курсе, какие у них обязанности, кто за что отвечает и в какой последовательности нужно выполнять поручения.
Что происходит: начальство не может выдать задачу и быть на 100% уверенным, что ее выполнят. Плюс нет возможности контролировать работу. Гора времени уходит на рутину. Компания все время срывает сроки, клиенты жалуются, партнеры отказываются работать. В общем, вы поняли.
Чтобы работать эффективно и предсказуемо, нужны бизнес-процессы — последовательность действий, подчиненная строгому регламенту. BPM экономит трудовые и временные ресурсы компании, а дает понимание работникам о том, как выполнить поставленную задачу и оправдать ожидания начальства.
Ниже еще примеры того, как процессное управление приносит бизнесу пользу.
Упростить процесс постановки задачи
Если на предприятии функциональное управление, то начальник направляет задачу подчиненным по иерархической лестнице через всех замов и руководителей. Процесс постановки задачи затягивается. Когда линейный сотрудник получает от гендира задачу, проходит сутки-двое.
При процессном управлении иначе. Есть некое ответственное лицо — владелец процесса — или прямой руководитель, который ставит задачи линейным сотрудникам и принимает работу, не дожидаясь указаний от руководства. В этом нет нужды: в бизнес-процессе уже описано, что делать, в какой последовательности и силами каких сотрудников.
При процессном управлении за выполнением задач никто не следит, так как у работников хватает полномочий. Владелец бизнес-процесса может вмешаться в случае чего и разрулить ситуацию
Обозначить, кто из сотрудников за что отвечает
Если организация работает по функциональному управлению, у нее не прописано, кто из сотрудников за что отвечает. В итоге работники перекидывают поручения, либо разрываются между задачами.
В BPM в одном бизнес-процессе задействованы разные люди, но отвечает за результат всегда один — владелец бизнес-процесса. С него спрос, почему работа не сделана, или сделана, но с ошибками.
Устранить конфликты между подразделениями
Бывает, что над одной работой трудятся разные отделы. Например, чтобы выдать подрядчику оборудование со склада, нужно задействовать бухгалтеров, кладовщиков и менеджера.
В процессном управлении отделы работают сообща, что выполнить процесс — выдать оборудование. Бухгалтер не затягивает выписку накладной, ведь это не только затормозит работу склада, но и ему минус: бизнес-процесс не выполнится.
5 стадий жизненного цикла BPM
Когда бизнес налаживает процессное управление, то не завершает работу — мол, теперь у нас все хорошо, работаем по новой схеме. Бизнесу надо находить слабые места и улучшать процессы либо перестраивать их под меняющиеся условия рынка.
Делают это через жизненный цикл BPM — методику, которая позволяет управлять бизнес-процессами внутри организации. Состоит этот цикл из пяти стадий: анализа, моделирования, реализации, мониторинга, оптимизации.
1. Анализ
На этой стадии управленцы анализируют, какие бизнес-процессы в организации работают, как устроены, кто владелец, а также:
- как процесс запускается;
- как процесс проходит;
- к какому результату приводит;
- какие исполнители занимаются бизнес-процессом;
- сколько времени требуется, чтобы завершить процесс.
Эти сведения использует отдельный спец — например, бизнес-аналитик, чтобы разработать новую схему процессного управления. В его обязанности входит определить, кому из сотрудников какие роли полагаются, какие у них полномочия и обязанности. Для наглядности иногда используют визуальные схемы. Результат стадии — проект будущего BPM-управления.
2. Моделирование
Процессы на бумаге — всего лишь проект. А чтобы можно было применять их на практике, занимаются моделированием.
То есть в специальном ПО строят визуальную модель БП и проверяют, как она работает, достигает ли поставленной цели, сколько по факту надо сотрудников, времени и денег, чтобы выполнялись задачи.
Если ресурсов требуется больше, чем бизнес может предоставить, либо результат получается не тот, бизнес-процесс переделывают — то есть оптимизируют.
Дальше процесс превращают в практическое руководство. Занимаются этим айтишники, используя разные технологии и инструменты — например, базы данных, CRM, ERP, пользовательские интерфейсы.
В пример можно привести интерфейс онлайн-сервиса ВТБ Онлайн «Упрощенный налоговый вычет без документов», выигравший конкурс «ВРМ-проект года’2022»
3. Реализация
Эта стадия начинается, когда по бизнес-процессу начинают работать сотрудники. Они используют новое ПО и по новым правилам выполняют ручной труд. На этом шаге часто требуется обучение, чтобы исполнители точно знали, как им работать по новым регламентам.
4. Мониторинг
Чтобы понять, правильно ли компания спроектировала, внедрила и настроила BPM-процессы, их регулярно отслеживают — то есть мониторят. Так бизнес вовремя обнаруживает и устраняет недостатки, сбои и ошибки.
В ходе мониторинга проверяют, например, правильно ли настроены интеграции между программами, стали ли сотрудники выполнять рутину с помощью автоматизаций. Кто-то собирает у сотрудников отзывы. Другие настраивают отчеты и отслеживают эффективность бизнес-процессов по метрикам.
5. Оптимизация
Бизнес исправляет обнаруженные ошибки и докручивает недоработки — проводит обучение, улучшает интеграции, меняет связи между отделами или назначает других исполнителей. Обновленный процесс переустанавливается как новая версия, а далее начинается новый цикл улучшений и оптимизации.
Чтобы всегда быть впереди, бизнесу нужно постоянно оптимизировать свои процессы. Изображение: Elma365
Какие инструменты помогают в процессном управлении?
Если кратко, то в процессном управлении используют специализированный софт, который принято называть BPM-системами. Эти системы помогают бизнесу следить за тем, как работает фирма с процессным управлением, строить графические схемы бизнес-процессов, выстраивать между процессами связи, анализировать работу сотрудников и отделов.
BPM-системой в компании пользуются все. Начальство ищет способы, как оптимизировать бизнес-процессы, чтобы, к примеру, сэкономить на персонале. Руководство контролирует, как и кто выполняет задачи. Персонал проверяет, кто из коллег за что отвечает.
Вот некоторые компоненты, которые присутствуют в BPM-системах и помогают в процессном управлении:
- Конструктор. В нем моделируют бизнес-процессы, настраивают между ними связи и выстраивают логику. Обычно конструктор интуитивно понятный, чтобы в нем мог работать специалист без особых навыков.
- Блок отладки. Нужен, чтобы тестировать бизнес-процессы, прежде чем сотрудники начнут по ним работать.
- Конфигуратор. Инструмент разграничивает права и настраивает доступ сотрудникам, которые планируют работать в BPM-системе.
- Пользовательский интерфейс процессов и задач. Что-то вроде планировщика. В нем сотрудники смотрят, какие у них текущие задачи, расставляют по приоритету, отмечают выполненные.
- Аналитика. Собирает метрики, KPI, показатели, обрабатывает, строит отчеты, графики и диаграммы. По ним начальство судит, как работает процессное управление компании, и принимает решения, что нужно менять, а что — оставить как есть.
- Системы мониторинга и сервисы уведомлений. Следят и сообщают, как выполняется бизнес-процесс, к кому переходит.
- Интеграции. Позволяют подключить BPM-систему к другому офисному ПО: CRM, ERP, складскому учету, бухгалтерскому софту.
Что запомнить
- Процессное управление — это управление организацией, в основе которой находятся бизнес-процессы.
- При процессном управлении начальство не говорит, что нужно делать: сотрудники выполняют задачи по заранее согласованному сценарию. В случае непредвиденных ситуаций подключается владелец бизнес-процесса.
- Любой BPM-процесс состоит из входа, выхода, ресурсов, показателей эффективности, регламента, владельца и исполнителей.
- Процессное управление помогает упростить процесс постановки задач, разобраться, кто из сотрудников какую работу делает и за что отвечает, устранить конфликты между подразделениями.
- Любой бизнес-процесс в BPM проходит жизненный цикл из пяти стадий: анализа, моделирования, реализации, мониторинга и оптимизации.
- Для работы с бизнес-процессами, как правило, используют специальный софт — BPM-системы.
Источник: lpgenerator.ru
Управление бизнес-процессами в современном мире
В современном мире высоких технологий, скоростей и конкуренции предприятию сложно оставаться в лидерах не используя специальные инструменты управления бизнес-процессами. Существуют различные подходы к управлению предприятием, например управление качеством, основанный на определенных международных стандартах, подход 6 сигм или поход к управлению ожиданиями клиентов. Одним из таких инструментов является и управление бизнес-процессами.
Введение.
В современном мире высоких технологий, скоростей и конкуренции предприятию сложно оставаться в лидерах не используя специальные инструменты управления бизнес-процессами. Существуют различные подходы к управлению предприятием, например управление качеством, основанный на определенных международных стандартах, подход «6 сигм» или поход к управлению ожиданиями клиентов. Одним из таких инструментов является и управление бизнес-процессами (УБП).
Что такое бизнес-процесс?
Для того, чтобы говорить об управлении бизнес-процессами необходимо дать определение самому понятию «бизнес-процесс». Итак, бизнес-процесс (БП) (англ.
Business Process) – это периодически повторяющаяся последовательность шагов, которые преобразуют имеющиеся ресурсы, материалы, информацию и другие сущности (назовем их входами) в продукты и услуги, необходимые потребителям (назовем их выходами). У каждого процесса должен быть владелец, то есть человек, который отвечает за результат выполнения процесса. Кроме того, у процесса может быть ряд показателей, как то: стоимость, время выполнения шагов, риски выполнения шагов и так далее. Соответственно, управлять бизнес-процессом означает определить по каким параметрам мы будем его измерять и каковы должны быть целевые значения этих параметров.
По сути, любая деятельность любого предприятия представляет собой процессы. И нам важно управлять этими процессами.
Управление бизнес-процессами – это комплексный подход к управлению, где предприятие рассматривается как система взаимосвязанных бизнес-процессов. Управление БП включает в себя разработку стратегии, описание и анализ имеющихся бизнес-процессов, автоматизацию БП в информационных системах и контроль за их выполнением. По сути УБП – это способ управления бизнесом.
Как уже говорилось ранее, под управлением бизнес-процессов понимают определение его целевых и текущих показателей – характеристик. С другой стороны все эти показатели-характеристики должны быть связаны с целями, которые преследует предприятие. Как правило, у каждого предприятия эти цели свои. Смысл управления бизнес-процессами в том, чтобы добиться такого выполнения бизнес-процессов, чтобы реальные характеристики процессов совпадали с целевыми, и тем самым предприятие реализовывало намеченные его руководством цели.
Управление бизнес-процессами держится на основе восьми принципов, так же как и любое управление:
- Единая стандартизация. Принцип единых стандартов и требований к приобретаемой продукции у контрагентов, а также к выпускаемой. Придерживаясь его, Вы избежите «несовместимости» продукции.
- Ритмичность. Задачей которого является, чтобы за равные промежутки времени на выходе обеспечивался необходимый объем продукции и, соответственно, одинаковое повторение БП на всех стадиях.
- Прямоточность. Рассчитан на бесперебойную загрузку комплектующих материалов на всех стадиях производства.
- Автоматизация. Принцип автоматизации заключается в полном или частичном освобождении человека от участия в БП.
- Оптимальность. Принцип, в котором учитывается пропорциональность сопоставления результатов и затрат на внедрение.
- Альтернативы. При управлении бизнес-процессами и выборе оптимальных решений приходится сталкиваться с несовместимостью имеющихся альтернатив.
- Вариантность. Существует несколько различных способов достижения поставленных задач и стоит это учитывать.
- Учет неопределенности. При внедрении любого бизнес-процесса стоит учитывать принцип неопределенности, который позволяет уменьшить уровень риска принятия решений.
Этапы управления бизнес-процессами
Для того, чтобы организация была конкурентно способной и успешной, она должна постоянно совершенствоваться и развиваться, а значит должны совершенствоваться и развиваться ее бизнес-процессы. Все чаще при развитии предприятия выбирают направление, основанное на цикле Деминга Plan-Do-Check-Act (PDCA). Этот цикл один из самых популярных для совершенствования компании, также, как и подход DMAIC (define, measure, analyze, improve, control — определение, измерение, анализ, совершенствование, контроль) основанный на цикле Деминга. Рассмотрим пять этапов совершенствования процесса по версии DMAIC:
- Define — Определение. На первом этапе происходит выделение и описание бизнес-процессов с учетом всех его составляющих: ресурсов, документов, исполнителей, и других составляющих.
- Measure – Измерение. На втором этапе собираются данные о процессе, а в частности: времена выполнения функций, процесса, стоимость их выполнения, загрузка персонала и т.д.
- Analyze – Анализ. На этапе анализа рассчитываются показатели эффективности процесса, сравниваются плановые и фактические значения и определяются направления совершенствования процесса.
- Improve – Совершенствование. На этапе совершенствования производится изменение параметров процесса, которые были определены на этапе анализа.
- Control – Контроль. На этапе контроля производится контроль за результатами процесса после введенных изменений. Далее цикл повторяется с первого шага.
Преимущества управления бизнес-процессами являются:
- непрерывное улучшение процессов;
- высокая эффективноть процессов;
- основание для организационных изменений;
- синхронизация бизнеса и ИТ;
- уменьшение сложности посредством стардартизации;
- контроль бизнес-операций и улучшение;
- управление рисками;
- прозрачность операций;
- мониторинг производительности;
- сокращение расходов.
Заключение
Для увеличения эффективности работы предприятия необходимо внедрение процессного подхода, который позволяет найти и реализовать возможности по достижению целей предприятия посредством управления его работой, то есть его бизнес-процессами.
Направления совершенствования для каждого предприятия индивидуальны. Позвонив к нам в офис, или связавшись с нами через форму обратной связи, наши специалисты проведут обучение по интересующей Вас теме, подберут подходящие для Вас программные продукты и помогут в совершенствовании Ваших процессов.
Источник: dainova.su
Что такое управление бизнес-процессами
Так что же такое управление бизнес-процессами? С тем, что такое процесс и конкретно бизнес-процесс, мы разобрались. Но не совсем понятно, в чем заключается управление. По сути, управление бизнес процессами — это метод, который позволяет понять взаимоотношения процессов в компании и, что крайне важно, людей. А само управление заключается в выполнении 3 блоков работ – установка границ или выделение бизнес процессов, создание и улучшение.
Управление бизнес-процессами — этапы
Разграничение
Основной задачей первого этапа является определение поля деятельности. Да, вы знаете все процессы своей компании. Но можете ли вы точно установить их границы? Где заканчивается один процесс и начинается другой?
Ответить на эти вопросы очень важно, ведь в противном случае вы просто запутаетесь в текущих функциях и работах.
Также надо четко понимать, кто несет ответственность за тот или иной процесс, для этого определяются владельцы бизнес-процессов. Дело в том, что процессный подход отличается от функционального. Функции того или иного отдела будут представлены в виде процессов. И, как раз в зависимости от того, как будут определены границы процессов, функции могут не совпадать с процессами. А значит, зона ответственности руководителя отдела, к примеру, может существенно измениться.
Кроме того, на данном этапе мы договариваемся о правилах «игры». Определяем, как и в каком составе будем дальше работать над процессами.
Описание бизнес-процессов
Самый продолжительный и сложный этап. Для начала необходимо научить всех, кто участвует в процессе создания, правилам и нотациям описания процессов. Затем бизнес-процессы необходимо описать. Достаточно подробно. «Достаточно» означает такую детализацию, чтобы можно было оптимизировать процессы на уровне операций.
Следующим шагом станет измерение показателей процессов, что также необходимо для оптимизации и внедрения.
И наконец, внедрение процессов. На этапе создания бизнес-процессов под внедрением понимается приведение того, что происходит в компании в реалии к тому, что написано на бумаге. Это своеобразная фиксация, которая позволит нам в дальнейшем успешно улучшать процессы. Важно понимать, что сейчас еще рано заниматься полномасштабным улучшением процессов. Главное – подготовить платформу для улучшений.
Управление бизнес-процессами
Схема бизнес процесса для нетерпеливых
Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему само по себе не очень сложно. Достаточно понимать, на какие вопросы должна отвечать схема, а далее придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете, с чего начать — эта статья для вас.
Улучшение процессов
А вот тут начинается самое интересное. Для начала необходимо подготовить команду, которая будет заниматься улучшением. Далее совместно с командой необходимо искать возможности улучшения процессов. Все это оформляется в виде проекта, управляет которым человек, не только способный делать это, но и имеющий необходимые ресурсы и влияние.
После того, как получены результаты оптимизации нескольких процессов, необходимо внимательно проконтролировать результаты и спустя некоторое время провести аудит бизнес-процессов. Цикл улучшения процессов никогда не прекращается. Он происходит постоянно и должен охватывать все процессы компании. Ну по крайней мере, основные.
В зоне ответственности управления бизнес-процессами находится:
- Определение стратегии и тактики для функций и бизнес-процессов.
- Определение структуры бизнес-процессов, их границ, направления улучшения.
- Моделирование бизнес-процессов.
- Сравнение разных моделей и определение, что будет работать лучше. Или попросту анализ.
- Улучшение процессов. Причем не только разработка, но и внедрение.
- Контроль всех процессов. Причем необходима возможность контроля в режиме реального времени.
- Реинжиниринг бизнес-процессов или полная перестройка процессной системы.
Все 7 пунктов позволяют очень тщательно и эффективно подходить не только к процессу моделирования и анализа, но и к процессам внедрения и операционного управления. Залогом эффективности являются реальные данные участников процессов. Проще говоря, нельзя анализировать и оптимизировать процесс без тех, кто его реально исполняет.
В итоге. Управление бизнес-процессами — это метод, который позволяет нам определять границы бизнес-процессов, создавать их, внедрять и постоянно улучшать.
Источник: deep-vision.one