Как известно, все говорят прозой, но не все об этом знают… Деятельность любой организации, любого банка – это совокупность проектов и процессов, но еще пару лет назад об этом знали далеко не все банки и организации. А если и знали, то не спешили использовать это знание для улучшения своей деятельности. И даже те банки, которые пытались это сделать, оптимизировали, как правило, узкий круг своих бизнес-задач, часто всего несколько процессов. Но обострение проблем снижения издержек и повышения эффективности, вызванное кризисом, побуждает банки “познавать” свои бизнес-процессы, явно определяя (формализуя) их, а затем и оптимизировать с применением ИТ. Мы попросили участников рынка обсудить проблемы формализации, оптимизации и автоматизации банковских бизнес-процессов
— Какие направления банковского бизнеса более всего нуждаются в формализации и автоматизации своих бизнес-процессов?
Марк Залан: Это, прежде всего, процессы с наибольшей массовостью и повторяемостью (так как автоматизация этих процессов позволит снизить базовую стоимость обеспечения выполнения этих процессов), например, процессы клиентского обслуживания и продаж. А также процессы, где важно следование точно заданному алгоритму действий/принятия решения — например, процесс принятия решения по выдаче кредита.
Моделирование бизнес процессов: гайд от начала до конца
Сергей Орлов: В первую очередь, нужно автоматизировать процессы, обеспечивающие работу с банковскими продуктами согласно специализации банка. В банках, с которыми мы работаем, это предкредитная обработка. Затем автоматизируются процессы продаж банковских продуктов, процесс контакта с клиентом, а потом — бэкофисные и технологические процессы. Конечно, есть исключения из этого порядка.
Алексей Матукин: Автоматизации подлежат, прежде всего, бизнес-процессы с большим количеством участников из различных подразделений банка, такие как кредитование, работы с просроченной задолженностью, процессы согласования и проведения не операционных расходов в банке.
Формализация бизнес-процессов, безусловно, интересна. Всегда хочется хорошо понимать, как же действительно все работает. Но главное, чтобы за этапом формализации обязательно следовали реальные действия по оптимизации/автоматизации бизнеспроцесса. Но как показывает практика, в банках очень часто все заканчивается созданием подразделения, которое выполняет работы по актуализации описания бизнес-процессов и все.
— Каковы подходы к формализации банковских бизнес-процессов?
Сергей Орлов: Если в банке есть регламенты, по которым работают сотрудники, это уже формализованный бизнес-процесс, который можно и нужно оптимизировать с помощью BPM-платформы. Но в нашей практике есть опыт автоматизации процессов продажи услуг по переводу в негосударственный пенсионный фонд, когда автоматизация происходила одновременно с созданием регламента и даже опережала его. Это очень плохой вариант решения, фактически автоматизация хаоса.
Бизнес-процессы под микроскопом. Анализируем основу бизнеса
Внедрение CRM позволяет значительно повысить эффективность работы бизнеса и персонализировать общение с клиентами. Каждый бизнес по своему уникален, поэтому не существует единой модели глубокой интеграции CRM системы. В каждом проекте есть свои особенности, которые нужно учесть и правильно реализовать штатным функционалом системы.
На начальной стадии работы компании подойдет внедрение базового функционала интеграции с реализацией основных инструментов работы с заказами и клиентами. Но для максимального эффекта от системы потребуется глубокая интеграция, для осуществления которой нужно составить грамотное и подробное ТЗ.
Формализуем свои бизнес-процессы
Составить хорошее ТЗ помогут формализованные бизнес-процессы. Но в нашем практике встречалось очень мало компаний, даже крупных игроков, у которых бизнес-процессы были визуализированы и велась постоянная работа над их оптимизацией. Это трудозатратный процесс, на который уходит много времени и сил.
Так как обязанность описать бизнес-процессы лежит на собственнике или директоре становится понятно, почему так мало компаний имеют уже проработанные процессы. Кроме того, что руководящий персонал не очень любит заниматься рутиной, у него еще и крайне мало времени для этого.
Соответственно, первое желание руководителя — делегировать формализацию бизнес-процессов,
- на стороннюю компанию;
- на подчиненного сотрудника.
Но главный нюанс состоит в том, что никто, кроме собственника или руководителя компании, не сможет полноценно формализовать бизнес-процессы.
Чтобы сторонний специалист по автоматизации смог составить полноценную картину работы компании ему нужно минимум месяц поработать внутри, изучить мельчайшие особенности ведения бизнеса. В идеале 2-3 месяца. Только в этом случае получится нарисовать схему процессов и максимально её оптимизировать.
Можно делегировать проработку бизнес-процессов своему сотруднику. Однако не стоит ожидать здесь высокой эффективности. Для реализации такой задачи необходим специалист с системным мышлением. Чаще всего это руководители высшего звена, а штатные сотрудники с подобной задачей могут просто не справиться.
Минусы делегирования анализа бизнес-процессов компании:
- лучше вас бизнес-процессы Вашего интернет-магазина не знает никто;
- для полноценного изучения бизнес-процессов Вашего интернет-магазина потребуется несколько месяцев работы стороннего специалиста;
- процессы будут, в лучшем случае, очень поверхностными и сырыми;
- быстрое и максимально точное описание бизнес-процессов Вашей компании сторонним специалистом будет стоить необоснованно дорого.
Визуализация процессов, как основной навык руководителя
Чтобы достичь результата нужно, прежде всего, быть честным с самим собой. Когда Вы, как руководитель или собственник, поймете, что системность работы компании зависит от визуализированных вами процессов, только тогда вы сможете наладить точную работу каждого члена команды.
Навык визуализации и оптимизации процессов — одно из лучших качеств руководителя. Его нужно развивать в себе и оттачивать на каждом новом процессе. А их у любой компании, которая постоянно развивается, возникает очень много.
Если вы все равно решитесь делегировать эту обязанность — будьте готовы получить в итоге поверхностную и сырую схему, которая формально будет выполнена правильно, но не в полной мере отразит особенности вашего бизнеса. От сторонних специалистов нельзя требовать глубокого внедрения в ваш бизнес. В короткой перспективе такая интеграция в компанию будет невозможна, или будет очень дорого стоить.
Формализация организационных процессов
Организационный процесс — это формирование последовательности работы согласно выработанному плану.
Он состоит из трех этапов. На первом работы делятся на отдельные элементы, которые позволяют отдельным работникам выполнять определенную часть действий. На втором этапе осуществляется группировка задач в логические блоки. Это делается для того, чтобы работу было легче выполнять, при этом сотрудники объединяются в определенные секторы, либо в отделы.
На третьем этапе осуществляется координация работы разных подразделений. Она подразумевает, что руководство будет разрешать конфликты, создавать механизм координации, который будет работать автоматически.
Китайский с нуля для начинающих
Увлекаем Китаем, китайским языком и культурой
Жизнь организации сводится к тому, что сначала процессы функционирования организуются и создаются, а затем, на их основе реализуются процессы развития. Функционирование подразумевает сохранение целостности, сложившихся отношений. Развитие создает необходимые условия для преобразования организации. Изменения могут дестабилизировать систему, а организационный процесс позволяет ее уравновесить.
Развитие требует предварительной подготовки организации к следующему этапу, то есть преобразования должны осуществляться повсеместно при подготовке персонала. Организационный процесс в данном случае включает в себя проектирование и рационализацию.
Проектирование формирует организационную структуру с нуля. Здесь предполагается разработка и внедрение схемы управления, введение различных процедур с учетом существующих и будущих взаимосвязей. Далее учитываются лица, которые будут сотрудничать с организацией. Рационализация предполагает совершенствование элементов, которые действуют в рамках организации. Обычно это происходит при реорганизации предприятия.
«Формализация организационных процессов»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы
Принцип формализации
Формализация реализуется двояко. Она может затрагивать процессы, и тогда элементы закрепляются в единых образцах. Например, прием на работу еще пятьдесят лет назад сильно отличался от современного. Сейчас большинство процессов формализовано, в частности, анкетирование и интервью. Для рабочего времени тоже выработаны определенные стандарты в зависимости от выполняемой работы — производственные рабочие должны создавать определенное количество товаров за промежуток времени.
Формализация может стать характеристикой организации. Она влияет на регуляцию деятельности организации с помощью определенных нормативов, ее синонимом является стандартизация. Примером может послужить армия, где все процессы максимально формализованы. Слабо формализованными являются сфера искусства, СМИ и так далее. Формализацию часто измеряют бюрократичностью системы, то есть объемом письменной документации, сопровождающей каждое действие.
Формализация становится частью организации. Она включает в себя предписанные обязанности, полномочия, задачи, регуляторы. Она определяет нормативы поведения, средства, которые используются для контроля, функциональные зависимости. Если рассматривать формализацию с качественной точки зрения, то она позволяет концентрировать организационную деятельность, тем самым повышать ее устойчивость, создавать условия для прогнозирования, экономить организационные усилия.
Организационная формализация осуществляется в следующих направлениях:
- административно-правовое,
- экономическое,
- технологическое,
- оперативно-управленческое,
- социокультурное,
- психологическое.
Административно-правовая формализация представляет собой установление статусов, компетенций, полномочий. Экономическая формализация затрагивает сферу выработки показателей для измерения результатов деятельности предприятия. Технологическая формализация затрагивает производственные процессы. Установление коммуникационных каналов, определение информационных потоков относится к оперативно-управленческой формализации. Установление неформальных норм и правил относится к социокультурному и психологическому аспекту формализации.
Формализация организационных процессов
Формализация поведения позволяет стандартизировать процесс труда, а также регламентировать деятельность каждого сотрудника. Для этого могут использоваться разные инструменты, например, технологические карты. Формализация поведения осуществляется через выработку последовательности этапов работа и их продолжительности на конкретном рабочем месте. Она может дорабатываться за счет введения инструкций для каждого работника. Так же могут вводиться регламентирующие правила, процедуры.
Формализация предполагает стандартизацию. Для этих целей отбираются работники, используются правила и процедуры, проводится обучение и социализация новых работников. Формализация прогнозирования и контроля обычно производится с помощью бюрократической структуры. Поведение организации стандартизируется.
Органическая структура предприятия характеризуется наличием неформальных отношений, изменением индивидуальных заданий, упразднением понятия ответственности. Каждый сотрудник наделяется правами и обязанностями. Решения принимаются подразделениями, имеющими соответствующий опыт и знания, значимые для конкретных действий.
Централизация организационных процессов позволяет сконцентрировать права на принятия решений. Она помогает сосредоточить властные полномочия. Другим способом является децентрализация. Она заключается в передаче или делегировании ответственности. Передача этой ответственности происходит с более высоких уровней на более низкие.
Эти действия характеризуются определенным числом решений, которые принимаются на каждом уровне управления, а также степенью контроля за исполнением принятого решения.
Источник: spravochnick.ru