Функция в бизнесе определение

Бизнес-функция – это задача, которую компания решает для достижения поставленных целей и обеспечения собственного выживания в бизнесе.

· Бизнес-функция отвечает на вопрос что делать.

· Пример основных бизнес-функций Общества: закупка, доставка, продажа, обслуживание оборудования, управление финансами и др.

Бизнес-процесс – это упорядоченная во времени и в пространстве совокупность работ, с указанием начала и конца и точным определением входов и выходов.

Бизнес-процесс описывает то, как выполняется бизнес-функция во времени и как бизнес-функции взаимодействуют между собой в работе компании.

Бизнес-процесс отвечает на вопрос как делать.

Владелец процесса – лицо, несущее ответственность за выполнение процесса и наделенное соответствующими правами и полномочиями. Обязанностью владельца процесса является постоянное усовершенствование процесса.

Первичный вход – это вход, который инициирует начало бизнес-процесса.

Вторичный вход – потоки объектов, обеспечивающие нормальное протекание бизнес-процесса: стандарты, правила, механизмы выполнения действий, оборудование и пр.

Бизнес-инсайт: HR-функция в компании

Цели описания бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов производится для следующих целей:

· Документирование и оптимизация построения бизнеса.

· Разработка новых схем ведения бизнеса.

· Разработка IT системы.

· Разработка регламентирующих документов.

Способы описания бизнес-процессов

Описание бизнес-процесса может быть представлено в текстовом, табличном, графическом, и комбинированном виде. Наиболее приемлемым является комбинированный способ описания, когда графическая информация сопровождается текстовыми комментариями.

Вертикальное и горизонтальное описание бизнес-процессов

При вертикальном описании показывают только работы и их иерархический порядок в дереве бизнес-процесса. В этом случае имеются только вертикальные связи между родительскими и дочерними работами.

При горизонтальном описании бизнес-процесса также показываются, как эти работы между собой взаимосвязаны, в какой последовательности они выполняются, какие информационные и материальные потоки между ними движутся. В этом случае в модели бизнес-процесса появляются горизонтальные связи между различными работами, которые процесс составляют.

Пример вертикального и горизонтального описания бизнес-процессов

Схема окружения бизнес-процесса

После описания окружения бизнес-процесса наступает очередь описания его внутренней структуры.

При вертикальном описании показываются работы, из которых бизнес-процесс состоит. На этапе горизонтального описания описываются взаимодействия между работами, включая материальные и информационные потоки.

Следующим этапом является определение графической структуры процесса в соответствии с принятыми стандартами и ее отображение доступными программными средствами.

Окончательным этапом описания бизнес-процессов является разработка текстовых пояснений.

Методология IDEF.

Наиболее обширная методология, которая позволяет описывать не только бизнес-процессы, но и функциональные блоки (например, маркетинг или финансы), различные объекты в компании и действия над ними (например, весь комплекс процессов обработки и выполнения заказа клиента), а также состояние и динамику развития бизнес-единиц компании и компании в целом.

Стандарт IDEF0

С помощью таких стандартов можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными. В настоящий момент к семейству IDEF можно отнести следующие стандарты:

− IDEF0 – методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0, изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков – в терминах IDEF0). Как правило, моделирование средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы;

− IDEF1 – методология моделирования информационных потоков внутри системы, позволяющая отображать и анализировать их структуру и взаимосвязи;

− IDEF1X (IDEF1 Extended) – методология построения реляционных структур. IDEF1X относится к типу методологий “Сущность-взаимосвязь” (ER – Entity-Relationship) и, как правило, используется для моделирования реляционных баз данных, имеющих отношение к рассматриваемой системе;

− IDEF2 – методология динамического моделирования развития систем. В связи с весьма серьезными сложностями анализа динамических систем от этого стандарта практически отказались, и его развитие приостановилось на самом начальном этапе. Однако в настоящее время присутствуют алгоритмы и их компьютерные реализации, позволяющие превращать набор статических диаграмм IDEF0 в динамические модели, построенные на базе “раскрашенных сетей Петри” (CPN – Color Petri Nets);

− IDEF3 – методология документирования процессов, происходящих в системе, которая используется, например, при исследовании технологических процессов на предприятиях. С помощью IDEF3 описываются сценарий и последовательность операций для каждого процесса. IDEF3 имеет прямую взаимосвязь с методологией IDEF0 – каждая функция (функциональный блок) может быть представлена в виде отдельного процесса средствами IDEF3;

− IDEF4 – методология построения объектно-ориентированных систем. Средства IDEF4 позволяют наглядно отображать структуру объектов и заложенные принципы их взаимодействия, тем самым позволяя анализировать и оптимизировать сложные объектно-ориентированные системы.

− IDEF5 – методология онтологического исследования сложных систем. С помощью методологии IDEF5 онтология системы может быть описана при помощи определенного словаря терминов и правил, на основании которых могут быть сформированы достоверные утверждения о состоянии рассматриваемой системы в некоторый момент времени. На основе этих утверждений формируются выводы о дальнейшем развитии системы и производится её оптимизация.

Стандарт WFD

При описании бизнес-процессов нижнего уровня используются процессные схемы, называемые WFD – Work Flow Diagram, что переводится как диаграмма потоков работ (рисунок 2). На этой схеме появляются дополнительные объекты, с помощью которых описывается процесс: логические операторы, события начала и окончания процесса, а также элементы, показывающие временные задержки.

Рисунок 2 — Диаграмма потоков работ

Отличительной особенностью WFD – диаграммы является то, что стрелки между операциями бизнес-процесса обозначают не потоки объектов (информационные и материальные), а потоки или временную последовательность выполнения работ.

Стандарт DFD

Для описания процессов верхнего уровня используется стандарт описания бизнес-процессов DFD – Data Flow Diagram, что переводится как диаграмма потоков данных (рисунок 3).

На диаграмме потоков данных показываются работы, которые входят в состав описываемого бизнес-процесса, а также показываются входы и выходы каждой из работ. Данные входы и выходы представляют из себя информационные, либо материальные потоки. При этом выходы одной работы могут являться входами для других.

Рисунок 3 — Диаграмма потоков данных

DFD-схема бизнес-процесса показывает потоки материальных и информационных потоков и ни в коем случае не говорит о временной последовательности работ.

Теоретические основы описания бизнес-процессов

Терминология

Бизнес-функция – это задача, которую компания решает для достижения поставленных целей и обеспечения собственного выживания в бизнесе.

· Бизнес-функция отвечает на вопрос что делать.

· Пример основных бизнес-функций Общества: закупка, доставка, продажа, обслуживание оборудования, управление финансами и др.

Бизнес-процесс – это упорядоченная во времени и в пространстве совокупность работ, с указанием начала и конца и точным определением входов и выходов.

Бизнес-процесс описывает то, как выполняется бизнес-функция во времени и как бизнес-функции взаимодействуют между собой в работе компании.

Бизнес-процесс отвечает на вопрос как делать.

Владелец процесса – лицо, несущее ответственность за выполнение процесса и наделенное соответствующими правами и полномочиями. Обязанностью владельца процесса является постоянное усовершенствование процесса.

Первичный вход – это вход, который инициирует начало бизнес-процесса.

Вторичный вход – потоки объектов, обеспечивающие нормальное протекание бизнес-процесса: стандарты, правила, механизмы выполнения действий, оборудование и пр.

Источник: infopedia.su

Описание функций в компании: синтаксис языка управления структурой управления

В современной управленческой литературе и периодике достаточно большое внимание уделяется вопросам совершенствования системы управления предприятий, вопросам организационного развития, бизнес-инжиниринга и реинжиниринга бизнес-процессов. Количество публикаций на эту тему весьма и весьма значительно.

• однозначно определить границы полномочий и ответственности;
• провести реструктуризацию, в том числе вывести непрофильные функции в аутсорсинг;
• формировать показатели, адекватно оценивающие деятельность подразделений;
• контролировать целостность и непротиворечивость системы управления.

Для решения данных задач необходим инструмент, который бы позволил:

• во-первых, получать описания системы управления, необходимой степени детализации;
• Во-вторых, выявлять возможное дублирование функций или, наоборот, разрывы в их выполнении;
• В-третьих, сохранить естественный язык описания функций, не критичный к уровню квалификации исполнителя в области организационного развития.

На решение этих задач направлена методика, разработанная авторами. Описанный принцип построения функциональной структуры направлен на повышение технологичности управления организационными изменениями. Он позволяет эксплицировать функциональную структуру из действующей организационной структуру, проводить ее анализ и проектировать на основе этого анализа необходимые организационные изменения.

В основу методики положен нормативный подход, т.е. функция считается выполняемой, если она отражена в нормативных документах. Актуальность нормативных документов не оценивается, и, по умолчанию, предполагается, что документы актуальны. Материалом для анализа служит положение о подразделении, то есть функции, закрепленные за подразделением существующими нормативными документами.

Несмотря на то, что исследование «реально исполняемой» деятельности подразделений является более точным, в крупной компании неизбежно возникающий бюрократический механизм управления приводит к тому, что отсутствие регламента на какое-либо выполняемое действие, означает отсутствие корректного функционального бюджета и, как следствие, прекращение выполнения деятельности либо фактическое осуществление управления деятельностью экономической службой, сформировавшей данный бюджет.

В большинстве работ, посвященных процессному подходу к управлению, последний изображается как некая «панацея» для решения всех организационных проблем, и противопоставляется функциональному как более прогрессивный и эффективный. Подробный сравнительных анализ функционального и процессного подходов не входит в проблематику, рассматриваемую в рамках настоящей статьи, поэтому, чтобы обозначить позицию авторов по данному вопросу, сошлемся на мнения современных авторов, которые мы разделяем.

В.В. Репин и А.Ю. Сооляттэ классифицируют существующие взгляды на процессный подход следующим образом [4]:

• Процессный подход применяется на уровне анализа и оптимизации цепочек создания ценности компании;
• Под процессным подходом понимается управление процессами на межфункциональном уровне;
• Процессный подход трактуется как стыковка процессов, выполняемых структурными подразделениями;
• Процессный подход представляется как управление операционными цепочками (Work Flow).

Оценивая их системность подхода к бизнесу компании и эффекты, которые могут быть получены при применении тех или иных версий процессного подхода, авторы приходят к выводу, что наиболее системным и эффективным с точки зрения бизнеса компании является подход, основанный на использовании цепочек создания ценности. Остальные подходы потенциально не могут дать такого эффекта и таких крупных стратегических выигрышей.

Что относится к функциям управления, и когда впервые было сформулировано общее понятие о них

Понятие и классификация функций управления разработаны для оптимизации работы компаний. Система действий и менеджерских задач отличается при применении в сферах торговли, финансов, безопасности, при инвентаризации, переработке. Управленческий процесс включает в себя планирование, координацию, контроль, мотивацию и т.д.

Определение функций управления

Управленческими функциями называют виды менеджерской деятельности. Комплекс необходим для руководства предприятиями, организациями, группами, отделами, подразделениями.

Набор целенаправленных действий, методик, приемов и их регулирование подбираются для планомерной реализации задач, достижения запланированных результатов.

Каждая функция включает в себя:

• сбор сведений;
• обработку данных;
• обдумывание и разработку решений;
• придание формы;
• перенаправление задач сотрудникам;
• контроль за реализацией и т.д.

Система регулирования продукта или вида деятельности состоит из подпунктов, которые объединяет заданный цикл.

Кем впервые было сформулировано понятие

Понятие управленческих функций было впервые сформулировано ученым, теоретиком и практиком Анри Файолем (Франция). Для систематизации инженер выбрал фактор времени. Функции входят в комплекс последовательных взаимосвязанных этапов.

Классификация А. Файоля предусматривает:

• предвидение;
• организацию;
• распорядительство;
• согласие;
• контроль.

Впоследствии система пересматривалась, дополнялась другими исследователями. Однако сохранился предложенный принцип трехзвенного деления. А. Файоль первым обратился к необходимости распределить соотношение технических, организаторских, социальных способностей и знаний для регулирования компаний. Характеристики требуются для руководителей разных иерархических подразделений и уровней.

Классификация функций

Согласно классификации американской школы, используют опции планирования, организации, контроля и стимулирования. По российской традиции, в менеджменте применяют целеполагание, анализ, прогнозирование, мотивацию и т.д.

Общие или универсальные

Общие функции системы:

• относительно самостоятельны и взаимодействуют в процессе;
• востребованы на всех уровнях;
• применяются в регулировании разными предприятиями и т.д.

К универсальным задачам относят:

• планирование – позволяет пошагово достигать результатов, оптимизировать работу;
• организация – регулирует рациональное использование ресурсов;
• мотивация – определяет условия для эффективной работы сотрудников;
• контроль – отвечает за выбор методов проверки кадрового состава;
• координация – регулирует согласованность этапов, подразделений;
• руководство – определяет комплекс мер по реализации планов.

Конкретные

Под специальными функциями понимают разделение менеджерского труда. Для предприятий формируют адресные меры управления, набора и расстановки кадрового состава, сертификации, стандартизации процесса делопроизводства и т.д.

Каждая специальная задача объединяет следующие параметры:

• планирование;
• организацию;
• мотивацию;
• регулирование и т.д.

Управляющие контролируют кадровый состав, настройку транспортировки материалов, комплектующих, ремонт техники, оборудования и т.д.

Руководство компанией содержит проверку качества, оперативное устранение неполадок, сбоев в техническом процессе.

Контроль за инновациями включает регулирование исследований, технических разработок, создание опытных образцов, перевод методик в производство и т.д.

Частные

В компаниях также осуществляются частные функции:

• технологические – разработка систем выпуска продукта, способов производства, транспортировки, безопасного хранения;
• торгово-операционные – продажа товаров, услуг;
• производственные – технические операции по выпуску продукции, диагностике, профилактике сбоев в работе;
• коммерческие – повышение прибыльности производства, внедрение маркетинговых стратегий, управление запасами, остатками на складах и т.д.

Характеристики управленческих функций в менеджменте

В перечне основных характеристик управленческих функций (кратко):

• целевая направленность работ;
• повторяемость;
• однородность содержания;
• обособленность комплекса задач;
• единая специфика выполнения.

Значение функций управления

Процесс руководства предприятием является циклическим. Менеджмент включает несколько видов деятельности. Управленческие функции обеспечивают стабильную работу производств.

Комплексы задач имеют взаимосвязь с руководством.

Начальники компании, подразделений регулируют структуру фирмы, технологии, специфику работы, правила выбора, подготовки штата сотрудников и т.д. В процессе выделяют целевой, корпоративный, мотивационный типы управления.

На каких принципах строится

Функции строятся на таких принципах, как:

• гибкость – корректировка процессов допускается на разных этапах для достижения результата;
• экономичность – расходы планируются для роста компании с учетом доходов;
• единоначалие – руководство осуществляется по стандартам;
• обоснованность и научность управленческих решений;
• полномочие и ответственность;
• эффективность и экономичность менеджерских мероприятий;
• системность и комплексность в руководстве отделами, производствами и т.д.

Механизм реализации функций управления

Для реализации управленческих задач необходимы последовательные этапы.

Реализация маркетинговой функции включает:

• сбор и обработку информации для рекламной кампании;
• подбор и сегментирование целевых рынков;
• утверждение маркетинговых решений по выпускаемому продукту;
• взаимодействие с каналами продвижения и т.д.

Реализация производственной концепции включает в себя:

Реализация инновационной функции содержит:

• планирование процесса разработок;
• выбор стратегий для инноваций;
• поиск и оптимизацию ресурсов;
• реализацию исследований;
• внедрение инновационных методик, техник работы;
• сертификацию, патентование;
• защиту результатов от конкурентов.

Полная схема управленческих функций

Полная схема функций является цикличной моделью. Повторяющиеся этапы необходимы для достижения запланированных результатов.

Компоненты универсальной системы:

• планирование;
• мотивирование;
• контроль.

Сначала управленец выявляет проблему, ставит задачи. Завершается цикл получением и оценкой результата. Частота повторений этапов определяется системой управления.

Предназначение основных функций управления в менеджменте

Менеджерские функции определяют качество реализации планов.

Управленческие методики решают следующие задачи:

• формирование предприятия;
• сегментирование структурных подразделений;
• распределение зон ответственности между отделами;
• координирование действий сотрудников;
• повышение производительности труда;
• выявление рисков;
• совершенствование процесса и т.д.

Основные виды функций управления

Базовые управленческие задачи универсальны для предприятий в разных сферах.

В работе используют:

• организацию и нормирование;
• координацию;
• регулирование;
• планирование;
• контроль.

Организация и нормирование

Тип управленческой деятельности упорядочивает процесс и содержит:

• определение специфики работы;
• распределение задач;
• построение логических подразделений менеджмента;
• регулирование зон ответственности и т.д.

Обязанности распределяют следующими способами:

• по функциональным признакам;
• по объему;
• по территориальным характеристикам;
• на основе запросов потребителей и т.д.

Нормирование предусматривает обоснование расчетов, оценку качества. Задачи реализуют по регламентам.

Планирование

На этапе планирования определяют:

• задачи;
• сроки;
• требования к материалам, ресурсам;
• результаты.

Процесс включает также краткосрочные программы, бизнес-планы и регулируется плановыми показателями на производствах, в компаниях.

Цикл планирования содержит:

• исследование внешней среды;
• анализ преимуществ и недостатков;
• список мероприятий;
• корректировку планов.

1. На крупных производствах составляют детализированные планы. Разносторонне описывают задачи подразделений, отделов.
2. В программах учитывают прогнозы в рамках отрасли, филиалов организации, конкурентных производств.
3. Составляют запасные планы. Программы будут задействованы при форс-мажорных обстоятельствах.
4. Разрабатывают программы с учетом бюджетирования.

Планирование является зоной ответственности управленцев компаний, отделов, филиалов.

Координация

Координация – центральная функция управленческого процесса. Методики помогают достигать согласованности подразделений, отделов и т.д. В результате растет прибыль, уменьшаются издержки предприятий.

Понятие координации включает:

• синхронизацию работы;
• объединение усилий;
• распределение задач для достижения цели;
• направление действий сотрудников;
• поддержание бесперебойной работы отделов;
• разделение ответственности, обязанностей.

Мотивация

В перечне задач мотивации:

• повышение качества труда;
• улучшение морального состояния кадров;
• признание достижений сотрудников;
• стимулирование активной работы специалистов.

В компаниях используются следующие формы мотивации:

• убеждение;
• информирование;
• внушение;
• психологическое воздействие и т.д.

Контроль

Контролем выступает процесс сравнения результатов с запланированными показателями. Деятельность менеджеров помогает выявлять, исправлять, предотвращать отклонения от намеченных параметров.

• замер результатов;
• стандартизация, утверждение нормативов;
• сравнение достижений с планами.

Контроль может быть текущим, предварительным, заключительным.

Регулирование

Регулирование является менеджерской задачей по оценке изменений факторов внешней среды, влияющих на качество труда, точность решений, доведение стандартов до штата сотрудников и т.д.

В понятие входят:

• выбор и анализ методик;
• оценка эффективности техник;
• корректировка программ;
• составление перечня действий для получения результата;
• внедрение мер по улучшению работы и т.д.

Последовательность этапов управления в менеджменте

Для стабильного функционирования компании соблюдают стандартную последовательность этапов:

1. Постановку целей. Менеджеры разрабатывают стратегии, выбирают задачи, разделяют этапы достижения результатов. При формировании планов учитывают ценности и миссию компании, принципы ведения бизнеса.
2. Проведение диагностики. Предусматривает обработку информации, анализ и оценку данных.
3. Прогнозирование. С помощью методики формируют сценарии развития, возможные сбои. Правки вносят в план.
4. Планирование. Выполняется на основе прогноза, подчиняется установленным целям и учитывает управленческие решения.
5. Мотивацию персонала. Осуществляется на основе программ, мастер-классов, тренингов, инструкций для сотрудников.
6. Мониторинг и контроль. Управленцы проверяют точность исполнения задач, рассчитывают отклонения от программы, выявляют причины сбоев.
7. Корректировку планов. Внесение поправок в производственный процесс. После анализа данных менеджеры изменяют методы работы, обучения сотрудников.

Какая функция управления считается важнейшей

Управленческие функции применяют на предприятиях комплексно. Задачи взаимосвязаны и эффективны при системном подходе, поэтому управляющие не выделяют важнейшие менеджерские опции. Необходимы стратегия, соответствие задач продуктивности компании, настройка согласованной работы персонала.

Источник: sprintinvest.ru