В деловом обороте часто фигурирует такое понятие, как гарантийное письмо. Выступая в качестве изложенного на бумаге обещания об исполнении каких-либо обязательств, оно активно используется в рамках взаимоотношений, как между организациями и предпринимателями, так и между обычными гражданами. Для каких случаев применяется письменная гарантия, и какая информация в ней должна быть указана? В данной статье мы ответим на основные вопросы, касающиеся норм составления подобного документа, и рассмотрим пример бланка гарантийного письма.
Понятие
Гарантийное письмо – это один из документов, применяемых в деловых отношениях, содержащий письменное подтверждение соблюдения каких-либо условий сделки. Подобная документация является одним из методов обеспечения обязательств.
Получателем или отправителем гарантийной записки может быть физическое лицо. Но чаще письменная гарантия используется в деловой сфере, где в качестве сторон выступают юридические лица. Стоит учитывать, что использование такого обеспечения обязательств не отменяет составления договора, который имеет более значительную юридическую силу.
Как составить гарантийное письмо от арендодателя?
К тому же, не имея регламентированных законом норм, письмо не обязательно должно быть исполнено и иногда становится лишь показателем порядочности его отправителя.
Сферы применения
- оплаты;
- оказания услуг;
- поставке товара в срок;
- соблюдения стандартов качества;
- передачи информации третьим лицам;
- предоставления помещения во временное пользование и так далее.
В случаях, когда адресатом или отправителем письма-гарантии является физическое лицо, как правило речь идет об оплате услуг или товаров, предоставлении образования, сдаче помещения в аренду, обеспечении рабочими местами.
Также в гарантийной записке может быть указана просьба, где адресат сообщает о нужных ему услугах. («Прошу вас обеспечить ФИО местом в общежитии», «Прошу вас забронировать номер в гостинице»).
Платежные обязательства
Исключением является лишь форма гарантийного письма на оплату, которое обязывает должника в будущем внести денежные средства за оказанные ему услуги или действия.
Она применяется в тех случаях, когда одна из сторон не имеет денежных средств на момент заключения договора сотрудничества или поставки и просит об отсрочке платежа.
Как написать гарантийное письмо об оплате услуг или товаров? Документ должен быть составлен на унифицированном бланке организации, при его отсутствии – на обычном листе бумаги, но с обязательным указанием юридического наименования компании и ее банковских реквизитов.
По своей форме документ должен повторять условия основного договора, заключенного между сторонами. Должник обязательно указывает сумму, которую он обязуется выплатить. Цифры необходимо продублировать прописью, чтобы исключить возможность внесения корректив недобросовестным получателем гарантийного письма.
Что такое гарантийное письмо?
Подписывают гарантию об оплате не только руководитель, но и ответственный за распределение финансов организации – главный бухгалтер или начальник финансового обеспечения.
Здесь можно ознакомиться с образцом гарантийного письма об отсрочке платежа.
Чаще всего к составлению документа прибегают в тех случаях, когда описанные в основном договоре обязательства уже просрочены.
Выполнение услуг
Такой документ является свидетельством того, что его отправитель обязуется выполнить к определенному сроку какие-либо услуги или действия. К этой категории можно отнести и гарантийные письма о доставке товара в срок.
Образец приведен здесь.
Данная форма применяется в любых сферах предпринимательской деятельности, будь то строительство или грузоперевозки. Тот, кто составляет гарантийную записку, указывает в ней срок (или несколько сроков при поэтапной работе), к которому он обязуется закончить работу.
Общие требования
Шаблон гарантийного письма, вне зависимости от назначения, подчиняется общим требованиям и содержит следующую информацию:
- Дата составления документа.
- Зарегистрированный исходящий номер.
- Вверху слева указывают адресата. Так как в качестве адресата выступает организация, в записке необходимо указать ее наименование и ФИО представителя (директора, генерального директора).
- Посередине страницы, чуть ниже вышеперечисленных реквизитов, пишут название документа (гарантийное письмо).
- Основной текст. В нем указывается суть обязательства, которое должна исполнить организация-адресант. Также в документе может быть прописана сумма штрафа за нарушение сроков или объемов гарантийного обязательства.
- В конце записки представитель организации оставляет подпись с расшифровкой, прописывает свою должность, еще раз указывает текущую дату.
Правильно составленное гарантийное письмо может применяться в суде при возникновении споров.
Пример
В качестве примера, приведен образец гарантийного письма о выполнении работ.
Исх. №11/1254
Генеральному директору ЗАО «Приморстрой»
Кравченко Б. В.
14.09.2016
ООО «Сантехстрой», как исполнитель работ на объекте жилищно-капитального строительства, расположенном по адресу ул. Карбышева, 32, обязуется закончить работы согласно договору об оказании сантехнических работ №4512/001 в срок до 31 октября 2016 года.
Директор ООО «Сантехстрой»
(Подпись) Щербаков С.В.
14.09.2016
Рекомендации
Если приходится часто иметь дело с подобной документацией, лучше составить унифицированные шаблоны для себя на каждый из случаев. Так, можно избежать составления записки каждый раз с нуля и тем самым сэкономить время.
Следует обратить внимание на образцы текста гарантийного письма, будь то обязательство об оплате товара или иные действия — в данном деле приветствуется лаконичность и строгость.
Избыточность сложных и витиеватых фраз, а также отсутствие логики в письме повлечет за собой неправильное толкование, что не исключает конфликта в будущем.
По требованию стороны, получающей записку, в ней могут быть указаны приложения в виде дополнительных документов (выписка из реестра юр. лиц, приказ о назначении руководителя и так далее). По собственной инициативе этого лучше не делать. В реквизитах необходимо указывать номер банковского счета, с которого поступит оплата.
Даже если в письме не описаны условия возмещения за нарушения обязательств, пострадавшая сторона так или иначе имеет право получить штраф за каждый день просрочки. Таковы правила, описанные в Гражданском кодексе РФ.
Источник: vashbiznesplan.ru
Гарантийное письмо при регистрации ООО
Бланк гарантийного письма при регистрации ООО
Проверено экспертом
Образец гарантийного письма при регистрации ООО
Проверено экспертом
Гарантийное письмо – что это?
Для регистрации своей деятельности ООО необходимо получить юридический адрес. Это может быть адрес кого-либо из участников компании либо адрес арендуемого объекта. При этом от собственника арендуемой площади нужно получить не только устное согласие, но и письменно оформленную гарантию. Гарантийное письмо представляет собой документ, согласно которого при успешной регистрации общества, собственник гарантирует заключить договор аренды на свое помещение.
Как уже упоминалось, само гарантийное письмо не является обязательным документом и не входит в законодательно определенный перечень документов, необходимых для регистрации общества. Однако, налоговый орган может затребовать гарантию, чтобы подтвердить достоверность заявленного юридического адреса. Право проверки регистрационных данных, в частности, данных о юридическом адресе, установлено ст. 51 ГК РФ).
Постановление Пленума ВАС РФ № 61 от 30.07.2013 перечисляет ряд признаков, которые могут указывать на факт недостоверности юридического адреса.
Признаки недостоверности юрадреса
- Наличие по указанному адресу массовой регистрации. В этом случае присутствует несколько юридических лиц, зарегистрированных ранее по данному адресу и не выходящих на связь.
- Отсутствие существования указанного адреса либо отсутствие объекта (его разрушение) по указанному адресу.
- По указанному адресу расположен незавершенный строительный объект.
- Указанный адрес является местом размещения учреждений государственных органов, воинской части и т.п., где зарегистрировать коммерческую структуру нельзя.
- Несогласие собственника недвижимого объекта на регистрацию по своему адресу юридического лица.
Каждое из этих условий вызывает сомнения и говорит о недостоверности заявляемого юридического адреса. Перечень этот не является закрытым и не включает в себя условие об отсутствии или наличии гарантийного письма. А значит, налоговая служба может затребовать письмо от собственника недвижимого объекта в подтверждение того, что адрес достоверен. А потому есть риск получить отказ на регистрацию ООО. И если нет желания обращаться в суд в связи с необоснованным отказом, то лучше получить гарантийное письмо.
Важно! Налоговая служба вправе проверять на достоверность любые данные, содержащиеся в представленных документах.
Случаи необходимости гарантийного письма
Гарантийное письмо от собственника помещения понадобится для регистрации компании как подтверждение использования юридического адреса арендуемого объекта.
Оно может пригодиться в разных ситуациях:
- Гарантию может потребовать налоговая служба при постановке компании на регистрационный учет.
- Гарантийное письмо обезопасит фирму при невозможности установления добросовестности контрагента.
- Большинство компаний желает иметь точную гарантию, что после регистрации общества с ограниченной ответственностью помещение будет передано им в аренду.
- Письмо может быть предоставлено по просьбе партнеров при заключении какой-либо сделки.
Однако, не стоит забывать о том, что гарантийное письмо не является предварительным соглашением. Оно не обязывает владельца объекта к каким-то действиям, даже если будет содержать подробные условия аренды объекта.
Как оформить гарантийное письмо
Предоставить письмо с гарантией вправе собственник недвижимого объекта – как физическое, так и юридическое лицо.
Оформляется письмо с учетом правил делового оборота и в простой письменной форме. Текст может быть машинописным или «от руки».
Юрлицо предоставляет гарантию на своем фирменном бланке. Руководитель фирмы обязан подписать письмо и заверить его печатью (при наличии).
Поскольку у гарантийного письма нет срока годности, то в этом документе дату можно не прописывать.
Однако, к письму обязательно стоит приложить копию свидетельства о праве собственности на недвижимый объект по указанному адресу или выписку из ЕГРН. Поскольку, в случае предоставления помещения арендатором, последний подтверждает право сдавать объект в субаренду договором аренды.
Важно! Велика вероятность того, что после направления регистрационных документов, налоговики будут связываться с собственником помещения указанного юридического адреса. Контакты собственника должны быть актуальными и действительными, а сам собственник доступен для связи.
Адрес должен быть указан в соответствии с данными ФИАС, его наличие в государственном адресном реестре обязательно. Несовпадение данных может стать причиной для налоговой службы об отказе в регистрации. Нюансы указания сложного адреса лучше уточнить в самой налоговой службе.
Гарантийное письмо, как любой документ, состоит из шапки, названия документа «Гарантийное письмо», текстовой части, места для подписи и печати.
Рекомендуется отразить в гарантийном письме следующую информацию:
- Сведения о лице-собственнике помещения, предоставившем документ о гарантии. Данные паспорта указывает физическое лицо и реквизиты – юридическое лицо. Указываются доступный для связи контакты.
- Название налоговой службы, регистрирующей ООО
- Полный адрес (индекс, населенный пункт, улица, строение, дом, номер офиса).
- Подробные характеристика и размеры помещения (этаж, площадь).
- Сведения о новой организации и ее директоре (прописывается в соответствии с уставом).
- Формулировка разрешения о предоставлении по договору указанного объекта в аренду.
- Указание на то, что предоставляемая в аренду площадь не в аресте и без иных обременений.
В конечной части письма собственник площади, предоставляемой в аренду, ставит свою подпись и при наличии — печать. Тем самым заверяя положения документа о гарантии.
Как передать гарантийное письмо в налоговый орган
Гарантийное письмо передается в ИФНС одновременно с предоставлением полного пакета для регистрации. Местом подачи является территориальный налоговый орган по мету расположения юридического адреса нового ООО.
Передать гарантию можно любым доступным способом:
- При личном визите в налоговую инспекцию.
- Направить ценным письмом с наличием описи вложения (по почте).
- Воспользоваться при доставке письма услугами курьера.
- Направить документ по электронной почте через сервис налоговой службы (при наличии цифровой подписи).
- Передать письмо через доверенное лицо, на которое имеется нотариальная доверенность.
Случаи оформления ООО на адрес учредителя
Если предстоящая деятельность компании не будет связана с производством и не требует обязательного лицензирования, то в качестве юридического адреса можно представить адрес места проживания учредителя или директора регистрируемого ООО. В этом случае юридическим адресом будет домашний адрес жилого помещения.
По общему правилу, на жилой объект гарантийное письмо не составляется. В этом случае необходимо получить письменное согласие всех собственников жилья. При этом, совершеннолетние собственники выражают свое согласие лично. Согласие от несовершеннолетних собственников предоставляют их законные представители или опекуны (попечители).
Источник: spmag.ru
Гарантийное письмо на юридический адрес от собственника – образец, для чего оно нужно?
Чтобы зарегистрировать бизнес, необходимо соблюсти формальные требования ФНС: предоставить стандартный пакет документов и уведомить об официальном адресе, где будет в дальнейшем располагаться фирма. Если у бизнесмена есть в собственности недвижимость – проблем не должно возникнуть, можно указать своё местожительство. Однако многие начинающие бизнесмены сталкиваются с отсутствием для компании места, которое можно указать для налоговой. Как решить задачу в этом случае?
Один из законных способов – арендовать офис и получить от владельца помещения гарантийное письмо о предоставление юридического адреса. Такое уведомление составляется в одностороннем порядке, не накладывает на собственника никаких обязательств.
Кто пишет гарантийное письмо?
Гарантийное письмо на юридический адрес составляется собственником помещения, о котором идёт речь в этом документе. Таким образом владелец подтверждает своё согласие на дальнейшее использование (платное или безоплатное) своей недвижимости в целях осуществления какой-либо предпринимательской деятельности. При этом таким арендодателем могут выступать как юридические, так и физические лица.
Гарантийное письмо – для чего нужно и что из себя представляет?
Гарантийное письмо – это письменное заявление, в котором выражается согласие собственника на предоставление юридического адреса в случае успешной регистрации фирмы. Письмо предоставляется в налоговый орган в составе пакете документов, на основании которых ФНС принимает решение о регистрации компании или отказе. Гарантии собственника о подтверждении юр адреса не является договором о предоставлении помещения в аренду, поэтому арендодатель в этом случае не связан никакими обязательствами.
На основании предоставленного документа, налоговая проводит проверку фактического существования и подтверждения юридического адреса, удостоверяется в согласии собственника недвижимости. В случае предоставления заведомо недостоверных сведений, сотрудники налоговой могут отказать в регистрации.
Скачать образец гарантийного письма от юридического лица- Скачать образец гарантийного письма от физического лица
Когда разрешается использовать домашний адрес для регистрации фирмы?
Если компания занимается деятельностью, которая не подлежит лицензированию, есть возможность быстро и просто решить вопрос с юридическим адресом организации. Речь идёт об оформлении предприятия на домашний адрес руководителя или учредителя.
Стоит обратить внимание на то, что такая недвижимость должна быть доступна для использования на законных основаниях. Это значит, что директор (руководитель, учредитель) должен быть собственником квартиры (дома), быть в ней (в нём) прописанным либо иметь иные законные основания для проживания по этому адресу.
Кому и когда необходимо предоставлять гарантийное письмо?
В первую очередь предоставить письмо о предоставлении юридического адреса должны учредители юридического лица на этапе регистрации в ФНС. Организационно-правовая форма не имеет значения и может быть любой: ООО, АО, ПАО. Подать аналогичный документ в регистрирующий орган также необходимо в случае изменения места нахождения компании – расторжении договора аренды, смены собственника помещения.
Гарантийное письмо для юридического адреса носит уведомительный характер – так официальные органы узнают, куда пересылать корреспонденцию организации и где искать учредителя. По указанному адресу могут прийти с проверкой компетентные органы – санитарного контроля, правоохранители, налоговая, муниципальные и другие.
Отправлять гарантийное письмо необходимо не только при изменении адреса предприятия. Оно пригодится также для:
подтверждения безопасности организации как контрагента (новые деловые партнёры будут охотнее идти на контакт, подписывать взаимовыгодные договоры, если местонахождение организации будет подтверждено гарантийным письмом);
создания нового филиала уже существующей компании;
подтверждения намерения взять в аренду, субаренду или в безвозмездное пользование помещение (здание) после завершения регистрации предприятия в налоговых органах.
Нужен юридический адрес для регистрации или смены?
Предоставим по нужной ИФНС, полный комплект документов и гарантия регистрации в налоговой!
Особенности оформления гарантийного письма
Каких либо особых указаний к формату документа нет. Письмо в налоговую о юридическом адресе пишется в свободной форме с соблюдением общепринятых норм деловой переписки:
Оформляется шапка – указывается адресат (орган налоговой инспекции, который будет регистрировать компанию) и данные отправителя: название или ФИО арендодателя с указанием контактных номеров телефона, адреса.
Непосредственный текст – под заголовком «Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса» нужно указать технические характеристики помещения (здания): целевое использование (назначение) площадь, тип недвижимости. Необходимо прописать точный адрес с указанием почтового индекса. Также указывается организация, для которой предоставляется адрес.
Предоставление гарантий – в заключительной части письма стоит сообщить, что в дальнейшем планируется заключить договор аренды с зарегистрированной компанией.
Подпись – документ подписывает арендодатель. Это может быть физическое лицо, индивидуальный предприниматель, ООО, ПАО, АО.
Если составление документа вызывает затруднение, вы можете скачать письмо о юридическом адресе (образец). В случае, когда арендодателем выступает юридическое лицо, лучше использовать официальный фирменный бланк организации. К письму необходимо приложить копию документа о праве собственности на помещение.
Рекомендации к содержанию
При оформлении рассматриваемого документа необходимо обратить внимание на некоторые нюансы, чтобы не пришлось позже исправлять досадные ошибки. Итак, при составлении гарантийного письма следует:
указывать наименование компании-арендополучателя, компании-арендодателя, фамилию/отчество/имя руководителя (все данные вписываются строго по Уставу организации);
проверить, внесено ли здание, в котором будет находиться или уже располагается организация, в государственный реестр;
указывать ОГРН (регномер), ИНН (идентификационный номер), КПП (дополнение к ИНН);
написать точную площадь сдаваемого в аренду объекта, а также его этажность, точный адрес и тип сооружения (здания);
указывать данные паспорта арендодателя, если он выступает как физическое лицо;
проверить наличие упоминания о налоговом органе, в котором организация зарегистрирована или будет регистрироваться;
ставить подпись (и печать, если есть) всех владельцев (совладельцев) помещения (здания);
указывать контактную информацию (например, телефон), по которому сотрудник налоговой службы или другой заинтересованной компании сможет связаться с арендодателем;
соблюдать точность формулировки разрешения на взятие определённой торговой или иной коммерческой площади в аренду (из текста должно быть понятно, что владелец или имеющее законное право распоряжения недвижимостью лицо может и собирается сдать в аренду площадь, офис, здание, кабинет и так далее).
Помните! Установленного законодательно формата гарантийного письма нет, но все необходимые данные должны в нём обязательно присутствовать.
Как использовать гарантийное письмо на юр. адреса?
Рассматриваемое гарантийное письмо – это очень важный инструмент, который помогает организациям строить между собой деловые отношения. С его помощью можно легко подтвердить намерение руководства организации исправно выполнять свои обязательства перед контрагентами и партнёрами.
Гарантийное письмо применяется в процессе участия в тендерах, при заключении контрактов или привлечении инвестиций. Чтобы обеспечить этому документу юридическую силу, можно оформлять его с нотариальным заверением.
Убедиться в получении письма следует с помощью:
оформления уведомления о вручении;
отправки курьером;
передачи этого документа лично в руки получателю.
В таких случаях отправитель будет уверен в том, что оно дошло до адресата.
Как передать гарантийное письмо в налоговый орган?
Чтобы подать гарантийное письмо в налоговый орган необходимо собрать документы для регистрации и приложить к ним полученный документ. Существует несколько способов предоставить в регистрирующий орган письменную гарантию:
Лично с визитом в отделение ФНС по месту регистрации.
Через представителя – в этом случае необходимо оформить нотариальную доверенность на выдачу полномочий третьему лицу.
Дистанционно, через электронный портал Госуслуг – для этого необходимо иметь каждому учредителю квалифицированную электронную подпись, установить специальную программу ФНС на компьютер.
Ценным письмом по почте – следует создать опись вложенных документов и приложить к корреспонденции.
Курьерской службой – заранее нужно узнать, занимается ли агентство доставкой документов в государственные органы.
После получения документов, регистрирующий орган может связаться с собственником помещения и уточнить его согласие. Стоит заранее предупредить арендодателя о возможном звонке или визите ФНС.
Решили зарегистрировать бизнес? Наша компания поможет составить документ о письменной гарантии от собственника, а также предоставит в аренду юридические адреса для регистрации компании в налоговой.
Источник: gk-ooo.ru
