Путевой лист — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов.
Путевой лист оформляет собственник или владелец транспортного средства, если транспорт передается во временное пользование или сдается в аренду — арендодатель. На каждое ТС нужно заполнять отдельный документ.
На этой странице — образец заполнения путевого листа, а также все актуальные требования.
Форма путевого листа в 2023 году
Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.
Скачайте бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
- Скачать бланк и образец путевого листа
- Заполнять и печатать документы онлайн — это очень удобно
Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.
Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике.
Проверьте, что форма, которую вы используете, соответствует всем требованиям. О них — далее.
Путевые листы: что учитывать
Правила оформления путевых листов утверждает Минтранс. Они действуют для юрлиц и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Обратите внимание на изменения в правилах с 1 марта 2023:
- Перевозчиков освободили от обязанности вести журнал регистрации путевых листов.
- Путевые листы можно либо оформлять в бумажном виде, либо формировать электронные согласно ФЗ от 06.03.2022 № 39.
- Обновили состав обязательных реквизитов путевого листа, о них — далее.
Обязательные реквизиты путевого листа
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа в Приказе от 28.09.2022 г. № 390. Они действуют с 1 марта 2023 до 1 марта 2029 года.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указывать следующую информацию.
Срок действия документа
Период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
Информация о лице, оформившем документ
Юрлицо указывает полное наименование — название и организационно-правовую форму, адрес в пределах местонахождения, номер телефона и ОГРН.
ИП — ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ОГРНИП.
Информация о ТС
Во-первых, сведения о транспортном средстве включают тип — легковое или грузовое, марку, модель и госномер.
Во-вторых, техническое состояние. Ответственный за техконтроль сотрудник:
- заполняет дату и время проведения контроля технического состояния транспортного средства;
- заполняет дату и время выпуска автомобиля на линию;
- проставляет отметку «выпуск на линию разрешен» или «выпуск на линию не разрешен».
Здесь же вписываются показания одометра:
Без путевого на автомобиле #такси МОЖНО? В личных целях? Письмо #Минтранса.
- при выезде с парковки и возвращении на нее после смены;
- при приеме-сдачи транспортного средства следующему водителю в конце рабочего дня;
- при приеме-сдаче транспортного средства следующему водителю в конце смены, если на одно ТС формируется несколько путевок.
Если один автомобиль используют несколько водителей, показания одометра в момент передачи заполняет и заверяет подписью водитель, принимающий ТС. Для электронного путевого листа это делает сотрудник организации, у которого есть усиленная электронная подпись.
Информация о водителе / водителях ТС
ФИО и сведения о предсменном / предрейсовом и послесменном / послерейсовом медосмотре.
Данные о медосмотре — дату и время проведения — заполняет медработник и заверяет своей подписью. Если это электронный документ — использует УКЭП или УНЭП, сформированную на Госуслугах.
Также медработник ставит пометку:
- по результатам предсменного, предрейсового медосмотра — «прошел предсменный медосмотр, к выполнению трудовых обязанностей допущен»;
- по результатам послесменного, послерейсового медосмотра — «прошел послерейсовый медосмотр».
Вид перевозки
Варианты: коммерческая, для собственных нужд, передвижение о работа спецтранспорта.
Примеры коммерческих перевозок:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- перевозка пассажиров и багажа легковыми такси;
- перевозка грузов по договору перевозки или фрахтования;
- организованные автобусные перевозки детских групп.
Вид сообщения
- городское; — в пределах населенного пункта
- пригородное — между населенными пунктами с расстоянием между ними до 50 км;
- междугороднее — между населенными пунктами с расстоянием между ними более 50 км.
Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля
Так как обязательной формы бланка нет, за основу можно использовать форму № 3, главное — указать все обязательные реквизиты.
Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля
Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:
- Форму N 4-с . Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно.
- Форму N 4-п . Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период.
Срок действия путевого листа
Путевой лист нужно оформить или сформировать в электронном виде до выпуска транспортного средства на линию.
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
В день делается один или несколько рейсов в течение смены
До старта первого рейса
Рейс продолжается больше одной смены
До начала рейса
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена
Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.
Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. Нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Подробно о нарушениях и штрафах — в таблице:
Водитель работает без путевого листа
Ст. 12.3, 12.31.1 КоАП
Водитель — 500 руб.
Директор — 20 тыс. руб.
Юрлицо и ИП — 100 тыс. руб.
Путевой лист не подтверждает расходы на работу ТС
20% от доначисленного налога
Нет отметки о медосмотре
ГИБДД или Минтранс
Водитель — 3 тыс. руб.
Директор — 5 тыс. руб.
Юрлицо — 30 тыс. руб.
Директор — от 15 до 25 тыс. руб.
Юрлицо — от 110 до 130 тыс. руб.
ИП — 15-25 тыс. руб.
Водитель — 1 000 — 1 500 руб.
Директор — 2-3 тыс. руб.,
Юрлицо и ИП — 30-50 тыс. руб.
Нет отметки о техническом контроле
ГИБДД или Минтранс
Водитель — 3 тыс. руб.
Директор — 5 тыс. руб.
Юрлицо — 30 тыс. руб.
Часто задаваемые вопросы
Отвечаем на распространенные вопросы.
Нужен ли путевой лист для ИП?
Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.
Можно ли использовать электронный путевой лист?
Да, с 1 марта 2023.
В этом случае сотрудники, которые его заверяют, обязаны использовать электронную подпись — УКЭП или УНЭП.
Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?
Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.
Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?
Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец можно выше в этой статье.
Кто имеет право подписывать путевые листы?
Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.
На какой срок выдается путевой лист?
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.
- Новая форма транспортной накладной
- Договор поставки товара
Источник: www.moysklad.ru
«Яндекс.Такси» представил властям прототип единой системы электронных путевых листов и комплекс для медосмотра таксистов Статьи редакции
Внедрение единой системы позволит в разы сократить расходы таксопарков на технический и медосмотр, считают в компании.
8.6K открытий
«Яндекс.Такси» представил властям прототип системы электронных путевых листов (ЭПЛ), а также комплекса для медосмотра водителя и формирования ЭПЛ. Об этом пишет «Коммерсантъ» со ссылкой на компанию.
Прототипы ЭПЛ уже протестировали в Калуге вместе с партнёрами «Яндекс.Такси». Сервис предлагает провести ещё несколько пилотов технологии ЭПЛ для осмотра коммерческого и служебного транспорта в регионах. Затем компания готова передать разработки государству.
Идея единой базы ЭПЛ в том, что доступ к ней могут получить все профильные ведомства, например, ГИБДД и транспортная инспекция, говорят в «Яндекс.Такси». Для проверки наличия путевого листа инспектору достаточно будет пробить водителя по базе, как это делается с ОСАГО. В будущем технологию можно использовать для другого общественного и грузового транспорта.
Сейчас за осмотры платит перевозчик: для таксопарка в 20-30 автомобилей себестоимость каждого осмотра составляет 150-200 рублей на одну машину и водителя. Система от «Яндекс.Такси» позволит сократить затраты до 45 рублей, а при масштабировании технологии на всю страну цена может быть снижена в полтора-два раза, рассчитывают в компании.
В сервисах такси «Ситимобил» и «Везёт» поддержали внедрение ЭПЛ. В «Максим» на момент написания заметки не предоставили комментарии.
Обновлено в 12:20. В сервисе заказа такси «Максим» заявили vc.ru, что выступают против концепции путевых листов в любом виде. Это был инструмент государственных таксопарков советского периода сугубо для внутреннего учета и планирования, который никак не связан с безопасностью, считают в компании. Сейчас агрегаторы и службы такси управляют бизнесом с помощью автоматизированных информационных систем и контролируют перемещения водителей онлайн. а у каждого водителя в приложении есть информация о выполненных заказах — поэтому отдельного бумажного или электронного документа просто не нужно, заметили представители «Максим».
Источник в руководстве ГИБДД рассказал, что ЭПЛ — давняя идея Минтранса. В 2016 году ведомстве подготовило «дорожную карту» по разработке ЭПЛ для дистанционного медосмотра водителей — систему должны были запустить в 2018 году.
В Минтрансе сообщили, что прорабатывают этот вопрос. Согласованных решений по организационно-правовой модели внедрения ЭПЛ пока нет, отметили в министерстве.
Путевые листы — система учёта пробега, перевозимого груза, режима труда и отдыха водителя. В последнюю очередь это инструмент для контроля технического состояния автомобиля и предрейсового медосмотра водителя, отмечает глава центра компетенций Общественного института развития такси Станислав Швагерус.
По словам Швагеруса, ЭПЛ нет нигде в мире. В первую очередь необходимо решить, кому будут принадлежать данные, кто будет их обрабатывать и с какой целью, говорит эксперт.
«Яндекс.Такси» предложил упростить законодательство для таксистов в марте 2019 года. На встрече с премьером Дмитрием Медведевым компания предложила ввести ЭПЛ вместо бумажных, а также приравнять самозанятых таксистов к ИП, чтобы те смогли получать разрешения на свои машины такси без оформления статуса ИП.
Источник: vc.ru
