Вы записываете, подсчитываете, стремитесь уложиться в сроки, переживаете, аккуратно подшиваете все документы, но рано или поздно они потеряют актуальность. Забирая документы на хранение, обычно задают вопрос, когда можно будет от них избавиться и можно ли вообще.
Сроки хранения налоговых документов
Налоговое законодательство предъявляет самые мягкие требования к срокам хранения документов.
Документы подтверждающие доходы, расходы и оплату (удержание) налогов и сборов, следует хранить не менее 4 лет как организациям, так и ИП. Об этом сказано в подпункте 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.
Документы, которые требуются для расчета и выплаты страховых взносов, хранятся 6 лет.
Если понесли убыток и декларировали его, то хранить документы, подтверждающие факт налоговых убытков, следует в течение всего срока, пока деятельность убыточна и плюс 4 года сверх того.
ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ КОМПАНИИ. Как хранить документы компании. Компания Консенсус
Документы, подтверждающие стоимость основных активов, следует хранить, пока возможна их амортизация и плюс 4 года общего срока хранения.
Это значит, что в текущем 2020 году требуется хранить документы, как минимум, за 2019, 2018, 2017 и 2016 годы. От более старых документов уже можно было бы избавиться, если не требовалось учитывать требования из других областей законодательства.
Бухгалтерский учет
Федеральный закон о бухгалтерском учете (ч. 1 ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ) установил, что документы следует хранить минимум 5 лет после отчетного года. По срокам хранения отдельных видов документов закон требует придерживаться правил архивного дела.
Что имеем в итоге? Налоговые документы представляют интерес в течение 4 лет, за отдельными исключениями, плюс еще год по закону о бухгалтерском учете, плюс дополнительные требования, прописанные в нормативах архивного дела.
Архивное дело
Регулируется специальным ФЗ об архивном деле, под действие которого подпадают самые разные виды документации Министерства культуры, Росархива и даже Главархива СССР. Сроки, предписанные этим законом, выглядят пугающе.
Сейчас существует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 № 558. Из этого перечня можно узнать срок хранения конкретного типа документов.
Примеры сроков хранения, установленных для отдельных групп документов.
- 75 лет — расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты. Можно сократить срок до 5 лет при условии, что лицевые счета по форме Т-54 будут храниться 75 лет.
- 50 лет — кадровые приказы, трудовые договоры, личные карты работников, оставленные бывшими сотрудниками трудовые книжки. Такой срок действует для документов не старше 2003 года, а для более старых документов действует старый норматив — хранить 75 лет.
- 5 лет — путевые листы. Одно исключение: если путевые листы служат единственным подтверждением вредных и опасных условий работы, то срок хранения вырастает до 75 лет.
- 5 лет — налоговые декларации юридических лиц.
- 5 лет после увольнения — документы на бывшего сотрудника, относящиеся к материальной ответственности: табели, начисление премии, документы по командировкам.
- 1 год — графики отпусков.
Существуют и такие документы, которые следует хранить пожизненно, то есть все время пока ведется предпринимательская деятельность или существует организация. В любом случае этот срок не должен быть меньше 10 лет.
Какие кадровые документы запрещено подписывать в электронном виде
- Постоянно — Годовые расчеты по страховым взносам в ФСС.
- Постоянно — Книга учета доходов и расходов на УСН для ИП и организаций согласно п. 401 Приказа Министерства культуры России от 25.08.2010 № 558.
Таким образом, индивидуальный предприниматель, тем более, нанимавший работников, должен хранить кадровые документы в течение 50 лет после прекращения своей деятельности, а расчетно-платежные ведомости в течение 75 лет. Если платили налоги по упрощенной системе, не теряйте книгу за последний год работы, как минимум, 10 лет. Впрочем, никто не запрещает хранить ее вечно и оставить в наследство исследователям из будущих поколений.
Источник: kontursverka.ru
Хранение кадровых документов
Трудовое законодательство требует составления достаточно большого количества кадровых документов, полный перечень которых будет зависеть от организации труда работников именно в Вашей компании, а также отраслевой деятельности.
Подход к хранению кадровых документов
Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.
Ведение, а также хранение кадровых документов производится в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ),Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.
К кадровой документации относят:
• трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• трудовые книжки;
• личные карточки формы Т-2;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате.
Порядок хранения кадровых документов
Порядок хранения кадровых документов в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса. Согласно статье 2 КЗоТ РФ, каждый работник имеет право на судебное разбирательство, защиту. Следовательно, любой работодатель может оказаться в положении ответчика, а работодатель, не соблюдающий трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело. В результате этого ясно, что и в интересах работника, и в интересах работодателя — правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение кадровых документов.
Подготовка к хранения кадровых документов
При подготовке к хранению кадровых документов дела должны быть оформлены определенным образом. Основная цель упорядочения и хранения кадровых документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу. Подготовленные для архивного хранения кадровые документы, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, лист заверителя с указанием количества листов.
Тщательность и аккуратность при оформлении, ведении и хранении
Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении кадровых документов на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан, Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.
Сдача кадровых документов в архив
Кадровая документация сдается в архив, не только когда выходит из документооборота. Документы по личному составу, такие как: личные карточки сотрудников, личные дела, приказы, распоряжения, трудовые соглашения — строго конфиденциальная информация, работать с которой имеют право только сотрудники отдела кадров и проверяющие организации.
Соответственно, после сдачи их на архивное хранение необходимо также исключить несанкционированный доступ к ним.
Оформление кадровых документов при сдаче в архив
При сдаче кадровых документов в архив следует, сразу же позаботится об их надлежащем оформлении. Даже если в своем личном архиве кадровик может хранить документы в любом удобном для него порядке, аргументируя это тем, что он и так знает, что где лежит, руководителю организации стоит задуматься о том, в каком виде эти же самые дела буду сданы в архив.
Не стоит забывать, что большинству из них храниться 75 лет, и большую часть этого времени — в архиве. И если ваши дела изначально были оформлены, как полагается, процедура сдачи кадровых документов в архив пройдет без дополнительных временных и финансовых затрат.
ООО «Архивный Сервис» оказывает услуги по хранению и обработки кадровых документов.
Источник: archiv-s.ru
Кадровая документация: сколько и как хранить?
В процессе деятельности любого предприятия, компании, организации или учреждения накапливается большое количество документов, которым необходимо обеспечить правильные условия для хранения.
Причём сроки хранения для разных типов документов имеют строго регламентированные трудовым законодательством нормы. И следовать этим нормам обязаны все без исключения работодатели, в том числе и лица, занятые предпринимательской деятельностью.
Обязанность, возложенная на работодателя, делегируется им на уполномоченное лицо — сотрудника, назначенного приказом руководства для ведения и хранения кадровой документации.
Официальные обязанности, полученные от руководителя и подтверждённые соответствующим приказом, предохраняют сотрудников кадрового отдела от соблазна сохранять только самые важные (на их взгляд!) документы.
Ещё одна крайность — это длительное хранение всех бумаг, находящихся в ведении кадрового отдела. В результате возникает невообразимая путаница, не позволяющая в сжатые сроки добраться до нужной информации.
Чтобы избежать подобных ошибок в документообороте, были установлены специальные правила для хранения и ведения важных документов, имеющих отношение к трудовой сфере.
Законодательство
Знание установленных законодательством сроков хранения помогает не только соблюсти все нормы, но и преодолеть хаос и неразбериху в архиве юридического лица — хранение будет систематизированным, а все бумаги разместятся на своих местах (в отдельных папках или сейфах).
Существует специальный Федеральный закон под номером 125, регламентирующий все процессы архивного хранения документации (принятый в октябре 2004 года).
В 17-й статье данного закона установлена обязанность по обеспечению должного хранения документов, возлагаемая на работодателей.
А в 3-й статье поясняется, что именно может являться архивным документом. Согласно законодательным нормам — это любой материальный носитель важной информации, имеющий чёткое название и реквизиты (регистрационный номер и дату издания), позволяющие его без проблем идентифицировать.
Сроки хранения установлены в специальном Перечне, составленном Росархивом в октябре 2000 года. Это основной документ для кадровиков большинства организаций и предприятий, позволяющий отобрать и систематизировать документы для дальнейшего хранения.