Горизонтальное описание бизнес процессов пример

При вертикальном описании показывают только работы и их иерархический порядок в дереве бизнес-процесса. В этом случае имеются только вертикальные связи между родительскими и дочерними работами.

При горизонтальном описании бизнес-процесса также показываются, как эти работы между собой взаимосвязаны, в какой последовательности они выполняются, какие информационные и материальные потоки между ними движутся. В этом случае в модели бизнес-процесса появляются горизонтальные связи между различными работами, которые процесс составляют (рис. 1).

Рис. 1. Горизонтальное и вертикальное описание бизнес-процессов

Специалисты по организационному проектированию используют различную терминологию при описании бизнес-процессов. Например, вертикальное описание бизнес-процессов некоторые называют функциональным описанием деятельности, а горизонтальное описание — процессным описанием или просто описанием бизнес-процессов.

Способы описания бизнес-процессов

Давайте рассмотрим основные подходы к горизонтальному описанию бизнес-процессов. В настоящее время существуют три основных способа описания (рис. 2).

Системный подход к описанию бизнес-процессов

Первый способ — есть не что иное как текстовое последовательное описание бизнес-процесса. Примером текстового описания фрагмента бизнес-процесса является следующий текст: «Отдел продаж составляет договор и согласует его с Юридическим отделом».

Многие российские компании разработали и используют в своей деятельности регламентирующие документы, часть из которых является процессными регламентами и представляет не что иное как текстовое описание бизнес-процессов.

Для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный не подходит. Дело в том, что описание бизнес-процесса в текстовом виде системно рассмотреть и проанализировать невозможно. Текстовая информация воспринимается человеческим мозгом последовательно.

Например, когда человек читает регламент, и доходит до его конца, практически всегда он забывает про то, что было в начале документа. Второй недостаток текстового представления бизнес-процесса связан с тем, что человеческое сознание устроено так, что оно эффективно может работать только с образами. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходит дополнительно временя и умственные усилия. Поэтому при использовании текстового описания бизнес-процессов производительность и качество решений по оптимизации деятельности оставляют желать лучшего, что особенно сильно проявляется, когда решение принимается группой людей.

В свое время специалисты по информационным технологиям разработали более структурированный подход к описанию бизнес-процессов. Ими было предложено разбить бизнес-процесс по ячейкам структурированной таблицы, в которой каждый столбец и строчка имеют определенное значение. Данную таблицу читать более просто, из нее легче понять, кто за что отвечает, в какой последовательности в бизнес-процессе выполняются работы, и соответственно бизнес-процесс проще проанализировать. Табличная форма описания бизнес-процессов более эффективна по сравнению с текстовой и в настоящее время активно применяется специалистами по информационным технологиям для описания бизнес-процессов в приложении к задачам автоматизации.

Вертикальное и горизонтальное описание бизнес-процессов

В последнее время интенсивно стали развиваться и применяться при описании бизнес-процессов графические подходы. Признано, что графические методы обладают наибольшей эффективностью при решении задач связанных с описанием, анализом и оптимизацией деятельности компании.

Оказалось, что графика хороша тем, что графическая информация, расположенная в поле зрения человека, воспринимается его мозгом одновременно. Второе преимущество связанно с тем, что менеджер, является человеком с правополушарным мышлением и мыслит в виде образов. Любую текстовую информацию он раскладывает в образы. В случае, когда ему представляется информация в виде графических образов, значительно возрастают его возможности по анализу и принятию решений. В книге преимущественно будут рассматриваться именно графические подходы к описанию процессов, так как именно они себя хорошо зарекомендовали и их можно эффективно использовать для оптимизации деятельности организации.

Рис. 2. Способы описания бизнес-процессов

Часть 2.
«Описание окружения бизнес-процесса»

Описание окружения бизнес-процесса

Первым шагом описания бизнес-процесса является описание его окружения, которое представляет совокупность входов и выходов бизнес-процесс с указанием поставщиков и клиентов. Поставщики и клиенты процесса могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренними поставщиками и клиентам являются подразделения и сотрудники компании, с которыми рассматриваемый бизнес-процесс взаимодействует.

Давайте рассмотрим следующий пример. В бизнес-процессе «Поиск, подбор и прием сотрудника в штат компании» в качестве входа была указана заявка на подбор сотрудника, поступающего из профильного подразделения, которое в данном случае является внутренним поставщиком процесса. В качестве выхода процесса был рассмотрен принятый на работу сотрудник, который направляется в данное профильное подразделение и этом случае профильное подразделение одновременно является и внутренним клиентом бизнес-процесса.

За счет описания входов, выходов, поставщиков и клиентов горизонтальное описание бизнес-процесса позволяет более четко описать бизнес-процесс и его границы. В этом и заключается одно из его преимуществ перед вертикальным описанием.

Давайте рассмотрим следующий пример. В одной компании было осуществлено вертикальное описание деятельности, в рамках которого был сформулирован перечень процессов и работ, реализуемых в компании. Среди данных бизнес-процессов, был процесс, который назывался «Комиссионирование». Новые сотрудники приходящие в компанию долго не могли понять что это за бизнес-процесс. Интересным является факт, что и сотрудники проработавшие несколько лет в данной организации путано и по разному объясняли его структуру.

Для вертикального описания деятельности это считается вполне естественной ситуацией, так как только одним названием не возможно четко определить бизнес-процесс. Когда данная организация применила горизонтальное описание, в рамках которого было описано окружение этого процесса, то оказалось следующее.

Входом бизнес-процесса «Комиссионирование» была заявка на набор заказа, которая поступала от внутреннего поставщика процесса — отдела сбыта. Выходом этого процесса является собранный заказ, внутренним клиентом которого был отдел доставка, который далее доставлял заказ внешнему клиенту. Сейчас можно догадаться, что этот бизнес-процесс «Комиссионирование» связан с набором заказа для клиента, который происходил на складе. Только описание входов и выходов позволяет точно и конкретно описать границы бизнес-процесса и зачастую без горизонтального описания бизнес-процессов в сложных ситуациях обойтись практически невозможно.

При описании окружения бизнес-процесса рекомендуется построить его графическую схему, приведенную на рис. 3.

Рис. 3. Схема окружения бизнес-процесса

Классификация входов и выходов бизнес — процесса

При описании окружения бизнес-процесса приходится его входы и выходы делить на два типа: первичные и вторичные. В результате такого деления получаются первичные и вторичные входы, а также первичные и вторичные выходы.

Это делается для того, что бы не нарушать принцип Парето 20 на 80. Дело в том, что когда описывается окружение бизнес-процесса количество различных входов и выходов оказывается очень большим, в результате чего описанное окружение получается чрезвычайно больший и насыщенным. На это уходит много времени и сил и при этом малосущественная для анализа и принятия решения информация будет сильно мешать, что в дальнейшем может привести к не успешности проекта по оптимизации деятельности компании. Для того, что отделить существенное от несущественного используется деление входов и выходов бизнес-процесса на первичные и вторичные. Для этого что бы провести такое разделение нужно воспользоваться следующими определениями, приведенными в таблице 1 и примерами.

Таблица 1. Характеристики первичных и вторичных входов и выходов бизнес-процесс.

Определение и характеристики

• Основной результат, ради которого существует бизнес—процесс.
• Определяется целью, назначением бизнес-процесса.

• Побочный продукт бизнес-процесса, который может быть востребован вторичными клиентами.
• Не является основной целью бизнес-процесса.

• Поток объектов, инициирующий «запуск» бизнес-процесса — заказ клиента, план закупок и т.д.

• Потоки объектов, обеспечивающие нормальное протекание бизнес-процесса — стандарты, правила, механизмы выполнения действий, оборудование и пр.

Первичный вход — это вход, который инициирует начало бизнес-процесса. В примере с бизнес-процессов «Комиссионирование» заявка на набор заказа является первичным входом. В данном процессе при наборе заказа наборщицы, которые набирают заказ используют тару, которая тоже являются входом, но это вход вторичный, он не инициирует бизнес-процесс.

При описании бизнес-процесса нужно сделать акцент описание первичных входов и показать их. Про вторичные входы можно забыть. Они будут автоматические описаны при дальнейшей детализации процесса, так как на более низком уровне найдутся операции, для которых данные входы являются первичными.

То же самое относится и к выходам. Первичным выходом называют такой выход, ради которого процесс существует. В примере с бизнес-процессом «Комиссионирование» первичным выходом является собранный заказ. При выполнении данного бизнес-процесса имелись и другие выходы.

Если складская ячейка, содержащая определенную товарную позицию оказывалась пуста, то наборщица информировала об этом складских рабочих в чьи обязанности входит бизнес-процесс «Подпитка ячеек». Эта информация также является выходом, но этот выход не является первичным для бизнес-процесса «Комиссионирование», ради него процесс не существует. Следовательно он является вторичным.

Теоретические основы описания бизнес-процессов

Бизнес-функция – это задача, которую компания решает для достижения поставленных целей и обеспечения собственного выживания в бизнесе.

· Бизнес-функция отвечает на вопрос что делать.

· Пример основных бизнес-функций Общества: закупка, доставка, продажа, обслуживание оборудования, управление финансами и др.

Бизнес-процесс – это упорядоченная во времени и в пространстве совокупность работ, с указанием начала и конца и точным определением входов и выходов.

Бизнес-процесс описывает то, как выполняется бизнес-функция во времени и как бизнес-функции взаимодействуют между собой в работе компании.

Бизнес-процесс отвечает на вопрос как делать.

Владелец процесса – лицо, несущее ответственность за выполнение процесса и наделенное соответствующими правами и полномочиями. Обязанностью владельца процесса является постоянное усовершенствование процесса.

Первичный вход – это вход, который инициирует начало бизнес-процесса.

Вторичный вход – потоки объектов, обеспечивающие нормальное протекание бизнес-процесса: стандарты, правила, механизмы выполнения действий, оборудование и пр.

Цели описания бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов производится для следующих целей:

· Документирование и оптимизация построения бизнеса.

· Разработка новых схем ведения бизнеса.

· Разработка IT системы.

· Разработка регламентирующих документов.

Способы описания бизнес-процессов

Описание бизнес-процесса может быть представлено в текстовом, табличном, графическом, и комбинированном виде. Наиболее приемлемым является комбинированный способ описания, когда графическая информация сопровождается текстовыми комментариями.

Вертикальное и горизонтальное описание бизнес-процессов

При вертикальном описании показывают только работы и их иерархический порядок в дереве бизнес-процесса. В этом случае имеются только вертикальные связи между родительскими и дочерними работами.

При горизонтальном описании бизнес-процесса также показываются, как эти работы между собой взаимосвязаны, в какой последовательности они выполняются, какие информационные и материальные потоки между ними движутся. В этом случае в модели бизнес-процесса появляются горизонтальные связи между различными работами, которые процесс составляют.

Пример вертикального и горизонтального описания бизнес-процессов

Схема окружения бизнес-процесса

После описания окружения бизнес-процесса наступает очередь описания его внутренней структуры.

При вертикальном описании показываются работы, из которых бизнес-процесс состоит. На этапе горизонтального описания описываются взаимодействия между работами, включая материальные и информационные потоки.

Следующим этапом является определение графической структуры процесса в соответствии с принятыми стандартами и ее отображение доступными программными средствами.

Окончательным этапом описания бизнес-процессов является разработка текстовых пояснений.

Методология IDEF.

Наиболее обширная методология, которая позволяет описывать не только бизнес-процессы, но и функциональные блоки (например, маркетинг или финансы), различные объекты в компании и действия над ними (например, весь комплекс процессов обработки и выполнения заказа клиента), а также состояние и динамику развития бизнес-единиц компании и компании в целом.

Стандарт IDEF0

С помощью таких стандартов можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными. В настоящий момент к семейству IDEF можно отнести следующие стандарты:

− IDEF0 – методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0, изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков – в терминах IDEF0). Как правило, моделирование средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы;

− IDEF1 – методология моделирования информационных потоков внутри системы, позволяющая отображать и анализировать их структуру и взаимосвязи;

− IDEF1X (IDEF1 Extended) – методология построения реляционных структур. IDEF1X относится к типу методологий “Сущность-взаимосвязь” (ER – Entity-Relationship) и, как правило, используется для моделирования реляционных баз данных, имеющих отношение к рассматриваемой системе;

− IDEF2 – методология динамического моделирования развития систем. В связи с весьма серьезными сложностями анализа динамических систем от этого стандарта практически отказались, и его развитие приостановилось на самом начальном этапе. Однако в настоящее время присутствуют алгоритмы и их компьютерные реализации, позволяющие превращать набор статических диаграмм IDEF0 в динамические модели, построенные на базе “раскрашенных сетей Петри” (CPN – Color Petri Nets);

− IDEF3 – методология документирования процессов, происходящих в системе, которая используется, например, при исследовании технологических процессов на предприятиях. С помощью IDEF3 описываются сценарий и последовательность операций для каждого процесса. IDEF3 имеет прямую взаимосвязь с методологией IDEF0 – каждая функция (функциональный блок) может быть представлена в виде отдельного процесса средствами IDEF3;

− IDEF4 – методология построения объектно-ориентированных систем. Средства IDEF4 позволяют наглядно отображать структуру объектов и заложенные принципы их взаимодействия, тем самым позволяя анализировать и оптимизировать сложные объектно-ориентированные системы.

− IDEF5 – методология онтологического исследования сложных систем. С помощью методологии IDEF5 онтология системы может быть описана при помощи определенного словаря терминов и правил, на основании которых могут быть сформированы достоверные утверждения о состоянии рассматриваемой системы в некоторый момент времени. На основе этих утверждений формируются выводы о дальнейшем развитии системы и производится её оптимизация.

Стандарт WFD

При описании бизнес-процессов нижнего уровня используются процессные схемы, называемые WFD – Work Flow Diagram, что переводится как диаграмма потоков работ (рисунок 2). На этой схеме появляются дополнительные объекты, с помощью которых описывается процесс: логические операторы, события начала и окончания процесса, а также элементы, показывающие временные задержки.

Рисунок 2 — Диаграмма потоков работ

Отличительной особенностью WFD – диаграммы является то, что стрелки между операциями бизнес-процесса обозначают не потоки объектов (информационные и материальные), а потоки или временную последовательность выполнения работ.

Стандарт DFD

Для описания процессов верхнего уровня используется стандарт описания бизнес-процессов DFD – Data Flow Diagram, что переводится как диаграмма потоков данных (рисунок 3).

На диаграмме потоков данных показываются работы, которые входят в состав описываемого бизнес-процесса, а также показываются входы и выходы каждой из работ. Данные входы и выходы представляют из себя информационные, либо материальные потоки. При этом выходы одной работы могут являться входами для других.

Рисунок 3 — Диаграмма потоков данных

DFD-схема бизнес-процесса показывает потоки материальных и информационных потоков и ни в коем случае не говорит о временной последовательности работ.

Теоретические основы описания бизнес-процессов

Терминология

Бизнес-функция – это задача, которую компания решает для достижения поставленных целей и обеспечения собственного выживания в бизнесе.

· Бизнес-функция отвечает на вопрос что делать.

· Пример основных бизнес-функций Общества: закупка, доставка, продажа, обслуживание оборудования, управление финансами и др.

Бизнес-процесс – это упорядоченная во времени и в пространстве совокупность работ, с указанием начала и конца и точным определением входов и выходов.

Бизнес-процесс описывает то, как выполняется бизнес-функция во времени и как бизнес-функции взаимодействуют между собой в работе компании.

Бизнес-процесс отвечает на вопрос как делать.

Владелец процесса – лицо, несущее ответственность за выполнение процесса и наделенное соответствующими правами и полномочиями. Обязанностью владельца процесса является постоянное усовершенствование процесса.

Первичный вход – это вход, который инициирует начало бизнес-процесса.

Вторичный вход – потоки объектов, обеспечивающие нормальное протекание бизнес-процесса: стандарты, правила, механизмы выполнения действий, оборудование и пр.

Источник: infopedia.su

Горизонтальное и вертикальное описание бизнес-процессов

В статье «Технология структуризации и описание организации — шаг за шагом» (Консультант директора №8 (212), Апрель, 2004). были рассмотрены четыре шага описания организации «как есть». Давайте вернемся к наиболее сложному второму шагу на котором описываются бизнес-процессы. Ранее было упомянуто о необходимости выделения сложных и простых инструментов организационного проектирования. При рассмотрении второго шага был рассмотрен простой инструмент, который называют вертикальным описанием бизнес-процессов.

В данной статье будет рассмотрен второй более сложный инструмент, применяемый при описании бизнес-процессов который называется горизонтальным описанием. Его приходится использовать, в случае если вертикального описания недостаточно.

Что это за инструмент? — В первом случае при описании бизнес-процессов показывались только работы, из которых процесс состоит, а также их иерархия. Часто этой информации бывает недостаточно для того, чтобы провести качественный анализ и оптимизацию деятельности компании. В этом случае нужно использовать горизонтальное описание бизнес-процессов.

При вертикальном описании показывают только работы и их иерархический порядок в дереве бизнес-процесса. В этом случае имеются только вертикальные связи между родительскими и дочерними работами.

При горизонтальном описании бизнес-процесса также показываются, как эти работы между собой взаимосвязаны, в какой последовательности они выполняются, какие информационные и материальные потоки между ними движутся. В этом случае в модели бизнес-процесса появляются горизонтальные связи между различными работами, которые процесс составляют (рис. 1).

Рис. 1. Горизонтальное и вертикальное описание бизнес-процессов

Специалисты по организационному проектированию используют различную терминологию при описании бизнес-процессов. Например, вертикальное описание бизнес-процессов некоторые называют функциональным

3. Реинжиниринг бизнес-процессов (РБП). Задачи РБП. Область применения РБП. Принципы РБП.

Средства РБП. Пример РБП

Реинжиниринг бизнес-процессов (РГБ)- «фундаментальное переосмысливание и радикальное изменение бизнес-процессов для достижения коренных улучшений в основных показателях деятельности предприятия»

Задачи РБП:

l Определение оптимальной последовательности процессов

l Оптимизация использования ресурсов

l Построение адаптивных бизнес-процессов (потребители, конкуренты, новые технологии и товары)

l Определение рациональных схем взаимодействия с партнерами и клиентами)

l Синхронизация одновременно выполняемых процессов

Средства РБП:

l Инженерные методы проектирования

l Информационные технологии

l Методы моделирования

l Методы консалтинга

l Экономические методы расчета эффективности

Принципы РБП:

l «Горизонтальное сжатие процесса» — несколько рабочих процедур объединяются в одну. Следствие – многофункциональность рабочих мест.

l «Вертикальное сжатие процесса» — исполнители принимают самостоятельное решение. Следствие – повышение ответственности и заинтересованности.

l «Распараллеленность процесса» — шаги процесса выполняются в естественном порядке. Следствие – работа выполняется в том месте, где это целесообразно.

l «Многовариантность процесса». Следствие – адаптивность процесса

l Уменьшается количество проверок и согласований

l Единая точка контакта с клиентом

l «Централизованно-децентрализованное управление»

РБП нацелен на решение следующих задач:

l Выявление объективной структуры БП

l Оптимальное распределение выявленных функций по подразделениям, исполнителям и их автоматизацию с учетом ограничений на ресурсы.

Когда применяется реинжиниринг:

l Диверсификация товаров и услуг

l Работа по индивидуальным заказам

l Внедрение новых технологий

l Многообразие корпоративных связей

Нерациональность организационной структуры (дублирование процессов, плохой документооборот)

4. Реинжиниринг бизнес-процессов (РБП). Этапы проведения РБП. Пример РБП

Реинжиниринг бизнес-процессов (РГБ)- «фундаментальное переосмысливание и радикальное изменение бизнес-процессов для достижения коренных улучшений в основных показателях деятельности предприятия»

Этапы проведения РБП:

l Постановка проблемы, выявление «узких» мест (стратегические решения)

l Идентификация БП (цели реинжиниринга, ключевые факторы успеха, БП, приоритеты)

l Обратный реинжиниринг (предложения по реорганизации БП)

l Прямой реинжиниринг (Модель БП)

l Разработка проекта (организационно-экономическая система, ИС)

l Внедрение (Функционирующая система БП)

1) Постановка проблемы, выявление «узких» мест включает:

l Формулировка проблем

l Корректировка основополагающих документов (миссии, видения, ценностей)

l Постановка стратегических целей

l Решение о проведении реинжиниринга

l Разъяснительная работа и формирование мотивации

l Выделение ресурсов

l Формирование команды

2) Идентификация БП:

l Определение ключевых факторов успеха (7-8 факторов): длительность, издержки качество, сервис и т.д.

l Выявление основных БП, как существующих, так и перспективных (10-15 процессов)

l Ранжирование БП, с указанием приоритета реинжиниринга

l Неформальное описание отличительных особенностей БП

l Спецификация существующих производственных и информационных технологий

l Описание возможных сценариев развития предприятия

l Определение ограничений, связанных с условиями на предприятии

l Определение внешних рисков

l Разработка ТЗ

Дата добавления: 2015-09-06 ; просмотров: 315 | Нарушение авторских прав

Читайте в этой же книге: Примеры СМО в металлургической промышленности | Понятие момента времени | Назначение регистров | Групповая разработка прикладных решений |

mybiblioteka.su — 2015-2023 год. (0.01 сек.)

Источник: mybiblioteka.su