Хорошие манеры в бизнесе

Деловой этикет — это вовсе не устаревшие церемонии и никому не нужные ритуалы, это, прежде всего, нормы поведения и хорошие манеры, принятые в бизнес-среде.

Соблюдение правил делового этикета требуется не только на конференциях, переговорах и деловых обедах, но и во внутренней коммуникации между сотрудниками и руководством, при ведении телефонных переговоров, деловой переписки и во время проведения совещаний.

Совещания, как неотъемлемый атрибут деловой коммуникации, не могут эффективно проводиться без соблюдения определенных правил. И это относится не только к организационным вопросам, но и к поведению и манере общения участников совещания.

Давайте посмотрим, каких правил делового этикета стоит придерживаться при проведении деловых совещаний как руководителю, так и секретарю.

Правила этикета на совещании

Совещания — полезный инструмент для решения стратегических и оперативных вопросов организации. Но не всегда они проходят так, как надо. Вспомните, сколько раз за свою профессиональную карьеру вы присутствовали на абсолютно бесполезных совещаниях, где кроме ругани и препирания сторон не происходило ничего?

Хорошие манеры и этикет. Александра Казакевич. Часть 1.

Или же, наоборот, совещания скатывалось в формальные речи без какой-либо продуктивной составляющей. Это все — две крайности одной и той же плоскости. Конечно, результативность совещания в большей степени зависит от качества его организации, но немалую долю в этом занимает и этика делового общения среди участников. Так, только-только зарождающийся конфликт оппонентов на совещании можно минимизировать или вообще свести к нулю, умело оперируя правилами этикета. И вероятность того, что совещание пойдет все-таки по результативной дороге, намного выше.

Цель любого совещания — планового или оперативного — получить ответы на повестку дня и подписать протокол совещания, закрепив решение вопросов по каждому пункту. Потому предварительная подготовка к проведению совещанию, тщательная проработка деталей — залог успеха будущей встречи.

Как правило, организацией совещаний занимается секретарь совместно с руководителем. А потому знать правила делового этикета (которые, кстати, определяют как по всем деловым нормам организовать совещание) нужно обязательно.

• Оповещение участников совещания заранее
  Да, совещания бывают оперативными, когда руководству требуется немедленно получить информацию по текущему состоянию дел в компании или по актуальному вопросу. В таком случае, оповестить участников за несколько дней никак не получится. Но если это плановое собрание с большим количеством участников, тогда необходимо оповестить сотрудников заранее. Обычно рассылаются письменные приглашения на совещание с указанием даты и времени, места, темы и состава участников. Это помогает подготовиться к обсуждению вопросов на совещании и скоординировать распорядок дня сотрудников, которые будут задействованы в мероприятии. Отправьте письменное приглашение за несколько дней до планируемой даты проведения совещания, а лучше за 1-1,5 недели.

• Прибытие в указанное время.
  Даже если вы — тот человек, который проводит совещание, опаздывать нельзя. Это показатель неуважения к остальным участникам собрания. Совещание всегда начинают вовремя, не дожидаясь опоздавших. Если все-таки вы опоздали по непредвиденным причинам, заходя в конференц-зал, следует принести извинение и тихо пройти на свое место, стараясь не отвлекать собравшихся.

Хорошие манеры. Бизнес-ланч

• Подготовка места для проведения совещания
  Помещение должно быть просторным, способным вместить то количество участников, которые будут присутствовать на деловом собрании. А стол должен быть большим, чтобы участники не сидели слишком близко друг к другу. Еще нужно продумать освещение и проветривание кабинета, а также позаботиться о технической стороне (например, подготовить демонстрационное оборудование для презентаций, раздаточные материалы и пр.).

• Встреча гостей
  По правилам встречей участников совещания занимается сотрудник, не принимающий участие в этом мероприятия, обычно, на эту роль берет на себя секретарь. По этикету нужно встретить гостей и проводить до места проведения совещания. Руководитель (или тот, кто собственно проводит совещание) приветствует участников первый, после обмена приветствиями он предлагает гостям занять свои места.

• Рассадка участников
  Если в совещании принимают участие более 6 человек, то необходимо заранее подготовить таблички с именами участников и расставить на столе. В рассадке участников действует принцип «по старшинству»: руководитель располагается в центре стола, по правую и левую руку места от него — самые престижные, их занимают руководители подразделений и т.д. Да, и помните, оппонентов или сотрудников в плохих отношениях друг с другом не сажайте напротив друг друга.

Правила поведения руководителя

• Перед началом совещания обозначить тему и вопросы, которые будут обсуждаться в процессе. Представить приглашенных гостей, если такие есть.

• Установить и обозначить лимит времени, отведенный на выступление каждого участника или обсуждения вопроса. Четко следить за временем и прерывать разговоры «не по теме».

• Позволить всем желающим высказаться по теме вопроса, и при необходимости уточнить позицию выступающего (во избежание недопонимания другими слушателями).

• Подводить промежуточные итоги. Это помогает не сбиться с намеченного курса и в то же время показывает участникам, что совещание продвинулось к намеченной цели.

• Личное мнение лучше оставить за дверью кабинета. Особенно личное отношения к участникам. Руководитель должен быть максимально нейтральным и объективным во время выступления докладчиков и дискуссии.

• Пресекать «лишние» разговоры, не относящиеся к теме собрания, прерывать пререкания коллег и жесткую критику кого-либо из присутствующих. Объективная критика уместна на совещании, но она должна быть четко аргументирована и не затрагивать личные качества критикуемого сотрудника.

• В завершении совещания необходимо подвести итог и сформулировать решения, закрепить это в протоколе совещания. В конце руководитель должен искренне поблагодарить собравшихся за участие в работе и отметить, что мнение каждого из выступающих было очень важным и помогло в итоге выработать правильное решение.

Умение начать и вести непринужденную беседу — важный навык современного секретаря. Но о чем поговорить с незнакомым человеком? Как начать беседу с ожидающим посетителем офиса и избежать неловких пауз в разговоре?

Правила поведения секретаря

Как правило, организацией совещаний занимается секретарь. Именно он подготавливает все необходимые инструменты для проведения собрания, обеспечивает необходимыми канцелярскими принадлежностями, демонстрационным оборудованием и пр. Но еще помимо этого всего, секретарь встречает гостей, приглашенных на деловое совещание.

Вам ведь знакомо выражение: «Произвести хорошее впечатление — это уже половина успеха»? Вот и при организации совещаний то же самое. Гости, принимающие участие в собрании, сначала обращают внимание именно на организацию совещания, то, как их встретили, все ли нужное для работы есть на столе и пр. Потому секретарь просто обязан следовать деловому этикету.

Вот какими правилами делового этикета стоит руководствоваться секретарю во время и после проведения совещаний:

Во-первых , внешний вид. Даже если в вашей компании нет строгого дресс-кода, секретарь — лицо компании, и опрятный деловой вид — обязателен. Деловой стиль — вовсе не означает что нужно ходить только «белый верх — черный низ», главное избегать «кричащих» цветов, ярких принтов и всевозможных броских украшений. Внешний вид секретаря должен быть сдержанным, не вызывающим.

Во-вторых , секретарь должен позаботиться обо всем, что может понадобиться во время совещания: подготовить раздаточные материалы и разложить на столе, напечатать карточки с именами участников, приготовить ручки, бумагу, блокноты и прочее необходимое для записей, расставить бутылки с водой и стаканы на столе (как правило, чай, кофе подают при более неформальных совещаниях и в том случае, где количество участников не более 5-6 человек).

В-третьих , секретарь должен встретить гостей и проводить до зала, в котором будет проходить совещания. Будьте приветливыми и дружелюбными при встрече, так вы настроите участников на миролюбивый тон общения.

В ходе совещания секретарь может как присутствовать и вести протокол, так и находиться на своем месте. Если секретарю поручено вести протокол совещания, он должен сидеть не за общим столом переговоров, а в стороне. Нельзя перебивать, переспрашивать, уточнять что-то у выступающих и вообще любым образом отвлекать нельзя. Если не успеваете записать какую-то мысль в протокол, просто пометьте кто говорит и что вам нужно уточнить, и задайте свой вопрос уже после совещания.

Если секретарь не находится в зале совещания, он может вернуться к своим текущим обязанностям.

Источник: 3259404.ru

«Уже и пальто подать нельзя»: как деловой этикет помогает избегать харассмента

Эксперт по бизнес-этикету Татьяна Баранова объясняет, почему проявления вежливости могут быть неуместными, как быть тактичным, не нарушая ничьи границы, и как ввести в компании принципы экологичного общения

Когда на корпоративных тренингах по деловому этикету аудитория слышит, что поцелуй руки женщины в бизнес-среде неуместен, люди порой иронизируют, что так скоро и пропустить коллегу в дверях будет считаться харассментом. Здесь происходит подмена понятий. Но почему «пропустить в дверях» и «поцеловать руку» — это явления разного порядка и как разобраться, где что?

Тактичность и галантность

Легко представить себе ситуацию: мужчина, воспитанный с убеждением, что женщинам надо открывать двери, подавать руку, приносить кофе, пропускать вперед, делать комплименты, внезапно слышит, что «его ухаживания навязчивы и неуместны, и вообще все это уже где-то на грани харассмента». Мужчина потрясен до глубины души: он стремился проявить себя как истинный джентльмен, но его благие намерения не увенчались успехом. «Всему виной феминизм и идеи гендерного равенства», — думает он.

Вполне вероятно, что его помыслы были чисты и в них не было ни неуместных ухаживаний, ни домогательств. Герой этой ситуации оказался заложником стереотипа «если рядом женщина, она жаждет внимания и опеки в самом активном ее проявлении», то есть галантности.

Формально на работе нет «леди и джентльменов»: есть коллеги, эксперты, специалисты, профессионалы с разными деловыми статусами — обоих полов. Но даже в самом строгом и консервативном бизнесе работают люди, а у людей есть чувства, эмоции и потребность в налаживании и поддержании не только эффективных, но и комфортных деловых отношений. Своего рода социальным клеем выступает тактичность.

Ее-то многие и путают с галантностью, которой в рабочем общении не место.

Между галантностью и тактичностью очень тонкая граница. Галантность, согласно определению «Википедии», «в переводе с французского языка означает изысканную вежливость, чрезвычайную обходительность. В XVII-XVIII веках под галантностью подразумевалась не только крайняя степень уважения к женщине, но и поклонение женской красоте, своеобразное «служение» даме, исполнение всех ее желаний и капризов».

А тактичность — «умение вести себя в соответствии с принятым этикетом и этическими нормами. Тактичность подразумевает не только простое следование правилам поведения, но и умение понимать собеседника и не допускать неприятных для других людей ситуаций».

Материал по теме

Забота и уважение

Тактичность как умение вовремя промолчать, выказать уместную поддержку, проявить уважение и по достоинству оценить профессиональные (и возможно, личностные) качества и достижения коллеги идет рука об руку с гуманизмом — базовой заботой о человеке.

На видео пресс-конференции, которое опубликовал Центробанк по итогам заседания совета директоров, видно, как заместитель Эльвиры Набиуллиной заботливо и при этом по-деловому сдержанно придержал ее стул на колесиках в тот момент, когда начальница занимала свое место за столом на пресс-конференции. Не отодвинул для нее стул, как джентльмен, а просто придержал, чтобы убедиться, что стул не откатится и не создаст неловкой ситуации. Проявил заботу, но больше в профессиональном и общечеловеческом плане, а не в чистом виде продемонстрировал джентльменский порыв по отношению к даме.

Все остались в границах делового поля. При этом важно, что в таком жесте не было патерналистского посыла (мол, сама, без мужской помощи, женщина точно бы не справилась). Не читалось там и двусмысленности или неуместной куртуазности.

И если женщине-секретарю тяжело тащить стул в переговорную или открыть тяжелую дверь, ей можно помочь. Это не харассмент и не нарушение гендерного равенства, ведь если бы мужчина-коллега в одиночку передвигал диван из приемной в другое помещение, ему бы наверняка тоже помогли. Это помощь ближнему.

Уважение к коллеге стоит проявлять с учетом нюансов ситуации. Мы члены делегации на деловых переговорах или наслаждаемся постановкой в театре? Каков деловой статус участников коммуникации? Не скомпрометирует ли чрезмерная опека со стороны коллеги женщину как специалиста?

Материал по теме

Как понять, что выходит за рамки

Само по себе понятие «норма» в морально-этическом аспекте слишком подвижно. Его сложно — а иногда и не нужно — зафиксировать раз и навсегда. Но можно задать контекст, привести примеры, объяснить, почему тот или иной жест, даже если продиктован искренними благородными намерениями, в итоге может восприниматься совершенно иначе.

Об этом сегодня задумываются во многих организациях — обсуждают в рабочих группах, проводят совместные сессии и обучение, ищут те форматы «экологичной» деловой коммуникации, когда всем комфортно и никто не напрягается по поводу шутки, рукопожатия или специфических представлений другого коллеги о галантности и хороших манерах.

Кстати, рукопожатия становятся неожиданным камнем преткновения. Еще в 1985 году Россия ратифицировала Европейскую социальную хартию, согласно которой в деловой и профессиональной среде взаимоотношения между людьми не должны основываться исключительно на принципе половой принадлежности. А значит, и обмен рукопожатиями на деловой встрече должен происходить со всеми участниками и участницами в равной степени, без попытки заменить рукопожатие поцелуем руки, кивком головой или чем-то еще (в моей практике мужчины пару раз говорили, что пытались заменить неловкое рукопожатие с женщиной на подобие поклона). На практике мы нередко видим, что мужчина, входя в переговорную, обменивается рукопожатиями с другими мужчинами, а женщины словно оказываются исключены из этой коммуникации.

Иногда люди хотят разрядить обстановку, и первое, что приходит на ум, — юмор. Хорошее решение, если это не анекдот про блондинку и не шутка типа «Женщина-хирург — это и не женщина, и не хирург». Хороший юмор — такой, который понятен всем присутствующим, не обиден ни для кого из собеседников и решает свою главную задачу: вызывает позитивную эмоцию, а не недоумение или желание немедленно выйти из беседы.

Как объяснить все эти тонкости? Предположим, женщина получила комплимент: «Ты сегодня на конференции впечатляюще выступила с докладом и при этом отлично смотрелась в свете софитов». Может ли он показаться обидным или быть расценен как харассмент? Если задуматься, такой комплимент можно сделать и коллеге-мужчине.

И тогда получается, что это не галантность в чистом виде, а вежливость и желание поддержать коллегу (любого пола). Такие примеры помогают показать, что речь не о запрете на улыбку или обмен приятностями за чашкой кофе на офисной кухне. Дело лишь в том, чтобы убедиться, что все понимают друг друга верно и никто при этом не чувствует себя ущемленным или задетым.

Источник: www.forbes.ru

Этикет делового человека

Деловой этикет – принятые в обществе нормы поведения, установленные в области бизнеса, при налаживании деловых контактов. На него возлагаются следующие функции:

1. Возможность избежать ошибок или же сгладить допустимые промахи понятным для оппонента способом. Поэтому смысл этикета можно понимать, как формирование определенных правил поведения, способствующих взаимопониманию людей бизнес круга.
2. Удобство, в котором отражается целесообразность, практичность использования этикета делового человека. Входящие в него нормы, правила максимально приближены к действительности. Они же позволяют хотя бы просто уважительно относиться к окружающим.
3. Формирование имиджа. Нельзя говорить о положительном имидже компании, в которой не соблюдается этикет. Важно понимать, что хорошие манеры несут и прибыль, и способствуют улучшению репутации. Ведь приятнее работать с теми, кто соблюдает нормы этикета, которые способствуют созданию благоприятного психологического климата для налаживания деловых контактов.

Деловой этикет: внешний вид

Требование этикета, касаемое одежды – ношение костюма. Последний считается своеобразной визитной карточкой. Люди, в том числе и деловые, всегда обращают внимание на то, как человек одет. Поэтому костюм, как и дополнительные аксессуары, обувь, должен быть безупречен. Помните, что расхлябанность в одежде – это признак суетливости, забывчивости.

В свою очередь, аккуратность ассоциируется с организованностью в работе, с тем, что человек умеет ценить время, как свое, так и чужое.

Правила ношения костюма:

1. Деловой костюм не совместим со спортивной обувью.
2. Не следует брать спортивную сумку на те же переговоры. Оптимальные варианты, подходящие к костюму – дипломат, портфель, папка.
3. Галстук – обязательная составляющая делового костюма. Правила делового этикета исключают отсутствие галстука.
4. К костюму выбирается сорочка ВСЕГДА с длинными рукавами и желательно без нагрудных карманов. При этом ее манжеты должны быть видны из-под рукавов делового пиджака примерно на 1,5 см.
5. Узкий конец галстука не должен быть на виду, выступать из-за лицевой части аксессуара.
6. В рабочее время лучше носить неброский костюм. Такой вариант считается хорошим тоном. Это должен быть несветлый костюм, с отсутствием слишком пестрой или темной сорочки, с неярким галстуком.
7. При отсутствии знаний о подборе сорочек и туфлей по цвету, следует выбирать белую сорочку и черные туфли.
8. Нижняя часть галстука в завязанном состоянии должна касаться ремня.
9. Галстук по ширине должен быть таким же, как и размер лацканов пиджака, а по тону — светлее костюма, но темнее сорочки.
10. Важное правило – отсутствие несовместимости узоров, т.е. 2 и более элементов костюма не должны быть с узором.

Советы по внешнему виду

• Светлые костюмы следует носить днем, вечером – более темных тонов.
• На официальных мероприятиях пиджак должен быть всегда застегнут.
• Следует держать деловой костюм в идеальном состоянии всегда, это касается и всех остальных составляющих: обуви, носок и пр.
• Деловой костюм должен быть удобным, при этом не обязательно модным, главное – стильным, качественным.
• Нужно иметь 2 носовых платка. 1 использовать для соответствующих целей для себя. Второй держать абсолютно чистым в кармане пиджака (внутреннем).
• Галстук-бабочка – только для официальных праздничных торжеств. Желательно, чтобы он был изготовлен из шелка.

Деловой этикет: жесты и движения

Манеры делового человека так же важны, как и его внешний вид. Они позволяют проявлять уважение, такт к окружающим, вежливо общаться с людьми. При этом следует учитывать привычки, которые порой могут свести все достоинства к нулю. Однако точно следовать правилам тоже неправильно. К главным принципам делового этикета относится естественность поведения.

Важно понимать, что движения, жесты – важная часть делового имиджа. Жесты способны дать понять, в каком настроении находится человек, даже если он не старается это показать. Так как же следует себя вести?

1. Не делайте резких, быстрых движений.
2. Не сидите в расслабленной позе, не качайтесь на стуле, не облокачивайтесь на стол.
3. Стул не нужно двигать по полу, его следует переставлять, приподнимая за спинку.
4. Надолго не опускайте глаза при разговоре.
5. Помните про такт в общении с людьми. Особенно аккуратно следует себя вести с людьми более старшего возраста.
6. Недопустима вялая походка, не допускается во время ходьбы размахивать руками, широко шагать.
7. Не качайте ногой, не ерзайте на стуле.
8. Некрасиво подпирать голову рукой во время разговора.
9. Не скрещивайте руки на груди, если не желаете показать свое недовольство или же желание прекратить разговор.
10. Исключите жесты, которые могут быть расценены как попытка затянуть время: закуривание сигареты, протирание очков и пр.

Правила делового этикета: ведение телефонных разговоров

Многие думают, что просто вести телефонные разговоры. Однако это неправда. При таких разговорах нужно быть кратким, но в то же время уметь давать емкий ответ, как и при составлении того же делового письма.

Как правильно вести себя при телефонном разговоре? Что следует говорить?

• Если вы звоните кому-то, то представиться нужно первым. Если при звонке поднимает трубку другой человек, то можно просто поздороваться и попросить пригласить нужного абонента.
• Не нужно долго ждать ответа, если продолжительное время никто не отвечает.
• Не следует задавать вопрос: «С кем я говорю?».
• Можно поручить дозвониться до конкретного человека, к примеру, секретарю.
• Если к телефону просят подойти коллегу, не нужно спрашивать, кто звонит.
• При высокой загруженности лучше отключать телефон или же следует обязать помощника либо секретаря отвечать на телефонные звонки.
• Заканчивать должен разговор тот, кто позвонил.

Этикет делового человека: общение в ресторане

Очень часто деловое общение происходит в ресторанах. Как правильно себя в этом случае себя стоит вести?

• Мужчина пригласил женщину-партнера? Он должен прийти заранее, уточнить местонахождение заказанного столика, после чего встретить даму и проводить ее до стола.
• Зеркало при входе используется для оценки своего внешнего вида. Недочеты следует исправлять в туалетных комнатах.
• Мужчины всегда идут впереди женщин, тем самым, как бы указывая путь к заказанному столику.
• Для деловых встреч следует выбирать места у стены, чтобы быть лицом к залу, либо в середине зала, но лицом к входу.
• Дама садится первой, затем – мужчина, но меню предлагает мужчина даме, а не наоборот.
• К знакомым не следует подсаживаться за столик без приглашения.
• Не нужно громко, долго звать официанта и при этом стучать столовыми приборами по бокалу.
• Недопустимо сидеть за столиком и причесываться, насвистывать, петь, поигрывать какими-то предметами, читать что-то, кроме меню.
• Не следует переговариваться с людьми, сидящими за соседним столиком.
• Если мимо проходят знакомые, не нужно вставать, их приветствуя.
• При отсутствии спутницы необходимо уделять внимание даме, которая сидит справа.
• На танец можно приглашать дам, даже незнакомых, но в том случае, если женщина не знакома вам, то приглашение не должно быть сделано более 2 раз.
• Курить во время танца нельзя. Желательно и не разговаривать.
• Тот, кто выступил инициатором встречи, первым предлагает покинуть ресторан.
• Расчет следует производить после того, как все сидящие за столом закончили есть. При этом расплачиваться должен инициатор встречи, мужчина всегда платит за даму. При посещении ресторана компанией следует оговорить оплату заранее.
• Сумма в оплату счета кладется на тарелочку, на которой подавался счет.
• При выходе из ресторана мужчина помогает даме одеваться, после чего он обязан проводить ее до дома.
• Признак плохого тона – подача даме левой руки.

Этикет беседы за столом

1. Разговор должен строиться на обсуждении спокойных тем. Можно говорить на темы, повышающие аппетит. Но не обсуждайте стоимость блюд, напитков.
2. Шепот на ухо недопустим, а разговаривать можно как с партнером, так и с ближайшими соседями, но без помех приему пищи.
3. Не следует дотрагиваться до собеседника в целях привлечь внимание.
4. Если хочется чихнуть, то делать это следует негромко и при этом сразу же нужно извиниться. Если кто-то чихнул другой, нужно оставить данный казус без внимания.
5. Желаете произнести тост? Используйте для этого паузу между приемом блюд. Не старайтесь говорить долго и эффектно. При этом перед началом речи можно предложить наполнить рюмки.
6. Если кто-то другой произносит застольную речь, следует в это время молчать.

Безусловно, правила делового этикета достаточно многочисленны. Но однажды их освоив, получится приобрести имидж тактичного и воспитанного человека, что важно для любого бизнесмена.

Статьи по теме:

• внешний вид делового человека
• презентабельный внешний вид
• служебная этика
• служебный этикет
• современный деловой этикет

Обратите внимание на наши тренинговые программы:

Поделиться в соц. сетях

Источник: training-partner.ru