Информационное обеспечение бизнеса что это такое

1. Характеристика видов информации на предприятии.

Результативность АХД в значительной степени зависит от его информационного и методического обеспечения. Все источники данных для АХД делятся на плановые, учетные и внеучетные.

По отношению к объекту исследования информация бывает внут­ренней и внешней. Система внутренней информации — это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприя­тии, и т.д. Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведе­ния о новом конкуренте.

Урок № 4 Информационное обеспечение контрактной системы, организация документооборота

Регулярная информация, в свою очередь, классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода вре­мени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анали­зируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнес­ти к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследо­ваний) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

К источникам информации планового характера относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспек­тивные, текущие, оперативные, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера — это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и опе­ративного учета и отчетности. Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принад­лежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отра­жаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевре­менный и полный анализ данных, которые имеются в первичных и сводных учетных регистрах и отчетности, обеспечивает принятие не­обходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета и отчетности, в которых содержит­ся количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативно­му по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспече­нию анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитичес­ких исследований.

Урок № 2 Информационное обеспечение

Учетным документом, согласно нашей классификации, является и экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Значи­тельная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяет провести многочисленные исследования динамики, выя­вить тенденции и закономерности развития экономики предприятия.

С расширением компьютерной техники появились и новые ма­шинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти ПЭВМ, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм.

К внеучетным источникам информации относятся документы, регулирующие хозяйственную деятельность, а также данные, кото­рые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следую­щие документы.

1. Официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2. Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3. Научно-техническая информация (публикации, отчеты по результатам научно-исследовательской работы и др.).

4. Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных подразделений.

5. Материалы изучения передового опыта, данные о работе конкурирующих предприятий, полученные из разных источников информации (интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).

6. Техническая и технологическая документация.

7. Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография рабочего дня и т.п.).

8. Устная информация, которая получена во время деловых встреч с членами трудового коллектива или представителями других предприятий.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляет­ся ряд требований. Это аналитичность информации, ее достоверность, оперативность, сопоставимость, рациональность и др.

Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации должна соответствовать требованиям и задачам АХД, т.е. обеспечивать получение данных, необходимых для глубокого изучения факторов, выявления резервов и выработки уп­равленческих решений. Экономическая информация должна быть достоверной, объективно отражать исследуемые явления и процес­сы. В противном случае выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные анали­тиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.

Оперативность информации непосредственно вытекает из тре­бования повышения оперативности и действенности анализа. Чем быстрее поступает информация о совершившихся хозяйственных процессах, тем быстрее можно провести анализ, выявить и устра­нить недостатки, упущения и потери. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, об­работкой ее на ПЭВМ и т.д. Одно из требований к качеству инфор­мации — это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показате­лей и ряду других признаков.

И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), т.е. требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. Изданного требования вытекает необходи­мость изучения полезности информации и на этой основе совер­шенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Таким образом, информационная система АХД должна формиро­ваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требова­ний, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности АХД.

Не менее важное значение в организации анализа имеет его мето­дическое обеспечение. Оттого, какие методики анализа используются на предприятии, зависит его результативность. Ответственность за методическое обеспечение анализа обычно возлагается на специали­ста, который осуществляет руководство Аналитической работой на предприятии. Он обязан постоянно совершенствовать методику АХД на основе изучения достижений науки и передового опыта в области анализа и внедрять ее во всех сегментах предприятия, осуществлять подготовку и переподготовку кадров по вопросам анализа. Особое значение имеет разработка собственных или адаптация готовых ком­пьютерных программ анализа, позволяющих оперативно и комплек­сно исследовать результаты хозяйственной деятельности.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru

Информационное обеспечение предпринимательской деятельности: субъекты, стратегия, тактика, принципы организации

Для нынешней стадии развития социума характерна растущая роль информационной отрасли, в которую входят разноплановые блоки информации, непосредственно информационные структуры, субъекты, которые осуществляют сбор, формирование, последующее распространение и использование ресурсов информационного характера. Информационная сфера как некий системообразующий фактор жизни социума активно воздействует на состояние экономической, политической, оборонной и прочих составляющих безопасности нашей страны.

Неправомерный доступ к коммерческой либо банковской тайне способен нанести организации большой материальный ущерб, а также сопутствующие имиджевые издержки. Для защиты от утечки подобной информации стоит в рамках предприятия разрабатывать некие локальные акты, которые могут иметь различные названия: положения о конфиденциальных данных, перечни сведений, которые не подлежат разглашению и проч. Сотрудники должны знакомиться с подобными актами строго под расписку.

Для верного понимания терминов стоит также понять, что представляют собой объект и субъекты информационного обеспечения предпринимательской деятельности, какие именно функции выполняет организация системы информационного обеспечения предпринимательства на различных уровнях предприятия.

Нужно отметить, что объект и субъекты системы информационного обеспечения предпринимательства связаны друг с другом напрямую. Объектом данной системы является стабильное экономическое состояние субъекта предпринимательской деятельности в настоящем и перспективном периодах. Точными же объектами информационного обеспечения можно назвать информационные и прочие ресурсы, такие как финансовые, кадровые, материально-технические и т.п.

Группы субъектов, осуществляющих информационное обеспечение предпринимательства

Выделяются следующие группы субъектов, осуществляющих информационное обеспечение предпринимательства: внутренние и внешние. К внешним субъектам причисляют органы законодательной, судебной, исполнительной власти, которые обязаны информационно обеспечить абсолютно всех законопослушных участников предпринимательских и прочих отношений; при этом их деятельность не должна полностью контролироваться непосредственно предпринимателями (по крайней мере, в нынешней российской действительности). Данные органы формируют законодательную базу функционирования, а также защиты предпринимательской активности в ее разноплановых аспектах, а также дают гарантию стабильности информационных отношений в интересах всех граждан страны.

Внутренними субъектами называют лиц, которые напрямую осуществляют деятельность, связанную с защитой информационной безопасности конкретного субъекта предпринимательской деятельности. В роли подобных субъектов могут выступать сотрудники собственной службы информационной безопасности предприятия; приглашенные специалисты и консультанты, которые оказывают информационные услуги с целью защитить предпринимательскую деятельность.

Замечание 2

Администрация предприятия осуществляет информационное обеспечение своей деятельности на основании конкретной стратегии и тактики.

Стратегия информационного обеспечения предпринимательской деятельности предполагает достаточно долгосрочный подход к достижению поставленной цели. В нее должна быть включена, во-первых, система превентивных мер по защите строго конфиденциальной информации, которая реализуется с помощью регулярной, непрерывной работы структурных подразделений данной организации касательно проверки контрагентов, анализа предполагаемых сделок, экспертизы документов, четкого выполнения установленных правил работы с документацией и проч. Допустимо выработать также стратегию реактивных мер, которая основывается на применении ситуационного подхода и реализуется с помощью системы мероприятий, специфических для конкретной ситуации.

Тактика информационного обеспечения предпринимательской деятельности включает в себя использование конкретных процедур, а также выполнение определенных действий с целью противодействия появляющимся угрозам. Подобными действиями в зависимости от ситуации могут быть, к примеру, принятие дополнительных мер по сохранности тайны коммерческого характера; создание подразделения компьютерной безопасности; предъявление претензий в сторону контрагента-нарушителя в устной либо же письменной форме; обращение напрямую в правоохранительные органы либо же суд.

Получается, что среди базовых направлений по информационному обеспечению предпринимательской деятельности допустимо выделить следующее:

1. Проведение проверок в структурных подразделениях, а также оказание помощи практического характера касательно вопросов информационного обеспечения их деятельности.
2. Организация, а также осуществление необходимой защиты конфиденциальных данных.
3. Разработка и дальнейшее внедрение неких локальных актов, к примеру, положения о коммерческой тайне.
4. Автоматизация информации касательно вопросов безопасности.
5. Поэтапный переход подразделений на исключительно электронный (то есть безбумажный) документооборот.
6. Проверка правил ведения закрытого делопроизводства.
7. Проверка сотрудников для выявления точности соблюдения правил обеспечения информационной, экономической безопасности.

Требования к организации информационного обеспечения предпринимательства

К организации информационного обеспечения предпринимательства предъявляются конкретные требования, в числе которых можно назвать такие, как:

1. Законность, предполагающая, что деятельность лиц, которые обеспечивают информационную безопасность, обязана носить строго законный характер, в противном случае весь защитный механизм способен стать ненадежным из-за вины данного субъекта деятельности предпринимательского характера. В числе неблагоприятных последствий можно отметить разноплановые санкции со стороны правоохранительных органов, привлечение в качестве ответчика в суд, шантаж со стороны структур криминального характера и проч.
2. Комплексность, то есть возможное взаимодействие каждого из подразделений предприятия с целью обеспечения нужного уровня защиты, создания определенного климата для сотрудничества и доверия.
3. Экономическая целесообразность, которая означает, что, во-первых, нужно организовывать информационную безопасность таких объектов, затраты на защиту каковых меньше, нежели потери от их незаконного использования. В данной ситуации обязаны браться в расчет также финансовые возможности организации.
4. Непрерывность, которая предполагает, что функционирование комплексной системы обеспечения информационной безопасности предпринимательской деятельности обязано осуществляться непрерывно.
5. Оперативность, которая обеспечивается быстрым действием со стороны специальных информационных служб, а также эффективностью проводимых мероприятий по доведению необходимой информации по технологическим звеньям цепи, а также своевременным информированием администрации предприятия.
6. Координация, а также подконтрольность системы обеспечения информационной безопасности руководству определенного субъекта предпринимательской деятельности. Это нужно, в первую очередь, для того, чтобы локальная система безопасности не ориентировалась исключительно на решение задач узкой направленности, без учета имеющихся интересов партнеров и прочих структурных подразделений; во вторую очередь для верной и точной оценки эффективности системы информационного обеспечения предприятия и ее возможного дальнейшего совершенствования.

Этапы обеспечения информационной безопасности

В рамках определенного предприятия должна обеспечиваться организация службы информационной безопасности. Среди субъектов, которые обеспечивают защиту данной безопасности, самое важное значение у службы собственной безопасности, естественно, при имеющихся у предпринимателей для этого финансовых средствах. Можно определить некоторые этапы, которые рекомендованы предпринимателям при обеспечении безопасности информационного характера:

1. Принятие решения касательно создания системы обеспечения информационной безопасности предприятия. Этот вопрос должен прозвучать во время принятия решения касательно организации юридической фирмы в прямой зависимости от избранного вида деятельности, характера предполагаемых услуг, использования информации частного характера, числа сотрудников и т.п. На общем собрании учредителям предварительно нужно предусмотреть возможность формирования особой службы, а также распределить обязанности. После проведения государственной регистрации организации ее руководителями принимается окончательное решение, затем определяются ответственные индивиды, которые будут напрямую заниматься организацией нужной службы.
2. Определение общих задач по обеспечению информационной безопасности предприятия. Сюда можно отнести определение возможных угроз, их дальнейшее предупреждение, установление определенных объектов защиты (компьютерные системы, информация, ключи доступа, безопасность имеющихся помещений).
3. Разработка положения касательно обеспечения информационной безопасности предприятия, определение конкретной структуры, а также кадрового состава индивидов, которые занимаются таковой работой.
4. Подбор и дальнейшая расстановка кадров. Сотрудниками службы информационной безопасности имеют право быть индивиды, которые обладают особыми навыками и умеющие работать напрямую с информационными технологиями. Значимым и даже ключевым условием считается конкретно профессиональная подготовка. На практике принято делать выбор в пользу бывших сотрудников правоохранительных органов (то есть МВД, ФСБ, прокуратуры страны) с подходящим опытом работы.
5. Прямая организация и дальнейшее функционирование службы информационной безопасности предприятия. Деятельность структурного подразделения по информационной безопасности регламентируется несколькими локальными актами, которые необходимо разработать на самом предприятии. Индивидам, которые занимаются обеспечением безопасности информационного характера, нельзя оказывать прочие услуги, которые не связаны с деятельностью собственного предприятия. Во время работы особую роль играет профессиональная расстановка кадров, грамотное распределение обязанностей и прав. Значимым фактором считается гибкая система стимулирования сотрудников службы. Финансирование, как правило, осуществляется из получаемой прибыли. Экономия средств обычно оборачивается намного более внушительными потерями.
6. Контроль над работой по обеспечению информационной безопасности. Для того чтобы поддерживать достойный уровень производственной дисциплины, а также эффективно противостоять разноплановым взломам и атакам информационного характера необходимо осуществление непрерывного контроля, а также анализа результатов этой деятельности. Для этого осуществляются:

1. постоянные текущие отчеты сотрудников, которые занимаются обеспечением информационной безопасности, перед непосредственным руководством предприятия;
2. внеплановые отчеты по защите от определенных угроз и о принятых мерах организационного и технического характера;
3. проведение анализа отчетов и формирование позиции руководителей касательно эффективности системы информационной безопасности данного предприятия. Значимой составляющей поддержания внушительного уровня защиты считается усовершенствование деловых навыков сотрудников, которые заняты обеспечением информационной безопасности, чего возможно достигнуть с помощью регулярного повышения их квалификации, а также переподготовки (не менее чем раз в три года).

Источник: zaochnik-com.com

Информационное обеспечение — основа всех основ

В целом информационное обеспечение — это сбор информации для различных целей. В условиях динамично развивающейся среды обеспечение предприятия информацией — очень важный аспект, помогающий фирме успешно конкурировать на рынке.

Структура обеспечения предприятия информацией состоит в ее сборе, анализе и дальнейшем применении в управлении организацией. Качественно собранная информация всех структурных подразделений помогает фирме бесперебойно работать. Кроме того, максимально полное информационное обеспечение позволяет фирме наиболее точно составить долгосрочное планирование и выявить наилучшую стратегию ведения бизнеса.

Для того чтобы поступление информации было максимально эффективным, следует рассмотреть варианты его осуществления.

1. Внемашинное информационное обеспечение – иерархично упорядоченные документы хранятся на бумажных носителях. Документ – основа внемашинной информационной базы. Они группируются по дате и по наиболее удобным для хранения информации признакам (каждое предприятие может группировать данные по-своему). Такой метод удобен, но достаточно трудоемок. Очень трудно изменить что-то или сгруппировать не по заранее предусмотренным признакам.

2. Внутримашинное информационное обеспечение – документы хранятся в электронном виде. Такое устройство информационного обеспечения позволяет хранить и изменять информацию, а также корректировать или создавать новые связи между документами. Но это возможно, если файлы образуют собой базу данных, а не локально «разбросаны» по компьютеру.

Информационное обеспечение маркетинга – неотъемлемая часть маркетинговой политики организации. Оно позволяет определить потребительские предпочтения, охарактеризовать целевые рынки, выявить слабые стороны конкурентов.

Учет «маркетинговой» информации ведется путем составления графиков, таблиц, ведомостей. Вся собранная информация собирается воедино в целостную систему, где она группируется по основным признакам. В электронном виде все это сделать значительно проще, потому что очень многое за человека делает машина. Поэтому в целях экономии времени и человеческих ресурсов, базу данных маркетинговых исследований рационально вести на компьютере.

Для удобного восприятия информации и человеком, и машиной созданы специальные классификаторы описания маркетингового обеспечения информацией. Они входят в Единую систему классификации и кодирования.

Очень важно внимательно формировать поступающую информацию, т.к. возможные ошибки могут свести на нет все труды. Ввиду того, что прогресс не стоит на месте, следует постоянно модернизировать существующую автоматизированную систему, чтобы оптимизировать информационные ресурсы и максимально упростить работу, а также уменьшить вероятность допущения ошибок.

Эффективное управление организацией невозможно без использования информационной базы, а квалифицированные специалисты помогут в сборе и анализе данных. Тем самым, информационное обеспечение предприятия будет способствовать принятию взвешенных и обдуманных решений по его дальнейшему функционированию.

Источник: fb.ru