Информационные потоки в бизнесе это

Понятие и виды информационных потоков в организации

Информационный поток в организации – это совокупность передаваемых внутри предприятия сообщений, которые необходимы для управления подразделениями и контроля деятельности сотрудников.

Информационные потоки в организации

Таким образом, информационные потоки охватывают перемещение приказов, распоряжений, отчетов, плановых документов, показателей работы, договоры, оперативную информацию, текущую переписку и т.д.

Схема информационных потоков в организации

Рассмотрим организацию информационных потоков на практическом примере. Допустим, есть молодое предприятие ООО «И-Мет», численность работников небольшая, основная сфера деятельности – проектирование зданий и сооружений из металлоконструкций.

Вследствие того, что ООО «И-Мет» является очень молодой организацией, и она находится в стадии развития, информационная система управления представляет собой сложный механизм взаимодействия людей в компании.

Игорь Чекотин. Информационные потоки — основа в любой организации.

В молодых организациях превалирование неформальных связей над формальными зачастую создает проблемы в эффективном функционировании субъектов коммуникационного процесса. К таким проблемам относится отсутствие обратной связи в большинстве управленческих решений, принимаемых руководством.

Обычно данные проблемы не являются глобальными и не служат предпосылкой к возникновению кризисных внутрифирменных ситуаций. Поскольку массивы информации не велики, а информационные потоки не перегружены, организация функционирует вполне нормально. В будущем, руководство способно решить такие проблемы.

Схема информационных потоков организации ООО «И-Мет» представлена на диаграмме.

Схема информационных потоков организации

Характеризуя схему информационных потоков, необходимо выделить два основных типа коммуникационных процессов: внутренний и внешний.

Информационные потоки, связанные с внешним окружением ООО «И-Мет», делятся на четыре вида, за каждый из которых отвечает, помимо генерального директора, соответствующий руководитель компании (на рисунке выделено цветом). Особенность, существующая в компании заключается в большой нагрузке главного инженера при взаимодействии с внешним окружением ООО «И-Мет».

Это связано, прежде всего, с деятельностью организации. Проектирование как вид деятельности согласно законодательству РФ подлежит лицензированию, соответственно решение вопросов связанных с получением лицензии, её оформлением помимо директора по общим вопросам должен решать, в том числе, и главный инженер. Большое значение имеет программное обеспечение, оборудование, на котором работают проектировщики, следовательно, и эти вопросы невозможно решить без согласования с главным инженером. Естественно, что в ходе непосредственно проектирования возникают различного рода технологические проблемы, которые требуют оперативного решения, а также взаимодействия с инженерами строительно-монтажных организаций, это также информация для главного инженера. Очевидно, что и взаимодействие с заводами изготовителями металлоконструкций по оперативным вопросам, не касающихся организации этого взаимодействия, а также финансовой стороны, целиком и полностью относятся в ведение главного инженера.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что в системе информационных потоков организации ООО «И-Мет» важнейшим звеном, наряду с генеральным директором, является главный инженер, выполняющий координирующую функцию.

Рассматривая внутренние коммуникации, стоит сказать, что данный тип коммуникаций можно отнести к всеканальному типу, который характеризуется децентрализованными группами, образующимися для решения сложных задач. Зачастую компании приходится выступать не только в качестве проектной организации, но и в качестве строительно-монтажной, а, иногда, и в качестве поставщика металлоконструкций, что, несомненно, является трудной и ёмкой задачей. Проведение таких переговоров довольно сложный процесс, требующий от руководителей знания не только своего продукта, но и детального представления о продуктах и услугах тех организаций, которые они представляют. Соответственно, необходимо обладать достаточными полномочиями для проведения таких переговоров, следовательно, децентрализация управления и делегирование полномочий являются необходимым условием успешного функционирования таких компаний как ООО «И-Мет».

Средства передачи информации по информационных потокам организации:

• телефонная связь,
• Интернет,
• почтовая связь,
• электронная почта.

Документооборот в компании организован в традиционном для российских предприятий стиле. Любой документ содержится как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Существуют журналы регистрации входящей и исходящей информации.

Источник: odiplom.ru

Информационные потоки в логистике — это. Понятие и классификация, характеристики и примеры

Информационная логистика занимает организацией потоков данных, которые сопровождают материальные ценности в процессе их перемещения. Она позволяет связывать снабжение, производство и сбыт. Информационные потоки в логистике – это инструмент для управления процессами движения и складирований продукции. Благодаря этому обеспечивается своевременная доставка товаров в нужном количестве, оговоренной комплектации и необходимого качества при минимальных затратах и оптимальном сервисе.

Общая информация

Разбирая понятие и классификацию информационных потоков в логистике, необходимо первоначально затронуть основные элементы. К ним относится:

Информационные потоки в логистике – это транспортные артерии, по которым данные идут к системе управления, а также от нее. Все необходимые сведения должны быть получены в требуемые сроки. Для этого информационная логистика выполняется такие функции:

1. Сбор данных.
2. Анализ.
3. Перемещение.
4. Хранение и накопление.
5. Фильтрование потока данных, чтобы выбирать именно то, что необходимо в определенном случае для конкретного уровня управления.
6. Объединение и разъединение информации.
7. Выполнение элементарных преобразований.
8. Управление потоками данных.

И все это осуществляется с информацией – совокупности различных сведений, что есть и могут быть зафиксированы, переданы, преобразованы и использованы в интересах (или против их) экономического объекта. Чаще всего они используются для реализации таких функций управления, как планирование, учет, экономический анализ и регулирование.

Что они собой представляют и какими бывают?

Необходимо отметить, что материальный и информационный поток в логистике тесно связаны. Так, данные, циркулирующие в логических системах, позволяют управлять и контролировать совершаемые операции. При этом рассматривается большое количество классифицирующих признаков. Так виды информационных потоков в логистике зависимо от направленности связей могут быть:

1. Горизонтальными. Сообщения передаются по хозяйственным связям между партнерами одного уровня управления.
2. Вертикальными. Поток сообщения идет от руководства в подведомственные звенья системы.

В зависимости от места их прохождения:

1. Внешние. Поток сообщений идет во внешней по отношении к системе среде.
2. Внутренние. Поток сообщений циркулирует внутри системы.

В зависимости от направления движения:

1. Входные. Поток сообщений передается в саму логическую систему или одну из ее составных частей.
2. Выходные. Поток сообщений передается за пределы логической системы или одну из ее составных частей.

В зависимости от степени секретности:

1. Обычные.
2. Представляющие коммерческую тайну.
3. Содержащие гостайну.

В зависимости от области охвата:

1. Местные.
2. Иногородние.
3. Дальние.
4. Международные.

Вот такая краткая классификация информационных потоков в логистике. Но это не все. Когда говорят про материальный и информационный поток в логистике, то следует указать и степень синхронизации. Например, данные могут опережать, следовать одновременно с ценностями или после них. К тому же эти потоки могут быть как направлены в одну сторону, так и в противоположные. При этом есть такие нюансы:

1. Опережающий информационные поток – это предварительное сообщение о прибытии груза, что содержит, как правило, только сведения о заказе.
2. Одновременно предоставляется информация о количественных и качественных характеристиках.
3. Данные, идущие после материального потока, представляют собой сведения о результатах передачи груза, подтверждения, разнообразные претензии и тому подобное.

Особенности передачи информации

Следует отметить, что пути, по которым движутся потоки, могут не совпадать. При этом на циркулирующие сведения влияют:

1. Источник их возникновения.
2. Направление движения.
3. Интенсивность потока.
4. Скорость приема и передачи.

Для того чтобы сформировать качественные информационные системы, необходимо исследовать потоки в разрезе определенных показателей. Что это значит на практике? Допустим, нам необходимо решить задачу обеспечения рабочего места вычислительной техникой. При этом нет данных о том, какие объемы информации проходят через него, а также не определена скорость обработки поступающих сведений. Чтобы получить представление о потоках, необходимо оценить их с помощью нескольких характеристик:

1. Источники возникновения. Сведения могут создавать как участники логических цепей, так и смежные организации.
2. По направлению выделяют прямые, косвенные, горизонтальные и вертикальные. В первом случае предполагается наличие в сообщении требований, что должны быть исполнены. Косвенные – это передача данных для ознакомления с вопросом. Горизонтальные потоки создаются между участниками одного уровня, а вертикальные – при взаимодействии руководителей с подчиненными.
3. Объем передачи данных. Для его учета используется несколько способов. Самый популярный подразумевает определение числа документов или листов (страниц) в потоке. Кроме этого, оценка осуществляется еще в особых единицах измерения компьютерных систем. Для малых потоков может быть использовано число строк в документе или же используемых слов (букв).
4. Периодичность, то есть как часто формируются передаваемые данные.

Взаимосвязь материальных и информационных потоков в логистике очень тесна, и все необходимые данные должны передаваться вовремя, иначе это влечет задержку осуществляемых бизнес-процессов.

Бюрократические моменты

Все информационные потоки, обладающие документальным характером, должны проходить процедуру согласования. Так, к примеру, плановые сообщения утверждаются дирекцией предприятия и передаются руководству цехов. Каждый документ должен быть подписан определенным человеком. Это делается для разграничения полномочий и ответственности лиц за конкретные сектора деятельности.

Если подписи нет, то документ признается таким, что не имеет силы. Следует отметить, что если с этим проблем нет, то тогда встают вопросы о сроках действия и хранения. Это в полной мере относится к информационным сообщениям. Некоторые из них могут собираться в пачки, другие хранятся на электронных носителях.

Информационные потоки и системы в логистике — для обеспечения материальных движений. Оптимально, если все изменения происходят синхронно. Но на практике часто встречается поставка раньше нужных документов и наоборот. В первом случае получатель считается хранителем товаров до момента, пока не будут получены все бумаги.

Но предпочтительным является опережение именно информационного потока, а не материального. Измеряется его размер величиной информации, которая обрабатывается или передается за одну единицу времени. Более подробно это изучает кибернетика. Единица измерения информационного потока в логистике – это бит.

Если используется электронно-вычислительная техника, то в качестве основы принимается байт. Он включает в себя восемь бит. Почему именно так? Дело в том, что байт является частью машинного слова и используется как одно целое при обработке электронно-вычислительной машиной имеющейся информации. Следует помнить, что кроме логистических операций осуществляются и иные, которые приводят к возникновению и передаче потоков данных.

Пример работы

Итак, мы уже более-менее рассмотрели, что собой представляют информационные потоки в логистике. Это неплохая основа, но ее недостаточно. Чтобы закрепить информацию, следует рассмотреть еще пример. Вводные данные: есть крупный магазин продовольственных товаров. Он имеет значительный совокупный информационный поток.

Большую часть его объема (свыше 50%) составляют данные, поступающие от поставщиков. Как правило, это документы, что сопровождают получаемый товар. Они образуют входящий информационный поток. Но логистические операции этим не ограничиваются. Существует еще и внутримагазинный торгово-технологический процесс.

В него включены многочисленные логистические операции, которые постоянно сопровождает создаваемая и передаваемая информация, предназначенная для использования внутри коммерческой структуры. При этом ее доля в общем объеме составляет примерно 20%. В целом примерно 2/3 всех данных, которые обрабатываются в магазине, нужны для того, чтобы обеспечить контроль и управление логистическими операциями.

Методы исследования информационных потоков

Выбор довольно велик, поэтому, можно выбрать именно то, что больше всего нравится:

1. Метод анализа норм выработки решения. Занимается изучением внешних факторов, личных характеристик людей, альтернатив, критериев выбора, этапов подготовки и принятия и так далее. Предполагает активное использование схем и графиков.
2. Модуль-метод. Используется для анализа существующей структуры информационного потока после применения других инструментов. Так, в данном случае предполагается составление типовых карточек, которые пускаются в интересующие каналы. Благодаря ему можно получить информацию про количество данных, вычислительные мощности, пропускную способность. Также этот подход используется для выявления дублирования, определения периодичности и частоты поступления сведений и иных количественных/качественных характеристик.
3. Графический метод. В качестве основных элементов здесь выступают документы. Существующие между ними отношения изображаются посредством графической схемы. Система координат при этом двумерная. Используется для выявления моментов образования документов, отслеживания их пути, проводимых операций.
4. Графоаналитический метод исследования потоков данных. Позволяет получить сведения о деятельности планирующего органа, указывает типы осуществляемых преобразований, их последовательность, направление и адрес движения. Базируется на построении информационного графа и последующем анализе матрицы смежности. Занимается работой с входами, выходами и внутренней памятью управляющей системы.
5. Метод функционально-операционного анализа. Предназначен для сбора и обработки информации. Имеет в большей мере функциональное назначение.

Разные виды информационных потоков в логистике в зависимости от цели будут изучаться различными методами.

Об управлении

Понятие информационного потока в логистике будет рассмотрено не полностью, если не уделить внимание различным аспектам руководства. Управление в данном случае делится на внешнее и внутреннее. При этом необходимо отметить, что предприятие – это самостоятельный субъект деятельности, обладающий большой свободой действий.

Поэтому внешнее управление ограничено определенным множеством ситуаций. Его сущность заключается в том, что предприятие или попало в определенную заданную ситуацию, или осуществляет регламентированное поведение. Внешнее управление выражается в передаче информационных продуктов, а также отслеживании и контроле поведения.

Но при этом есть очень важный специфический момент: влияние направлено не на конкретную коммерческую структуру непосредственно, а в информационное поле целого сектора. Внутреннее управление в определенной мере ориентируется на внешнее. В таком случае это предполагает, что руководитель устанавливает цели, прогнозирует, планирует, организовывает, стимулирует и мотивирует, регулирует и контролирует, оценивает качество исполнения и интерпретирует результаты. Каждый этот шаг требует взвешенного управленческого решения. В этом помогает логистика управления информационными потоками, которая отвечает за то, чтобы все необходимые данные были предоставлены вовремя.

О влиянии и переплетении

Раскрывая тему полностью, просто невозможно не упомянуть про информационные и финансовые потоки логистики. То есть денежные ресурсы и сопровождаемых их при движении данные. Их создание и размещение не сообразуется с потребностями и желаниями управленцев.

Но тем не менее с их помощью создается база для сбора первичной финансовой информации, которая может быть как сиюминутное, так и отложенное во времени использование. При этом, чем лучше настроена кооперация между различными потоками, чем быстрей данные передаются нужным получателям, тем выше конкурентоспособность предприятия во внешней среде.

При этом необходимо учитывать сведения, что поступают извне и формируются внутри предприятия. Информационные потоки в логистике – это то, что может привести как к успеху и процветанию, так и к разорению предприятия. Необходимо уделять им пристальное внимание. Но при этом встает вопрос их понимания и последующего использования.

Так, на практике весьма распространена ситуация, когда получателю необходимо обладать определенным количеством знаний, дабы успешно справляться с информационной нагрузкой, которую обеспечивают потоки. При этом постоянно осуществляется обучение специалистов, которое осуществляется постоянным изменением внутренней и внешней обстановки. Оно осуществляется на базе полученных знаний и умений в рамках определенного диапазона возможностей. Чтобы его расширить, чаще всего специалистов отправляют на подготовительные курсы, хотя это может осуществляться и в индивидуальном порядке.

Системы информационного обслуживания (СИО)

Это удобный и функциональный метод для улучшения качества управления. Рассмотрим еще один пример. Допустим, у нас есть информационные потоки транспортной логистики. При этом существует большое количество ланок, точек получения и отправления информации. Так, например, клиентам может быть предложено отслеживать посылки с помощью сайта компании или мобильного приложения.

При этом водители отмечаются в них же, куда и какой груз доставлен (если одной машиной развозится несколько заказов). То есть СИО позволяют получать требуемую информацию с минимальными затратами. Также она позволяет отслеживать ситуацию с используемыми данными. Так, если их много, то они замедляют скорость обращения к хранилищам и накопителям, передачу, обработку и изъятие.

Поэтому эти все моменты необходимо также прорабатывать. Следует помнить, что системы информационного обслуживания сами по себе не влияют на качество принимаемых в сфере логистики решений. Они только позволяют упростить, облегчить и ускорить этот процесс.

Заключение

При работе с информационными потоками большую роль играет адекватность общей организации. То есть документы должны получать только те люди, которым они предназначены, а не все. Желательным будет разделить их и по уровню приоритетности. Например, копию инструкции к прибору можно не отправлять, тогда как счет к оплате – это дело обязательное. Если создать адекватную структуру информационных потоков, это очень хорошо скажется на деятельности коммерческой структуры и позволит легче занять свою нишу на рынке.

Источник: fb.ru

Информационные потоки – понятие, типы, примеры

Тема изучения информационных потоков на сегодняшний день очень актуальна. Большое практическое применение информационные потоки нашли в сфере менеджмента предприятий. Само понятие включает в себя варианты передачи информации, которые способствуют улучшению жизнедеятельности любой системы.

Руководители предприятий с целью расширения производства и повышения качества выпускаемой продукции и эффективности работы внедряют различного рода научные и прикладные способы.

Для осуществления успешного управления во всех областях деятельности предприятия роль информационных потоков очень велика. Их изучение дает возможность решать задача, связанные с использованием производственных ресурсов.

Можно выделить два основных типа потока информации

Горизонтальные

— Горизонтальные — которые ведутся между сотрудниками, имеющими равнозначное служебное положение (к примеру, между начальниками отделов). Как правило, горизонтальные информационные потоки носят неформальный характер и считаются наиболее эффективными. Искажение информации, передаваемой таким образом, минимально. Это можно объяснить тем, что люди, находящиеся на одной ступени служебной лестницы, быстрее и проще понимают друг друга, так как по роду деятельности выполняют похожие функции и решают одинаковые проблемы.

Вертикальные

— Вертикальные — которые осуществляются между различными группами работников либо отдельными сотрудниками, занимающими должности разного уровня согласно иерархии (к примеру, между начальником и рядовым сотрудником). При этом, вертикальные информационные потоки делятся на нисходящие (которые двигаются от начальства к рядовым сотрудникам по иерархии) и восходящие (их движение направлено от рядовых сотрудников к руководящему составу). У каждого данного типа есть свои психологические тонкости.

Нисходящие информационные потоки бывают двух видов: формальные и неформальные. Если говорить об их эффективности, следует понимать, что чем больше передаточных пунктов приходится проходить информации, тем быстрее она меняется, при этом теряет определенный процент достоверности. Происходит процесс искажения данных. На практике менеджер должен понимать, что каждый передаточный пункт искажает половину поступающей информации.

Подробности

Эффект испорченного телефона

Интересен факт, что ни на каком этапе не происходит утаивание данных намеренно, полноте предоставления достоверной информации мешают коммуникативные барьеры. Это процесс можно сравнить с эффектом «испорченного телефона».

Некачественно налаженные информационные потоки приводят к следующим психологическим последствиям:

— вызывают у сотрудников чувство своей «незначительности» и неудовлетворенности,

— порождает домыслы (ими компенсируется нехватка информации),

— вызывает чувство неуверенности в будущем,

— приводит к снижению мотивации своей деятельности.

И, напротив, своевременная и четкая информация (то есть отлаженный информационный поток) способствует повышению производительности труда. Не стоит недооценивать такой резерв.

Неформальный характер данных

Восходящие потоки информации как правило, редко имеют неформальный характер. В данном потоке искажение информации может достигать 90 %. Надо сказать, что присутствующая в них информация редко анализируется. Если в компании не налажен приток предложений снизу, то возможности для нововведений и развития минимальны.

И, напротив, если налажена схема получения идей от подчиненного персонала, то эффективность работы значительно повышается. Для того, чтобы заинтересовать и наладить приток предложений снизу есть несколько вариантов, но все же основное направление должно формироваться в обеспечении конфиденциальности. Конфиденциальная информация неформального вида искажается меньше всего.

Для того, чтобы улучшить восходящие информационные потоки можно применить следующее:

1. Систему мероприятий, соответствующую принципу «политики открытых дверей». Она выражается в заинтересованности руководителя любого уровня выслушивать и рассматривать идеи, предлагаемые рядовыми сотрудниками. То есть работать исходя из определения, что «двери кабинета всегда открыты». Не стоит опасаться, что это может привести к нескончаемому потоку желающих прийти к руководству. В коллективе, где правильно организована работа, все сотрудники заняты своим, кроме этого, можно упорядочить процесс (например, определив дату и время для контакта, либо предложив изложить идею в письменной форме и подать на рассмотрение). Конструктивные предложения нужно поощрять.
2. Систему мероприятий, именуемую «выведением управления за пределы кабинета». Для данной системы характерно управление путем прямого общения с подчиненными, обхода рабочих мест. Эта система имеет как положительный эффект, так и негативный. С одной стороны, это дает возможность понимания процесса жизнедеятельности предприятия изнутри, однако не стоит увлекаться «хождением». В данном случае эффективным является не частые «выходы в люди», а регулярные. При этом, руководитель может использовать в своей работе конкретные события (к примеру, дни рождения подчиненных либо другие памятные даты), то есть оказать внимание, поздравить лично, либо по телефону. Применяя все вышесказанное, можно рассчитывать, что эффективность восходящих информационных потоков может подняться примерно на 30-40 %. Это неплохой резерв как для развития управленческой деятельности, так и для повышения качества труда компании.

Условия

1. — организовать качественные информационные потоки,
2. — уделять время для обработки и анализа поступающей информации.

Внешние потоки

Существует понятие «внешние» информационные потоки. В данном случае речь идет об информации, которая поступает на предприятие откуда-либо и уходит из нее вовне. Ни одна социальная система не может функционировать без взаимообмена информацией с внешним миром. Информационные потоки такого рода имеют некоторые особенности.

Во-первых, невозможность осуществления контроля над ними, то есть нельзя знать какого рода информация уходит из вашей компании. Во-вторых, внешним потоком информации нет возможности управлять и регулировать.

Однако, применять его можно для создания имиджа компании при формировании общественного мнения. Для этого нужно следить за тем, чтобы СМИ регулярно делали публикации о вашей компании с освещением событий, показывающих фирму в выгодном свете. На крупных предприятиях существуют отделы по связям с общественностью, в небольших — обязанности по информированию общественности о делах компании могут выполнять сотрудники управления.

Итоги

В ведении предпринимательской деятельности в области производства и продаж продукции широко применяются как информационные потоки, так и разные материальные (имеется в виду движение продукции от изготовителя к потребителю как внутри государства, так и за его пределы). Данной деятельностью занимается логистика.

Ее особенность в том, что в ней могут одновременно изучаться как информационные, так и материальные потоки. По мнению экспертов, качественное управление материальными потоками напрямую зависит от эффективности работы с информацией, с которой работают логистические системы. Этот процесс зависит от грамотности менеджеров и специалистов, занимающихся проведением анализа.

Для России логистика относительно новое направление, однако, надо сказать, что на сегодня она успешно развивается. В бизнесе и управлении информационными потоками особая роль принадлежит информационной логистике. Логистические компании активно взаимодействуют с различными участниками рынка в том числе и в вопросах обмена информацией.

Источник: onlineserviceip.ru