Инициация это в бизнесе

Инициация (начальная стадия проекта) — начинается от появления идеи проекта и продолжается до принятия решения об участии или неучастии компании в этом проекте. Инициация (старт) проекта проходит через следующие стадии:

-Определение проблемы, которую необходимо решить, или возможности, реализация которой даст компании преимущество на рынке;

-Обозначение измеримого ожидаемого результата проекта;

-Анализ достижимости целей проекта;

-Принятие решения о старте/отмене проекта;

-Определение приоритетности проекта;

-Назначение менеджера проекта;

-Фиксация точки старта проекта.

Перечисленные стадии могут реализовываться одновременно. Компании часто недооценивают стадию инициации, сразу приступая к планированию (в лучшем случае), или к реализации (обычная практика). Однако, значение инициации трудно переоценить -именно на этой стадии происходит обоснование проекта и анализ достижимости его целей. Недостаточное внимание к этим шагам чаще всего приводит к распылению усилий компании на хаотичные инициативы без видимого результата. В итоге реальные проблемы компании остаются нерешенными, а возможности — упущенными.

Что такое инициация

Концепция проекта разрабатывается на основе анализа потребностей бизнеса. Главная функция документа — подтверждение и согласование единого видения целей, задач и результатов всеми участниками проекта. Концепция определяет, что и зачем делается в проекте. Концепция проекта это ключевой документ, который используется для принятия решений в ходе всего проекта, а также на фазе приемки — для подтверждения результата. Она содержит, как правило, следующие разделы:

-Допущения и ограничения

-Ключевые участники и заинтересованные стороны

-Обоснование полезности проекта

Разработка концепции проекта имеет принципиальное значение для всех сторон, участвующих в проекте и для его успешного выполнения. На этапе разработки концепции проекта должны быть решены следующие задачи:

1. Сформулирован замысел проекта — это краткое описание (на 1-2 страницы), содержащее четкую формулировку сути проекта.

2. Миссия и цели проекта.

3. Структура продукта проекта

4. Предварительное технико-экономическое обоснование проекта. Миссия проекта — это философия проекта вообще, которая отражает основополагающую роль проекта. Цели представляют собой конкретизацию миссии проекта в форме, доступной дляуправлением процессом их реализации. Свойства целей:

а) четкая ориентированность на определенный интервал времени;

б) конкретность и измеримость;

в) непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами;

г) адресность и контролируемость. Формулировка целей должна отвечать следующим признакам:

— Конкретизирует требуемый конечный результат;

— конкретизирует заданный срок достижения цели;

— конкретизирует максимальную величину допустимых затрат;

— оговаривает только «когда и что» должно быть сделано, не вдаваясь в детали «почему»;

Что такое инициация и для чего она нужна

— реальна и достижима;

— согласованна со всеми заинтересованными лицами;

— зафиксирована письменно. В качестве инструмента для определения состава целей используется теория графов. Посредством дерева целей описывается их упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели.

8. Цели проекта. Формирование идеи проекта.
Цели проекта определяют, что должно быть выполнено, и описывают конечный результат проекта. В Уставе проекта приводится цель проекта как результат, ожидаемый Заказчиком и полезный для него. Цель формулируется совместно Заказчиком и Исполнителем. При формулировании цели руководитель проекта должен контролировать ее соответствие контракту, в рамках которого будут выполняться работы по проекту.
Формулировка целей должна соответствовать следующим критериям (SMART — Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound):
Конкретные (Specific) — позволяющие сформировать расписание проекта;

Измеримые (Measurable) — позволяющие качественно (или количественно) оценить, что результат получен;

Достижимые (Achievable) — принципиально реализуемые Исполнителем в рамках проекта, с учетом декларируемой помощи со стороны Заказчика;

Приносящие результат (Relevant) — соответствуют ожидаемой Заказчиком пользе;

Ограниченные во времени (Time-bound) — реализуемые в ожидаемые Заказчиком временные рамки проекта.

Результаты проекта должны соотноситься со спецификацией контракта, в рамках которого будут выполняться работы по проекту.
Примеры формулировок целей:
-Проектирование единых унифицированных бизнес-процессов в Головной компании и дочерних компаниях холдинга.

-Разработка единого унифицированного ERP-решения, которое предназначено для внедрения в Холдинге, состоящем из Головной компании и 10 дочерних компаний.

Возникновение идеи проекта — отправная точка, с которой начинается разработка любого проекта. Формирование инновационной идеи рассматривается с двух позиций. С одной стороны, идея составляет основу, суть проекта, находящую отражение в постановке генеральной (конечной) цели проекта (идея создания нового продукта или услуги, идея организационных преобразований в отрасли, регионе, на действующем предприятии и т.п.). С другой стороны, под формированием идеи проекта (замысла) понимается задуманный план действий, то есть способы или пути достижения цели проекта. Уже на этом этапе определяются альтернативные варианты решения проблемы. Идея может возникнуть спонтанно или явиться результатом длительного процесса, а также результатом коллективной экспертизы или индивидуального анализа.К средствам генерирования и формирования инновационных идей относятся хорошо известные методы экспертных оценок, такие, как методы выявления мнений (метод интервью; метод анкетирования — выборочных опросов; написание сценария и т.д.), и творческие методы («мозговая штурм»; морфологический анализ; метод Дельфи и т.д) Основные причины появления (источники идей) проектов:
» неудовлетворенный спрос;
» избыточные ресурсы;
» инициатива предпринимателей;
» реакция на политическое давление;
» интересы кредиторов.
После формирования определенного числа альтернативных идей проекта специалист — аналитик проекта должен выполнить предварительную экспертизу и исключить из дальнейшего рассмотрения заведомо неприемлемые. Причины, по которым идея может быть отклонена, имеют весьма общий характер.

Источник: cyberpedia.su

Инициация проекта

Первым этапом деятельности по проекту является инициация проекта.

Инициация проекта – это убеждение руководства организации в необходимости выполнения проекта (перехода к следующей фазе проекта), т.е. обеспечение принятия соответствующего решения. Иными словами, инициация – это процесс формального признания необходимости выполнения проекта (для исполняющегося проекта – необходимости выполнения следующей фазы проекта).

Инициация проекта обычно базируется на следующей исходной информации или документах:

— Критерии выбора проекта.

Средствами, позволяющими успешно пройти стадию инициации проекта, обычно являются:

— Методы выбора проектов.

В некоторых организациях проект не подлежит формальной инициации до тех пор, пока не проведен анализ его осуществимости, не составлен бизнес-план проекта, его технико-экономическое обоснование или не выполнена какая-то иная форма предварительного анализа. Такой предварительный анализ зачастую является самостоятельным проектом.

Планирование проекта

Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности участников проекта, с ее помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы.

Планирование представляет собой циклический процесс. Он начинается с наиболее общего определения целей, движется к более детальному описанию того, когда, как и какие работы должны быть выполнены для достижения поставленных целей. По мере продвижения проекта от концепции к завершению появляется дополнительная информация об условиях, влияющих на ход работ. Применение средств планирования и управления проектами позволяет членам команды более четко описывать проблемы и контролировать изменения по проекту более эффективно.

В общем виде на уровне управления проектом можно выделить следующие виды планов:

— Концептуальный план проекта

— Стратегический план реализации проекта

— Тактические (детальные) планы реализации проекта

Процедура планирования проектов достаточно универсальна, а потому и последовательность шагов планирования является общей для широкого спектра разнообразных проектов. Эту последовательность шагов вместе с краткой характеристикой содержательной сущности каждого шага Вы видите в приведенной здесь таблице.

Последовательность шагов планирования проекта

Понравилась статья? Не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru

Жизненный цикл проекта. Инициация

Зачем вообще нужно раскладывать проект на цикл? Для того чтобы понимать на какой стадии ты находишься и что нужно сейчас сделать, а что точно не нужно делать. Из определения мы знаем, что проект у нас ограничен во времени, поэтому все стадии цикла изображают на временной шкале. Причем важно помнить, что стадии цикла проекта могут быть довольно затяжными или короткими. А каждая стадия может включать в себя «мини-проекты» в которых нужно будет проделывать весь комплекс проектных мероприятий, такой себе мини-проект в стадии проекта.

Инициация проекта

Первый и самый важный этап любого проекта – его инициировать. На этом этапе важно сформулировать цель или несколько целей проекта. Лучше всего, если будет одна емкая и всем понятная цель. Ответ на вопрос ЗАЧЕМ?

Любому проектному менеджеру приходится отвечать на этот вопрос несколько десятков раз, пока его проект не закончится, и когда закончится, все равно приходится напоминать, зачем мы это все сделали. На этом же этапе определяются основные заинтересованные лица.

Заинтересованные лица

Заинтересованные лица – те люди, на которых отразится результат твоего проекта. На первый взгляд ты можешь думать, что тут все понятно, но на практике ты их всех не знаешь. На этапе инициации проекта стоит поговорить и рассказать о своем проекте разным людям, а если ты работаешь в корпорации, запланировать уведомление или опрос. Все зависит от политики компании.

На этом этапе хорошо, когда задают вопросы: Зачем? Почему? Кому это надо? А если вот так? А если не так? Лучше всего собрать все возможные вопросы и всех заинтересованных лиц. Если так произойдет, на этой стадии ты добился успеха. Да, обычно таких людей называют заграничным словом стейкхолдеры.

Можешь его использовать в корпорациях на собеседовании.

Часто во время инициации проекта заинтересованные лица этих вопросов не задают, по разным причинам. Поэтому твоя задача сделать так, чтобы даже те, кто не задавал вопросы, получили ответы на этой стадии. Иначе готовься к тому, что могут эти вопросы появиться на этапе реализации, что может негативно сказаться на всем проекте.

Про этап инициации обычно мало знают исполнители и поэтому могут считать, что ты все придумал, и вообще это никому не нужно. Обязательно во время презентации целей и задач проекта включи в свой доклад информацию о том, что и как ты сделал, а также данные опросов заинтересованных лиц. Если исполнители не понимают зачем они что-то делают, то они будут считать тебя мудаком и не очень охотно делать нужные задачи.

Непонятные и странные вещи

Вообще когда в проекте есть какие-то непонятные или странные вещи, то «виновным» будет точно менеджер проекта. От этого нельзя уйти или как-то избежать, просто надо сделать так, чтобы непонятных вещей в проекте было как можно меньше. При этом важно понимать, что разные люди думают по-разному и то, что важно программисту совершенно не важно юристу.

Не грузи людей ненужной информацией, но давай им ответы на их вопросы в нужное время и в нужном виде. Тут нет какой-то четкой формулы, как надо писать или говорить с инженером или как нужно разговаривать или писать бухгалтеру, все зависит от личных особенностей людей, с которыми ты работаешь. Поэтому так важно, чтобы в команде, работающей над проектом, было понимание и доверие. Не обязательно люди должны нравится друг другу, наоборот, чем они будут разношерстнее, тем лучше. Но это уже история про командообразование, я не буду на этом останавливаться, потому что у нас сейчас про проекты и управление ими.

Цель

Сформулируй то, что будет являться удачным выполнением проекта. Иногда рисуют три типа сценария – оптимистический, пессимистический и нейтральный. Но это подходит не для всех проектов. Ты должен на этапе инициации понимать, что можно будет считать успешным выполнением проекта, а что нельзя.

Например, если ты строишь дом, то результатом проекта будет построенный дом, но что, если в доме протекает крыша и слабый фундамент. Поэтому, обрати внимание на формулировку ожидаемого успешного результата.

Каналы связи

Позаботься о каналах обратной связи, через которые ты будешь получать всю информацию. Если ты сам не настраиваешь эти каналы, то проработай правильное переоформление информации из других каналов связи в нужный для тебя и задействуй для этого нужных людей.

Вывод

Итак, на этапе инициации проекта подготовь ответы на самые часты вопросы, сформулируй емкую и всем понятную цель, определи всех заинтересованных в твоем проекте лиц, сформулируй показатель успешности твоего проекта и настрой каналы связи и мониторинга обратной связи по проекту.

Частые вопросы

1. Можно ли менять цель проекта? Да можно, это будет больно и неприятно, но иногда, это случается. Например, ты делал сайт, цель которого — продажа услуг, но потом стало понятно, что услуги продавать через сайт нельзя, и он будет служить просто сайтом-визиткой. Цель можно менять, но в крайнем случае, лучше, если она остается неизменной до конца проекта.
2. Как искать стейкхолдеров? Если ты работаешь в большой компании, то обычно тебе известны заинтересованные лица, хотя может возникнуть ситуация, что не всех учтешь. Поэтому постарайся поискать в документах всех пользователей. Помимо документов просто поговори с людьми, которые работают в компании давно, они обычно очень заняты, но точно могут помочь с этим.
3. Если я не могу ответить на вопросы, которые мне задают? Все нормально, очень хорошо, что именно сейчас тебе их задали и есть время поискать ответы. На этапе инициации должно разрешиться 97% вопросов, остальные 3% оставим на непредвиденный случай.

Если у тебя есть другие вопросы по стадии инициации проекта, пиши их в комментариях, я отвечу.

Источник: oskiranov.com