Инструкция по кадровому делопроизводству ИП

Инструкция по кадровому делопроизводству

Ценность Инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства. Закрепив особенности оформления кадровых документов в локальном акте, вы создадите условия к тому, что новые сотрудники, пришедшие в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы в вашей организации.
Кроме того, Инструкция по кадровому делопроизводству решает много практических задач.
В Инструкции утверждаются:
• перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия;
• шаблоны всех документов по личному составу;
• очередность оформления;
• порядок прохождения внутри организации.
Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции.

Важные задачи кадровика в начале 2023 — Елена Пономарева

На основании каких документов разрабатывается инструкция?

Основные нормативно-правовые акты, на основании которых разрабатывается Инструкция по кадровому делопроизводству

— Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).

— Правила ведения и хранения трудовых книжек изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №- 225).

— Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждена постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

— Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

— Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536).

— Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.).

— Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002г.).

Примерная структура Инструкции по кадровому делопроизводству

Инструкция состоит из нескольких частей:

1. Общие положения

В этом разделе указываются цели и задачи Инструкции, а также законодательные акты, послужившие основанием для ее составления. Также определяется ответственность за несоблюдение установленных правил.

2. Тематические разделы

Инструкция определяет порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска и др. Поэтому логично составлять Инструкцию из одноименных тематических разделов. Каждый раздел будет содержать перечень и порядок оформления документов, необходимых для выполнения тех или иных кадровых действий.
Возможен и другой принцип деления Инструкции на тематические разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов.
Например, один раздел будет посвящен порядку оформления приказов, другой — трудовым книжкам.
Кроме того, в состав тематических разделов можно включить разделы, посвященные порядку составления номенклатуры дел службы кадров, формированию и ведению личных дел, а также порядку подготовки документов для сдачи в архив.

3. Приложения

В приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству включается необходимый справочно-иллюстративный материал: образцы оформления всех видов документов, а также формы регистрационных журналов.
Вы можете внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы приказов. Например, в бланк приказов о приеме, переводе и увольнении работников добавить реквизит «подпись непосредственного начальника».
Помните, что удаление реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Образцы документов размещайте в порядке расположения тематических разделов. В тексте Инструкции делайте ссылки на приложения — указывайте, образец какого документа где посмотреть. Это значительно упростит работу с Инструкцией.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с кадровыми документами. Например.
СОДЕРЖАНИЕ:
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
5. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ОБЩЕСТВА
9. ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЙ

Инструкции по кадровому делопроизводству

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в ООО «Название организации» и направлена на совершенствование кадровой работы.
1.2.Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.3. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Обществе возлагаются на начальника Управления по работе с персоналом
1.4. Начальник службы персонала Общества определяет ответственных за ведение кадрового делопроизводства в Управлении и в секторах по работе с кадрами структурных подразделений, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников кадровых служб с нормативными и методическими документами по кадровому делопроизводству.
1.5. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают начальнику службы персона Общества.
1.6. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства Общества определяются должностными инструкциями.

2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. В соответствии с действующим законодательством в Обществе создаются следующие кадровые документы:
приказы (распоряжения);
инструкции;
договоры (контракты);
акты;
протоколы;
письма;
должностные инструкции;
документы по личному составу;
и другие.
2.2. Кадровые документы Общества должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.
2.3. Бланки организационно — распорядительных кадровых документов.
Все виды организационно- распорядительных документов в Обществе печатаются на бланках установленного образца:
бланк приказа ;
общий бланк Общества ;
бланк распоряжения .
2.4. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом Общества, — дата его принятия; для утверждаемого документа Общества — дата утверждения. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).
2.5. Согласование кадрового документа Общества.
Для оценки кадрового документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование такого документа. Кадровый документ обязательно согласовывается с юрисконсультом по правовым вопросам, при необходимости – с другими структурными подразделениями.
Согласование кадрового документа Общества оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Виза проставляется на экземплярах кадровых документов, остающихся в кадровой службе Общества, на левой стороне последнего листа кадрового документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
2.6. Подписание кадровых документов Общества.
Кадровые документы подписываются руководителем Общества или лицом, исполняющим его обязанности, в структурных подразделениях Общества подписываются руководителем , при наличии доверенности, выданной генеральным директором, или лицом, исполняющим его обязанности.
2.7. Удостоверение печатью.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Приказом (распоряжением) оформляется решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы Общества.
Приказ (распоряжение) оформляется на бланке Общества или на бланке унифицированной формы.
Приказ подписывается генеральным директором Общества или уполномоченным им лицом. В структурных подразделениях Общества приказ, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, подписывается руководителем структурного подразделения Общества или лицом, исполняющим его обязанности.
3.2. Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений в Обществе.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
3.3. Акт — документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события (акт приема — передачи ), происходящие в обществе. Акт оформляется на общем бланке Общества. Акт подписывается членами комиссии по актированию и утверждается директором по персоналу Общества.
3.4. Деловая переписка — неотъемлемое средство связи с внешними организациями. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма — запросы, письма — ответы и другие.
3.5. Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Общества. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником Общества.
Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:
общие положения;
функции;
должностные обязанности;
права;
ответственность.
3.6. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников Общества, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:
трудовые договоры;
приказы по личному составу;
трудовые книжки;
личные карточки формы Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.
3.7. Приказы по личному составу Общества оформляются, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», на бланках унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.
3.8. Приказы по личному составу – это распорядительные документы, издаваемые руководителем Общества или руководителем структурного подразделения, в соответствии с Уставом, по вопросам регулирования трудовых правоотношений сотрудников с администрацией. Приказами по личному составу документируют такие процедуры кадров:
прием на работу (форма Т-1) ;
перевод на другую работу (форма Т-5);
увольнение (форма Т-8);
предоставление отпусков (форма Т-6);
график отпусков(форма Т-10а);
поощрение (форма Т-11) .

4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

4.1. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (в отделе кадров).
Трудовые договоры могут заключаться:
на неопределенный срок ;
на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) .
Трудовой договор является основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме работника Общества на работу.
4.2. Личное заявление работника Общества о приеме на работу, как правило, пишется от руки в произвольной форме.
В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия генерального директора Общества, исполнительного директора или руководителя структурного подразделения), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество работника, должность, профессия, если это заявление о переводе работника на другую работу), его паспортные данные, место регистрации, номер телефона), наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение автор заявления просит принять или перевести его на работу), подпись, дата.
На заявлении оформляется виза руководителя структурного подразделения Общества, начальника Отдела труда и заработной платы Общества и накладывается резолюция руководителя Общества.
4.3. Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно — биографического характера о работнике. Личный листок поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу. Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника.
4.4. Автобиография является документом для получения дополнительных (по сравнению с личным листком по учету кадров) данных о работнике. Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности.
4.5. Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой Т-1 и должен соответствовать требованиям Правил внутреннего трудового распорядка Общества (п.2.2).
Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Содержательная часть приказа (распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит следующие данные: фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, наименование профессии (должности), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок.
Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение в отделе кадров Общества, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы. Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для заполнения службой кадров учетной формы «Личная карточка работника Т-2», внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые).
4.6. Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой Т-5 . Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу.

Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений Общества – по прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя Общества. Приказ о переводе объявляется работнику Общества под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров Общества, копия передается в бухгалтерию.
4.7. Увольнение работника Общества, т.е. прекращение трудового договора, документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником» .

(По материалам сайта Кадровые вопросы для начинающих предпринимателей)

Источник: oc-uspeh.ru

Регламент КЭДО

Значение регламентов кадрового делопроизводства и документооборота сложно переоценить. Это важная составляющая основы любого бизнеса и деятельности государственных организаций. Организовать работу кадровой службы достаточно просто и в тоже время сложно. Какие же законы и положения регламентируют организацию кадровой работы с персоналом в электронном формате, разберем в статье.

Хорошо проработанные в программе электронные инструкции закрывают на 75% все потребности в регламентации работы сотрудников с КЭДО. Это кропотливая задача требует времени и профессиональной концентрации, поэтому лучше привлекать интеграторов или даже разработчиков систем.

Человеческий капитал – источник развития бизнеса

Человеческие ресурсы (или еще часто говорят: «Человеческий капитал») для любой организации – это ключевой элемент. Без умного адекватного управления человеческим капиталом трудно рассчитывать на успех. Именно поэтому на предприятиях так важна кадровая служба и ее работа.

Чтобы системно решить эту проблему существуют регламенты организации кадрового делопроизводства на уровне государственных законов и положений. А также каждое предприятие может, а по-хорошему должно, разработать свои собственные регламенты по кадровому делопроизводству, которые однозначно определят области действия и правила.

Регламент кадрового документооборота по ТК РФ или своим силами

Трудовой кодекс РФ является главным законодательным документом, который задает кадровое делопроизводство и документооборот, регламентирует трудовые отношения.

К сожалению, в Трудовом кодексе РФ регламенты, определяющие трудовую деятельность и все ее составляющие, не являются однозначными с юридической точки зрения.

Например, в статье 128 ТК РФ указано, что отпуск без сохранения заработной платы работник может оформить на основании письменного заявления. Идет акцент, что заявление должно быть оформлено письменно в виде документа. А в статье 255 ТК РФ – отпуск по беременности и родам предоставляется женщине на основании больничного и заявления. Такая формулировка делает возможным и достаточным устное заявление работницы. Опытные профессионалы-юристы могут найти таких фрагментов казуистики и нестыковок достаточно много.

Поэтому, как правило, многие предприятия организуют свой кадровый документооборот на основании своего собственного Положения о кадровом документообороте и Инструкций по кадровому делопроизводству. Также могут быть и другие документы, определяющие кадровый электронный документооборот (КЭДО), в тех случаях, когда эта работа автоматизирована с помощью специальных программ.

Напомним, с 2022 года, согласно Федеральному закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ, установлен регламент и порядок обмена кадровыми документами в электронном формате. Переход на КЭДО пока необязательный, но уже идет стройными рядами среди дальновидных организаций.

Программы на базе 1С для КЭДО

Оцените готовность компании внедрить КЭДО

Чек-лист «7 маркеров готовности к внедрению кадрового электронного документооборота»

Области документов кадрового учета

Для задания правил и регламента кадрового делопроизводства и документооборота необходимо для каждого конкретного предприятия определить:

• области/группы кадровых документов, которые будут применяться на предприятии;
• виды кадровых документов и их назначение;
• реквизитный состав и формы для каждого вида документа, а также правила заполнения и правила обработки каждого такого вида документа;
• ну и конечно, необходимо определить зоны ответственности за отдельные области/группы кадровых документов, а также ограничения и условия доступа к таким документам.

Как правило, выделяют три основные группы кадровых документов на предприятии:

1. Локальные нормативные акты, положения, инструкции, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, график отпусков и прочие регламентирующие документы.
2. Документы по личному составу: приказы по личному составу, карточки сотрудников, трудовые договоры, заявления, прочие документы.
3. Информационно-справочные документы: служебные и докладные записки, другая корреспонденция (входящая, исходящая, внутренняя).

Практически на каждом крупном предприятии, с правильно организованным кадровым документооборотом присутствуют следующие процедуры (и их виды документов):

1. Прием на работу:
2. заявление о приеме на работу;
3. трудовой договор (контракт);
4. приказ о приеме на работу;
5. протокол общего собрания учредителей.
6. Перевод на другую работу:
7. заявление о переводе;
8. служебная записка (представление) о необходимости перевода сотрудника;
9. приказ о переводе.
10. Увольнение и сокращение:
11. уведомление работника о предстоящем сокращении;
12. заявление об увольнении;
13. приказ об увольнении.
14. Отпуск:
15. график отпусков;
16. заявление на отпуск;
17. приказ об отпуске.
18. Дисциплинарное взыскание:
19. служебная (докладная) записка;
20. акт о нарушении трудовой дисциплины;
21. объяснительная записка;
22. приказ о дисциплинарном взыскании поощрения и награждения.
23. Поощрения и награждения:
24. представление к награждению;
25. приказ о награждении.

Ниже приведена классификация кадровых документов с реального проекта автора статьи. Классификация была тщательно проработана специалистами кадровой службы производственного предприятия и настроена в программе 1С:Документооборот 8 КОРП также автором статьи.

Документы связаны между собой в цепочки документов и создают цепочки кадровых процессов. Хорошо продуманная и структурированная система кадровых документов и их обработки – это основа для качественного КЭДО.

Этот пример иллюстрирует хороший инструмент для организации кадрового делопроизводства и кадровой работы. Программа 1С:Документооборот 8 КОРП отлично справляется с назначением: организовать работу сотрудников, навести порядок в кадровых документах, сделать работу кадровой службы эффективной.

Кадровые документы

Заявления

Заявление на введение трудовых книжек

Заявление на отпуск

Заявление на перевод

Заявление на перечисление заработной платы

Заявление на стандартный налоговый вычет

Заявление о приёме на работу

Заявление об увольнении

Кадровые приказы

Приказ о возложении/снятии обязанностей

Приказ о командировке

Приказ о переводе

Приказ о приеме на работу

Приказ об изменении в локально нормативных документах

Приказ об изменении оплаты труда

Приказ об отпуске за свой счет

Приказ об отпуске по уходу за ребенком

Приказ об очередном отпуске

Приказ об увольнении

Приказ об утверждении штатного расписания

Личные документы сотрудников

Личная карточка Т2

Личное дело сотрудника (комплект документов)

Трудовые документы

Доп.соглашение к Трудовому договору

Согласие на обработку персональных данных

Соглашение о конфиденциальности

Увольнение по собственному желанию

Увольнение по соглашению сторон

Бесплатная
консультация
эксперта

Анна Викулина
Руководитель Центра
сопровождения 1С
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Регламенты КЭДО в организации

Лучший способ нормализовать и оптимизировать регламенты кадрового ДО в компании – это создать систему КЭДО на основе уже имеющихся программных продуктов от фирмы «1С» с использованием практик опытных интеграторов.

Эксперты не просто помогут настроить кадровый документооборот и делопроизводство, но и подскажут наиболее оптимальные варианты организации этой работы, проанализируют существующие регламенты и приведут их в стандарты, соответствующие Федеральным законам и положениям. Плюс помогут оптимально выстроить кадровую работу на предприятии.

Ниже список регламентирующих документов, часто используемых в работе. Некоторые из них обязательны, другие являются дополняющими основные регламенты.

1. Инструкция по делопроизводству.
2. ГОСТ по делопроизводству (официальный государственный документ).
3. Положение по кадровому делопроизводству с учетом требований ГОСТа.
4. Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов.
5. Номенклатура дел в кадровой службе.
6. Должностные инструкции:
7. начальника службы ДОУ;
8. руководителя канцелярии;
9. делопроизводителя;
10. секретаря делопроизводителя.
11. Должностные инструкции для кадровой службы:
12. руководителя кадровой службы;
13. специалиста по кадровому делопроизводству с учетом требований профстандарта «Специалист по управлению персоналом».
14. Регламент кадровой службы с учетом особенностей кадрового делопроизводства конкретного предприятия.

В случае автоматизации кадрового делопроизводства с помощью программных продуктов важным дополнением к регламентам работы будут являться Инструкции для пользователей по электронному кадровому документообороту. Инструкций может быть достаточно много, особенно, если они созданы точечно, по каждому документу, по каждому кадровому процессу, по особым случаям кадрового учета и управления персонала.

В программных продуктах «1С» и смежных сервисах есть возможность прямо в программе создать или загрузить инструкции для пользователей, которые будут отображаться в карточке документа с учетом текущего контекста (вид документа, организация, состояние в котором находится документ). Можно также разместить Инструкции в программе 1С с учетом текущего контекста, что очень сильно облегчает работу пользователей.

Хорошо проработанные электронные инструкции внутри программы закрывают на 75% все потребности в регламентации работы людей с КЭДО. Это кропотливая задача требует времени и профессиональной концентрации, поэтому лучше привлекать интеграторов или даже разработчиков систем.

Преимущества КЭДО

• Все кадровые процессы происходят в одной системе;
• Информация гарантировано актуальна;
• Все взаимодействия прозрачны, происходят быстро и без задержек, даже если люди работают в разных территориальных офисах;
• Все документы находятся «под контролем»;
• У участников кадровой работы нет возможности что-то забыть или потерять, как это случается с бумажными документами.

Одним словом, сравнивать бумажный и электронный кадровый документооборот – это как сравнивать разные технологии. Например, поездки на автомобиле и перелеты на самолетах. Да могут быть ситуации, когда «заморачиваться» с КЭДО просто не имеет смысла. Например, для компаний с небольшой численностью сотрудников, условно до 50. В этом случае, проще или вести кадровую работу в бумажном виде, или лучше отдать на аутсорс.

Ключевые преимущества электронного документооборота давайте назовем в явном виде:

1. Документы обрабатываются быстро в реальном времени. Интервалы обработки задаются регламентами по кадровой работе. А программные продукты позволяют руководителю анализировать как скорость обработки документов, так и загруженность сотрудников. А также выявлять «узкие места» в организации этой работы.
2. Документы в электронном виде не меняют свои качества – не выцветают, не собирают пыль, не могут прийти в негодность из-за воды, огня или других факторов, портящих носитель документа.
3. ЭД позволяют одновременно работать с ними нескольким сотрудникам. Каждый имеет доступ к актуальной версии документа.
4. Доступ к документам настраивается легко и надежно. В отдельных случаях ведется контроль на работу с документами, протоколирование доступа к персональным данным.
5. При использовании электронной подписи появляется возможность создавать юридически значимые кадровые документы. Причем подделать электронную подпись гораздо сложнее, чем личную подпись на бумажном документе.
6. С помощью ключей и паролей появляется возможность передавать по защищенным каналам связи закрытые виды информации. Это повышает надежность и защиту документов.
7. Документы, если они полностью переведены в электронный вид, не требуют отдельного помещения для хранения, специальных людей для работы с ними. Электронный архив документов удобнее и менее затратен. Особенно, к примеру, для крупного производственного предприятия, где кадровых документов каждый месяц возникает огромное количество.
8. При включении в работу с документами работников взаимодействие кадровой службы с работниками в обоих направлениях становится более простым и удобным для всех сторон.

Лучшее решение для перехода на кадровый электронный документооборот – это профессиональная работа экспертов. Используйте опыт наших специалистов в вопросах КЭДО.

Источник: wiseadvice-it.ru

Самоучитель по кадровому делопроизводству (бесплатный доступ) — 2021

Курсы кадрового делопроизводства дороги и не доступны?

Предлагаем 3 решения:

1) бесплатный

— в данном разделе представлен «Самоучитель по кадровому делопроизводству» новички могут самостоятельно осваивать основы кадровой работы (это минимум знаний по основным кадровым темам + доступ к бесплатной справочной базе по кадровому делопроизводству);

2) бесплатный

— каждое лето у нас проводится бесплатный курс основ кадрового делопроизводства для новичков (это рассылка уроков с домашними заданиями для самостоятельного изучения по гораздо большему количеству кадровых тем, подписка на курс начинается весной). Записаться на бесплатный курс по кадровому делопроизводству >>

3) немного платный

(~ 6 руб./день), но очень информативный — в справочной базе по кадровому делу, доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик», есть наш
«Курс основ кадрового делопроизводства для новичков»
(уроки+тесты). Там же огромный массив дополнительной информации, образцов документов и др. Для получения к нему доступа на этом сайте нужно оплатить подписку на журнал «Кадровик-практик»

Бесплатный раздел «Самоучитель» находится в разработке, в процессе наполнения материалами, мы будем добавлять сюда новые темы, обновлять существующие. Заходите сюда чаще!

Необходимая литература

Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:

• журнал под названием «Кадровик-практик», изучение которого будет не только полезным, но и интересным тем людям, которые много времени на работе посвящают именно этой отрасли;
• книга «Заработная плата. Практическое руководство бухгалтера» написанная Г.Ю. Касьяновой станет удачным пособием для новичков, которые еще не успели набраться опыта на пути к профессиональному росту;
• «Типовые ошибки кадрового делопроизводства» (автор Касьянов М.Ю.) расскажет об ошибках в работе с персоналом и будет полезна не только опытным работникам этой сферы, но и начинающим сотрудникам, а также руководителям организаций;
• «Сложные вопросы расчетов по оплате труда» автора Гейц И.В. будет полезной для тех, кто интересуется различными видами расчетов в этой сфере, начислением отпускных или других видов выплат, и особенно для тех, кто любит наглядные примеры и решения сложных производственных задач;
• журнал «Кадровое дело» рекомендуется для прочтения опытным пользователям программ и работающим в этой сфере людям без значительного опыта и практических навыков;
• в электронном журнале «Все для кадровика» освещаются наиболее задаваемые вопросы со стороны сотрудников отдела персонала и появляются все нововведения в области это сферы.

Организация кадрового делопроизводства с нуля

Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:

• Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.

На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С.

Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.

Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.

Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.

Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках трудового договора.

Как правильно составить штатное расписание читайте в нашей статье.

Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.

Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

1. бланки по приказам;
2. договоры о материальной ответственности;
3. журнал регистрации;
4. книги по учету;
5. табель по рабочему времени.
6. После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести трудовые книжки.

Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы. По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.

Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.

• Последний этап – набор сотрудников для трудоустройства.

Для этой процедуры потребуется:

1. приказы о зачислении на работу;
2. оформление трудовых договоров;
3. наличие трудовых книжек;
4. карточки для сотрудников;
5. книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.

Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.

Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти здесь.

Кому поручить ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство — это комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство, особенно в 2021: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять.

А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Обязанности специалиста по кадрам

У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:

Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте здесь бесплатно.

Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи, такие как:

• отслеживание рынка по заработной плате;
• отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
• составление списка открытых вакансий в организации;
• разработка положений об увольнении и приеме на работу сотрудников компании.

Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.

Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.

Понятие кадрового учёта и документооборота

Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.

Для упорядоченной работы компании необходимо вести учёт кадров

Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального. ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников. При этом не имеет значения, сколько человек трудится на него, главное, что они есть. ИП должен вести кадровый учёт и документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм собственности.

Кадровый учёт — это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.

Документооборот в сфере кадров — это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.

В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.

Документооборот в организации осуществляется в соответствии с нормативной базой

Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте

Другие нормативные акты

Помимо упомянутых законов, в сфере кадровой работы используются следующие:

1. Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06.
2. Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05.
3. Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04.
4. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
5. Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.

Ошибки, допускаемые в отделе кадров

В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:

При оформлении и увольнении работника.

Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по испытательному сроку или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2021 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Восстановление порядка в кадровом учете

Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос. Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции:

1. Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
2. Пересмотр документов и проверка.

В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.

Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.

Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

• Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
• Какова текучесть кадров?
• Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Источник: s70perm.ru