Инвентаризация бизнеса что это

Инвентаризация является одним из самых болезненных процессов для любой торговой точки. Очень часто бывает так, что менеджерам, кассирам и продавцам приходиться ночевать, чтобы подсчитать все товары, а руководители зачастую полностью контролируют процесс, чтобы не чувствовать себя обманутыми.

Мало инвентаризаций заканчиваются без недостач или пересортов, а те, кто дошли до уровня мастерства в этом деле, наверняка потратили очень много времени на эксперименты и оптимизацию процессов внутри магазина.

Процесс инвентаризации зачастую занимает кучу времени и сил, однако стоит потраченных усилий. Ведь вы всегда знаете какие товары имеются в наличии, что персонал не обманывает вас, а посетители не воруют. Прежде, чем вы узнаете как быстро проводить инвентаризацию товаров, сначала узнаем что такое инвентаризация и почему это крайне важно для вашего бизнеса.

Что такое инвентаризация?

Перед тем, как перейти к процессу, давайте разберем что же такое инвентаризация, какие цели у нее цели и каких видов она бывает.

Что такое инвентаризация?

Инвентариза́ция — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств. Википедия

Инвентаризация является отличным способом контроля за сохранностью имущественных ценностей в виде товаров, манекенов, оборудования и других материальных ценностей магазина.

Почему инвентаризация так важна?

Согласно статистике средний показатель потерь в результате воровства и краж в ритейле составляет 2% от оборота. Вроде бы кажется, что это не так уж и много, но если посчитать, то цифры могут стать ошеломляющими.

Представим, что ваша торговая точка делает оборот 100 млн. сум в месяц, а это значит, что каждый месяц вы в среднем теряете 2 млн. сум, а если посчитать цифры в масштабах года, то получается 24 млн, что очень прилично. Эти деньги лучше потратить на бонусы своим сотрудникам, рекламные акции или благотворительность.

Чем реже вы делаете инвентаризацию, тем выше шанс, что показатель краж и потерь перейдет в зону риска и будет расти стремительными темпами, а самое главное, вам будет тяжело за ним уследить. Как показывает практика, чем реже вы делаете инвентаризацию, тем больше у вас краж и потерь.

В этой статье мы хотим раскрыть что такое инвентаризация, как правильно проводить ее и как современные инструменты помогают оптимизировать этот рутинный процесс, облегчая его как для сотрудников, так и для владельцев.

Основные цели инвентаризации:

Сопоставление фактического наличия с данными системы учета или другими источниками (в excel, на бумажке – для тех, кто ведет учет вручную)
Контроль процента потерь и воровства внутри магазина
Выявление пересортицы
Выявление излишков
Выявление обмана и воровства среди персонала
Актуализация остатков с данными учета
Наполнение магазина нужным ассортиментом

Типы инвентаризаций

Существуют различные типы инвентаризаций и в зависимости от масштабов и специфики вашего бизнеса и процессов, вы можете выбрать подходящие для себя типы и использовать их у себя в бизнесе.

Полная инвентаризация

Это инвентаризация, которая охватывает проверку абсолютно всех товаров и других материальных ценностей в магазине. По своей сущности такой вид инвентаризации занимает много времени и ресурсов и поэтому такую инвентаризацию желательно проводить раз в месяц или два месяца.

Частичная инвентаризация

Это инвентаризация, в рамках которой проверяется часть товаров. Например, вы можете проверить одну или две категории товаров. Как правило, при частичной инвентаризации выбираются те товарные категории, по которым происходит много продаж, списаний или других движений.

Выборочная инвентаризация

Это тип инвентаризации, когда вы проверяете конкретного материально-ответственного сотрудника. Вы можете проверить магазин, закрепленный за ним и провести полную или частичную инвентаризацию. Обычно такой тип инвентаризации проводится либо при сдаче дел сотрудником при увольнении, либо при наличии негативных сигналов или прецедентов, связанных с этим материально-ответственным лицом.

Сплошная инвентаризация

Это инвентаризация, которая проводится одновременно во всех ваших магазинах и складах.

Плановая инвентаризация

Это инвентаризация, которая проводится по графику в указанные сроки, утвержденные менеджментом магазина.

Внеплановая инвентаризация

Инвентаризация, которая проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств. Ее можно проводить при передаче дел от одного материально-ответственного лица другому, после стихийного бедствия, кражи и других непредвиденных обстоятельств.

Повторная инвентаризация

Опись продуктов, которая проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация

Это инвентаризация, которая проводится повторно с целью проверки правильности проведения инвентаризации. Такие инвентаризации обычно проводятся с участием руководства и материально-ответственных лиц.

Как организовать процесс инвентаризации, чтобы свести к минимуму кражи и потери?

Инвентаризация доставляет меньше проблем и боли как для руководителей, так и для сотрудников, когда есть четкий и отлаженный процесс, который можно совершенствовать с каждой итерацией.

У каждого магазина или сети, может быть свой процесс, по которому они проводят инвентаризацию и фиксируют результаты. Всегда хорошо, когда каждый член команды знает, когда, кто и как будет проверять магазин.

Наличие процесса также влияет на психологическом уровне и снижает вероятность совершения внутренних краж, т.к. при инвентаризации их очень легко выяить и сотрудники ожидающие, что их проверят, вряд ли намеренно станут воровать товары из магазина.

Конечно, это не означает, что вы сведете потери и кражи до нулевого уровня, однако вы точно сможете избавиться от постоянных догадок и вымышленных ситуаций с участием краж сотрудниками, что снизит риск лишних конфликтных ситуаций.

Ниже мы приведем основные элементы, которые необходимо учесть при инвентаризации.

Процесс проведения инвентаризации

Каждый магазин может определить для себя свой процесс инвентаризации, но мы приведем вам список основных шагов, которые помогут вам в составлении собственного процесса.

Определите роли и ответственные лица

В первую очередь необходимо определить, кто проводит инвентаризацию, а кто несет материальную ответственность в том или ином магазине или складе.

Например, если у вас сеть магазинов, то у вас должен быть материально ответственный сотрудник, который следит за целостностью и сохранностью товаров в вашем магазине. Обычно это руководитель магазина или кассиры с продавцами.

Для каждого магазина вы можете сделать табличку и описать в ней роли, как указано в примере ниже:

Магазин: Demo Store Next
Материально ответственное лицо: Шахло Камбарова
Сотрудник, который проводит инвентаризацию: Инесса Лукьянова

После того, как вы закончили с этим процессом, вы можете перейти к следующему этапу.

Определите частоту проведения инвентаризации

Частота проведения инвентаризации является важным фактором, т.к. именно благодаря частоте инвентаризаций вы можете сократить риски краж и потерь в магазине. Другими словами чем чаще вы делаете инвентаризацию, тем меньше у вас будет рисков с потерями.

Конечно, бывает так, что не всегда есть возможность сделать полную инвентаризацию в магазине. В таких случаях лучше всего подойдет частичная инвентаризация, когда вы выбираете быстро продающиеся товары и категории и проверяете именно их.

Частичную инвентаризацию можно делать по категориям, по полкам, по наименованиям или же по брендам. Так она не отнимет у вас много времени и можно проводить ее каждую неделю по часу. Самое главное не сообщать сотрудникам заранее какие из товаров вы будете проверять именно сегодня.

Если резюмировать, то частичную инвентаризацию лучше всего проводить раз в неделю, а вот полную инвентаризацию рекомендуется проводить хотя бы раз в месяц или два.

Создайте пошаговый процесс проведения инвентаризации

Первый этап – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:

определение даты проведения инвентаризации;
проверка наличия оборудования или других средств для проведения инвентаризаци;
определение сотрудников, которые будут проводить инвентаризацию;
подготовка товара на витринах и на складах к процессу инвентаризации.

Второй этап – проверка фактического наличия товара в магазине или на складе с данными учета. На данном этапе, как правило, происходит подсчет товара. Если вы не используете никакую систему учета, то просто проверяете и отмечаете все подсчеты на бумажке, а если используете систему, то просто сканируете в нее товары, а она уже сама считает вам результаты.

Третий этап – после того, как вы проверили все товары в магазине или на складе, вам необходимо провести подсчеты и проверить недостачи и пересчеты еще раз. На данном этапе важно проверить именно те товары, которые вышли некорректными после подсчетов. Также во время инвентаризации у вас наверняка выявятся товары, где нет бирок или ценников, которые также нужно устранить именно на данном этапе.

Заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе после всех проверок фиксируются результаты инвентаризации и подводятся итоги. Если у вас вышли недостачи и потери, то вы должны определить кто и как будет за них отвечать. Вы можете штрафовать сотрудников или применять другие санкции, в зависимости от вашей политики магазина.

Теперь, когда вы полностью вооружены и готовы к проведению инвентаризации. Давайте рассмотрим способы, которые могут облегчить вам эту рутину.

Способы проведения инвентаризации

Все ритейлеры хотя бы раз задавались вопросом “Как же сделать инвентаризацию быстрее?”. Ответим сразу, если вы хотите точную и быструю инвентаризацию, то вам не обойтись без системы учета товаров.

Конечно, вы можете делать подсчет вручную в тетрадках или экселе, но каждый раз есть риск совершения ошибки и чем больше таких ошибок, тем больше денег вы теряете как бизнес.

Поэтому, если вы хотите избавиться от этой головной боли, вам обязательно потребуется система учета.

Ниже мы рассмотрим несколько способов подсчета и сравним плюсы и минусы.

Инвентаризация вручную

Один из самых распространенных способов. Однако, он занимает очень много времени, сил и требует закрытия магазина на определенный срок. Это, в свою очередь, ведет к потере потенциальной прибыли.

К примеру, если средняя выручка магазина за день составляет 5 млн сум, то закрыв магазин на инвентаризацию на 2 дня, вы потенциально теряете 10 млн сум за этот период. Подставьте цифры своей торговли и вы получите потенциальные потери.

К тому же, такой подход доставляет много неудобств персоналу, т.к. приходиться рыться в тетрадках и эксель файле, чтобы просто восстановить историю движения товара. Это, в свою очередь, отнимает много времени и сил.

Инвентаризация с BILLZ

Функция инвентаризации в BILLZ прошла испытания на более чем 100 магазинах и поэтому, она сделана таким образом, что решает проблему со скоростью, точностью и эффективностью инвентаризации.

Система поддерживает частичную и полную инвентаризацию, а также работает как с интернетом, так и без. Еще одним большим плюсом является то, что вам не нужно закрывать магазин для инвентаризации, потому что все продажи автоматически фиксируются и учитываются при подсчете.

Также обычную инвентаризацию, на которую вы тратили целый день, вы можете сделать за 2 часа.

Преимущества инвентаризации BILLZ

Ниже мы рассмотрим основные преимущества инвентаризации с BILLZ:

Инвентаризацию можно делать как с интернетом, так и без. Это очень удобно потому, что зачастую, складские помещения расположены в местах со слабым сигналом. В таких случаях очень удобна возможность проведения инвентаризации в режиме оффлайн.
Не нужно закрывать магазин и терять доход. Это очень большой плюс, ведь закрывая магазин на время инвентаризации вы теряете клиентов и деньги.
Удаленный контроль. Инвентаризацию можно контролировать удаленно, т.е будучи вдалеке от магазина вы всегда можете посмотреть как она проходит и проверить ее результаты.
Скорость. Это очень важный показатель для бизнес процесса вроде инвентаризации. Вы можете провести полную инвентаризацию товаров за 2-3 часа, в то время как инвентаризация вручную может затянуться на несколько дней. Все это возможно благодаря быстрому сканированию товаров.
Возможность подключения нескольких устройстводновременно. Система поддерживает подключение одновременно с нескольких компьютеров, что также поможет ускорить процесс. К примеру, вы можете разделить товары на условные группы и назначить по человеку на определенные группы, тем самым разделив обязанности и ускорив процесс.
Отчетность по итогам инвентаризации. Практически после любой инвентаризации выявляются пересорты и недостачи, по которым надо посмотреть историю. Функция просмотра истории товаров по инвентаризации помогает в несколько кликов восстановить вам всю историю и посмотреть, что было с товаром, чтобы принять финальное решение по отношению к материально ответственным лицам.
История всех инвентаризаций. Еще одним большим плюсом BILLZ является то, что вся история инвентаризаций хранится в системе и вы в любой момент можете посмотреть, кто что отсканировал, в какой день какие данные вы получили. Это помогает, когда нужно посмотреть и проверить информацию за несколько месяцев назад.

В заключении

Резюмируя можно сказать, что инвентаризация является одним из ключевых инструментов для снижения краж и потерь, а также формирования эффективного ассортимента в магазине, поэтому ей стоит уделять больше внимания.

Кстати, если вы хотите узнать больше о процессах инвентаризации, а также других функциях оптимизации магазина… То посмотрите наш ролик, посвященный теме правильного менеджмента магазина.

Если вы все еще не делали инвентаризацию, то теперь у вас есть все, чтобы начать внедрять процесс как можно скорее. А нам лишь остается пожелать вам удачи.

Источник: billz.io

Инвентаризация: зачем и как ее проводят

Сейчас об инвентаризации вспоминают в первую очередь потому, что это способ проверить остатки, которые находятся на складе и в магазине, для перехода на обязательную маркировку товаров. Благодаря инвентаризации можно в порядке хранить имущественные ценности компании и контролировать их состояние.

Зачем нужна инвентаризация

при продаже имущества или при передаче имущества в аренду;
при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
при смене материально ответственного лица;
перед составлением годового бухгалтерского отчета;
при ликвидации или реорганизации предприятия;
при выявлении случаев хищения или в случае стихийных бедствий, пожара или чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями.

Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов».
Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Постановление Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26.

Инвентаризацию проводят, чтобы:

С чего начать инвентаризацию

Чтобы начать инвентаризацию, организации необходимо издать приказ о проведении инвентаризации и определить инвентаризационную комиссию. В состав инвентаризационной комиссии должен входить представитель руководителя либо заместитель руководителя, бухгалтер и материально ответственное лицо. После утверждения состава инвентаризационной комиссии ей предоставляют на руки последний приходный и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей. Материально ответственное лицо получает письменно информацию, что все расходные и приходные документы внесены бухгалтером.

Эти документы визируются представителем с пометкой до инвентаризации с указанием даты.

После предоставления документов составляется инвентаризационная опись в двух экземплярах, один из которых впоследствии предается в бухгалтерию для сверки с данными бухучета, а второй предоставляется материально ответственному лицу.

Правила проведения инвентаризации

Необходимо определить сроки проведения инвентаризации. Если инвентаризация производится в течение нескольких дней, то помещение, где хранится инвентаризационный товар, необходимо опечатывать в конце дня и проверять целостность печати на следующее утро. Помещение нужно опечатывать ежедневно, пока не завершится инвентаризация.

На момент инвентаризации необходимо запретить какие-либо перемещения продукции со склада. Продажа товарных остатков в ходе инвентаризации допускается лишь в исключительных случаях с письменного разрешение руководителя и главного бухгалтера организации. В таких случаях продукция реализуется материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Если в момент инвентаризации необходимо принять новую продукцию на склад, то продукция принимается материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Во время пересчета проводится проверка фактического наличия остатков продукции на складе и в магазине. Данный перерасчет необходимо проводить в присутствии материально ответственного лица.

Проверка остатков при инвентаризации может производиться как вручную, так и с использованием технических средств.

После фактического перерасчета остатков товары разрешается вносить в опись. Продукция отражается в описи по каждому отдельному наименованию. В опись фиксируется информация по товару: количество, артикул, вид и другие характеристики продукции, принятые в учете организации.

Инвентаризация проводится последовательно по помещению, где хранится инвентаризационный товар. После полной проверки продукции в проверяемом помещении и внесения в опись помещение закрывают и при необходимости пломбируют, а инвентаризационная комиссия проходит к проверке в другое помещение.

Во время пребывания инвентаризационной комиссии на перерыве на обед или в вечернее время описи должны хранится в сейфе или в шкафу в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

После перерасчета остатков и составления итоговых описей члены инвентаризационной комиссии подписывают опись. Если в инвентаризационной описи отсутствует хотя бы одна подпись члена комиссии, то результат инвентаризации считается недействительным. Также материально ответственные лица дают расписку о том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют. Далее подписанные описи передают в бухгалтерию, где бухгалтер сверяет данные с бухгалтерским учетом.

Если после проведения инвентаризации находят расхождение между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна составить сличительные ведомости, в которых зафиксируют суммы излишков и недостатков. Сличительную ведомость необходимо подписать главному бухгалтеру и материально ответственному лицу. Отдельно составляются ведомости на товарные остатки, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на хранении. После составления ведомости и подписания ее руководителем создается приказ об утверждении итогов инвентаризации.

Что делать с излишками и недостачей

Выявление излишних остатков товаров приходуется по рыночной стоимости. Соответствующая сумма отражается на финансовом результате и увеличении дохода организации.

Недостача в пределах нормы естественной убыли относится на издержки производства. Если выявленные недостатки товара больше норм естественной убыли, то убыток возмещается за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовый результат организации и увеличивают расход. Создается документ для списания недостатка сверх нормы. К нему должны быть прикреплены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ от взыскания ущерба с материально ответственных лиц. Результат инвентаризации отражается в учете в том месяце, в котором была проведена. Если проведена годовая инвентаризация, то она отражается в годовом отчете.

Отражение результатов инвентаризации в «1С»

Также результат инвентаризации нужно отразить в учете с помощью программы, которую использует организация. Например, чтобы отразить итоги инвентаризации в программе «1С:Бухгалтерия 8», необходимо зайти в раздел «Склад» и выбрать документ «Инвентаризация товаров», а далее заполнить данный документ согласно результату инвентаризации.

Документ «Инвентаризационный товар» проводок не формирует, но на основании этого документа можно создать следующие документы:

если по результату инвентаризации выявлены излишки товарно-материальной ценности – документ «Оприходование товаров»;
если по результату инвентаризации выявлена недостача товарно-материальной ценности – документ «Списание товаров».

проведение инвентаризации
1С
бухгалтерский учет

Источник: www.klerk.ru

Пресс-центр

Инвентаризация (или переучет) – это фактический пересчет всех средств, которые числятся на балансе организации. Пересчету подвергаются все материальные и нематериальные ценности, включая сырьевую базу, канцелярию.

Провести ее правильно можно с первого раза при условии правильной подготовки.

Инвентаризация – это

Каждое предприятие на регулярных основаниях проводит переучет. Это нужно для соблюдения правильного учета складских запасов. От качества работы сотрудников, их обращения с имущественными ценностями компании зависят фактические показатели по остаткам.

Основные средства (инвентаризация ОС);
Финансовые вклады;
Производственные запасы;
Материальные активы;
Нематериальные активы;
Товары/продукция (инвентаризация ТМЦ);
Прочие ценности, являющиеся материальными или нематериальными ценностями предприятия.

Для пересчета финансовых обязательств проводится подсчет кредитных и других договоров. Все товарные и денежные кредиты, займы, вложения также должны отражаться в ведомости.

Инвентаризация – это получение данных о фактических остатках и выявление несоответствия между фактическими данными и сведениями учетной документации. Процедура проводится с целью выявления фактических размеров, исчисления отклонений и расхождений план-фактных показателей.

Под объемом принято понимать совокупность того, что находится в собственности магазина или предприятия. Это то, что подлежит пересчету.

Изменения вносятся в управленческий и бухгалтерский учет. За каждой вещью установлено материально-ответственный сотрудник.

Бухгалтерия видит данные по:

Приходу;
Списаниям;
Расходам.

Переучет должен проводиться с определенным интервалом (например, ежемесячно, ежеквартально и т. д.). Регулярность и качество переучета позволяет вести достоверный учет по объемам продукции, сырьевой базы и другим ценностям.

Цели инвентаризации

Переучет позволяет решить ряд важных задач:

Определить фактическое количество ценностей организации путем выявления неучтенных позиций, недостачи, пересорта и т. д. Кроме того, в ходе переучета параллельно проводится проверка состояния товара.
Сопоставить реальные количества с данными учетных баз. Все несоответствия фиксируются документально, после чего привлекаются материально ответственные лица.
Выровнять данные в учетных документах для последующего корректного учета.
Контроль качества и полноценности системного учета. Речь идет о проверке документов, отражающих состояние товарно-материальных и прочих ценностей предприятия.
Мониторинг соблюдения дисциплины по использованию и хранению ОС.

Инвентаризация подразумевает проверку состояния запасов компании, корректности отражения данных в базе данных, а также контроль соблюдения правил хранения.

Преимущества инвентаризации для сотрудников

Как показывает практика, регулярный и фактический пересчет – лучший способ для своевременного выявления недобросовестных действий со стороны работников. Это могут быть как целенаправленные действия, так и ошибки, связанные с человеческим фактором, безответственностью.

Если переучет рассматривается как формальность, то пользы от него будет мало. Документы с данными, не соответствующими действительности, никому не нужны. Поэтому очень важно вносить в бланки и ведомости только реальные сведения.

Как правило, фиктивная документация является следствием:

Повышенной загруженности сотрудников;
Проведения недобросовестных действий и махинаций по отношению к ТМЦ.

Чтобы устранить первый фактор, нужно назначить работника, который будет заниматься исключительно переучетом. Например, можно на время освободить штатного сотрудника от выполнения непосредственных обязанностей либо привлечь аутсорсингового специалиста.

Такой подход позволит провести точные подсчеты и подвести итоги по остаткам. Не стоит пытаться загрузить персонал дополнительной работой, поскольку это может привести к ошибкам в расчетах, снижению качества выполнения основных обязанностей.

Чтобы исключить вероятность недобросовестных действий, нужно привлечь сторонних экспертов. Попытки провести инвентаризацию силами компании будут безрезультатными. Сотрудники будут просто вписывать те показатели, которые нужны им.

Типы инвентаризации

Тип переучета зависит от поставленных целей. Процедура может быть полной или частичной, плановой или внеплановой, охватывать конкретное подразделение или всю организацию.

В зависимости от назначения

Классифицируется с учетом ситуации:

Плановая инвентаризация. Проводится по календарному графику на основании предварительно подписанного приказа. К мероприятию готовятся заранее, персонал информируется заранее. График проведения утверждает руководитель в начале отчетного года;
Внеплановая. Проводится с целью выявления фактов хищений, недостач. Назначается при замещении материально ответственных лиц для исключения непонятных ситуаций после назначения нового сотрудника. Также внеплановая инвентаризация проводится после техногенных и стихийных бедствий;
Повторная. Приказ о ее проведении выписывается при наличии спорных моментов по результатам первичного переучета. А также если имеются подозрения по отношению к материально ответственным лицам, есть вопросы относительно качества выполняемой работы;
Контрольная. Проводится непосредственно после плановой с целью проверки достоверности расчетов. На момент ее проведения помещения должны оставаться закрытыми.

Переучет может проводиться в одной либо нескольких вышеперечисленных формах. Такие процедуры могут назначаться как руководителем предприятия, так и начальством подразделения либо проверяющими инстанциями.

В зависимости от объема

Полная инвентаризация. Ежегодно компания в обязательном порядке проводит ревизию всех своих ценностей. Это обязательная процедура, предшествующая составлению годового отчета по бухгалтерии. Проводится по активам фирмы, материалам, товарам и различным соглашениям с третьими лицами;
Частичная инвентаризация. Проводится по подразделению, отделу, направлению. Например, пересчет кассы, складских запасов либо по определенному виду продукции. Может назначаться при смене материально ответственных лиц.

В зависимости от размера процедуры

При условии правильного проведения переучета удается получить правильный отчет, содержащий фактические данные. Такие документы позволят руководителям провести анализ текущего положения дел и внести правки по каждому подразделению либо по всему предприятию.

С учетом масштаба охвата выделяют следующие типы инвентаризации:

Сплошная. Пересчитываются все ценности по всем ответвлениям, отделам. За каждым закрепляется инвентаризационная комиссия и проверяющие лица. Ведущие компании привлекают независимых ревизоров;
Выборочная. Проверке подлежат отдельные ценности, которые находятся в области ответственности конкретного работника. Чаще всего проводятся в компаниях с большим ассортиментом товара или широким спектром услуг либо в фирме с филиалами.

С учетом условий проведения

Процедуру вправе утверждать и определять дату проведения может не только руководство предприятия. С учетом обязательности, переучет может быть:

Обязательным (проводят согласно действующему законодательству);
Инициативным (проводится по инициативе руководителя).

По способу проведения

Инвентаризация может быть:

Натуральной. Сотрудники на самом деле идут и выполняют поставленные задачи, правильно все подсчитывают, оформляют. О регулярности и корректности проведения такого мероприятия может говорить то, что учетная информация совпадает с реальными результатами. В таком случае все направления компании будут функционировать эффективно;
Документальной. Работники ищут продукцию и финансовые активы по документальным данным.

Закон об инвентаризации

Порядок и сроки переучета регулируются приказом Минфина и Федеральным законодательством о бухгалтерском учете.

Итак, ревизия должна проводиться в следующих случаях:

Отчеты составлялись более года назад;
По факту смены материально ответственного лица;
Перед закрытием или реструктуризации организации;
При выявлении признаков порчи имущества, хищения и других незаконных действий со стороны сотрудников;
Перед продажей, сдачей в аренду, сменой собственника;
При преобразовании;
После техногенных и стихийных бедствий (пожары, потопы и т. д.).

За соблюдения законодательных требований отвечает директор предприятия и бухгалтер.

Порядок и сроки

Дата и порядок процедуры назначается руководителем компании. Если инвентаризация является инициативой контролирующих инстанций, то сроки проведения устанавливают они, о чем информируют проверяемых лиц.

Этапы

Переучет состоит из 4 этапов:

Подготовка. Составление документов, ведомостей для заполнения, утверждение комиссии, определение дат и сроков.
Пересчет. Работники или представители проверяющей компании проводят подсчеты, взвешивание для получения данных по реальному объему ТМЦ.
Сличительная процедура. Фактические результаты сравнивают с планом, утверждаются несоответствия, выявляются причины.
Завершение. К ответственности привлекаются виновные лица, обновляется база данных, оформляется соответствующая документация.

Что касается последнего этапа, перед наказанием виновных лиц проводится повторная проверка результатов.

Состав инвентаризационной комиссии

Как уже говорилось выше, мероприятие может проводиться штатными сотрудниками или аутсорсинговыми специалистами (услуга независимой инвентаризации). Контроль всей процедуры осуществляют члены инвентаризационной комиссии.

Должность не указывается в трудовой книге. Как правило, комиссия включает:

Сотрудников организации;
Представителя руководства;
Работника бухгалтерского отдела;
Начальника или мастера соответствующей службы (например, инженер, юрист, финансист и т. п.);
Если переучет проводится в торговой точке, в комиссию включают представителя отдела экономической безопасности.

Перечень документов

Каждый этап должен проводиться в соответствии с установленными стандартами. Проводится заполнение актов, описей, ведомостей. Их наличие позволяет упростить последующий анализ ситуации.

Точный перечень бумаг определяется с учетом отрасли и имеющихся ценностей.

Список наиболее распространенных форм

Опись ОС – ИНВ-1;
Ярлык – ИНВ-2;
Опись товарно-материальных ценностей – ИНВ-3;
Акт об отгрузке товаров – ИНВ-4;
Опись о ТМЦ, находящихся на ответственном хранении – ИНВ-5;
Сличительная ведомость с результатами расчетов ТМЦ – ИНВ-19;
Бланк, в который вносятся изменения – ИНВ-24 (итоговый документ);
Ведомость для итоговой сверки – ИНВ-26.

Этапы успешного переучета

Пошаговый алгоритм выглядит так:

Выбор комиссии.
Составление и подписание приказа.
Подготовка необходимых инструментов.
Подсчет ТМЦ по зонам и материально ответственным лицам.
Сводка остатков, выявления фактических показателей.
Представление данных о недостачах, пересортице, излишках.
Подписание актов, опрос сотрудников.
Списание недостачи, заполнение ведомостей.

Как выровнять расхождения

Учетной политикой любой организации регламентируется порядок отражения недостающих и лишних объектов, выявленных при пересчете. Если это ИП, достаточно краткого описания всех пунктов.

Как правило, материальная ответственность за недостачу делится между виновными лицами. Но руководство вправе поступить по-другому:

Все излишки отнести к результатам работы предприятия. Найти виновных, попросить объяснения. Разобраться в причинах появления излишков;
Если размер недостачи не превышает установленных норм, их списывают на издержки. Для этого подписывается соответствующий приказ;
Если недостающего товара больше нормы либо выявлены факты умеренной порчи имущества, нужно указать виновное лицо. Он должен объяснить причины. Если определить виновника невозможно, недостачу списывают в счет издержек.

Результаты вносятся в отчеты, затем подбиваются итоги по остаткам. Незначительные расхождения являются нормой для любого предприятия.

Независимая инвентаризация

– это возможность выявить реальное положение дел на предприятии. Наиболее эффективна такая процедура будет для мелких и средних предприятий, так или иначе связанных с торговлей или поставками товара. Проведение независимого аудита позволит вовремя заметить ошибки в работе сотрудников или целых отделов фирмы, а также исключить случаи воровства и подделки документов.

Независимая инвентаризация имущества в компании «ПрофСостав» — это выгодно. Заказав проведение аудита у нас, вы сможете спокойно продолжать производственный процесс, а, значит, не потеряете свои деньги из-за вынужденного простоя. Результаты инвентаризации будут доступны в максимально короткие сроки.

Источник: profsostav.ru