Все работодатели — ИП и компании с разной формой собственности, иностранные организации и их российские подразделения — регулярно сдают отчёты в Пенсионный фонд со сведениями о застрахованных лицах. Многие руководители отдают часть задач на аутсорсинг, при этом для выполнения работ часто привлекают самозанятых. Рассмотрим вопросы: распространяются ли обязательства по отчетности на налогоплательщиков НПД, нужно ли подавать СЗВ-М на самозанятых и надо ли их включать в отчет СЗВ-СТАЖ?
Что такое СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ
- указывать данные о страхователе и застрахованных лицах;
- отмечать тип формы и период, за который сдается отчетность.
При заполнении бланка нельзя допускать ошибок, иначе отчет будет признан недействительным, ПФР его не примет. Помимо руководителей компаний сдача документа обязательна для адвокатов, нотариусов, частных детективов. Если сотрудников более 10 человек, отчет подается в электронном виде, менее 10 — в электронном или бумажном. Освобождены от сдачи ИП, если они платят фиксированные страховые отчисления только за себя, и компании, ненадолго привлекающие зарубежных специалистов для временной работы.
Вопросы пользователей при заполнении формы СЗВ-М
СЗВ-стаж — обязательная форма персонифицированной отчетности для отдельных лиц, выполняющих определенные виды работ. Отчет сдается 1 раз в год в период до 25 января следующего года. Так было до 2023 года.
Это важно!
Пенсионный (ПФР) и страховой (ФСС) фонды объединились в единый Социальный Фонд России (СФР). С января 2023 г. предстоит сдавать в территориальные СФР по месту деятельности единый отчетный документ ЕФС-1. Подаваемый ранее каждый месяц отчет СЗМ-М заменён новым ежемесячным отчетом ПСВ, который подаётся в налоговую инспекцию.
Кого включали в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ
В СЗВ-М включали всех физических лиц, с кем у компании заключен трудовой, авторский, гражданско-правовой договор либо договор подряда. После подписания соглашения с работодателем все физлица автоматически считаются застрахованными. Требование распространяется на лиц, работающих по ГПХ, если они заключили договор пенсионного страхования, и на их доход начисляются страховые взносы.
В любых случаях, когда сотрудник допущен к выполнению работ (даже при отсутствии письменного соглашения с ним), между ним и работодателем возникают трудовые отношения. За таких работников нужно платить налог и страховку. Даже если сотрудник в течение месяца проработал 1 день, данные о нем вносят в отчетный бланк.
В отчете указывают всех физически лиц — штатных сотрудников и исполнителей, не имеющих специального налогового статуса, вписывая:
- фамилию, имя, отчество;
- ИНН;
- номер индивидуального страхового счета.
В отчет не вписывают лиц, с которыми заключен договор аренды. Также в СЗВ-М не включаются самозанятые — они работают в особом налоговом режиме, делают отчисления в ПФР самостоятельно и добровольно, если хотят позаботиться о накопительной части пенсии.
Как заполнить и сдать СЗВ М, СЗВ СТАЖ и другие отчеты в Пенсионный фонд Видеоинструкци
С 2023 года все компании, если они за работу платят деньги физическим лицам, должны ежемесячно, до 25 числа последующего месяца, заполнять новый отчет о сотрудниках — ЕФС-1. Исключение только для ИП, не имеющих наемного персонала
В ЕФС-1 вносят персонифицированные сведения о каждом работнике, указывая:
- фамилию, имя, отчество;
- ИНН, СНИЛС;
- полную дату рождения;
- гражданство, статус застрахованного лица;
- страховой стаж;
- условия труда;
- результаты специальной оценки.
В отчет включают всех лиц, с которыми заключены договоры, даже если в этом месяце они не получили вознаграждение. Строку 070 оставляют пустой, в бумажном документе ставят прочерк.
Компании могут привлекать к работе:
- ГРФ — граждан РФ;
- ПЖИГ — лиц без гражданства либо иностранцев, постоянно проживающих в России;
- ВПИГ — временно работающих в нашей стране, за исключением специально приглашённых зарубежных специалистов;
- ВЖИГ — всех лиц, временно находящихся в РФ, личностей без гражданства, которым на некоторое время предоставлено убежище в любом регионе России;
- ВКС — высококвалифицированных специалистов, специально приглашённых для работы в российской компании.
Гражданство в ЕФС-1 указывают по Общероссийскому классификатору стран: для лиц без гражданства — 000, для россиян — 643.
ИП и физические лица сдают финансовые отчёты в ФНС и СФР по месту жительства. Организации, имеющие счёт в банке и оплачивающие работу привлечённых физлиц — по месту своей основной деятельности.
Титульный лист документа ЕФС-1:
Персональные данные и сведения о выплатах:
Вместо прежнего ежегодного отчёта СЗВ-СТАЖ заполняют ЕФС-1, куда вносят всех застрахованных лиц, у которых в течение отчётного годового периода были какие-либо обстоятельства, влияющие на трудовой стаж:
- работа на тяжёлом или вредном производстве, дающая право на досрочное оформление пенсии;
- вахтовые смены;
- отпуск без сохранения содержания либо по уходу за детьми;
- освобождение от работы на период выполнения государственных или общественных обязанностей.
Один ЕФС-1 заменяет несколько прежних форм:
Кто, когда должен сдавать ЕФС-1
В каждой компании есть хотя бы один бухгалтер и кадровик. Обязанность по заполнению отчетов можно распределить между ними:
- СиоЗП (подраздел 1.2), ДСВ-3 (подраздел 3), 4-ФСС (раздел 2) поручить бухгалтерии;
- СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ (раздел 1) доверить отделу кадров.
Можно разные части отчета отправлять в разное время в пределах срока, определенного законодательством. Пустые разделы включать не нужно.
Повод для сдачи документа в межотчетный период — если один из сотрудников подал заявление:
- об установлении (о расчете) накопительной части пенсии;
- о срочной выплате пенсии;
- о единовременной выплате всех накоплений.
Может поступить запрос из Фонда. Работодатель обязан в течение трех дней после заявления сотрудника или запроса из СФР подать отчет о «Назначении пенсии».
Автоматический сервис Jump.Finance упрощает взаимодействие с персоналом. Наше программное решение Jump.Finance ЭДО помогает автоматически заполнять документы, своевременно отправлять отчётность по заданному в настройках графику. Не будет опозданий со сдачей отчетных документов, нареканий и штрафов со стороны контролирующих служб.
В ФЗ-27 указана ответственность за нарушение порядка сдачи отчетов. Она остается такой же для ЕФС-1:
- 500 рублей — за несвоевременную сдачу (за не предоставление в срок), за искажение сведений о застрахованных лицах (неверный СНИЛС или ИНН), за многочисленные ошибки;
- 500 руб. — за каждого человека, не внесённого в отчет;
- 1000 руб. — при нарушении прядка сдачи документов в электронном виде, при сдаче бумажного документа при численности сотрудников свыше 10 человек.
За каждый месяц просрочки насчитывается штраф в размере 5% от суммарных начислений за последние 3 месяца: его размер не может быть менее 1000 рублей или более 30 %.
В 2023 году в ФЗ-27 внесены изменения. Штрафов можно избежать, если:
- самостоятельно тщательно проверить документ перед отправкой и исправить допущенные ошибки до того, как их обнаружат сотрудники СФР;
- после указания контролирующей организации на несоответствия при заполнении отчетной документации исправить недочеты в течение рабочей недели (5 рабочих дней).
Можно снизить размер административного штрафа на 50%, если оплатить его в течение 10 дней после получения уведомления о нарушениях и штрафных санкциях за нарушение сроков или за заполнение отчета с ошибками. Всего на уплату отводится период в 20 дней. Если «забыли» упомянуть сотрудника, можно отправить дополнительную форму до конечного срока сдачи первичного отчета, тогда штраф не будет предъявлен.
При начислении штрафных санкций составляется акт. Работодатель вправе направить возражения в течение 15 дней после получения предписания. Его заявление будет рассматривать спецкомиссия.
Требования ПФР
Работодатели, привлекающие самозанятых лиц, не обязаны за них делать отчисления в Пенсионный фонд:
- договор с плательщиком НПД подтверждает, что у привлечённого исполнителя статус самозанятого лица, что он самостоятельно платит налоги и отчисления;
- после получения оплаты самозанятый отправляет заказчику чек, подтверждающий получение вознаграждения за выполненную работу.
ПФР вправе предъявить претензии и требования перечислить страховые взносы за исполнителя, если:
- во время взаимодействия работодателя с исполнителем плательщик НПД утратил статус самозанятости;
- если исполнитель не прислал заказчику чек, подтверждающий получение оплаты.
В таких случаях работодателю нужно включать самозанятых в СЗВ-М и платить за каждого исполнителя как за работающее на него физическое лицо.
Важна дата получения чека. Если подтверждающий оплату документ получен до 15 числа того месяца, в котором подается отчет СЗМ-М (ПСВ), то сведения об исполнителе можно не сдавать. Если чек пришёл после 15 числа, гонорар, выплаченный самозанятому, включают в отчет, а после получения чека делают отмену отчислений. Переплата будет учтена в следующем месяце. Если в этом месяце расчет с плательщиком НПД не производился — значит, облагаемой базы нет, страховые отчисления делать не надо.
Есть альтернативная точка зрения: если исполнитель указан в договоре как самозанятый, никаких дополнительных подтверждений его статуса не нужно. Для заказчика — это физическое лицо, не подлежащее обязательному страхованию, его не нужно включать в отчеты, независимо от даты получения чеков. Отчет по самозанятым в пенсионный фонд отправлять не нужно.
Примечание:
Сервис Jump.Finance при перечислении оплаты физическим лицам обязательно проверяет статус самозанятости. Плательщик НПД сможет настроить автоматическую отправку чеков после каждого получения денег. У заказчиков не будет проблем с проверкой статуса и своевременностью получения чеков — следовательно, не будет штрафов и предписаний от контролирующих служб.
Источник: jump.finance
Ответы эксперта сервиса Контур.Норматив по вопросам представления формы СЗВ-М
Нужно ли сдавать СЗВ-М, если в организации нет сотрудников, которым начисляется зарплата, а есть только один учредитель? Должен ли представлять сведения персонифицированного учета предприниматель, который работает на себя?
Нужно ли сдавать СЗВ-М, если в организации нет сотрудников, которым начисляется зарплата, а есть только один учредитель?
Для подачи в Пенсионный фонд СЗВ-М не имеет значения, заключен ли с директором трудовой договор или нет (речь идет о ситуации, когда директор и учредитель в одном лице) — организация все равно обязана представить СЗВ-М (Письма ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721, от 06.05.2016 № 08-22/6356, Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846). Сделать это нужно даже в случае, когда деятельность в организации не ведется.
Должен ли представлять сведения персонифицированного учета предприниматель, который работает на себя?
Если предприниматель использует труд наемных работников или, например, заключал с физическими лицами гражданско-правовой договор, то он должен представить сведения в отношении этих лиц по форме СЗВ-М.
Если же предприниматель работает абсолютно один, то подавать данную отчетность в Пенсионный фонд ему не нужно.
За какой период нужно подавать СЗВ-М по договору ГПХ?
Страхователи, которые заключили с физическими лицами договоры гражданско-правового характера, должны представлять в Пенсионный фонд формы СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; п. 1.5 Порядка заполнения, утв. Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п, письмо ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581).
Однако следует учесть тот факт, что по гражданско-правовому договору, работа может быть выполнена в одном отчетном месяце, а оплата по нему быть произведена в другом (к примеру, в следующем месяце). В данном случае важно не допустить ошибку с периодом включения физического лица в СЗВ-М. Все зависит от сроков действия гражданско-правового договора — если, например, договор был заключен только лишь на май (а оплата по нему была произведена в июне), то тогда в отчет по форме СЗВ-М за май данное физическое лицо включать не требуется, так как срок договора истек еще в мае и в июне он уже не действует. Если все же гражданско-правовой договор заключается на срок до исполнения сторонами условий договора, то есть до момента расчета, то физическое лицо нужно включить в СЗВ-М за июнь.
Оштрафует ли ПФР за ошибку, которую страхователь нашел и исправил сам?
Страхователь обязан передавать сведения о застрахованных лицах, необходимые для индивидуального (персонифицированного) учета, в территориальный орган ПФР в установленные законом сроки по утвержденным формам. В случае невыполнению данных требований к ответственности могут привлечь как саму виновную компанию-страхователя, так и виновное должностное лицо. При этом оштрафуют за представление неполных и некорректных сведений в отношении каждого застрахованного лица.
Однако согласно п. 39 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета (утв. Приказом Минтруда России от 21.12.2016 № 766н) страхователь вправе при выявлении ошибки в ранее представленных индивидуальных сведениях в отношении застрахованного лица до момента обнаружения ошибки территориальным органом ПФР самостоятельно представить в этот орган уточненные (исправленные) сведения о данном лице за отчетный период, в котором эти сведения уточняются, и финансовые санкции к такому страхователю не применяются.
То есть если работодатель сдал дополняющую форму СЗВ-М в отношении не включенного ранее в отчетность работника за пределами установленного срока, но до того, как ошибку обнаружили в фонде, то оснований для штрафа нет. К такому выводу пришла коллегия по экономическим спорам Верховного суда (определение ВС РФ от 05.09.18 № 303-КГ18-5702).
Тем не менее, несмотря на сложившуюся судебную практику, Пенсионный фонд продолжает настаивать на том, что страхователь не привлекается к ответственности только при представлении корректирующих сведений. Если же он вообще ранее не включал сотрудника в СЗВ-М, сдача дополняющей формы исправлением ошибки не считается (письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602).
В таких ситуациях рекомендуется писать возражение на акт проверки. Если Пенсионный фонд все же вынесет решение о привлечении к ответственности — обращаться в суд. В последнее время суды в этом вопросе встают на сторону страхователей.
Источник: pro126.ru
