В организации всего 5 человек. Зарплату мы выдаем каждому работнику по расходному кассовому ордеру. Обязательно ли оформлять платежную ведомость или расходного кассового ордера в этой ситуации достаточно?
Для ответа на вопрос были использованы следующие документы и нормативно-правовые акты:
Исходя из информации, предоставленной Вами, считаем необходимым сообщить нижеследующее.
В соответствии со ст. 56 Трудового кодекса РФ, работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Кроме того, право на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда гарантировано Конституцией РФ (ч. 3 ст. 37 Конституции РФ).
Расчет налогов, взносов и отчисление за ИП на ОУР в конф-и ЗУП
Таким образом, выплата заработной платы работнику является одной из основных обязанностей работодателя и, соответственно процедура выплаты заработной платы должна оформляться строго определенными документами.
Кроме того, для целей налогообложения любые затраты должны соответствовать требованиям налогового законодательства, в том числе у предприятия, осуществляющего выплату заработной платы работникам, должны в обязательном порядке иметься первичные оправдательные документы по учету труда и выплате заработной платы. К их числу относятся приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1), личная карточка работника (форма № Т-2), лицевой счет (форма № Т-54), расчетная ведомость (форма № Т-51) и платежная ведомость (форма № Т-53) (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «О применении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Эти документы отражают прием работника на работу в организацию, начисление и выплату ему заработной платы и соответствуют общим требованиям, изложенным в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Из вышесказанного следует, что утвержденными первичными учетными документами на предприятии, оформляющими выдачу заработной платы, являются расчетно-платежная ведомость или расчетная ведомость, а также платежная ведомость. Эту же позицию подтверждает и Пленум Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 в своем Постановлении «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», где сказано, что начисленной является такая заработная плата, которая отражена работодателем в расчетно-платежной ведомости или расчетной ведомости.
Если таких документов в организации нет, доказать факт выдачи заработной платы сотрудникам представляется затруднительным.
Расчетно-платежные ведомости, как первичные учетные документы, содержащие подписи работников, получивших заработную плату, прилагаются к кассовым документам — расходным ордерам в качестве подтверждающих документов. Это требование установлено Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации. В связи с этим, у предприятия, начисляющего и выплачивающего заработную плату работникам, должны быть как расчетно-платежные ведомости, так и расходные ордера.
В отношении изложенного автором вопроса можно сказать, что в случае наличия в штате небольшого количества работников (1-2 человека), оформление платежной или расчетно-платежной ведомости допускается, но не является обязательным. Обычно, оформление выдачи заработной платы на такое незначительное количество сотрудников производятся по расходным кассовым ордерам. Что касается штатной численности в пять человек, то можно рекомендовать оформлять помимо расходного ордера все-таки и расчетно-платежную ведомость, хотя конкретного требования в отношении количества сотрудников в законодательстве в этой связи не имеется. Применительно к количеству работников можно отметить, что с точки зрения закона, предприятие с численностью 5 человек относится к числу микропредприятий (Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»).
Следует обратить внимание автора вопроса на то обстоятельство, что отсутствие платежных ведомостей таит в себе и еще одно возможное «неприятное» для работодателя последствие. Так, работник, уволенный с предприятия, где начисление заработной платы не оформлялось расчетно-платежными ведомостями, может безнаказанно утверждать, что заработная плата ему вообще не выплачивалась. При этом перечисление работодателем налогов на доходы физических лиц в полном объеме при отсутствии первичных учетных документов правового значения не имеет. Конечно, работодатель имеет право доказывать факт выплаты заработной платы другими способами, но суды, к сожалению, в подобных случаях зачастую встают на сторону работника и удовлетворяют требования о взыскании задолженности по заработной плате (Определение Ленинградского областного суда от 08.02.2012 № 33-575/2012).
Отсутствие единого подхода к решению данного вопроса также может повлечь, наконец, ответственность в соответствии с Кодексом об административных правонарушения РФ по ст. 5.27 — нарушение законодательства о труде и об охране труда (штрафные санкции).
Исходя из всего вышесказанного, в целях избежание возможных неблагоприятных последствий, как со стороны контролирующих органов, так и недовольных работников, рекомендуем автору вопроса все-таки оформлять при начислении и выплате заработной платы расчетно-платежные ведомости.
Оформление начисления и выдачи заработной платы является одной из основных обязанностей работодателя в соответствии с действующим законодательством и, соответственно оформляется строго определенными документами. Установленными первичными учетными документами на предприятии, оформляющими начислению и выдачу заработной платы, являются расчетно-платежная ведомость или расчетная ведомость, а также платежная ведомость. При этом также необходимо оформление кассовых документов при начислении заработной платы — у предприятия, начисляющего и выплачивающего заработную плату работникам, должны быть не только расчетно-платежные ведомости, но и расходные ордера. Если таких документов в организации нет, доказать факт выдачи заработной платы сотрудникам представляется затруднительным.
Численность работников на предприятии, безусловно, играет роль при решении вопроса о необходимости оформления расчетно-платежной ведомости. Если в организации работает, например, 1-2 человека, как показывает практика, законодательство прямо не запрещает оформлять только расходный ордер. Но, т.к. четкая норма в этой взаимосвязи в отношении численности работников отсутствует, в случае, если на предприятии работает 5 и более человек, все же рекомендуем оформлять весь комплект первичных учетных документов, предусмотренных Постановлением Госкомстата России. В противном случае на организацию работодателя может быть наложен как административный штраф, так и возможное судебное требования по иску работника о взыскании задолженности по заработной плате при отсутствии первичных учетных документов.
Хотите получить юридическую консультацию по Вашему вопросу? Звоните сейчас!
Источник: law4free.ru
Документы по учету и начислению заработной платы
Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере трудовых отношений пока остается открытым, поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году.
Ведь со стороны контролирующих органов могут возникнуть притязания, ведь при самостоятельной разработке форм могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу. В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов.
Поэтому основные документы по учету заработной платы, действующие на российских предприятиях, целесообразнее всего рассматривать в свете Постановления №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России.
Документы для начисления заработной платы и учета труда работников
Ищите ответ? Задайте вопрос юристам!
10773 юристов ждут Вас
Быстрый ответ, бесплатно!
Задать вопрос
- Т-12 — Форма «Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда»;
- Т-13 Форма называется «Табель учета рабочего времени»;
- Т-49 Форма именуется «Расчетно-платежная ведомость»;
- Т-51 Форма носит название «Расчетная ведомость»;
- Т-53 Форма «Платежной ведомости»;
- Т-53а Форма «Журнала регистрации платежных ведомостей»;
- Т-54 Форма «Лицевого счета»;
- Т-60 Форма «Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику»;
- Т-61 Форма «Записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником»;
- Т-73 Форма «Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников
Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия. В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.
Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность. Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче.
Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости. В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы – расчетную ведомость и платежную ведомость.
В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Второй документ является своеобразной распиской в получении заработной платы.
В Т-53а регистрируются ведомости за один календарный год.
В Т-54 отражаются ежемесячные сведения о заработной плате, полученной работником в течение года, там содержаться записи всех начислений и удержаний. В следующем документе по учету заработной платы — записке-расчете на предоставление ежегодного отпуска работнику производится расчет положенной заработной платы и др. положенных выплат при уходе в отпуск.
При увольнении сотрудника в организации составляется Т-61. Сам документ составляется кадровым работником, а расчет производится в бухгалтерии. Учитываются дни, за которые не был взят отпуск и производится компенсация, либо удержания из зарплаты, если отпуск брался авансом.
Последний документ из этого перечня составляется при оформлении выполненных работ, которые выполнялись по трудовому соглашению, заключенному на определенный срок. Этот акт является основанием для полного или частичного расчета по выполненным работам.
Источник: www.yurist-online.net
FI034-ИП-2012-Отражение учета заработной платы в SAP ERP
Инструкция описывает процесс загрузки в базу данных системы SAP документов – заработной платы, сформированных на основании обработки заработной платы отчетов в системе АИС, изменение и проведение (сохранение) предварительно зарегистрированных документов, формирование проводок по начислению и удержанию ЗП работников.
2. ПРЕДПОСЫЛКИ
Для выполнения данного процесса АИС должен сформировать файл по ЗП и передать в бухгалтерию для загрузки в систему, согласно требований для загрузке.
3 ОПИСАНИЕ ШАГОВ ПРОЦЕССА
3.1 Выбор каталога для загрузки
На основании обработки данных в системе АИС сформированы файлы, содержащие проводки по начислению и удержанию ЗП.
В специальном каталоге формируется файл формата xml, предназначенный для загрузки данных авансовых отчетов в SAP.
Для выполнения процесса загрузки воспользуйтесь транзакцией ZFI1 «Загрузка проводок по ЗП из АИС».
На экране «Интерфейс загрузки из АИС проводок по заработной плате» заполните следующие поля (Рис.2):
Для выбора каталога воспользуйтесь кнопкой (Рис.1)
Рис.1 Выбор папки для загрузки данных
Рис.2 Заполнение Интерфейса загрузки проводок по заработной плате в Тестовом прогоне
Нажмите кнопку (Выполнить (F8) для запуска программы загрузки.
3.2 Диагностика ошибок
Файлы формата xml, сформированные автоматически из АИС, могут содержать различные ошибки, которые не позволят зарегистрировать документ в SAP.
При загрузке корректные файлы будут иметь статус проверки ОК, а файлы, содержащие ошибки — статус проверки ERROR (Рис.3):
Рис.3 Краткий журнал загрузки
Однако в таком представлении невозможно понять, что явилось причиной.
Детализация ошибок по каждой отдельной позиции документа отражается в Подробном журнале загрузки. Для просмотра такого журнала дважды щелкните левой кнопкой мыши по позиции со статусом ERROR (с англ. ошибка) (Рис.4):
Рис. 4 Подробный журнал загрузки
Как видно на Рис.4, все ошибки относятся к первой позиции документа, в нижней части экрана представлено их описание.
В этом случае необходимо откорректировать загружаемый файл.
3.3 Предварительная регистрация документов – авансовых отчетов подотчетных лиц
После корректировки загрузочного файла, отраженного со статусом ERROR, снова зайдите в тр.ZFI1 и выполните все действия, описанные в п.3.1.
Убедитесь, что все загруженные файлы корректны (статус проверки OK)(Рис.5):
Рис.5 Краткий журнал загрузки верных данных
При помощи кнопки вернитесь снова к интерфейсу загрузки проводок и снимите отметку Тестового прогона. Нажмите кнопку (Выполнить (F8) для запуска программы предварительной регистрации документов (Рис.6):
Рис. 6 Заполнение Интерфейса загрузки проводок в Продуктивном прогоне
На экране журнала загрузки отразится номер каждого из предварительно зарегистрированных документов (Рис.7):
Рис. 7 Журнал загрузки документов в продуктивном прогоне
Документы по заработной плате загружены как предварительно зарегистрированные в систему SAP.
3.4 Работа с предварительно зарегистрированными документами
Для работы с предварительно зарегистрированными документами предназначена транзакция FBV0.
Тут возможны как проводка, так и изменение или удаление предварительно сохраненных документов.
На селекционном экране будет предложено ввести реквизиты обрабатываемого документа (Рис8):
— БЕ – балансовая единица;
— Номер документа – Номер предварительно зарегистрированного документа, присвоенный в тр.ZFI1 (см.рис.7);
Рис.8 Выбор одного документа для обработки
В случае необходимости просмотра ни одного документа, а перечня загруженных документов, воспользуйтесь кнопкой: .
На селекционном экране предложено заполнить реквизиты, по которым будет производиться отбор документов, и формироваться их список к просмотру.
Ни одно поле не является обязательным к заполнению, и значит запустить отчет можно даже при всех незаполненных полях.
В этом случае на просмотр будет выведен перечень всех предварительно зарегистрированных документов, находящихся в системе, за все время и по всем БЕ.
Поэтому рекомендуется конкретизировать запрос на выборку, указав хотя бы минимальную информацию (Повторимся, описанные поля не являются обязательными к заполнению) (Рис.9):
| Балансовая единица | Балансовая единица | 1000 или 1001 | 1000 – PLC «GMSM», 1001 – Филиал gsk |
| Номер документа | Номер предварительно зарегистрированного документа, присвоенного в тр.FBV0 | 2200000022 — 2200000023 | Возможно указать диапазон номеров. |
| Финансовый год | 2011 | ||
| Дата проводки | Дата проводки | 20.08.2011 | Указывается дата, на каторую будет осуществляться загрузка. |
| Дата документа | 20.08.2011 | ||
| Автор | Имя пользователя, осуществившую предварительную регистрацию в тр.FBV0 | Antonenko_ev |
Рис.9 Отбор списка предварительно зарегистрированных документов
Перед Вами откроется экран «Проводка предв. зарегистрированных документов», отражающий список, сформированный в соответствии с заданными критериями (Рис.10):
Рис.10 Список предварительно зарегистрированных документов за период
3.4.1 Проводка предварительно зарегистрированного документа
Проводку (сохранение документа) можно производить как по одной штуке, так и всех сразу.
Для того, чтобы сохранить один документ из списка, выделите его (щелкните курсором так, чтобы вся строка этого документ стала оранжевого цвета) и нажмите кнопку («Проводка) (Рис.11):
Рис.11 Проводка одного предварительно сохраненного документа
Для одновременного сохранения нескольких документов нужно сначала их все выделить. Для группового выделения воспользуйтесь кнопкой («Выделить все»). Этой же кнопкой можно и снять все выделение.
В таком случае оранжевым цветом отметится уже не один документ, а все те, что есть в списке.
После этого нажмите кнопку («Проводка) для того, чтобы провести все документы, которые есть в представленном списке (Рис.12):
Рис.12 Проводка нескольких предварительно сохраненных документов
Также появится сообщение, указывающее номера проведенных документов.
Обратите внимание на то, что документы сохраняются в системе под тем же номером, что и были предварительно зарегистрированы. При этом в момент проводки информация сохраняется полностью и перестает существовать как предварительно зарегистрированная.
3.4.2 Изменение предварительно зарегистрированных документов
Для изменения предварительно зарегистрированного документа выполните действия, описанные в п.3.4.
Проанализируйте сформировавшийся список и выберите документ, подлежащий корректировке. Левой кнопкой мыши щелкните два раза по выбранному документу.
Перед Вами откроется экран «Проводка ПредвЗарегистрир док: Обзор» с отражением всех позиций, содержащихся в документе.
Выберите ту позицию, которая подлежит корректировке и два раза щелкните по ней левой кнопкой мыши (Рис.13):
Рис.13 Выбор позиции документа для корректировки
На следующем экране внесите необходимые изменения.
Необходимо помнить, что не все поля можно изменять.
Неизменяемыми полями являются:
— «Дата документа» и «Дата проводки»,
— Балансовая единица («БЕ»),
— Номер Кредитора и номер Счета Главной Книги.
Однако можно изменить Номер Кредитора или Счет Главной Книги при помощи удаления ошибочной позиции.
Для этого в режиме изменения (Рис.14) удалите все данные по позиции: Сумма, МВЗ, Вр, Присвоение, Текст. Затем создайте новую позицию с верными значениями.
Рис.14 Удаление позиции в предварительно зарегистрированном документе
Для перехода из режима изменения к просмотру всего документа используйте кнопку (Обзор).
При этом на экране отразится сообщение Помните, что нажатие кнопки (Сохранить) приведет не только к сохранению произведенных изменений, но и к полному сохранению (проведению) всего документа (Рис.14.1):
Рис.14.1 Переключение между режимами Изменения и Просмотра
В нашем примере добавим в поле Присвоение номер авансового отчета и изменим текст позиции со значения «Суточные» на значение «Билет жд» (Рис.15):
Рис.15 Корректировка предварительно зарегистрированного документа
Также нужно изменить счет бухгалтерский: файлы формируются для кредиторов с контрольными счетами. Для этого необходимо изменить счет, на тот который необходим 69010000, 69010100 или 76100000.
Когда все корректуры внесены, их можно сохранить.
При этом:
- Документ можно оставить все ещё предварительно зарегистрированным.
Для этого используйте функции меню «Документ – Предварительная регистрация» (Рис.16):
Рис.16 Сохранение изменений в предварительно сохраненном документе без осуществления проводки.
Внизу экрана появится сообщение:
- Документ возможно провести (сохранить) в системе и он перестанет быть зарегистрированным предварительно.
Для этого воспользуйтесь кнопкой («Сохранить») (Рис.17):
Рис.17 Проводка (сохранение) документа.
Внизу экрана появится сообщение о том, что документ проведен.
3.4.3 Удаление предварительно сохраненного документа
Перед удалением предварительно зарегистрированного документа, документ подлежащий удалению ещё надо найти.
Для этого выполните действия, описанные в п.3.4.
Проанализируйте сформировавшийся список и выберите авансовый отчет, подлежащий удалению. Левой кнопкой мыши щелкните два раза по выбранному документу.
Перед Вами откроется экран «Проводка ПредвЗарегистрир док: Обзор» с отражением всех позиций, содержащихся в авансовом отчете. Рассмотрите позиции и убедитесь, что перед Вами именно тот документ, который надо удалить.
Если это не так, то для возврата к списку документов используйте кнопку («Назад»).
Для удаления воспользуйтесь функцией меню «Документ – Удалить» (Рис.18):
Рис.18 Удаление предварительно зарегистрированного документа
Внизу экрана можно видеть сообщение о том, что предварительно зарегистрированный документ удален.
3.5. Анализ загруженного файла:
Файл, загруженный в систему необходимо проверить по МВЗ в СО и на счетах бухгалтерского учета в FI.
3.5.1. По МВЗ: для этого выбираем транзакцию: S_ALR_87013611 — МВЗ: факт/план/отклонение и нажимаем ввод.
И нажимаем «» для выполнения программы.
С помощью фильтра можем отсортировать по разным признакам. Для примера возьмем виды затрат по заработной плате.
3.5.2. Анализ бухгалтерских проводок в FI: ZJ3RKKRL — Корреспонденция счетов в рублях
