Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены приказом Минтранса № 152 от 18.09.2008 года.
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Информация о маршруте транспорта не относится к обязательным реквизитам. Однако, указывать маршрут следования автомобиля желательно при учете расходов на ГСМ. Это поможет обезопасить компанию от претензий во время проверок.
Оформление путевого листа
Путевой лист нужно оформить:
- до начала выполнения рейса, если его длительность превышает продолжительность смены или рабочего дня водителя;
- до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель совершает один или несколько рейсов.
Срок действия путевого листа не регламентирован. Однако в каждом документе нужно указать дату, когда его можно использовать.
ТАКСИ — ДНО, лучше пойду на ЗАВОД
«Длительный» путевой
Если лист оформляется больше чем на день, нужно указать дату начала и окончания срока, в который его можно использовать. Это устанавливает пункт 4 порядка заполнения путевых листов.
В «длительном» путевом листе нужно указать:
- показания одометра при выезде транспортного средства с парковки;
- дату и время выезда с парковки и заезда на парковку;
- дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
- дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.
Одометр – это устройство, которое определяет количество оборотов колеса. На основании его показаний определяют путь, пройденный автомобилем за определенный период, либо в течение всего срока эксплуатации.
Если несколько водителей работают на автомобиле в разные смены, путевой лист сперва заполняет водитель, покинувший стоянку и открывший первую смену. Данные при въезде на служебную стоянку по окончании рабочего времени вносит водитель, который закрывает последнюю смену.
Вносить данные по ходу маршрута в один и тот же «длительный» путевой можно, когда сохраняются обязательные реквизиты.
Медосмотр и техосмотр
Медработники, которые осматривают водителей перед рейсом и после него, делают запись об осмотре в путевом листе и подтверждают ее подписью. Подпись нужно расшифровать, написав фамилию и инициалами имени, отчества.
В предрейсовый осмотр входит:
- рассмотрение жалоб водителя;
- визуальный осмотр;
- измерение давления, пульса, температуры тела;
- выявление признаков опьянения; определение наличия психоактивных веществ.
Если в течение рейса автомобилем управляют разные водители, в путевой лист вносят дополнительные строки. Они нужны, чтобы медработник поставил отдельные отметки о прохождении медосмотров каждым из водителей. Из документа должно быть ясно, какая отметка медработника относится к каждому водителю.
Как пропустить заказ Яндекс Такси, если вы уже нажали кнопку «принять»
Также перед рейсом, на месте постоянной стоянки автомобиля, нужно провести контроль его технического состояния. Дату и время, когда был проведен предрейсовый контроль, вносят в «Сведения о транспортном средстве».
Техосмотр и медосмотр проводят в любой последовательности, главное, чтобы в документе был отражен факт их проведения.
Подтверждение транспортных расходов
Итак, маршрут транспорта не обязательно указывать в путевом листе. Но подтверждает ли такой документ транспортные расходы компании при расчете налога на прибыль?
Разберем на примере предпринимателя Игоря. Он открыл производство швейной фурнитуры в Вологде доставил продукцию заказчику по области. Производство работает на УСН «Доходы минус расходы» и Игорь хочет учесть расходы на доставку при расчете налога на прибыль. Он решил, что обязательных реквизитов достаточно. Также в листе было указано, что доставка осуществлена по Вологодской области.
Но инспекторы отказались учесть транспортные расходы по такому документу. Игорь обратился в вышестоящий налоговый орган — тот же результат. Тогда предприниматель пошел в суд. По его мнению, если компания не является автотранспортной, она может включить в путевой лист обязательные реквизиты и подтвердить расходы. Он также подтвердил использование автотранспортного средства в производственной деятельности:
- чеками АЗС;
- распоряжением на отгрузку продукции со склада;
- должностной инструкцией водителя, согласно которой он имеет право эксплуатировать автомобиль только в служебных целях.
Путевой лист, в реквизитах которого нет информации о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ.
Даже если организация не является автотранспортным предприятием, в путевых листах нужно указывать информацию о конкретном месте следования автомобиля. Однако это не обязательно, если компания не учитывает при расчете налога затраты на ГСМ.
При выполнении других заказов, Игорь будет указывать подробную информацию о маршруте автомобиля. Теперь он знает, что формулировку «по городу» или «по области» в путевом листе лучше не использовать.
Источник: astral.ru
Компенсация ГСМ в 2023 году: кому, что и как компенсировать
Если работодатель не заключал с работником договор аренды на использование его личной машины в служебных целях, ему придется платить компенсацию. Оплата ГСМ — это возмещение затрат на горючее, которые возникли у работника во время служебных поездок. Рассказываем, как оформить и возместить сотруднику расходы на горюче-смазочные материалы.
Обязательно ли компенсировать ГСМ
Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности некоторых работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Если у сотрудника разъездной характер работы, но при этом в компании нет собственных автосредств, служащий вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей. А работодатель обеспечивает компенсацию ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт (ст. 188 ТК РФ).
- руководитель согласовал факт использования личного транспорта;
- расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены документами — чеками с заправочных станций, платежными квитанциями и проч. Учет служебных поездок ведут в путевых листах;
- возмещение издержек получает только штатный работник.
Для сведения: как правильно рассчитать нормы расхода топлива
Получите бесплатный доступ , чтобы прочитать.
Как оформлять
Для корректного ведения учета компенсацию бензина работнику с личным автомобилем надо оформить документально. Все детали возмещения необходимо прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Затем руководитель издает приказ и закрепляет должностные обязанности, для которых понадобится машина, причины использования личного авто и виды издержек, которые возместят сотруднику.
Бухгалтерский учет и проводки
Работодатель обязан возместить оплату бензина сотруднику за личный автомобиль и отразить такое возмещение в бухучете. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам. Покупку ГСМ возмещают по фактическим затратам, которые подтверждены счетами, квитанциями, кассовыми чеками и другими документами.
Основные проводки по компенсации ГСМ работнику:
- Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
- Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).
Налогообложение
Для налога на прибыль возмещение и расходы на ГСМ разрешают учесть в пределах лимита. Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002. Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах (письмо Минфина № 03-03-06/1/6339 от 27.01.2023):
- для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
- для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.
На возмещение расходов ГСМ за использование личного авто в работе не начисляются ни налог на доходы физических лиц, ни страховые взносы (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина № 03-04-06/94977 от 06.12.2019).
НДФЛ и страховым взносами не облагают всю сумму компенсации и расходов на горюче-смазочные материалы.
Об авторе статьи
Задорожнева Александра
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Источник: gosuchetnik.ru
Как списать ГСМ без путевых листов: образец, по топливным картам, в каких случаях не нужен
Списание ГСМ является частью бухгалтерского учета для предприятий, занимающихся логистикой, перевозкой или доставкой грузов и другими транспортными услугами.
- Можно ли списывать ГСМ без путевых листов?
- Как списать ГСМ без путевых листов: образец
- Как списывать ГСМ без путевых листов по топливным картам
- Списание ГСМ без путевого листа нетранспортной организации
- В каких случаях не нужен путевой лист
Можно ли списывать ГСМ без путевых листов?
Путевой лист является основной бумагой, подтверждающей расходование топлива и финансов на его оплату. Это бланк, на котором каждую смену фиксируются рабочие часы ответственного водителя, пройденное расстояние и затраченный на него объем светлых нефтепродуктов (бензин, дизель), потраченный объем финансовых средств на заправку на АЗС и другие услуги.
Документ может быть составлен в произвольной форме, но утвержден в качестве бланка на предприятии согласно рекомендациям Министерства финансов РФ. Основное назначение свидетельства — обоснование затрат предприятия в части оплаты горюче-смазочных материалов.
Организации, которые используют коммерческий автопарк для получения прибыли, т.е. для исполнения должностных обязанностей, имеют право на возмещение 20% НДС. Но все траты на ГСМ должны быть подтверждены. Имея на руках путевой лист, можно определить, сколько времени автомашина находилась в режиме использования в служебных целях, какой объем бензина или дизеля был израсходован в этот период и сколько это стоило. В документе также фиксируются и другие траты, сопровождающие эксплуатацию служебного автотранспорта.
Путевой лист учитывается в любой бухгалтерской системе, включая 1С. На его основании происходят все дальнейшие расчеты. Для организаций, которые занимаются автоперевозками и другой транспортной деятельностью, оформление путевого листа обязательно.
А вот нетранспортные организации имеют послабление. Ведь бензин или дизель могут питать не только автомобильные двигатели внутреннего сгорания, но и другую технику – использующуюся для обогрева, освещения, сельскохозяйственной деятельности, туризма и т.д. Обычно затраты топлива на подобное оборудование минимальны, тем более, путевой лист в существующей форме не может быть применен для отчетности по устройствам: ведь ни маршрута, ни заправки на АЗС фактически нет.
Как списать ГСМ без путевых листов: образец
Необходимость в путевом листе для не занимающихся логистикой юр лиц отпадает, но учет бензина все-таки может быть произведен. Пример: ООО выполняет подряд на инфраструктурные работы в крупном городе. Используются культиваторы и газонокосилки. Учет может быть произведен двумя способами:
- Фиксация номинального объема бензина, сжигаемого за один рабочий цикл.
- Определение расхода по стандартизированным данным, характерным для данной модели садовой техники, исходя из официальных технических сертификатов.
А что говорит по поводу путевых листов законодательство? Министерство финансов в своих рекомендациях однозначно указывает на то, что вся бухгалтерская документация должна быть оформлена в соответствии с требованиями закона и Налогового кодекса. При этом возможность отказа от путевых листов не пресекается. Но как еще убедительно обосновать траты транспортного предприятия на ГСМ? Другого, более удобного способа пока что не существует.
Судебная практика более однозначна. В большинстве случаев суды (как и надзорные организации) принимают путевой лист как единственный документ, подтверждающий финансовые траты на горючее и при этом отвечающий законодательству в полной мере.
Как списывать ГСМ без путевых листов по топливным картам
Топливные карты являются удобным инструментом контроля финансовых средств предприятия и качества работы водителей. Пластиковыми носителями организации могут оплачивать горючее и другие товары на АЗС, а также различные сервисные услуги. Отчетность предоставляется в личном кабинете компании. Электронные сервисы успешно интегрируются во внутренние бухгалтерские провайдеры предприятия и становятся частью учета.
Списание ГСМ по топливным картам без путевых листов не представляется возможным. Само получение и использование заправочных карт подлежит учету в бухгалтерских системах. Топливо, оплачиваемое с помощью носителей, учитывается отдельно, как и находящееся на хранении на коммерческих складах.
Учет ГСМ по топливным картам через бухгалтерию происходит посредством заполнения в системе информации из путевых листов. Данные отображаются в оборотно-сальдовой ведомости. В конце отчетного периода цифры должны совпадать с отчетной информацией, предоставляемой оператором топливных карт.
Списание ГСМ без путевого листа нетранспортной организации
Для нетранспортных юр лиц процедура списания ГСМ менее жесткая. Такие предприятия могут использовать любую бумагу, утвержденную во внутреннем учете и в полном объеме фиксирующую периоды работы техники, как доказательство фактических расходов компании на ГСМ.
Если фиксация объема израсходованного горючего на питание неавтомобильной техники происходит фактическим способом, то для подтверждения расхода потребуются подписи членов оценочной комиссии. Составляется акт, в котором указываются номинальные производительные характеристики устройства и площадь обработанного участка / время работы прибора.
В каких случаях не нужен путевой лист
В любых случаях, когда коммерческий автомобиль используется не для выполнения служебных поручений (то есть не для получения прибыли от деятельности предприятия), составления путевого листа не требуется.
Также документ не нужно составлять организациям, затрачивающим бензин вне транспортных рамок, т.е. не для питания моторов легковых и грузовых авто.
В остальных случаях отсутствие путевого листа создаст массу проблем при проверке бухгалтерской отчетности контролирующими органами. Штраф может быть наложен как на водителя, так и на саму организацию. ООО и ИП могут заплатить до 100 тысяч рублей, если ГИБДД остановит машину, на которую не было оформлено путевое свидетельство.
Источник: card-oil.ru
