Все хозяйствующие объекты обязаны составлять отчеты о полученных доходах, на этом основании вносятся платежи в казну государства. И очень важно знать, как ведется кассовая книга – основополагающий документ для ведения отчетности.
Что такое кассовая книга и для чего она нужна
Любое малое или крупное предприятие должно вести бухгалтерскую и налоговую отчетность по итогам своей хозяйственной деятельности. Чтобы сведения были достоверными, и данные отчетов не подвергались сомнению, ведется кассовая книга, где проводятся все финансовые операции компании: приход и расход денежных средств. Она ведется только за последний финансовый год, а по его окончании открывают другой экземпляр книги, такие строгие требования предъявляют ЦБ РФ и Госкомстат России. В постановлениях и приказах установлены унифицированные формы первичных учетных документов.
Есть два варианта кассовых книг:
- Страницы расположены вертикально. Как правило, все финансовые операции за 1 рабочий день вмещаются на одном листе. В этом случае отчет кассового сотрудника может быть оформлен двумя вариантами:
- Два листа книги нумеруются одним числом, между ними прокладывается лист копирки, затем на первом листе все данные заносятся ручкой с синими чернилами, а следующий лист отрывается и он остается у кассового сотрудника, по его данным будет составлен отчет по всем финансовым операциям.
- Можно для отчетности использовать вкладыш, который имеет тот же порядковый номер, что и лист книги. В этом случае при заполнении подкладывают вкладыш и копировальный лист. Все данные в книге и вкладыши тщательно сверяются бухгалтером.
- Страницы расположены горизонтально, тогда листы поделены пополам, их сгибают, подкладывают копировальную бумагу и заполняют. Отрывную часть отдают кассовому сотруднику, а неотрывная часть остается на месте. Обе половины листа зафиксированы одним и тем же номером, любые помарки, исправления запрещены. Если все-таки нужно исправить данные, то их заверяют подписями ответственных сотрудников.
Шпаргалки бухгалтера — выпуск № 45 — 4 правила о «кассе»
Кто должен вести кассовую книгу
В основном, такие обязанности исполняет кассовый сотрудник, если он есть в штате компании, а если должность кассира отсутствует, то сотрудник бухгалтерии.
Если происходит поступление денежных средств, то их оформляют ордером, то же происходит и при выдаче наличных средств. Все эти финансовые операции тут же оформляют в книге, на основании соответствующих документов.
Начинают вести записи после строки «остаток», вначале ведется учет приходных документов, и только потом – расходных.
Ежедневно сотрудник кассы выводит итоговую сумму всех проведенных финансовых операций, учитывает остаточные средства и составляет отчетную документацию по итогам дня.
Все данные передаются бухгалтерскому сотруднику, который отвечает за ведение финансовой деятельности.
К отчетным документам подкалывают отрывной лист книги, все документы должны быть переданы под роспись ответственного бухгалтера, которые сверяет все данные книги и отчета. Если все данные сходятся, то на их основании будут составляться бухгалтерские и налоговые отчеты.
Как правильно оформить кассовую книгу
К оформлению этого важного отчетного документа нужно подойти со всей ответственностью: ведь любой инспектирующий орган в первую очередь требуют предоставить именно ее.
Ее заполнение производится на унифицированном бланке КО-4:
- На всех листах проставляют порядковые номера;
- Обязательное требование к перешнуровке книги, в конце ставят фирменную печать организации;
- В конце пишут общую численность всех листов, и закрепляют подписями ответственных лиц.
Титульный лист книги оформляется по своим правилам: на нем указывают название компании, коды хозяйственной деятельности и дату создания.
Если на предприятии ведется активная финансовая деятельность, то одного экземпляра может и не хватить. Если это так, то заводят новый вариант книги, но обязательно прописывают период, на который она будет действовать.
Как правильно вести кассовую книгу
Обычно все записи о проведенных финансовых операциях за текущий день вносятся в готовый бланк, где обязательно указываются данные о приходной или расходной операции. На конец рабочего дня устанавливается итог по всем проведенным финансовым операциям, и высчитываются остаточные денежные средства. Исходя из всех документов, сотрудник составляет отчетную документацию и передает ее ответственному бухгалтеру.
Пошаговая инструкция
Поскольку основной бланк поделен пополам, то одну часть оставляют в книге, а вторую, отрывную часть забирает кассовый сотрудник. Заполняют сразу две части, с одинаковыми реквизитами. Все приходно-расходные документы, на основании которых проведены записи, должны быть подшиты к отчету кассового сотрудника.
На бланке проставлены графы, которые следует заполнить так:
- «Остаток на начало дня» переносят из графы «Остаток на конец дня», сумму не изменяют.
- «№ документа» заполняют в соответствии с реквизитами ордеров.
- «2 графа» предназначена для указания поступивших или переданных сумм, прописываются полностью вплоть до копеек.
- Затем отображаются корреспондентские счета, например, перевод средств на расчетный счет оформляют цифрой 51, выдача заработной платы – 70, поступление средств от покупателей или заказчиков – 62, на подотчетный -71;
- Графа «Перенос» — здесь следует просуммировать все предыдущие данные на строках, а на обратной стороне ничего не заполняют.
- «Итог» подсчитывают приходные и расходные данные, выводят остаток, который должен соответствовать формуле: остаток на начало дня + приходные данные – расходные.
- В конце документа свои подписи проставляет кассовый и бухгалтерский сотрудники, проставляют количество приложенных документов.
Как нужно сшивать кассовую книгу
Все кассовые документы в обязательном порядке должны иметь свои порядковые номера, их сшивают согласно очередности так, чтобы нити остались сзади сшитых листов. Их объединяют, пишут на отдельном листе их количество, затем их скрепляют сургучной печатью, и в конце руководитель и бухгалтер проставляют свои подписи.
Электронная кассовая книга
Допускается ведение кассовой книги в электронном виде, при условии, что все первичные документы будут сохранены в надлежащем порядке. Для этого используют специальную программу на компьютере, которая отображает сразу две части листа: вкладыш и отчет кассового сотрудника. Листы ежедневно распечатывают, их можно прошнуровать в конце текущего года, а затем на них проставляются печать компании и подписи лиц, отвечающих за бухгалтерский учет и руководителя.
Если ведется электронная кассовая книга, то можно распечатать титульный лист в конце отчетного периода, к нему подшиваются все вкладные листы.
При этом виде ведения книгу можно оформлять через каждый квартал, вместо 1 года.
Особенности кассовой книги для ИП и ООО
- Ведение кассового учета для индивидуальных предпринимателей. Это может быть простой блокнот, соответствующим образом пронумерованный и прошитый. Эту книгу можно не заверять в налоговой инспекции. Книга должна отображать действительное количество закупленных или произведенных товарных групп, количество потраченных на эти цели средств. Кроме того, в ней должна отображаться суммы, полученные от продажи товаров или предоставляемых ИП услугах. Если ИП работает по упрощенной системе налогообложения, то можно указывать только полученные доходы, поскольку исчисления проводятся именно с этой суммы. Все данные, отображаемые в книге, должны найти подтверждение в бумажных первичных документах: товарными чеками, накладными, кассовыми ордерами. Если ИП предоставляет населению какие-либо услуги, то необходимо прописывать и данные клиента. ИП, работающие по Единому Вменному Налогу кассовую книгу могут не вести.
- Кассовый учет в ООО. Общество с ограниченной ответственностью ведет хозяйственную деятельность, и, следовательно, должна вести кассовую книгу. Можно назначить отдельного сотрудника, который будет отвечать за ведение книги. С ним необходимо заключить договор о материальной ответственности, в случае не состыковки денежных средств он будет отвечать за допущенную недостачу. Если нужно иметь в наличии свободные денежные средства, то нужно подать заявление в банк, где у вас есть расчетный счет, о расчете лимита. Он рассчитывается по следующей схеме: полученный доход за 90 рабочих дней + выплаты по зарплате+ рассчитанный средний доход разделенные на 90. Такую сумму можно иметь в кассе, если придут с проверкой, то дать объяснения подобным лимитом, выданным банком, а сумму выше это лимита нужно сдавать в банк. Ведется учет всех приходных и расходных операций на каждый день, а в конце рабочего дня составляются отчеты по общей схеме.
Проверка кассовых книг
Осуществлять проверку кассовых книг имеет право обслуживающий компанию банк, при этом проверке подвергаются:
- Полное количество оприходованных денежных средств.
- С расходные операции по сдаче наличных в банковское подразделение.
- Установленные банком условия проведения расходных операций, их целевое предназначение.
- Соответствие лимита денежных средств с оприходованной наличностью.
- Проверка ведения кассовой книги в соответствии с законодательными актами.
Если результаты проверки будут отрицательными, то банк предупреждает отделение налоговой инспекции о дополнительной проверки организации, или передает материалы во внутренние органы порядка.
Те предприятия, которые были замечены в нарушении кассовой дисциплины, могут быть привлечены к административной ответственности с наложением штрафных санкций до 50 тыс. рублей.
Источник: corphunter.ru
ВАС РФ: ИП не обязаны вести кассовую книгу
Хорошая новость для российских ИП.
Некоторые банки пытались требовать у ИП кассовые документы на проверку. Некоторые налоговые инспекции штрафовали ИП за отсутствие таковых.
Но сегодня Высший арбитражный суд принял решение: ИП не обязаны вести кассовые книги.
Суть дела
Юридические лица обязаны вести строгий учет наличных денег: все действия с ними записывать в кассовую книгу, выписывать приходные/расходные ордера, всю наличность сверх лимита сдавать в банк. (Лимит устанавливается банком по заявлению организации.) Также юридические лица должны иметь специально оборудованное помещение кассы (решетки на окнах, сейф и т.п.).
Некоторые ИП, имеющие расчетные счета, получали от своих банков требования о предоставлении на проверку кассовой книги, ордеров и всех прочих документов. При их отсутствии угрожали сообщить в налоговую инспекцию. Некоторые инспекции не упускали возможность оштрафовать ИП на 5000 рублей за отсутствие документации.
Обжалование в суде
Некоторые ИП обращались в суд с требованием отменить решение налоговой инспекции. В основном суды поддерживали предпринимателей, но в Северо-Кавказском федеральном округе принимались решения в пользу налоговой службы. Одно из дел дошло до Верховного суда, и тот также принял решение в пользу ФНС.
Некоторые банки просили хотя бы письменный отказ от ИП. Некоторые предприниматели всё-таки составляли все нужные документы. Ну а кому-то вообще повезло — банки ничего даже не просили 🙂
И вот сегодня
Высший арбитражный суд по подобному делу принял решение: требования налоговой инспекции незаконны. Соответственно, можно ожидать конца хаоса с требованиями банков и налоговых инспекций. А если уж требование Вы получили, то смело отвечайте отказом: суд должен учитывать существующую практику и будет на Вашей стороне.
Итог
Предприниматели-фрилансеры теперь могут больше времени уделять работе и меньше — ненужным бумажкам. А также не придется платить штрафы или ходить в суды. Минус один повод для беспокойства 🙂
Источник: habr.com
Кассовые документы предпринимателя
Не все ИП обязаны иметь онлайн-кассы . Некоторые до сих пор могут не иметь ККТ и работать за наличный расчет.
Если вы освобождены от ККТ, то чек, естественно, покупателю выдать не можете. Но вы все равно обязаны выдать документ, подтверждающий расчет, в котором указаны все реквизиты, как и в чеке. Это может быть товарный чек или квитанция об оплате.
ИП имеет право не вести кассовую книгу и не оформлять приходные и расходные ордера. Однако в жизни такую роскошь позволяют себе лишь ИП-одиночки, то есть без сотрудников. Хотя и они где-то все равно фиксируют свой приход и расход, то есть, по сути, ведут кассовую книгу. Если же у вас есть сотрудники, то кассовые документы лучше вести с целью контроля над ними.
Документы, подтверждающие расчет, ИП отдает своим покупателям или заказчикам. Вопрос их хранения перед ним не встает. Но с целью все того же контроля своих сотрудников, многие предприниматели имеют копию таких документов (либо распечатывают в двух экземплярах, либо выписывают под копирку). Особых требований по хранению таких бумаг нет, чаще всего их просто подшивают за месяц или квартал.
Кассовые ордера и книги удобно хранить в электронном виде. Но это возможно, если у всех сотрудников есть электронные подписи. Если подписи не у всех, то документы придется распечатывать и хранить в таком виде.
Вас может заинтересовать наш материал «Карьера и знание иностранного языка в условиях пандемии» .
Ситуация №2: ИП работает и с онлайн-ККТ, и с наличкой
Многие ИП принимают деньги за свой товар или услугу, как онлайн, так и налично. Наличную выручку обычно сдают в банк или используют для иных целей бизнеса. Например, расплачиваются с поставщиками или с работниками.
Такие ИП факт расчета с клиентом подтверждают кассовыми чеками.
При таком способе получения оплаты ИП, прежде всего, должен оформить ККТ:
- он пишет заявление на регистрацию ККТ и подает его в налоговую;
- через 10 дней после того, как ФНС присвоила ККТ регистрационный номер, формирует и сдает отчет о регистрации ККТ;
- после завершения регистрации получает карточку регистрации ККТ.
После оформления кассы и в процессе работы ИП оформляет следующие кассовые документы:
- отчет об открытии смены;
- чеки на приход и чеки на возврат, если клиент возвращает товар;
- отчет о закрытии смены.
По необходимости, такие ИП могут еще оформлять отчеты о текущем состоянии расчетов. Обычно это делается по требованию налоговых инспекторов.
Если вы работаете с онлайн-кассами, то вы больше не должны вести следующие формы: КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8 и КМ-9. Остальные документы оформляете, как и ИП без ККТ.
Документы, совпадающие с теми, что ведут ИП без ККТ, хранят по тем же правилам. Чеки, кассовые ленты и отчеты о закрытии и открытии смен особых условий для хранения не требуют, так как все эти данные есть в фискальном накопителе. Но сам накопитель надо хранить в течение пяти лет после использования.
Ситуация №3: ИП работает только с ККТ
Если вы не работаете с наличкой, то при любых расчетах оформляете чек. При безналичном расчете чек оформляете в момент передачи товара или не позднее следующего дня после расчета.
ИП может не применять ККТ, если клиент оплатил ему товар или услугу через платежное поручение.
При ведении ККТ оформляются все нужные документы: отчеты об открытии и закрытии смены. Хранить надо, как и в предыдущем случае, фискальный накопитель. Срок хранения тот же.
Кассовую книгу, приходники и расходники такие ИП не ведут, так как не работают с наличкой.
Статья написана командой sovcom.pro . Открыть расчетный счет в Совкомбанке по самому выгодному тарифу можно по этой ссылке !
Источник: buzzinside.ru
