Бухгалтер на любом предприятии выполняет множество обязанностей. Можно смело утверждать, что одним из самых трудоемких участков его работы является учет труда и заработной платы. Наша страна постоянно развивается, и во всех сферах экономической жизни происходят изменения, которые коснулись и вопроса оплаты труда.
Сейчас заработная плата уже не ассоциируется только с окладом. Многие предприятия переходят на более прогрессивные системы оплаты, где ЗП является одним из основных методов стимуляции. Также подобный контроль помогает понять, какая часть расходов приходится на зарплату и другие виды выплат сотрудникам.
Рассмотрим, почему же учет труда и его оплаты имеет такое большое значение в современном деловом мире. А также уделим внимание ТМЦ и их отображению в бухгалтерских отчетах.
Используемые формы ЗП
Сейчас можно выделить две основные формы зарплаты, которые используются в отечественных компаниях – сдельная и повременная. Каждая из них тоже разделяется на подвиды. Так, например, повременная может быть простой или же повременно-премиальной. В первом случае человеку платят только из расчета количества потраченного времени на выполнение работ.
ИП: как платить себе зарплату (ИП/РФ)
А вот во втором учитывают еще и качество работы. Если на предприятии используют второй способ, необходимо заранее разработать правила, которые будут регламентировать выплату дополнительных премий. То есть должны быть четко прописаны условия, при выполнении которых сотрудник может рассчитывать на премии.
Когда используют сдельную форму, учитывают при расчетах объем проделанной работы. Помимо этого во внимание принимают еще и:
- Качество произведенной продукции;
- Сложность работ;
- Условия, в которых трудится сотрудник.
Современные реалии подталкивают работодателей разрабатывать новые модели для оплаты труда. И тут для них не существует ограничений.
Государство на данный момент не вмешивается в этот вопрос никаким образом, оно только устанавливает минимальную сумму, которую обязаны выплачивать сотрудникам.
На основе чего происходит организация оплаты труда?
Так же как и учет труда и заработной платы, сам процесс организации оплаты состоит из нескольких этапов:
- Выбор системы оплаты;
- Определение критериев для дополнительных выплат и расчет их размеров;
- Определение размера оплаты труда в зависимости от занимаемой должности.
Плюс ко всему в обязательном порядке нужно учитывать и выплаты, которые положены работникам в том время, когда они не выполняют свои обязанности. К таким относят больничные, деньги на отпуск и прочее.
Также необходимо учитывать, что для того чтобы ЗП выполняла функцию стимулирования, необходимо как можно больше ее индивидуализировать. То есть сотрудник должен понимать, что его доход будет напрямую зависеть от его производительности, качества выполненных работ и т. д.
В наше время для того чтобы удержать действительно высококлассного специалиста, его необходимо заинтересовать. Работодатели должны помнить, что хотя и ЗП является основным критерием при выборе мета работы, учитывать нужно и другие факторы. Еще на этапе собеседования можно выяснить, что является для соискателя важным.
Для некоторых это возможность самосовершенствования, карьерного роста, для других – дополнительные бонусы в виде обучения за счет компании, третьим важно чувствовать себя частью команды. И если для организации важен этот специалист, в ее интересах обеспечить его всем необходимым.
Что еще учитывают в бухгалтерии?
В задачи бухгалтера входит также и учет начисления заработной платы. Без этого пункта невозможно составить полноценный баланс, который отобразит ситуацию на предприятии. То есть все выплаты, предназначенные для персонала, должны отображаться в бухучете. Для этого существует в бухгалтерии специальный счет 70. Носит он название «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Как и в других счетах, в этом существует дебет и кредит. В графе дебета отображают суммы, удержанные из ЗП и невыплаченные в положенное время деньги и выплаченные. Кредит содержит в себе данные об имеющейся в компании задолженности перед сотрудниками, причем как на начало, так и на конец периода, а также начисленные суммы, предназначенные для выдачи ЗП или же других выплат для сотрудников.
Удержания будут отображаться в любом случае, поскольку в них входит НДФЛ. А согласно законодательству нашей страны, НДФЛ удерживается в любом случае, независимо от того, к какой категории относится работник. Разница может быть только в размере. Например, с зарплаты матери-одиночки удерживают меньшую сумму.
Функции учета труда и учета его оплаты
Есть несколько причин объясняющих, почему так важен учет труда и его оплаты для любой компании, независимо от ее масштабов и вида деятельности.
Рассматривая вопрос о функциях, которые подобный контроль выполняет, необходимо в первую очередь сказать о том, что он помогает вовремя производить все расчеты с сотрудниками. Это очень важно, ведь каждый работник имеет полное право обратиться в соответствующие органы и потребовать компенсацию за то что в установленные сроки не получил причитающуюся ему выплату. И если его просьбу удовлетворят, компания понесет дополнительные убытки.
Также подобный учет помогает правильно определить себестоимость производимой продукции или услуг.
На основании полученных данных бухгалтер производит расчет отчислений, которые будут перечислены в Фонд соцстраха.
Производя расчеты, сотрудник бухгалтерии основывается на определенных нормативных документах:
- Штатном расписании – документе, в котором четко зафиксированы все должности и размеры причитающихся им окладов;
- Документах, в которых зафиксированы расценки;
- Приказах, в которых говорится о факте начисления различных премий или же материальной помощи.
Если же выплата производится за разовые работы или услуги, основанием для учета служит договор подряда. Учет могут вести как основываясь на сведениях об одном работнике, так и обобщено по всему персоналу. Второй вариант используется чаще.
Как контролировать использование рабочего времени?
Для работодателей вопрос о том, насколько эффективно его персонал использует рабочее время с каждым годом все актуальней. Ведь не все работают на сдельной основе. И нет гарантии того, что сотрудник на ставке использует время, за которое ему платят, по назначению. Конечно, проконтролировать это довольно проблематично. Чаще всего основанием для выводов служат результаты работы.
Но вот тех сотрудников, работа которых связана с компьютерами, можно проконтролировать с помощью специально разработанных для этого программ. Подобные приложения выполняют мониторинг, в результате которого работодатель сможет понять, действительно ли человек занят делом или же просто тратит время вещи, не имеющие отношения к его непосредственным обязанностям.
Некоторые приложения позволяют увидеть, посещал ли сотрудник сайты, связанные с поиском работы. Таким образом, можно предотвратить потерю ценного сотрудника, повысив ему ЗП или же создав более благоприятные условия.
Также для подобного контроля некоторые работодатели устанавливают турникеты с датчиками в разных местах. Но необходимо помнить, что подобные меры вызывают раздражительность у персонала, поэтому необходимо соблюдать меры.
Материалы со склада и их учет
Предприятия, чья деятельность невозможна без хранения определенных ценностей (ТМЦ), должны знать, что очень важно организовать должным образом учет материалов на складе и в бухгалтерии. Поскольку склад не является независимой от предприятия единицей, контроль над ресурсами, которые в нем хранятся, проводится одновременно сотрудником склада (кладовщиком) и бухгалтером.
Контроль над количеством ТМЦ должен вестись на постоянной основе. В первую очередь такая процедура снижает риск хищений – можно вовремя заметить недостачу и вычислить виновного. Благодаря подобному учету всегда ясно, какой запас ТМЦ сейчас находится на складе. Это позволяет вовремя заказать необходимые материалы, до того как они закончатся. А это в свою очередь позволит избежать простоев.
Как только ТМЦ поступают на склад, ответственный за контроль над этим процессом, должен проверить, соответствуют ли они указанным в накладной данным.
Если расхождения не найдены, можно оформлять приходной ордер, экземпляр которого необходимо предоставить и в бухгалтерию. Такая же процедура должна соблюдаться и в случае, когда ТМЦ передаются со склада. Только ордер в этом случае будет расходным. Помимо оформления ордеров, на складе должны вести еще и специальные товарные карточки, в которых также отображаются все движения ТМЦ, а также их остаток.
Бухгалтер же должен контролировать все движения ТМЦ используя для этого ордера, первичные документы, информацию со складских карточек.
Как организовать такой учет?
В первую очередь необходимо сказать о том, что крайне важно чтобы в бухгалтерии занимались проверкой правильности всех записей, касающихся движения ТМЦ, проводились не реже раза в неделю. Так намного проще выявить расхождения, недостачи.
Для того чтобы существенно облегчить контроль над ТМЦ, имеющимися на складе, многие компании прибегают к автоматизации учета. Прибегнув к автоматизации, можно устранить множество нежелательных проблем, например, связанных с поставкой. Это существенно экономит время, плюс ко всему в любой момент можно узнать реальный остаток ТМЦ.
Есть программы, которые помогут контролировать сроки годности хранимой продукции. А при большом объеме запасов справится с этим без автоматизации довольно проблематично. Приложений, которые помогут наладить подобный контроль очень много. Каждый может подобрать для себя оптимальный вариант, в зависимости от целей.
Трудности с малым бизнесом
Малые и средние предприятия играют все большую роль в отечественной экономике. Конечно же условия в нашей стране далеки от идеальных, особенно если сравнивать их с другими странами. Есть целый перечень причин, которые препятствуют развитию подобных предприятий на территории нашей страны.
По мнению специалистов одна из причин – чрезмерный контроль над их деятельностью со стороны различных государственных органов. Отсутствие государственной поддержки на должном уровне также сказывается на том, что развитие малого предпринимательства продвигается далеко не теми темпами, как хотелось бы.
Свою лепту внесли также и трудности, связанные с предоставлением кредитов и других льгот для тех, кто занимается малым или же средним бизнесом в РФ. Если в других странах для подобных предприятий разработана льготная система налогообложения или же и вовсе отменена выплата налогов в первое время, то у нас на данный момент малые предприниматели об этом могут только мечтать.
Но несмотря на все трудности, малые предприятия все-таки развиваются, и есть надежда, что рано или поздно государство примет меры, направленные на устранение вышеперечисленных и других проблем. А поскольку предприятия подобные существуют и с каждым днем их все больше, актуальным является им вопрос о том, каким образом организовывается учет на предприятиях малого бизнеса и есть ли с ним проблемы.
Нужен ли учет малым предприятиям?
Ответ на этот вопрос однозначный – да, нужен. И дело тут не только в том, что на основе бухучета рассчитывается размер налоговых платежей и других отчислений в бюджет. Понятие контроля намного шире – на данный момент он включает в себя налоговый, финансовый и бухучет, а также и управленческий. Все эти разновидности учета взаимно дополняют друг друга и являются частью одного целого. Именно на основании данных сведений, полученных в результате проведения учета, руководящий состав предприятия получает объективную и всестороннюю информацию, которая и поможет понять, как обстоят дела на данный момент.
Так, например, бухучет выполняет не только информационную функцию, но позволяет понять, насколько эффективно используются средства.
Каждая компания вправе сама решать, кто будет заниматься организацией и ведением подобного учета. Некоторые вводят в штат постоянного сотрудника, а многие, особенно в последнее время передают все в руки компаний, предлагающих услуги аутсорсинга.
Если бухучету и налоговому учету отечественный предприниматель уделяет должное внимание, то вот про управленческий контроль этого сказать нельзя. В нашей стране он пока еще недооценен, несмотря на то, что роль его в развитии компании трудно переоценить. Однако, в последнее время ситуация начинает изменяться к лучшему.
Источник: letip.ru
Онлайн-сервис или программа для расчета заработной платы
Иногда бизнесу нужна отдельная программа или сервис для расчета зарплаты и отчетности по сотрудникам. Расскажем, какие возможности должны быть у такой программы и покажем основные операции на примере «Зарплаты» в Контур.Бухгалтерии.
В этой статье:
- Сервис для зарплаты: когда он нужен
- Системы оплаты труда
- Надбавки и коэффициенты
- Другие начисления и удержания
- Отпускные, пособия, командировочные
- НДФЛ и страховые взносы
- Электронная трудовая книжка
- Прием и увольнение сотрудника
- Кадровые документы
- Отчетность по сотрудникам
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.
Сервис для зарплаты: когда он нужен
Чаще всего компании ведут учет и начисляют зарплату в одной программе. Но бывают исключения.
Например, предприниматели на патенте не должны вести налоговый и бухгалтерский учет — достаточно заполнять Книгу доходов, чтобы следить за лимитом выручки. Но если у такого ИП есть сотрудники, им надо начислять зарплату, оформлять больничные и отпускные, заводить кадровые документы и отчитываться в налоговую и Социальный фонд. В Excel это уже не сделать, приходится искать сервис для зарплаты.
Другой случай: у компании сложный учет, она ведет его в мощной программе. Но зарплатный блок там не очень удобный: долго и тяжело делать начисления. Тогда бухгалтер ищет простой зарплатный сервис, чтобы экономить время, а зарплатные проводки просто импортирует в свою учетную систему.
Системы оплаты труда
Системы оплаты труда не зафиксированы в законах, они сложились на практике. Это так называемые повременная, сдельная и комиссионная системы. Работодатель может применять любую из них или разработать собственную, главное зафиксировать ее во внутренних документах компании.
Повременная система оплаты труда
При этой системе зарплата сотрудника зависит от времени, которое он отработал. Единицей времени для расчета может быть месяц, отработанная смена или час.
Оклад применяется для расчетов, когда сотрудник работает по стандартному графику 40-часовой недели. Работодатель устанавливает сумму, которую выплатит работнику за полностью отработанный месяц. Если в месяце были дни отпуска или болезни, то зарплата начислится пропорционально отработанному времени. Премии тоже часто рассчитывают пропорционально окладу.
При не полностью отработанном месяце зарплату рассчитывают так: сумму оклада делят на норму рабочего времени в прошедшем месяце и умножают на реально отработанное время. Норма рабочего времени в разных месяцах отличается, так что стоимость дня на окладе может варьироваться.
Тарифная ставка обычно применяется для сотрудников, которые работают посменно. Ставку утверждают за смену или за час работы. В этом случае в конце месяца бухгалтер умножит количество фактически отработанных смен или часов на размер ставки. Премию в этом случае иногда привязывают к количеству отработанного времени, но чаще она зависит от выработки или объема продаж.
Отчитывайтесь в СФР и не только
Любые отчеты для малого бизнеса с отправкой через интернет. Ведите учет, а Контур.Бухгалтерия сама создаст и проверит отчеты.
Сдельная система оплаты труда
Сдельную систему применяют реже, когда важнее оценить, какой объем продукции произвел сотрудник, какой объем работ выполнил или услуг оказал. Сдельную систему используют на производстве, а еще если сотрудники трудятся удаленно или выезжают на заказы. В этом случае все зависит от скорости и качества работы сотрудника. Например, за одну единицу времени можно сшить 5 или 8 рубашек, главное работать без брака.
Бонусная (комиссионная) система оплаты труда
Эту систему оплаты применяют в основном у тех сотрудников, от которых напрямую зависит выручка предприятия, — менеджеров, продавцов. При этой системе обычно есть небольшая постоянная часть не ниже МРОТ, которая рассчитывается по отработанному времени, и бонусная часть, которая зависит от показателей конкретного продавца или менеджера.
В зарплатном блоке Контур.Бухгалтерии можно выплачивать зарплату по повременной системе оплаты. Сервис позволяет настроить оклад или тарифную ставку, продолжительность рабочей недели или смены, выбрать оплату за смену или за час. Также можно настроить премии и оплачивать услуги и работы по договорам ГПХ.
Надбавки и коэффициенты
Во многих регионах действуют повышающие коэффициенты: так государство старается компенсировать затраты жителям областей с неблагоприятным климатом. Ведь, скажем, на Урале или в Сибири приходится покупать больше теплой одежды, чем на Юге России. Поэтому в Краснодарском крае нет районного коэффициента, а в Свердловской области он равен 1,15. Это значит, что при выплате зарплаты начисленную сумму нужно умножить на этот коэффициент и увеличить таким образом на 15%.
В районах Крайнего Севера и приравненных к ним областях действуют дополнительные «северные надбавки». Подробнее о них читайте в нашей статье. При этом надбавки нужно делать, если сотрудник фактически трудится в такой области, даже если его организация официально находится в самом благоприятном регионе.
Если в вашей местности действуют повышающие коэффициенты или вашим сотрудникам положены северные надбавки, выбирайте зарплатный сервис, который умеет все это применять. Тогда система будет каждый месяц автоматически учитывать коэффициент и надбавку в расчетах.
Расчет зарплаты — это просто!
Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.
Другие начисления и удержания
Кроме премии, которую устанавливают как процент от оклада или как конкретную сумму, бывают и другие начисления. Вот самые частые из них:
- материальная помощь в связи с рождением ребенка или по другому случаю;
- начисление за пользование личным имуществом сотрудника — скажем, за то что мастер едет в командировку на собственном автомобиле, — такое начисление облагается НДФЛ;
- начисления, которые НДФЛ не облагаются, — например, компенсация причиненного ущерба; а на некоторые начисления не начисляются еще и страховые взносы — например, возмещение расходов в командировке;
- если сотрудник — одновременно учредитель организации, ему начисляются дивиденды.
Из зарплаты некоторых сотрудников бухгалтер делает удержания. Это могут быть алименты на детей, удержания по исполнительным листам или возмещение ущерба, который сотрудник нанес фирме. Гибкая настройка удержаний в программе тоже упрощает начисление зарплаты.
Отпускные, пособия, командировочные
Кроме зарплаты сотруднику положены отпускные, когда он идет в оплачиваемый отпуск, пособия по болезни с учетом страхового стажа, по беременности и родам или по уходу за ребенком. Если человек едет в командировку, ему нужно начислить командировочные. Чем проще в сервисе оформить очередное начисление, тем быстрее с ним справится бухгалтер.
При выборе сервиса обращайте внимание на то, как устроена работа с прямыми выплатами: с 2022 года Социальный фонд России сам инициирует выплату некоторых пособий, при этом он может запрашивать у работодателя недостающие данные. Работодатель обязан ответить на запрос фонда в течение 3 рабочих дней. Вы должны вовремя получить запрос и легко на него ответить. В Контур.Бухгалтерии уведомления о запросах приходят по смс и email, подсвечиваются в самом сервисе, а отправить ответ можно в несколько кликов.
НДФЛ и страховые взносы
Любая программа будет удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы. Как мы говорили, некоторые начисления не облагаются НДФЛ и взносами, и хорошо, если есть возможность такие начисления оформлять.
У многих сотрудников есть право на налоговые вычеты — имущественные или на детей. В программе должна быть возможность автоматически применять такие вычеты.
В Контур.Бухгалтерии достаточно заполнить сведения о сотруднике, настроить график, оклад или ставку, указать размер аванса и удержаний при необходимости — и сервис будет автоматически начислять зарплату. Он напомнит о сроках выплаты аванса и зарплаты, подготовит платежки на перевод сотруднику, НДФЛ и взносы. Если в прошедшем месяце сотрудник болел, был в отпуске или по нему нужно сделать дополнительное начисление, оформить новое удержание — в расчет легко внести изменения. Можно настроить зарплатный проект, а еще выбрать счет для проводок по зарплате: например 26 счет для производственных компаний, 44 для торговых.
Электронная трудовая книжка
С 2020 года работодатели обязаны сдавать в СФР отчеты о кадровых мероприятиях: приеме на работу, переводу на другую должность или в другой филиал, увольнении. На основании этих отчетов формируется электронная трудовая книжка.
По желанию сотрудника за ним могла сохраниться и бумажная трудовая книжка. Тогда записи о кадровых мероприятиях надо дублировать и в нее тоже.
Прием и увольнение сотрудника
При найме нового сотрудника нужно принять у него заявление о приеме на работу и необходимые документы. Завести в зарплатном сервисе запись о нем: заполнить личную карточку, издать приказ о приеме на работу, распечатать трудовой договор и подписать его с сотрудником. В трудовой книжке сделать запись о приеме на работу и в течение одного дня отправить в СФР отчет ЕФС-1 со сведениями о приеме сотрудника.
В Контур.Бухгалтерии кадровые документы о приеме на работу можно распечатать сразу после заполнения карточки. Система подставит сведения о работнике в шаблон, его останется только проверить перед печатью.
При найме подрядчика по договору ГПХ его тоже нужно оформить в сервисе, чтобы легко делать начисления, тогда данные о нем тоже будут попадать в отчеты о сотрудниках.
При увольнении сотрудника нужно оформить это в сервисе. Система рассчитает зарплату до даты увольнения включительно, начислит компенсацию за неиспользованный отпуск. Здесь же можно распечатать заявление об увольнении, приказ, справку 182-н, справку 2-НДФЛ. Запись нужно внести в электронную трудовую и в течение одного дня отправить отчет ЕФС-1 со сведениями об увольнении.
Легко отчитывайтесь за сотрудников
Отчеты за сотрудников, по бухгалтерскому и налоговому учету, в Росстат. Онлайн-бухгалетрия сама заполнит отчетность по данным учета.
Кадровые документы
Для оформления кадровых мероприятий нужны документы: заявления о приеме на работу и увольнении, заявление на отпуск, трудовой договор, приказы. Еще бывает нужно печатать личную карточку по форме Т-2, справку о доходах, другие бумаги.
В онлайн-сервисе должны быть шаблоны таких документов. Система подставляет в шаблон сведения о сотруднике и работодателе, так что после печати их остается только подписать и отправить на хранение.
Отчетность по сотрудникам
Когда в онлайн-сервисе вы подтверждаете начисления по зарплате за месяц, система создает проводки в бухгалтерском учете и учитывает расходы в налоговом учете. Затем все эти сведения попадают в отчеты по сотрудникам.
Сервис должен формировать отчеты автоматически. У многих программ есть возможность редактировать отчеты и менять в них данные при необходимости. С 2023 года по сотрудникам нужно сдавать несколько отчетов.
- ЕФС-1 — сдается в СФР, состоит из нескольких разделов, в разные сроки нужно заполнять разные разделы. Сервис поможет заполнить нужные части отчета.
- РСВ — расчет по страховым взносам сдается в налоговую ежеквартально.
- 6-НДФЛ — тоже отправляется в налоговую по итогам квартала.
- Персонифицированные сведения о физлицах — сдается в СФР ежемесячно.
Система вовремя предложит отправить нужные отчеты, сформирует их на основе начислений по сотрудникам, проверит перед отправкой по контрольным соотношениям. Если в отчете будут ошибки — система поможет их найти и исправить. Для отправки отчетов через интернет их надо подписать усиленной электронной подписью.
А еще с 2023 года ежемесячно нужно до 25 числа подавать уведомление об исчисленных суммах налогов и взносов. Работодатели вносят в уведомление суммы страховых взносов по сотрудникам, которые начислены на зарплаты за прошлый месяц, и суммы НДФЛ с доходов, которые выплатили сотрудникам с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего месяца. Онлайн-сервис рассчитает суммы и проставит их в уведомление.
Итак, онлайн-сервис для расчета зарплаты пригодится предпринимателям на патенте или предприятиям, которые не хотят вести кадры в сложной учетной системе. Сервис поможет начислять зарплату, больничные, отпускные, делать удержания, оформлять кадровые документы и отправлять отчетность по сотрудникам. Выбирайте программу, которая умеет делать начисления по системе оплаты труда, которая принята в вашей компании.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.
Источник: www.b-kontur.ru
Первичные документы по учету заработной платы
В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист). Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.
Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.
Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства. Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.
Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса
С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса. Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов. «Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.
Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.
Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.
Передайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice и получите услуги профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, но высокий уровень автоматизации позволяет нашей компании исключить человеческий фактор, так часто оборачивающийся досадными ошибками.
Кроме того, мы берем на себя полную финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.
Общие требования к оформлению первичных документов
Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.
Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные. В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.
Оценить риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.
Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки.
В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.
Перечень документов для расчета заработной платы и учета рабочего времени
К первичным документам для расчета заработной платы относятся:
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)
- Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
- Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
- Расчетная ведомость (форма № Т-51)
- Платежная ведомость (форма № Т-53)
- Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
- Лицевой счет (форма № Т-54)
- Лицевой счет (форма № Т-54а)
- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)
- Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)
- Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)
А теперь обо всех этих документах – более подробно.
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Логичней говорить о форме Т-12, так как Т-13 включает в себя только первый раздел образца Т-12. Так или иначе, компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму табеля учета рабочего времени и расчета зарплаты. В этом случае документ должен содержать точную информацию:
- о количестве дней (часов) неявок (явок);
- о количестве часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время, совместительство и пр.).
В зависимости от графика работы конкретного сотрудника используются следующие способы учета его рабочего времени:
- Поденный. В этом случае при пятидневной рабочей неделе нормированный рабочий день будет равен восьми часам, при шестидневной – семи часам. Любая переработка будет считаться сверхурочной работой.
- Понедельный учет. Общепринятая продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю. В одни дни сотрудники могут отработать больше, в другие – меньше. Это должно быть зафиксировано в табеле.
- Суммированный учет. Этот способ учета рабочего времени применяется в том случае, если специфика работы не предусматривает еженедельную или ежедневную нормированную продолжительность рабочего времени. Работодатель сам определяет учетный период: месяц, квартал или год.
Расчетные и платежные, а также расчетно-платежная ведомости
Ведомости, отражающие начисление и выплату сотрудникам зарплаты, существуют в трех унифицированных формах, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данные документы также можно подгонять под особенности учетной политики компании, но при условии соблюдения обязательных реквизитов, предусмотренных все той же частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Отличаются формы друг от друга своим предназначением и способами последующего расчета с сотрудниками.
Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета. Он предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в платежной (Т-53) и расчетно-платежной (Т-49) ведомостях. Согласно статье 10 Закона № 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски, «изъятия» или исправления «несанкционированными лицами». Любое исправление должно сопровождаться датой, подписями с расшифровками сотрудников, ответственных за ведение данного регистра.
Лицевые счета
Лицевой счет – внутренний документ, в который с момента приема на работу и на протяжении всей трудовой деятельности заносятся сведения обо всех видах выплат и удержаний из зарплаты сотрудника. Этот вид «первички» ведется по двум формам:
- Т-54 – применяется для записи всех видов начислений и удержаний.
- Т-54а – электронная форма лицевого счета.
Расчетные записки
Унифицированная форма № Т-60 предусматривает два вида отпуска:
- ежегодного оплачиваемого
- ежегодного дополнительного (другого) отпуска.
Отпускные по данному образцу рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника, умноженного на количество дней отпуска. Компания может разработать свою форму начисления отпускных, опять-таки соблюдая обязательные упомянутые требования фиксирования реальных фактов хозяйственной жизни компании.
Аналогично обстоят дела и с формой № Т-61, отражающей порядок начисления «расчетных».
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору
Документ отражает виды, объем и стоимость работ, выполненных сторонним исполнителем. Подробные данные о каждой услуге оформляются в отдельной строке.
Другие первичные документы, участвующие в расчете заработной платы и учете рабочего времени:
- трудовой договор, в котором зафиксирована система и размер оплаты труда;
- приказы о переводе на другую должность и последующем изменении оклада;
- расходные кассовые ордеры, свидетельствующие о премировании определенного числа сотрудников, а также соответствующие приказы;
- больничные и другие документы, подтверждающие правомерность выплат сотрудникам за счет средств ФСС;
- приказы на командировки.
Профессиональная оценка кадрового документооборота, сложившегося в вашей компании, входит в услугу «Кадровый аудит» . Наши эксперты:
- оценят тщательность, эффективность и правильность системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов;
- исправят ошибки и обеспечат вас полным комплектом кадровых документов, безупречно оформленных с точки зрения российского законодательства. Это в свою очередь исключит финансовую и административную ответственности компании и ее собственников.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
Источник: 1c-wiseadvice.ru