ИП компенсация использование автомобиля

Вопрос: Обязан ли работодатель выплачивать торговому представителю компенсацию за использование и износ личного автомобиля? Существуют ли нормы, определяющие ее размер?

Ответ: Работодатель обязан выплачивать торговому представителю компенсацию за использование личного автомобиля и его износ. Конкретный размер компенсации может быть установлен соглашением между сторонами трудового договора. В то же время Правительством РФ установлены нормы расходов организаций на выплату указанной компенсации в целях налога на прибыль: 1200 руб. в месяц — для транспортных средств с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно, свыше этого объема — 1500 руб. в месяц. Размер компенсации, установленный сторонами, может быть как меньше, так и больше этих норм, однако в последнем случае работодателю следует учитывать, что превышающие указанные нормы расходы не будут учитываться при налогообложении.

Обоснование: Статья 188 Трудового кодекса РФ определяет, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Как выгодно учитывать в расходах компенсацию за личный авто ИП

Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» устанавливает следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей: легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб/мес., легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб/мес.
При этом работодателю следует обратить внимание: п. 38 ст. 270 Налогового кодекса РФ определено, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов сверх норм таких расходов, установленных Правительством Российской Федерации, не учитываются в целях налогообложения.

В.С.Лосев
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
26.03.2014

Источник: enterfin.ru

Компенсация за использование личного автомобиля

Иногда компании нужен дополнительный транспорт, но денег на его покупку нет. В этом случае можно использовать автомобили сотрудников — конечно, с их согласия. Из нашей статьи вы узнаете, как оформить компенсацию за использование личного транспорта работников и какие проводки необходимо сделать в учете.

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в 2023 году закреплена в Трудовом кодексе РФ как обязанность работодателя. Претендовать на выплату могут сотрудники, которые используют свои машины в интересах работодателя вследствие служебной необходимости. Например, при разъездной работе или в командировках.

На данный момент нормы компенсации расходов за использование личного автотранспорта в служебных целях следующие:
• для владельцев легкового автомобиля мощностью до 2 тыс. куб. см. – 1 200 рублей;
• собственников авто с мощностью двигателя свыше 2 тыс. куб. см. – 1 500 рублей;
• обладателей мотоциклов – 600 рублей.
Такие правила установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92.

Разговоры об изменении норм компенсации расходов за эксплуатацию личного авто сотрудникам компании ведутся на уровне государственных чиновников на протяжении последних трех лет.

Еще в 2020 году в письме Минфина РФ 02.10.20 № 03-03-06/3/86372 чиновники сообщили, что изменения показателей компенсационных норм не предвидится, так как их увеличение приведет к снижению поступления налога на прибыль в региональный бюджет.

Однако уже в 2022 году в очередном письме Министерство финансов РФ заявило, что оценка необходимости пересмотра норм будет включена в проект рассмотрения бюджета на 2024–2025 годы (письмо Минфина РФ от 03.08.22 № 03-03-07/74968).

Несмотря на это, предприниматель или компания вправе использовать свои показатели для расчета компенсации. Главное – обосновать сумму расходов. Например, можно сравнить расходы со стоимостью такси или обосновать данными о потреблении бензина и ГСМ.

Важно установить сумму компенсации в разумных пределах. В противном случае налоговики могут прировнять компенсацию к заработной плате с дальнейшим доначислением налогов и взносов.

Информацию об установленной компенсации нужно прописать в трудовом договоре или в дополнительном соглашении. Обычно для этого в договоре указывают фиксированную сумму выплаты или расчетные показатели, которые влияют на размер компенсации (ст. 188 ТК РФ).

Компания возмещает работнику все затраты, которые могут возникнуть при использовании его личного транспорта в служебных целях. В частности, это касается и горюче-смазочных материалов.

Возможны два варианта расчета выплат: в виде фиксированной суммы, которая уже включает в себя все расходы на бензин, горюче-смазочные материалы и ремонт или в виде компенсации отдельных расходов, в которые входит и ГСМ.

Компенсационная выплата работнику за использование личного транспорта в служебных целях не облагается страховыми взносами и НДФЛ в размере, который согласовали работодатель и сотрудник (п. 1 ст. 217, п. 1 ст. 422 НК РФ).

По разъяснениям Минфина, чтобы применить освобождение от НДФЛ, работодателю потребуются документы, подтверждающие:
• право собственности работника на имущество, используемое в служебных целях;
• эксплуатацию автотранспорта в интересах предприятия;
• понесенные расходы.
Также во время проверки может понадобиться расчет компенсации, если не применяются нормы, утвержденные правительством.

Что касается налога на прибыль и УСН, то компенсацию можно отнести к прочим производственным расходам, снизив базу для расчета. Но учесть в расходах можно только часть компенсации в пределах лимитов (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Расходы можно доказать путевым листом, который подтвердит использование автомобиля в служебных целях и обоснованность расходов. В нем указаны реквизиты организации, данные на автомобиль, расход топлива и производственные маршруты.

Однако в налоговом кодексе нет обязательных требований к применению путевых листов, поэтому некоторые организации отказываются от их ведения. В этом случае расходы подтвердит копия техпаспорта, приказ руководителя и должностные инструкции сотрудников.

В бухгалтерском учете начисление компенсации за использование личного транспорта отражается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Для учета расходов используются счета 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) в зависимости от подразделения, в котором числится сотрудник.

Если компания выплачивает сотруднику компенсацию больше предусмотренной в законе, то в бухучете сумма компенсации будет учтена полностью, а в налоговом – в пределах установленных лимитов. В связи с этим в учете на сумму превышения образуется постоянная разница и соответствующий постоянный налоговый расход (ПНР).

Также в бухгалтерском учете компенсация в полном объеме признается на дату начисления, а в налоговом – на дату выплаты. При выплате компенсации в следующем месяце в учете возникнет вычитаемая временная разница (ВВР) и соответствующий ей отложенный налоговый актив (ОНА). Временная разница и отложенный актив погасятся в дату выплаты.

Пример. Выплата компенсации в размере большем, чем предусмотрено в законе.

Организация пользуется автомобилем сотрудника. Мощность двигателя авто не превышает 2 тыс. куб. см. На предприятии приняты нормы компенсации – 9 тыс. рублей.
В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 73 – начислена компенсация в сумме 9 тыс. рублей.
Дебет 99 Кредит 68 – отражен ПНР в размере 1 560 рублей (9 000 — 1 200) x 20 %).
Дебет 09 Кредит 68 – отражен ОНА в сумме 240 рублей (1 200 x 20 %).
Дебет 73 Кредит 51 (50) – выплачена компенсация в размере 9 тыс. рублей.
Дебет 68 Кредит 09 – погашен ОНА в размере 240 рублей (1 200 x 20 %).

В каждой компании установлен собственный алгоритм выплат компенсаций сотруднику за использование личного автомобиля. Но можно выделить два основных способа рассчитаться с сотрудником за использование его имущества.

Первый способ наиболее простой. Один раз прописать в трудовом договоре, соглашении или приказе фиксированную сумму и дату выплаты. Далее ежемесячно, в прописанную в договоре дату производить выплату на расчетный счет сотрудника.

Второй способ подразумевает подачу заявления со стороны работника. В заявлении работник указывает сумму понесенных расходов, период использования автотранспорта, данные ПТС, дату выплаты, банковские реквизиты. Второй вариант чаще используется при периодических выплатах, когда нет потребности в постоянной эксплуатации автомобиля сотрудника.

Источник: www.v2b.ru

Использование личного транспорта в служебных целях и компенсация затрат

Использование личного транспорта в рамках закона

Российское законодательство не запрещает администрации привлекать к выполнению рабочих функций водителей со своими личными машинами. Более того, в ст. 188 ТК РФ обозначено, что за использование личного имущества, в том числе транспортного средства, труженику полагается компенсация.

При этом, правительственным постановлением № 92 от 08.02.2002 определены граничные нормы компенсации, необлагаемые налогом. Они зависят от объема двигателя и составляют:

• 1500 рублей, когда объем двигателя превышает 2000 куб. см.;
• 1200 рублей, если двигатель имеет объем до 2000 куб. см.;
• 600 рублей, в случае использования в качестве рабочего транспорта мотоциклов.

Важно обозначить, что закон вносит ограничения исключительно на выплату фиксированной части компенсации. Сопутствующие прочие затраты (топливо, техосмотр, различные виды ремонтов и диагностики) в это ограничение не входят и регулируются компанией нанимателей самостоятельно.

Помните, законодатель разрешил использовать личный транспорт в рабочих целях и получать за это компенсацию от администрации. Главное правильно оформить такие отношения, наладить учет и четко прописать за что конкретно полагаются подобные выплаты.

Как оформить автомобиль сотрудника

Законодатель предусмотрел несколько законных способов оформления личного автомобиля, используемого для целей компании. Здесь выделяют такие способы оформления:

Помните, в зависимости от избранного способа оформления личного автомобиля, используемого в рабочих целях, дальше будет зависеть условия его эксплуатации и размер полагающейся сотруднику выплаты.

Трудовой договор или допсоглашение

Идея использовать личный транспорт сотрудника для целей организации может возникнуть одновременно с трудоустройством, либо в будущем. От этого напрямую будут зависеть условия и порядок оформления первичного документа. Итак, придется оформить:

1. Трудовой договор. Когда гражданин нанимается на работу со своим автомобилем, что будет использоваться для служебных целей. Здесь сразу целесообразно указывать условия и размер выплаты компенсации за эксплуатацию авто для рабочих целей. Они должны быть понятными, полностью покрывать понесенные гражданином затраты.
2. Дополнительное соглашение. Практикуют, когда идея привлечь транспорт сотрудника для рабочих целей возникла в будущем, когда он уже находился в штате. В этом случае просто подписывается дополнительное соглашение к уже имеющемуся договору. Оно становится его неотъемлемой частью.

Помните, должным образом подписанное и зарегистрированное дополнительное соглашение становится неотъемлемой частью трудового договора. Поэтому тут важна не форма, а наполнение документа, подписанного сторонами.

Использование автомобиля работника без договора аренды

Закон не обязывает гражданина, имеющего личную машину, заключать с потенциальным работодателем договор ее аренды. Достаточно прописать соответствующие положения в трудовом договоре. Эта норма прямо предусмотрена в ст. 188 ТК РФ.

Другое дело, как в будущем будут учитываться расходы на этот автомобиль. Во избежание недоразумений на предприятии должен действовать локальный документ, где подробно описывается механизм учета и компенсации затрат, связанных с эксплуатацией личной машины в служебных целях. С целью снижения рисков непроизводственных затрат, требования могут предъявляться не только к автомобилю, но и самому водителю (медицинский осмотр, опыт вождения).

Следует отметить, что в случае отсутствия договора аренды, обязательство по учету и доказыванию реальных затрат на автомобиль фактически ложатся на самого водителя. Если он не сможет доказать факт их наличия, ему попросту могут отказать в выплате компенсации за его эксплуатацию для нужд предприятия. Из важных нюансов:

• оформление с помощью трудового соглашения гарантирует, что вы будете ездить исключительно на своей машине;
• оформляется одним документом;
• по согласованию с администрацией, работник вправе рассчитывать кроме компенсации прямых расходов, получать еще и дополнительные выплаты, связанные с эксплуатацией личного имущества.

Помните, если не оформлять аренду, все ключевые условия использования собственного автомобиля для нужд организации будут указываться в одном документе (трудовом договоре).

Аренда автомобиля сотрудника

Передача личного автотранспорта в аренду нанимателю – весьма распространённая практика. В этом случае между владельцем и предприятием заключается отдельный договор аренды. Транспорт переходит в пользование компании. Она ставит его на бухгалтерский учет и все виды обеспечения. Этот договор не имеет ничего общего с трудовым договором, который заключается с гражданином.

Из возможных преимуществ для владельца машины стоит выделить:

• полная сохранность машины на весь период аренды, указанный в договоре;
• заправка, ремонт, обслуживание осуществляется за счет предприятия;
• повышенный уровень компенсационных выплат за аренду.

Среди прочего не стоит забывать и о недостатках:

• необходимость выплаты налогов с дохода за аренду имущества;
• отсутствие возможности использовать машину для собственных целей без разрешения администрации компании;
• отсутствие гарантии, что именно вы будете водить свой автомобиль в период его аренды.

Помните, аренда предоставляет больше гарантий и больше денег, но имеет под собой увеличенный объем ограничения, в частности невозможности использовать свою же машину в личных целях.

Возмещение расходов при использовании личного авто

Среди затрат на эксплуатацию транспортного средства стоит разграничивать прямые затраты, без которых машина попросту не поедет, и вознаграждение, что причитается владельцу за использование его имущества. Все это должно быть внесено в условия трудового (гражданско-правового) соглашения. Желательно разбивать эти позиции на два самостоятельных блока.

Итак, за период использования личной машины для рабочих целей ее владелец может рассчитывать на возмещение расходов за топливо, масло, запасные части в случае поломки, плановых ремонтных работ, ремонта в случае аварии, оплаты страховых взносов, других прямых затрат.

Для подтверждения таких расходов могут потребоваться такие документы:

• путевые листы, другие, действующие в компании аналогичные документы;
• журналы учета поездок, заполняемые представителями работодателя и имеющими маршрут передвижения, время, цель поездки;
• личные отчеты сотрудника, где содержится подробное описание каждой поездки (когда, куда, с какой целью, по чьему поручению);
• подробный расчет необходимой суммы компенсации, исходя из реального расхода материалов и топлива;
• рабочая, либо должностная инструкция содержит позиции о разъездном характере работы. Но первичные документы в этом случае также должны быть (квитанции, чеки, накладные).

Помните, чтобы получить возмещение реальных затрат в процессе эксплуатации своего транспортного средства для нужд работодателя, потребуется собрать все первичные документы, подтверждающие расходы, а также документы, где указано, что работа выполнялась для конкретного учреждения.

Выплата компенсации за использование автомобиля

Сразу обозначим – даже при использовании авто на основании трудового договора, компенсация, выплачиваемая владельцу, не является частью заработной платы. Это отдельный вид выплат. До определённого предела (устанавливается правительством РФ) не облагается налогом. Свыше этой нормы придется уплатить налоги.

Компенсация устанавливается приказом по предприятию. Может иметь фиксированный размер, а может зависеть от количества рабочих поездок. Как правило, выплачивается ежемесячно.

Помните, чтобы не иметь проблем с налогообложением, размер компенсации не должен превышать установленных правительством РФ максимальных размеров.

Как определить размер компенсации

Расчет суммы причитающейся труженику компенсации за использование для рабочих нужд транспортного средства зависит от интенсивности эксплуатации автомобиля.

Обычно, если машина используется ежедневно, устанавливают фиксированный максимальный уровень компенсации. Чтобы установить меньший размер – можно просто вычесть пропорциональность использования автомобиля каждый день по итогам месяца.

Как вариант, некоторые работодатели устанавливают дневной уровень компенсации. Это означает, что по итогам месяца выводится количество дней работы сотрудника на своей машине и рассчитывается причитающаяся ему компенсация.

Помните, никто не запрещает работодателю выплачивать в качестве компенсации сумму, превышающую максимально допустимый размер, установленный правительством РФ. Но в этом случае на «остаток» придется насчитывать и удерживать налоги.

Оформление компенсации за использование и возмещения расходов

Оформление компенсации за использование частного автомобиля осуществляется в таком порядке:

1. Между гражданином и его нанимателем заключается трудовой договор, в одном из разделов которого прописываются условия использования личного транспорта для служебных нужд.
2. Работодатель издает внутренний приказ по компании, которым устанавливает граничный размер компенсационного вознаграждения, а также порядок компенсации прямых затрат владельца авто.
3. Каждая служебная поездка оформляется путевым листом, либо записью в специальном журнале. Информация должна иметь маршрут перемещения, цель поездки, по чьей команде она осуществляется, время начала и окончания.
4. Каждое затратное действие (покупка топлива, масла, посещение СТО) должно подтверждаться квитанцией, чеком, накладной. В дальнейшем оригиналы этих документов необходимо сдать в бухгалтерию для выплаты компенсации. Бухгалтерия обязана проверить соответствие расходов с другими записями, учитывающими работу, что ведется предприятием
5. Работодатель вправе отказать сотруднику в компенсационных выплатах, если они осуществлялись не для служебных целей, либо в нерабочее время (за исключением покупки топлива).
6. Все затраты суммируются за месяц, вычитаются ранее выданные авансы и выплачиваются сотруднику вместе с причитающимся вознаграждением.

Помните, юридическим лицам запрещено осуществлять финансовые платежи за действия, не подтвержденные первичными документами.

Как оформить использование служебного автомобиля в личных целях? Об этом — следующее видео:

Нужен ли путевой лист

Обязательное наличие путевого листа напрямую зависит от условий эксплуатации личного автомобиля сотрудника. Если оформление осуществлялось по ссуде, либо путем передачи в аренду – путевой лист обязателен. Ведь машина фактически числится за предприятием.

Когда же машина используется на условиях трудового, либо гражданско-правового соглашения, оформление путевого листа не обязательно. Но при условии, что учет работы ведется по другому документу. Это нужно для дальнейшего подтверждения понесенных расходов.

Касательно прохождения медицинского осмотра, то вне зависимости от условий передачи для использования предприятием транспортного средства, его обязан проходить каждый водитель.

Об использовании личного автомобиля в служебных целях в этом ролике:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: naimtruda.com