Ответ: В Арбитражном процессуальном кодексе Российской Федерации установлено требование «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии».
Последствием направления в суд не надлежащим образом заверенной копии может являться отмена судебного акта, поскольку недопустима ссылка суда на ненадлежащее доказательство.
Заверительная надпись может иметь следующий вид:
Верно
Ведущий юрисконсульт Подпись Иванова И.В.
15 января 2017 года
Обязательно оказывается свежующие реквизиты:
- Надпись «Верно» или «Копия верна».
- Должность работника организации или если документ подписывает представитель указывается «Представитель по доверенности».
- Указывается дата заверения копии документа
- Проставляется подпись
- Делается расшифровка подписи, путем указания фамилии и инициалов подписанта
- Проставляется печать (в случае если в организации действует положение о документообороте которым предусмотрено использвание печати при заверении копий документов).
Ниже представлен образец заверительной надписи на документе:
Закрываем ИП — что нужно сделать обязательно
Копии документов представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и гражданами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы исходящие от юридического лица.
В качестве надлежащие заверенной копии признается также нотариально заверенная копия документа.
Как заверить документ, состоящий из нескольких страниц?
В случае если необходимо произвести заверение документа состоящего из нескольких страниц, необходимо прошить документ ниткой или металлической скобой, проставить номера страниц и на месте крепежа приклеить лист, на котором помимо выше указанных реквизитов указать «Пронумеровано, прошнуровано, количество листов».
Ниже представлен образец заверительной надписи на документе состоящим из нескольких страниц:
Как заверить документ, состоящий из нескольких страниц?
Источник: advokat-kozhevnikov.ru
Статья 61 АПК РФ. Оформление и подтверждение полномочий представителя (действующая редакция)
1. Полномочия руководителей организаций, действующих от имени организаций в пределах полномочий, предусмотренных федеральным законом, иным нормативным правовым актом или учредительными документами, подтверждаются представляемыми ими суду документами, удостоверяющими их статус и факт наделения их полномочиями.
2. Полномочия законных представителей подтверждаются представленными суду документами, удостоверяющими их статус и полномочия.
3. Полномочия адвоката на ведение дела в арбитражном суде удостоверяются в соответствии с федеральным законом.
4. Иные оказывающие юридическую помощь лица представляют суду документы о высшем юридическом образовании или об ученой степени по юридической специальности, а также документы, удостоверяющие их полномочия. Полномочия на ведение дела в арбитражном суде должны быть выражены в доверенности, выданной и оформленной в соответствии с федеральным законом, а в случаях, предусмотренных международным договором Российской Федерации или федеральным законом, в ином документе. Полномочия представителя также могут быть выражены в заявлении представляемого, сделанном в судебном заседании, на что указывается в протоколе судебного заседания.
5. Доверенность от имени организации должна быть подписана ее руководителем или иным уполномоченным на это ее учредительными документами лицом и скреплена печатью организации (при наличии печати).
6. Доверенность от имени индивидуального предпринимателя должна быть им подписана и скреплена его печатью или может быть удостоверена в соответствии с частью 7 настоящей статьи.
7. Доверенность от имени гражданина может быть удостоверена нотариально или в ином установленном федеральным законом порядке.
Постоянная ссылка на документ
URL документа [ скопировать ]
HTML-код ссылки для вставки на страницу сайта [ скопировать ]
BB-код ссылки для форумов и блогов [ скопировать ]
в виде обычного текста для соцсетей и пр. [ скопировать ]
Скачать документ в формате
Комментарий к ст. 61 АПК РФ
1. Оформление полномочий представителя во многом зависит от вида представительства.
Часть 1 ст. 61 АПК закрепляет правило об оформлении полномочий руководителя организации, который действует от имени организации. Для участия в процессе руководителя организации (как органа юридического лица) или руководителя коллегиального органа юридического лица не требуется доверенности для оформления полномочий, так как они действуют в процессе в соответствии с учредительными документами. Они должны предъявить документ, подтверждающий их статус и факт наделения их полномочиями.
При этом они действуют в арбитражном суде в пределах полномочий, предоставленных им ФЗ, иным нормативным правовым актом или учредительными документами.
Если речь идет, например, о территориальных органах ФНС, Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, Минюста России и т.д., то при участии в процессе в качестве представителя руководители названных структур действуют в суде на основании выданных им нотариально заверенных доверенностей. Если в суде выступает сотрудник соответствующего территориального органа, то он представляет доверенность, выданную ему руководителем соответствующего территориального органа.
2. Часть 2 ст. 61 АПК устанавливает порядок подтверждения полномочий законных представителей. К законным представителям закон относит родителей, усыновителей, опекунов и попечителей, которые защищают в арбитражном суде права и законные интересы недееспособных граждан.
Полномочия законных представителей подтверждаются предъявлением документа, удостоверяющего их статус и полномочия. Родители представляют документы, подтверждающие родственные отношения с ребенком (свидетельство о рождении ребенка) и удостоверяющие личность (паспорт).
Опекуны и попечители подтверждают наличие своих полномочий предъявлением соответственно опекунского или попечительского удостоверения. Усыновитель подтверждает свои полномочия или свидетельством о государственной регистрации акта усыновления (ст. 125 СК), или свидетельством о рождении ребенка в случае вынесения судебного решения о записи усыновителей в качестве родителей ребенка в книге записей актов гражданского состояния (ст. 136 СК).
Законом установлены определенные ограничения прав законных представителей в интересах защиты несовершеннолетних детей и иных лиц, находящихся под опекой или попечительством. Эти ограничения перечислены в ст. 37 ГК.
Для арбитражного процесса наличие указанных ограничений означает, что суд не вправе принимать отказ законного представителя от иска или признание им иска по имущественному спору, стороной которого является лицо, находящееся под опекой или попечительством, если на это в деле нет согласия органа опеки и попечительства. В силу закона опекун, попечитель, их супруги и близкие родственники не вправе совершать сделки с подопечным, за исключением передачи имущества подопечному в качестве дара или в безвозмездное пользование, а также представлять подопечного при заключении сделок или ведении судебных дел между подопечным и супругом опекуна или попечителя и их близкими родственниками.
В нормативных актах и судебной практике нередко к законному представительству относится представительство в силу закона не только несовершеннолетних лиц. Например, Президиум ВАС РФ, рассматривая дело, признал ТСЖ в качестве законного представителя жильцов дома.
Предъявляя в арбитражный суд иск о признании права общей долевой собственности, товарищество не могло иметь самостоятельный экономический интерес, отличный от интересов его членов. Оно уполномочено действовать лишь в интересах собственников помещений в доме, которые и являются материальными истцами по делу.
Товарищество участвует в подобных делах в качестве законного представителя собственников помещений . В данном случае не имеет места классическое законное представительство, о котором говорится в ч. 2 ст. 59, ч. 2 ст. 62 АПК. ТСЖ выступает представителем собственников жилья скорее не в силу закона, а в силу устава ТСЖ.
ТСЖ осуществляет представление общих интересов членов товарищества в государственных органах власти, органах местного самоуправления, в судах, а также во взаимоотношениях с иными юридическими и физическими лицами. Такое представительство принято называть уставным.
Постановление Президиума ВАС РФ от 15.12.2009 по делу N 12537/09.
Общее собрание собственников жилья может уполномочить ТСЖ представлять его интересы (то, о чем говорится в Постановлении Президиума ВАС РФ). В законодательном плане не оговаривается порядок оформления полномочий ТСЖ на представительство интересов собственников жилья в суде.
3. Часть 3 ст. 61 АПК относится к оформлению и подтверждению полномочий адвоката. Данная норма отсылает к ФЗ об адвокатуре. В случаях, предусмотренных ФЗ, адвокат должен иметь ордер на исполнение поручения, выдаваемый соответствующим адвокатским образованием. Форма ордера утверждается федеральным органом юстиции.
В настоящее время в ордере указываются наименование коллегии адвокатов, наименование или номер и адрес юридической консультации, номер регистрационной карты и номер ордера, фамилия и инициалы адвоката, которому поручено ведение дела, а также какое дело и в каком суде рассматривается. В иных случаях адвокат представляет доверителя на основании доверенности (п. 2 ст.
6 ФЗ об адвокатуре). Доверенность оформляется по правилам, предусмотренным ГК. Часто юридическое лицо заключает договор на правовое обслуживание с адвокатами. В таком договоре может быть указан конкретный адвокат, уполномоченный на оказание юридических услуг (в том числе представительства в суде).
Такой адвокат наделяется полномочиями доверенностью, выданной руководителем организации на основании действующего договора между предприятием и юридической консультацией. В силу ФЗ об адвокатуре никто не вправе требовать от адвоката и его доверителя предъявления соглашения об оказании юридической помощи для вступления адвоката в дело (п. 2 ст. 6).
Адвокатская деятельность осуществляется на основе соглашения между адвокатом и доверителем. В арбитражном процессе адвокат выступает на основании договора поручения (ст. 25 ФЗ об адвокатуре). В соответствии со ст. 63 АПК в протоколе судебного заседания должны быть указаны данные о доверенности и данные, удостоверяющие статус адвоката.
Закон не определяет, какие именно данные должны быть внесены в протокол, вероятно, достаточно внести в протокол судебного заседания номер и дату выдачи удостоверения адвоката. К тому же в современных удостоверениях адвокатов указывается и регистрационный номер в реестре адвокатов.
Пункт 4 ст. 6 ФЗ об адвокатуре устанавливает случаи, когда адвокат не вправе выступать представителем в суде.
В связи с введением требования о наличии у представителя высшего юридического образования необходимо представление суду документов о высшем юридическом образовании или о наличии у него ученой степени по юридической специальности, а также документов, удостоверяющих полномочия представителя.
Наличие высшего юридического образования у представителя по делам может подтверждаться дипломом бакалавра, дипломом специалиста, дипломом магистра. При наличии ученой степени по юридической специальности требуется представление соответствующего диплома (к примеру, о присвоении ученого звания кандидата юридических наук по юридической специальности).
Указанные документы представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии . Копия диплома о высшем юридическом образовании или о наличии ученой степени по юридической специальности может быть заверена нотариально или в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 185 ГК.
Вопрос 13 Обзора судебной практики ВС РФ N 3 (2015), утв. Президиумом ВС РФ от 25.11.2015.
4. Часть 4 ст. 61 АПК относится к оформлению полномочий иных представителей, кроме адвокатов.
Указанные представители представляют суду документы о высшем юридическом образовании или об ученой степени по юридической специальности, а также документы, удостоверяющие их полномочия (см. комментарий выше).
Полномочия на ведение дела в арбитражном суде должны быть выражены в доверенности, выданной и оформленной в соответствии с ФЗ, а в случаях, предусмотренных международным договором РФ или ФЗ, — в ином документе.
По общему правилу полномочия представителя на ведение дела в суде оформляются доверенностью. Статьи 185, 186 ГК регулируют вопросы составления доверенности.
Все требования, предъявляемые к доверенности, должны быть в совокупности, в противном случае доверенность не подтверждает полномочия представителя. Такой представитель не допускается в процесс, следовательно, не вправе совершать процессуальные действия. В случае совершения процессуальных действий представителем, чьи полномочия не подтверждены, такие действия не порождают правовых последствий.
В доверенности должен быть определен объем полномочий представителя. При наделении представителя специальными полномочиями (всеми или отдельными специальными полномочиями) они должны быть перечислены в доверенности.
Доверенность может быть общей, выдаваемой на ведение всех дел в суде, или разовой — на ведение одного дела в суде.
Статьей 188 ГК предусмотрены основания прекращения доверенности и последствия прекращения действия доверенности. Статья 189 ГК предусматривает последствия прекращения доверенности. Лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, обязано известить об этом лицо, которому была выдана доверенность, а также суд. Права и обязанности, возникшие в результате действия лица, которому выдана доверенность, до того, как это лицо узнало или должно было узнать о ее прекращении, сохраняют силу для выдавшего доверенность и его правопреемников в отношении третьих лиц.
Нельзя не сказать о распространенной практике, когда сторона направляет в арбитражный суд заявление об отзыве доверенности, выданной определенному лицу без указания номеров дел. При рассмотрении конкретного дела вопрос о достоверности подобного отзыва доверенности должен быть исследован.
Изменения АПК в 2009 г. сделали возможным наделение представителя полномочиями в заявлении представляемого, сделанном в судебном заседании. Данная норма — новация для арбитражного процесса. Вместе с тем в настоящее время на таких представителей распространяются требования о профессиональном представительстве — наличие высшего юридического образования или ученой степени по юридической специальности.
На практике могут возникнуть сложности с наделением представителя специальными полномочиями в судебном заседании. Если речь идет о специальных полномочиях представителя, перечисленных в ч. 2 ст. 62 АПК, то суд должен зафиксировать весь перечень специальных полномочий в протоколе судебного заседания и предложить лицу, заявившему ходатайство, расписаться в протоколе судебного заседания.
5. Часть 5 ст. 61 АПК отдельно регулирует оформление доверенности от имени организации. Доверенность от имени юридического лица должна содержать определенные реквизиты. Согласно ст. 185.1 ГК доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации.
Если федеральный закон содержит требование о наличии печати для организаций определенной организационно-правовой формы, то доверенность на представление интересов такой организации в суде должна быть удостоверена как подписью ее руководителя, так и печатью. Когда федеральным законом такая обязанность не предусмотрена и указано, что организация вправе иметь печать, представитель организации должен предоставить суду ее учредительные документы или их надлежащим образом заверенные копии. Если в них содержатся сведения о наличии печати, то доверенность на представление интересов указанной организации в суде должна быть удостоверена подписью ее руководителя или иного уполномоченного на это ее учредительными документами лица и одновременно печатью организации. При отсутствии таких сведений удостоверение доверенности на представление интересов в суде печатью не требуется .
Вопрос 10 Обзора судебной практики ВС РФ N 2 (2015), утв. Президиумом ВС РФ от 26.06.2015.
Арбитражный суд при допуске в процесс вправе предложить представить учредительные документы юридического лица для определения, имеет ли данное лицо право на выдачу доверенности. В арбитражный суд могут быть представлены также заверенные выписки из учредительных документов. В законе сделана оговорка относительно скрепления доверенности печатью, если таковая имеется.
6. Длительное время в арбитражном процессе была неоднозначная практика относительно оформления доверенности, выданной индивидуальным предпринимателем. Одни суды требовали представления только нотариально заверенной доверенности, другие полагали, что индивидуальный предприниматель может выдать доверенность сам, заверив ее своей печатью и подписью. В 2009 г. было внесено дополнение к ст. 61 АПК, которое поставило точку в судебных дискуссиях: доверенность от имени индивидуального предпринимателя должна быть им подписана и скреплена его печатью или может быть удостоверена в нотариальном порядке. Таким образом, индивидуальный предприниматель имеет право выбора при оформлении полномочий своего представителя.
7. Доверенность, выдаваемая гражданами, как правило, удостоверяется в нотариальном порядке. Однако в силу действующего законодательства к нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются доверенности, указанные в п. 3 ст. 185 ГК.
В судебной практике имеют место случаи оспаривания доверенности .
См., например, Постановление Президиума ВАС РФ от 21.04.2009 N 17064/08.
8. Если обращение в суд в силу закона подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью, то доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия представителя на подписание такого обращения в суд, также должны быть подписаны (заверены) усиленной квалифицированной электронной подписью представляемого лица и (или) нотариуса.
В указанном случае нотариальная доверенность в виде электронного образа должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса, а в виде электронного документа — представляемого лица и нотариуса.
Если законодательством не установлено требование о подписании обращения в суд усиленной квалифицированной электронной подписью, то при подаче представителем обращения в виде электронного образа документа к обращению прилагается доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия на подписание обращения в суд, в виде электронного образа документа, заверенного простой электронной подписью лица, подающего документы в суд .
Пункт 4 Постановления Пленума ВС РФ от 26.12.2017 N 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов».
Источник комментария:
Под ред. В.В. Яркова «КОММЕНТАРИЙ К АРБИТРАЖНОМУ ПРОЦЕССУАЛЬНОМУ КОДЕКСУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» (ПОСТАТЕЙНЫЙ)»
АБСАЛЯМОВ А.В., АБУШЕНКО Д.Б., БЕССОНОВА А.И., БУРАЧЕВСКИЙ Д.В., ГРЕБЕНЦОВ А.М., ДЕГТЯРЕВ С.Л., ДОЛГАНИЧЕВ В.В., ЗАГАЙНОВА С.К., КУЗНЕЦОВ Е.Н., ЛАЗАРЕВ С.В., ПЛЕШАНОВ А.Г., РАЗДЬКОНОВ Е.С., РЕНЦ И.Г., РЕШЕТНИКОВА И.В., СКУРАТОВСКИЙ М.Л., СОЛОМЕИНА Е.А., СПИЦИН И.Н., ТАРАСОВ И.Н., ТИМОФЕЕВ Ю.А., ХАЗАНОВ С.Д., ХАЛАТОВ С.А., ЧУДИНОВСКАЯ Н.А., ЯРКОВ В.В., 2020. Издательство «СТАТУТ»
Судебная практика по статье 61 АПК РФ:
Представитель Добруник М.В., подписывая заявление от имени компании, не приложила доверенность, подтверждающую ее полномочия на совершение от имени юридического лица соответствующих процессуальных действий. Согласно части 7 статьи 61 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации доверенность от имени гражданина может быть удостоверена нотариально или в ином установленном федеральным законом порядке.
Однако к заявлению по прежнему не приложены документы, подтверждающие тот факт, что Громов В.Б. действительно является генеральным директором общества, а следовательно, имеет полномочия на подписание такого заявления согласно указанной норме части 1 статьи 61 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации. Необходимость предоставления таких документов в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации вместе с заявлением о пересмотре судебных актов в порядке надзора вызвана следующими обстоятельствами.
Источник: www.zakonrf.info
Как правильно заверить копию документа
Расходные материалы
Автор kartanxc_proprin На чтение 9 мин Просмотров 17 Опубликовано 15.12.2022
Зачем нужно заверять копии
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов информации, библиотечного и издательского дела. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) разделяет все копии, полученные с документов, на обычный и заверенный.
При этом копией документа признается копия, полностью воспроизводящая сведения оригинала. Заверенной копией является копия, содержащая реквизиты, обеспечивающие ее юридическое значение.
Как видите, заверение копии необходимо для придания ей юридического значения. Иными словами, только такие копии используются в делопроизводстве, в том числе для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, индивидуальным исполнителям и физическим лицам.
В частности, имеются точно заверенные копии документов, которыми можно подтвердить налоговые расходы (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также необходимо заверить копии бумажных документов, направленных в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Когда понадобится
Организация может нуждаться в копировании в следующих случаях:
- для передачи документов (фотокопий исходных документов, лицензий, договоров, счетов-фактур, первичных учетных документов и т д.) в сторонние коммерческие организации и государственные органы (налоговая инспекция, пенсионный фонд, Роспотребнадзор и т д);
- во внутреннем документообороте между отделами, сотрудниками;
- давать показания суду;
- при ответе на запросы соискателей-граждан, работников.
Во внутреннем документообороте допускается использование реквизитов, утвержденных локальными нормативными актами. При заверении копий, направляемых третьим лицам, а особенно в суд или государственные органы, следует руководствоваться применимым законодательством и прецедентным правом.
Судебная практика исходит из того, что правильно заверенной копией является фотокопия, заверенная нотариусом или организацией, индивидуальным предпринимателем с использованием печати.
Что нужно для сканирования
Получить скан документа без сканера невозможно. Устройство может быть отдельным, то есть выполнять только поставленную задачу. Или быть частью МФУ (многофункционального устройства), включающего в себя принтер, сканер и копир одновременно.
Наиболее распространенным типом сканера является планшетный сканер. Для сканирования просто поместите носитель, например фотографию, на стекло сканера и начните оцифровку с компьютера. После этого изображение будет «перенесено» на ноутбук или компьютер в одном из форматов файлов.
Как уже понятно, без компьютера не обойтись, именно с него подается задание на сканирование и там же хранится копия документа.
Поэтому нужно подключить сканер к компьютеру, установить драйвер, установить программу сканирования от производителя или стороннего разработчика. Оба устройства физически подключены с помощью USB-кабеля или через сеть Wi-Fi. Потом можно сканировать любые носители, будь то обычные альбомные листы, удостоверение личности, паспорт и даже полноценная книга.
Какими НПА руководствоваться
Единого закона, регулирующего процесс копирования, не существует. ГОСТ Р 7.0.97-2016, действующий с 01.07.2018, носит рекомендательный характер.
При составлении правил копирования и заверения ксерокопий следует руководствоваться судебной практикой, разъяснениями государственных органов и следующими действиями:
- постановление Президиума Верховного Совета СССР № 9779-Х от 04.08.83 г., данный нормативный закон действует, и суды на него ссылаются;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт»;
- положения специальных законов (например, АПК РФ, НК РФ).
Организации имеют право утвердить положения ГОСТ в своих принципах учета документооборота, в этом случае они станут для них обязательными. Разъяснения государственных органов следует учитывать при взаимодействии с их представителями, при проверках и т д.
Например, в письмах Минфина содержатся специальные указания о порядке сшивания копий документации: включать не более 150 листов со сплошной страницей нумерация арабскими цифрами, сделать 2 -4 прокола, запечатать концы прошивки и зафиксировать их наклейкой размером не более 60 х 50 мм с подтверждающей надписью (допускается ставить только слово «Верно») и печатью.
Нормативная база
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система со стандартами для информации, библиотеки и издательского дела. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утверждены приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)
Только должным образом заверенная копия имеет юридическую силу. Это документ, воспроизводящий оригинал полностью, без исключений и дополнений, что подтверждается реквизитами, предусмотренными законодательством. Чтобы правильно оформить эти реквизиты, нужно знать их состав, требования к ним или использовать образцы для налоговой, суда и так далее
Самым надежным заверением является нотариальное заверение, но оно необходимо далеко не всегда, случаи, когда оно необходимо, перечислены в законе. Нет необходимости обращаться к нотариусу для копирования каждого документа и тратить на это дополнительные средства; юридическое лицо вправе сверять ксерокопии самостоятельно.
Кто вправе заверять
В соответствии с вышеуказанным законодательством аттестацию может проводить только руководитель или уполномоченное должностное лицо организации, штатный сотрудник. Обычно такое полномочие указывается в должностной инструкции или доверенности.
На практике суды и государственные органы редко обращают внимание на такие нюансы и принимают за правильно заверенные копии документы, подписанные внешним сотрудником при наличии печати с наименованием компании.
Правила заверения копии документа
- наносится надпись «Верно» или «Копия верна
- должность лица, заверившего копию,
- личная подпись лица, заверившего копию,
- расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
- дата сертификации,
- печать организации/индивидуального исполнителя.
- в многостраничном документе удостоверяющая надпись прикрепляется к каждому листу ИЛИ документ сшивается и удостоверяющая надпись делается по шву.
Срок заверения документов на момент подачи не должен превышать:
- копия паспорта — 3 дня
- копии других документов — 1 месяц
Образец правильного заверения копии документов
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка о заверении копии должна быть проставлена под необходимой «подписью». Госстандарт умалчивает, что делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации сертификационный знак следует ставить под последним текстовым элементом в документе.
Внешний вид этого знака зависит от цели, для которой была сделана копия. Если он будет использоваться исключительно для нужд лица, его удостоверяющего (т.е в организации), то достаточно написать слово «Истинно» или поставить соответствующий штамп, указать дату аттестации, должность лица кем заверена копия (или отметить, что в заверительной надписи сделан ИП), а также его фамилия и инициалы.
Эти записи заверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или индивидуального исполнителя). Если организация (подразделение) или ИП имеет печать, то при желании можно поставить оттиск.
Если копия выдается для предъявления третьим лицам, помимо реквизитов, указанных выше, необходимо указать местонахождение документа, с которого сделана копия. А подпись должностного лица также должна быть заверена печатью организации (если она есть в компании).
Оттиск печати ставится так, чтобы он не закрывал подпись лица, подтвердившего верность копии (п.п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Нужна ли копиям для «внешнего» пользования печать ИП (если она у него есть)? Ответа на этот вопрос в госстандарте нет. Поэтому, формально говоря, индивидуальный предприниматель не может поставить печать.
Сканирование с телефона
Если нет компьютера и сканирующего устройства, можно сканировать через обычный смартфон. Но для этого нужно установить одно из приложений.
Чем руководствоваться при заверении
Заверение копий документов регламентируется другим государственным стандартом, а именно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов на информацию, библиотечное и издательское дело. Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов» (утверждены приказом Росстандарта от 12.08.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016). Подробнее об этом стандарте см. «Новый ГОСТ на документацию 2018: Новые правила заверения копий, рекомендуемые с 1 июля».
Процедура заверения в организации
Состоит из следующих шагов:
- сделать ксерокопию;
- использование штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этого предложения от руки после текста и подписей, как правило, в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или печать должны не перекрывать текст);
- в надписи указывается должность, ставится фамилия работника с инициалами, дата и подпись;
- с 2018 года рекомендуется указывать местонахождение оригинала;
- надпись или оттиск проштампован наименованием организации;
- если листов несколько, то надпись ставится на каждом из них или на прошивке.
Допускается изготовление штампа на конкретного работника с указанием должности, фамилии и инициалов.
Для индивидуальных предпринимателей
Предоставляются копии, заверенные печатью учредителя-физического лица.
Требования к печати индивидуального предпринимателя:
Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельств) или наличие номера ИП-ИНН. При отсутствии таких данных в печати они считаются недействительными.
Если индивидуальный подрядчик работает без печати, либо с печатью не соответствует вышеуказанным требованиям, предоставляются только оригиналы или заверенные копии.
Для юридических лиц
Заверение копий документов, предоставленных клиентом — юридическим лицом, может осуществляться следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):
- Руководитель юридического лица
Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право действовать от имени юридического лица без полномочия» указывается должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии. - Бухгалтер-менеджер
Клиент — юридическое лицо предоставляет копию приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и ФИО главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического подразделения или самим бухгалтером. - Сотрудник отдела кадров (отдел кадров, отдел кадров и т.д.)
Клиент — юридическое лицо предоставляет копию приказа о назначении работника в отдел кадров, в котором указываются наименование юридического лица, должность и ФИО данного работника. Копию приказа может заверить руководитель юридического подразделения или сотрудник отдела кадров. - Другой сотрудник юридического подразделения.
Клиент — юридическое лицо обеспечивает: - копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О данного работника
- копия приказа о наделении данного работника полномочиями заверять копии юридического лица.
- имеет полномочия на предоставление (передачу) необходимых документов и заверение их копий от имени юридического лица, ИЛИ /И
- уполномочен действовать от имени руководителя юридического лица или совершать все юридически значимые действия от имени юридического лица.
Для физических лиц
Подаются только оригиналы документов или их заверенные копии.
Источник: proprinteri.ru