Работаю небольшим руководителем и имею в обязанностях составление и поддержание в актуальном виде графика отпусков своего отдела. Данный график составляется в конце года на следующий год и предоставляется в отдел кадров организации. При этом отдел кадров требует предоставлять его в формате таблицы-списка, но самому мне для работы нужен формат наглядного графика. К тому же в связи с постоянными переносами отпусков сотрудников данный график необходимо поддерживать актуальным.
Не делать ненужную работу и все что можно автоматизировать для меня жизненный принцип. В данной статье хочу поделится опытом создания MS EXCEL файла графика. Возможно полученный шаблон или данный опыт окажется полезным и вам.
Для тех, кому данный нужен шаблон и кто не хочет особо заморачиваться тем как это устроено — сразу Ссылка для просмотра и скачивания.
Для интересующихся конструкцией нижеследующее описание.
Возникновение задачи
Итак. Требуемый кадровиками формат изображен на картинке ниже(все фамилии и должности вымышленные):
График отпусков на 2023 год
Особенности данного формата:
1. В таблицу отдельными строками включаются отдельные периоды отпусков
2. В таблице указываются даты начала отпуска и продолжительность
3. Список упорядочен по алфавиту фамилий сотрудников и по возрастанию дат начала
График — это график
График отпусков моих сотрудников нужен и мне, но я бы хотел иметь его в виде наглядного календарного графика (диаграммы), где вдоль оси времени отражаются периоды отпусков сотрудников. И я его в итоге и сделал — вот таким:
Как это сделано
Для создания графика такой формы я использовал встроенный в MS EXCEL конструктор диаграмм и тип диаграммы «Линейчатая с накоплением».
Для того чтобы горизонтальная ось диаграммы имела вид шкалы времени нужны следующие настройки:
Максимум и минимум соответствуют числовым значениям дат начала и конца года. Чтобы семидневная сетка совпадала с реальными неделями за дату начала года лучше брать не 01.01, а ближайший к этой дате понедельник.
В качестве исходных данный формирования графика используется таблица, расположенная над графиком. Область печати страницы настроена так, чтобы она не выводилась.
На самом деле диаграмма отражает не только периоды отпусков, но и разрывы между ними (настройками выполнено отображение отпусков зеленым цветом заливки, а разрывов — без заливки то есть прозрачными).
Первый ряд
Это отображаемый прозрачным период от начала времен до даты начала первого отпуска в году. Используется значение в столбце «Начало1».
Второй ряд
Это отображаемый зеленым первый отпуск. Используется значение в столбце «Дней 1» — продолжительность первого периода отпуска:
У меня столбец «Дней 1» рассчитывается по формуле:
Плюс один день потому, что дата окончания отпуска — это последний его день, а не первый рабочий.
Третий ряд
Это отображаемый прозрачным период от окончания первого отпуска до начала второго.
Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности — столбец в таблице максимально сужен.
Последующие ряды
Тут хочется просто сказать «ну и так далее. », в общем зеленые периоды отпусков строятся аналогично ряду 2, а прозрачные промежутки между ними — аналогично ряду 3. Для моей задачи хватило 5-ти периодов — это текущее ограничение шаблона, которое можно преодолеть, продолжая таблицу в ширину (насколько у вас хватит терпения).
А как быть с кадровиками?
Им же нужен просто список!?
Не держать одни и те же данные в 2-х местах, не создавать возможности их расхождения — для меня дело чести. Пусть и пришлось потратить время, но лучше один раз ввести формулы чем каждый раз править данные. Тут никаких сложностей нет — просто ссылки с листа, содержащего форму для кадровиков на ячейки все в той же исходной таблице.
Такими ссылками заполнены в каждой строке ячейки с В по Е. Для каждой строки из исходной таблицы (каждого сотрудника) созданы соответственно числу возможных отпускных периодов — 5 строк в данной таблице. Например поле E «Кол-во календ. дней», для первого сотрудника заполнено:
1-я строка — «=График!G5»
2-я строка — «=График!K5»
3-я строка — «=График!O5»
4-я строка — «=График!S5»
5-я строка — «=График!W5»
Для следующего сотрудника ссылки будут на те же столбцы и на следующую строку (это довольно трудоемко было заполнять из за того, что форма транспонирована, а как копировать формулы с транспонированием я не разобрался).
Обратите внимание, что в столбце Е стоит фильтр. Он нужен для того, что бы выводить только заполненные периоды отпусков (настроено не выводить 0).
Еще осталось автоматизировать нумерацию строк (первый столбец). В первой строке руками проставлена цифра «1», для остальных использую формулу «=A6+ЕСЛИ(E7=0;0;1)» (на примере 2-й строки).
На этом все. Благодарю за внимание
- excel
- шаблон документа
- графики и диаграммы
- график отпусков
Источник: habr.com
Правила составления, образец графика отпусков и приказ на утверждение в 2022 году
Законодательством РФ регламентированы не только обязанности работника в сфере труда, но и его права. Одной из таких юридических норм, установленных и охраняемых государством, является ежегодный оплачиваемый отпуск.
Первостепенный документ, определяющий очерёдность предоставления основного отпуска — график.
Сегодня мы обсудим его составление, расскажем для чего необходима эта процедура, поясним правила оформления таких документов, что поможет избежать ошибок в дальнейшем.
[contents]
Что говорит закон?
Вопросы, касающиеся возникновения отношений в отрасли труда, в том числе и нюансы, связанные с оформлением отпусков, регулируются основополагающим законодательным актом – Трудовым Кодексом РФ. Данной тематике отдельно посвящена гл. 19. ТК РФ.
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. – нормативный документ, который также является значимым источником правовой информации в сфере труда.
Важно понимать, что составление графика – процедура, которая требует выполнения в обязательном порядке. Это касается абсолютно каждого работодателя, причём количество сотрудников, трудящихся в организации не имеет никакого значения.
В противном случае, за уклонение от данных обязательств, следует административное наказание. Так ст. 5.27 КоАПа РФ предусмотрены следующие административные меры воздействия:
- должностные лица обязуются к выплате штрафа в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей.
- юридическим лицам грозит приостановление деятельности сроком до 90 суток или выплата штрафа в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
Важно! Работодатели, имеющие форму организации — ИП, имеют право не оформлять график, а определять очерёдность путём согласования с сотрудниками.
Правила составления
Главным принципом оформления такого документа является то, что действия работодателя, по его составлению, основываются на предварительных данных о пожеланиях сотрудников, но при этом сопоставляются все факторы, чтобы не нанести ущерб производственной деятельности предприятия.
Существует определённый регламент, который необходимо соблюдать, чтобы избежать возможных недочётов:
- Принимать во внимание мнение сотрудников.
- Учитывать вероятность переноса, с согласия работника, при возникновении острой необходимости.
- Необходимо отслеживать количество дней, которые сотрудник не использовал в предыдущий раз.
- Опасные и вредные производственные факторы подразумевают необходимость дополнительных дней.
- В соответствии с законодательством, определённые категории трудящихся, имеют право выбора удобного для них отпускного периода. Это регламентировано ст. 122, 123 ТК РФ, к ним относятся:
- Несовершеннолетние (лица до 18 лет);
- Лица, совмещающие трудовую деятельность (отпускные периоды обязательно должны совпадать как на постоянном, так и дополнительном месте работы);
- женщины перед декретом по беременности и родам, а также сразу же после него, по окончании периода по уходу за ребёнком;
- сотрудники, один из супругов которого является военнослужащим;
- трудящиеся, жёны которых находятся в отпуске по беременности и родам.
Эти сроки строго регламентированы и обязательны к исполнению — документ должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до наступления следующего года.
Порядок оформления
Как составлять график отпусков?
Приближается конец 2022 года, а это значит, что отделы кадров уже должны начать готовить график отпусков на 2023 год. Узнаем, что нужно для правильного составления графика отпусков, в какие сроки нужно успеть утвердить документ, и что говорят об этой обязанности эксперты.
Кто составляет график отпусков?
- компании и ИП, чей предельный доход за прошлый год не был более 120 млн руб.;
- предприниматели и организации, среднесписочная численность сотрудников у которых не превышает 15 человек.
Однако в случае, если микропредприятия или некоммерческие организации отказываются от составления локальных актов, то, заключая трудовые договоры, они обязаны прописать в них все условия, включая особенности предоставления отпусков.
Какие отпуска нужно включать в график?
Как считается график отпусков? В документ нужно включать:
- Ежегодные оплачиваемые отпуска. По общему правилу, установленному ст. 115 ТК РФ, он длится 28 дней.
- Дополнительные отпуска. Они положены работникам, трудящимся на вредных производствах, в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, сотрудникам с ненормированным графиком.
Не нужно включать в график отпусков:
- выходные за свой счёт;
- учебные отпуска.
Также нужно помнить, что ряд сотрудников имеет право попросить отпуск в любое удобное для себя время, вне зависимости от того, какие даты проставлены в локальном акте работодателя. К ним относятся:
- граждане, работающие по совместительству — им предоставляется отпуск в то же время, что и на основной работе (ст. 286 ТК РФ);
- люди, у которых есть знак отличия «Почётный донор» (п. 1 ч. 1 ст. 23 закона № 125-ФЗ от 20 июля 2012 года);
- родители, усыновители, опекуны или попечители несовершеннолетних детей, которых надо сопровождать при поступлении в среднее или высшее учебное заведение в другом городе (абз. 5 ст. 322 ТК РФ);
- родители, усыновители, опекуны или попечители, воспитывающие 3 или более детей, где младшему ребёнку нет ещё 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
- супруги военнослужащих — у них есть право оформлять отпуск у работодателя одновременно со своими семейными партнёрами (ч. 11 ст. 11 закона № 76-ФЗ от 27 мая 1998 года);
- родители, усыновители, опекуны или попечители несовершеннолетних детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК РФ);
- мужья, у которых жёны находятся в отпуске по беременности и родам (абз. 4 ст. 123 ТК РФ);
- работники до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- граждане, усыновившие младенца(ев) младше 3 месяцев (п. 3 абз. 3 ст. 122 ТК РФ);
- будущие матери до или после отпуска по беременности (ст. 260 ТК РФ).
Мария Спиридонова отмечает, что в графике отпусков должны присутствовать все работники, которые числятся в организации на дату его составления. Это касается и тех сотрудников, о предстоящем увольнении которых известно на момент составления графика. И даже тех, кто к этому моменту уже находится в отпуске с последующим увольнением (письмо Роструда от 9 марта 2021 года № ПГ/03709-6-1).
Юрист также отмечает, что разделение отпуска на части по ТК РФ возможно по соглашению между работником и работодателем при одном условии: одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Получается так, что другая часть отпуска, помимо указанных 2 недель, может быть разбита на части как угодно. К примеру, работник может взять ещё пару отпусков по неделе каждый.
Как быть с новыми сотрудниками?
Как распределять график отпусков, если в компанию или к ИП нанялись новые сотрудники?
«Что касается вновь принятых сотрудников, то вносить изменения в график отпусков из-за них не требуется. Это подтвердил Роструд. График вы утверждаете в установленные сроки (до 17 декабря предыдущего года). И работников, которые пришли позже, в него можно не добавлять. Отпуска им предоставляются по заявлению путём издания соответствующего приказа. И этого вполне достаточно.
Возможность предоставления отпуска новому сотруднику зависит от времени, в течение которого он работал в новой организации. По общему правилу, новый работник вправе претендовать на отпуск после того, как он отработал 6 месяцев в организации, но только на 14 календарных дней», — комментирует член Ассоциации юристов России Мария Спиридонова.
Форма документа и порядок составления
Календарь отпусков сотрудников нужно составлять так, чтобы:
- не было слишком много «отдыхающих» в периоды, когда у предприятия повышенная загруженность;
- время отпуска у работников, выполняющих схожие трудовые обязанности, не пересекалось.
Как вести учёт отпусков? В помощь может прийти форма № T-7, утверждённая постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года. В ней уже содержатся все необходимые поля для заполнения, начиная от Ф.И.О. сотрудников и департаментов, к которым они относятся, до дат планируемого отдыха. В то же время работодатель имеет право утвердить собственную форму графика отпусков, с нужными ему полями и реквизитами.
Кто подписывает график отпусков?
Подпись в локальном документе ставит:
- руководитель отдела кадров;
- если в компании или у ИП в принципе нет отдела кадров, то подпись на документе ставит специально уполномоченный работник.
Далее график отпусков утверждается руководителем или его заместителем (при наличии полномочий). Сделать это можно 3 способами:
- заполнить верхнюю часть графика отпусков с грифом «Утверждаю» или «Утверждено»;
- выпустить отдельный приказ, утверждающий календарь оплаичваемого отдыха сотрудников;
- поставить подпись на графике отпусков и издать отдельный приказ об этом.
Ознакомление с календарём отпусков
Сотрудники должны знать, в какое время они могут уйти на оплачиваемый отдых. В связи с этим работодателю рекомендуется разработать отдельный бланк или создать журнал ознакомления с локальными актами, чтобы знать, что работники получили информацию о графике их предстоящих отпусков.
Проще всего проводить ознакомление с отпускным календарём через сервис кадрового электронного документооборота (КЭДО). Сотрудники смогут поставить подписи в документах в режиме онлайн с любого устройства — от компьютеров до смартфонов и инфокиосков. Для участников зарплатного проекта Сбера предусмотрены льготные тарифы на подключение.
Источник: www.esphere.ru