ИП сколько хранить документы лет

Вид документа

Срок хранения

Документы о финансировании

Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов

Договоры банковского счета

5 лет после истечения срока действия договора

Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств

5 лет после полного исполнения обязательств

Учет и отчетность

Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная

СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Не менее 10 лет

Не менее 10 лет

5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)

1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)

Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)

Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.)

5 лет при условии проведения проверки

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей

5 лет при условии проведения проверки

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах

Не менее 10 лет

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним

Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые;

Не менее 10 лет

6 лет (при отсутствии годовых и нарастающим итогом за IV квартал — постоянно)

Налоговые декларации по всем видам налогов

5 лет при условии проведения проверки

Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

Не менее 10 лет

6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты, а также годовые — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Сведения о доходах физических лиц

5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Как правильно хранить первичную документацию?

Реестры сведений о доходах физических лиц

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН

Не менее 10 лет

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:

а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности;

б) по трудовым договорам, договорам подряда

в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям

5 лет после истечения срока действия договора

5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

5 лет после истечения срока действия договора

Кадровый документооборот

Не менее 10 лет (присланные для сведения — до минования надобности)

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Документы о премировании

Штатные расписания и изменения к ним: а) по месту разработки и/или утверждения; б) в других организациях

Не менее 10 лет

Личные дела: а) руководителей

Не менее 10 лет

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Личные карточки работников

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (невостребованные — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

5 лет (для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет)

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

Графики предоставления отпусков

Как считать сроки хранения документов, и когда они увеличиваются

Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ для расчета налогов.

Правило на случай выездной проверки: Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2016 года. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.

Сведения о тех случаях, когда докуметы хранят дольше обычного, мы представили в таблице ниже.

Когда сроки хранения первичных документов больше четырех лет

Срок хранения

Комментарий

По основным средствам:
акт приемки-передачи, договор и другие документы, связанные с приобретением и продажей основного средства, а также с его реконструкцией и модернизацией

Четыре года + весь период, в течение которого компания начисляет амортизацию (письмо Минфина России от 12 февраля 2016 г. № 03-03-06/1/7604). Если компания реализовала основное средство, то четыре года после продажи (подп. 7 п. 1 ст. 268 НК РФ) либо после учета в расходах убытка от этой сделки

Предположим, что срок полезного использования основного средства, который компания установила в соответствии с классификацией, составляет 10 лет. Тогда документы, которые подтверждают первоначальную стоимость этого имущества, нужно хранить в течение 14 лет. Если компания продаст этот объект с убытком после 8 лет эксплуатации, то убыток от продажи в налоговом учете надо будет равномерно относить на расходы в течение двух лет (п. 3 ст. 268 НК РФ). Но первичные документы по данному основному средству все равно нужно хранить 14 лет с момента приобретения

По дебиторской и кредиторской задолженности:
товарные накладные, акты приемки-сдачи работ или услуг, договоры, платежные поручения, акты сверки, гарантийные письма и другие документы, подтверждающие задолженность

Четыре года после списания просроченной дебиторской задолженности на расходы или учета кредиторки в доходах

Зачастую компании оставляют только акты сверки, в которых покупатель подтверждает сумму долга. Однако чтобы списать задолженность, необходимы договоры и первичные документы на отгрузку товаров, реализацию работ или услуг, на основании которых образовался долг. Если компания не представит инспекторам указанные бумаги, учесть задолженность покупателя в расходах при расчете налога на прибыль не удастся.

По затратам на обучение работников:
договор, приказ руководителя компании о направлении работника на обучение, копия лицензии, учебная программа, акт на оказанные услуги, копия сертификата или другого документа, выданного образовательной организацией

Четыре года после завершения обучения (п. 3 ст. 264 НК РФ)

Например, сотрудник учился в 2013–2016 годах. Документы по расходам на обучение нужно хранить до 2020 года включительно

По убыткам:
отчетность, налоговые регистры, а также первичные документы, которые подтверждают отрицательный финансовый результат

Четыре года + весь период, в течение которого компания включает сумму убытка на расходы (максимум — 10 лет) (п. 4 ст. 283 НК РФ)

Для подтверждения размера убытка обязательны не только отчетность и регистры, но и первичные документы, на основании которых компания рассчитала финансовый результат за убыточный период (постановление Президиума ВАС РФ от 24 июля 2012 г. № 3546/12). Даже если налоговики уже проверяли расчет убытка в ходе выездной ревизии (письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278).

Аналогичное требование действует для компаний на упрощенке (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). На примере. Компания в 2012 году получила убыток и учитывала его в расходах с 2013 по 2015 год. В этой ситуации первичные документы за период 2012 года должны быть в наличии с 2016 по 2019 год включительно

По ошибкам,
найденным в расчете налогов:
документы, которые подтверждают расчет налога за прошлый период, если компания исправляет ошибку этого периода в текущей отчетности

Четыре года после исправления ошибки

Если недочет привел к переплате налога, компания может не составлять уточненную декларацию за прошлый период, а скорректировать текущую отчетность (п. 1 ст. 54 НК РФ). При этом в организации должны быть документы, относящиеся к расчету налога за прошлый период. Например, компания завысила выручку от реализации в декларации по налогу на прибыль за 2013 год.

Эту ошибку можно исправить в 2016 году. Тогда документы, которые подтверждают размер выручки 2013 года, нужно хранить до 2020 года включительно

По расходам, которые компания списывает в следующем налоговом периоде:
счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ и услуг, если компания заявляет расходы или вычеты не в том периоде, когда эти документы выставлены, а позже

Четыре года после окончания периода, в котором компания использовала документ для расчета налога (письмо Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104)

Например, компания в 2013 году учла какие-либо расходы, которые подтверждены документами 2012 года. В этом случае бумаги нужно хранить до 2017 года включительно

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов

Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ). А так же инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами, что может привести к начисленным штрафам и пени.

Подпишись на рассылку

Новые статьи по бухучету, оповещения об изменениях в законодательстве и другие интересные материалы по бухучету и налоговому учету.

Мы гарантируем, что адрес вашей электронной почты не будет передан третьим лицам
Аутсорсинг

• Бухгалтерское сопровождение ООО и ИП
• Услуги по регистрации ИП и ООО
• Внутренний аудит
• Ликвидация ООО и ИП
• Восстановление учета
• Индивидуальные консультации

Источник: www.profirost.ru

18.05.2012 | Как долго ИП нужно хранить документы (первичку) после закрытия

Нередко у индивидуальных предпринимателей возникает вопрос, как долго ИП обязаны хранить первичные документы (первичку) после прекращения деятельности (закрытия). Также бывают неясности по поводу деятельности предпринимателей с судимостью.

Министерство финансов еще раз напомнило предпринимателям сроки хранения первички письмом №03-02-08/45 от 11.05.12. Этим документом чиновники указывают, что индивидуальные предприниматели после прекращения своей деятельности должны хранить первичные документы в течение 4 (четырех) лет.

Этот срок хранения первички «ипешниками» оговорен целым рядом нормативно-правовых документов. Например, в статье 23, подпунктом 8 пункта 1 НК РФ говорится, что предприниматели должны хранить документы бухгалтерского и налогового учета, бумаги, подтверждающие, что они получали доходы, несли расходы и без нарушений и в срок сдавали отчетность 4 (четыре) года. Аналогичное правило устанавливается Порядком учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей в пункте 48. Там речь идет о хранении первички, Книг учета и других документов те же четыре года.

Сотрудники Минфина считают, что это правило справедиливо и длы бывших предпринимателей, т.е., для физических лиц, прекративших вести предпринимательскую деятельность. Даже после закрытия можно попасть под выездную налоговую проверку.

Важное и интересное! Как повысить свою бухгалтерскую квалификацию и личную ценность на рынке труда: обучение международным стандартам финансовой отчетности, а также участие в семинарах для бухгалтеров.

Получайте новые знание, экономя время и деньги!

Источник: acato.ru

Срок хранения документов ИП

Индивидуальные предприятия (с работниками или без) должны соблюдать сроки консервации, установленные законом. Эти сроки в то же время отражены в различных законах. Давайте рассмотрим их более подробно.

Часы с браслетом – это воплощение изысканности и элегантности. Яркий дизайн удовлетворит любую модницу!

7 часов назад

Добро пожаловать в будущее. 170000 в месяц с помощью нейросетей.
8 часов назад

Срок хранения документов ИП: основные нормативы

С 18 февраля 2020 года основным нормативным актом, определяющим сроки хранения документов субъектами хозяйствования (как индивидуальными предпринимателями, так и юридическими лицами), является Приказ №. 236 Росархива от 20.12.2019. заменен Приказ №. 558 Министерства культуры от 25.08.2010. кроме того, срок хранения многих документов также регулируется положениями Налогового кодекса, в частности статьей 23 Кодекса — и Законом о бухгалтерском учете.

В той или иной форме Приказ № 236 и Налоговый кодекс являются основными нормативными актами, определяющими срок хранения предпринимателями основных документов, бухгалтерских документов и кадровых документов. Отдельным приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237 введена инструкция по фактическому применению утвержденных приказом № 237 правил в отношении различных документов. 236.

Учитывайте, что текущий срок хранения основных документов индивидуального предпринимательства как субъекта хозяйствования определяется действующим законодательством (в том числе новым нормативным актом Росархива).

Сроки по ключевым документам ИП: текущие нормы

Существует огромное количество документов, перечисленных в списке заказов №. 236.Индивидуальные предприниматели больше всего нуждаются в следующем

1. Налоговые декларации и расчеты.

Согласно новым правилам Росархива, срок хранения информации составляет пять лет. Заявления индивидуальных предпринимателей до 2002 года должны храниться в течение 75 лет (пункт 310 перечня).

Для расчета страховых взносов устанавливается отдельный период для расчета за период после 2003 года (пункт 308 справочника). В то же время зарплата и страховые взносы должны сохраняться в течение шести лет (и 75/50 лет, если нет личных счетов и зарплаты).

Пять лет распространяется на справки 2-НДФЛ, которые должны храниться 75/50 лет, если нет лицевого счета или статуса зарплатной ведомости (пункт 312 справочника).

Файлы с информацией, которой обмениваются с SEST, хранятся в течение шести лет, если они касаются реструктуризации долга, и в течение пяти лет в иных случаях.

1. Книги учета доходов и расходов в контексте «упрощенного налогового режима» (кудир).

Срок хранения документов индивидуальных предпринимателей для упрощенного налогового режима, т.е. кудира, по новым правилам составляет пять лет (раздел 318 Справочника).

1. Счета-фактуры (составляются как субъектами, так и не субъектами НДС в случае применения законодательства).

Период обслуживания — пять лет (пункт 317 Справочника).

Оцените преимущества самого быстрого браузера.
10 часов назад

Ваш путь к успеху и богатству. СТАНЬТЕ АКТИВНЫМ УЧАСТНИКОМ ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА
7 часов назад

1. Кадровые документы (в тех случаях, когда у индивидуальных предприятий есть сотрудники):.

• Рабочие контракты, должностные инструкции, личные конверты — 75/50 лет; и
• Трудовые книжки — 75/50 лет; и
• Команды о дисциплинарных взысканиях — 3 года — Команды о лицензировании, профессиональном путешествии — 5 лет — Команды о приеме, увольнении, переходе, покрытии — 75/50 лет
• Каникулярная программа — 3 года
• Заявление о выдаче справок и документов о трудоустройстве — 1 год
• Информационный календарь безопасности — 45 лет; календарь тестирования целей безопасности — 5 лет
• Каталог лиц, работающих на опасных производственных объектах-75/50 лет
• Договор на обработку персональных данных — 3 года.

Конечно, это не исчерпывающий список документов, доступных предприятию. Предпринимателям следует внимательно изучить новые правила Росархива и определить, какие документы они действительно используют.

Согласно оперативному номеру. 237, все сроки, указанные в Постановлении №. 236 рассчитываются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были окончательно оформлены (подписаны и завершены). Это означает, например, что ИПК за 2020 год должен сохраняться с 2021 по 2025 год.

Что касается сроков, предусмотренных Налоговым кодексом, то основные из них определены в статье 23(8) ((1)) Налогового кодекса. Статья 23(1) пункт 1 Налогового кодекса — четыре года на каждый документ, содержащий данные бухгалтерского или налогового учета. Они должны использоваться в качестве ориентира при определении периода содержания индивидуальных предпринимателей в рамках ЕНВД, УСН и любой ОСНО.

В то же время индивидуальные предприниматели должны поддерживать

• Не менее 6 лет — документ о страховом взносе (§ 23 п. 3.4 Налогового кодекса), документ о страховом взносе, документ об
• Не менее 4 лет — документация по обучению и оценке навыков сотрудников (§ 264, ст. 2, п. 3, абз. 3 Налогового кодекса); и
• документальное подтверждение убытков — в течение всего периода, в котором ИП на ПСН или УСН 15% использовал право на уменьшение налоговой базы на сумму предыдущих убытков (ст. 346.18, п. 5 НК РФ в ст. 346.6, п. 5).

Таким образом, в некоторых случаях условия «привязаны» к конкретному налоговому режиму, в то время как в других случаях они являются общими для всех налоговых режимов. Другие указываются только для отдельных работодателей.

Если в налоговом законодательстве или других нормативных актах для одного и того же документа установлены разные сроки хранения, применяется источник с более длительным сроком хранения.

Стоит отметить, что установленный законом срок хранения бухгалтерских документов должен быть сохранен индивидуальным предпринимателем, если бухгалтерская отчетность сохраняется по закону от 60 декабря 2011 года 601-402-ФЗ. Предприниматели не обязаны вести бухгалтерские файлы, но могут это делать. По общему правилу, основные и другие документы, учитываемые в соответствии с законодательством, хранятся не менее пяти лет после отчетного года, если для других документов не установлен более длительный срок (статьи 1 и 2 статьи 29 Закона № 402-ФЗ).

Сколько хранить документы после закрытия ИП?

Еще одним вопросом является срок хранения документов после закрытия индивидуального предприятия.

Сроки, перечисленные в вышеуказанных правилах, не зависят от того, является ли лицо действующим индивидуальным предпринимателем или прекратило свою деятельность и «закрыто» путем удаления федеральных налоговых служб. После того как человек сформировал первичный, личный или иной документ, он в любом случае должен хранить его в течение установленного законом срока.

Если УФНС требует от лица предоставить определенные данные, связанные с исчислением или уплатой налогов, у действующего или ранее работавшего индивидуального предпринимателя нет законных оснований не предоставлять их (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 28.06.2018 Дело 1872/2018 № А70-10972 /2017). Кроме того, потеря документов не является оправданием.

Отдельные предприятия могут либо сохранять документы самостоятельно, либо использовать для хранения документов сторонние архивные ресурсы. Второй вариант может предполагать хранение больших объемов документов, содержащих персональные данные (например, в случае с сотрудниками) или государственную или коммерческую конфиденциальную информацию.

Источник: justcontent.ru