ИП уволил сотрудника в какой срок уведомить ФСС

После создания единого Соцфонда отчетность для работодателей изменилась. С 2023 года по взносам на травматизм, индивидуальным сведениям о трудовой деятельности и стаже необходимо направлять форму ЕФС-1. Кто и какие разделы обязан сдавать всегда даже при отсутствии начислений, в какие сроки и как заполнить отчет, что будет, если его не отправить или представить с ошибками, — об этом рассказываем в статье

Деловая среда Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Деловая среда Премиум

Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к обзорам новостей законодательства для бизнеса

Что такое ЕФС-1

ЕФС-1 объединил несколько форм, которые работодатели сдавали в Пенсионный и Социальный фонды в 2022 году.

Порядок заполнения новой формы установлен ПФР.

Кто и как должен сдавать ЕФС-1

ЕФС-1 в 2023 году сдают все юридические лица, даже в том случае, если фактически они не ведут деятельность и там числится единственный учредитель, он же директор, без зарплаты. Таким компаниям необходимо представить нулевой отчет. Что касается ИП, то они сдают форму, только когда нанимают работников, в том числе по договорам ГПХ.

Штрафы ФСС для ИП за сотрудников

❗️ Внимание
Если в течение года ИП увольняет всех работников, он обязан сдавать ЕФС-1 до конца года, в котором произошло увольнение.

Например, 15 марта 2023 года ИП открыл пекарню и нанял кондитера и кассира. 27 июня предприниматель уволил персонал и начал работать один. Значит, последний отчет ЕФС-1 он должен будет сдать по итогам 2023 года. Способ представления ЕФС-1 зависит от численности сотрудников.

Для отправки ЕФС-1 через интернет, его необходимо подписать ЭЦП. Чтобы доверенные лица компаний и ИП могли заверять электронные документы, с 1 сентября 2023 года им нужно выпустить электронную подпись физлица с машиночитаемой доверенностью. Сформировать доверенность позволяет онлайн-сервис ФНС. Отчет необходимо сдавать в территориальное отделение СФР.

Узнать адрес нужного клиентского отделения можно на портале Социального фонда, в разделе своего региона. Для подготовки ЕФС-1 разрешается использовать бесплатные программы Соцфонда. Однако сдать электронную версию через кабинет страхователя или портал госуслуг пока не получится.

Новые формы отчетности для бизнеса в 2023 году: обзор изменений

Бухгалтерия

Состав отчета ЕФС-1

Бланк состоит из титульного листа и двух разделов.
Первый раздел содержит следующую информацию:
Во втором разделе необходимо отразить такие сведения:

В какие сроки сдавать отчет ЕФС-1

Сроков сдачи предусмотрено несколько. Отправлять форму ЕФС-1 полностью каждый раз не нужно. Раздел 1 сдается по подразделам, если у работодателя есть соответствующие события. Раздел 2 — аналог формы 4-ФСС — необходимо представлять ежеквартально всем работодателям.

Например, в торговой компании на 31 марта 2023 года числится девять сотрудников. Затем 19 апреля ООО принимает на работу экспедитора, а 26 мая заключает договор подряда с дизайнером для оформления рекламных материалов. Таким образом, компания обязана направить в Соцфонд подразделы ЕФС-1 в следующие сроки.

Документы при увольнении с 2023 — Елена Пономарева

Начиная с мая транспортная компания получила право сдавать ЕФС-1 только в электронном виде из-за численности штата. До этого срока можно отправлять форму на бумаге.

Деловая среда Премиум

Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к вебинарам на актуальные бизнес-темы

Особенности заполнения ЕФС-1 по сравнению со старыми формами

В таблице указано, какой раздел ЕФС-1 заменяет ту или иную форму.
Что изменилось, рассмотрим подробнее.

Титульный лист

1. Нет сведений об отчетном периоде. Если раздел представляется по итогам периода, а не в зависимости от кадрового события, то эти данные заполняются отдельно в соответствующем разделе. Например, в титульной части раздела 2.

2. В поле «Регистрационный номер страхователя» необходимо указать номер, присвоенный СФР.

Ранее в разъяснениях фонда говорилось, что указывать необходимо номер страхователя в ПФР. 3. Реквизиты ОКФС, ОКОГУ и ОКПО заполняются бюджетными учреждениями.

Telegram Деловой среды

Больше пользы для вас и вашего бизнеса каждый день в нашем Telegram-канале

Раздел 1

Заполняется отдельно в отношении каждого физлица, по которому есть соответствующие сведения. Напомним, если данных для подразделов нет, то раздел 1 не представляется. Титульная часть дополнена двумя новыми кодами: 1. «Статус ЗЛ», определяется в соответствии с кодами.

2. «Гражданство», определяется по справочнику. Подраздел 1.1 1. Необходимо представлять, в том числе на сотрудников по гражданским договорам, которые заключены или прекращают свое действие после 2022 года. Пример 1. ИП заключил договор подряда с курьером для доставки своей продукции. Срок договора — с 28 ноября 2022 года по 15 марта 2024 года.

В 2023 году подраздел 1.1 предпринимателю за курьера представлять не нужно. Пример 2. Полиграфическая компания наняла по договору подряда вахтера. Контракт действует с 1 марта по 27 июня 2023 года. Значит, в 2023 году необходимо представить подраздел 1.1 два раза, не позднее 2 марта и 28 июня.

❗️ Внимание
По договорам подряда с самозанятыми физлицами подраздел 1.1 представлять не нужно.

2. При увольнении необходимо отразить код причины из Приложения. Подраздел 1.2 Нужно заполнить, если в течение года у сотрудника были следующие периоды:

Подраздел 1.3 Представляют только госучреждения, осуществляющие деятельность из перечня Минтруда.

Налоговый календарь на 2023 год

Требования к бизнесу

Раздел 2

1. Среднесписочную численность нужно рассчитывать с начала года по новым требованиям Росстата. 2. В новом поле «Численность работающих застрахованных лиц» нужно указывать количество работников с начала года до конца отчетного периода. Рассмотрим на примере. ИП оказывает услуги ландшафтного дизайна. На 1 января в штате предпринимателя — три сотрудника: дизайнер, менеджер по продажам и инженер-проектировщик. С начала 2023 года ИП заключил трудовые договоры:

• с 11 января до 31 марта со вторым дизайнером;
• с 1 мая до 31 декабря с бухгалтером.

В отчет ЕФС-1 за полугодие по строке «Численность застрахованных» предприниматель должен включить 5 человек, несмотря на то что договор со вторым дизайнером истек в первом квартале. Если предприниматель наймет еще сотрудников во втором полугодии 2023 года, то они будут включены в численность застрахованных лиц в отчетах за 9 месяцев работы и за год.

❗️ Внимание
Сам ИП в расчет не включается.

Подраздел 2.1

В расчетной таблице появилась графа «Сумма на начало отчетного периода». Она будет равна показателям соответствующих строк на конец предыдущего периода.

Например, юридическая компания начислила своим работникам зарплату:

• за первый квартал — 357 030 рублей;
• за второй квартал — 418 690 рублей.

В форме ЕФС-1 юридическая фирма должна указать в строке 1 расчетной таблицы подраздела 2.1:

• за первый квартал — 0 рублей;
• за полугодие — 357 030 рублей;
• за 9 месяцев — 418 690 рублей.

Подключите зарплатный проект в Сбербанке и платите сотрудникам онлайн в любой день

Разберем образец заполнения раздела 2 на примере. ИП ведет деятельность по пошиву домашнего текстиля. С начала года в его штате числятся три сотрудника: закройщик и две швеи. С 1 марта предприниматель заключил два трудовых договора с менеджером по продажам и водителем-экспедитором.

Размер оплаты труда за первый квартал составил:

Страховой тариф для ИП составляет 0,2%.

Заполним титульную часть

Заполним подраздел 2.1

Остальные подразделы отчета ЕФС-1 должны представлять следующие категории плательщиков:

Кто отвечает за подготовку ЕФС-1

В зависимости от размера штата форму ЕФС-1 может заполнять только бухгалтер или несколько сотрудников, например бухгалтер и кадровик. Поскольку сдавать отчет в полном объеме каждый раз необязательно, в последнем случае бухгалтер заполняет подразделы, в которых содержится информация о начисленной зарплате, страховых взносах, а кадровый работник — о ситуациях, связанных с изменениями в штатной структуре, например об увольнении сотрудника, прекращении действия договора ГПХ и прочее.

Чтобы не было путаницы с заполнением ЕФС-1, можно прописать конкретные обязанности в локальных внутренних нормативных актах, Например, закрепить обязанности в должностной инструкции или издать приказ о назначении ответственных лиц, кто будет заполнять и подавать отдельные подразделы или весь отчет в целом.

Можно воспользоваться нашим образцом приказа.

Когда в компании есть единая база по сотрудникам и начислению зарплаты, например 1С, можно дать разные уровни доступа к изменению и отправке по устрановленным срокам сдичи подразделов ЕФС-1.

Если в компании или у ИП налоговый и кадровый учет ведет сотрудник на аутсорсе, то заполнение всей формы лежит на нем, а ответственность за своевременное представление сведений по кадровым изменениям, о зарплате сотрудников лежит на работодателе.

Источник: dasreda.ru

«Нулевые» зарплатные отчеты: фирма не ведет деятельности, ИП уволил всех сотрудников

В разгаре отчетный период: 1 полугодие 2018 года. В данном материале приведены данные относительно представления зарплатной отчетности в ситуации, когда фирма не ведет деятельности — и начисления в пользу сотрудников отсутствуют. Ольга Сумина, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения интернет-бухгалтерии компании «Моё дело», рассматривает в статье случаи представления «нулевой отчетности», когда ИП уволил всех своих сотрудников и не планирует принимать их в дальнейшем



Ведущий эксперт Департамента малого и среднего бизнеса интернет-бухгалтерии «Моё дело»

Нужно ли ООО сдавать «нулевые отчеты»?

4-ФСС. Даже если в компании нет начислений в пользу сотрудников, сдайте отчет в свое отделение ФСС. Иначе — штраф 1 000 рублей. Отчет по страховым взносам в ФНС. Данный отчет необходимо представить в свою налоговую.

Иначе: штраф — 1 000 рублей.

«Моё дело» советует: обратите внимание на показатель застрахованных лиц в отчете. По общему правилу в ООО как минимум есть руководитель. Он является застрахованным, даже если нет трудового договора (единственный учредитель), а также, если находится в отпуске за свой счет. А значит, не смотря на то, что суммы вознаграждений и взносов в отчете будут нулевыми, директора укажите в составе застрахованных лиц.

А если не укажите, то придет требование из налоговой (ПФР). Так как по показателю застрахованных лиц идет сверка между отчетом по страховым взносам, ежемесячному отчету СЗВ-М и годовому отчету СЗВ-СТАЖ.

К слову, из этого правила есть исключения: когда застрахованных лиц действительно может не быть вовсе. Более подробно об этом мы расскажем ниже — в комментариях к отчету СЗВ-М. Однако в любом случае отсутствие застрахованных лиц не освобождает ООО от подачи отчета.

6-НДФЛ. Если с начала года в пользу граждан не было начислений (выплат), с которых вы должны были удержать НДФЛ, то подавать отчет не нужно. Однако, если сдадите «нулевой» отчет, то инспекция его примет.

«Моё дело» советует: в первое время после введения 6-НДФЛ некоторые налоговые на местах требовали представления от фирм информации о том, что компания не осуществляет выплат и не является налоговым агентом. В целях такого подтверждения предлагалось предоставить справку в произвольной форме или нулевой 6-НДФЛ. Поэтому, если ваша налоговая инспекция по-прежнему требует такое подтверждение, то его лучше предоставить (сдать нулевой отчет).

СЗВ-М. По общему правилу в ООО всегда есть единоличный исполнительный орган (руководитель). Поэтому, отчет СЗВ-М всегда должен содержать данные как минимум на руководителя. Это касается в т.ч. и руководителей-единственных учредителей, с которыми не заключен трудовой договор. С апреля 2018 года Минтруд, и ПФР официально признали их застрахованными.

А если не включите — штраф 500 руб. за каждого сотрудника (исполнителя), не включенного в отчет.

«Моё дело» предупреждает: есть ситуации когда, отчет СЗВ-М у ООО не будет содержать сведения по сотрудникам (застрахованным лицам), и это будет правомерно. Ведь функции единоличного исполнительного органа ООО может исполнять и управляющий (управляющая компания), привлеченный по договору об оказании услуг по управлению. Физическое лицо может быть управляющим только в статусе ИП.

В связи с этим взносы на вознаграждение по договору с ИП организация не начисляет (он их платит самостоятельно, исходя из фиксированных сумм). А значит, включать в отчет такого гражданина не нужно. Аналогичные правила действуют и в отношении управляющей организации (ООО). В такой ситуации подавать отчет СЗВ-М не нужно.

Нужно ли сдавать «нулевые отчеты» ИП?

4-ФСС. Сдавайте отчет до тех пор, пока вы стоите на учете в ФСС в качестве страхователя (работодателя). Иначе — штраф 1000 рублей. Если вы уволили всех своих сотрудников и не планируете в дальнейшем принимать кого-либо на работу (заключать договоры ГПД), подайте в ФСС заявление о снятии с учета.

Тогда обязанность по представлению отчета снимается с того квартала, в котором получено уведомление из ФСС о снятии с учета (решение принимается в течение 14 дней). Отчет по страховым взносам в ФНС. В связи с передачей (с 1 января 2017 года) контроля над уплатой взносов в налоговую, ПФР больше не осуществляет регистрацию и снятие ИП-работодателей с учета. Регламент подобных действий со стороны ФНС так и не принят.

«Моё дело» рекомендует: если вы уволили всех работников (исполнителей), напишите в свою налоговую заявление в произвольной форме с просьбой снять вас с учета в качестве работодателя. К нему приложите копию решения ФСС о снятии с учета. Дополнительно сообщите, что вы перестали быть страхователем, а значит, обязанность представлять отчетность (в т.ч. «нулевую») — отсутствует. После уведомления налоговой отчетность можно не представлять.

6-НДФЛ. Если с начала года в пользу граждан не было начислений (выплат), с которых вы должны были удержать НДФЛ, то подавать отчет не нужно. Однако, если сдадите «нулевой» отчет, то инспекция его примет. СЗВ-М. При отсутствии сотрудников (исполнителей по ГПД) нулевой отчет сдавать не нужно.

«Моё дело» напоминает: в отчет СЗВ-М за соответствующий месяц включаются:

• работники по трудовым договорам, если хотя бы один день их работы приходится на данный месяц;
• исполнители по ГПД (не ИП), если предметом договора являются работы, услуги. Они включаются в отчет, если хотя бы один день действия договора ГПД приходится на соответствующий месяц. Например, если предметом договора является ремонт помещения, то исполнителя нужно включать в отчет СЗВ-М. Если же заключен договор аренды, то включать арендодателя в СЗВ-М не нужно, так как этот договор не связан с предоставлением услуг, выполнением работ.

Для безошибочной подготовки и своевременной сдачи отчетности воспользуйтесь онлайн-сервисом «Моё дело» — Интернет-бухгалтерия для малого бизнеса». Сервис автоматически формирует отчетность, проверяет ее и отправляет в электронном виде. Вам не надо будет лично посещать налоговую инспекцию, что, несомненно, сэкономит не только время, но и нервы. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке.

Источник: delovoymir.biz