Использование excel в бизнесе

Microsoft (NASDAQ: MSFT) Excel был выпущен в 1985 году и стал, пожалуй, самой важной компьютерной программой на рабочих местах по всему миру., вы обычно используете Excel. В бизнесе буквально любая функция в любой отрасли может извлечь выгоду из тех, кто хорошо разбирается в Excel. Excel — это мощный инструмент, который прочно вошел в бизнес-процессы по всему миру — будь то анализ акций или эмитентов, составление бюджета или составление списков продаж клиентов.

Финансы и учет

Финансовые услуги и финансовый учет — это области финансов, которые больше всего полагаются на электронные таблицы Excel и извлекают из них пользу. В 1970-х и в начале 1980-х финансовые аналитики тратили недели на выполнение сложных формул вручную или в таких программах, как IBM (NYSE: IBM) Lotus 1-2-3. Теперь вы можете выполнять сложное моделирование за считанные минуты с помощью Excel.

Пройдитесь по финансовому или бухгалтерскому отделу любого крупного корпоративного офиса, и вы увидите экраны компьютеров, заполненные электронными таблицами Excel, обрабатывающими числа, прогнозы и планы, используемые для принятия важных бизнес-решений.

Excel ексель как CRM система для бизнеса

НАЧАЛО

Большинство пользователей знают, что Excel может складывать, вычитать, умножать и делить, но он может делать гораздо больше с расширенными функциями ЕСЛИ в сочетании с VLOOKUP, INDEX-MATCH-MATCH и сводными таблицами. (Подробнее см. Руководство Investopedia по Excel для финансов: функции PV и FV.)

Маркетинг и управление продуктами

Используя сводную таблицу, пользователи могут быстро и легко суммировать данные о клиентах и ​​продажах по категориям с помощью быстрого перетаскивания.

Планирование человеческих ресурсов

Хотя системы баз данных, такие как Oracle ( заработной плате и сотрудниках, экспорт этих данных в Excel позволяет пользователям обнаруживать тенденции, суммировать расходы и часы по периодам оплаты, месяцам и т. Д. или год, и лучше понять, как ваши сотрудники распределены по функциям или уровню оплаты.

Специалисты по персоналу могут использовать Excel, чтобы взять гигантскую электронную таблицу, полную данных о сотрудниках, и точно понять, откуда берутся расходы и как лучше всего планировать и контролировать их в будущем.

Вы можете делать что угодно с таблицей

Использование Excel для бизнеса почти не имеет ограничений для приложений. Вот некоторые примеры:

• Планируя командную поездку на бейсбольный матч, вы можете использовать Excel для отслеживания списка ответов и затрат.
• Excel создает модели роста доходов для новых продуктов на основе новых прогнозов клиентов.
• При планировании редакционного календаря для веб-сайта вы можете перечислить даты и темы в электронной таблице.
• При создании бюджета для небольшого продукта вы можете перечислить категории расходов в электронной таблице, ежемесячно обновлять ее и создавать диаграмму, чтобы показать, насколько продукт близок к бюджету по каждой категории.
• Вы можете рассчитать скидки для клиентов на основе ежемесячного объема покупок по продуктам.
• Пользователи могут суммировать доходы клиентов по продуктам, чтобы найти области, в которых можно укрепить отношения с клиентами.
• Используйте сложные методы расчета, такие как коэффициенты Шарпа.

Excel никуда не денется

Excel никуда не денется, и компании будут продолжать использовать Excel в качестве основного инструмента для различных функций и приложений, от ИТ-проектов до корпоративных пикников.

Учет товара в Excel / Как вести учет продаж в товарном бизнесе

Практическое знание Excel жизненно важно для большинства офисных профессионалов сегодня, а более сильные навыки работы с Excel могут открыть дверь к продвижению по службе и возможностям лидерства. Excel — мощный инструмент, но он не может работать в одиночку. Требуется опытный пользователь компьютера, чтобы воспользоваться всем, что может предложить Excel, чтобы обеспечить наилучшие результаты для своей компании.

Похожие статьи

• Улучшите свои инвестиции с помощью Excel
• Как выполнить финансовый анализ с помощью Excel?
• Как использовать Excel в качестве главной бухгалтерской книги
• Руководство для начинающих по терминалу Bloomberg
• График погашения ссуды с помощью формул Excel
• Как рассчитать амортизацию основных средств с помощью Excel?
• Расчет внутренней нормы прибыли в Excel
• Как рассчитать форвардный P / E компании в Excel?
• Создание модели линейной регрессии в Excel
• Что означают положительный, отрицательный и нулевой коэффициенты корреляции?

Источник: nesrakonk.ru

Использование Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса

Узнайте, как Excel может помочь преобразовать бухгалтерский учет в малом бизнесе.

После калькуляторов электронные таблицы — лучший друг бухгалтера, когда дело доходит до управления основными бухгалтерскими задачами (например, бухгалтерские книги и балансы). Но соответствует ли Microsoft Excel шумихе в эту эпоху инновационных технологий, таких как искусственный интеллект и блокчейн?

Да, в зависимости от ваших требований к бухгалтерскому учету и финансам. Excel может помочь с большинством основных из них (например, бухгалтерский учет, управление счетами), но если вам нужна помощь с расширенными функциями бухгалтерского учета, такими как управление денежными потоками и налогами, вам может потребоваться программное обеспечение для бухгалтерского учета .

Оптимизируйте поиск программного обеспечения с помощью нашего руководства по шортлистам

Быстро найдите нужный инструмент с помощью этого снимка самого популярного программного обеспечения для бухгалтерского учета

В этой статье мы рассмотрим некоторые ключевые тенденции использования Excel, преимущества и функции, бесплатные шаблоны Excel и когда вам следует использовать Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса.

Тенденции использования Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса

Прежде чем мы углубимся в особенности и преимущества Excel, важно понять, как использование Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса изменилось за последние несколько лет.

Excel продолжает оставаться одним из самых популярных бухгалтерских инструментов, используемых финансовыми менеджерами малого бизнеса. Небольшие предприятия, как правило, имеют и используют меньше финансовых данных по сравнению с предприятиями, и Excel позволяет таким предприятиям сосредоточиться на основных задачах бухгалтерского учета, таких как планирование бюджета и прогнозирование.

Вот разбивка инструментов бухгалтерского учета, используемых предприятиями США:

Разбивка инструментов бухгалтерского учета, используемых предприятиями США ( Источник )

Несмотря на популярность Excel, его использование в бухгалтерском учете постепенно сокращается среди предприятий любого размера, как показано на диаграмме ниже.

Одной из возможных причин этого снижения является снижение цен на программное обеспечение ERP и облачные инструменты бухгалтерского учета, специально предназначенные для основных функций, таких как управление счетами.

Использование Excel для бухгалтерского учета сокращается с 2017 г.
( Источник )

Преимущества использования Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса

• Сравнить наборы данных : помогает сравнивать наборы финансовых данных, такие как общая кредиторская задолженность и дебиторская задолженность, для расчета объема денежных потоков за определенный период. Вы можете отслеживать повторяющиеся расходы, чтобы получить более четкое представление о том, куда уходят ваши деньги, и (если применимо) разделять клиентов на группы в зависимости от размера, местоположения или покупок, чтобы увидеть, какие группы приносят наибольший доход вашему бизнесу.
• Создавайте настраиваемые отчеты: создавайте отчеты на основе шаблонов (включая таблицы и диаграммы), которые можно повторно использовать для таких задач, как управление счетами и оценка объемов денежных потоков. Эти отчеты можно настроить по мере необходимости для добавления дополнительных точек данных (например, нескольких / различных ставок налога с продаж штата) без необходимости создавать новый шаблон с нуля.
• Автоматизация ввода данных: макросы Excel помогают автоматизировать повторяющиеся задачи ввода финансовых данных (например, копирование данных из первичных источников в таблицу Excel). Например, вы можете создать макрос для экспорта данных, связанных со счетами, из файла CSV и заполнить соответствующий шаблон управления счетами на листе Excel.

Ключевые функции Excel, которые можно использовать для бухгалтерского учета малого бизнеса

Сводные таблицы. Сводные таблицы, расположенные в меню «Вставка» в Excel, представляют собой расширенный формат таблицы, в котором суммируются сложные наборы данных на основе выбранного диапазона ячеек. Оттуда пользователи могут фильтровать выбранные данные в отдельном окне.

КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДЛЯ УЧЕТА МАЛОГО БИЗНЕСА:

Сводные таблицы отлично подходят для обобщения необработанных данных бухгалтерского учета и их сортировки по различным категориям. Допустим, вам нужно отсортировать маршруты для управления расходами. Вы можете использовать сводную таблицу для фильтрации сложных наборов данных и суммирования расходов по категориям.

Анализ «что, если». Анализ «что, если», расположенный в меню Excel «Данные», помогает прогнозировать результаты, изменяя наборы данных в формуле. Другими словами, эта функция позволяет пользователям тестировать новые результаты, изменяя данные без удаления или изменения основного набора данных.

КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДЛЯ УЧЕТА МАЛОГО БИЗНЕСА:

Эта функция идеально подходит для управления денежными потоками и общего бюджета и процессов прогнозирования. Эта функция позволяет пользователям тестировать различные оценки бюджета в графическом формате (линия тренда или гистограмма) и изменять прогноз для этих оценок на основе изменений, которые пользователь вносит в данные бюджета.

Таблицы прогнозов: эта функция находится в том же меню, что и «Анализ возможных вариантов», и помогает пользователям прогнозировать тенденции данных на основе исторических значений. Эта функция предсказывает тенденции в графическом формате вместо простого изменения значений данных в ячейке.

КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДЛЯ УЧЕТА МАЛОГО БИЗНЕСА:

Эта функция актуальна только в том случае, если у вас есть исторические данные за несколько лет. Например, если у вас есть данные о денежных потоках за прошлые годы, вы можете включить эти данные в таблицу и использовать эту функцию для создания нового рабочего листа с графиком, прогнозирующим будущие тенденции в объеме вашего денежного потока.

Бесплатные шаблоны бухгалтерского учета в Excel

Excel поставляется с готовыми шаблонами для всех видов бухгалтерских функций, таких как счета-фактуры, составление бюджета и т. Д.

Вы можете получить ведомости выверки банковских счетов, бухгалтерские книги, шаблоны счетов-фактур и средства отслеживания личных финансов прямо в Microsoft. Оттуда есть множество онлайн-ресурсов, которые помогут вам настроить бесплатные шаблоны бухгалтерского учета Excel, такие как видеоролики YouTube, которые знакомят зрителей с различными шаблонами, включая форматирование и формулы, а также советы о том, как лучше всего использовать этот тип листа, когда вы я его настроил.

4 рекомендации по использованию Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса

Вот некоторые вещи, о которых следует помнить, если вы используете (или планируете использовать) Excel для бухгалтерского учета в своем малом бизнесе.

1. Убедитесь, что нужная вам программа — это Excel . Если эта статья звучит слишком много для изучения или не совсем то, что вы ищете, не забывайте, что вы можете изучить другие варианты программного обеспечения для бухгалтерского учета и электронных таблиц. Вот наш список лучших бесплатных программ для бухгалтерского учета с открытым исходным кодом, чтобы начать работу.
2. Ознакомьтесь с шаблонами, предлагаемыми Microsoft . Найдите в Интернете шаблоны бухгалтерского учета и отчетности, чтобы определить, соответствует ли то, что предлагает Microsoft, вашим потребностям. Щелкните здесь, чтобы просмотреть таблицы Excel, настроенные Microsoft. После того, как вы ознакомитесь с шаблоном, вы можете настроить его в соответствии с вашими уникальными требованиями (например, оценивать ежемесячный или квартальный бюджет, добавлять сводные таблицы, включая ваш логотип).
3. Пройдите через процесс создания шаблона, используя онлайн-ресурсы . Найдите в Интернете статьи или видеоролики, которые помогут вам создать и / или использовать шаблон от начала до конца. Это поможет вам понять интерфейс Excel, познакомит вас с дополнительными функциями, которые вы, возможно, захотите использовать, и даст вам практические навыки перед использованием собственных данных.
4. Сосредоточьтесь на изучении предварительно заполненных наборов данных. Практика ведет к совершенству. Это справедливо для использования Excel для любых бухгалтерских задач, таких как управление денежными потоками. Завершив работу над шаблоном, вы можете попрактиковаться в его использовании с предварительно заполненными наборами данных, чтобы убедиться, что вы понимаете, как его использовать, прежде чем вводить свои собственные данные.

Следующие шаги и дополнительные бухгалтерские ресурсы

Если вы уже используете Excel и готовы к обновлению, загляните в наш каталог программного обеспечения для бухгалтерского учета, где вы можете отфильтровать по желаемым функциям, чтобы составить короткий список.

Вот несколько дополнительных ресурсов Platforms , которые помогут вам удовлетворить потребности вашего бизнеса в бухгалтерском учете:

• Этот бесплатный шаблон бюджета для малого бизнеса поднимет вашу бухгалтерию на новый уровень
• 6 причин, по которым компании проходят аудит (и как их избежать)
• Как создать структуру бухгалтерии

Ищете бухгалтерское программное обеспечение? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для бухгалтерского учета Platforms .

Источник: platforms.su

Как бизнесу отказаться от Excel и перейти на цифровой учет: кейсы и результаты

Большинство компаний планируют затраты, рассчитывают рентабельность и согласовывают платежи. Но далеко не у каждой получается делать это без проблем. Часто процессы выходят из-под контроля, и в результате бизнес теряет деньги.

Евгения Остапенко

• Кто и как работает с финансовыми данными в компаниях
• Задачи бизнеса и особенности ведения учета в Excel. Планирование затрат
• Расчет рентабельности
• Согласование платежей

Кто и как работает с финансовыми данными в компаниях

В любом бизнесе есть ответственные за финансы и за принятие решений о распределении денежных потоков. Это могут быть директор, бухгалтер и финдиректор. Им также помогают экономисты, снабженцы, менеджеры. Иногда все эти роли сочетаются в одном человеке.

Заинтересованность к аналитическим отчетам и цифрам проявляет прежде всего собственник бизнеса или директор. Бухгалтер или финдиректор умеют эти цифры собирать и объединять в понятные данные.

Но поскольку в большинстве компаний за финанализ ответственен именно бухгалтер, на него ложится колоссальная нагрузка:

• Перенос данных из бухгалтерской программы и клиент-банка в Excel.
• Cбор данных в одну таблицу Excel.
• Подготовка отчетов для руководителей. Эта задача нередко совпадает с периодом отчетности.
• Обработка запросов менеджеров: оплатили ли конкретный счет?

Бухгалтеры часто жалуются на то, что ничего не успевают и только отвечают на вопросы и составляют таблицы. При этом финдиректорам и директорам компаний важно понимать, где просел бизнес. Поэтому они думают, как избавиться от рутины, чтобы успевать не просто вносить данные, но и анализировать их.

Задачи бизнеса и особенности ведения учета в Excel

Если обратить внимание на состояние дел в большинстве компаний, то можно выделить три основные задачи бизнеса:

1. Планирование затрат
2. Расчет рентабельности
3. Согласование платежей

Остановимся на каждой задаче подробнее.

Планирование затрат

Сюда входят задачи, которые помогают разобраться с состоянием бюджета — куда и сколько денег уходит.

Для планирования затрат нужен бюджет движения денежных средств и платежный календарь.

Обычно компании выбирают один из трех способов управления финансами:

Им хватает бухотчетов.

1. Ведут учет в Excel.

Начинающий бизнес может максимально использовать функционал бесплатных ресурсов. Чтобы понять, что происходит с деньгами, лучше начать с Excel. Его можно использовать как личный дневник трат — для занесения доходов и расходов.

1. Ведут учет в Excel, но уже не успевают анализировать данные.

Когда бизнес накапливает большой объем цифр, предприниматели часто не знают, что делать с ним дальше. По мере роста компании возникают проблемы, и времени хватает только на то, чтобы собирать данные.

Риски при ведении учета в Excel

1. Процессы выходят из-под контроля.

Если бизнес растет и появляются законодательные изменения, то рано или поздно таблицы Excel становится недостаточно либо процесс «ломается».

Допустим, компания успешно работает в Excel, где всё грамотно прописано и зашито в формулы. Но вдруг НДС меняется с 18 на 20 %, формулы сыплются, а тот, кто их составлял, увольняется. В результате никто не понимает, как работать дальше.

2. Компанию покидает сотрудник, который занимался таблицей.

Риск работы в сложных и хорошо продуманных таблицах именно в том и состоит, что, если ответственный сотрудник уходит в отпуск или увольняется, работа замирает. Поэтому компании переходят на автоматизированную единую систему, чтобы не зависеть от больничных и отпусков своего финдиректора или бухгалтера.

3. Увеличиваются временные затраты.

Постарайтесь честно ответить на вопросы:

• Сколько времени вы тратите ежедневно на то, чтобы свести все цифры по компании в единый формат?
• Сколько времени вы тратите на то, чтобы проанализировать конкретный файл и сделать выводы о том, кому, сколько и зачем платить?

Как показывает практика, чем крупнее компания и чем больше у неё сотрудников, работающих с финансами в Excel, тем больше времени тратит в итоге руководитель на то, чтобы свести все цифры в единый формат и проанализировать результат.

Кейс из практики

Несколько юрлиц занимаются строительством, PR, рекламой и IT-технологиями, В2В-продажами сложных продуктов (машинное оборудование, медицинское оборудование), оказывают услуги по проведению онлайн- и офлайн-тренингов.

Они столкнулись с задачей — наглядно и быстро показывать учредителям, что деньги на счете не являются их личными. Учредители должны видеть бюджет, движение денег внутри компании и понимать сколько и кому оплачивать.

Как решали проблему

Велся расчет расходов и плановых доходов, но это занимало до 3-х часов в день. Также проводились совещания с учредителями, в рамках которых уточнялось, почему нельзя взять деньги в личное пользование и для каких целей они понадобятся в ближайшее время.

Таким образом, бухгалтер/финдиректор/директор были вынуждены:

• самостоятельно переносить данные из таблиц менеджеров в свой файл;
• собирать данные по всем постоянным затратам и учитывать затраты на проекты;
• собирать аналитику;
• показывать, сколько есть свободных денег, а если их нет, объяснять причину, в том числе руководителям направлений и учредителям.

Как упростили планирование

С помощью специального сервиса Контур.Пульс смогли внедрить системный подход, а именно начали:

1. Создавать список персональных статей доходов и расходов.
2. Предоставлять права пользователям. Определять, кто и какие данные заносит, какова зона ответственности каждого. Устанавливать сроки занесения данных и следовать инструкциям.
3. Заполнять плановые платежи и бюджеты по компании, по сделкам/подразделениям, прикреплять счета и договор, чтобы бухгалтер при оплате мог проверить соответствия.
4. Заранее планировать повторяющиеся платежи.
5. Смотреть график расходов, анализировать статьи по движению денежных средств.

Результаты

• Экономия временных ресурсов

У бухгалтера высвобождается время. Ему не нужно заносить данные, достаточно с помощью фильтров определить период оплаты и сформировать список на оплату.

Это можно сделать двумя способами, в зависимости от того, как удобнее работать:

1. Сформировать список в Контур.Пульсе и выгрузить в формате 1С или платежкой для банка.
2. Выгрузить в таблице Excel и всё еще раз проверить.

• Исчезает необходимость задавать вопросы

Нет необходимости узнавать, когда оплатят конкретный счет, сколько свободных денег осталось в компании, каковы итоги за неделю/месяц/квартал. В результате:

1. Менеджеры сами заносят свои плановые расходы по проектам.

2. Бухгалтер/финдир по компании в целом.

3. Учредители/директора видят план-факт по компании и общие цифры по плановым затратам, смотрят графики возможных кассовых разрывов.

При этом все участники процесса находятся в едином цифровом поле, но видят только доступные им показатели.

Расчет рентабельности

Часто у бизнеса возникает необходимость в расчете рентабельности проекта.

Под проектом следует понимать любую сделку, на исполнение которой устанавливается определенный период времени и которая подразумевает движение денег.

Рентабельность нужно считать и для разных направлений бизнеса. Например, если у вас есть разные офисы продаж, магазины или подразделения, несколько юрлиц и т.д. Но как в таком случае получить итоговые цифры по рентабельности? Достаточно ли их собирать только в конце определенного периода?

Компании, умеющие считать рентабельность не только в начале и в конце периода, могут управлять своими сделками и бюджетами. Для этого можно использовать отчет по движению денежных средств и отчет о прибылях и убытках, а также смотреть рентабельность всех проектов исходя из план-факта на текущий момент.

Обычно компании сталкиваются со следующими проблемами:

• Они не считают рентабельность в течение проекта, не следят за бюджетом статей и в конце года теряют миллионы. Чтобы посчитать эти потери, им требуются месяцы на сведение всех данных по различным таблицам Excel.
• Они не считают рентабельность направлений, не могут решиться на то, чтобы открыть вторую линию производства.
• Они не считают рентабельность проектов регулярно, поэтому не знают, какие проекты убыточны, а какие, наоборот, приносят деньги. Потом считают и принимают решение отказаться от убыточных проектов, хотя при первичных расчетах они были рентабельными.
• Бухгалтерия или финотдел не успевают обрабатывать весь объем информации. Им важно приоритизировать проекты, понимать куда и сколько надо заплатить, чтобы проект не просел и не ушел в минус.

По мере роста и развития бизнеса увеличивается и количество проектов. Наступает момент, когда нет уверенности в том, что ты знаешь о своих проектах всё и можешь держать все процессы под контролем.

Кейс из практики № 1

Компания реализует проект, в рамках которого требуется японская кровля. Срок поставки материала составляет 6 месяцев. Оплата осуществляется в йенах.

На начало проекта посчитали, что бюджета хватит, но к моменту, когда возникла необходимость в кровле, поняли, что её не заказали. Сделали срочный заказ, но курс йены вырос, при этом возникла просрочка по проекту из-за длительного срока поставки. В итоге из-за одной ошибки проект получился убыточным.

Кейс из практики № 2

Компания имеет два направления — производство и продажи продукции. За каждое направление отвечают разные люди. Возникает необходимость собирать все данные в один файл, анализировать затраты и планировать бюджет.

По мере развития бизнес-направлений заказов становится больше, но нет понимания, хватит ли денег на открытие второй линии производства. Как спрогнозировать и рассчитать доходы и расходы?

Действия компании: коммерческий директор собирает данные по расходам производства, маркетинга и продаж в общий файл и на планерке с директором решает кому и сколько платить, расписывает график платежей на неделю. Каждый день собираются данные и формируется итоговый файл. Эта работа занимает не менее часа.

Приоритетные задачи компании:

• Ведение расходов в одном месте, объединение всех руководителей направлений, контроль рентабельности.
• Перераспределение денег внутри направлений.
• Анализ отношений с контрагентами (понимание того, кто кому и сколько должен).

Как решили проблему

Как было указано выше, перед компанией стояла задача осуществлять планирование и рассчитывать рентабельность проектов. С помощью сервиса Контур.Пульс:

1. Заполняются персональные статьи.
2. Руководители направлений вносят данные сразу в сервис, поэтому нет необходимости переносить данные.
3. Руководители сразу видят общий график платежей, что позволяет быстро определить важные и срочные платежи.
4. Направления распределяются как отдельные проекты. Занося данные по проектам, можно видеть рентабельность каждый день. Проработав в таком темпе квартал, компания решила открыть вторую линию производства.

Теперь все руководители направлений заводят платежи в единое цифровое поле. На основании этих данных сервис прогнозирует кассовые разрывы и показывает перерасход по статьям.

Аналитика занимает теперь 10 минут. Работа в Контур.Пульсе позволила распределить и просчитать затраты на открытие второй линии производства. Сейчас руководство сразу видит рентабельность и больше не забывает о заказе дорогих материалов с длительной поставкой.

Если вы будете считать рентабельность постоянно, то получите возможность:

1. Мгновенно реагировать на изменения.

2. Находить убыточные проекты/направления и либо вносить изменения в процессы, либо вовремя отказываться от таких проектов.

Согласование платежей

Для бизнеса важно, чтобы согласование платежей с распределением бюджетов по статьям проходило максимально быстро и прозрачно для всех участников процесса.

Но нередко эта задача решается в мессенджерах и по почте. Становится непонятно, кому, сколько и на что согласовали счета. В итоге при оплате возникает кассовый разрыв. При росте числа сотрудников и подразделений проблема только усиливается.

Когда схема с согласованием платежей дает сбой, то вероятны следующие последствия:

1. перерасход по статьям или проектам;
2. задваивание платежей контрагентов и сложности с возвратом денег;
3. если счета подписывают при личном общении, то нет четкого понимания того, сколько бюджета осталось, почему должны платить;
4. невозможность согласования срочных счетов, так как руководство находится в отпуске или командировке.

Кейс из практики № 1

Компания занимается производством и продажей оптоволоконных изделий. Всеми финансами заведует экономический отдел и финансовый директор. Есть менеджеры, отдел снабжения, логистика, которые отвечают за материалы и исполнение обязательств перед заказчиками.

В компании сложилась сложная схема внутренних коммуникаций, поэтому возникают задвоения платежей, перерасходы по определенным статьям или проектам.

Стоит задача: навести порядок в согласовании и передаче данных о платежах, свести всех ответственных за деньги в одно информационное поле. Компания ищет решение для настройки внутреннего документооборота по счетам.

Как решили проблему

Выстроили систему согласования в зависимости от прав доступа в сервисе Контур.Пульс. Есть конечный принимающий бухгалтер, который формирует платежные поручения прямо из сервиса и оплачивает в банке только согласованные и систематизированные по приоритету платежи.

Менеджеры проектов заносят все платежи, которые обязательно проходят процесс согласования. Все согласующие могут видеть бюджет проекта по статьям и контролировать перерасход на этапе согласования.

Кейс из практики № 2

Компания занимается строительством электростанций. За реализацию проектов отвечают несколько отделов: снабжение, рабочие на местах, менеджер проекта, бухгалтерия. Отсюда сложная система передачи данных на бумаге.

Компания столкнулась со следующими проблемами:

1. На занесение данных уходит много времени.
2. Менеджеры путают бумаги, поэтому происходит задвоение данных и счетов.
3. Директор согласовывает все счета без понимания бюджетов. Отсюда постоянно кассовый разрыв. Счета согласовываются один раз в день в определенное время, если не успел — твой счет не оплатят.

Как решили проблему

Сейчас и менеджер, и снабженец заполняют данные по объекту в едином сервисе Контур.Пульс. Это занимает не более 20 минут.

• Осуществляется четкий контроль заведенных данных согласно бюджету проекта.
• Сформированная цепочка согласований не дает возможности оплатить счет, который не согласован или не приоритизирован.
• Благодаря мобильному приложению есть возможность заполнить платеж и отправить его на согласование сразу на месте.

Согласование происходит по-разному, поэтому в Контур.Пульсе можно настроить удобную для бизнеса схему:

• Пригласить пользователей и назначить им права.
• Создать цепочку согласований с учетом особенностей организации. Например, если все дороги по счетам ведут в бухгалтерию, то пусть бухгалтер будет замыкающим в этой истории. Он сможет посмотреть счет, платеж, сравнить их. Система предупредит, если может возникнуть кассовый разрыв или перерасход бюджета.
• Установить мобильное приложение всем, кто часто бывает в разъездах, и таким образом сократить срок согласования.

Евгения Остапенко, менеджер развития продукта Контур.Пульс

Источник: kontur.ru