Использование печати после закрытия ИП ответственность

Физлицу нужно обязательно хранить документы по предпринимательской деятельности даже после закрытия ИП. Сроки хранения разные:

• для документов по налогам и страховым взносам

Сроки хранения документов по налогам зависят от вида документа. Например, налоговые декларации и счета-фактуры нужно хранить 5 лет, а документы по заработной плате и выплате пособий (при отсутствии лицевых счетов) – 50 либо 75 лет. В общем случае документы по страховым взносам на ОМС, ОПС и на ВНиМ нужно хранить 6 лет. Срок хранения документов по страховым взносам от несчастных случаев зависит от вида документа. Подробнее рассказано в Готовом решении: Сроки хранения документов по налогам и страховым взносам (КонсультантПлюс, 2022).

• для кассовых документов

Кассовые документы хранятся не менее пяти лет после отчетного года, а при возникновении споров, разногласий – до принятия решения по делу. Подробнее об этом можно узнать в Готовом решении: Как оформлять кассовые операции (КонсультантПлюс, 2022).

Нужна ли печать, если у Вас ИП?

• для кадровых документов

Лицевые счета, личные дела и карточки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении хранятся 50 лет. Подробнее об этом можно узнать в Справочной информации « Сроки хранения документов организаций » (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс).

Документы, которые нужно хранить очень долго, например кадровые, лучше сдать в государственный или муниципальный архив, как это делают организации (ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ). Но это по желанию – для ИП такой обязанности нет.

Источник: www.elcode.ru

Закон об отмене использования печати организациями

06 апреля 2015 подписан Федеральный закон № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Теперь хозяйственным обществам нет нужды пользоваться печатями, даже имея их. Этот закон снимает с них такую обязанность. В дальнейшем используют печать по желанию или необходимости.

Но все же информация о ней будет находиться в уставе. Решение о введении или отмене печати принимают на собрании общества, учитывая все интересы. Делают это непосредственно перед регистрацией или вносят принятое решение об изменении в устав. Статья 185 ГК РФ позволяет исключить использование печати для доверенности, необходимость в этом отпала.

Эти произошедшие изменения относительно печати действительно необходимы. Благодаря им получилось упростить деловые обороты. Некоторые перешли на совсем современные методики самоидентификации. Поэтому необходимость ставить штамп печати в определенной документации просто исчезает. Современные голографические документы, цифровая подпись отлично ее заменят.

Нужно принимать во внимание, что некоторые нормативно-правовые акты все же требуют печать. Поэтому рекомендуется внимательно обдумать ее полную отмену. Проще будет использовать ее только в необходимых случаях, не избавляясь от нее.

Работа с 07.04.2015

Согласно Закону № 82-ФЗ организации получили право самостоятельно решать — отменить печати или оставлять их. Этим вопросом занимаются уполномоченные лица организации. При решении оставить печать в работе, организациям зарегистрировавшимся до 07.04.2015 изменять что-то в своей работе не нужно. При отказе работы с ней:

• Вносится обязательное изменение в устав организации
• Происходит уведомление уполномоченных государственных органов

Но желательно понимать, что есть такие случаи, где для нормативных актов все же потребуется печать. Именно поэтому необходимо все внимательно обдумать, принимая во внимание работу с определенными документами. Возможно лучшим выходом станет частичное использование печати именно в необходимой документации и в случаях, что прописаны в федеральных законах.

Печати в бухгалтерской и налоговой отчетности

Необходимость печати на договоре

Необходимость печати для договора отпадает согласно закону. Но при желании сторон ее использование вполне возможно. Нужно понимать, что за этим могут потянуться некоторые последствия.

Если в тексте договора указывается, что он и все последующие изменения в нем обязательно скрепляются печатью с обеих сторон, то согласно пункту 1 статьи 160 ГК, ее отсутствие на договоре делает его не заключенным. Поэтому в дальнейшем не получится использовать показания свидетелей и доказать заключение договора.

Когда текст договора указывает, что он не будет действительным без печати, то он в самом деле считается недействительным. Тогда обе стороны возвращают все прописанное по договору. Сделать они это обязаны из-за недействительности договора.

Возможно такого не случится, но перестраховавшись заранее и проверив действующие на данный момент договора, можно избежать дальнейших проблем. Для этого достаточно при дальнейшем сотрудничестве и продолжении срока действия договора использовать печати там, где это необходимо и прописано самим договором. Также можно по согласию контрагента подписывать изменения.

В дальнейшей работе необходимо тщательно следить за заключенными договорами, происходящими без печати и сообщать об этом контрагентам. Также обязательно просматривать, чтобы в договорах не попадали условия, требующие скрепления его печатью. Новые договора могут подписываться уже без ее использования, но прослеживать нюансы важно.

Необходимость печати на доверенности для представления интересов юридического лица в суде

Обзор судебной практики № 2 2015 года, утвержденный Президиумом Верховного Суда РФ 26.06.2015 дает пояснения к этому вопросу.

В части 3 статьи 53 ГПК РФ, части 5 статьи 61 АПК РФ в редакции Федерального закона от 6.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» указано, что доверенность могут подписывать только руководители организаций или уполномоченные лица. Они подтверждаются учредительными документами. Если печать существует, то она тоже обязательна для скрепления доверенности.

Частью 6 статьи 57 КАС РФ устанавливается, что доверенность от имени всей организации подписывается руководителем или уполномоченным лицом и при существовании печати ее штампом.

Согласно пункту 4 статьи 185 ГК РФ, доверенность, выданная от имени юридического лица, подтверждает свою законность подписью руководителя или уполномоченного лица.

Суд, проверяя форму доверенности, удостоверяющую представляющее лицо в суде, руководствуется положениями части 3 статьи 53 ГПК РФ, части 5 статьи 61 АПК РФ и части 6 статьи 57 КАС РФ. Процессуальное законодательство именно к этим видам доверенности выдвигает существующие требования. Поэтому суд хочет удостовериться в правильности оформления документа.

Пункт 3 статьи 2 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» обязует такое предприятия иметь в своем распоряжении печать. Поэтому согласно закону, помимо подписи, ставится еще и печать организации, удостоверяющая подлинность. Это актуально для всех организаций с определенной организационно-правовой формой, прописанной в ФЗ.

В пункте 7 статьи 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», в пункте 5 статьи 2 Федерального закона от 8.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», указывается не обязательность использования печати. Тогда ее представитель предоставляет суду учредительные документы с этой информацией или их копии. Если в них указано, что имеется печать, тогда доверенность подтверждает подпись и печать. При отсутствии таких указанных данных о наличии печати, необходимость в ней на доверенности попросту отпадает. Будет достаточно только подписи необходимого лица и документ будет считаться действительным.

У нас самые выгодные цены

• Регистрация фирм
• Внесение изменений
• Юридические адреса

Источник: greenmsk.ru

Сколько ИП должен хранить документы: сроки и ответственность за отсутствие

Ведение документации, и, в частности, хранение документов — один из важнейших моментов деятельности индивидуального предпринимателя (ИП). В данном материале, в частности, рассмотрим срок хранения документов после закрытия ИП.

Какие документы нужно хранить

Существует три основных вида документов, которые необходимо вести индивидуальному предпринимателю. Это — бухгалтерские документы, налоговая отчетность и кадровые документы.

Каждый вид этих документов необходимо хранить установленный законом срок. При этом в среднем документы хранятся 5 лет. Однако срок хранения кадровых документов может достигать 75 лет.

Документы налоговой и бухгалтерской отчетности

К налоговой документации относятся те документы, которые являются основанием для исчисления налога. К таким документам в общем случае относятся различные акты, накладные, реестры, книги, платёжки, подтверждающие перечисление налогов и т. д. Можно привести следующие виды налоговой документации:

• книга учета доходов и расходов;
• книги покупок и продаж;
• счета-фактуры и журналы регистрации счетов-фактур;
• таможенные декларации, их копии, заявления на ввоз продукции, и первичная документация, которая фиксирует факт исчисления НДС по импорту;
• документы, подтверждающие налоговые льготы, отсрочки/отказы на льготы и отсрочку платежей и т. д.

К бумагам по бухгалтерской отчетности относятся все первичные документы, учетная политика, документы по инвентаризации и т. д. Например, это могут быть:

• первичная документация (чеки, квитанции и т. д.);
• информация о дебиторской и кредиторской задолженности;
• бухгалтерская отчетность;
• путевые листы;
• акты выполненных работ и оказанных услуг по договорам ГПХ;
• инвентаризационные ведомости;
• документы о начислении амортизации и о переоценке и списании основных средств (ОС);
• информация о недостачах, растратах, кражах и т. д.

Кадровые

Если ИП имеет наемных работников, то все документы, связанные с их оформлением и трудовой деятельностью, являются кадровыми. К ним относятся:

• трудовые договоры;
• личные карточки и личные дела;
• штатное расписание;
• кадровые приказы о приеме на работу, переводе, совместительстве, поощрениях и т. д.

Кадровые документы позволяют подтвердить стаж работника, социальные выплаты или подготовить соответствующие документы.

Договоры с контрагентами

В общем случае в процессе предпринимательской деятельности ИП взаимодействует с другими организациями и частными лицами на основе заключенных договоров.

Например, ИП закупает товар для дальнейшей реализации на оптовой базе. В этом случае на закупку должен быть оформлен договор. В таком договоре оптовая база будет являться контрагентом по отношению к ИП. Если договора нет, то налоговая инспекция может посчитать (и наверняка посчитает!), что поставки не было, а перечисленные деньги являются сомнительной финансовой операцией. Поэтому договоры с контрагентами также необходимо хранить.

⏳Сколько нужно хранить документы после закрытия ИП

Обязанность хранить документы не исчезает даже при снятии с регистрации ИП. Причем хранить нужно до тех пор, пока не закончится официальный срок. В связи с этим возникает вопрос: а сколько ИП должен хранить документы после закрытия?

Ниже представлены сроки для некоторых видов налоговой документации. Полный перечень можно посмотреть тут .

Документ Срок хранения, лет Норма

Первичные документы (чеки, квитанции и т. д.)	5	ст. 277 Перечня
Годовая бухгалтерская отчетность	постоянно	ст. 268 Перечня
Промежуточная бухгалтерская отчетность	5	ст. 268 Перечня
Акты выполненных работ и оказанных услуг по договорам ГПХ	50/75	ст. 301 Перечня
Инвентаризационные ведомости и акты	5	ст. 321 Перечня
Расчетно-платежные ведомости	6. При отсутствии лицевых счетов — 50/75	ст. 295 Перечня

Сроки хранения кадровой документации наиболее значительны. Самые длительные сроки составляют либо 75 лет (если бумаги оформлялись до 2003 года), либо 50 лет (если оформление происходило после 01.01.2003 г.). Ниже представлены сроки распространенных кадровых документов. Полный перечень для кадровой документации тут .

Документ Срок хранения, лет Норма

Трудовые договоры, допсоглашения, личные карточки и личные дела	50/75	ст. 435, 444, 445 Перечня
Кадровые приказы о приеме на работу, переводе, совместительстве, поощрениях	50/75	ст. 434 Перечня
Графики отпусков	3	ст. 453 Перечня
Подлинники личных документов (трудовая книжка, удостоверение, диплом)	До востребования. Невостребованные работниками — 50/75	ст. 449 Перечня
Согласие на обработку персональных данных	3	ст. 441 Перечня

Отметим, что стандартный срок хранения договоров, не указанных отдельно в Перечне Росархива, составляет 5 лет. Сроки хранения договоров и контрактов можно посмотреть тут .

Подводя итог отметим несколько важных моментов.

Во-первых, ИП придется в обязательном порядке хранить все налоговые и бухгалтерские документы.

Во-вторых, ИП обязательно нужно организовать хранение кадровой документации, если у него имелись наемные работники.

В-третьих, если разные нормативные акты устанавливают различные сроки, то нужно ориентироваться на наибольший срок.

В-четвертых, нужно правильно определить начало течения срока хранения. Существуют документы временного и постоянного хранения. Сроки временного хранения: 1, 3, 5, 6, 10, 15, 45, 50 или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться у ИП. И только после этого их можно передать в архив.

Для документа, в общем случае, срок хранения исчисляется с 1 января следующего года. Например, у оплаченной августовской квитанции срок хранения начнет течь со следующего 1 января.

Для договоров с контрагентами может быть немного другая история. Допустим, Петров закрыл ИП в 2022 году. При этом у него есть договор с поставщиком от 2017 года. По этому договору последняя сделка прошла в декабре 2020 году. Так как срок хранения договора (5 лет) считается от последней сделки, то ИП Петров должен сохранить договор до 2025 года.

☝️Что будет, если документов не окажется при запросе

В случае запроса от ФНС

Налоговые проверки могут проводиться за три предыдущих года, поэтому ФНС может проверить даже уже закрытое ИП. И сделать запрос на предоставление документации для подтверждения правильности исчисления и уплаты налоговых платежей. И это — не шутка! Более того, налоговая может предъявить штраф за отсутствие первичных документов.

Дело в том, что если предприниматель после официального закрытия ИП не предоставит запрошенную документацию, то у ФНС не будет основания доверять ранее рассчитанным и уже уплаченным суммам налогов. А это приведет к тому, что ФНС пересчитает налоговые платежи, и заставит ИП доплатить, включая пени и штрафы. А штрафы большие.

Тогда ИП потеряет доступ к своему счету и к архивным платежам. А значит, и распечатать платежки и выписки предприниматель не сможет. Но даже в этом случае, когда ИП вроде бы не виноват, обязанность по хранению банковской документации никто с него не снимет. Поэтому безопаснее сохранять все банковские выписки на своем компьютере, не надеясь на банки.

Если необходимо подтвердить свою правоту

В некоторых случаях сохраненная документация поможет подтвердить и усилить позицию предпринимателя в спорах в суде, в налоговой инспекции или перед аудитором. Например, имеющийся на руках у ИП (бывшего ИП) договор однозначно подтвердит факт наличия правоотношений. Конечно, доказать это можно и другими способами. Но с сохраненным договором это будет сделать намного проще.

Где и как можно хранить

По закону ИП обязаны организовать хранение документов, относящихся к предпринимательской деятельности. Об этом, в частности, говорит часть 1 ✂️Как правильно утилизировать

По истечении срока хранения документы можно (и нужно!) утилизировать. Для этого оформляется акт в произвольной форме. В нем перечисляются все уничтожаемые бумаги и способ их утилизации. И только после этого документацию можно утилизировать.

Видео

Видео версия статьи:

• Можно ли официально работать и быть предпринимателем;
• Справка об отсутствии статуса: зачем нужна и как получить;
• Нужна ли печать и можно ли работать без нее;
• Запрещенные виды деятельности;
• Сколько работников можно нанять;
• Как грамотно приостановить деятельность на время;
• Виды ответственности и размеры наказаний;
• Кто обязан уведомлять Роспотребнадзор о начале деятельности;
• Продление отсрочки по страховым взносам;
• Освобождение от налога на имущество на УСН.

Источник: sorokin.club