Кадровое делопроизводство в ИП образец

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровое делопроизводство ип с нуля». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

ПК «Налогоплательщик ПРО» в помощь

Организационные: штатное расписание, табель учета рабочего времени, график отпусков. 3. Кадровые: трудовые книжки и договора, командировочные удостоверения. Это далеко не полный перечень необходимой документации, подробней в рубрике Правовые аспекты деятельности ИП. Значение Некоторые предприниматели игнорируют ведение данной документации. Почему это так важно: 1.

При наличии необходимых документов проще решать любые споры с работником. 3. В случае судебных разбирательств, такие бумаги помогут доказать правоту работодателя.

Важные задачи кадровика в начале 2023 — Елена Пономарева

Сотрудник, занимающийся кадровым документооборотом, должен всегда иметь под рукой данный перечень документов, а также обновлять свои знания в этой области по мере необходимости, а также в случае существенных изменений законодательства. Делать это можно как самостоятельно, так и посредством заключения контракта с поставщиками специализированных нормативных правовых баз.

Изучение устава компании и при необходимости регистрационных документов. Это поможет определиться с правилами и условиями приема руководителя компании либо членов совета директоров — основного исполнительного органа. Кроме того, в данных документах содержится информация о максимальном сроке их пребывания на посту, уровне оплаты труда и порядке прекращения полномочий.
Издание распорядительного документа о назначении руководителя. Основанием для него послужит протокол общего собрания учредителей. Таким образом, это будет 1-й кадровый приказ новой фирмы. С него должна вестись их сквозная нумерация, которая имеет первостепенное значение, ведь для контролирующих служб крайне важно соблюдение порядка издания документов в момент совершения операций.
Разработка документации для оформления операций по работе с персоналом. Универсальный список должен включать:

Помимо должностной инструкции, возможна разработка внутренних положений, регламентов, дополнительных инструкций. Однако основой для соблюдения законности в сфере кадрового делопроизводства выступает Трудовой кодекс РФ и иные нормативные акты, издаваемые правительством и министерствами.

Документы требуется согласовать с директором. После того как все правки внесены, бумаги утверждаются. Образцы документов можно найти в интернете.

Кадровая документация индивидуального предпринимателя

Для ведения учета хозяйственных операций ИП достаточно учитывать свои расходы и доходы. Для этого нужна расходно-доходная книга.

Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам. Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер. Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства.

Теперь необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ.

Кадровый учет у ИП с наемными работниками складывается из следующих, обязательных к ведению, документов:

Трудового договора;
Приказа о приеме на работу;
Личной карточки работника;
Трудовой книжки;
Табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
Приказа о предоставлении отпусков;
Графика отпусков;
Приказа о премировании работников;
Приказа о прекращении трудовых отношений с сотрудником;
Правил внутреннего распорядка;
Штатного расписания;
Книги учета движения трудовых книжек;
Книги учета приказов и иных кадровых документов;
Командировочных документов;
Договора о полной материальной ответственности (если работа сотрудника сопряжена с материальными ценностями);
Графика сменности (если сотрудник принят на сменную работу);
Положения о коммерческой тайне;
Должностной инструкций;
Иных документов, обязательных к ведению в связи со спецификой деятельности ИП.

Большое значение имеет страховой стаж, от него зависит размер выплаты: Менее 5 лет – 60%. 5-8 лет – 80%. Более 8 лет – 100%. При расчёте учитывается не только основная зарплата, но и дополнительные выплаты, например, премии, компенсации за сверхурочную работу и прочее.

Как видно из таблицы, необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах (не ТК РФ), например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.
Невыплата (частичная или полная) з/п свыше 2-х месяцев по корыстной или личной заинтересованности может грозить предпринимателю штрафом до 500 тыс. руб.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника.

Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП

Все должности в расписании нужно указывать в порядке их значимости. Первым в списке значится генеральный директор, последними – вспомогательные сотрудники (к примеру, уборщики).

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

При несвоевременной выплате з/п работодатель обязан возместить работнику проценты за каждый день просрочки в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

В результате нередки административные штрафы, наложенные инспекторами ГИТ при проведении контрольно-надзорных мероприятий. В данной статье поможем разобраться работодателям — индивидуальным предпринимателям с составом кадровой документации, правилами ее создания, ведения и хранения.

Кроме того, используя указанную информацию, можно спрогнозировать общее количество документов, которые потребуется оформлять, и время, которое придется на это тратить, соответственно, определить, сколько сотрудников должно быть в кадровой службе.
Далее представлен универсальный план ведения всего объема кадрового документооборота, которым можно пользоваться на любой стадии жизненного цикла компании — от создания до момента ликвидации или реорганизации.

Документ подписывается руководителем компании или индивидуальным предпринимателем и принимаемым сотрудником. Последствия работы без договора Нередко работодатели принимают на должность нового человека без оформления договора, мотивируя это тем, что за счёт экономии на налогах у соискателя будет более высокая зарплата.

Кадровый документооборот как часть учетного процесса должен быть подконтролен руководителю компании. Как правило, именно на первое лицо изначально возлагается ответственность за его ведение, для чего издается соответствующий приказ.

Кадровый учет для индивидуального предпринимателя имеет не меньшее значение, чем для крупной компании. Почему?

Заключение с нанимаемым работником договора

Организация кадрового учета ненадлежащим образом грозит ИП привлечением к ответственности, в том числе вплоть до уголовной.

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

P.S. (для справки) Тот факт, что Вы трудоустроены у другого работодателя, для ИП ни на что не влияет. Каких либо льгот и послаблений по налогам и взносам в данном случае нет.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Как начать вести кадровый учет с нуля — пошаговая инструкция

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить.

Генеральный директор – первый сотрудник в компании. Если сотрудник поступает на службу на конкурентной основе, с ним заключается трудовой договор. Соглашение заключает председатель выборного органа.

По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители.

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Раньше локальные акты разрабатывались и принимались только работодателями — юридическими лицами. Но с 2006 г. индивидуальные предприниматели как работодатели в целях организации труда, управления персоналом могут принимать локальные акты тоже.

Сервис «Мое дело»: простой способ ведения кадрового учета. Узнай больше на официальном сайте сервиса. Кроме этого, данным Постановлением необходимо пользоваться, составляя штатное расписание, график отпусков, оформляя направление работника в командировку и заполняя личную карточку.

Главные детали в контроле на бумаге

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах.

Какую отчетность необходимо сдать. 4. Нюансы прекращения трудовых отношений с наемными работниками (раздел Кадровые вопросы). 5. Возможность закрытия ИП по доверенности. Важные вопросы После получения уведомления о ликвидации возникает вопрос, когда можно снова открывать ИП, если возникнет такая необходимость? Об этом в разделе Регистрация ИП.

Все кадровые документы, обязательные к ведению индивидуальным предпринимателем, классифицируются на три типа.

Детальное объяснение термина «учредительные документы» содержится в Гражданском кодексе РФ (статья 52).

Образец договора оказания услуг по ведению кадрового учета сотрудников организации, заключаемого между юридическими лицами

Договором оказания услуг считается сделка, при которой один из участников наделяется обязанностью сделать конкретную работу, а второй — произвести оплату за нее. Также возможно составление документа на бесплатной основе.

Документ может быть заключен на услуги различного характера — от медицинских до бухгалтерских, туристических и др. Может заключаться между юрлицами, ИП, физлицами в разных вариациях, но не между физлицами между собой.

Предметом договора становятся конкретные услуги, перечисляемые в тексте. Обозначаются сроки выполнения работ. Не может быть составлен на услуги подряда, транспортные перевозки, расчеты, различные поручения или услуги хранения. Подряд от услуги отличается тем, что имеет конкретный материальный результат — например, построенный мост и т.д., в отличие от услуг, представляющих собой процесс.

Виды и варианты договоров оказания услуг

Договор ГПХ;
Договор страхования;
Договор на рекламные услуги;
Договор с ИП;
Договор на курьерские услуги и проч.

Показать еще
Кликните на текст документа
чтобы развернуть его целиком.

ДОГОВОР

оказания услуг по ведению кадрового учета сотрудников организации

в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Заказчик», с одной стороны, и в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Исполнитель», с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Оказание услуг по ведению кадрового учета в объеме и на условиях, предусмотренных настоящим договором.

1.2. Оказание услуг осуществляется Исполнителем дистанционно.

2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Исполнитель обязан:

2.1.1. Своевременно, в течение срока действия настоящего договора оказывать услуги по ведению кадрового делопроизводства на штат сотрудников не более 50 человек в соответствии с настоящим договором и действующим законодательством РФ на основании документов, предоставляемых Заказчиком.

2.1.2. Выполнять требования исполнительного органа Заказчика, а также лиц, уполномоченных им, по вопросам ведения кадрового учета, если такие требования не противоречат законодательству РФ.

2.2. Заказчик обязан:

2.2.1. Предоставить Исполнителю список своих представителей, уполномоченных давать обязательные для Исполнителя указания по ведению кадрового учета, с указанием их компетенции, заверенный подписью исполнительного органа Заказчика и скрепленный его печатью.

2.2.2. Заказчик обязан своевременно предоставлять Исполнителю документы и информацию по движению кадров для выполнения им услуг в соответствии с настоящим договором согласно Приложению №1 настоящего договора. Документы передаются по описи, составляемой Заказчиком.

2.2.3. Немедленно ставить в известность Исполнителя обо всех изменениях в информации, материалах, документах, передаваемых Исполнителю, а также об изменении своих намерений в отношении разрешаемого в его интересах вопроса.

2.2.4. По осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного требования Заказчика, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

2.2.5. Оплатить услуги Исполнителя в порядке, в сроки и в размере, установленных настоящим договором.

3. СТОИМОСТЬ УСЛУГ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

3.1. Стоимость услуг Исполнителя по настоящему договору определяется исходя из действующих из цен, указанных в Приложении №2 настоящего договора.

3.2. Не позднее шести рабочих дней после предоставления Заказчиком первичной документации Исполнителю, Исполнитель: выставляет Заказчику счет, в котором указывается сумма оплаты за предоставляемые услуги, а также сумма предоплаты стоимости услуг за следующий месяц в размере % от стоимости оказанных услуг за предыдущий месяц. При этом излишне внесенные за средства засчитываются в счет предоплаты услуг в следующем месяце.

3.3 Оплата услуг производится Заказчиком не позднее пяти рабочих дней с момента получения Заказчиком счета, выставленного Исполнителем, путем перечисления денежных средств на расчетный счет Исполнителя.

3.4. Исполнитель выставляет Заказчику Акт оказания услуг, который должен быть подписан Заказчиком в течение рабочих дней с момента получения. В случае если в течение указанного срока Акт не будет подписан Заказчиком и Заказчик не представит в письменной форме возражений по Акту, односторонне подписанный Исполнителем Акт считается подтверждением надлежащего оказания услуг по договору.

3.5. Датой оплаты услуг при безналичных расчетах является дата списания средств с расчетного счета Заказчика.

3.6. В случае неоплаты или неполной оплаты Заказчиком выставленного счета Исполнитель имеет право приостановить обслуживание Заказчика до момента полной оплаты услуг. В случае частичной оплаты Заказчик вправе указать, какие услуги ему должны быть оказаны в пределах оплаченной суммы.

3.7. Исполнитель вправе в одностороннем порядке изменять стоимость услуг по настоящему договору. При этом Исполнитель обязан уведомить Заказчика о предстоящем изменении стоимости услуг не менее чем за дней до их изменения. В случае согласия Заказчика с предлагаемыми Исполнителем изменениями стоимости услуг, с Заказчиком подписывается дополнительное соглашение к Договору, в котором отражаются изменения стоимости услуг.

4. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

4.1. Стороны обязуются хранить в тайне любую информацию и данные, представленные каждой из Сторон в связи с настоящим Договором, не раскрывать и не разглашать в общем или в частности факты или информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного согласия другой Стороны. Обязательства по конфиденциальности и по не использованию информации, наложенные на Исполнителя настоящим Договором, не будут распространяться на общедоступную информацию.

4.2. Информация, предоставляемая Исполнителю в соответствии с настоящим Договором, предоставлена исключительно для него и не может передаваться ни частично, ни полностью третьим лицам или использоваться каким-либо иным способом с участием третьих лиц без согласия Заказчика (кроме случаев, установленных законодательством РФ).

4.3. Изложенные условия по конфиденциальности действуют в течение срока действия настоящего Договора и в течение лет после окончания срока его действия.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

5.1. В случае задержки представления первичных документов Исполнителю более чем на рабочих дней после даты, утвержденной Графиком документооборота, стоимость обслуживания за текущий месяц увеличивается на %.

5.2. В случае нарушения Заказчиком сроков оплаты услуг Исполнителя Заказчик уплачивает Исполнителю пени в размере % от неуплаченной суммы за каждый день просрочки платежа.

6. СРОК ДЕЙСТВИЯ, ОСНОВАНИЯ ИЗМЕНЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА

6.1. Договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами и действует до « » 2023 г.

6.2. Если за календарных дней до окончания действия договора, указанного в п.6.1, ни одна из сторон не заявит о желании прекратить его действие, то срок действия настоящего договора продлевается на один год.

6.3. По инициативе Заказчика Перечень оказываемых услуг по Договору может быть изменен с согласия Исполнителя путем заключения дополнительного соглашения. О своем намерении изменить перечень оказываемых услуг и соответственно заключить дополнительное соглашение, Заказчик предупреждает Исполнителя письменно, не позднее календарных дней до начала нового отчетного периода.

6.4. Договор может быть расторгнут по инициативе любой из Сторон с обязательным уведомлением противоположной Стороны в письменном виде, не позднее, чем за календарных дней до момента его расторжения. При просрочке платежей по настоящему Договору более календарных дней Исполнитель имеет право в одностороннем порядке расторгнуть настоящий Договор с письменным уведомлением Заказчика, предупредив об этом Заказчика за календарных дней.

6.5. По окончании Договора или при его расторжении Исполнитель обязан вернуть Заказчику, а Заказчик обязан принять от Исполнителя в течение рабочих дней с момента окончания срока действия Договора либо с момента расторжении Договора документы, в виде, пригодном для самостоятельного продолжения ведения учета Заказчиком.

6.6. Окончание срока действия настоящего Договора не освобождает Стороны от ответственности за ненадлежащее исполнение обязательств, принятых на себя в период действия Договора.

7. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

7.1. Договор составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру каждой из Сторон.

7.2. Любой спор, разногласие или претензия, возникающие или касающиеся настоящего Договора либо его нарушения, прекращения или недействительности, Стороны разрешают путем переговоров. В случае если Стороны не достигли взаимоприемлемого урегулирования спора, то спор подлежит окончательному разрешению в Арбитражном суде.

7.3. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору считаются действительными в случае совершения их в письменной форме и при подписании их лицами, уполномоченными на то Сторонами.

7.4. Вся переписка Сторон, связанная с исполнением настоящего Договора, осуществляется по адресам и телефонами, указанным в разделе 9. В случае изменения каких-либо из указанных реквизитов Стороны обязаны заблаговременно уведомлять другую Сторону о соответствующих изменениях. В противном случае Сторона, не исполнившая (ненадлежащим образом исполнившая) данное обязательство, несет риск всех связанных с этим неблагоприятных последствий.

Источник: amulex.ru

Ведение кадрового делопроизводства
Услуги кадровика

Кадровое сопровождение бизнеса – это услуга ведения кадрового делопроизводства опытным спецалистом нашей компании. Включает в себя кадровое администрирование ваших работников с момента приема к вам в компанию до увольнения из нее.

от 640 руб. — ведение кадрового делопроизводства за работника в месяц
от 15 000 руб. — услуги кадровика

Вы вовремя обратились к нам за кадровым сопровождением, если:

Нет работника, который может вести кадровый учет в нагрузку к основным обязанностям. У бухгалтера своей работы хватает!

Штат компании небольшой, отдельный кадровик не нужен. Агентство выгоднее!

Трудовое законодательство постоянно меняется, нет времени разбираться!

Уже был штраф от инспекции труда за ошибки в ведении кадрового учета. Больше не надо!

Сотрудники периодически встают «в позу», а сделать ничего нельзя, потому что документы не в порядке

Штатный кадровик то болеет, то увольняется. Дорого и сложно найти грамотных специалистов. В агентстве они уже есть!

Оставьте заявку прямо сейчас!
Наш менеджер свяжется с Вами в течение дня

Услуга ведения кадрового делопроизводства в полном объеме включает в себя базовый набор кадровых процедур:

мини — аудит текущего состояния кадрового учета

оформление приема, увольнения, изменение условий труда

оформление командировок, отпусков, работы сверхурочно, работы в выходной день и т.д.

формирование и ведение графика отпусков
формирование штатного расписания и внесении изменений в него
оформление табеля учета рабочего времени
ведение журналов регистрации документов

оформление справок с места работы, запросов копий документов и копий трудовых книжек

формирование баланса отпусков на определенную дату

ведение кадрового и миграционного учета иностранных граждан

ежегодный аудит кадровой документации

разъяснения по применению трудового законодательства
формирование архива личных дел
подготовка данных к форме статистической отчетности (по кадрам) – П-4

сдача кадровой отчетности СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ

контроль за соблюдением ТК РФ, мониторинг изменений

А что будет если: не заниматься ведением кадрового делопроизводства?
Не составлять должностные инструкции? Не разрабатывать локальные акты?

Штрафы для компании

Трудовое законодательство
от 50 000 руб. и до 200 000 руб.

Миграционное законодательство
от 300 000 руб. до 1 000 000 руб.

Потеря управляемости персоналом

Работник не выполняет то, что должен — нельзя ни наказать ни уволить

Судебное разбирательство и денежные потери

Не соблюдение кадровых процедур
→ нарушение прав работника
→ суд с работником → выплаты работнику ⁄ восстановление на работе

Стоимость услуг ведения делопроизводства:

от 640 руб. в месяц
за 1 работника в штате

Стоимость услуги кадрового сопровождения от 640 руб.

Услуга всегда включает в себя:

базовый набор опций кадрового сопровождения;
аккаунт менеджера со стороны Reliance Company в режиме «1-го окна»;
консультациями по применению трудового законодательства;
другими опциями по желанию.

Стоимость услуги ведения делопроизводства напрямую зависит от пожеланий Заказчика, а именно:

работаем с Вашим персоналом напрямую или через Вашего представителя;
Кадровые документы двуязычные или только на русском;
режим работы-стандартная пятидневка или работа по сменам;
сложные ситуации с персоналом, где нужен юрист или достаточно кадрового эксперта;
хотите оптимизировать процессы или работаем по устоявшейся схеме;
будете отдавать кадровую документацию на хранение нам или останется у Вас ;
формирование управленческой отчётности по форме и запросу Заказчика;

*возможно дополнить другими опциями

Ваше преимущество — наша цена не зависит от количества кадровых операций и документов в месяц!

Предоставим Вам под полное управление нашего специалиста для кадрового сопровождения от 15 000 руб.

Услуга включает в себя:

Услугу ведения кадрового учета нашим специалистом под Вашим управлением;
Расстановка приоритетов и задач в рамках договора кадрового сопровождения;
Услуги кадровика оказываются удаленно, на нашем оборудовании или у Вас в офисе;
Предоставим специалиста на следующий день после подписания договора;
Нет минимального и максимального срока услуги;
Можно привлечь специалиста на период отпуска, больничного и поиска вашего кадровика;

Можно привлечь специалиста для отдельных задач, таких как:

Занесение отдельных видов документов в учетную базу (массовые отпуска, увольнения, приемы, переводы и др.);
Разработка более сложных кадровых документов: графиков работы при суммированном учете, формирования штатного расписания, ведения графика отпусков, восстановление кадрового учета , заведение физ.лиц в учетную базу, выгрузка документов и другое;
Проведение дистанционного аудита кадрового учета ;
Замена Вашего специалиста отдела кадров на время отпуска или больничного. Ведение полного цикла кадрового учета ;
Другие задачи, на которые сейчас не хватает «рук», сил и времени у Ваших работников!

От чего зависит стоимость услуги кадровика:

От функционала (только занесение документов в учетную базу, коммуникация с работниками, офрмление процедур сокращения и т.д.);
От сферы деятельности компании, количества кадровых операций в месяц, требованиям к компетенция нашего специалиста.

от 10 000 руб. в месяц

Мы возьмем на себя роль «Старшего товарища» и «Наставника» для вашего специалиста отдела кадров от 10 000 руб. в месяц

Услуга включает в себя:

Консультации вашего специалиста по любым вопросам КДП ;
Оценка рисков кадрового решения;
Проверка форм / помощь в разработке форм;
Проверка созданных документов;
Контроль и координация процессов (сокращение, увольнение, переводы и т.д.);
Проверка документов (аудит в конце месяца нескольких личных дел).

Читайте также: Может ли адвокат быть ИП

Услуга будет Вам полезна когда:

Кадровый работник не обладает еще нужным набором компетенций и опыта;
В отделе кадров новые работники, которые еще не знакомы со спецификой;
HR-руководство находится удаленно от отдела кадров и у него нет времени проверять текущую работу кадровых специалистов;
Руководство хочет «вырастить» внутри компании профессиональный отдел кадров;
Текущим специалистам не хватает времени на анализ и ежемесячный экспресс-аудит.

Персональное коммерческое предложение
Если у Вас особые требования

Сформируем персональное наполнение услуги аутсорсинга кадрового делопроизводства

Вам могут быть интересны и полезны наши услуги:

Постановка кадрового учета вновь созданной организации с нуля;
Кадровый аудит ;
Восстановление документации;
Разработка ЛНА и разработка должностных инструкций ;
Сопровождение проверки ГИТ, подготовка к проверкам;
Кадровый консалтинг ;
Организация воинского учета.

Ведение делопроизводства помимо оформления кадровой документации включает в себя:

контроль изменения трудового законодательства
анализ форм кадровых документов, внесение в них постоянных изменений с учетом новых требований
проведение процедур, требующих четкого соблюдения срока и порядка
проверку наличия оригиналов документов
формирование и сдачу кадровой отчетности и многое другое.

Чтобы избежать штрафов, проблем с проверяющими органами и потерю управляемости персоналом -ведением делопроизводства должен профессионал. Это позволит:

не отвлекаться на не профильную функцию
не переживать за результат проверки
не думать о том, как заставить персонал делать свою работу
не думать о рабочем месте кадровика и не искать ему замену на период отпуска, болезни и в случае увольнения.

Для Reliance Company ведение кадрового делопроизводства — профильное направление деятельности, в чьей команде проверенные временем, многочисленными проверками ГИТ, спорами с работниками, судебными заседаниями и довольными клиентами:

эксперты в области трудового права, ведущие и старшие специалисты кадрового дела;
юристы, методологи, консультанты;
программисты;
профессиональные менеджеры по работе с клиентами.

Оставьте заявку прямо сейчас!
Наш менеджер свяжется с Вами в течение дня

Как мы работаем

1. Получаем запрос от Вас
2. Формируем коммерческое предложение
3. Заключаем договор на кадровое сопровождение или услугу кадровика
4. Проводим экспресс-аудит
5. Начинаем работать
6. Вы занимаетесь бизнесом, кадровый учет мы взяли на себя!

1. Получаем запрос от Вас

Обсуждаем потребность;
Анализируем причины и цели перехода на кадровое сопровождение бизнеса;
Определяем наполнение услуги;

2. Формируем коммерческое предложение

Определяем наполнение услуги;
Согласовываем формат взаимодействия и другие условия;
Фиксируем цену;

3. Заключаем договор на кадровое сопровождение или услугу кадровика

Получаем подписанный скан договора от Вас;
Готовим согласие на работу с персональными данными Ваших работников;
Изучаем локальные нормативные акты, учетную базу, формы документов, внутренние регламенты;

4. Проводим экспресс-аудит

Несколько личных дел;
Корректность занесения данных в учетную базу;
Актуальность и соответствие действующему законодательству локальных актов, форм документов;

5. Начинаем работать

Назначаем команду специалистов и персонального менеджера;
Внедряем срочные изменения;
Ведем кадровый учет;
Готовим внедрение плановых изменений;
Отслеживаем изменения законодательства;
Работаем над оптимизацией существующих процедур.

6. Вы занимаетесь бизнесом, кадровый учет мы взяли на себя!

Оформление приема/увольнения работника
Подготовка и сдача кадровой отчетности СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ
Формирование и ведение графика отпусков
Формирование архива личных дел
Оформление табеля учета рабочего времени
оформление командировок, отпусков, работы сверхурочно, работы в выходной день и т.д.

Вопросы, которые всех интересуют

Цена зависит от:

численности штата, количества юридически лиц;
автоматизации учетной базы;
количества операций в месяц, текучести кадров;
необходимости администрирования договоров ГПХ, иностранных граждан, инвалидов, РК и СН, режима труда, ДМС, и проч.
наличия управленческой отчетности и дополнительных требований к документообороту.

Передача функций по работе с кадрами, бухгалтерией, ИТ с успехом применяют все типы предприятий и структур. Госкорпорации создают свои ОЦО в регионах, а менее масштабный бизнес привлекает подрядчиков.

Быстрее всех перешла на аутсорсинг кадрового учета Москва. В ней же изначально было создано большое количество агентств по аутсорсингу. Поскольку спрос на данную услугу в РФ только растет, московским фирмам стали составлять конкуренцию региональные провайдеры.

Приехать на деловую встречу в Москву сейчас стало делом 4-5 часов, глобальная автоматизация позволяет настроить и поддержать процессы удаленно, с оригиналами отлично справляются курьерские службы. Преимущество регионов в том, что при высоком уровне профессионализма исполнителей и за счет более низкого ФОТ, он предложит более «интересную» стоимость. В Москве зачастую открывается филиал, небольшой офис для сотрудников клиента или представительство, если для взаимодействия с клиентом есть в этом необходимость.

При проверке ГИТ (государственной/трудовой инспекции) или смене руководителя службы персонала, аудит кадровой документации поможет выявить скопившиеся ошибки. Сплошная проверка массива информации не нужна, можно брать небольшую выборку. Небольшой процент системных ошибок легко устранить своими силами. Но в случае большого количества недочетов следует прибегнуть к глубокому изучению документации, исправить их и предотвратить подобное в дальнейшем. Мы поможем:

Комплексно оценить весь процесс кадрового администрирования Вашей компании.
Проверить наличие всех необходимых документов, своевременность создания и правильность их оформления.
Провести оценку компетентности HR-персонала.
Выявить процессы и часть документооборота, которые можно упразднить.
Предложить варианты автоматизации работы учетной системы.
Предложить свои услуги по аутсорсингу кадрового делопроизводства, которые помогут передать рутинный процесс документооборота и ответственность за несоблюдение норм трудового законодательства на компанию провайдера.

Ведение кадрового делопроизводства – функция не основная, но необходимая. И важно, чтобы она велась строго в соответствии с законами РФ, т.к. несмотря на второстепенность этого процесса для бизнеса и задач отдела персонала, последствия за некачественное выполнение могут быть ощутимыми в материальном и управленческом плане.

Причиной таких последствий может быть отсутствие:

времени и ресурса на качественное выполнение функций
хорошего кадровика
незнание последствий

Чтобы просто обозначить порядок цифр:

Общие нарушения требований трудового законодательства (ч.1 ст.5.27 КоАП)

1000–5000 или предупреждение

30 000 – 50 000 или предупреждение

Повторное аналогичное нарушение общих требований (ч.2 ст.5.27 КоАП)

10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1–3 года

Не оформление, ненадлежащее оформление трудового договора или подмена его договором ГПХ (ч.4 ст.5.27 КоАП)

50 000 – 100 000

Невыплата или неполная выплата зарплаты либо установление зарплаты ниже МРОТ (ч.6 ст.5.27 КоАП)

10 000 – 20 000 или предупреждение

1000 – 5000 или предупреждение

30 000 – 50 000 или предупреждение

Общие нарушения требований охраны труда (ч.1 ст.5.27.1 КоАП)

2000 – 5000 или предупреждение

50 000 – 80 000 или предупреждение

Непроведение или нарушение порядка проведения спецоценки (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП)

5000 – 10 000 или предупреждение

60 000 – 80 000 или предупреждение

Допуск к работе без медосмотров, обучения по охране труда или при наличии медицинских противопоказаний (ч. 3 ст 5.27.1 КоАП)

110 000 – 130 000

Работодатель привлек к работе иностранного гражданина (лицо без гражданства), не имеющего необходимого пакета документов, с нарушением процедуры и т.д.

от 25 000 до 50 000 руб.

Для организаций и предпринимателей – штраф от 250 000 до 800 000 руб. или приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток

Штраф предусмотрен за каждого сотрудника принятого с нарушениями