К ГСМ относятся все виды топлива и смазки, используемые в производстве. Учет ГСМ на предприятии ведется на субсчете 3 к счету 10 «Материалы». Познакомимся с особенностями учета этих активов.
Учет топлива: поступление
Итак, остатки и движение ГСМ фиксируют на счете 10/3: по дебету фиксируют поступление, по кредиту – списание. Систему аналитического учета компания разрабатывает самостоятельно, применительно к специфике производства. К примеру, можно учитывать на субсчетах:
- 10/3-1 – топливо в кладовых (по видам/маркам ГСМ, материально-ответственным лицам);
- 10/3-2 – ГСМ по талонам/топливным картам (по подотчетникам, маркам топлива);
- 10/3-3 – топливо в баках (по видам, маркам, каждому водителю) и т.д.
Учет бензина на предприятии осуществляется в корреспонденции со счетами расчетов – 60, 71, 76. Принятие ГСМ к учету производится на основании накладных поставщиков (если компании присуща централизованная поставка), приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (при покупке ГСМ за наличный расчет) или корешков к талонам (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретал бензин по топливной карте, то учет ГСМ осуществляется по отчету компании, выпустившему ее. В бухучете поступление ГСМ отражается записями:
Списание ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция
Дт 10/3-1 Кт 60,76 — приход на склад;
Дт 10/3-1 Кт 71 – приход по авансовому отчету или топливной карте.
Проводкой, сопровождающей внутреннее перемещение
Дт 10/3-2 (10/3-3) К/т 10/3-1,
бухгалтер фиксирует передачу топлива со склада и его увеличение в баке ТС.
Себестоимость приобретенных ГСМ формируется в учете одним из закрепленных в учетной политике (УП) способов:
- по фактической себестоимости на сч. 10/3;
- по учетным ценам с применением счетов 15 «Заготовление и приобретение матценностей» и 16 «Отклонение в стоимости матценностей».
Важно документировать все операции с ГСМ – приходовать и списывать на затраты согласно оформленных документов. Поступление ГСМ сопровождается накладными, счетами-фактурами, ТТН (товарно-транспортными накладными), талонами, чеками, отчетами по топливным картам, а списание – формами, фиксирующими расход бензина на работу транспорта и использование ГСМ в деятельности компании, например, путевыми листами.
Учет расхода топлива: нормирование и списание на работу автотранспорта
Поскольку бензин предприятиями в основном используется на работу автомобилей, его списание производится согласно данным путевых листов, оформляемых на каждую единицу ТС.
Списывают его согласно разработанным нормативам. Автопредприятия рассчитывают оптимальный расход топлива на 100 км пробега по каждой единице ТС, опираясь на руководствующие документы Минтранса, периодически обновляющиеся, например, Распоряжение Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции от 20.09.2018) о рекомендованных нормах расхода топлива и смазки с учетом повышающих коэффициентов, применяемых при различных (нестандартных) условиях эксплуатации автотранспорта.
Как списать бензин на расходы предприятия?
К примеру, в зимнее время базовые нормы увеличиваются на 10-20% в зависимости от региона нахождения компании, влияют на норматив и численность населения в местности, где работает фирма, возраст автомобиля и степень «гористости» местности. Если же в законодательном документе отсутствует марка используемого в компании автомобиля, то нормы расхода топлива по нему вычисляются на базе техдокументации и паспорта ТС.
В зависимости от режима налогообложения, предприятия отличаются порядком списания ГСМ. Так, фирма на ОСНО списывает ГСМ за месяц в последний день месяца, а упрощенец-предприниматель списывает бензин на затраты в день его приобретения.
Списание ГСМ по путевым листам
Путевой лист (ПЛ) — универсальный первичный документ, отражающий не только расход топлива автомобилем и его остаток на конец дня, но и пробег по показаниям спидометра, маршрут и особенности работы, например, количество подъемов кузова, работы механизмов и др. На основании ПЛ бухгалтер определяет расход бензина, сверяет его с установленным нормативом и списывает.
Правила списания ГСМ по нормам распространяются не только на работу транспорта. Если компанией бензин и или ГСМ используются в других целях, например, для заправки мотоблоков, компрессоров, бензопил, то списание производится на основании соответствующего акта, фиксирующего затраты топлива и объем выполненной работы. Нормы расхода при этом также рассчитываются на основании техпаспортов используемого оборудования.
Учет ГСМ в бухгалтерии
Списание ГСМ осуществляется по закрепленному в УП методу: средней себестоимости или ФИФО (стоимости первых по хронологии приобретений). Бухучет ГСМ (списание) производится на основе оформленных ПЛ, актов или отчетов по ГСМ – количество топлива по ним умножают на стоимость топлива и сумма к списанию отражается проводкой:
Дт 20 (23,25,26,44) Кт 10/3.
Рассмотрим, как учесть и списать бензин на автомобиль, использующийся в компании для служебных нужд.
Учет бензина: пример
В декабре 2018 компания приобрела бензин в количестве 500 л по цене 45 руб. на сумму 22500 руб. без НДС. Остаток топлива в баке ТС на начало декабря – 20 л по цене 43 руб. Оценка ТМЦ – по средней себестоимости.
Расход топлива за месяц составил 320 л., пробег 2438 км. ТС, используемое для служебных поездок персонала — ВАЗ-2130.
Норма расхода топлива включает:
- базовую норму 10,6 л/100 км;
- 10% от 10,6 л — надбавку за работу в зимнее время;
- 15% от 10,6 л — надбавку за работу в городе с населением 500 тыс. человек.
и составляет 13,125 л / 100 км (10,5 + 10,5 х 10% + 10,5 х 15%).
Порядок списания бензина — расчет:
- По средней себестоимости списания стоимость ГСМ = (20 л х 43 руб. + 500 л х 45 руб.) / (20л + 500 л) = 44,92 руб. / 1 л.
- На 1 декабря остатков топлива на складе нет, в баке автомобиля – 20 л.
- Водитель получал топливо со склада 5,10,15,20,25,30 декабря по 50 л. Всего за месяц – 300 л.
- Расход топлива по норме 2438 км х (13,125/100 км) = 320 л, что соответствует фактическому расходу и подлежит списанию.
Бухгалтер оформил операции проводками:
Операции
Д/т
К/т
Сумма
Поступление бензина на склад
Источник: spmag.ru
УСН: учет ИП расходов на приобретение ГСМ и ремонт автомобиля
Объектом налогообложения индивидуального предпринимателя, применяющего упрощенную систему налогообложения, являются доходы, уменьшенные на величину расходов. В целях осуществления своей профессиональной деятельности индивидуальный предприниматель использует автомобиль. Вправе ли индивидуальный предприниматель учесть в расходах в целях применения упрощенной системы налогообложения расходы на приобретение горюче-смазочных материалов и ремонт автомобиля?
Ответ:
Применяющие УСН и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, налогоплательщики при определении налоговой базы учитывают расходы, предусмотренные пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ), при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ.
Пунктом 1 статьи 252 НК РФ установлено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьями 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Следовательно, расходы на ГСМ и обслуживание автомобиля, производимые при использовании личного автомобиля для поездок в целях осуществления производственной деятельности, можно отнести к обоснованным расходам индивидуального предпринимателя. При этом должно быть документально подтверждено осуществление расходов именно в производственной деятельности, а не какой-либо иной деятельности или в личных целях.
Таким образом, если в процессе осуществления предпринимательской деятельности индивидуальный предприниматель использует автомобиль для систематического получения дохода, то фактические расходы на бензин и обслуживание автомобиля могут быть учтены им в составе расходов, учитываемых для целей определения налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН.
При этом на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ и подпункта 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ расходы на приобретение ГСМ учитываются в составе материальных расходов. К материальным расходам, в частности, относятся затраты на приобретение топлива на технологические цели. При этом они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Так, подтверждающими документами будут кассовые чеки на бензин;
В свою очередь, на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 346.16 расходы на ремонт автомобиля учитываются как расходы на ремонт основных средств. Подтверждением понесенных расходов являются документы, свидетельствующие об оплате ремонтных работ, акт приемки-передачи выполненных работ, а при осуществлении ремонта собственными силами — документы, подтверждающие оплату использованных деталей.
В соответствии с пунктом 2 статьи 346.16 НК РФ расходы, указанные в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, принимаются в порядке, предусмотренном статьей 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций. Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92.
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (статья 188 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ)).
Индивидуальный предприниматель не может оформить трудовой договор с самим собой, поскольку согласно статье 56 ТК РФ трудовым договором признается соглашение между двумя сторонами трудовых отношений (работодателем и работником).
Являясь работодателем, индивидуальный предприниматель не может одновременно являться и другой стороной в трудовом договоре (работником), а из раздела 12 приложения к письму УФНС России по городу Москве от 31.12.2004 N 21-14/85240 следует, что индивидуальный предприниматель не может сам себе выплачивать компенсацию за использование личного транспорта, так как в соответствии со статьей 188 ТК РФ выплата указанной компенсации производится исключительно работнику с согласия или ведома работодателя.
При этом из письма Минфина России от 31.01.2013 N 03-11-11/38 следует, что, если индивидуальный предприниматель использует личный автомобиль для поездок, связанных с его производственной деятельностью, то он может учитывать затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт автомобиля при исчислении налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, в порядке, установленном подпунктом 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.
Афиногенова Г.Н.,
главный специалист-эксперт
ФНС России
Данная консультация бесплатно предоставлена пользователю профессиональной справочной системы «Кодекс: Помощник юриста» в рамках стандарта обслуживания.
Настоящий материал является ответом на частный запрос и может утратить свою актуальность в связи с изменением законодательства.
Источник: proinfosoft.ru
Учет ГСМ по топливным картам в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0
Сегодня большинство компаний для функционирования и ведения своей деятельности используют автомобили. А раз есть автомобиль, значит, встает вопрос об учете затрат на его обслуживание: покупка и списание топлива, расходных материалов, страховки и т.д. Многие организации выбирают для себя топливные карты не только из-за удобства использования, но и правомерного принятия к вычету НДС. Однако здесь есть нюанс: служебные автомобили заправляются ежедневно, а в бухгалтерию закрывающие документы поступают от АЗС только в начале следующего месяца. Как бухгалтеру организовать учет по топливным картам обсудим сегодня в нашей статье.
Прежде всего стоит отметить, что, начиная с релиза 3.0.74, в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрен новый функционал «Учет по путевым листам». В связи с этим программа претерпела некоторые изменения.
Так, вместо ранее применяемого счета 10.03 для учета топлива теперь используются счета 10.03.1 «Топливо на складе» и 10.03.2 «Топливо в баке». Ранее используемый счет 10.03 стал группой и в проводках теперь не используется. При использовании функционала «Путевые листы» учет ведется на счете 10.03.2 в разрезе транспортных средств.
Также отметим, что несмотря на добавленный функционал учета ГСМ по путевым листам, в программе сохранилась возможность вести учет как и ранее – в разрезе партий и складов. И для этого теперь предусмотрен счет 10.03.1.
При обновлении программы на указанный релиз все остатки по счету 10.03 автоматически перенесутся на счет 10.03.1. Если вы будете вести учет как и ранее, то единственное, что поменяется – это счет: вместо 10.03 вы теперь будете использовать 10.03.1.
Если же вы решите использовать новый функционал и вести учет в разрезе транспортных средств (а это, сразу скажем, удобнее, хоть и более трудоемко), то вам необходимо переместить остатки на счет 10.03.2.
Также, начиная с релиза 3.0.74, добавился новый субсчет к счету 76 — 76.15 «Приобретение по топливным картам».
Теперь, когда мы рассказали о новом функционале, давайте остановимся подробнее на учете ГСМ по топливным картам в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0.
Чтобы компании вести учет ГСМ по топливным картам сначала ее нужно купить. Для этого ответственное лицо компании (в маленьких компаниях эта функция может быть возложена на бухгалтера) подает на АЗС заявку. На основании этой заявки головной центр (так называемый процессинговый центр АЗС – пункт сбора сведений обо всех карточных терминалах АЗС) подготавливает договор на поставку ГСМ с приложением к нему перечня всех АЗС, входящих в зону обслуживания по карте, и выпускает для вашей организации топливные карты (их количество зависит от количества ваших автомобилей). Здесь важный момент – в договоре должно быть прописано, как будет передана вам топливная карта – за плату или, в случае ее возвращения при расторжении договора, бесплатно.
Топливные карты бывают двух видов: лимитированные и нелимитированные.
Лимитированные карты предполагают, что при пополнении счета карты на нее вносится определенное количество топлива и устанавливается предел его расходования в течение определенного количества времени, например, месяца.
Нелимитированные карты предполагают, что на карту при пополнении счета вносится соответствующее на дату пополнения количество топлива, которое затем выбирается в пределах объема, имеющегося на карте.
При передаче топливных карт вашей организации вам оформят накладную по форме ТОРГ-12, которая послужит основанием для оприходования карт.
Обычно изготовление топливных карт предварительно оплачивается. Делается это в программе документом «Списание с расчетного счета» в разделе «Банк и касса».
Для отражения поступления топливных карт на счет 10.09 зайдем в раздел «Покупки» и создадим документ «Поступление (акты, накладные)».
После проведения документа программа сформирует следующие проводки:
Итак, топливная карта поступила в организацию и теперь ее необходимо выдать сотруднику. Сделаем это документом «Передача материалов в эксплуатацию» в разделе «Склад».
Сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету МЦ.04 можно увидеть, за кем из сотрудников закреплены топливные карты:
Теперь перейдем к рассмотрению вариантов учета ГСМ и начнем со старого метода.
Для упрощения по умолчанию мы будем использовать основной склад. Если в компании несколько машин, то целесообразно наименования автомобилей завести в виде складов. Тогда после оприходования топлива по документам АЗС на основной склад необходимо оформить перемещение топлива с основного склада на склад-автомобиль (документом «Перемещение товаров»).
Организация по мере необходимости пополняет счет карты, перечисляя на расчетный счет поставщика денежные средства:
АЗС пополняет карту определенным количеством топлива, и в течение месяца водитель заправляет по карте свой автомобиль. При каждой заправке ему выдается чек, в котором отражено количество заправленных литров и стоимость. Информацию о количестве заправленного топлива он отражает в путевом листе и прикладывает к нему полученный чек.
В конце месяца все путевые листы сдаются в бухгалтерию. Они являются первичным документом, на основании которого бухгалтер списывает затраты на топливо в расходы. К путевым листам обычно прикладывают обобщенный отчет (реестр). Он может выглядеть, к примеру, так:
Также в конце месяца (или в начале следующего) поставщик топлива (процессинговый центр) выдаст Вам закрывающие документы (УПД или ТОРГ-12 и счет-фактуру), а также отчет об операциях по карте. Как правило, отчеты об операциях по топливной карте предоставляются в электронном виде, это удобнее и оперативнее. Отчет имеет примерно такой вид:
Из отчета бухгалтер увидит, сколько фактически литров топлива было куплено за месяц по карте. Эти данные она сверит с реестром сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС (колонка в реестре «Приобретено ГСМ, л» должна совпадать с итоговыми данными отчета с АЗС).
На основании товарной накладной и отчета АЗС бухгалтер оприходует топливо документом «Поступление (акты, накладные) на счет 10.03.1 «Топливо на складе»:
Списание израсходованного за месяц топлива бухгалтер проведет на основании путевых листов и прилагаемому к ним реестру. Обратите внимание, расчет топлива к списанию производится по нормам, установленным на предприятии (утверждаются приказом руководителя). Списание топлива оформляется документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад»:
Счет затрат при списании топлива будет зависеть от вида деятельности: в торговле это будет счет 44.01, в производстве – счет 20, если топливо списывается на служебную машину аппарата управления (как в нашем примере) – то счет 26.
После того как израсходованное топливо будет списано, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03.1. Сальдо на конец месяца отражает количество топлива на остатке, оно должно совпадать с остатком, отраженным в последнем путевом листе за месяц:
Теперь рассмотрим операции учета ГСМ по топливным картам в рамках нового функционала «Учет по путевым листам». Чтобы вести учет с использованием путевых листов необходимо установить соответствующую галочку в настройках функциональности:
Прежде чем начать вести учет по путевым листам, необходимо ввести информацию о транспортных средствах организации и водительских удостоверениях сотрудников.
Данные о водительских удостоверениях вводятся через справочник «Физические лица».
Теперь заполним справочник «Транспортные средства».
Важно! При приобретении новых транспортных средств достаточно внести всю необходимую информацию при их регистрации, тогда данные в справочнике «Транспортные средства» обновятся автоматически.
Итак, мы заполнили все необходимые справочники.
Теперь перейдем непосредственно к учету операций.
Пополнение счета транспортной карты отразим так же, как и в предыдущем способе, через документ «Списание с расчетного счета»:
Затем сотрудник в течение месяца заправляет свой автомобиль.
В программе для отражения поступления и расходования ГСМ предусмотрен документ «Путевой лист». Он находится в разделе «Покупки».