Плательщики, применяющие УСН с объектом «доходы», не признают расходы для целей налогообложения и не отражают их в книге учета доходов и расходов. Тем не менее они должны хранить документы, подтверждающие расходы, в общем порядке в течение 5 лет. Связано это с тем, что такая обязанность прямо закреплена Налоговым кодексом и исключений для указанных налогоплательщиков НК РФ не содержит.
По Налоговому кодексу плательщики обязаны в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Отметим, что хранить документы, подтверждающие расходы, плательщики на УСН с объектом «доходы» должны также по следующей причине. В рамках своей деятельности они приобретают товары (работы, услуги) у различных контрагентов. При проверке деятельности этих контрагентов налоговая инспекция вправе истребовать документы у лиц, с которыми работают контрагенты (ст. 93.1 НК РФ).
Почему даже ИП на УСН «Доходы» должен собирать первичную документацию. Бизнес и налоги
Чтобы исполнить это требование, необходимо хранить расходные документы. За отказ лица представить требуемые документы или непредставление их в установленные сроки Налоговым кодексом предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 6 ст. 93.1 НК РФ, п. 1 ст. 126 НК РФ).
Какие сроки хранения документов у ИП?
Сроки хранения документов ИП
Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.
Даже если ИП работает один и у него отсутствует большая часть административно-хозяйственных, кадровых и иных распорядительных документов, а применение упрощенки с объектом «доходы» превращает первичку по расходам в макулатуру (обосновывать затраты нет необходимости), обязанность по сохранению определенных видов документации остается.
Например, такой документ, как книга учета доходов, в которой бизнесмен отражает полученную выручку и на основе которой производит расчет УСН-налога, Налоговым кодексом запрещено ликвидировать в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а перечнем Росархива (с 18.02.2020) в течение 5 лет. При несовпадении сроков хранения в разных НПА нужно ориентироваться на больший.
Однако с 17.03.2021 такое несовпадение сроков устранено, так как благодаря поправкам в ст. 23 и 24 НК РФ увеличены сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо 4.
Подробнее о нюансах применения упрощенки с базой «доходы» читайте в этой статье.
Или ИП применяет ОСНО и начисляет НДС — оформленные счета-фактуры также придется подшить в дело и хранить 5 лет. Такой срок хранения установлен новой редакцией 1 ч. НК РФ, а также новым перечнем Росархива с 18.02.2020.
Особенности исчисления сроков предпринимателем
Когда ИП применяет упрощенку и уплачивает налог с доходов (6%), особых нюансов при определении сроков хранения документов не возникает — по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ при наличии книги учета доходов иные бухгалтерские документы оформлять не требуется, так же, как и вести бухучет (письмо Минфина от 17.10.2014 № 03-11-11/52522). Следовательно, предпринимателю придется соблюдать только сроки хранения налоговых документов, установленные Росархивом. Для книг эти сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Поскольку КУДИР открывается на год, то срок пойдет со следующего года. То есть, для книги за 2020 год он будет длиться с 01.01.2021 и по 31.12.2025.
Другое дело, если ИП применяет общий режим или упрощенку с базой «доходы минус расходы» и регулярно переносит полученные ранее убытки — для обоснования сумм переноса (как и самого убытка) документы хранить придется в течение более длительного времени. Период этот для УСН может составить 15 лет (учитывая допустимый 10-летний срок переноса и нормативный срок хранения книги), а при ОСНО даже превысить этот предел, поскольку для учета убытка при расчете налога на прибыль ограничения по числу лет списания не установлены (ст. 283 НК РФ).
О том, какие сроки хранения установлены для некоторых видов документов, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».
Итоги
Срок хранения документов ИП зависит от многих факторов. Если предприниматель применяет упрощенку, при которой расходы не учитываются, хранить первичку по ним необязательно. Остальные появившиеся в процессе деятельности документы подлежат хранению в установленные законом сроки. Если ИП получил убыток и переносит его, учитывая в последующих периодах при расчете налога, нормативно установленный срок хранения документов, обосновывающий величину убытка, удлиняется на период его переноса.
Какие документы нужно собирать и что будет, если этого не делать
Текст впервые опубликован 04.04.2019, актуален на 18.05.2021 и рассказывает про то, как документы влияют на налоги и кому обязательно нужно их собирать. Спойлер: нужно почти всем.
Что такое первичные документы?
Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.
Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчётного счёта. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.
Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.
Какие бывают первичные документы?
В законе «33)d42747dg1734`5501506>33?`4eg>22c`3d0g12e)»>>» href=»http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/»>О бухгалтерском учёте» нет закрытого перечня первичных документов. Закон также не определяет их форму — теоретически каждый может придумать свои первичные документы. Но зато он говорит, какие реквизиты обязательно должны быть в документе, подтверждающем сделку:
И, конечно, в таком документе должен быть указан факт хозяйственной жизни — что именно произошло и было оплачено.
Самые распространенные виды первичных документов – это акт об оказании услуг или выполнении работ, универсальный передаточный документ, кассовый ордер и товарная накладная. Кассовый чек — тоже первичный документ, хотя на нём и не расписываются.
Те, кто работает на общей системе налогообложения, вместе с актом и накладной также выписывают счёт-фактуру. Это тоже важный документ и притом специфический: с его помощью можно уменьшить налог — принять НДС к вычету. А вот счёт на оплату таковым не является — это всего лишь информация о том, что надо оплатить, сколько это стоит и куда перечислять деньги. Также на налоги и отчётность не влияют такие документы, как, например, путевой лист или погрузочный ордер — они нужны для внутреннего учёта.
Почему первичные документы важно собирать и хранить
Только первичные документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств. Это — отправная точка при рассмотрении споров и доказательства в суде, если до этого дойдёт.
Кроме того, это то, что ждёт налоговая при проведении встречной проверки: например, когда вы в своей отчётности указали одни цифры, а ваш контрагент — другие. В этом случае налоговая присылает требование — на него нужно ответить, дать пояснение и прикрепить сканы документов. На это обычно даётся 5-10 дней. Если срок пропустить, то налоговая заблокирует расчётный счёт.
Поэтому акты, накладные и прочие документы желательно собирать сразу же — это не только здравый смысл, но и требование закона. Если ваш контрагент далеко, то можно договориться об электронных копиях, потому что потом времени может не быть, мало ли что. В Кнопке на такой случай есть услуга электронного документооборота. На сегодняшний день это самый быстрый и надёжный вариант. Налоговая и суды документы из ЭДО тоже принимают без проблем.
Как наличие первичных документов влияет на налоги и дивиденды
Немного аббревиатур на всякий случай. УСН — упрощённая система налогообложения. ОСНО — общая система налогообложения. Те, кто её применяет, выставляют счета с НДС — налогом на добавленную стоимость.
ИП на УСН «доходы» и патенте — в этом случае первичные документы на налог не влияют. Для всех остальных это очень важно, потому что если документов нет, то налоги будут больше, а дивиденды заплатить не получится.
ООО на УСН «доходы»: для расчёта налогов первичные документы тоже не важны, но они влияют на учёт и отчётность. Например, если у покупателя нет накладной, то считается, что поставщик должен деньги. В этом случае расходы покупателя не учитываются, а баланс получается недостоверный. Если он при этом ещё и убыточный, то выплатить дивиденды не получится.
Про кредит тоже можно забыть: банк не одобрит, опытный специалист такой проблемный баланс увидит сразу. Для других систем налогообложения это тоже справедливо.
ООО на УСН «доходы минус расходы»: обычно, чем больше расходов подтверждено документально, тем меньше будет налог. Исключением является ситуация, когда расходы больше доходов. В этом случае отчётный период закрывается с убытком, но налог всё равно будет — 1 процент от доходов.
Спешим предостеречь тех, кто решит не запрашивать у поставщиков часть закрывающих документов, чтобы доходы и расходы были равны. Во-первых, не будем забывать про баланс, во-вторых, заплатить всё равно придётся. Закон требует сравнивать проценты от разницы доходов и расходов и 1 процент от доходов — и платить ту сумму, которая больше. Но даже если расходы объективно больше доходов и год получается убыточный, то собирать документы всё равно стоит — часть убытка можно перенести на следующий год. И уже в следующем году заплатить меньше налогов.
ООО и ИП на ОСНО: чем больше документов, тем лучше. Тут без вариантов, всё должно подтверждаться документально и в случае НДС, и в случае налога на прибыль. Кроме того, именно в данном случае налоговая чаще всего проводит встречные проверки, то есть сверяет список счетов-фактур, которые показали вы и ваш поставщик. Это происходит в автоматическом режиме.
Расхождение находится просто, и если ваш поставщик не указал счёт-фактуру, который указали вы, то налоговая запросит этот документ у вас. Но если у вас его нет, то это проблема. Стоит приготовиться к неприятным вопросам и штрафам.
Как с этим жить и не потерять душевное равновесие
Некоторые предприниматели откладывают первичные документы «на потом» — мы же призываем собирать их сразу. Чем раньше, тем лучше. Не стоит ожидать, что бухгалтер успеет всё сделать, если вы добудете документы в последний момент. Бухгалтерия — это процесс, который требует времени, ведь нужно перевести информацию в электронный вид, внести в систему учёта и сделать все нужные проводки.
Если же не надеяться на «авось», то отчётность пройдёт спокойно, а вы будете знать налог и сможете планировать расчёты с бюджетом, не рискуя репутацией.
Давайте подведём итог и сформулируем памятку здравомыслящего бизнеса. Заплатили — требуйте документы. Если заплатили в последний день квартала, а поставщик далеко, то пусть будет хотя бы скан. Но всё равно договоритесь об оригиналах, а в идеале — об ЭДО. И лучше раньше, чем позже. Помните об этом, и будут у вас порядок, минимальный налог и дивиденды
Подсказали — Дмитрий Нелюбин и Анастасия Тушнолобова, консультирующие бухгалтеры в Кнопке.
Рассказал всем — Станислав Николаев, маркетолог.
Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь
Налоговая сообщила, что даже на УСН «Доходы» нужно хранить расходные документы
Компании, которые работают на УСН «Доходы», должны хранить учетные документы минимум пять лет с года, к которому эти бумаги относятся
Что случилось. Налоговая рассказала, что компаниям и ИП на УСН «Доходы» нужно хранить расходные документы, несмотря на то, что они не влияют на сумму налога.
Что это значит для бизнеса. Компании и ИП на УСН «Доходы» обязаны хранить расходные документы не менее пяти лет, считая с года, к которому они относятся. Если этого не делать, можно получить штраф.
Если не представить документы по запросу налоговой — штраф 200 ₽ за каждую бумагу.
Если документов за один год не будет во время проверки — 10 000 ₽. А если нет бумаг за два года и больше — 30 000 ₽.
Сейчас читают
После вакцинации рекомендуется предоставить работникам два оплачиваемых выходных
Оплата выходных за счет работодателя — рекомендация федерального центра, но регион может сделать это обязательным
На сайте mos.ru опубликовали некорректные суммы штрафов за работу во время локдауна
Правильные штрафы для ИП и компаний указаны в КоАП
Продлен срок сдачи 6-НДФЛ и расчета по страховым взносам за девять месяцев 2021 года
Налоговая служба подтвердила, что в этом году отчетность можно сдать до 8 ноября включительно
Рассылка для бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания
Плательщики УСН с объектом «доходы» обязаны хранить подтверждающие расходы документы
 |
| IgorTishenko/ Depositphotos.com |
Вместе с тем, организации, применяющие УСН, в том числе и с объектом налогообложения «доходы», от ведения бухгалтерского учета в соответствии с ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не освобождены.
Согласно ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.
Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса также установлена обязанность налогоплательщиков в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться
В связи с этим организации, применяющие УСН, не освобождаются от обязанности по подтверждению фактически произведенных расходов соответствующими первичными документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства.
Источник: historyclothing.ru
