Современные технологии значительно облегчают работу бухгалтерии. Наличие программного обеспечения 1С или аналога на любом предприятии позволяет не только быстро начислять заработную плату, но и вести учет всех оборотных средств.
Специальная программа «1С: Бухгалтерия» обладает всеми возможностями для проведения инвентаризации денежной массы и подсчета поступившей в банк наличности в считанные часы. Главное — это знание всех ее аспектов и умение пользоваться компьютером.
Обычно на крупных предприятиях, на которых существует инкассация подразделений, в штате есть помощник бухгалтера. На него возложены обязанности по учету инкассированных средств в общий приход. Также данный специалист следит за взаимодействием с компанией, отвечающей за транспортировку средств. Чаще всего, это инкассаторские подразделения, службы инкассации банков, либо соответствующий отдел предприятия.
В целях безопасности большинство крупных промышленных холдингов предпочитает иметь дело со специализированными агентствами, которые являются либо составляющей банковских учреждений, либо самостоятельной единицей. Кто бы ни занимался инкассацией денежной массы, в конечном счете все средства необходимо проводить по бухгалтерии, чтобы не иметь проблем с фискальной службой и правоохранительными органами.
ЭКВАЙРИНГ и ОНЛАЙН КАССА на ПРАКТИКЕ / 54 фз простыми словами / Онлайн касса / Эквайринг 2021
Оформление инкассации денежных средств производится на основании ведомостей, предоставленных службой, выполняющей данную процедуру. Информация, отраженная в документации, вводится в 1С, в результате чего образуется общая картина прихода по одной или нескольким точкам.
Как в 1С провести инкассацию
Процедура осуществляется через опцию программы «Банк и касса». Для этого нужно:
- открыть начальную страницу в журнале операций;
- перейти в банковские выписки и проверить поступления на расчетные счета;
- после этого вернуться в главное меню и в настройках выбрать пункт «Функциональность программы»;
- затем снова перейти в раздел «Банк и касса» и выбрать опцию «Инкассация».
Для сотрудников, которые хорошо ориентируются в программном обеспечении 1С, инкассация денежных средств займет около 15 минут. Если на предприятии отсутствуют специальные программы, то придется сложнее. Бухгалтеры будут вынуждены подсчитывать весь приход по старинке, то есть при помощи ведомостей и калькулятора.
Если компания приобрела программное обеспечение стороннего производителя, порядок действий может измениться. Но, как правило, вся проводка и ведомость инкассации, в любом случае, отражаются в опции «Банк и касса».
Видео обучение, как в 1С провести инкассацию
Правила проведения учета инкассированных средств
Проводка и учет денежных средств осуществляются согласно действующему законодательству и внутреннему распорядку предприятия. Если на подразделениях выполняется ежедневная инкассация, то и проводить ее нужно каждый день.
Когда денежная масса доставляется в финансовое учреждение с меньшей частотой, операции проводятся реже. При таком графике допускается бухгалтерский учет инкассации денежных средств на следующий день после отправки наличности.
При нерегулярном сборе денежной массы с подразделений, допускается оформление прихода раз в месяц. Нужно следить за тем, чтобы все поступившие средства были учтены накануне окончания отчетного периода, то есть квартала, полугодия и года.
Для тех бухгалтеров, которые имеют дело с 1С версии 8.3, операция инкассирования упрощается. Подсчетом всех поступивших средств программа занимается самостоятельно. Работникам остается лишь своевременно оплачивать услуги техподдержки ПО и грамотно его использовать.
Источник: www.gravirovshik.ru
Инкассация
Инкассация – это составная часть действующей системы наличного денежного обращения. В более узком смысле – это упорядоченная передача предприятиями ценных активов на сохранение в банковском учреждении с помощью специальной охранной структуры.
К ценным активам относятся:
- наличные денежные средства, выручка сверх установленного остаточного лимита для последующего зачисления на расчетные счета предприятия.
- валютные ценности, ценные бумаги,
- финансовые, платежные и коммерческие документы.
Не всякую сдачу ценностей в банк можно назвать инкассацией – только если эту операцию выполняет специальное структурное подразделение – инкассаторская служба, на договорной и платной основе, с полной материальной ответственностью. Этой деятельностью может заниматься отдельное подразделение банка в качестве банковской услуги или внешнее охранное предприятие, у которого имеется отдельная лицензия ЦБ на данный вид деятельности.
Зачем нужна услуга инкассации
Коммерческие организации чаще всего заказывают услугу инкассирования денег, выполняя требования законодательства о порядке расчетов, платежей и ведения кассовых операций.
В соответствии с нормами закона, все организации обязаны сдавать в учреждения банков поступающие в их кассы наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств для последующего зачисления на их банковские счета.
Реже пользуются услугами охранного сопровождения, чтобы безопасно перевезти другие ценные активы по своему усмотрению.
Можно ли обойтись без инкассирующего органа?
Законодательные требования о своевременном трансферте наличных денег из кассы на текущий банковский счет юридические лица могут выполнять самостоятельно – собственными ресурсами на свой риск. Например, для малого бизнеса с относительно низкой выручкой.
Также можно увеличить число операций по безналичному расчету, в таком случае оплата за предоставляемые товары и услуги будет автоматически переводиться на расчетный счет торговой организации.
Как выглядит процедура инкассации
Банк может инкассировать наличные деньги у своих клиентов самостоятельно, с помощью специально созданной внутренней службы. Также для проведения инкассации банк может привлекать третьих лиц, например специализированные инкассаторские организации, а также пользоваться инкассаторскими службами других банков на договорной основе.
Вывод: если компания обслуживается в определенном банковском учреждении, она должна пользоваться только услугами того инкассатора, которого ей предлагает обслуживающий банк. Выбрать стороннего инкассатора по своему усмотрению можно только в том случае, если запланирована перевозка ценного груза куда-либо еще, кроме обслуживающего банка.
Операция инкассации для сдачи выручки проходит в несколько этапов:
1) подготовка денежных средств к инкассации (сдаче);
2) оформление инкассатором сопроводительных документов, обмен купюр на более крупные или их размен в случае необходимости;
3) сдача инкассирующему органу;
4) транспортировка принятого груза на бронированном автомобиле в сопровождении вооруженной охраны. Если банковский рабочий день закончился, пакет отправляют на временное хранение в офис инкассатора;
5) прием в кредитном учреждении,
6) пересчет в банке сдаваемых денег, проверка их на подлинность и целостность,
7) зачисление (отражение) на соответствующий банковский счет.
Ссылки
Это заготовка энциклопедической статьи по данной теме. Вы можете внести вклад в развитие проекта, улучшив и дополнив текст публикации в соответствии с правилами проекта. Руководство пользователя вы можете найти здесь
Источник: www.e-xecutive.ru
Правила, порядок и процедуры инкассационных мероприятий
2.2.3 Все описанные в п.2.2.2 процедуры должны быть завершены до прибытия группы. Руководители подразделений должны стремиться к сокращению времени инкассации, при этом время инкассации не должно превышать 8 МИНУТ.
3. Порядок и процедуры передачи денежных сумок
3.1 Сотрудник охраны подразделения встречает инспектора-сборщика группы (возможно прибывающего в сопровождении инспектора охраны группы) у входа и сопровождает его к помещению, в котором будет проводиться инкассация, следуя впереди инспектора-сборщика;
3.2 Руководитель и кассир предприятия, как бы ни был им знаком инспектор-сборщик перед допуском его в помещение инкассации ОБЯЗАНЫ ПРОВЕРИТЬ удостоверение личности инспектора-сборщика;
- доверенность на право получения денежных сумок в подразделениях фирмы, выданную на фамилию и имя, которые указаны в удостоверении личности инспектора, наличие на доверенности печати и подписи Генерального директора фирмы;
- явочную карточку, содержащую название данного подразделения, в которое прибыл инспектор.
При отсутствии претензий инспектор-сборщик допускается в помещение инкассации. При возникновении подозрений необходимо перепроверить право данного инспектора на инкассацию у дежурного или руководителей СБ по телефону.
3.3 При входе инспектора-сборщика в помещение инкассации за ним запирается дверь. Сотрудник охраны подразделения и прибывший со сборщиком инспектор охраны группы остаются снаружи двери для охраны инкассационной операции.
3.4 Инспектор-сборщик при входе в помещение инкассации проверяет надежность запирания двери и отсутствия возможности прослушивания и визуального наблюдения лицами, не участвующими в инкассации.
3.5 После выполнения п.3.4 инспектор-сборщик приступает к приему сумок с деньгами и документов:
- проверяет внешний вид, целостность денежных сумок с упакованной в них выручкой и четкость наложенных на них оттисков с печатей;
- сверяет все записи во всех экземплярах препроводительных ведомостей и накладных на предмет соответствия их подлинным номерам денежных сумок и наличия в них подписей и печатей кассира (печатей подразделения) (выявленные недостатки устраняются немедленно кассиром или руководителем предприятия; каждое исправление в ведомостях заверяется подписью и печатью кассира, накладная переписывается заново);
- заверяет личной подписью и личной печатью во всех экземплярах препроводительных ведомостей и накладной прием денежных сумокдля передачи в основную кассу фирмы.
ИНСПЕКТОРУ-СБОРЩИКУ КАТЕГОРИЧЕСКИ ЗАПРЕЩАЕТСЯ УЧАСТВОВАТЬ В ПЕРЕСЧЁТЕ ДЕНЕГ И КАКИМ-ЛИБО ИНЫМ ОБРАЗОМ ПРИКАСАТЬСЯ К ДЕНЕЖНЫМ КУПЮРАМ.
3.6 После приема денежных сумок и документации инспектор-сборщик передает кассиру:
- явочную карточку;
- вторые экземпляры препроводительных ведомостей и накладной;
- приходную квитанцию из основной кассы фирмы (на денежную сумму, полученную в подразделении накануне);
- необходимое количество (сообщаемое инспектору накануне) пустых денежных сумок;
- по три бланка препроводительной ведомости на каждую передаваемую пустую денежную сумку.
3.7 Кассир проверяет:
- наличие подписей и печати инспектора-сборщика в передаваемых им документах;
- количество и целостность переданных инспектором пустых денежных сумок;
- наличие трёх бланков препроводительной ведомости на каждую сумку. Выявленные недостатки устраняются инспектором немедленно.
3.8 Кассир вручает инспектору заполненную им лично явочную карточку, в которой указывает время и дату инкассации, номера денежных сумок и находящихся в них денежных сумм, которые переданы инспектору. Явочная карточка заверяется подписью и печатью кассира. Инспектору ЗАПРЕЩАЕТСЯ делать в явочной карточке какие-либо записи и пометки.
3.9 При отсутствии кассира все указанные выше процедуры инкассации выполняются руководителем подразделения.
3.10 После проведения указанных процедур инспектор-сборщик:
- помещает все полученные денежные сумки и документы в баул (спецчемодан),
- запирает баул и прикрепляет его к левому запястью (если инспектор не левша);
- извещает инспектора охраны группы (сотрудника охраны подразделения), находящегося с внешней стороны двери помещения инкассации, об окончании приема выручки.
3.11 Инспектор охраны (сотрудник охраны подразделения) докладывает по рации старшему инспектору группы об окончании инкассационной операции и запрашивает разрешение на выход из помещения инкассации. Получив такое разрешение, он извещает об этом инспектора-сборщика и они проходят к выходу из подразделения.
Выход из помещений осуществляется с соблюдением требований предосторожности, указанных в Положении о группе финансовой безопасности.
3.12 Руководитель подразделения (кассир) по требованию инспектора-сборщика обязан предоставить возможность проинформировать дежурного СБ фирмы по телефону из закрытого помещения о проведении инкассации в подразделении.
4.Порядок и процедуры передачи собранных денежных средств в основную кассу фирмы
4.1 Прибыв в сопровождении инспектора охраны (старшего инспектора) в кассу фирмы, инспектор-сборщик группы поочерёдно предъявляет кассиру денежные сумки с выручкой, один экземпляр препроводительной ведомости на каждую сумку и явочную карточку на каждый объект инкассации.
4.2 Кассир проверяет целостность сумок и наложенных на них печатей, сверяя оттиск печатей с имеющимися у него образцами, заранее полученными от руководителей инкассируемых подразделений. Затем производится сверка денежных сумм и номеров денежных сумок, записанных в препроводительных ведомостях и в явочных карточках. При отсутствии претензий кассир подписывает экземпляры препроводительной ведомости и накладной, остающихся у инспектора-сборщика, и заверяет эти подписи личной печатью.
4.3 При наличии претензий к сумкам и документации, кассир возвращает инспектору-сборщику его экземпляры препроводительных ведомостей и накладные, не ставя свои подписи и печати на тех, которые вызвали претензии. Денежные сумки с выручкой, вызвавшие претензии кассира, дополнительно опечатываются личными печатями инспектора-сборщика и кассира и помещаются в личный сейф сборщика. О факте претензий инспектор докладывает старшему инспектору группы, а кассир — главному бухгалтеру фирмы.
4.4 Пересчёт выручки, упакованной в денежные сумки, вызвавшие претензии, производится постоянно действующей комиссией по этим вопросам в присутствии инспектора-сборщика и кассира подразделения, от которого эти сумки были получены.
4.5 Состав постоянно действующей комиссии по финансовым конфликтам устанавливается распоряжением Генерального директора фирмы по представлению главного бухгалтера и начальника СБ.
4.6 Комиссия полномочна принимать решения по этим конфликтным ситуациям и выносить в этой связи соответствующие рекомендации Генеральному директору фирмы.
4.7 Передача денежных сумок под охрану дежурного.
4.7.1 В случае отсутствия кассира основной кассы фирмы старший инспектор и инспектор-сборщик приглашают в помещение с личным сейфом инспектора-сборщика дежурного СБ. При этом инспектор-сборщик получает у дежурного под расписку пенал с ключами от этого сейфа, опечатывает баулы (спецчемоданы) с денежными сумками своей печатью и помещает их в свой сейф.
Старший инспектор и дежурный убеждаются в чёткости наложенных печатей и дежурный закрывает дверцы сейфа, а инспектор-сборщик запирает сейф и накладывает на него свою печать. Старший инспектор и дежурный проверяют чёткость описка с печати. Дежурный запирает и опечатывает дверь в помещение и принимает его под охрану. Инспектор-сборщик опечатывает своей печатью пенал с ключами от сейфа, старший инспектор и дежурный убеждаются в чёткости описка с печати. Дежурный принимает пенал на хранение.
4.7.2 Отпирание личного сейфа инспектора-сборщика проводится с соблюдением тех же процедур и в присутствии дежурного и старшего инспектора. При этом они первыми осматривают сохранность печатей на сейфе и баулах (спецчемоданах).
4.7.3 При выявлении повреждений печатей дальнейшие процедуры не проводятся. Старший инспектор информирует об этом факте руководителей отделов, начальника СБ и его заместителей. Руководство СБ принимает необходимые в этом случае решения, руководствуясь заранее установленным порядком контрольно-проверочных и иных действий.
5. Сопровождение лиц, перевозящих ценности
5.1 В установленное время группа проводит регламентные работы на спецавтомобиле, штатной и специальной технике, получает оружие, спецсредства и боеприпасы, знакомится с маршрутом движения и сопровождающим ценности лицом.
5.2 При планировании этих операций руководитель группы обязан решить вопросы о снабжении сопровождаемого лица (в том числе при возникновении экстренных ситуаций) пассивными средствами индивидуальной защиты, радио- и спецтехникой, провести предварительную тренировку на предмет правильного использования этих средств, разъяснить план действий на случай вынужденной остановки, аварий, других экстремальных ситуаций. Для выполнения требований п.5.7 этому лицу обязательно выдается бланк внутренней описи.
5.3 Лицо, перевозящее ценности, и сами ценности размещаются в салоне-кузове спецавтомашины и берутся группой под охрану на всем протяжении маршрута до момента передачи этим лицом ценностей по назначению.
5.4 Инспектор-сборщик и инспектор охраны (если целесообразно присутствие на маршруте обоих) выполняют функции личной охраны этого лица на всем протяжении маршрута.
5.5 Лицо, сопровождающее ценности, при нахождении на маршруте подчиняется распоряжениям старшего инспектора группы, касающихся правил и действий, по обеспечению безопасности этого лица и надежной охраны перевозимых ценностей.
5.6 Ценности могут быть приняты под постоянную охрану старшим инспектором только в случаях тяжелой болезни, ранения или смерти сопровождающего эти ценности лица.
5.7 Под временную охрану ценности могут быть приняты только по личной просьбе сопровождающего их лица при его кратковременной отлучке из спецавтомашины, купе, каюты, салона самолета. При этой отлучке лицо, сопровождающее ценности, предъявляет их старшему инспектору в опечатанном бауле (спецчемодане). Старший инспектор проверяет целостность и четкость печатей на бандероли, пакете, и при отсутствии претензий, принимает ценности под временную охрану, расписавшись во внутренней ведомости сопровождающего ценности лица и сделав соответствующую запись в своей ведомости. При возвращении лица к своему месту оно принимает ценности в аналогичном порядке, расписываясь во внутренней описи старшего инспектора. Во всех иных, за исключением указанных в п.5.6 и 5.7, случаях группе запрещено принимать ценности под личную охрану, решая задачу надежной защиты именно лица, сопровождающего ценности.
5.8 Обеспечивая безопасность лица, сопровождающего ценности, группа вправе применять в установленных законом случаях оружие и спецсредства для защиты этого лица и перевозимых ценностей.
6. Охрана группой денежных средств и ценностей в случаях чрезвычайных происшествий в помещениях фирмы
6.1 При угрозах потери или порчи денежных средств и других ценностей при возникновении природных или техногенных аварий и катастроф, а также в случаях необходимости перемещения этих ценностей из одного помещения в другое, группа обеспечивает их охрану.
6.2 В этих случаях (кроме угрозы взрыва) вся группа охраны и постоянный резерв группы передаются в оперативное подчинение главного бухгалтера и действуют под его руководством, поддерживая связь с дежурным СБ.
6.3 Главный бухгалтер фирмы в этих случаях может отменить категорический запрет группе прикасаться к денежным купюрам, в том числе и неупакованным так, как считает необходимым.
6.4 При проведении операции по эвакуации денежных средств и других ценностей под руководством главного бухгалтера старший инспектор группы продолжает оставаться руководителем группы и ее резерва, обеспечивая в первоочередном порядке безопасность самих сотрудников бухгалтерии и сохранность ценностей, выделяя для этого необходимые силы и средства.
6.5 Начальник службы безопасности или его заместитель совместно с главным бухгалтером фирмы не реже одного раза в три года разрабатывают и представляют на утверждение Генеральному директору план экстренной эвакуации денежных средств и ценностей при наступлении указанных событий, который включает:
- состав группы по эвакуации и охране денежных средств и других ценностей в угрожаемый период;
- места для временного размещения эвакуируемых ценностей:
- перечень неснижаемого запаса необходимых средств, которые будут использованы для эвакуации и надежного хранения денежных средств, других ценностей и документации в угрожаемый период;
- перечень дополнительных мероприятий по обеспечению пожарной и другой безопасности помещений, в которых содержатся денежные средства, другие ценности и документация;
- порядок проведения не реже одного раза в полгода занятий и тренировок по эвакуации, с целью отработки взаимодействия и определения достаточности выделенных для этих целей сил и средств;
- другие необходимые мероприятия.
7. Хранение и уничтожение инкассационной документации
7.1 Копии накладных, препроводительных ведомостей хранящиеся в личном сейфе старшего инспектора группы, уничтожаются только после проведения очередной (плановой или внезапной) ревизии основной кассы фирмы и заключения ревизионной комиссии об отсутствии претензий к группе.
7.2 Копии накладных и препроводительных ведомостей уничтожаются комиссией в составе кассира, старшего инспектора и инспектора-сборщика с составлением Акта, в котором указываются номера, дата выдачи накладных и препроводительных ведомостей, названия подразделений, выдавших эти документы. Акт должен содержать указание на заключение ревизионной комиссии (ревизора) об отсутствии претензий к группе.
7.3 Копии накладных и препроводительных ведомостей являются конфиденциальными документами. Запрещается выносить их из помещений фирмы и знакомить с ними лиц, не имеющих прямого отношения к содержанию этих документов.
8. Контроль и ограничения при проведении инкассовых операций
8.1 Инструкция подлежит изучению и безусловному выполнению всеми сотрудниками, задействованными в обеспечении денежных операций фирмы. Не допускается необоснованное расширение круга лиц, знакомящихся с Инструкцией.
8.2 Контроль заточным и полным соблюдением требований Инструкции возлагается на начальника СБ, главного бухгалтера, инспекторский состав группы и руководителей инкассируемых подразделений. По всем случаям нарушения Инструкции сотрудники СБ проводят расследование, выводы и предложения из которого утверждаются Генеральным директором фирмы.
8.3 КАТЕГОРИЧЕСКИ ЗАПРЕЩАЕТСЯ:
- разглашать маршрут движения группы лицам, не задействованным в проведении инкассовых операций;
- разглашать размер перевозимых денежных средств или стоимость и наименование ценностей, а также сведения о лицах, сопровождаемых эти ценности;
- нахождение в спецавтомобиле посторонних лиц;
- имея при себе инкассируемые денежные средства, следовать пешком, попутным и общественным транспортом (за исключением случаев, связанных с выводом из строя спецавтомобиля, когда невозможно оставаться на месте);
- при проведении инкассационных операций посещать места, не включенные в маршрутную карту и схему операции;
- любому сотруднику группы выполнять какие-либо иные поручения любых должностных лиц и иным образом отвлекаться от доставки денежных средств и ценностей по назначению.
Источник: hr-portal.ru