В прошлом материале — Командировочные расходы: гарантии, компенсации, налогообложение мы рассмотрели какие расходы обязан работодатель возместить работнику, направленному в служебную командировку. Нормирование таких расходов, а также их налогообложение. Сейчас поговорим о документальном оформлении командировки.
Правильное оформление документов, является гарантией того, что впоследствии не придется столкнутся с претензиями со стороны налогового инспектора о правомерности принятия расходов, связанных с командировкой, к налоговому учету.
Приказ о направлении в служебную командировку
Основанием для приказа является служебное задание. Ранее, такое распоряжение составляли по унифицированной форме №Т-9 или Т-9а. С 2013 года можно использовать самостоятельно разработанные формы документов, а можно по прежнему использовать унифицированные формы, дополняя их по усмотрению графами для необходимых сведений.
В распоряжении указываются данные направляемого в командировку работника, его должность, место назначения, а также сведения, связанные со служебным заданием.
Командировочные расходы, солидарные поручители, учёт расходов ИП
Указывается длительность командировки, дата отправления транспортного средства – начало командировки, дата прибытия – последний день командировки.
Обратите внимание!
Командировка может оплачиваться не только отправляющей, но и принимающей стороной, с последующим распределением расходов между организациями.
Если в командировку направляется работник, который в другой организации работает по совместительству, работодатели организаций, в которых трудится такой работник, заключают между собой соглашение о направлении работника в служебную командировку.
Каждый из работодателей издает соответствующий приказ о направлении в командировку, указывая в соответствующем разделе источники, из которых будут возмещаться расходы, со ссылкой на соглашение сторон (работодателей).
Подписанный руководителем приказ предъявляется работнику для ознакомления. Работник должен подтвердить факт ознакомления с документом своей подписью.
На основании приказа составляется следующий документ.
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку скачать бланк
Командировочное удостоверение
Первый документ, который оформляется после решения руководителя о направлении работника в служебную командировку – командировочное удостоверение. В этом документе указывается дата отправления работника в командировку, а также дата прибытия на рабочее место.
На его основании организация включает в состав расходов суточные, выдаваемые работнику, в сумме исходя из количества дней пребывания в командировке. Также удостоверение является подтверждением факта пребывания работника в месте назначения, поскольку в нем ставятся соответствующие отметки, и наделяет командированного сотрудника соответствующими полномочиями. Помимо вышесказанного, это удостоверение применяют для учета и оплаты труда.
Документ заполняется отделом или работником, занимающийся кадрами, визируется руководителем и передается работнику. На обратной стороне удостоверения ставятся отметки о прибытии в организацию, куда направлен работник, а также отметка об убытии.
Командировочные расходы ИП
По возвращению на место работы заполненное удостоверение передается в бухгалтерию. Также работник передает авансовый отчет и прикладывает к нему «расходные» документы.
Служебное задание
На основании решения руководителя оставляется план командировок, откуда и берутся сведения для оформления служебного задания.
Для служебного задания всегда применялась унифицированная форма №Т-10а. В данном документе указывается конкретные цели и задачи, возлагаемые на командированного работника, а также впоследствии, на основании письменного отчета, отражаются результаты командировки.
Вернувшийся из командировки работник составляет письменный отчет, на основании которого заполняется графа 12 формы Т-10а. Также составляет авансовый отчет и передает его в бухгалтерию.
Авансовый отчет
Этот документ служит отчетом об израсходованных суммах, в данном случае, работником, находившимся в командировке.
Перед началом командировки, работнику выдаются денежные средства на предстоящие расходы под отчет. Основанием для выдачи таких средств служит приказ руководителя, с указанием лиц, которым можно выдавать денежные средства под отчет, указываются сроки, в течение которых, работники должны отчитаться по израсходованным суммам.
Теперь, для выдачи подотчетных средств, требуется получить заявление от работника. Командированному работнику средства могут быть выданы на основании командировочного удостоверения, либо на основании распоряжения руководителя.
Авансовый отчет составляют по унифицированной форме №АО-1. Эта форма состоит из двух сторон и заполняется в одном экземпляре.
При заполнении отчета, к каждой потраченной сумме, прикладываются подтверждающие документы, реквизиты которых вносятся в соответствующие графы на обратной стороне документа.
Остатки неизрасходованной суммы сдаются в бухгалтерию, с оформлением записи в авансовом отчете. Если работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, в документе указывается сумма перерасхода, которую возмещают работнику из кассы организации.
В таком порядке всем организациям следует оформлять документы, если работники направляются в командировку. Между тем, в деловой практике бывают разные ситуации. Как быть, если что-то пошло не по правилам?
Давайте рассмотрим, какие бывают случаи.
Если на командировочном удостоверении не проставлены отметки
Такое возникает часто. Например, сотрудник был командирован не в организацию, а ездил на переговоры с физическим лицом.
Ведь если налоговый инспектор при проверке обнаружит такой документ, то, вероятнее всего, что командировочные расходы исключат из налогооблагаемой базы и придется доплачивать налог на прибыль и пени и, возможно, штрафы.
Для того, чтобы принять расходы к учету по такому документу и не столкнуться с претензиями проверяющих, подготовьте следующие документы:
- Служебное распоряжение о направлении в командировку, с указанием соответствующих данных;
- Должным образом оформленное задание, с указанием цели командировки;
- Документы на проезд туда и обратно, с датой, совпадающей с той, которая указана в остальных документах;
- Отчет работника о результатах командировки;
- Документы из гостиницы, в которой проживал командированный работник, подтверждающие дату и сроки командировки.
Если работник направлен в заграничную командировку
С 2012 года функции налогового агента, в случае направления работника в заграничную командировку, сняты с работодателя. Работник, в случае продолжительной командировки за рубежом, свои доходы декларирует самостоятельно.
Расходы подтверждаются в обычном порядке. Если подтверждающие документы составлены на иностранном языке, должен быть оформлен простой построчный перевод. Суммы расходов, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли, соответствующим образом и учитываются возникающие курсовые разницы. Для подтверждения расходов на электронный билет, должен быть предоставлен соответствующий документ.
Если работник направлен в однодневную командировку
В таком случае суточные не выдаются работнику. Если организация выплачивает все таки суточные, то при проверке эту сумму засчитывают в доход работнику и соответственно, облагают налогом на доходы физических лиц. Поскольку суточные предназначены для покрытия личных расходов командированного сотрудника, законодательством установлено, что эти выплаты производятся только в тех случаях, когда длительность командировки составляет более 24 часов.
Остальные расходы: проезд работника «туда и обратно», проживание оплачиваются в обычном порядке. Также, за работником сохраняется средний заработок.
Если же работодатель выплатил суточные за однодневную командировку, то при проверке, во избежание доначисления налогов, можно привести следующий довод: поскольку работник направлен в командировку в интересах и по распоряжению руководителя, у работника, в данном случае, отсутствует экономическая выгода.
Если работнику возмещать питание вместо суточных
Хоть это и практикуется в некоторых организациях, действующее законодательство не предусматривает такую возможность. Поэтому, практика показывает, что и в этом случае, контролеры доначисляют НДФЛ, вменяя такое возмещение в доход работника. А поскольку возмещение питания законодательством также не предусмотрено, то и в налоговом учете эти суммы в расходы включать нельзя. Поэтому еще будет доначислен налог на прибыль.
Не нашли ответ на свой вопрос в данном материале? Командировка – разбираем неоднозначные ситуации. В данном материале собраны все, полученные нами, вопросы по данной теме. Если и там не найдете ответ — пишите нам. Мы вместе разберемся с вашей ситуацией.
Самые интересные случаи будут вынесены в отдельную тему.
Источник: paruscbp.ru
Как предпринимателю организовать командировку?
ИП может выплачивать суточные в командировке не только работникам, но и себе.
«Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для
выполнения служебного поручения вне места постоянной работы» (ст.166 ТК РФ). С таким же успехом по распоряжению
работодателя в командировку может быть направлен и сам ИП. И на тех же основаниях имеет право на компенсацию
расходов в виде суточных. Они входят в состав затрат и на общем режиме налогообложения, и на УСН.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным
договором или локальным нормативным актом(в ред. Федеральных законов от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от
30.06.2006 № 90-ФЗ).
Законом не предусмотрены ограничения по выплате суточных, необходимо только их размер закрепить в
положении о командировках и иметь подтверждения, что командировка напрямую связана с деятельностью ИП и
способствует получению прибыли. Кроме того, суточные не облагаются у ИП страховыми взносами, так поскольку эти
выплаты фиксированные (ч. 1 ст. 14 ФЗ от 24.07.09 № 212-ФЗ).
Таким образом, предприниматель, установив внутренним документом значительный размер суточных, может без
реальных затрат значительно скорректировать налоговую нагрузку как на общем режиме, так и на «упрощенке» с базой
«доходы минус расходы».
Плательщики страховых взносов — ИП (п. 2 ч. 1 ст. 5 ФЗ от 24.07.09 № 212-ФЗ ) уплачивают соответствующие страховые
взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации и фонды обязательного медицинского страхования в размере,
определяемом исходя из стоимости страхового года.
Оглавление
- Блог (7 602)
- Бухучет (491)
- бухучет в учреждениях (8)
- МСФО (84)
- договорное право (115)
- новости гражданского права (365)
- общая часть (59)
- особенная часть (4)
- международные правовые новости (980)
- формы документов (338)
- — декларации (47)
- — налоговые споры (133)
- — формы налоговых документов (436)
- виды налогов (46)
- налоговая проверка (550)
- налоговое планирование (763)
- новости налогообложения (3 124)
- ошибки налогоплательщика (196)
- перечни документов (6)
- расчет налоговой базы (17)
- судебные налоговые решения (640)
- унифицированные формы документов (20)
Источник: lawedication.com
prednalog.ru
ИП не может списать командировочные расходы на себя.
Июль 24th, 2013 
admin
ИП без работников едет в командировку. Вправе ли он уменьшить свои доходы на сумму расходов по найму жилого помещения и проезду к месту командировки общественным транспортом на основании пп.13 п.1 ст. 346.16 НК? Этот вопрос задал предприниматель, применяющий УСН с объектом «Доходы минус расходы». Минфин рассмотрел ситуацию в письме N 03-11-11/166 от 05.07.13 и вынес такое решение.
Действительно, налогоплательщики на «упрощенке» вправе уменьшить свои доходы на сумму командировочных расходов, а именно, сумму проезда к месту командировки и найма жилого помещения. Это правило следует из пп.13 п.1 ст. 346.16 НК.
Что такое служебная командировка? Ответ на этот вопрос дает Трудовой кодекс в статье 166. Т.е. это поездка работника (сотрудника компании) на определенный срок по распоряжению работодателя для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.
Относятся ли предприниматели к наемным работникам? По закону, нет. Они имеют статус индивидуального предпринимателя. К тому же, они не имеют работодателя, поскольку сами являются таковым, и не могут заключить с собой трудовой договор.
Из вышесказанного следует, что ИП не может сам себя отправить в командировку.
Таким образом, индивидуальный предприниматель (ИП) без работников не имеет права учитывать расходы на служебную командировку в виде компенсации за проживание и проезд к месту командировки в своих затратах для расчета «упрощенного налога», т.е. не может списать командировочные расходы «на себя».
Бесплатная книга
Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».
- Как списать расходы без первички (по поддельным документам).
- Командировочные расходы: что включать в себестоимость?
- Когда ИП может уменьшить «упрощенку» и ЕНВД на страховые взносы полностью.
- Работник вернулся из командировки в выходной день — как оплачивать командировочные
- Включается ли НДФЛ в расходы при применении УСН (доходы минус расходы)?
Опубликовано в рубрике Налоги, Предпринимательство 
Метки: предпринимательство, УСН
Источник: prednalog.ru