Работодатель должен оплатить не только проезд к месту командировки, но и другие расходы в дороге — при условии, что они согласованы. Эксперты сервиса путешествий Туту собрали список транспортных расходов, компенсация которых вызывает вопросы и у командированных, и у некоторых бухгалтеров, и рассказали о том, как вернуть деньги за каршеринг, бензин и другие услуги.
Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу
Оплата дороги до места командировки — забота компании. Речь не только о билете на самолёт, поезд или автобус из одного города в другой. В расходы на проезд к месту командировки входит дорога к аэропорту, станции или пристани — при условии, что они находятся за пределами населённого пункта.
Поездка на внутригородском транспорте компенсируется, если это предусмотрено коллективным договором или внутренним положением о командировках. В остальных случаях сотрудник на проезд по городу тратит суточные. Добираться можно на автобусе, маршрутке, поезде или судне. А технически подходит и метро с аэроэкспрессом.
Командировки и служебные поездки. Порядок оформления и оплаты
Многие предпочитают ехать в аэропорт на такси или арендованном авто — каршеринге. Организация может компенсировать сотруднику стоимость поездки — при условии, что эти траты экономически обоснованы и имеют документальное подтверждение.
Добираться на автобусе обычно доступнее, чем на такси, самолёте или поезде. А в некоторых направлениях — это единственный вид транспорта. Подтвердить такую поездку можно двумя способами: билетом и кассовым чеком. Если командированный их потерял, то есть возможность квитанции восстановить.
Проезд по городу во время командировки
Трудовой кодекс или Положение о служебных командировках напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки на городском транспорте во время командировки. Однако организация вправе прописать соответствующий пункт во внутреннем документе — регламенте о командировках или коллективном договоре.
Каршеринг в командировке
Каршеринг можно использовать в командировке и получить за него компенсацию, главное — подтвердить издержки документами. Согласно письму московских налоговиков, траты на аренду автомобиля стоит указывать в командировочных расходах. А подтвердить их можно квитанциями. Это: договор аренды автомобиля, чек об оплате аренды, скриншот с маршрутом поездки, служебная записка — с указанием стоимости, цели и маршрута поездки, авансовый отчёт.
Получить компенсацию за каршеринг можно до командировки: организация перечисляет деньги за услуги, а по приезде сотрудник отчитывается о расходах. Либо работник платит за каршеринг сам и получает возмещение после сдачи авансового отчёта.
Бензин и платная парковка для автомобиля
Законодательство не ограничивает напрямую компании в выборе транспорта для проезда к месту командировки. Работник может отправиться в командировку на служебном или личном автомобиле.
Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина и технического обслуживания автомобиля во время поездки. Для отчёта о расходах командированному необходимо сохранять чеки на топливо с автозаправок, а также чеки на обслуживание в автосервисах.
Командировки 2022: как оформить, оплатить, отчитаться
Постельное бельё и питание в поезде
Постельные принадлежности включены в список возмещаемых расходов по командировке. А вот дополнительное питание в поезде, которое не входит в стоимость билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане прикладывать к авансовому отчёту смысла нет.
Платный выбор места в салоне самолёта
В расходы на командировку включается стоимость дороги в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи, включая плату за смену места в самолете. Выбрать и оплатить конкретное сиденье в салоне можно на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо сдать вместе с авансовым отчётом.
Как удобно отчитаться за сами билеты
Для отчёта в бухгалтерии понадобятся: маршрутная квитанция, документ, подтверждающий оплату сервисного сбора (если он есть), а в случае оплаты банковской картой — электронный чек и посадочный талон, если летите самолётом.
Источник: www.sravni.ru
Деловая поездка ИП – это не командировка
Индивидуальный предприниматель на «доходно-расходной» УСН не вправе учитывать в базе по единому налогу свои затраты на служебные поездки. Деловую поездку ИП как командировку квалифицировать нельзя. Ведь он не считается работником. Работодателя, который направляет работников в командировки, у ИП тоже нет.
Трудовое законодательство для ИП
Специфика применения трудового законодательства для ИП в том, что оно применяется только в части прав и обязанностей, возникающих у них как у работодателей. Так сказано в письме Роструда от 27.02.2009 № 358-6-1. Поэтому ИП не вправе даже сам себе начислять и выплачивать заработную плату.
Это влияет и на учет отдельных видов расходов, предусмотренных ТК РФ в отношениях между работодателем и работником.
Состав расходов, которые вправе учесть упрощенец, работающий на «доходно-расходной» системе, определен в подпункте 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Здесь приведен полный закрытый перечень «упрощенных» расходов. Это означает, что расходы, не упомянутые в нем, нельзя учесть при расчете единого налога.
Расходы ИП на деловую поездку
ТК РФ в статье 166 дает определение командировки. Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Это определение из трудового законодательства и положено в основу разъяснения финансистов.
Перечень «упрощенных» расходов включает расходы на командировки, которые учитываются в том же порядке, что и по налогу на прибыль. К ним, в частности, относятся расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и наем жилого помещения.
Вместе с тем ИП, работающий в одиночку, не относится к категории работников. У него нет и работодателя, с которым он состоят в трудовых отношениях. Поэтому ИП, конечно, может совершать деловые поездки, но в командировку он направлен быть не может. Поэтому чиновники Минфина пришли к выводу, что ИП на УСН в качестве расходов на командировки не вправе учесть расходы в виде оплаты проезда, а также найма жилого помещения – самому себе.
Заметим, что такая позиция не нова (см. письма Минфина РФ от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 09.08.2013 № 03-11-11/167, от 05.07.2013 № 03-11-11/166).
Соответственно, не может ИП-упрощенец учесть и другие расходы, понесенные в деловой поездке, которые относятся к командировочным, но не в его случае:
- на суточные или полевое довольствие;
- на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, иные аналогичные платежи и сборы.
Подготовка кадров
Кроме того, для упрощенцев, работающих на доходно-расходной системе, в перечне расходов значатся расходы на проведение независимой оценки квалификации, подготовку и переподготовку кадров (подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Если место учебы находится в другой местности, работнику выплачивают командировочные по стандартной схеме (статья 187 ТК РФ).
Так вот, из-за того, что ИП не относится к категории работников, чиновники Минфина запрещают учет для целей УСН и расходов предпринимателя не только на деловую поездку, но и на оплату своего обучения и проезда до места учебы. Об этом говорится, в частности, в письмах от 09.08.2013 № 03-11-11/167, от 24.07.2013 № 03-11-09/29377.
Эксперт по налогообложению Б.Л.Сваин
Письмо Министерства финансов РФ
№ 03-11-11/62269 от 16.08.2019
Департамент налоговой и таможенной политики, рассмотрев обращение от 29.07.2019 по вопросу применения упрощенной системы налогообложения, сообщает.
В соответствии с подпунктом 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, при определении объекта налогообложения уменьшают полученные доходы на расходы на командировки, в частности, на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и наем жилого помещения.
При этом согласно статье 166 Трудового кодекса Российской Федерации под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Физические лица, зарегистрированные в установленном порядке в качестве индивидуальных предпринимателей и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, не относятся к категории работников.
Кроме того, у таких физических лиц отсутствует работодатель, с которым они состоят в трудовых отношениях.
Следовательно, индивидуальный предприниматель не может быть направлен в командировку.
Исходя из этого индивидуальный предприниматель не вправе учесть в составе расходов при определении объекта налогообложения по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, в качестве расходов на командировки произведенные расходы в виде оплаты самому себе проезда, а также найма жилого помещения.
Одновременно сообщается, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
Источник: www.berator.ru
Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно
Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись. Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях.
При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам. С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.
Что признается служебной командировкой
Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации. Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:
- поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
- поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
- поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.
Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры. Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой. Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:
- Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
- беременные женщины;
- работники в возрасте до 18 лет.
- Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
- женщины, имеющие детей до трех лет;
- работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.
Документальное оформление служебной командировки
Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы. Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках. Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.
1. Служебное задание
С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.
Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией. Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок. Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.
Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.
Скачать Образец служебного задания для направления в командировку (с 08.01.2015 заполнение не обязательно)
2. Приказ о направлении сотрудника в служебную командировку
Основанием для служебной командировки сотрудника является распоряжение работодателя, которое, как правило, оформляется приказом. Приказ о направлении работника в командировку может составляться как по унифицированной форме № Т-9 (№ Т-9а для нескольких работников), так и по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем. В приказе указывается:
- реквизиты работодателя;
- ФИО, должность работника, структурное подразделение;
- место назначения;
- срок командировки;
- цель командировки.
Помимо этой информации, в унифицированной форме приказа предусмотрено заполнение основания составления приказа. Если работодатель составляет служебное задание на командировку, то в качестве основания приказа указывается соответствующее служебное задание. Если же служебное задание не составляется, то в качестве основания можно указать, например, реквизиты договора с контрагентом, предусматривающего выезд работника на территорию контрагента, или реквизиты приказа руководителя о проведении рабочего совещания с руководителями обособленных подразделений и т.д.
3. Подтверждение фактического срока пребывания в командировке
До изменений в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, вступивших в силу 8 января 2015 года, документом, подтверждающим фактический срок нахождения сотрудника в командировке, было командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение сотрудник представлял по возвращении из командировки с проставленными отметками о времени прибытия в пункты назначения и убытия из них.
Теперь оформлять командировочное удостоверение не требуется, а фактический срок нахождения сотрудника в командировке подтверждают (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки):
- проездные документы (авиа-, ж/д- билеты и т.д.), или
- служебная записка с приложенными оправдательными документами (путевой лист, кассовые чеки, квитанции и т.д.) – в случае проезда на личном транспорте.
Срок служебной командировки рассчитывается как период со дня выезда сотрудника в командировку по день приезда их нее. При этом днем выезда является день отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и т.д.) от места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – день прибытия транспортного средства. День отъезда в командировку (прибытия из командировки) определяется по времени отправления транспортного средства: до 24:00 часов включительно – текущие сутки, а после 00:00 часов – следующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
Работник едет в командировку на поезде, который отправляется 25 февраля в 23:58. В этом случае первым днем командировки будет 25 февраля, то есть за весь этот день (полный) работнику полагается выплата суточных.
! Обратите внимание: Если место отправления транспортного средства (аэропорт, станция, пристань) находится за пределами населенного пункта, где расположена командирующая организация, то для определения срока служебной командировки, необходимо также учесть время, которое требуется сотруднику, чтобы добраться до аэропорта, станции или пристани (абз. 3 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
Работник отправляется в командировку на самолете, который вылетает 5 марта в 00:30, при этом аэропорт находится за пределами населенного пункта, в котором расположена командирующая организация (место постоянной работы сотрудника). Чтобы добраться до аэропорта, сотрудник выезжает 4 марта в 23:00. В данном случае днем начала командировки является 4 марта, даже несмотря на то, что в билете указана дата 5 марта.
4. Продление срока служебной командировки
В некоторых случаях может возникнуть необходимость продлить первоначально установленный срок служебной командировки. Процедура продления срока командировки законодательно не регламентирована, поэтому работодатели могут самостоятельно ее разработать и закрепить в локальном акте о командировках. В общем случае продление срока служебной командировки включает в себя следующие действия:
- Запрос согласия на продление срока командировки у сотрудников, которые могут быть направлены в служебные командировки только с их письменного согласия;
- Издание приказа о продлении срока служебной командировки (в произвольной форме) с указанием причины такого продления и новой даты окончания командировки;
- Перечисление работнику денежных средств на оплату дополнительных командировочных расходов, связанных с увеличением срока командировки;
- Уведомление работника о продлении срока служебной командировки (например, направление скана приказа о продлении командировки по электронной почте).
5. Отражение служебных командировок в табеле учета рабочего времени
В табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, в том числе и тех, кто направлен в служебные командировки. На основании приказа о направлении в служебную командировку дни командировки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Продолжительность отработанного времени в дни командировки не указывается.
! Обратите внимание: Если дни командировки приходятся на выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле учета рабочего времени такие дни должны отмечаться кодом «РВ» или «03» (Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1). Либо указываются два кода «РВ» и «К» или «06» и «03» (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291).
Главное, чтобы данные табеля учета рабочего времени позволяли правильно рассчитать оплату труда командированного сотрудника: выплаты за рабочие дни командировки в размере среднего заработка (ст. 167 ТК РФ), а также оплата труда в выходной или нерабочий праздничный день за соответствующие дни командировки (ст. 153 ТК РФ).
6. Ведение журнала учета командированных сотрудников
Работодатели должны вести учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, в специальном журнале. Форма журнала и Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н в соответствии с п. 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. До тех пор пока такие журналы официально не отменены (как, например, командировочное удостоверение), лучше не пренебрегать их ведением, поскольку при проверке Трудовой инспекцией отсутствие журнала регистрации командированных сотрудников может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
7. Отчет о выполненном в служебной командировке задании
Как уже говорилось в этой статье, с 8 января 2015 года оформлять служебное задание и отчет о его выполнении не обязательно. Однако отсутствие необходимости представлять письменный отчет о выполненном в командировке задании не освобождает работника от выполнения своих трудовых обязанностей в период командировки. Поэтому за работодателем сохраняется право:
- требовать от работника выполнения в командировке служебного поручения;
- требовать представления результатов выполненной работы, если это предусмотрено служебным поручением. Например, если сотрудник головной организации командирован в обособленное подразделение для проведения процедур внутреннего контроля, то работодатель вправе требовать от него предоставления результатов такого контроля;
- привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей.
Кроме того, работодатель может предусмотреть оформление отчета о выполненном в командировке задании в локальном акте о командировках, а также самостоятельно разработать форму такого отчета.
С внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации») с 2015 года процедура документального оформления служебных командировок в большей степени регламентируется самим работодателем. Указанные изменения заметно упростили оформление командировок, но, вместе с тем, поставили работодателя перед непростым выбором: какие документы действительно необходимы при оформлении командировок, а без каких вполне можно обойтись? С ответом на этот вопрос Вы, наверняка, уже определились, прочитав статью. А в следующей статье рассмотрим, какие выплаты положены командированному сотруднику и какие расходы можно отнести к «командировочным». Не пропустите!
Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!
Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ
- Кодекс об административных правонарушениях РФ
- Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
- Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
- Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1
- Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291
Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Полезные сайты
Источник: buh-aktiv.ru