Процедура предоставления отпусков регулируется ТК РФ, и кадровой службе аптеки следует четко ее выполнять. Мы подготовили алгоритм предоставления ежегодного отпуска, который поможет избежать типичных ошибок.
1. Направляем извещение о начале отпуска или получаем заявление работника
Сотрудник не менее чем за две недели до начала отпуска должен получить извещение об этом, в противном случае работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для работника время (ст. 123, 124 ТК РФ). Форма данного извещения законодательно не установлена, поэтому работодателю нужно разработать ее самостоятельно. Рекомендуем включить в нее следующую информацию: наименование организации, исходящий номер и дату регистрации документа, должность, фамилию и инициалы работника, наименование структурного подразделения, основную часть со сведениями об отпуске, подпись работодателя, поле для письменного ознакомления работника.
Как оформить отпуск: новые правила и инструкция в 1С
Если в отпуск идет много работников, их можно уведомлять не отдельными документами, а одним, всех вместе.
Обратите внимание, что в любом случае, когда работник использует отпуск по графику, ему нужно отправить извещение. Отсутствие последнего может повлечь привлечение работодателя к ответственности по ст. 5. 27 КоАП РФ. Впрочем, есть ситуации-исключения, в частности, когда работник:
- был принят позже даты утверждения графика отпусков
- имеет право на предоставление отпуска в удобное для него время
- по какой-либо причине не смог или не сможет пойти в отпуск по графику, и руководство аптеки согласно предоставить
- ему отпуск вне графика.
В некоторых небольших аптеках утверждается график отпусков, как того требует закон, но фактически работники отдыхают тогда, когда им удобно, договариваясь с руководством. В этом случае без заявления работника на предоставление отпуска не обойтись.
Форма заявления также законом не предусмотрена, поэтому, получая документ от работника, следует проверить в нем наличие всех необходимых реквизитов. В заявлении нужно указать наименование работодателя, должность, фамилию и инициалы руководителя, фамилию и инициалы работника, должность работника, наименование структурного подразделения.
В тексте заявления работнику нужно указать, какой вид отпуска он просит предоставить, дату начала отпуска, какое количество дней отпуска он хочет использовать. Заявление должно быть подписано работником и датировано. На заявлении работодатель проставляет визу о согласовании предоставления работнику отпуска.
Заявление о предоставлении ежегодного отпуска нужно подавать заранее, чтобы руководитель успел найти работнику замену на время отпуска. Сроки его подачи лучше закрепить в локальном нормативном акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка, чтобы избежать споров.
Также нужно учитывать тот момент, что оплата отпускных должна быть произведена не позднее, чем за три полных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). За нарушение данного правила работодателю придется выплатить работнику денежную компенсацию (ст. 236 ТК РФ).
Ролик «Оформление отпуска в 1С:Зарплата и управление персоналом»
2. Проверяем, положен ли отпуск работнику
Чтобы определиться, имеет ли право работник на ежегодный отпуск, сотруднику отдела кадров нужно собрать и проанализировать количество дней отпуска, положенное для данной категории работников, учитывая стаж в организации и количество дней отпуска, которое уже использовано. Также нужно уточнить, полагается ли работнику удлиненный ежегодный или дополнительный отпуск.
Стаж, который дает право на получение ежегодного основного оплачиваемого отпуска, считается с первого дня работы.
Обратите внимание, что не все периоды, когда работник числился в аптеке, можно включить в стаж для отпуска (ст. 121 ТК РФ).
Извещения о начале отпуска и заявления о его предоставлении рекомендуем регистрировать в специальном журнале, чтобы избежать споров
В стаж работы включаются:
- время работы в аптеке
- время, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы (период ежегодного оплачиваемого отпуска, временной нетрудоспособности, нерабочие праздничные, выходные и другие дни отдыха)
- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на работе
- период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине
- время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
В стаж работы не включаются:
- время отсутствия на работе без уважительных причин
- время отпусков по уходу за ребенком
- время отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
В стаж для дополнительного ежегодного отпуска за работу во вредных условиях труда включается только фактически отработанное в таких условиях время, даже если занятость менее 0,5 ставки (ч. 3 ст. 121 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).
Законом не определен механизм расчета стажа, в связи с этим рекомендуем руководствоваться Инструкцией, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975
№ 273/П-20 (в части, не противоречащей ТК РФ). Отпуск полной продолжительности нужно предоставлять работнику, если он в рабочем году фактически проработал во вредных условиях минимум 11 месяцев, а если меньше – пропорционально отработанному времени (Письмо Минтруда России от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).
При расчете стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск за вредные условия труда, необходимо подсчитать количество дней, в которые работник фактически отработал во вредных условиях. Далее следует определить количество полных месяцев работы во вредных условиях труда. Для этого необходимо суммарное количество дней такой работы в течение года разделить на среднемесячное количество рабочих дней (Письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).
Работнику на неполной ставке отпуск за вредность также нужно предоставлять за фактически отработанное во вредных условиях время. Но в данном случае отработанные работником во вредных условиях часы нужно сначала перевести в рабочие дни по графику на полной ставке.
Обращаем внимание, что правило, по которому до целого дня нужно округлять, если работник работает более 0,5 дня, а до 0 – если менее 0,5 дня, признано недействующим (Решение Верховного Суда РФ от 26.01.2017 № АКПИ16-1035).
Для упрощения процесса получения заявлений об отпуске и снижения количества ошибок можно разработать бланк заявления для заполнения работниками
3. Оформляем приказ о предоставлении отпуска
Если препятствий для использования работником отпуска нет, можно издавать приказ. Чаще всего он составляется по унифицированной форме № Т-6, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», но работодатель вправе разработать и свою форму. Работник знакомится с приказом под роспись.
4. Оформляем записку-расчет
Для расчета причитающихся работнику других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска нужно оформить записку-расчет. Она составляется по унифицированной форме № Т-6, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 или по форме организации. Данный документ необходимо передать в бухгалтерию для расчета отпускных и выплаты их работнику.
5. Вносим сведения в личную карточку работника
После оформления приказа кадровой службе необходимо внести данные об отпуске в личную карточку работника (если карточка ведется) по унифицированной форме № Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 или по форме организации.
6. Учитываем дни отпуска в табеле учета рабочего времени
Работодатель ведет табель учета рабочего времени по форме Т-12, Т-13 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1) или по форме, утвержденной в организации. В табеле учета рабочего времени в обязательном порядке учитываются и дни ежегодного оплачиваемого отпуска. Дни, когда работник находится в отпуске, необходимо обозначать кодом «ОТ» или «09».
7. Вносим сведения в график отпусков
По мере использования работниками отпусков в соответствующий график вносятся сведения о фактическом использовании отпуска. Иногда возникает необходимость внесения изменений, например, если работник просит перенести его ежегодный оплачиваемый отпуск на другое время, и работодатель на это согласен. Также вносятся изменения при продлении работнику отпуска (например, в связи с наступившей в отпускной период нетрудоспособностью) или в связи с отзывом работника из отпуска.
Источник: rosapteki.ru
Оформление отпуска работника
Оформление заявления работника на ежегодный оплачиваемый отпуск
Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск работнику нужно оформлять в редких случаях. В частности, когда за отпуском обратился работник, который имеет право пойти в него в удобное для него время. Например, работник, у которого трое и более детей в возрасте до 18 лет, младший из которых не достиг 14 лет.
Форма заявления произвольная, так как нормативно утвержденной нет. Проверьте, чтобы работник указал в таком заявлении, в частности: свои Ф.И.О., должность, дату начала и количество дней отпуска, текущую дату, поставил свою подпись.
- Что такое отпуск.
- Что такое график отпусков.
- Заявления работника на ежегодный отпуск.
В каких случаях работнику нужно подавать заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск
Случаев, когда работнику нужно подавать заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск, немного. Это требуется, в частности:
- когда ежегодный отпуск был перенесен, например, по просьбе работника из-за того, что вы не соблюли срок выплаты отпускных, но конкретные даты переносимого отпуска неизвестны;
- когда в отпуск хочет пойти вновь принятый работник, чей отпуск не включен в график отпусков (он был утвержден раньше и в него еще не внесены соответствующие дополнения). Это относится как к тем работникам, кто вправе уйти в такой отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы (например, усыновитель ребенка в возрасте до трех месяцев), так и к тем, у кого такого права нет, но вы сами согласны отпустить его в отпуск ранее шести месяцев работы. Это следует из ч. 2, 3 ст. 122 ТК РФ;
- когда работник, который имеет право на отпуск в удобное для него время, хочет взять его не в соответствии с периодом, который зафиксирован в графике отпусков (например, работница, которая хочет пойти в ежегодный отпуск перед декретом, непосредственно после него) (ч. 4 ст. 123, ст. 260 ТК РФ).
Нужно ли просить работника написать заявление на ежегодный отпуск по графику отпусков
- Нет, не нужно.
- Если дата начала и продолжительность отпуска соответствуют отраженным в графике отпусков, то заявление не требуется; работник пойдет в отпуск по графику, ведь он обязателен и для него, и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
За какой срок подается (пишется) заявление на ежегодный отпуск работником
Срок подачи (написания) работником заявления на ежегодный отпуск законом не установлен. Более того, само заявление на ежегодный отпуск по закону не обязательно, может требоваться лишь в редких случаях (об этом уже говорили ранее).
Но если данные случаи возникают, вы можете порекомендовать работникам подавать заявления в такой срок, чтобы вы успели вовремя выплатить отпускные. Срок выплаты — минимум за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.05.2020 №ПГ/20884-6-1). Например, это могут быть неделя, десять дней.
По мнению специалистов Роструда, заявление на отпуск вне графика отпусков работник должен подать заблаговременно, например не позднее чем за три дня до начала отпуска. Это обусловлено необходимостью оплаты работодателем отпуска не позднее чем за три дня до его начала.
По мнению Минтруда России, вы вправе установить разумный срок, в который работник с правом на отпуск в удобное время должен подать заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск. Это позволит вам обеспечить своевременную оплату отпуска и избежать нарушения трудового законодательства. При этом период отпуска, конкретную дату его начала определяет работник (Письма от 27.02.2020 №14-2/ООГ-1439, от 31.10.2019 №14-2/ООГ-8456).
Но учтите, даже если работник попросит об отпуске без учета такого срока, вы не вправе ему отказать в нем, иначе есть риск привлечения к административной ответственности.
Обязан ли работник писать заявление на ежегодный отпуск за две недели
- Нет, не обязан.
- Как мы уже отмечали выше, законом не установлен срок, за который работник должен подать заявление на ежегодный отпуск, а также, в общем случае, и обязанность подавать такое заявление. В то же время он вправе подать такое заявление за две недели сам или по вашей просьбе. Это в том числе в его интересах. Так, если он относится к категории работников, которые вправе уйти в ежегодный отпуск в удобное для них время на основании ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ, то в этом случае вы успеете выплатить ему отпускные вовремя, в установленный срок — не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
Как работнику составить заявление на ежегодный отпуск
Заявление на ежегодный отпуск работник может составить в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет.
Проверьте, чтобы в таком заявлении были указаны, в частности: Ф.И.О. и должность работника, структурное подразделение (при наличии), дата начала отпуска и количество дней, вид ежегодного отпуска (основной или дополнительный оплачиваемый). Также проверьте, чтобы работник поставил на заявлении свою подпись и текущую дату.
Как говорили ранее, такое заявление работник пишет, например, если отпуск не включен в график (например, у вновь принятого работника) или, например, отпуск в графике есть, но его перенесли, а новые даты не определили.
Напомним, что работник может написать заявление на ежегодный отпуск как от руки, так и напечатать его на компьютере.
Может ли работник направить заявление на ежегодный отпуск в электронном виде (по электронной почте)
Да, если это дистанционный работник, то он может направить заявление на ежегодный отпуск по электронной почте с учетом ч. 2, 6 ст. 312.3 ТК РФ. В остальных случаях, когда от работника нужно заявление на отпуск, советуем получить его оригинал на бумажном носителе. Иначе вам может быть в том числе трудно подтвердить, что заявление вам направил конкретный работник.
Какой срок хранения в организации заявления работника на ежегодный отпуск
Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск храните пять лет, а по работнику с вредными и (или) опасными условиями труда, а также если включили заявление в состав личного дела работника — 50 (если оно оформлено после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлено до 01.01.2003). Срок исчисляйте с первого января, следующего за годом, в котором заявление было закончено делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст.
21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. «б», примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 №236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 №237).
Включать заявления работников на ежегодный отпуск в их личное дело или нет, вы вправе определить сами в локальном нормативном акте с учетом ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ.
Как работнику отозвать заявление о предоставлении ежегодного отпуска
Порядок отзыва работником заявления о предоставлении ежегодного отпуска законом не определен. Полагаем, что работник может обратиться к вам с заявлением об отзыве ранее поданного заявления на отпуск. По закону оно не нужно, но можно оформить при необходимости, чтобы избежать споров и путаницы с периодом предоставления ежегодного отпуска. Форма такого заявления произвольная, нормативно утвержденной нет. В заявлении работник обычно указывает, в частности: свои Ф.И.О. и должность, причину отзыва заявления, дату подачи заявления и подпись.
Не советуем отказывать работнику в отзыве его заявления на ежегодный отпуск, если такой отпуск он может использовать в любое удобное время без вашего согласия. Например, работнику с тремя детьми в возрасте до 18 лет, младший из которых не достиг 14 лет (ч. 4 ст. 123, ст. 262.2 ТК РФ).
Увидели опечатку? Выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter
Подпишитесь на соцсети
Публикуем обзор статьи, как только она выходит. Отдельно информируем о важных изменениях закона.
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи пару раз в месяц. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Поделиться с друзьями
Источник: suvorov.legal
Как правильно оформить отпуск сотруднику
Для каждого человека, отпуск – самая ожидаемая и радостная пора. А для бухгалтерии организаций и предприятий, отпуск персонала – это дополнительная нагрузка по оформлению, правильному начислению и своевременной выдаче отпускных.
Процесс работы с отпускными для бухгалтеров является довольно трудоемким и не простым делом, ведь важно не только верно рассчитать их, согласно специально разработанным алгоритмам, но и правильно документально оформить уход сотрудника в отпуск.
А ведь, как известно, отпуск отпуску – рознь. Даже обычный стандартный отпуск по графику, имеет несколько подвидов, не говоря уж о том, что существуют и другие виды отпусков. Но – обо всем по порядку.
Типы отпусков
Как хорошо знают кадровые работники и сотрудники бухгалтерских отделов, существует всего три вида законодательно определенных отпусков:
- Ежегодный отпуск с начислением отпускных – основной и самый распространенный способ отдыха сотрудников;
- Внеочередные отпуска, также оплачиваемые – они, как и основной отпуск, могут в некоторых случаях предоставляться работникам ежегодно. Кому, при каких условиях и почему положены такие отпуска, подробно описано в Трудовом кодексе РФ;
- Еще один, всем известный, но значительно реже встречающийся отпуск — без сохранения з/п. Воспользоваться правом на такой отпуск можно как в добровольном порядке, так и при некоторых вынуждающих обстоятельствах.
Плановый отпуск сотрудника: стаж на предприятии менее полугода
Прежде чем рассказать о том, как правильно оформить отпускные документы на отпуск работника, рассмотрим, кто имеет на него право.
В первую очередь, на плановый отпуск с выплатой соответствующих отпускных имеет право тот сотрудник, который проработал в данной компании не меньше, чем полгода.
Но существует ряд исключений. К ним относятся лица, проработавшие на предприятии меньший период, но уже имеющие законное право на отпуск. В частности, это:
- женщины, ожидающие рождения ребенка;
- несовершеннолетние, то есть те, кому не исполнилось 18 лет;
- усыновители младенцев в возрасте до 3 месяцев;
- персонал вредных производств;
- работники, трудящиеся в опасных условиях.
Также компания, по просьбе работника и при достижении соответствующей взаимной договоренности, может отпустить его в плановый отпуск, даже если он проработал в ней менее 6 месяцев.
Оформляем отпуск: действуем по порядку
- График отпусков. Если работник, проработал в организации больше одного года, по закону, для него нет никаких ограничений для ухода в плановый отпуск. Для того, чтобы соблюсти данное право всех сотрудников, во многих компаниях заранее прописывается главный регламентирующий документ — график отпусков.
Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года.
При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись.
Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.
- Извещение о предоставлении отпуска. Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись. В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.
Документы как основание для отпуска
В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:
- заявление, составленное им в произвольной форме; Открыть образец заявления на ежегодный отпуск в JPGСкачать образец заявления на ежегодный отпуск в DOC
- распоряжение либо приказ на предоставление отпуска со стороны руководства предприятия.
Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника.
Расчет отпускных
Для расчета отпускных существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней. Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.)
Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска
Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.
Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.
Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован.
Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.
Отзыв сотрудника из отпуска
Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно отозвать сотрудника из отпуска. Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого.
При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.
Компенсация вместо отдыха
В некоторых случаях, по просьбе сотрудника, часть отпуска можно заменить денежной выплатой. Например, это можно сделать тогда, когда сверх установленных законом 28 дней, ему полагается дополнительный отпуск.
Исключения здесь существуют только для беременных женщин, тех, кому нет 18 лет и людей, занятых на вредных производствах – им по закону такая замена запрещена.
Тоже отпуск, но без сохранения з/п
Такие ситуации, когда работник предприятия по каким-то личным мотивам вынужден уйти в во внеочередной отпуск без сохранения зарплаты встречаются нередко. Что ему для этого нужно? Всего лишь составить заявление с аргументированной просьбой о дополнительном отпуске.
Закон не устанавливает четких временных рамок подобных отпусков, поэтому срок отпуска оговаривается руководством организации с каждым конкретным человеком персонально.
При этом следует помнить о том, что работодатель может как пойти навстречу сотруднику, так и отказать ему.
Исключения, т. е. те категории работников, кому нельзя отказывать в праве во внеочередной отпуск:
- люди с ограниченными возможностями, инвалиды;
- пенсионеры по возрасту;
- участники Wow;
- сотрудники с уважительными причинами, такими как рождение ребенка, вступление в брак, утрата близких людей и т.п.;
- супруги и родители тех военнослужащих, которые погибли при исполнении обязанностей.
Эти и еще некоторые другие случаи по ТК РФ, являются причинами, не позволяющими руководству компаний отказывать в предоставлении дополнительных отпусков.
Как видно из всего вышесказанного, сроки и порядок предоставления и оформления отпусков происходят в разных ситуациях по-разному. Это зависит не только от внутренних правил предприятия, но и от многих внешних обстоятельств.
Источник: docbusiness.ru