Термин «первичные документы» служит обозначением для подтверждения состоявшихся сделок налогоплательщиков, и он хорошо известен специалистам различного профиля. Первичные документы могут быть бухгалтерскими и налоговыми, подтверждая расходы, вычеты, льготы и т.п.
Основное назначение — подтверждать события и хозяйственные бизнес-операции по продаже товаров, приобретению материалов, оказанию клиентских услуг и выплате заработной платы. Здесь будет уместно рассмотреть более узкое понятие под названием «первичный учётный документ», которое приводится в ст. 9 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте».
Оформление происходит в процессе или по окончании завершения любой хозяйственной операции. Особое внимание заполнению следует уделить покупателям, поскольку составление, как правило, осуществляется поставщиками. В основе лежат требования законодательства. Это необходимо для того, чтобы правильно отражать расходы, подтверждать их и корректно рассчитывать налоговую базу.
Базой для соблюдения стандарта является закон № 402. Начиная с 2013 года, формы допускается разрабатывать самостоятельно. Они должны быть отражены в политике фирмы.
Как ИП оформлять договоры, счета, акты, накладные и другие первичные документы
Особенности работы и оформления бухгалтерской документации
- названия и типа;
- даты создания;
- наименования предприятия или ИП/ООО;
- содержания бланка;
- показателей в натуральном и финансовом эквиваленте;
- данных лица, ответственного за процесс;
- подписей каждой из сторон.
Подобные данные служат основанием для отражения сведений в регистрах и обработки первичных документов в бухгалтерском учёте, согласно ст. 9 п. 3 ФЗ 402. Возможно использование форм, согласно стандартам, а также специальных форм, которые разрабатываются предприятиями.
Правила оформления первичной документации подразумевают не только физические форматы. Допускается электронная подпись (ЭП) двух сторон. Одностороннее заверение не допускается, иначе документ не имеет юридической силы.
Правила хранения
Стандартный срок хранения информации по учёту не может быть менее 5 лет. В наше время гораздо удобнее хранить её в электронном виде, заверять подписью и производить первичный анализ бухгалтерских документов. Так проще отслеживать информацию и вести поиск по заранее заданным параметрам.
Если бланк сохранён ненадлежащим образом или отсутствует, учёт расходов по нему или вычет НДС невозможен. Компания рискует получить штраф в размере 10–30 тысяч рублей и в более значительном размере, вплоть до привлечения руководителя и работников предприятия к административной ответственности. Возможно доначисление налога от ФНС и доплат не менее 2000 рублей за каждую единицу.
При утере создаётся специальная внутренняя комиссия для расследования причин утери. Если потребуется восстановление, привлекаются представители государственных органов, создаётся акт, оправляются письма и запросы. В случае безвозвратной утери допускается восстановление. Отправляется запрос контрагентам письменном виде, организациям по обслуживанию, банкам, в ИФНС, ПФР и ФСС.
Вкратце о первичных документах: договор, счет-фактура, товарная накладная, акт, платежный документ
Разделение по стадиям бизнеса
Следует отметить различия в составе, согласно стадиям бизнеса. Всё зависит от типа операции. Таким образом, здесь можно выделить сделки, которые проводятся в 3 этапа. Рассмотрим каждый из них более подробно.
Первая стадия включает в себя составление договора. В результате выставляется счёт с указанием корректной суммы. Его потребуется оплатить, пока он остаётся действительным.
Вторая стадия включает оплату в рамках события. В этом случает для подтверждения используются:
- наличные расчёты, которым соответствуют кассовые чеки, квитанции к приходным ордерам и бланки строгой отчётности. Способ редко применяется в организациях в силу ограничения кассовых расчётов в размере 100 тысяч рублей. Выдача денег наличными осуществляется в форме аванса или подотчётных средств;
- электронные расчёты, которые включают эквайринг системы платежей, или для перечисления с р/с по выписке с банковского счёта.
Третья стадия основана на непосредственном получении продукции. Если товар получен, а услуга оказана покупателю, этот факт требует подтверждения. Продавец, в свою очередь, должен подтвердить факт оплаты. Если в ФНС не представлено подтверждение, то затраченные средства не учитываются в расходах. Для получения подтверждения следует предоставить:
- накладные по товарам;
- чеки на приобретаемую продукцию;
- акты на выполняемые работы и предоставляемые услуги.
Таким образом, каждой фазе бизнес-операции соответствует свой набор документов.
Состав первичной документации в бухгалтерии
Согласно приказу Минфина России, N 62н утверждён ФСБУ 27/2021, который содержит полные требования. Действует в отношении всех экономических субъектов, за исключением бюджетных организаций. В рамках стандарта можно ознакомиться с правилами по оформлению первичной документации и регистров бухучёта.
Несмотря на то, что сделки в различных компаниях имеют существенные различия, используется стандартный перечень документов. В основном, присутствуют наиболее известные разновидности:
- договоры;
- счета для оплаты;
- платежи;
- накладные на товары;
- акты, взаимосвязанные с работами или услугами;
- счета-фактуры.
Этот список далеко не полный и не окончательный. Многое зависит от разновидностей операций и принятых особенностей. Состав может существенно варьироваться, и здесь приведены только основной перечень.
Как формируется документация
Порядок оформления первичных документов в бухгалтерском учёте, отражённый в ФЗ о «Бухгалтерском учёте» и самостоятельно составленный, предусмотрен в специальной политике. Формы бланков после разработки и принятия могут постепенно обновляться или дополняться, поскольку не являются статичными.
Значимую роль играет момент даты подписания лицом, совершающим сделку или операцию, либо оформившим событие. За это отвечает сторона поставщика в момент совершения хозяйственной деятельности или позже. Данные отражаются на бумажных и на физических носителях с простановкой ЭП.
Не менее важно понятие оправдательного документа, в котором отражено сообщение относительно факта с включением реквизитов. Здесь можно выделить фиксацию гражданско-правовых отношений субъекта экономики с сотрудниками, контрагентами, госорганами или при управлении экономическими подразделениями.
Оправдательный формат отличается следующими особенностями:
- не направлены на формирование фактов хозяйственной жизни и в них нет строгих реквизитов;
- идентификация не содержит информацию для проведения учёта;
- не предназначены для первичного учёта, но содержат необходимые реквизиты.
Получается, что по отношению к оформлению действуют общепринятые стандарты.
Ошибки и внесение правок
Важно не просто хранить финансовые данные, а править при появлении необходимости, согласно инструкции. Современные требования по внесению правок с обработкой первичных документов представлены в ФСБУ 27/2021, вступающих в силу с 2022 года. Исправления могут вносить исключительно лица, которые несут ответственность за ведение регистров. Существуют определённые правила:
Процедура внесения исправлений возможна, но подчиняется строгому регламенту.
Требования к документам на электронных носителях
Согласно законодательству, электронный формат равносилен содержащемуся на бумаге, о чём сообщается в ФНС РФ от №Д-4-3/1984. Помимо важных реквизитов, очень важна дата, определяющая расходный период налогообложения. Визирование ЭП проводится после составления бумажного варианта. При помощи автоматизации в 1С процесс хранения и передачи значительно сокращается, как временные и денежные затраты.
Ознакомиться с главным требованием по ведению и защите можно в ст. 248, 252, 313 и 314 НК РФ. Хранение происходит в папках, которые защищены паролями. Доступ к ним получает исключительно руководящий состав. Все правки требуют составления отчётности. Согласно пп.
8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязанностью организации является хранение в течение 4 лет после передачи отчётности в ФНС.
По завершении используются простая и усиленная ЭП. Но, согласно практическому опыту, требований НПА и ГОСТ, рекомендуется квалифицированная усиленная. Определение видов подписи предусмотрено соглашением экономических составляющих участников взаимодействия. Корпоративная система регулируется, согласно закону «Об электронной подписи». Использование ЭП в подобных системах установлено оператором системы или соглашением среди участников.
Источник: valen-tax.com
Подготовка первичных документов
Л юбой предприниматель при введении своей хозяйственной деятельности обязан соблюдать все нормы и правила НК, ТК, ФЗ и ГК. Первичные документы являются основой бухгалтерского учета, очень важно корректно оформлять и проводить все реализованные сделки организации, так как в дальнейшем это может стать гарантом прохождения налоговой проверки. Основная цель первичных документов — подтверждение правильности расчетов при взаимодействии с налоговыми структурами. В компании ООО ОКНЕСУ работают исключительно высококвалифицированные специалисты, оказанные услуги всегда соответствуют высочайшему требованию клиентов. Наши специалисты помогут вам оперативно и надлежавшим образом подготовить весь необходимый комплект первичных документов.
Основная цель нашей организации – оказание услуг высочайшего уровня, выстраивания прочных и долгосрочных партнерских взаимоотношений с нашими клиентами. Компания ОКНЕСУ предоставляет гарантию на все оказанные бухгалтерские услуги. Мы станем вашим надежным партнером!
Важно знать! По действующему законодательству РФ — НК пп. 8 п. 1 ст. 23, налогоплательщик обязан обеспечить сохранность документов, предназначенные для исчисления и уплаты налогов, в течение 4 лет. Однако на основании п. 4 ст.
89 НК РФ налоговые инспекторы могут проверить только предыдущие 3 года с момента (года) вынесения решения о проведения проверки.
стоимость первичных документов
подготовка первичных бухгалтерских документов
При совершении хозяйственной операции формируются первичные документы. Только при наличии первичных документов подтверждающие осуществления операции, можно указать данную операцию в реестр и сделать запись в бухгалтерском учете. В связи с этим, можно сказать, что первичные документы бухгалтерского учета – являются документами подтверждающие реализацию определенной сделки (операции) в соответствии с хозяйственной деятельностью организаций, которая способствовала получению экономической выгоды. Первичная документация бухгалтерского учета регулируются нормами положениями 402ФЗ.
Список первичных документов
Компания ООО ОКНЕСУ оказывает услуги по подготовке первичных документов бухгалтерского учета любой сложности по требованию заказчика. Список основных первичных документов указан ниже, а именно:
Счета – в данном первичном документе указываются платежные реквизиты продавца (исполнителя) по которому заказчик (плательщик) осуществляет денежный перевод за товары (услуги) указанные в счете. Также могут быть указаны дополнительные условия сделки, которые могут быть установлены в ходе исполнения реализации товаров (услуг).
Акт приема-передачи – первичный документ подтверждающий передачу товара (недвижимости, акции и т.д.) от одного участника сделки другому.
Акт приема-передачи No ОС-1 – данный документ оформляется для фиксации передачи основных средств.
Договора – в данном документе оговариваются все условия необходимые для осуществления сделки, ответственность и обязанность сторон, финансовые и правовые вопросы которые могут возникнуть в процессе сотрудничества. Стоит также отметить, что определённые сделки не требуют наличие письменного формата договора, так как с момента получения заказчиком товарного чека – сделка считается заключенной.
Товарная накладная – данный первичный документ оформляется при продаже (отпуска) товара или других ценностей для фиксации перехода права собственности от продавца к покупателю.
Расчетные ведомости – документ формируется при расчете оплаты труда сотрудникам.
Кассовые документы – с помощью этих первичных документов оформляются кассовые операции, отображаются поступления и расходы в кассе.
Универсальный передаточный документ (УПД) – документ который объединяет в себя счет-фактуру с учетными первичными документами.
первичные документы аутсорсинг
Почему выбирают именно нас
Какие первичные документы бизнесмену нужно разработать самостоятельно?
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Если ИП уходит в декретный отпуск
Как известно, ценник является носителем информации о товарной единице и цене за эту единицу при розничной продаже товаров. Поэтому предприниматели, которые занимаются розничной торговлей, сталкиваются с необходимостью оформления ценников на реализуемые товары. Поговорим о том, как избежать ошибок при их составлении, и осветим новшества законодательства по этой теме.
Валентина Цветаева
юрист, консультант по налоговому учету консалтинговой компании «Советникъ»
Как хранить кадровые документы в электронном виде
Предприниматели относятся к своему документообороту очень щепетильно. По сути, все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка, собственноручные подписи), могут существовать в электронном виде. Рассмотрим основные процессы, связанные с хранением электронных документов.
Евгения Кожанова
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Счета-фактуры: ошибки критичные и не очень
Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия сумм НДС к вычету. Принять к вычету налог можно только по тому счету-фактуре, который соответствует определенным требованиям. О том, какие ошибки делают предприниматели на ОСН чаще всего и как их избежать, читайте в статье.
Марина Косульникова
главный бухгалтер ООО «Галан»
Показать больше
Оформляем универсальный корректировочный документ
Разбегаева Анна
эксперт по налогам ЗАО «Восток»
Как хранить кадровые документы в электронном виде
Предприниматели относятся к своему документообороту очень щепетильно. По сути, все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка, собственноручные подписи), могут существовать в электронном виде. Рассмотрим основные процессы, связанные с хранением электронных документов.
Евгения Кожанова
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Как правильно оформить почтовую карточку и письмо
Существуют различные способы отправки почтовых карточек и писем внутри России: простым отправлением, заказным, с описью вложений, с уведомлением о вручении, 1-м классом, с уплатой НДС сверх почтовых тарифов и без оного. Вы узнаете, чем отличаются все эти варианты и как их оформить.
Новая статотчетность для ИП
Росстат приказом от 09.06.2015 № 263 утвердил новую форму статистического наблюдения для индивидуальных предпринимателей № 1-предприниматель «Сведения о деятельности индивидуального предпринимателя за 2015 год». Указанную форму заполняют все предприниматели. Причем предоставляемые сведения должны не только опираться на данные, подаваемые в инспекцию, но и основываться на реальных фактах предпринимательской деятельности. Срок представления формы до 1 апреля 2016 г. Ознакомимся с очередным нововведением, которое необходимо учесть в своей деятельности.
Егоркина Ольга
бухгалтер-консультант аудиторской компании «Визавис»
Показать больше
Подписаться сейчас Полистать
01 сентября 2023
Количество согласованных актов об антимонопольном комплаенсе выросло в 2 раза
01 сентября 2023
Установлены основания для отказа в проведении профвизита
01 сентября 2023
За 1 полугодие 2023 года бизнес погасил 19 млрд рублей долгов по налогам благодаря реструктуризации долга
Модуль опросов не установлен.
Источник: delo-press.ru