Как ИП оформлять кассовые операции

Расчетно-кассовое обслуживание (РКО) используется сегодня как отдельными гражданами, так и организациями и индивидуальными предпринимателями (ИП). Для каждой категории клиентов у банков есть определенные программы обслуживания. Рассмотрим особенности РКО для всех типов клиентов. Определим, как выбрать банковскую организацию и тариф.

Ответим на вопрос, в каких ситуациях лучше выбрать расчетно-кассовое обслуживание, а когда от него можно отказаться. Рассмотрим, какие документы потребуются для открытия счета и какие действия для этого потребуются.

РКО для физических лиц

Физлица пользуются банковскими услугами для получения зарплат, социальных пособий, стипендий, совершения различных финансовых операций. Если речь идет об индивидуальных предпринимателях, то гражданам также доступно ведение расчетов в рамках их бизнес-деятельности. Качество банковских услуг гарантируется на законодательном уровне.

После заключения договора между банком и физлицом открывается расчетный счет, в рамках которого клиенту доступны следующие действия:

Порядок ведения кассовых операций

• зачисление средств на счет;
• перевод денег между своими счетами и на имя другого физлица;
• обналичивание средств;
• выполнение других операций, которые предусмотрены соглашением. К примеру, вкладчики получают прибыль после открытия депозита.

РКО для юридических лиц

В рамках расчетно-кассового обслуживания после заключения соответствующего договора с банком юрлицо сможет осуществить следующие операции:

• Открыть рублевый расчетный счет в выбранном финансовом учреждении. Сделать это можно дистанционно: через интернет или по телефону (следует позвонить в отдел обслуживания клиентов-юрлиц). Потребуется предоставить скан-копии ИНН организации и контактные данные. После проверки достоверности указанных сведений счет будет открыт в течение нескольких рабочих дней. Компания может выбрать не только рублевый, но и валютный счет. Для этого следует выбрать финансовое учреждение, которое предоставляет такую услугу.
• Оформить эквайринг. В этом случае компания сможет использовать POS-терминалы для расчетно-кассового обслуживания. Средства будут поступать юрлицу в течение суток с момента совершения оплаты. Аналогичным образом работает система интернет-эквайринга, когда транзакция совершается онлайн. Финансовое учреждение, с которым заключается договор обслуживания, вправе устанавливать комиссию за финансовые операции.
• Оформить корпоративную пластиковую карту. Банк может выпустить для клиентской организации собственный платежный инструмент. Этой услугой удобно воспользоваться тем компаниям, представители которых часто бывают в командировках.
• Подключить дистанционное обслуживание. Комплекс услуг ДБО включает настройку интернет-банкинга, СМС-информирование.
• Воспользоваться услугой самоинкассации. Пополнять расчетный счет клиент в этом случае может через банкомат обслуживающего финучреждения.
• Совершать валютные операции. Удобно для тех юрлиц, которые работают не только с рублевыми переводами. Если клиент пользуется этой услугой, ему не придется самостоятельно проходить валютный контроль.
• Совершать кассовые операции наличными. В этом случае деньги начисляются на банковской счет клиента через банкомат или в офисе финансового учреждения.
• Получать выгодные кредиты. Банки часто предлагают клиентам, которые оформили расчетно-кассовое обслуживание, оформить заем с удобной процентной ставкой.
• Осуществлять безналичные финансовые операции. К ним относятся переводы между своими счетами, получение оплаты от клиентов, начисление зарплаты, страховые взносы, налоги и пр.

Деятельность юрлиц в области РКО регулируют следующие нормативно-правовые акты: Гражданский кодекс РФ, нормативная основа ЦБ, различные государственные законы.

Обратите внимание! Кассовое обслуживание клиентов предполагает создание отдельной операционной кассы, которая должна отвечать определенным требованиям безопасности. В кассовом узле фиксируются операции как с наличными, так и с безналичными средствами. Также РКО предполагает формирование отчетов и выписок с данными о совершенных финансовых операциях.

Выбор банка и тарифа

Чтобы определить, какая финансовая организация подходит для открытия счета, важно сопоставить следующие параметры их деятельности:

• Перечень услуг, которые получают клиенты — физические и юридические лица. В том числе речь может идти об интернет-банкинге, услуге бесплатной бухгалтерии и пр.
• Тарифы и стоимость годового обслуживания РКО, возможность начисления процентов на остаток средств на счете, наличие специальных предложений для зарплатных клиентов.
• Наличие комиссии за перевод средств и снятие наличных.
• Использование новых технологий, в том числе удобство удаленного обслуживания клиентов.
• Рейтинг банка. Для длительного сотрудничества лучше подходят крупные финансовые учреждения, давно работающие на российском финансовом рынке.

Чтобы выбрать лучший тариф, определитесь с его параметрами: стоимостью открытия счета, обслуживания интернет-банка, наличием комиссии за различные операции.

Когда лучше оформить РКО

По закону ни физические, ни юридические лица, ни ИП не обязаны открывать расчетный счет. Но есть ситуации, когда лучше все же оформить РКО. Для юридических лиц использование расчетно-кассового обслуживания выгодно в следующих обстоятельствах:

• если компания совершает операции на сумму более 100 тысяч рублей;
• когда компания планирует тратить по своему усмотрению наличные, поступающие в кассу;
• если совершаются сделки с использованием безналичного расчета.

Обратите внимание! В соответствии с инструкцией Центробанка № 153, счет может быть открыт только в том случае, если финансовому учреждению были предоставлены необходимые документы и была проведена идентификация клиента в соответствии с действующим законодательством.

Документы, необходимые для открытия счета

Чтобы заключить договор на РКО, потребуется следующий перечень документов:

• Заявление на открытие р/с. Если речь идет о юрлице, необходима подпись руководителя компании и печать (кроме тех случаев, когда клиентская организация ее не использует).
• Заявка на комплексное обслуживание. Требуется для юридических лиц и ИП, которые занимаются частной практикой.
• Выписка из ЕГРЮЛ (действует в течение месяца). Требуется не всегда – в ряде случаев банк заказывает ее самостоятельно.
• Учредительная документация предприятия (устав и пр.).
• Бумаги, подтверждающие наличие полномочий у исполнительного органа юрлица.
• Карточка, в которой содержатся образцы подписей ответственных лиц компании-клиента (должна быть заверена нотариусом).

Важно! Выписка с лицевого счета предоставляется только самому клиенту (руководителю или ответственному бухгалтеру, чья подпись содержится в карточке с образцами автографов и оттисками печати), а также его представителю при предъявлении нотариально заверенной доверенности.

Порядок открытия счета

Чтобы оформить расчетно-кассовое обслуживание, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать финансовую организацию и тарифный план.
2. Подать заявку на открытие расчетного счета;
3. Собрать необходимый пакет документов и прийти с ними в офис.
4. Подписать договор обслуживания.
5. Внести оплату.

После этого клиент может пользоваться теми услугами, которые предоставляет банк.

Заключение

Документальное оформление кассовых операций ип

Центробанк РФ в 2015 году установил новые правила ведения кассовых операций для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Изменения затронули документооборот компаний – порядок проведения расчетов, уменьшение численности документов, упрощенные требования к их оформлению.

Сущность и специфика проведения кассовых операций

Кассовые операции – это совокупность материально-технических действий с юридическими или физическими лицами по приему или оплате денежных средств. Их сущность заключается в приеме, сохранении и оплате наличных.

Кассовые операции состоят из следующих этапов :

• зачисление;
• передача;
• пересчет банкнот, монет;
• хранение;
• документирование кассовых операций.

Документооборот включает заполнение, прием и ведение бумаг, которые подтверждают выполнение финансовых обязательств.

Абсолютно все денежные операции должны отражаться в отчетности. При этом важно отталкиваться от нормативной базы РФ и соблюдать установленный Центральным Банком порядок ведения документооборота.

От необходимости вести учет платежных операций освобождаются только предприятия, которые не работают с наличными и принимают оплату по безналу. В таком случае во время проверки налоговой службе в свободной форме сообщается данный факт, который обязан подтверждаться документально.

Порядок проведения кассовых операций

Документальное оформление кассовых операций отображается в установленной межведомственной форме первичного документооборота. Порядок ее ведения регламентирует Центробанк и Министерство финансов РФ. Также нормативная база включает положения Федеральной службы государственной статистики и инструкции Государственной налоговой службы.

Вести документооборот может кассир или другой человек, который имеет данные полномочия. И в первом, и во втором случае необходимо оформить приказ о его назначении. Как правило, данную функцию выполняет один человек. Но при большом товарообороте на крупных предприятиях работают несколько кассиров.

В таком случае в штатном расписании указывается старший кассир, который отвечает за документооборот фирмы. Если же работает сам предприниматель и не имеет дополнительного персонала, вести учет кассовых операций он должен самостоятельно.

Документы для ведения кассового учета

Федеральная служба статистики РФ утверждает несколько первичных документов: расходный и приходный ордера, книги по работе с кассой или по учету денежной наличности, финансовые ведомости. Их специфика и особенности заполнения будут рассмотрены ниже.

ИП, которые ведут учет финансовых показателей организации согласно условиям Налогового кодекса России, кассовую книгу, расходный и приходный ордер могут не оформлять.

Иногда возникают ситуации, в которых ведение кассового документооборота может улучшить эффективность организации, способствовать грамотному планированию и разработке стратегии. В таком случае вести учет нужно согласно всем требованиям Центробанка РФ. Рассмотрим виды кассовой документации, нормативная база которых — Общероссийский классификатор финансовых операций ОК 011-93.

Особенности заполнения кассовой книги

Кассовая книга ведется для контроля финансовых потоков, которые поступают в кассу за проданный товар, предоставленные услуги или выполненные работы. Ведение учета допускается и в бумажном, и электронном виде. В последнее время все больше предприятий оценили преимущества электронного документооборота.

Если вы предпочитаете оформлять кассовую книгу традиционным методом, пронумеруйте каждый лист и в месте скрепления заверьте документ у главного бухгалтера или владельца бизнеса. Если для своей работы предприятие использует печать, она также должна проставляться в месте скрепления листов.

При электронном документообороте кассовая книга заверяется электронными подписями. Решение о печати данных принимает руководитель (ежедневно, еженедельно или раз в месяц). Перед началом заполнения установите опцию нумерации страниц, чтобы данные вводились в хронологическом порядке.

После завершения рабочего дня или смены кассир обязан сверять оставшуюся сумму в кассе со сведениями в кассовой документации и указывать количество остатков. После закрытия смены кассовая книга заверяется бухгалтером или владельцем бизнеса.

Приходный и расходный ордера

Приходным ордером фиксируются финансовые операции для контроля над финансовой деятельностью компании и возможности принятия грамотных управленческих решений. Он применяется для фиксации поступления денег в кассу и может быть оформлен на бумаге или в электронном виде.

Приходный ордер должен содержать :

• номер регистрации;
• название компании;
• код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
• номер корреспондентского счета или субсчета (если ведется бухгалтерия);
• дата регистрации ордера.

После получения денег ордер по учету финансовых операций должен находиться у кассира, а покупателю предоставляется бланк отчетности (квитанция, чек) как подтверждение выполнения обязательств.

Расходный ордер используется для регламентации первичных документов, по нему выдается наличность из кассы предприятия.

Расходный ордер должен быть в одном экземпляре, с подписью бухгалтера или владельца бизнеса. Он фиксируется в журнале кассовой документации.

Другие документы для учета финансовых операций

Книга учета денежной наличности заполняется старшим кассиром для фиксации передачи финансовых средств между кассирами на протяжении рабочей смены. Если компания небольшая в ведении такой книги нет необходимости. В начале смены старший кассир выдает определенную сумму наличных каждому продавцу, а после окончания дня остаток фиксируется.

Если из кассы берутся средства для оплаты заработной платы, отчитаться за выполнение финансовых обязательств нужно до завершения периода, прописанного в ведомости. Нераспределенная сумма на остатке в конце смены опечатывается и передается главному бухгалтеру или ответственному лицу.

Расчетно-платежная ведомость необходима для фиксации отработанных часов, по учету премий и штрафов работникам компаний. Данный документ составляется бухгалтером или ответственным лицом для расчета рабочего времени и оплаты труда персонала.

Если сотрудники получают зарплату на банковские счета, оформляется расчетная ведомость. В ней должны быть заполнены все статьи доходов определенного работника: оклад, премии, надбавки, отпускные, материальная помощь и др. Сумма к оплате должна быть прописана на титульном листе.

Платежная ведомость необходима для предоставления зарплаты и социального страхования. Начислить зарплату можно без заполнения таких бланков – достаточно отталкиваться от расходного ордера. Но гораздо удобнее и эффективней оформлять данную ведомость. Заполняется такой документ главным бухгалтером или ответственным за денежные операции лицом.

Поправки в платежных ведомостях не разрешаются и считаются грубым нарушением.

Документальное оформление кассовых операций должно быть принято на основе приказа, в котором прописываются ключевые принципы проведения кассовых операций. Перед допуском к работе кассиров, необходимо утвердить их права и обязанности для дальнейшей работы.

Остались вопросы?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит индивидуальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму чуть ниже ↓ или воспользуйтесь онлайн-консультантом внизу-справа! →

Источник: ice-mc.ru

Расходный кассовый ордер ИП

Инструкция Центробанка РФ № 3210-У определяет порядок организации расчетов с использованием наличных денег. По факту выдачи средств участники оборота составляют расходный кассовый ордер (для ИП используется стандартный бланк РКО). Документ относят к первичной отчетности, а к его содержанию предъявляют жесткие требования. Даже незначительные неточности влекут недействительность ордера.

Юридические нюансы

В 2014 году регулятор смягчил требования к малому бизнесу, отказавшись от предписаний по установлению лимитов и обязательности кассовых документов. Сослаться на пункт 4.1. Инструкции вправе предприниматели, обеспечившие надлежащий налоговый учет. Поскольку фиксация объектов обложения обязательна во всех режимах, норма охватывает плательщиков УСН, ОСН, ЕНВД и ЕСХН. Обладатели патента вправе отказаться от кассовых документов, если ведут книгу учета доходов (КУДИР).

Тем не менее, основы дисциплины коммерсантам изучить следует. Система позволяет избежать путаницы, облегчает контроль финансовых потоков и защищает от злоупотреблений персонала.

Инструкция по заполнению РКО: формы и образцы

Если предприниматель решил придерживаться традиционной системы кассовых расчетов, соблюдать правила 3210-У придется в полном объеме. Переход к общему порядку закрепляют внутренним распоряжением.

Требования к кассирам

Правом оформления расходного ордера потребуется наделить одного из наемных сотрудников. Для этого необходимо издать приказ, а работника ознакомить с должностной инструкцией. Сам бизнесмен обладает правом подписи априори. Дополнительных документов составлять не нужно.

• штампом, содержащим основные реквизиты ИП;
• карточкой подписей лиц, уполномоченных визировать ордера на бумажном носителе;
• кассовой книгой;
• программно-техническими средствами;
• квалифицированной электронной подписью (при необходимости).

Дополнительно операционисту рекомендуют выдать пример заполнения каждой из используемых на предприятии унифицированной формы, а также копии локальных регламентов. С сотрудником заключают договор о материальной ответственности во избежание хищений.

Важно! На законодательном уровне обязанности применения предпринимателями печатей не закреплено. Юристы приходят к выводу о необязательности этого реквизита. Тем не менее, в Инструкции 3210-У содержится прямое указание на использование штампа, а потому риск споров остается.

Расходный ордер подписывают кассир и предприниматель. Функции первого вправе исполнять главный бухгалтер. Если же на заявлении о выдаче наличности присутствует виза руководителя, его подпись на РКО можно не проставлять. Порядок лучше закрепить локальным регламентом во избежание попыток признания первичной отчетности недействительной.

Бланк ордера КО-2 утвержден Госкомстатом РФ в постановлении № 88 от 18.08.98 года. Подробное разъяснение, как заполнить унифицированную форму, существенно снижает риск ошибок. Нормативный акт не запрещает использование электронных способов. Выдача денег из кассы может оформляться цифровым РКО при условии применения ЭЦП. Отсутствует запрет и на составление ордеров вручную.

Обязательными реквизитами признаны:

• дата, номер;
• наименование;
• сведения о предпринимателе;
• основание выдачи денег;
• сумма, в том числе прописью;
• перечень приложений;
• подписи кассира, главного бухгалтера, предпринимателя, а также лица, получившего наличные.

В графе «Основание» необходимо отражать суть хозяйственной операции. Приложением будут распоряжения о выдаче средств, предписания, требования, заявки, завизированные руководителем. Поскольку структурные подразделения у предпринимателя отсутствуют, в соответствующей строке проставляют прочерк. Позиции «Дебит» и «Кредит» можно оставить без внимания, ведь бухгалтерского учета ИП не ведут. При составлении проводок счетом списания станет «Касса» (50).

Помнить следует и о срочном характере документа. Выдать деньги по РКО необходимо в течение суток. Исправлять даты или продлять ордер запрещено.

Правила выдачи наличности

Если иное не подтверждено документально, все поступления в пользу предпринимателя признают доходом. Средства поступают в распоряжение бизнесмена и могут тратиться на личные нужды. Соблюдать какие-либо лимиты не нужно.

В большинстве случаев выручка идет на решение следующих задач:

• закупка расходных материалов;
• предоставление средств подотчетным лицам;
• выдача зарплаты;
• покрытие транспортных издержек;
• расчеты с контрагентами и др.

Ограничить направления и ввести целевой режим предприниматель вправе по собственному усмотрению. Нормативные акты запретов не содержат.

Сотрудник, ответственный за ведение операций, обязан следовать утвержденному алгоритму.

1. Проверка поручения. Выдать заявленную сумму работник вправе лишь при предъявлении действительного требования. Перечень таких документов утверждают приказом. В список могут входить завизированные заявления, распоряжения, счета, квитанции или служебные записки.
2. Составление расходного кассового ордера. Специалист должен использовать бланки с учетом сути хозяйственной операции. При выплате заработной платы придется заполнить расчетно-платежную ведомость. Штатные затраты оформляют ордером.
3. Регистрация РКО. Расход бланков фиксируют в журнале. Форма книги утверждена Госкомстатом РФ (КО-3). Стандартные формы регистрируют до передачи в кассу. Если речь идет о расчетно-платежных ведомостях, внести запись необходимо сразу после составления.
4. Передача наличности. Денежные средства выдают по предъявлении расходного ордера со всеми подписями. Получатель обязан продемонстрировать кассиру удостоверение личности. Операционист проверяет верность заполнения всех граф, отсчитывает необходимую сумму. Получатель подтверждает факт вручения денег личной подписью. В завершении РКО удостоверяют штампом с реквизитами ИП. Дополнительно используется ККТ во избежание расхождений в фискальных данных.
5. Внесение записи в кассовую книгу. Завершается процедура регистрацией платежной операции в журнале КО-4. Листы регистра прошивают, нумеруют и опечатывают подписью предпринимателя и главного бухгалтера (при наличии). Каждую страницу книги составляют в двух экземплярах. Отрывной лист выступает в роли отчета за смену.

Если расходный ордер оформляют в цифровом виде, получателю придется использовать квалифицированную электронную подпись. Иным способом подтвердить получение наличности нельзя.

Определенные особенности имеет выдача денег сотрудникам под отчет. Закрыть задолженность или представить документы о расходовании сумм работник должен в течение 3 суток. Судебная практика складывается в пользу налогоплательщиков. Текущая задолженность не препятствует повторной выдаче денег под отчет. Нарушением такие действия служители Фемиды не считают.

При выдаче заработной платы необходимо оформлять единую ведомость. Срок действия документа ограничен 5 сутками. В заключительный день кассир подводит итог. Суммы, которые не были получены сотрудниками, депонируют.

Чем грозят нарушения кассовой дисциплины

Поскольку обязанности по составлению расходно-кассовых документов у предпринимателей нет, о привлечении к ответственности речи не идет. Коммерсант вправе сослаться на пункт 4.1 Инструкции № 3210-У. Соответствующий раздел освобождает ИП от необходимости ведения журналов, пользования РКО и ПКО. Условием является надлежащий учет объектов налогообложения.

Санкции грозят предпринимателям только за отдельные виды нарушений. Так, негативные последствия могут наступить при превышении лимита наличных расчетов по сделке. Сейчас максимальная планка находится на уровне 100 000 рублей. Проступком признано несоблюдение норматива по договорам с коммерческими субъектами. Расчетов с физическими лицами ограничение не касается.

Нарушителей привлекают к ответственности по статье 15.1 КоАП РФ. Санкции назначают в пределах 4 000 – 5 000 рублей. Кроме того, с виновника могут взыскать штраф по статье 120 НК РФ. В зависимости от последствий проступка размер варьирует от 10 000 до 40 000 рублей.

Мнение экспертов

В сети присутствует противоречивая информация о кассовой дисциплине. Многие бухгалтеры совершают ошибку, уравнивая коммерсантов в статусе с организациями. Правила наличных расчетов для юридических лиц значительно строже. Некоторые предписания вообще не применимы к ИП.

Так, частные бизнесмены не используют план счетов, не ведут бухгалтерский учет и не обязаны соблюдать требования о целевом расходовании выручки. Попытки следования регламентам, адресованным фирмам, приводят к путанице. Итогом становятся споры с налоговыми органами и длительные судебные разбирательства.

Источник: newfranchise.ru