Электронные больничные для работодателя гораздо выгоднее и удобнее, чем бумажные.
С 1 июля 2017 года у граждан России появилась возможность оформить электронный больничный в кабинете ФСС на портале Фонда социального страхования РФ. Его выдают при временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам. С каждым месяцем медицинских учреждений, использующих такую возможность, становится все больше. Поэтому если работники обслуживаются в таких клиниках, бухгалтерам рекомендуют подключиться к этой программе и начать работу с личным кабинетом.
Инструкция получения, заполнения и осуществления выплат проста, не предполагает сложных действий ни со стороны работника, ни со стороны работодателя.
Электронные больничные для работодателя гораздо выгоднее и удобнее, чем бумажные.
1. В системе ФСС онлайн больничный защищен от подделки. Это позволяет работодателю оградить себя от обмана, предотвратить неоправданные затраты. Увы, поддельные бумажные больничные листы можно купить практически в каждом городе. А в случае с цифровым документом такое мошенничество невозможно.
Как заполнять электронный больничный?
2. Заполнение электронных больничных упростило процесс оформления. В случае с бумажным документом необходимо соблюдать осторожность, быть сосредоточенным и внимательным, использовать определенную ручку. А при оформлении больничного листа в кабинете сайте ФСС (http://fss.ru/) можно не бояться совершить ошибку. Опечатку легко исправить, а бланк не будет испорчен, как в случае с бумажной версией.
3. Электронный больничный в кабинете ФСС (https://cabinets.fss.ru/) хранится без временных ограничений. Больше не придется заводить отдельную папочку и бояться потерять листок нетрудоспособности работника.
Сотрудник может посмотреть свой электронный больничный лист в кабинете ФСС (https://lk.fss.ru/recipient/). Больше не придется для этого бегать к бухгалтеру и отвлекать от работы коллег.
Для этого ему необходимо зарегистрироваться на сайте Госуслуг. После получения личного пароля осуществляется вход в кабинет. Проверить можно электронный больничный через Госуслуги или в том же ЛК Фонда социального страхования. Эти два сервиса подключены к единой системе и связаны между собой. Пароль от сайта Госуслуг подходит к входу в личный кабинет ФСС.
Как это работает?
Схема взаимодействия поликлиники, ФСС, работодателя и работника на первый взгляд может показаться сложной. Несмотря на то, что форма электронного больничного была принята в середине 2017 года, их стали использовать только в декабре 2017. Поэтому еще не все работодатели подключены к системе личных кабинетов ФСС, и не каждая поликлиника выдает виртуальный больничный. Ожидается, что в скором времени все медицинские учреждения перейдут на удобную систему работы с Фондом соцстрахования.
Процедура получения ЭЛН в кабинете ФСС проста:
– работник обращается за медицинской помощью в поликлинику или больницу, где ему открывают электронный больничный;
Электронный больничный лист
– после выписки специалист подписывает электронный документ квалифицированной электронной подписью с указанием периода, причины нетрудоспособности и других необходимых нюансов для ФСС;
– работнику выдается номер больничного для работы с ним в личном кабинете, с которым он отправляется в бухгалтерию на своем предприятии;
– бухгалтер по указанным данным находит электронный больничный в личном кабинете страхователя ФСС. Это раздел на сайте фонда, где может зарегистрироваться юрлицо или индивидуальный предприниматель.
Источник: belizvest.ru
Электронные больничные листы: как работать, заполнять и оплачивать работодателю
С 2022 года медицинские организации выдают только электронные листки нетрудоспособности. Врачи загружают их в информационную систему, из которой ФСС получает данные о больничных сразу, без участия работодателей. Об открытии и закрытии больничных фонд уведомит страхователя, запросит сведения для расчета пособий и выплатит деньги сотруднику.
Выйти из полноэкранного режима
Развернуть на весь экран
Что такое электронный больничный
С 1 января 2022 года все листки нетрудоспособности формируют в электронной форме (приказ Минздрава от 23.11.2021 №1089н). Бумажные оставили только для лиц, сведения о которых составляют государственную или иную тайну.
Медицинские организации формируют электронные листки нетрудоспособности в ЕИИС «Соцстрах», из нее ФСС сразу узнаёт об открытии больничных. Поэтому работодателям больше не нужно получать от сотрудников заявления на пособия, собирать подтверждающие документы и инициировать выплату через Фонд. Почти всё происходит автоматически.
ФСС будет взаимодействовать напрямую с работодателем. По номеру СНИЛС застрахованного лица с помощью ПФР он выяснит, кто является страхователем и должен платить пособие по нетрудоспособности. Фонд сообщит, что открыт больничный, а когда его закроют, запросит сведения для расчета пособия.
Электронные больничные, хранящиеся в ЕИИС «Соцстрах», имеют юридическую силу. Работодателю не нужно их печатать и хранить копии в офисе.
Как работодателю начать работать с электронными больничными
Для этого разработан сервис — социальный электронный документооборот (СЭДО). Через него ФСС сообщает страхователям об открытии, продлении и закрытии больничных, запрашивает сведения для расчета пособий и присылает извещения.
Работник больше не обязан сообщать работодателю номер листка нетрудоспособности. Но пока система может работать с перебоями, не исключен и человеческий фактор, поэтому рекомендуем попросить сотрудников передавать номера, как и прежде.
СЭДО есть в большинстве учетных программ и у операторов электронного документооборота, например в Контур.Экстерне. Альтернатива — работать через кабинет страхователя на сайте ФСС или специальную программу «Подготовка расчетов для ФСС».
Чтобы работать с электронными больничными, выполните следующие действия.
Получите электронную подпись
Для работы в СЭДО понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Можно использовать ту подпись, с помощью которой вы сдаете отчетность. Только уточните у оператора, совместима ли она с ЕИИС «Соцстрах».
Подключите СЭДО
Присоединиться к СЭДО можно через систему отчетности, которой вы пользуетесь. В Экстерне это делается в разделе «ФСС» по кнопке «Настроить СЭДО». Достаточно указать свой регномер в ФСС.
После этого работодатель будет получать уведомления об открытии, продлении и закрытии больничных и извещения о представлении недостающих сведений или документов. Подписывать дополнительное соглашение с ФСС или где-то регистрироваться для этого не нужно.
Выйти из полноэкранного режима
Развернуть на весь экран
Проинформируйте сотрудников
Этот этап не обязателен, но поможет избежать лишних вопросов. Расскажите сотрудникам, что больницы теперь будут выдавать им только номер больничного листа, никакие талоны и распечатки больше не нужны. Писать заявления на выплату пособий тоже не придется (кроме пособия по уходу за ребенком).
Сотрудники смогут отслеживать процесс назначения пособия через личный кабинет на сайте ФСС или на портале «Госуслуги». Для этого нужно зарегистрироваться на Госуслугах и указать там свой СНИЛС, номер ОМС и другие данные. В личном кабинете будет указан номер больничного, данные медорганизации и врача, период нетрудоспособности, данные по выплатам.
Как заполнить электронный больничный
Заполнять электронный больничный, как это делали раньше, не нужно. Через СЭДО страхователь получит от ФСС уведомление о закрытии больничных и предзаполненный запрос сведений, которые нужны фонду для назначения и выплаты пособия. Информацию для запроса ФСС берет из ФНС, ПФР и поданных ранее сведений по сотруднику.
Если период нетрудоспособности меньше четырех дней, данные в ФСС не подавайте, так как выплатить пособие за первые три дня — задача работодателя.
ФСС может запросить, в частности, следующие данные:
- стаж на дату открытия больничного;
- заработок за расчетный период;
- количество дней в расчетном периоде;
- информация о замене лет;
- районный коэффициент;
- наличие льгот;
- коэффициент занятости.
Работодатель должен изучить сведения от фонда, при необходимости исправить их и дополнить своей информацией. Передать данные в ФСС следует в течение трех рабочих дней после получения информации о закрытии листка нетрудоспособности. Перед подачей сведения заверяют УКЭП.
Если страхователь подаст сведения в неполном объеме, ФСС направит извещение в течение пяти рабочих дней. Подтвердить его получение нужно в течение трех рабочих дней и в течение еще пяти рабочих дней подать недостающие сведения.
Как оплатить электронный больничный лист
Правила оплаты стандартные: работодатель платит за первые три дня нетрудоспособности, ФСС — за остальные.
В Экстерне можно рассчитать сумму пособия автоматически, за основу будут взяты заполненные сведения. Для этого перейдите на вкладку «Расчет пособия» и кликните по ссылке «Калькулятор больничных».
Собирать у сотрудников заявления на выплату пособий больше не нужно. ФСС рассчитывает сумму к выплате на базе сведений, которые получил от работодателя. Деньги сотруднику приходят в течение 10 рабочих дней после их получения.
Уведомление о направлении документа на оплату получат и работодатель, и сотрудник.
Как исправить ошибку в электронном больничном
Врач может ошибиться в больничном — вписать неверную фамилию, указать слишком длинный период нетрудоспособности или перепутать цифру в СНИЛС.
Когда в полученном электронном больничном работодатель нашел ошибку, следует сообщить об этом в ФСС. Фонд заблокирует дальнейшее формирование листка нетрудоспособности и передаст сообщение в медицинскую организацию. Если после проверки выяснится, что ошибка действительно есть, медицинская организация аннулирует предыдущий листок и сформирует исправленный. Участники процесса получат уведомление.
Если врач ошибется в СНИЛС, работодателю даже не придет сообщение об открытии больничного. Именно поэтому стоит просить сотрудников по-прежнему сообщать номера листков нетрудоспособности после их закрытия. Если сотрудник говорит, что болел и был у врача, но никаких данных у работодателя об этом нет, можно инициировать выплату, сформировав реестр и указав СНИЛС и номер листка.
Источник: www.kommersant.ru
Электронные больничные: особенности и процесс перехода
С 1 июля 2017 года больничный лист можно оформить не только в бумажной, но и в электронной форме. О преимуществах и процессе перехода на электронные листки нетрудоспособности расскажем в этой статье.
Ольга Никитина
13 Июля 2018
Редактор «Инфотекс Интернет Траст»
Электронный больничный или электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) — законодательно утверждённый аналог больничного листка на бумажном бланке с равноценной юридической значимостью.
Трудовой кодекс РФ прямо предусматривает возможность использования электронных кадровых документов только для дистанционных сотрудников, что является особенностью их правового статуса.
Электронные листки нетрудоспособности получили официальный статус наряду с бумажными 1 июля 2017 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 01.05.2017 №86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона „Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством“ и статьи 59 и 78 Федерального закона „Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации“».
До июля 2017 года электронные больничные использовались лишь некоторыми лечебными учреждениями страны в рамках пилотного проекта внедрения, который стартовал в 2015 году в регионах России с достаточным распространением автоматизированных рабочих мест врачей и развитой системой электронных медицинских карт пациентов. В результате успешного окончания эксперимента по введению электронных листков нетрудоспособности в использование было решено законодательно закрепить их применение.
Преимущества электронных больничных
Несмотря на то что закон пока не выводит из обращения привычные всем бумажные бланки для оформления больничных, работодателям и медицинским учреждениям стоит задуматься о переходе на электронные технологии. Практика использования показала, что электронные больничные более эффективны, надёжны и экономически выгодны.
Экономичность электронных больничных очевидна — для их оформления не нужны бумажные бланки, на которые тратится немалое количество средств.
Хранение ЭЛН не требует архивов — вся документация ведётся в цифровом виде и сохраняется в базах единой информационной системы ФСС.
Электронные больничные удобны — процедура оформления больничного в электронном виде значительно проще. Работнику не нужно заверять документ печатями в поликлинике и передавать в бухгалтерию работодателя, достаточно просто назвать его номер.
ЭЛН надежны — электронный больничный нельзя потерять, работник всегда может узнать его номер в своем личном кабинете системы «Соцстрах». Подделать ЭЛН практически невозможно, на каждом этапе оформления больничный лист подписывается электронной подписью ответственного лица — медицинского учреждения, работодателя и Фонда социального страхования.
Электронные больничные помогают избежать штрафов — вероятность ошибок в документе снижается благодаря функциям автоматизированного контроля программного обеспечения для отправки электронной отчётности, в котором заполняются электронные больничные.
Взаимодействие при оформлении электронных больничных
В создании электронного больничного листка участвуют застрахованный работник, компания-работодатель, Фонд социального страхования и медицинская организация. Взаимодействие медицинского учреждения, ФСС и работодателя происходит в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» (ЕИИС «Соцстрах»), которой управляет Фонд социального страхования.
Для перехода на выдачу электронных больничных медицинское учреждение и работодатель должны иметь доступ в интернет, зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах» и получить квалифицированную электронную подпись, которая является условием юридической значимости электронного больничного.
Для получения больничных листков от ФСС работодатель должен завести личный кабинет на сайте системы cabinets.fss.ru, а работник — в письменном виде дать своё согласие на получение ЭЛН.
Оформление электронного больничного проходит следующим образом:
- Врач формирует электронный листок нетрудоспособности работника и запрашивает номер больничного в системе «Соцстрах».
- Медицинская организация передаёт через систему данные о больничном в ФСС.
- Работник передаёт работодателю номер ЭЛН и его данные.
- Работодатель запрашивает больничный по номерам СНИЛС и ЭЛН через личный кабинет в ЕИИС «Соцстрах».
- Работодатель вносит свои данные в ЭЛН, затем подписывает и отправляет документ в ФСС.
- Работодатель получает от ФСС протоколы проверки электронных листков нетрудоспособности, в случае отрицательного результата проверки исправляет ошибки и снова передаёт ЭЛН в ФСС.
Чтобы исключить вероятность ошибок при оформлении электронного больничного, можно использовать специальное программное обеспечение для сдачи электронной отчётности с функцией проверки больничных перед отправкой в ФСС, например TrustTax.
Источник: iitrust.ru
