Как ИП принять на работу сотрудника

Трудовая книжка для ИП

Действующее законодательство не предусматривает запись в трудовой книжке ИП самому себе, поскольку он не является работником (ст. 20 ТК РФ). Она нужна:

• для оплаты больничного листа. В зависимости от срока деятельности высчитывается оплата больничного. Если стаж составляет 8 и более лет, оплата производится в размере 100% от среднего дневного заработка. От 5 до 8 лет оплата составляет 80%. Меньше 5 лет — 60%. Что касается ИП, его выслуга засчитывается, если он вносил за себя взносы в ФСС;
• при оформлении пенсионных начислений. Ситуация такая же, как и при оплате больничного. Закон позволяет засчитывать время работы индивидуального предпринимателя в выработку, но при условии, что он вносил за себя взносы в ПФР.

Выплаты по беременности и родам ИП получит в случае заблаговременной регистрации в ФСС — минимум за год оформления листка нетрудоспособности.

5 секретов найма правильных сотрудников / Управление персоналом 16+

Может ли ИП вносить сведения в трудовую книжку самому себе

Для оформления сведений о работе в ТК заключается договор между работодателем и сотрудником. ИП — не юридическое лицо и не заключает договор сам с собой.

Индивидуальный предприниматель ведет индивидуальную предпринимательскую деятельность и не нанимает сам себя, запись в ТК о приеме на работу директором ИП не осуществляется. Это значит, что оформлять бланк ТК самому себе ИП не может.

Записи в ТК индивидуальному предпринимателю

Заносятся в двух случаях:

• если ИП параллельно с ведением своей деятельности устроился на работу;
• бывший ИП зарегистрировал юридическое лицо и принял себя на работу.

Требования к заполнению в случае найма работников

О том, как происходит заполнение трудовой книжки ИП при приеме на работу других граждан, говорится в приказе Минтруда № 320н от 19.05.2021 , который действует с 01.09.2021. Перечислим основные принципы:

• в документе не используются сокращения;
• разрешено печатать с применением техники или штампов;
• всем записям присвоен поочередный номер;
• если в ТК закончились страницы, заводится вкладыш, и нумерация продолжается;
• совместителям не обязательно вносить сведения о деятельности не по основному месту. Это делается только в том случае, если сотрудник сам об этом попросит;
• отметки о нарушении правил внутреннего распорядка или дисциплинарных взысканиях не заносятся в бланк.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, каков порядок ведения трудовых книжек индивидуальным предпринимателем. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как делать записи работнику индивидуального предпринимателя

По закону, в течение 5 дней после приема на работу ИП обязан внести отметку в бланк ТК нового служащего (ст. 66 ТК РФ). Если сотрудник еще нигде не работал, предприниматель заводит работнику электронную трудовую книжку в 2023 году. Требования, как заполнить трудовую книжку ИП на работника, у которого уже есть бумажная трудовая, определены приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021.

Оформление на работу в 2023 году: новое. Что изменилось и как теперь принимаем на работу

С 01.01.2021 для всех новых работников при первом устройстве на работу заводят электронную ТК, а бумажный бланк не оформляют. Если у человека она уже есть и он не перешел на ЭТК, предприниматель-работодатель заполняет данные по инструкции.

Правила по заполнению ТК едины для всех работодателей:

1. На странице сведений о работе указывается полное название ИП.
2. Вписывается должность служащего.
3. Ставятся дата приема и реквизиты приказа, на основании которого произведен прием, перевод или увольнение.
4. Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию или другой причине должна содержать ссылку на статью ТК РФ.

Титульный лист

Состоит из основной информации о сотруднике:

• Ф.И.О. сотрудника. Вносится в соответствии с данными паспорта;
• дата рождения. Ставятся только арабские цифры;
• уровень образования (среднее, средне-специальное, высшее) и специализация. Информация вносится так, как указано в дипломе;
• дата заполнения, подпись и печать работодателя, подпись сотрудника.

Прием на работу

При оформлении нового работника обязательно заполнение трудовой книжки ИП с указанием информации:

• полное название предприятия. Ниже в скобках сокращенное;
• порядковый номер записи;
• дата приема на работу;
• информация о месте и должности;
• номер и дата приказа о приеме на работу.

Вот так выглядит запись о трудоустройстве для работника индивидуального предпринимателя:

Увольнение по разным причинам

Для внесения правильной отметки надо учитывать правила того, как записывает ИП в трудовую книжку увольнение сотрудника по разным причинам, и какая информация указывается:

• порядковый номер;
• дата увольнения;
• сведения о статье ТК РФ, на основании которой расторгнут договор;
• реквизиты документа об увольнении (номер и дата);
• подпись лица, ответственного за ведение бланков, печать организации.

Обратите внимание, что запись в трудовой книжке о прекращении ИП делается как об увольнении, а не как о ликвидации организации, по п. 1 части 1 статьи 81 ТК РФ, но в качестве причины указывается решение о прекращении деятельности.

Так выглядит запись в случае перевода или увольнения работника индивидуальным предпринимателем:

Награждения

Информация о наградах записывается на специально отведенных страницах трудовой книжки. Туда заносится информация о награде, которой удостоен работник. Это грамота, диплом, благодарность и другой вид награды. Записи имеют свою порядковую нумерацию.

Так записывает информацию ИП в случае награждения им работника:

Хранение ТК у ИП

Все книжки своих работников ИП хранит у себя в сейфе. В день увольнения служащего работодатель обязан выдать ее на руки. Если сотрудник не явился, предприниматель связывается с ним по телефону или отправляет по почте заказное письмо с описью вложения с просьбой явиться за ТК. Когда работник не дает о себе знать, ИП хранит документ у себя в течение 75 лет.

Что предусмотрено за неправильное заполнение ТК

Если заполнение ТК было сделано с нарушениями, предпринимателю грозит штраф от 1000 руб. до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

• Дидух Юлия

2021-09-09 06:57:30

Стаж ИП фиксирует ПФР по оплаченным страховым взносам. Но это страховой стаж, а трудовой стаж у предпринимателя отсутствует. Поэтому запись в трудовую книжку ИП самому себе не имеет смысла: по нормам ТК РФ, трудоустроенным он не является, как и самозанятые граждане.

Источник: ppt.ru

Как ИП принять на работу сотрудника

Если бизнес растет, и вести его в одиночку уже сложно, предпринимателю приходится принимать на работу сотрудников. Но нужно помнить, что наемные работники — это дополнительные затраты и новые обязанности перед государством. Поэтому прежде чем взять на работу сотрудника, взвесьте все «за» и «против». Эта статья поможет разобраться в вопросах, связанных с наймом работников

Общий план действий при найме работника

1. Заключите с сотрудником трудовой или гражданско-правовой договор.
2. Оформите кадровые документы о приеме работника, если заключен трудовой договор.
3. Зарегистрируйтесь в качестве работодателя в Фонде социального страхования, если работник оформлен по трудовому договору. Это нужно сделать только один раз — при найме первого работника.

Какой договор заключить с работником

С человеком, который будет выполнять для вас определенные работы (оказывать услуги) можно заключить трудовой или гражданско-правовой договор. Определиться с выбором договора поможет следующая таблица.

В каких случаях заключают

Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофер) и т.д.

Сотрудник нанимается для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т.д.

Работник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи.

Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Исполнитель может трудиться в любое удобное для него время. Он вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы.

Какими кодексами регулируется

Трудовой кодекс РФ

Гражданский кодекс РФ

Запись в трудовой книжке

Какие взносы платить за работника

На пенсионное страхование, на медицинское страхование, на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, «на травматизм».

На пенсионное страхование, на медицинское страхование, «на травматизм», если это прописано в договоре.

Социальные гарантии сотруднику

Регулярная выплата заработной платы, месячная зарплата не ниже МРОТ, оплачиваемый отпуск, выплата больничных и пособий, компенсации при увольнении.

Только те, о которых договорились с исполнителем при заключении договора.

Обратите внимание: не нужно оформлять гражданско-правовой договор только для того, чтобы сэкономить на взносах и сократить обязательства перед работником. Если по всем признакам ваши отношения с работником похожи на трудовые — заключайте трудовой договор. Замена одного договора на другой может привести к неприятным последствиям, если контролирующие органы или сам работник обратятся в суд. Так, если суд признает гражданско-правовой договор трудовым, придется перечислить взносы, заплатить штрафы, выполнить требования трудового законодательства (зарплата, отпуск, больничные и т.д.). Поэтому при выборе договора отталкивайтесь от роли работника в вашем бизнесе: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы.

Оформление трудовых отношений: какие документы понадобятся

Кадровые документы, которые будут упомянуты ниже, составляются в том случае, когда ИП заключает с работником трудовой договор. Если вы оформляете гражданско-правовые отношения, то все эти документы не нужны.

Шаг 1. Получите от сотрудника следующие документы:

• Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• Трудовую книжку. Она не нужна, если сотрудник устраивается к вам по совместительству;
• Свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
• Документы воинского учета — военный билет у военнообязанных или удостоверение у призывников;
• Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — если работа требует специальных знаний или подготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании;
• Справку об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Случаи, когда при приеме на работу понадобится эта справка, перечислены в статьях 331, 351.1 Трудового кодекса.
• Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Если работник устраивается на работу впервые, оформите для него трудовую книжку и пенсионное свидетельство. Медицинский полис (полис ОМС) сотрудник оформляет самостоятельно.

Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока человек является вашим сотрудником. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью (при ее наличии), а оригиналы этих документов верните работнику. Паспортные данные работника нужно переписать, так как они понадобятся для заполнения кадровых документов и отчетов в госорганы, но хранить копию паспорта сотрудника запрещено.

О том, что вы взяли у работника трудовую книжку, сделайте запись в книге учета движения трудовых книжек. А покупку бланков трудовых книжек и их расход учитывайте в приходно-расходной книге.

Шаг 2. Попросите сотрудника написать заявление о приеме на работу. Это не обязательно, но на практике используется почти всегда.

Шаг 3. Оформите и подпишите трудовой договор. При его составлении нужно учитывать положения статьи 57 Трудового кодекса. Можно также использовать типовую форму. Трудовой договор необходимо оформить в двух экземплярах: один остается у работника, второй — у вас.

Шаг 4. Ознакомьте работника с локальными актами, если они есть. К таким актам относятся следующие документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда, положение о коммерческой тайне, должностные инструкции и другие. Можно отказаться от оформления локальных актов и включить все необходимые условия в трудовой договор.

Шаг 5. Оформите приказ о приеме на работу. Дата приказа не может быть раньше даты заключения трудового договора. С приказом необходимо ознакомить работника под роспись.

Шаг 6. Оформите личную карточку работника. Удобнее распечатать ее на тонком картоне или плотной бумаге.

Шаг 7. Сделайте запись в трудовой книжке в течение недели со дня заключения трудового договора.

Оформление недостающих документов: СНИЛС и трудовая книжка

Если у человека, который оформляется на работу впервые, нет трудовой книжки и пенсионного свидетельства, то ваша задача их оформить.

Пенсионное свидетельство (СНИЛС)

СНИЛС — это страховой номер индивидуального лицевого счета гражданина в системе обязательного пенсионного страхования. Он указывается на пенсионном свидетельстве (зеленой карточке, которую выдает Пенсионный фонд). СНИЛС должен быть у каждого работника, так как этот номер нужен для составления отчетности. Чтобы оформить пенсионное свидетельство на работника, нужно предпринять следующие действия:

1. Возьмите у работника заявление, составленное в произвольной форме. Например, такое.
2. Заполните анкету по форме АДВ-1. В ней должна стоять подпись работника.
3. Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.
4. Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП на бумаге или в электронном виде.
5. Через 5 рабочих дней заберите из отделения ПФР готовое пенсионное свидетельство и сопроводительную ведомость.
6. Выдайте сотруднику пенсионное свидетельство и попросите его расписаться в ведомости.
7. Верните сопроводительную ведомость с подписью работника в ПФР.

Трудовая книжка

Трудовую книжку нужно оформить в течение недели со дня приема сотрудника на работу. Алгоритм действий такой:

1. Возьмите у работника заявление о выдаче трудовой книжки. В нем должна быть указана причина отсутствия трудовой книжки. Например, человек оформляется на работу по трудовому договору впервые, или прежняя трудовая книжка была потеряна.
2. Заполните титульный лист трудовой книжки.
3. Сделайте запись о приеме на работу.

Сообщение в ФСС о найме первого работника

С 2017 года индивидуальные предприниматели обязаны сообщать о найме первого сотрудника только в ФСС. Это нужно сделать в двух случаях:

• работник оформлен по трудовому договору;
• сотрудник оформлен по гражданско-правовому договору, в котором предусмотрена уплата взносов «на травматизм».

Зарегистрироваться в ФСС нужно в течение 30 календарных дней после подписания договора с работником. Если не успеть, то ИП-работодателю грозит штраф, размер которого зависит от периода просрочки. Штраф в размере 5 000 рублей придется заплатить в том случае, если просрочка составила менее 90 дней. Если же опоздать с подачей документов на больший срок, то величина штрафа увеличится до 10 000 рублей.

Для регистрации в ФСС в качестве страхователя понадобятся:

• заявление;
• копия паспорта ИП;
• трудовая книжка работника;
• гражданско-правовой договор с работниками, если в договоре предусмотрено перечисление взносов «на травматизм».

До 2017 года ИП сообщали о найме работников не только в ФСС, но и в ПФР. Но с 2017 году уплата страховых взносов контролируется налоговой службы, поэтому Пенсионный фонд перестал регистрировать ИП-работодателей. Единственный вид страховых взносов, который не перешел под контроль налоговиков, — взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (взносы на «травматизм»). Их по-прежнему нужно перечислять в Фонд социального страхования. Именно для этой цели предприниматели должны зарегистрироваться в ФСС в случае найма на работу сотрудника.

Что будет, если всего этого не делать?

Выше мы перечислили лишь основные действия, которые нужно совершить при найме работников. Помимо этого у ИП-работодателя появятся и другие обязанности. Например, провести спецоценку условий труда на рабочих местах, вести график отпусков и табель учета рабочего времени, вовремя выдавать зарплату, оплачивать отпуска и больничные.

Есть мнение, что соблюсти все перечисленные выше правила нереально, а оформление кипы документов при приеме работников — пустая трата времени. Однако нужно помнить о том, что если контролирующие органы обнаружат нарушения трудового законодательства, то штраф для ИП будет большим. Вот несколько примеров:

• нет трудового договора или он оформлен неправильно: штраф от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП);
• не проведен инструктаж по охране труда, медосмотр: штраф от 15 000 до 25 000 рублей (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП);
• другие нарушения трудового законодательства: штраф от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Источник: taxpravo.ru

Как ИП оформить на работу сотрудника

Когда бизнес ИП развивается, ему становится сложно обходиться только своими силами, и возникает необходимость нанимать сотрудников. Процедура найма не оченьособо сложная, но есть нюансы, которые следует учесть, чтобы избежать ответственности, в том числе уголовной.

Официальное трудоустройство – это обязательно?

Взаимоотношения работника и работодателя должны оформляться официально. Иногда ИП пытаются заключить договор устно. Обычно это делают из соображений экономии, чтобы не тратить деньги на уплату взносов в Социальный фонд. Такой подход противоречит действующему законодательству и может повлечь за собой ответственность для предпринимателя – вплоть до уголовного преследования.

Тип ответственности
Последствия нарушения: штраф
Последствия нарушения: иная ответственность
Регламентирующий документ
Административная
до 10 000 рублей
штраф до 10 000 рублей
до 40% суммы недоимки
удержание взносов и НДФЛ со всех выплат наёмному работнику
до 300 000 рублей
исправительные работы или лишение свободы на срок до одного года

Помимо проблем с законом и штрафов, отсутствие официального оформления может привести к сложностям практического характера. Если нет договора, то нет и никаких рычагов воздействия на сотрудника — нигде не прописаны его обязанности, порядок выполнения работы и другие важные моменты. При отсутствии оформления работодатель может, к примеру, обмануть работника с выплатами.

Однако часто наниматели забывают, что тоже рискуют. Неофициальный сотрудник может отказаться выполнять свои обязанности или просто не выйти на работу в самый неподходящий момент без объяснения причин.

Поэтому не стоит пренебрегать официальным оформлением, лучше устраивать весь персонал в установленном порядке.

Какой тип оформления выбрать

ИП вправе устроить человека по соглашению гражданско-правового характера (ГПХ) или заключить с ним трудовой договор. Какой тип оформления подойдёт в конкретном случае, зависит от особенностей деятельности:

Тип оформления
В каких ситуациях подойдёт
Примечание
Трудовой договор
Для постоянно работающего персонала

Можно регламентировать режим работы, обозначить конкретные задачи, функции и сферы ответственности, а также привлекать работника за нарушение дисциплины и правил внутреннего распорядка

Для людей, нанятых с целью оказания конкретной услуги, выполнения определённой задачи или конкретно обозначенного объёма работ

Человек должен выполнить поставленную задачу, но работодатель не имеет возможности контролировать порядок и способы выполнения, можно обозначить сроки и критерии качества, но нельзя заставить исполнителя работать под контролем нанимателя

Попытка оформить постоянного сотрудника по ГПХ приведёт к его переквалификации инспекцией в трудовой договор. В итоге индивидуальному предпринимателю придётся устроить работника в штат в установленном порядке, а также выплатить штраф в размере 10 000 рублей за выявленное нарушение.

План оформления

ТК РФ предусматривает упрощённый порядок приёма наёмных сотрудников для микропредприятий, к числу которых относятся ИП со штатом до 15 человек и суммарной выручкой за прошедший год менее 120 млн рублей. Каждый предприниматель может проверить, входит ли он в эту категорию, в соответствующем реестре МСП на сайте ФНС.

Если ИП нашёл себя в категории микропредпринимателей, то для найма сотрудников он может воспользоваться следующей схемой:

1. Составить штатное расписание — потребуется только при приёме первого работника.
2. Подготовить трудовой договор — разработать шаблон и далее пользоваться им при найме новых сотрудников.
3. Оформить приказ о приёме (не обязательно).
4. Обеспечить ведение трудовой книжки.
5. Завести личную карточку сотрудника (не обязательно).
6. Пройти регистрацию в Социальном фонде.

Практически для каждого этапа оформления нужно составлять кадровые документы. Упростить эту задачу и не совершить ошибок при подготовке можно, используя готовые унифицированные образцы.

Что потребуется

От каждой стороны потребуется предоставление определённого пакета документов. Соискатель представляет документы, удостоверяющие его личность, а также идентифицирующие его как участника системы налогообложения (ИНН) и социального страхования (СНИЛС), подаёт заявление о приёме на работу.

Работодатель, в свою очередь, должен подготовиться и ввести соответствующую должность в штатное расписание, принять заявление, сформировать договор и выполнить ряд иных обязательных условий.

Пошаговые действия

Подробная пошаговая инструкция о приёме первого сотрудника поможет избежать досадных упущений и сделает процесс более удобным и быстрым.

Составление штатного расписания

В первую очередь понадобится разработать штатное расписание (ШР). Без него принимать на работу никого нельзя. Этот документ составляется по образцу Т-3. Обязательно указывают:

1. Сведения о работодателе (код ОКПО можно узнать на официальном портале Росстата по ИНН либо ОГРНИП).
2. Наименования и нумерацию структурных подразделений (при наличии). Их нумерацию ИП может задать самостоятельно, этот вопрос строго не регламентирован.
3. Код для каждой должности. Подходящую комбинацию нужно принять по классификатору ОКЗ.
4. Численность персонала, работающего на каждой из должностей.
5. Уровень оклада и начисляемых надбавок по каждой должности. Следует учитывать, что минимальный уровень базовой зарплаты должен быть не ниже, чем МРОТ по тому региону, где ИП ведёт свою деятельность.
6. Общая сумма заработной платы.
7. Включать в штатное расписание самого ИП не требуется.
8. ШР вводится в действие приказом, до этого момента документ недействителен. Приказ можно составить в свободной форме. Главное, чтобы он содержал следующие обязательные пункты: утверждение и введение в действие штатного расписания с указанием даты; информацию об ответственном за контроль исполнения приказа (ИП может оставить контроль за собой или возложить на главного бухгалтера, если он есть в штате).
9. Штатное расписание подписывает сам ИП и главный бухгалтер (при наличии).

Сформировать ШР нужно один раз – перед наймом первого сотрудника. В пошаговой инструкции по приёму второго и последующих этого пункта нет. При необходимости в документ можно вносить изменения (добавлять и исключать должности, корректировать количество сотрудников, сумму оклада и надбавок). Все изменения также фиксируются внутренними приказами ИП.

Для ИП с наёмными работниками и без штатного расписания предусмотрен штраф вне зависимости от количества персонала.

Как составить трудовой договор

Изображение на Freepik

Чтобы устроить человека на работу, работодатель запрашивает у него следующие документы:

• паспорт;
• ИНН;
• СНИЛС;
• форму СТД-Р либо трудовую книжкуа.

Для некоторых категорий работников дополнительно может потребоваться медицинская книжка, справка об отсутствии или наличии судимости, документы об образовании, военный билет.

При формировании документа важно соблюсти все требования ст. 57 ТК РФ, в противном случае ИП ждёт штраф от 10 000 до 40 000 рублей.

Если при составлении договора один или несколько обязательных пунктов будут пропущены, документ всё равно будет иметь юридическую силу. Однако невнимательное отношение к содержанию договора повлечёт за собой штрафы для работодателя.

Документ должен быть составлен в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, а второй получает работник. На каждом экземпляре должны быть подписи обеих сторон. Подписать нужно в течение трёх дней с той даты, когда работник приступил к своим обязанностям.

Желательно перед трудоустройством и подписанием договора ознакомить нового сотрудника с локальными нормативными актами: должностной инструкцией, положением о структурном подразделении (при наличии), положением о коммерческой тайне и другими локальными нормативными актами (ЛНА), которыми ему предстоит руководствоваться в работе.

Приказ о приёме: правила оформления

В соответствии с положениями ст. 68 ТК РФ, оформлять приказ о приёме не обязательно. ИП может сформировать его при необходимости. Трудовой договор будет действителен даже без такого приказа. Подготовить документ можно по шаблону.

Оформить и подписать приказ, а также ознакомить с ним работника лучше одновременно с подписанием трудового договора.

Ведение трудовой

По действующему законодательству ведение трудовой книжки в привычном бумажном виде необязательно. Если у вновь принятого человека такая уже есть и он пожелал продолжить её вести, то работодатель должен делать в ней записи в соответствии с приказом Минтруда №320н от 19.05.2021г. Во всех остальных случаях достаточно подавать отчёт в электронной форме в Социальный фонд. Неофициально это называется «электронной трудовой».

• в течение одного рабочего дня с даты трудоустройства (ею считается дата подписания трудового договора либо приказа о приёме);
• в течение одного рабочего дня с даты расторжения трудового договора;
• в период работы – до 25-го числа месяца, следующего за отчётным.

Важный нюанс: если работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку, это не освобождает его от обязанности направлять отчёты в Социальный фонд в установленном порядке.

Заведение личной карточки работника

Это необязательное действие. При желании предприниматель может завести личную карточку для каждого. Если ИП решил их вести, то оформлять следует по стандартной форме Т-2.

Регистрация в СФ

ИП обязан пройти регистрацию в Социальном фонде как работодатель сразу же после найма первого сотрудника. Это обязательное действие в следующих случаях:

• заключение трудового договора (как бессрочного, так и срочного);
• заключение соглашения ГПХ в случае, если его условиями предусмотрено перечисление взносов от несчастных случаев.

Подать заявление и пакет документов необходимо в течение одного календарного месяца со дня заключения одного из вышеуказанных документов. Если нарушить этот срок, то ИП оштрафуют на сумму 5 000 – 10 000 рублей –, в зависимости от того, на сколько предприниматель просрочил регистрацию.

Существует несколько способов подачи заявления и документов в Фонд:

• лично;
• в МФЦ (предварительно следует уточнить, оказывает ли выбранный центр такую услугу, но пока она есть не у всех);
• через Госуслуги;
• по почте.

ИП зарегистрируют как страхователя по прописке. Фонд оформляет регистрацию в течение трёх рабочих дней после получения заявления и пакета документов. По завершении процедуры ИП получит соответствующее уведомление, а также данные о сумме страховых взносов. Обязанность оплачивать взносы и подавать отчёт возникает с того квартала года, в течение которого была проведена регистрация.

Ошибки новичков и пути их решения

ИП нередко совершают ошибки, которые влекут за собой штрафы со стороны контролирующих органов. К наиболее распространённым относятся:

Последствия
Как избежать
Некорректный выбор типа оформления

Внимательно анализировать особенности деятельности, прежде чем принимать людей; если человек, нанятый для выполнения определённых задач, переходит на постоянную занятость, не забывать переоформлять договор

Неофициальное оформление
Штраф, взыскание недоуплаченных взносов, лишение свободы
Обязательно устраивать всех наёмных работников официально
Составление документов с нарушениями ТК РФ
Тщательно прорабатывать формы документов с учётом актуальных требований законодательства

Отсутствие приказа о введении в действие штатного расписания

Не забывать оформлять приказ, так как без него штатное расписание будет рассматриваться как недействительное

Трудоустройство сотрудников — ответственный процесс, и во избежание штрафов и других проблем ИП стоит максимально внимательно изучить требования законов и нормативных актов, прежде чем принимать кого-либо в штат.

Значительно упростить ведение больших объёмов документации можно с помощью систем электронного документооборота. Система ЭДО от ЮKassa позволит автоматизировать и унифицировать документацию, чтобы тратить меньше времени и сил на рутинные операции с ней. Кроме того, в ЭДО можно настроить модуль 1С — бухгалтерские данные будут заноситься автоматически.

Подведём итоги

Индивидуальный предприниматель имеет право принимать на работу других людей. При этом, как и любой другой работодатель, он обязан оформить трудовые отношения официально с соблюдением требований законодательства.

Если ИП относится к категории микробизнеса, то процесс значительно упрощается, так как нужно оформлять меньше кадровых документов.

После найма первого сотрудника нужно не забыть зарегистрироваться в Социальном фонде, а также своевременно подавать отчётность.

Источник: yookassa.ru