Любое коммерческое предприятие ведет учет своих платежей поставщикам и получения платежей от контрагентов.
В ходе хозяйственной деятельности возможны различные неточности либо даже ошибки, избавляться от которых можно в ходе периодического проведения сверки бухгалтерской документации. Результаты проверок оформляются специальным актом сверки расчетов.
Что представляет собой акт сверки?
Сверка взаимных расчетов отображается специальным документом, называемым актом сверки, в котором фиксируется:
— передача контрагентам продукции в виде товаров или оказанных услуг, а также денежных сумм в течение некоторого периода;
— суммы образовавшейся за этот период задолженности по расчетам за поставки либо отсутствие задолженности.
Акт сверки не подтверждает самого факта получения оплаты за оказанные услуги или отпущенные товары. Проведение сверки не является обязательным и носит исключительно добровольный характер.
Акт сверки взаиморасчетов за 20 минут
Это документ технического характера, который позволяет избежать накопления ошибок и неточностей о взаиморасчетах с постоянными партнерами и контрагентами.
Когда необходимо использовать акт сверки?
Акты сверки расчетов рекомендуется составлять при:
— длительном сотрудничестве с компанией либо организацией, заключающемся в регулярных товарных поставках либо оказании услуг;
— действующих нескольких контрактах с одним партнером либо наличии допсоглашений к уже имеющимся договорам;
— получении дебитором отсрочек по платежам;
— получении крупных авансовых сумм при регулярных поставках;
— операциях с дорогостоящими товарами;
— поставках широкого ассортимента продукции.
Во всех этих случаях достаточно велика возможность появления ошибок, поэтому время от времени необходимо проводить сверки документов для уточнения реального положения дел. Помимо того, сверки проводятся во время инвентаризации расчетов, которая может быть как плановой, раз в год, так и ситуационной.
Проведение сверки не является обязательным, кроме случаев, зафиксированных в договоре. Результаты сверки компания не обязана рассылать контрагентам, как не может и требовать от них проведения сверки.
Поэтому необходимость и периодичность проведения сверок, а также санкции за уклонение от их проведения, желательно зафиксировать при заключении договора с контрагентом.
Как составляется акт сверки?
Оформление акта сверки берет на себя любой участник заключенного договора. Право подписи акта сверки, согласно законодательству, может быть предоставлено:
— руководителю (директору, гендиректору, президенту и т.д.);
— работнику, на имя которого оформлена доверенность.
Вторая подпись на акте обычно принадлежит главному бухгалтеру предприятия. Если сверка делается только для внутреннего пользования, достаточно одной подписи главбуха, но в таком случае акт не может быть использован для разрешения спорных ситуаций между контрагентами. Помимо подписей, акт скрепляется официальной печатью предприятия.
Как провести сверку взаиморасчетов с контрагентами
Акт сверки содержит данные о фактическом состоянии взаиморасчетов, которые получены из бухгалтерских документов предприятия на дату, указанную в документе. Акт оформляется в двух экземплярах, один из которых может быть отправлен контрагенту.
В случае отправки вторая сторона сверяет свою бухгалтерскую документацию с полученным актом и, в свою очередь, отправляет акт обратно, поставив на него свою печать и подписи руководителя и главбуха. Если в данных обнаружены расхождения, они вписываются в этот же акт либо оформляются отдельным приложением.
Контрагент не обязан подписывать акт сверки, если эта обязанность не зафиксирована в договоре. Однако в случае взаимных претензий отсутствие подписи на акте может трактоваться как отказ признавать задолженность.
Роль акта сверки в судебном споре
Если возникает судебное дело по задолженности в оплате поставок, документ по сверке может использоваться как аргумент одной из сторон. В то же время существующая практика судебных споров показывает, что суд может принимать разные решения, когда ему предоставляется акт сверки.
Он может быть признан документом, подтверждающим состояние текущих расчетов, но не подтверждающим признание долга дебитором. Суд может признать в акте сверки косвенное доказательство задолженности, если акт подписан дебитором, либо свидетельство отказа признавать наличие долга, если акт остался не подписан должником.
Несмотря на различия в решениях судов, все же лучше запастись актом сверки, особенно в случае, когда деловые отношения носят сложный многоплановый характер. Кроме того, напоминание дебитору о его задолженности никогда не бывает лишним в коммерческих взаимоотношениях.
Источник: www.mnogo-otvetov.ru
Где в 1С акт сверки и как его сделать в Бухгалтерии 3.0 и 2.0
Акт сверки взаиморасчетов важный бухгалтерский документ. Он необходим не только для разрешения конфликтных ситуаций или споров с партнерами, но и в повседневной работе организации.
В данной статье мы рассмотрим то, как сделать сопоставление расчетов с контрагентом на примерах платформы 1С Предприятие 8.3 и 1С Предприятие 8.2 в конфигурации Бухгалтерия предприятия. Возможности платформы 1С позволяют сделать его очень быстро и не упустить никакой важной информации.
Печатная форма акта сверки
Делаем акт сверки в 1С Бухгалтерия 3.0
В 1С Бухгалтерия предприятия 3.0 он располагается в двух меню программы «Продажи» и «Покупки». Зайдем, например, в меню «Продажи». Нажав на гиперссылку «Акты сверки расчетов» мы попадем в форму списка этих документов.
Меню «Продажи» в Бухгалтерии
Для того чтобы добавить новый элемент списка нажимаем кнопку «Создать». После открытия формы преступаем к заполнению его реквизитов. Выбираем контрагента, с которым вам необходим отчет о сопоставлении взаиморасчетов.
Далее выбираем договор с партнером, по которому вам нужно построить отчет . После того как вы выбрали его, в поле договор, 1С предложит вам договора относящиеся только к данному контрагенту. Если вам нужно построить сравнение взаиморасчетов по партнеру в целом без разбивки по договорам — данное поле нужно оставить пустым.
После чего нужно выбрать период.
На вкладке счета учета расчетов по умолчанию будут выставлены счета. Если ваша организация не использует какие-то особенные счета учета расчетов с контрагентами — то оставьте на данной вкладке все как есть.
Теперь, если мы аккуратно вели учет с нашим партнером и заносили в 1С все необходимые первичные документы , мы можем автоматически наполнить табличные части по информации из базы 1С. Для этого переходим на вкладку «По данным организации» и нажимаем кнопки «Заполнить» и «Заполнить по данным бухгалтерского учета». После чего табличная часть наполнится сведениями о вводе остатков, поступления, реализаций и оказания услуг. В зависимости от имеющихся в вашей базе 1С данных, также встанут суммы по дебету и кредиту.
Для того, чтобы в печатной форме была заполнена и вторая часть («По данным контрагента») нам нужно наполнить табличную часть на соответствующей вкладке. Это в 1С тоже можно сделать автоматически. Нажимаем заполнить «Заполнить» и «Заполнить по данным организации».
Наш отчет о сверке взаиморасчетов готов. Чтобы сохранить запишите либо проведите его . Чтобы посмотреть его печатную форму нажмите на кнопку «Печать» в верхней части формы.
Помимо данных функций в интерфейсе так же есть возможность вывода с подписью и печатью. Для этого вам нужно нажать кнопку «Печать» и выбрать одноименный пункт в выпадающем списке. Как в 1С Бухгалтерии настроить подпись и печать будет рассмотрено в отдельной статье.
Полученный результат вы можете сохранить в различных форматах. Например MS Word, MS Excel и др. Это очень удобно, для того, например, чтобы отправить по электронной почте.
Сильно экономит ваше время если отправлять акты сверки прямо из реализации товаров и услуг, в составе пакета остальных документов. Для этого вы можете скачать мою внешнюю обработку — Печать и отправка акта сверки из реализации.
После того как вы согласуете отчет с вашим партнером, поставьте галочку «Согласовано», это защитит его от редактирования.
Делаем акт сверки в 1С Бухгалтерия 2.0
В 1С Бухгалтерии 8.2 открыть форму списка актов можно через меню «Покупка» либо «Продажа». Для этого можно воспользоваться как главным меню в верхней части программы, так и быстрыми ссылками на вкладках «Покупка» либо «Продажа» в начальном окне программы 1С.
Зайдем, например, в меню «Продажи». Нажав на кнопку выпадающего пункта меню «Акт сверки взаиморасчетов» мы попадем в форму списка.
Расположение в меню
Чтобы добавить новый элемент списка нажмем зеленую кнопку «Добавить».
Далее заполняете период, за который вы хотите сопоставить взаиморасчеты: год, квартал, месяц либо любое произвольное значение между двумя датами в календаре. Будьте внимательны не выбирайте слишком большой период — в этом случае 1С может обрабатывать запрос очень долго.
После чего вам нужно выбрать организацию, так как в одной базе 1С учет может вестись сразу по нескольким организациям.
Следующий шаг — это выбор партнера, с которым нужно сделать сравнение взаиморасчетов. После того как вы выберите клиента либо поставщика — в поле договор 1С автоматически подставит «Основной договор». Обратите внимание, возможно договор вам придется поменять. У одного контрагента в 1С может быть несколько договоров , хотя бы, потому что он может быть одновременно и вашим покупателем и вашим поставщиком. Подставляйте нужный договор.
На вкладке «Счета учета расчетов» мы можем выбрать счета, по которым будет сформирован отчет. Если в вашей организации нет никаких особенностей ведения учета по счетам — оставьте отмеченными все галочки. Бывает что нужны данные только по одному определенному счету — тогда нужно оставить флажек только на этом счете, а с остальных снять.
Теперь нам нужно автоматически наполнить табличные части нашего документа. Для чего во вкладке «По данным организации» нажимаем кнопку» Заполнить» и «Заполнить по данным бухгалтерского учета».
Таким образом, в табличную часть попадут все сведения по данному партнеру за выбранный период, а также их суммы по дебету либо кредиту. Например, поступление товаров и услуг дает нам сумму по кредиту, то есть мы должны данному контрагенту определенную сумму, а реализация товаров и услуг дает нам сумму по дебету — значит эту сумму должен нам он.
Также мы можем автоматически наполнить табличную часть на вкладке «По данным контрагента». Нажимаем заполнить «Заполнить» и «Заполнить по данным организации». Обратите внимание, вся информация в этой табличной части будет зеркально наоборот отображать информацию из табличной части «По данным организации». То есть, то, что для нас дебет для партнера кредит и т.д.
Вкладка «По данным контрагента»
Наш отчет о сравнении взаиморасчетов готов. Чтобы сохранить запишите либо проведите его . Чтобы посмотреть его печатную форму нажмите на кнопку «Акт сверки» в нижней части формы.
После того как вы согласуете его с вашим клиентом, поставьте галочку «Сверка согласована» , это защитит её от редактирования.
Дополнительные возможности по формированию акта сверки в 1С 8.3 и 8.2:
- на вкладке «Дополнительно» вы можете выбрать лиц, которые будут выводиться в место расшифровки подписи как от вашей организации, так и от организации партнера. Для этого заполните соответствующие поля: «Представитель организации» и «Представитель контрагента»;
- галочка «Разбить по договорам» может пригодиться вам, если с партнером у вас заключено несколько договоров. Когда вы ее поставите — в печатной форме все сведения сгруппируются по договорам. Очень удобно и наглядно когда много данных по разным договорам;
- галочка «Выводить полные названия документов» предназначена для того чтобы в печатной форме вместо обобщенных названий, таких как «Принято», «Оплата», «Продажа» и т.д. выводились названия конкретных документов в 1С с номером и датой. Также при таком способе вывода данных вы можете провалиться в каждый из них и посмотреть его данные, что очень удобно, так как в печатной форме нужная вам информация может не отображаться.
Формирование акта сверки по нескольким договорам
Для того, чтобы сформировать акт сверки сразу по нескольким договорам, просто оставьте поле «Договор» пустым и нажмите «Заполнить»- таким образом в таблицу документа попадут взаиморасчеты с выбранным контрагентом по всем существующим с ним договорам. Ненужные строки можно удалить.
На этом стандартные возможности акта сверки взаиморасчетов в 1С Бухгалтерии заканчиваются. Если вы хотите доработать его — воспользуйтесь услугами программиста 1С.
Если вам понравилась эта статья, или вы просто хотите сохранить ее для того чтобы почитать еще раз позднее, вы можете поделиться ей в своих социальных сетях. Для этого используйте кнопочки с логотипами, расположенные вверху. Спасибо.
Если у вас остались вопросы — задавайте их в комментариях.
А если вы хотите научиться без обращения к программистам справляться с большинством задач — приглашаю Вас на мой курс Сам себе Программист 1С
Похожие записи:
- Печать и отправка Акта сверки из реализации БП 3.0 — внешняя печатная формаДля чего может понадобиться печатать акт сверки взаиморасчетов из реализации.Как в 1С посмотреть активных пользователейПри работе с 1С часто возникает ситуация, в которой нужно.Отчет «Номенклатура со штрихкодами» для 1С УТ, Розница и БП 8.3 и 8.2В типовых конфигурациях 1С в списке номенклатуры вы не сможете.Скачать обработку для изменения ставки НДС в номенклатуреС 1 января 2019 года все предприятия обязаны применять новую.
От Программист 1С
Просмотреть все записи от Программист 1С по этой ссылке.
Источник: bp1s.ru
Зачем нужен Акт сверки взаиморасчетов?
Для того чтобы проверить достоверность расчетов между контрагентами, исключить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете, провести инвентаризацию расчетов, организациями используется документ «Акт сверки взаиморасчетов».
Что за документ «Акт сверки взаиморасчетов»?
Единой формы, которая была бы утверждена для акта сверки, — нет. Организации могут составлять такие документы в удобной для себя форме. Кто-то использует возможности 1С, кто-то Excel, а некоторые и специализированные внутренние учетные программы.
Типовой акт сверки представляет собой таблицу:
Какие документы попадают в акт сверки взаиморасчетов
В акте сверки взаиморасчетов накладная ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ отражаются как «Реализация», если это услуги или товары, предоставленные организацией контрагенту (счет 62).
Или, когда контрагент является поставщиком (счет 60), то тогда в акте сверки взаиморасчетов бухгалтер увидит «Поставка».
Банковские поручения в акте сверки отражаются как «Оплата». В зависимости от того какой счет сверяется 60 или 62, то оплата может отражаться как по кредиту, если это поставщик, так и по дебету, если это покупатель.
Еще такой документ как «Постановление о взыскании» может попасть в акт сверки, если организация платила штраф за не поставку товара вовремя.
Как организована работа бухгалтера с документом «Акт сверки взаиморасчетов»
В российских организациях менеджеры различных отделов (продаж, логистики, персонала) запрашивают, или у бухгалтера, отдельно занимающегося расчетами, или у единственного бухгалтера, акты сверки по своим контрагентам для того, чтобы на основании подписанного с двух сторон документа, закрыть свои сделки.
1. Запрос от менеджера или от контрагента.
Запрос от бухгалтера контрагенту или менеджеру.
2. Сличение базы 1С с наличием документов и с данными контрагента.
3. Устранение расхождений или подписание акта с расхождениями.
Задача бухгалтера состоит в том, чтобы данные по оригиналам первичных документов не только сходились с данными по 1С: Бухгалтерия предприятия, но, и чтобы те же данные соответствовали зеркально данным у контрагента, расчеты с которым проверяются.
То есть, если бухгалтерская операция по оплате, отгрузке или поставке отражена в первичных документах в стоимостном выражении на 150 000 руб., то и в акте сверки взаиморасчетов такая же сумма должна и проходить по данным программы 1С: Бухгалтерия предприятия.
В акт сверки должны попадать только подтвержденные документами отгрузки, поставки и оплаты.
Вероятные причины расхождений в акте сверки
Из-за того, что с контрагентами напрямую чаще всего работают менеджеры, происходит расхождение данных между 1С: Бухгалтерия предприятия и фактическим наличием документов.
На практике, при работе с актами сверки взаиморасчетов, встречались следующие ситуации:
1) Получен акт взаиморасчетов от контрагента, менеджер хочет получить подписанный документ, чтобы закрыть свою сделку, но при формировании акта сверки бухгалтером организации в программе 1С: Бухгалтерия одна сумма не сходится с данными контрагента.
У бухгалтера по данным организации 1950 руб. за 25 марта 2020 года, а у контрагента, который прислал акт сверки на подпись 1050 руб. на эту дату.
В этой ситуации бухгалтер подняла оригинальные документы и обнаружила, что данные по отгруженным первичным документам совпадают с данными по программе 1С: Бухгалтерия. Для выяснения истины бухгалтер запросил у контрагента его документы по его сумме на указанную дату.
Оказалось, что в разговоре с контрагентом менеджер договорился переделать документы на меньшую сумму. Оба экземпляра переделанных документов менеджер отправил контрагенту на подпись, без уведомления бухгалтера об изменении первичной документации. Хотя второй экземпляр переделанного документа у бухгалтера отсутствовал, менеджер запросил свой акт сверки.
2) Некоторые руководители экономят на локальной сети и получается такая ситуация, что два специалиста: бухгалтер и менеджер одновременно в разные конфигурации 1С занесли одну и ту же накладную, но с разными данными.
Менеджер занес по невнимательности в свою 1С «Управление торговлей» сумму по накладной, которая указана в валюте, как рублевую. То есть в накладной было две графы 180 000 руб. и 3 000 у. е.
Так как договор менеджер заключал на 3000 у. е., то и при оформлении документов он и занес в программу 3 000 у. е. как сумму 3000 руб. Не заметил, что это другая валюта.
Бухгалтер, оформляя эту же накладную, занес в свою программу 1С «Бухгалтерия предприятия» сумму в 180 000 руб. как положено, когда валюта переведена в рубли на дату курса по Центральному Банку Российской Федерации.
Так как общей сети у предприятия нет, то синхронизации между программами 1С «Управление торговлей» и 1С «Бухгалтерия предприятия» тоже нет.
В итоге по поставкам менеджера проходит 3000 руб., а по поставкам бухгалтера 180 000 руб. И при формировании акта сверки бухгалтеру сначала нужно будет привести данные 1С «Управление торговлей» в соответствие с 1С «Бухгалтерия предприятия», а потом уже формировать акт сверки взаиморасчетов.
3) На расчетном счете нет достаточных средств для осуществления поставки от организации «Б» на сумму 200 000 руб. для организации «А». Руководитель организации «А» нашел дружественного контрагента «В», который готов заплатить за организацию «А» по счету от организации «Б» 200 000 руб.
Организация «А» написала информационное письмо для организации «Б», что оплата в сумме 200 000 руб. будет на их реквизиты от организации «В». Приложила платежное поручение на сумму 200 000 руб. с оттиском банка от организации «В».
Бухгалтеру нужно правильно оформить такую ситуацию расчетов через акт сверки, чтобы эти 200 000 руб. можно было увидеть в расчетах между организациями.
В случае, если организация «Б» — поставщик организации и отгрузила на 200 000 руб. организации «А», а организация «В» является покупателем организации «А» и должна ей в сумме те же 200 000 руб. за отгрузки, то необходимо оформить акт взаиморасчетов между организациями «А» и «В», тогда зачетные суммы попадут в акт сверки взаиморасчетов между организациями.
В акт сверки между «А» и «Б» попадет платежное поручение, которое исполнила организация «В». Долг организации «А» перед организацией «Б» будет закрыт.
В акт сверки между «А» и «В» попадет акт взаимозачета, который организация «А» составила между своими контрагентами. Долг организации «В» перед организацией «А» будет закрыт.
Обычно формирование акта сверки взаиморасчетов и его проверка дело пяти минут, однако если учесть указанные выше ситуации, то такие акты сверки сразу не получится свести бухгалтеру и они займут в его работе больше времени.
Только когда данные контрагента и данные организации совпадают в зеркальном отношении, то тогда акт сверки подписывается, либо если есть расхождения с данными контрагента, то на стороне своей организации бухгалтер оставляет визу:
«Отсутствует реализация №105 от 25.01.2021 г. на сумму 125000 руб.»
И тогда акт подписывается с расхождениями.
Автор материала:
Вера Енина
Источник: buhpress.ru
