Как ИП списать гсм

Как максимально удобно и просто вести учет ГСМ на предприятии? Какие есть варианты правильного учета ГСМ? Как грамотно организовать списание топлива? Как автоматизировать учет топлива на предприятии? Разберем ответы на все эти важные вопросы и рассмотрим, как разработать политику учета топлива в автотранспортной компании.

Важность ведения учета и списания топлива

Основная статья расходов автопарка — топливо. И грамотный, продуманный учет ГСМ в транспортной организации — приоритетная задача. Продуманная учетная политика, параллельно с непрекращающимся анализом расхода ГСМ по факту, помогут снизить потери топлива и уменьшить издержки на его покупку в среднем на 10–50%.

Разумеется, налоговый, бухгалтерский учет топлива и смазочных материалов имеет массу тонкостей и охватить все детали этого процесса в одном материале невозможно. Поэтому сосредоточимся на самом важном и разберемся, как организовать учет топлива и материалов таким образом, чтобы он был предельно точным и простым для владельца автопарка.

Списание ГСМ 14.08.2020

Учет топлива и ГСМ: расход по факту и по норме

Учет ГСМ в организации ведется с обязательным применением заранее установленных норм расхода. Эти нормы используются в качестве экономических обоснований для налоговой и бухгалтерской отчетности. И несмотря на то, что Налоговый Кодекс Российской Федерации не содержит прямых норм по списанию ГСМ, представители Налоговой Службы все же могут потребовать обоснование затрат топлива. Предприятиям же выгодно опираться на установленные нормы, ведь так можно снизить размеры уплачиваемых налогов (зависит от налоговой нагрузки и формы собственности).

Со стороны бухгалтерского учета лучше указывать фактические расходы ГСМ, ведь такой подход положительно скажется на финансовых показателях. Оптимальный выход из ситуации — вести комбинированный учет топлива автотранспорта. Но независимо от выбранного варианта учета, важно понимать, соответствуют ли установленные нормы реальности, ведь только так можно увидеть максимально полную и точную картину по учету топлива.

Два метода расчета норм топлива

Итак, учет ГСМ на транспорте в автопарках ведется по рассчитанным заранее нормам, которые прописаны в документации, разработанной Министерством транспорта России. Отражены эти нормы в распоряжении N «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Документ все время редактируется и обновляется — последний раз правки вносили в 2018 году.

Актуальный документ содержит информацию для разных типов спецтехники и автомобилей (легковых и грузовых). Там же отражены формулы для расчета норм и поправочные коэффициенты. Последние учитывают состояние трасс, пору году, длительность использования транспортного средства, население конкретного региона, в рамках которого перемещается авто и многие другие факторы. Также для каждого типа автомобиля предусмотрены поправочные коэффициенты, учитывающие объем цилиндра и тип используемых ГСМ. Все это значительно упрощает учет топлива на автомобиле.

Как списать бензин на предприятии без автомобиля?

Применяя вышеописанные нормативы, расход топлива можно определить при помощи методов:

1. Наиболее простой. Литры топлива делятся на километры пройденного пути, а затем умножаются на 100. После применяются коэффициенты для поправок.
2. Наиболее точный. Учет ГСМ в транспортной компании ведется на основе формулы с нормами расхода, прописанными в N по отношению к определенным транспортным средствам.

Вариант 2 более сложный, но позволяет вести учет топлива транспорта максимально точно. Если речь идет о легковом авто, расчетная формула согласно варианту будет такой:

Qh = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D), где:

• Qh — принятая норма;
• Hs — базовая норма расхода на каждые 100 км. пути;
• S — пробег легкового авто;
• D — поправочный коэффициент относительно нормы, в процентах.

Чтобы все время документировать максимально точный учет ГСМ по автомобилю, стоит использовать не только эту формулу, но и техническую документацию для конкретной марки автомобиля, после чего применять коэффициенты для поправок.
У такого метода учета есть весомый плюс — все нормы Министерства транспорта были тщательно просчитаны и продуманы. Также они все время пересматриваются и актуализируются.

Но не обошлось здесь и без минусов:

• как и «паспортные» нормы, показатели Минтранса крайне обобщенные;
• на расход ГСМ влияет масса факторов, которые в свою очередь влияют на каждое тс;
• чем больше у авто пробег и чем дольше машина работает, значения в нормах будут все сильнее расходиться с реальностью;
• при различных факторах (погодные условия, техническое состояние авто ) расход топлива одной и той же машины (даже с одинаковыми поправки) будет отличаться.

Индивидуальный расчет расхода топлива

Альтернатива вышеописанных вариантов — учет топлива в резервуарах (или в баках автомобилей) по уникальной, разработанной системе, которая будет учитывать все нормы, технические особенности, условия эксплуатации авто и другие важные параметры.

Стоит еще раз отметить, что нормы, опубликованные Минтрансом — это лишь методические, данные. То есть, они не рассматриваются, как обязательные к применению, и каждый автопарк имеет право самостоятельно определять коэффициенты поправок, опираясь на особенности своей техники. При таком подходе ничего не помешает в будущем применить коэффициенты, предложенные ведомством.

Чтобы разработать собственную систему учета топлива в баке автомобилей для автопарка, необходимо сформировать специальную комиссию, в которую должны входить руководители компании, технические специалисты, обязательно водители.

Эта комиссия проводит контрольные замеры расхода топлива, которые базируются на:

• технических параметрах машины;
• состоянии автомобиля;
• условиях использования тс;
• поры года;
• и т. д.

Нормы, которые будут получены по итогам работы такой комиссии, оформляются документально на каждое транспортное средство. Эти же нормы будут применяться для списания ГСМ в транспортной компании. Такие внутренние локальные документы можно редактировать, например, когда предприятие приобретает новые автомобили. Но главное — нужно не забывать документировать все изменения в актах.

Конечно, в реальности совсем немногие автопарки разрабатывают собственные нормы расхода топлива. Или у руководства отсутствует желание, или есть нехватка опыта и понимания всех тонкостей процесса. Хотя в этом деле довольно просто найти тех, кто сможет оказать грамотную поддержку и помощь. Отчасти с этой задачей справится даже сотрудник СТО.

Максимально серьезно к задаче подходят специализированные компании, которые занимаются установкой систем спутникового контроля топлива (например, ГЛОНАСС учета топлива). В любом случае нужно понимать, что при грамотно организованном учете и списании ГСМ спецтехники можно избежать перерасхода топлива на целых 20%.

Методы замера топлива

Среди наиболее распространенных методов измерения топлива в баке транспортного средства встречаются следующие:

• установка мерного бака на топливную систему;
• применение щупа со шкалой;
• слив ГСМ в специальные мерные емкости.

На результаты измерений выбранным методом всегда будут влиять допустимые погрешности. А чтобы всегда получать максимально точные результаты замеров, стоит использовать комбинацию вышеописанных методов и учет ГСМ по данным ГЛОНАСС для сравнения полученных данных. При этом, каждое транспортное средство должно оснащаться датчиком уровня топлива и БК (бортовым контроллером), чтобы вести точный учет ГСМ. Оборудование такого плана обязательно должно быть сертифицированным.

Разработка индивидуальных норм измерения расхода и списания ГСМ — ГЛОНАСС/GPS

Чтобы провести эксплуатационный замер, необходимо:

1. Долить топливо в бак до его заполнения.
2. Опломбировать и сфотографировать систему подачи топлива, чтобы перестраховаться от несанкционированного доступа к ней недобросовестных водителей.
3. После этого транспортное средство нужно «прогнать» в обычном режиме, в условиях плохой дороги
4. Затем необходимо вновь долить топливо в бак до его заполнения, предварительно посчитав его объем измерительным прибором (обязательно сертифицированным).

В результате вышеописанной процедуры будут получены фактические показатели расхода топлива, скорости автомобиля, пройденного им расстояния. Эти показатели и нужно сравнить с данными от спутниковой системы учета.

Если отклонения в пределах допустимых, полученный результат можно брать за норму списания ГСМ по системе ГЛОНАСС (измеряется в литрах на каждые 100 км. пройденного пути или в литрах/моточасах).

В случае, если погрешность в процессе сопоставления результатов составит более 5%, тогда важно найти причину этому — проверить корректность функционирования штатных систем транспортного средства,

После полученной информации необходимо составить приказы для всех тс и расписать в них нормы расхода ГСМ. При таком подходе списание ГСМ по данным ГЛОНАСС будет выполняться по факту, на базе данных со спутникового оборудования, но лишь в том объеме, который не превышает установленные нормы.

Если же списание ГСМ на предприятии будет выполняться исключительно по принятым нормам, то информация о расходе топлива по факту будет рассматриваться для расследования различных внештатных (спорных) ситуаций.

Основное преимущество подхода, когда используется ГЛОНАСС списание топлива, заключается не только в эффективном отслеживании реального расхода ГСМ, но и в том, что метод позволяет оптимизировать учет ГСМ (автоматизация на высшем уровне), а особенно в случае, когда используется интеграция спутникового оборудования и программное обеспечение для оперативного и удобного учета. Вот как вести учет ГСМ максимально продуктивно.

Программное обеспечение для учета ГСМ в автопарке

Современное программное обеспечение для ведения учета ГСМ по картам серьезно изменило функционирование всех без исключения транспортных компаний. Так, если сравнить с прошлым десятилетием, теперь владельцам автопарков не придется заниматься рутинной работой и бумажной волокитой.

К примеру, программное обеспечение от компании 1С:

• «Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом»;
• «Управление автотранспортом»;
• «TMS Логистика. Управление перевозками».

Все эти решения предлагают множество функций и возможностей для всестороннего контроля расхода топлива и управления автотранспортом: списание ГСМ, начисление заработной платы, распределение маршрутов, расчет амортизации и т. д.

Эти программы позволяют автоматически вести:

• учет поступления топлива на склад, расход ГСМ как по конкретным транспортным средствам, так и по водителям;
• учет расходов по факту и нормам;
• реестр различной документации.

А при необходимости ПО позволит быстро сформировать отчет по заданным критериям. Также это программное обеспечение имеет функции оформления заправок по видам (по талону, со склада, за наличные).

Кстати, сегодня очень активно развивается интеграция специального программного обеспечения с процессинговыми центрами. Такой подход позволяет получать максимально подробные данные о заправках автомобилей по картам от популярных АЗС.

Но максимум преимуществ можно получить от настройки ПО и спутниковых систем на совместное функционирование. И если данные с GPS /ГЛОНАСС оборудования будут напрямую поступать в программу для учета, это позволит:

• списывать ГСМ, опираясь на моточасы и фактическое использование топлива;
• анализировать данные и сопоставлять расход по факту и по нормам, сравнивать показатели с информацией от процессинговых центров и (пройденный маршрут, посещение конкретных геозон )
• заполнять путевые листы, внося в них данные об объеме остаточного ГСМ;
• жестко контролировать всех шоферов и вести учет объема работ, которые они выполнили.

Так, с помощью интеграции управленческого ПО со спутниковыми системами, бухгалтерия получает самый эффективный метод учета и списания топлива. А руководство автопарка сможет обеспечить максимально прозрачные условия работы для своих сотрудников, улучшит их дисциплину, качество труда и сможет прилично сэкономить на расходах.

• Новости
• Обновления
• Статьи
• Законодательство

Источник: scout-gps.ru

Расходы на ГСМ: документальное оформление, учет

Предприятия, имеющие автомобили в собственности или аренде, неизбежно несут расходы, связанные с эксплуатацией этих автомобилей, в том числе на топливо. На практике возникают вопросы по документальному оформлению приобретения и списания ГСМ, бухгалтерским проводкам и признанию расходов для целей налогообложения.

Налог на прибыль

По общему правилу, расходами для целей налогообложения признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, Налоговый кодекс не устанавливает предельную величину расходов на ГСМ. Для целей налогообложения прибыли признаются фактически понесенные налогоплательщиком расходы, выраженные в денежной форме и подтвержденные оправдательными документами.

Для чего нужны нормы расхода ГСМ

Установление на предприятии норм расходования ГСМ относится к элементам внутреннего контроля, поскольку позволяет исключить бесконтрольное потребление ГСМ и злоупотребления со стороны водителей и иных работников, обслуживающих автотранспортные средства.

Нормы расходования ГСМ устанавливаются приказом руководителя (индивидуального предпринимателя). При установлении норм предприятие вправе использовать:

— информацию о потреблении топлива из руководства по эксплуатации транспортного средства;

— результаты испытаний, проведенных техническими специалистами предприятия;

— методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

Примечание. Применение указанных методических рекомендаций является правом налогоплательщика, но не обязанностью (см.письмо Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875)

Для разных марок и типов автомобилей, которые имеются на предприятии, могут применяться разные источники информации.

Приказ руководителя о нормах расходования ГСМ должен быть доведен до сведения водителей под роспись. Экземпляр приказа также должен быть передан в бухгалтерию.

По каждому случаю перерасхода ГСМ (т.н. «пережогу») водитель должен написать объяснительную записку. Если руководитель (иное ответственное должностное лицо, назначенное приказом) признает правомерность «пережога», то бухгалтерия на основании соответствующего распоряжения спишет расход топлива сверх норм в затраты. Также может быть принято решение о покрытии «пережога» за счет экономии ГСМ в следующие месяцы.

Порядок учета, списания ГСМ и документального оформления следует установить локальным документом предприятия. Это может быть раздел учетной политики, отдельный стандарт или иной внутренний распорядительный документ.

О путевом листе

Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Таким образом, в силу закона путевой лист должен быть оформлен при перевозке автотранспортным средством пассажиров, багажа, грузов.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях (п.п. 9, 10 приказа № 152).

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п.10 приказа № 152).

Обязательные реквизиты путевого листа и их описание приведены в п.п. 3 – 8 приказа № 152. Так, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

— наименование и номер путевого листа;

— сведения о сроке действия путевого листа;

— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

— сведения о транспортном средстве;

— сведения о водителе.

В частности, сведения о транспортном средстве включают показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо).

Документальное оформление

В зависимости от способа приобретения оприходование ГСМ осуществляется на основании:

— накладной поставщика (Дебет 10-3 Кредит 60);

— чека ККТ (с указанием количества, марки, цены и общей стоимости ГСМ), приложенного к авансовому отчету водителя (Дебет 10-3 Кредит 71).

Списание ГСМ производится по окончании каждого месяца в следующем порядке:

1) бухгалтер производит расчет количества ГСМ, подлежащего списанию по каждому водителю в пределах установленных норм, на основании путевых листов или показаний тахографов;

2) в отношении перерасходов в бухгалтерию передаются объяснительные водителей с распоряжением руководителя о списании (несписании) в расходы;

3) на основании расчета и отдельных распоряжений бухгалтер производит списание ГСМ по каждому водителю (Дебет 20, 26,23, 44, др. Кредит 10-3);

4) составляется общий акт на списание ГСМ за соответствующий месяц, в котором указываются общее количество ГСМ (по маркам, видам) и их общая стоимость в рублях. Акт утверждается руководителем предприятия.

Вопрос 1. Оптовое предприятие имеет 3 грузовых автомобиля, оборудованные тахографами. Можем ли мы производить расчет расхода ГСМ исходя из данных пробега автомобилей не по путевым листам, а по тахографам?

Тахограф – контрольное устройство, устанавливаемое на борту автотранспортных средств. Предназначено для регистрации скорости, времени в пути, маршрута, пройденного расстояния и др.

Независимо от водителя тахограф регистрирует скорость и пройденный путь. Выдаваемый тахографом документ является объективным, автоматически формируемым, защищенным от фальсификаций. При наличии документа, выданного тахографом, отпадает необходимость в обработке бухгалтером путевого листа для определения фактического расхода ГСМ.

Вопрос 2. У нас заключен договор с поставщиком ГСМ. Мы производим оплату и получаем накладную и счет-фактуру на ГСМ и талоны. Как нам учитывать ГСМ по водителям?

При получении накладной и счета-фактуры от поставщика в учете следует сделать проводки:

Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса) Кредит 60 – на стоимость ГСМ;

Дебет 19-3 Кредит 60 – на сумму предъявленного НДС.

Талоны следует оприходовать за балансом на счете 006.

По мере выдачи талонов водителям в учете делают следующие записи:

Кредит 006 – выданы по ведомости талоны конкретному водителю;

Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (водитель) Кредит 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса).

На основании отчета поставщика (АЗС) о фактически залитом бензине в каждую машину:

Дебет 10-3 «ГСМ в баках» (водитель) Кредит 10-3 «ГСМ в талонах» (водитель).

По окончании месяца списывается фактический расход ГСМ в пределах установленных норм на основании расчета бухгалтера:

Дебет 20, 23, 26, 44, др. Кредит 10-3 «ГСМ в баках» (водитель).

Источник: amnagency.ru

Учет ГСМ в 1С:БП

Списание затрат на ГСМ в 1С 8.3 отражают документом требованием-накладной, а поступление — авансовым отчетом, в том числе и по топливным картам. В некоторых случаях можно использовать документ “Операции, введенные вручную”, однако, при отражении списания ГСМ пользователь может упустить некоторые проводки, что в свою очередь может привести некорректному учету.

Поступление ГСМ

Перейдите в раздел «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты».

Создайте новый документ и укажите в шапке подотчетное лицо. В таблице товаров укажите ранее созданную номенклатурную позицию. В нашем случае это «Бензин АИ-92». Очень важно правильно указать счет учета – 10.03 «Топливо».

После того, как вы указали все необходимые данные, проведите его.

В данном примере будет описано списание ГСМ для индивидуального предпринимателя, у которого система налогообложения УСН (доходы минус расходы). Таким образом будут использоваться регистры накопления «Прочие расчеты» и «Расходы при УСН».

Если бы отражали поступление ГСМ «Операцией, введенной вручную», то движения были бы только по одному регистру – бухгалтерскому. Делать это некорректно в связи с тем что, можно что-то не учесть в зависимости от выбранной системы налогообложения.

Списание бензина

Списание топлива отразим в 1С 8.3 документом «Требование-накладная». Кроме того, намного удобнее работать с документами, чем непосредственно с записями в регистре.

В предыдущем примере отразили поступление 30 литров бензина АИ-92, которые теперь числятся за Абрамовым Геннадием Сергеевичем. Предположим, что нам необходимо списать 20 литров в связи с поездкой.

Учет списания ГСМ в 1С Бухгалтерия будет произведен требованием-накладной. Заполним шапку данного документа.

Далее, на вкладке «Материалы» укажем наш бензин АИ-92 в количестве 20 литров. Заполнить данную вкладку можно как при добавлении необходимой номенклатуры, так и при помощи кнопки “Подбор”.

Так же при заполнении табличной части важно правильно указать счет учета (10.03 “Топливо”).

Заполнив табличную часть документ, проводим его.

Из-за того что у нашего индивидуального предпринимателя система налогообложения указана УСН, то в регистре “Расходы по УСН” будет отображаться две строки . Первой строкой будет отражен расход денежных средств по приобретению ГСМ авансовым отчетом. Второй строкой – приход, отражающий списание ГСМ.

После проведения операции “Закрытие месяца” расходы по топливу будут автоматически учтены.

Уже более 10 000 компаний работают
в облачной 1С от 42Clouds

— Консультация по 1С Бесплатно!

— Поддержка 24/7 по техническим вопросам: в чате, по телефону, по почте

— Все типовые конфигурации онлайн, доступ через RDP, Remote App, Web

Источник: 42clouds.com