Аванс подотчетным лицам — это деньги, выдаваемые сотрудникам организации на целевые расходы. Кто является подотчетным лицом, как отразить выдачу денежных средств и их возврат в бухучете — расскажем в статье.
- хозяйственно-операционные расходы;
- расходы на командировку;
- возмещение сотруднику понесенных командировочных расходов.
Получить деньги под отчет может практически любой сотрудник организации, включая руководителя, подрядчика и даже работника, у которого есть долг по ранее выданной подотчетной сумме (Указание Банка России № 3210-У, Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859). Передача авансовых сумм от одного лица другому запрещена. Не выдавайте денежные средства лицам, не являющимся сотрудниками компании.
Если сотрудник не отчитался по ранее полученному авансу, новые подотчетные ему все же можно выдать. ЦБ РФ в указаниях № 3210-У не устанавливает на это никаких ограничений, а только отмечает, что сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в срок, установленный руководством организации. Ранее запрет на новый подотчет без отчета по старому действовал, но сейчас он отменен.
Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С
Выдача денег под отчет
Чтобы получить деньги на целевые расходы, сотрудник направляет руководителю заявление. Он указывает в нем конкретную сумму, цель и срок, на который хочет ее получить. Форма заявления может быть произвольной или строгой, если она утверждена в положении о расчете с подотчетными лицами (при наличии). После того, как руководитель одобрит заявление, оно поступает в бухгалтерию, которая проверяет наличие остатков по прошлым авансам.
Вместо заявления основанием выдачи денег под отчет может стать приказ руководителя или иной распорядительный документ с его подписью. Если в положении о расчетах (при наличии) установлено, что приказ обязателен, то он должен быть составлен даже при наличии заявления. С декабря 2020 года одним приказом можно оформить несколько выдач наличных одному или нескольким подотчетным лицам.
Если деньги выдаются на командировочные расходы, то руководитель выносит приказ о направлении сотрудника в командировку. Затем работник пишет заявление с предварительным расчетом необходимой суммы.
Порядок выдачи аванса
Выдачу аванса из кассы оформляйте расходным кассовым ордером по форме № КО-2. В РКО должны быть проставлены подписи директора и главбуха или иных уполномоченных. Выдавать деньги в подотчет можно и в безналичной форме, тогда первичным документом для подтверждения операции будет банковская выписка по счету.
В бухгалтерском учете выдача наличных денежных средств отражается проводкой Дт 71 Кт 50. Аналогичной проводкой отражается и доплата, если сотрудник потратил денег больше, чем ему выдали. Перевод денег на банковскую карту оформляется проводкой Дт 71 Кт 51.
Авансовый отчет
Деньги выдаются на определенный срок. Об израсходованных суммах работник обязан отчитаться в бухгалтерию в срок, установленный работодателем. Для авансовых отчетов по командировкам действует строгий срок — 3 рабочих дня после возвращения из командировки.
Для учета выданных авансов используйте авансовый отчет. Для организаций вне зависимости от формы собственности используйте форму №АО-1. Для бюджетных учреждений применяйте форму №0504049.
Бланк отчета имеет лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне отражается информация о сотруднике, в графах 1-6 оборотной стороны он отражает информацию об израсходованных суммах и прикладывает оправдательные документы. Бухгалтерия принимает отчет и проверяет правильность заполнения граф, приложенные документы и целевой характер расходования денег. Графы 7-10 заполняются главным бухгалтером. После чего отчет утверждает руководитель.
При сдаче авансового отчета может возникнуть две ситуации:
- Было потрачено денег меньше, чем получено. Тогда сотрудник обязан вернуть неизрасходованную сумму.
- Выдано меньше, чем потрачено. Перерасход денежных средств возмещается сотруднику на основании РКО.
Оправдательные документы
Оправдательные документы доказывают факт совершения расходов, это кассовые чеки, товарные накладные, номерной бланк строгой отчетности, счет-фактуру, договор купли-продажи.
Списание подотчетных сумм
После получения авансового отчета бухгалтер списывает израсходованные и подтвержденные суммы. Для этого используется кредит счета 71, который корреспондирует с соответствующими счетами. Составляются проводки:
- Дт 10/15 Кт71 — поступление материалов, приобретенных подотчетным лицом;
- Дт 41 Кт71 — поступление товаров, приобретенных сотрудником;
- Дт 20/23 Кт71 — списание расходов на командировку в себестоимость продукции;
- Дт 44 Кт 71 — списание расходов на командировку в расходы на продажу.
Если сотрудник истратил денег меньше, чем ему выдали, он обязан вернуть остаток. Возврат оформляется проводкой Дт50 Кт71. Если сотрудник отказывается вернуть неизрасходованную сумму в установленный срок, то по решению руководителя ее можно взыскать с заработной платы подотчетного лица. В бухгалтерском учете это отражается следующим образом:
- Дт 94 Кт 71 — списана невозвращенная сумма;
- Дт 73 Кт 94 — отражена задолженность сотрудника перед организацией;
- Дт 70 Кт 73 — отражено удержание невозвращенных денег из зарплаты.
Облачный сервис Контур.Бухгалтерия поможет легко учитывать выданные авансы и списывать подотчетные суммы. Ведите учет в системе, начисляйте зарплату, платите налоги, отправляйте отчеты через интернет. Налоги и отчеты сервис формирует сам на основе данных учета. В течение месяца работайте в программе бесплатно.
Источник: www.b-kontur.ru
Выдача в подотчет в 2022 году новый порядок
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдача в подотчет в 2022 году новый порядок». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В каждой компании ведется работа с подотчетными лицами. От четкой организации и налаженного документооборота зависит сохранность средств предприятия и корректность признания расходов в целях налогообложения.
Предусмотрите также, что при безналичной форме расчетов подотчетные суммы перечисляются на личные или зарплатные карты сотрудников с расчетного счета работодателя.
Обязательно заявление на выдачу денег под отчет
В заявлении подотчетного лица о выдаче денег больше не обязательна запись о сумме и о сроке, на который выдаются наличные. Подписывать заявление у руководителя необязательно. Организации вправе оформить один приказ сразу на несколько процедур выдачи наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам.
Требование об обязательном авансовом отчете в трехдневный срок упразднено. Теперь организации и ИП самостоятельно устанавливают срок, через который подотчетное лицо должно отчитаться и вернуть остаток денег в кассу. Этот срок утверждает руководитель организации или индивидуальный предприниматель отдельным приказом и указывает его в положении о выдаче денег под отчет.
Чаще всего предприятие выдает работнику подотчетные средства, направленные для покупки хозяйственных материалов или на командировку. Именно поэтому необходимо детально изучить правила перечисление подобных сумм.
В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.
А обособленные подразделения будут освобождены от обязанности вести кассовую книгу (при соблюдении определенных условий).
При перечислении работнику подотчетной суммы, направленной на хозяйственные нужды, в платежном поручении в графе кода дохода проставлять значения нет необходимости. Все дело в том, что организация передает работнику денежные средства на время, в «долг».
При этом необходимо руководствоваться перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации 0К 011-93.
Обычно такой приказ оформляется в начале года на 12 месяцев или на больший срок. При необходимости в него вносятся изменения и дополнения.
Часто в организации возникает необходимость компенсировать работнику суммы, которые не выдавались ему авансом, а были потрачены из его личных средств на нужды компании.
Помимо этого, установлено, что организации и ИП могут вести кассовые операции с применением автоматических устройств, функционирующих в автоматическом режиме без участия работника.
В отношении Ивановой П.П. возбуждено исполнительное производство, согласно которому судебный пристав списывает 30% ее дохода. На работе женщине ввыдана подотчетная сумма 3500 рублей для покупки канцелярии и заработная плата в размере 20 000 рублей. Средства зачислены на счет зарплатной банковской карты. В отношении первой суммы код дохода не указан.
Разъяснения Минфина о выдаче денег под отчет
Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, утвердите запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается положение о расчетах с подотчетными лицами.
В связи с этим на сегодняшний момент в силу сохраняющейся неопределенности насчет применения ККТ рекомендуем руководствоваться разъяснениями Минфина и ФНС.
Отчет по выданным денежным документам представляется подотчетным лицом в том же порядке, что и по денежным средствам. Форма отчета может быть аналогичной авансовому отчету или разработана отдельно.
В целях минимизации денежных расчетов с физическими лицами государственные (муниципальные) учреждения культуры все чаще внедряют в своей хозяйственной деятельности безналичные расчеты с применением банковских карт. Среди таких расчетов большую часть по-прежнему занимают операции по выдаче заработной платы работникам (так называемые «зарплатные» проекты).
Подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
С 30 ноября 2020 года организации и ИП, выдающие деньги под отчет, смогут самостоятельно устанавливать сроки представления авансового отчета. А обособленные подразделения будут освобождены от обязанности вести кассовую книгу (при соблюдении определенных условий).
Чтобы было удобнее сравнивать, мы собрали все последние изменения в таблицу. Далее рассмотрим их подробнее.
Целесообразно, но не обязательно издать Приказ руководителя со списком лиц, которым организация будет выдавать подотчетные суммы.
Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов.
Целесообразно, но не обязательно издать Приказ руководителя со списком лиц, которым организация будет выдавать подотчетные суммы.
Подотчет в 2022 году — предусмотрена ли максимальная сумма? Подобный вопрос совершенно закономерен, особенно если учесть неизменно высокий интерес контролирующих органов к наличным операциям, совершаемым налогоплательщиками.
Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2020 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет.
Начиная с 1 июня 2022 года при переводе сотруднику подотчетных сумм, в некоторых случаях придется проставлять код. В платежном поручении они будут означать назначение денег, а также возможность направления средств на погашение долгов.
Алгоритм возмещения необходимо описать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных деньгах. Как оформить выдачу подотчета по новым правилам в этой ситуации, устанавливают в учетной политике и в положении о выдаче денег под отчет сотрудникам.
В поле 24 «Назначение платежа» напишите, что деньги перечисляются под отчет — на хозяйственные нужды, на командировочные расходы и проч.
Это наличные деньги работнику на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению подотчетного лица.
Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:
- оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
- после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
- оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):
Документы для выдачи денег под отчёт
Расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП). Или письменному заявлению работника. Составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке. На который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату выдача денежных средств под авансовый подотчет. Есть сроки выдачи денег под отчет.
Если подотчетные расходы оплачены за счет полученных на карту средств, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте.
Всем знакомо понятие «представительские расходы». При ведении бухгалтерского учета редко какая организация не проводит по данной статье списание расходов. Однако многие допускают ошибки, что в свою очередь ведет наложению штрафа налоговой службой.
Компания выдавала подотчетным лицам денежные средства на приобретение товаров и на оплату автостоянок. По результатам выездной проверки ИФНС установила, что подтверждающие первичные документы (кассовые чеки) не содержат расшифровки подписей указанных в них лиц, и на протяжении трех лет компания не проверяла ИНН и ОГРН контрагентов в общедоступной базе ФНС.
С 19 августа 2017 года основание для выдачи денежных средств подотчет – это приказ или иной распорядительный документ. При этом никто не запрещает работодателям продолжить принимать от работников заявления о выдаче необходимых денежных сумм.
Выдавать наличные под отчёт станет проще, появятся новые правила приёма и выдачи денег, а обособленные подразделения смогут не вести кассовые книги.
Но, не нужно забывать, что деньги, поступивших работнику на зарплатную карту, могут быть списаны банком для иных целей.
Повлияет ли такой порядок на подотчетный документооборот? Скорее всего нет. Прибавиться работа кассирам и бухгалтерам по оформлению приходно-расходных кассовых документов, а набор документов подотчетника от этого не изменится.
Компания перечислила на личную карту сотрудника сумму (руководствуясь его заявлением) с наименованием платежа «Перевод денежных средств под отчет». Но на следующий день банк списал деньги с этой карты на основе постановления судебного пристава-исполнителя.
Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк.
ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ по подотчету, авансовому отчету
Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.
Рассмотрим ситуацию. Работодатель-нотариус планирует выдать наличные средства в подотчет работнику для приобретения компьютера стоимостью более 110 000 руб. Вправе ли он это сделать и может ли продавец отказать сотруднику нотариальной конторы в принятии полной суммы наличными?
Оба документа составляют в свободной форме. В приказе или распоряжении укажите:
- Ф. И. О. получателя денег;
- выдаваемую сумму;
- срок, на который выдаете деньги;
- назначение выдаваемой суммы;
- реквизиты банковской карты работника, если средства перечисляются безналичным способом.
ВАЖНО! Не установлен законодательно и максимальный срок, на который могут быть выданы деньги подотчетникам.
Выдавайте наличные деньги под отчет только за счет выручки. Если ее нет, нужно снимать деньги со счета в банке. Также можно перейти на безналичные расчеты с подотчениками.
Какую сумму можно выдавать под отчет в 2022 году
Результат – доначисления с пенями и штрафами. Взять хотя бы Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 № А52-174/2007. Компания в проверяемом периоде произвела ряд перечислений на «зарплатную» карту работника. Контролеры выявили, что на эти операции нет документов, подтверждающих выдачу денег под отчет.
Принимать от других лиц в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено, это предусматривают новые правила работы с подотчетниками.
Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели. Прописанные в приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.
Выдать из подотчетной суммы, к примеру, заем, нельзя, если вы не специализированная организация (микрофинансовая или потребкооператив). За такое нарушение можно быть оштрафованными на сумму до 50 000 руб.
Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм, например когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется получать заявление от каждого лица, а достаточно издать общее распоряжение о выдаче наличности.
ВАЖНО! Правило о сроке сдачи авансового отчета распространяется абсолютно на всех сотрудников фирмы, в т. ч. на руководителя.
Принимать извлечённые из автомата наличные надо по ПКО, а загрузку автомата деньгами оформлять РКО.
Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.
Похожие записи:
- В какое время можно делать ремонт в многоквартирном доме по закону 2022 в Беларуси
- Как оформить дарственную на квартиру: документы и порядок оформления выплаты
- Расчет отпуска по уходу за ребенком в 2022 году
Источник: marusia-story.ru
Главное о подотчете денежных средств
В деятельности каждого предприятия случаются моменты, когда возникает необходимость выдачи денег работнику для удовлетворения хозяйственных нужд – закупка канцелярских товаров, средств уборки, прочего. Выдача денег осуществляется в заявительном порядке. Бухгалтер оформляет расходные документы только после того, как руководством подпишет заявление.
Как написать заявление
Согласно Указаниям ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 года, выдача подотчётных сумму из кассы осуществляется только по заявлению сотрудника. Заявление составляется в свободной форме, но в нём нужно указать следующую информацию:
- ФИО и должность руководителя предприятия.
- Сокращённое название фирмы с указанием организационно-правовой формы.
- ФИО и должность работника, которому выдаются деньги под отчёт.
- Точная сумма к выдаче.
- Срок, в течение которого сотрудник будет пользоваться деньгами в рамках хозяйственных нужд предприятия.
- Цель, для достижения которой нужны деньги.
- Дата составления заявления.
- Подпись сотрудника, расшифровка.
Заявление отдаётся на подпись руководителю предприятия. Без его визы бухгалтер не имеет права ничего выдавать из кассы.
Руководитель предприятия может своим распоряжением увеличить или уменьшить сумму к выдаче, сократить или увеличить срок пользования деньгами. Работник бухгалтерской службы должен ориентироваться на визу руководителя, а не на основной текст заявления.
Порядок выдачи средств, если подотчётным лицом является директор
Как быть бухгалтеру, есть в роли подотчётного лица выступает руководитель предприятия? С одной стороны, заявление писать обязательно, а с другой – оно должно быть завизировано директором. Получается, что директор сам просит деньги, сам же разрешает их взять из кассы.
В Указаниях сказано, что РКО на выдачу средств можно быть составлен только на основании заявления сотрудника. Следовательно, директору, если он желает взять деньги под отчёт, заявление писать обязательно.
С другой стороны, директор может быть, как руководителем, так и наёмным сотрудником. Поэтому логично предположить, что он может написать заявление от своего имени, и самостоятельно его завизировать. Это может выглядеть нелепо, но при проверке налоговыми органами за ошибку считаться не будет.
Ошибкой будет, если директор издаст приказ о выдаче некой суммы на определённый срок для каких-то нужд, а заявление не напишет. В Указе прямо сказано, что РКО может быть составлен только на основании заявления, и никаких исключений. Поэтому налоговики могут применить денежное взыскание за нарушение Указаний ЦБ РФ и за неверное оформление выдачи денег под отчёт.
Положение об подотчёте
Общий порядок выдачи денег под отчёт понятен – сотрудник пишет заявление, руководитель его визирует, бухгалтер выдаёт деньги. Но у последнего все равно остаются вопросы. Например, нужен ли приказ? Кто из работников может получать деньги под отчёт, а кто не может? Чтобы найти ответы на эти вопросы, нужно изучить Положение об подотчёте.
Это локальный документ, который составляется на предприятии. Утверждается руководителем и приказом.
Зачем нужен данный локальный акт
Вне зависимости от применяемой системы налогообложения, каждый руководитель предприятия должен утвердить правила работы с подотчётными лицами, которые будут действовать на предприятии. Все нормы прописываются в Положении об подотчёте. Документ составляется в рамках предприятия, но есть некоторые обязательные нормы, которые должны быть в нём прописаны. Это:
- Перечень работников фирмы, которым можно выдавать деньги под отчёт.
- Периоды времени, в течение которых бухгалтерия должна проверять авансовые отчёты от подотчётных лиц.
- Сроки окончательного расчёта с подотчётниками.
Положение составляется уполномоченным сотрудником (как правило, бухгалтером или работником кадровой службы), подписывается руководителем, утверждается приказом по предприятию. Положение не является обязательным документом (то есть, за его отсутствие налоговики не оштрафуют), но его наличие на каждом предприятии вполне оправдано – только здесь прописаны основные правила расчётов с подотчётными лицами.
Сотрудники знакомятся с Положением, как и с другими локальными нормативными актами под роспись. Если возникнут вопросы, можно обратиться к Положению и перечитать его ещё раз.
В Положении могут отражаться следующие моменты:
- Условия выдачи средств под отчёт – выдавать новую сумму можно только в том случае, если есть отчёт по прошлой выдаче.
- Наличие заявления – только так может осуществляться выдача наличности под отчёт.
- Срок, в течение которого руководитель должен подписать заявление или отклонить его. Например, в течение 2 дней с момента получения документа от работника.
- Срок, в течение которого работник может получить деньги из кассы в случае, если на заявлении стоит положительная виза руководителя. Например, 3 рабочих дня. Подотчётник должен предъявить паспорт для составления РКО.
- От чьего имени работник делает покупки – от имени организации. Поэтому нужно выдать доверенность. Если покупки совершаются в магазине розничной торговли, то доверенность не нужна.
- Список подтверждающих документов, которые будут идти в качестве приложения к авансовому отчёту. Без этих документов расходы не будут признаны экономически обоснованными для налоговиков.
- Правила соблюдения лимита наличности в кассе.
- Срок, в течение которого подотчётник обязан сдать авансовый отчёт.
- Сроки проверки авансового отчёта уполномоченным лицом – бухгалтером, главным бухгалтером.
- Срок, в течение которого авансовый отчёт должен подписать руководитель предприятия. Указывается в рабочих днях.
- Разъяснения работникам о том, что в случае несоблюдения сроков предоставления авансового отчёта, деньги будут удерживаться из заработной платы. Если будет принято такое решение, составляется приказ, с которым сотрудник должен ознакомиться под роспись. Порядок, в котором будет производиться удержание, также должен быть прописан в Положении.
Подходить к составлению Положения нужно ответственно и целесообразно. В документе сразу же можно утвердить образец заявления на выдачу денег под отчёт, образец доверенности и прочих документов. Если фирма самостоятельно утверждает образец заявления от работника на выдачу наличности под отчёт, то такой образец также должен быть представлен для изучения в бухгалтерии. Оформление заявление не по установленному образцу не считается нарушением.
Положение для ознакомления предоставляется работникам при трудоустройстве. Ознакомление с документом происходит под роспись.
Заключение
Чтобы получить деньги под отчёт для удовлетворения хозяйственных нужд, нужно написать заявление. Потом его визирует руководитель, и только после этого составляется расходный кассовый ордер и выдаются деньги. Положение об подотчёте не является обязательным локальным актом, но его наличие на предприятии оправдано – только в этом документе прописаны правила работы с подотчётными лицами. Составляется главным бухгалтером или руководителем предприятия, подписывается директором, утверждается приказом.
Больше узнать о подотчетных суммах можно здесь. О том, как правильно заполнять приходный и расходный кассовый ордер читайте здесь. Как правильно оформить возврат денег за товар смотрите тут.
Источник: pommp.ru
