Бухгалтерия ･ Что такое табель учета рабочего времени и почему важно его заполнять?
Что такое табель учета рабочего времени и почему важно его заполнять?
21 ноября 2022 · 5 blog_min_read
Что такое табель учета рабочего времени?
В табеле учета рабочего времени содержится информация по фактически отработанному времени в течении месяца, с учетом всех отклонений от рабочего графика. Табель составляется кадровым специалистом или руководителем организации, возможно использование вспомогательных программ для ведения учета по отработанному времени сотрудниками, например, программ для регистрации начала и окончания рабочего времени.
На законодательном уровне ведение табеля учета рабочего времени предусматривается статьей 79 Трудового кодекса Республики Казахстан:
1. Работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного работником;
2. Учету подлежит отработанное и неотработанное работником время. При этом отдельно учитываются время сверхурочных работ, работы в ночное время, выходные, праздничные дни, дни командировок;
Табель учёта рабочего времени (удобно заполнять со смартфона и планшета)
3. Форма и порядок ведения учета рабочего времени определяются актом работодателя;
4. В случаях, когда в рабочее время работника включаются периоды выполнения работ не на рабочем месте либо их выполнение не может быть зафиксировано работодателем конкретным временем, эти периоды отмечаются в документах учета рабочего времени как выполнение объема работ, установленного трудовым договором.
Важность заполнения табеля учета рабочего времени?
Составление табеля учета рабочего времени не только помогает руководству предприятия отслеживать количество отработанного времени сотрудниками, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам и предоставления отчетности в органы статистики.
После окончания месяца, на основании табеля учета рабочего, времени бухгалтер предприятия производит начисление заработной платы сотруднику с учетом фактически отработанного/неотработанного времени. В течении месяца у сотрудников могут быть отпуска, больничные, прогулы и другие причины отсутствия на работе. Всё это необходимо фиксировать в табеле учета рабочего времени, так как начисление оплаты отпусков и больничных отличается от начисления обычной заработной платы, а прогулы и отпуска без содержания не подлежат оплате.
Некоторые предприятия попадают под выборку статистических отчетностей, которые содержат информацию по отработанному количеству времени сотрудников организаций за определенный период. С помощью табеля учета рабочего времени, бухгалтер правильно отразит данные по количеству отработанных дней и часов, и отправит в органы статистики достоверные данные.
Помимо рабочих моментов, бывают случаи, когда табель учета рабочего времени помогает при решении конфликтов между работодателем и сотрудником. Например, сотрудник прогулял несколько рабочих дней и по итогу месяца получив заработную плату меньше, чем указана в трудовом договоре. Сотрудник потребовал оплату всех дней, ссылаясь на отсутствие прогулов.
Самозаполняющийся Табель учета рабочего времени Т-13
В таких ситуациях споры могут дойти вплоть до судебных разбирательств. Своевременно и правильно составленный табель учета рабочего времени поможет достигнуть разрешения спора. Кроме защиты работодателя от недобросовестного сотрудника, табель учета рабочего времени помогает сотрудникам избежать или оспорить неправомерные действия работодателя, касающиеся невыплаты заработной платы за отработанные дни/часы.
При спорах между сотрудником и работодателем, либо при проверке государственными инспекциями, должностные лица имеют право запросить у работодателя табель учета рабочего времени. Непредоставление табеля учета рабочего времени является воспрепятствованием в выполнении ими служебных обязанностей, и влечет за собой штраф, в соответствии со статьей 462 КоАП РК:
- для субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации – в размере 100 МРП;
- для субъектов среднего предпринимательства – в размере 150 МРП;
- для субъектов крупного предпринимательства – в размере 200 МРП.
При повторном нарушении в течении года, штраф будет составлять:
- для субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации – в размере 200;
- для субъектов среднего предпринимательства – в размере 300 МРП;
- для субъектов крупного предпринимательства – в размере 400 МРП.
Вывод: Трудовым законодательством предусмотрено составление табелей учета для каждой организации. Бухгалтер начисляет заработную плату сотрудникам и сдает статистическую отчетность на основании табеля. Также, табель помогает разрешать спорные вопросы между сотрудником и работодателем. Непредоставление табеля учета рабочего времени сотрудникам государственной инспекции влечет за собой штрафы.
Источник: buhta.com
Оформление табеля учета времени работы, бланки Т-12 и Т-13
Информация в табель вносятся специалистом отдела кадров, начальником отдела либо табельщиком. Заполненный табель необходим бухгалтерскому отделу для начисления зарплаты и иных выплат. В небольших компаниях можно обойтись и без такого документа, но деятельность крупных организаций предполагает обязательное его ведение.
Табели составляются ежемесячно на весь персонал предприятия или в отдельности на каждое подразделение. Этот момент определяется кадровым учетом, действующим в компании. Порядковая нумерация, проставляемая в табеле, соответствует номеру месяца, за который он оформляется. Документ должен составляться на все дни месяца.
Формы Т-12 и Т-13 можно заполнять от руки либо на компьютере. Табель подписывается ответственными работниками, поэтому его необходимо распечатать.
Эти формы табеля нужны для фиксации сведений о времени, которое фактически отработали сотрудники компании, и используются бухгалтерской службой для начисления заработка. Разработкой бланков занимался Госкомстат, поэтому они подходят для организаций любых форм собственности. Но каждое юрлицо может внедрить использование собственной формы, если имеется такая необходимость.
Документы для скачивания
Пустой бланк по форме Т-12
Пустой бланк формы Т-13
Образец заполнения формы Т-12
Образец заполнения формы Т-13
Тонкости формы Т-13
Большинство компаний используют именно такой бланк. Все кадровики отлично знают форму Т-13 в электронном формате. Она позволяет отслеживать посещаемость сотрудников и указывать причины их отсутствия на месте работы (в связи с предоставлением отпусков на учебу, повышение квалификации, неявки по нетрудоспособности). Табель может составляться на месяц или меньший срок.
Рекомендации по составлению формы Т-13
Этот бланк предполагает внесение следующих сведений о компании: наименование, организационно-правовая форма, ОКПО. Нумерация осуществляется согласно требованиям по оформлению табелей, установленным у юрлица
В верхней части необходимо указать название отдела, а его руководителю потребуется подписать этот документ, даже если он его не составлял. ФИО сотрудников можно указывать в табеле в алфавитном порядке либо по возрастанию табельного номера. Также разрешается использовать иной порядок, установленный ответственным специалистом.
В столбце 4 проставляются отметки по посещаемости по дням:
- Я – дни присутствия на работе (явка);
- В – выходные;
- ОТ – дни отпусков;
- РП – присутствие на работе по выходным для отработки;
- К – командировки;
- ПК – повышение квалификации;
- У – отпуска для учебы, подтвержденные вызовом из учреждения, оказывающего образовательные услуги;
- Б – больничные, подтвержденные листком нетрудоспособности;
- Т – больничные без оплаты, не подтвержденные листками нетрудоспособности.
Отметка «Я» проставляется по числам явки на работу, под ней указываются отработанные часы. Эти сведения отображаются в столбце 5. Получается, по 2 показателя для 1-ой и 2-ой половины отчетного периода. В следующем столбце 6 фиксируются итоговые показатели за месяц.
Для остальных отметок (В, ОТ, К, Б) используются столбцы с 10 по 13. В столбце 4 эти отметки не проставляются. Бланк предусматривает 31 день в отчетном периоде. Если их меньше, то они отмечаются значком «Х». Для примера предлагаем изучить табель за ноябрь месяц.
В следующих столбцах с 7 по 9 необходимо указать коды оплаты, число дней и вид начислений. В образце, представленном выше, используются следующие коды:
- 2000 – типичный рабочий день;
- 2300 – выплаты по больничному;
- 2012 – отпускные.
Определенные компании упрощают процесс заполнения бланка, отмечая только отработанные дни (Я) и неотработанные (Н). По такому табелю нельзя определить дни больничного, в чем и заключается неудобство этой методики.
Бланк Т-12
Оформление табеля начинается с написания наименования юрлица, код ОКПО, организационно-правовая форма и отдел, по которому составляется документ. Далее обозначается порядковая нумерация табеля согласно с внутренними нормативами документооборота и промежуток, за который он составляется.
Цифровая и буквенная кодировка
В этом разделе приведены примеры буквенного и цифрового шифрования, которое может использоваться при оформлении табеля. Посредством шифров, указанных в этой части бланка, можно понять, сколько времени отработал и сколько пропустил по каким-либо причинам сотрудник. Кадровики также могут самостоятельно создать необходимую кодировку и использовать ее при оформлении табеля.
Учет времени работы по Т-12
Этот блок считается основным и показывает, сколько часов отработал сотрудник. В первом столбце проставляется порядковый номер, в следующем ФИО (для отсутствия путаницы лучше писать их полностью). В третьем столбце необходимо написать табельный номер сотрудника.
Далее по числам месяца указываются дни посещения рабочего места и дни, когда работник не был на работе с причиной отсутствия. В верхней строчке следует проставить буквенные символы, отражающие рабочий день либо причину отсутствия, в нижней строчке — количество часов. Если сотрудник не работал, то нижняя строчка остается незаполненной. Далее потребуется подсчитать количество и число отработанных дней на протяжении двух недель и месяца.
При оформлении табеля необходимо учитывать, чтобы количество дней в месяце должно соответствовать количеству дней, которые отработал и отдыхал каждый работник.
Дата составления и утверждение
После оформления табеля ответственный за его составление сотрудник должен поставить свою подпись. Также документ утверждается руководителем отдела или директором компании. Все указанные лица ставят подписи с расшифровкой. Завершается документ датой составления.
Источник: xn--j1aie.xn--p1ai
Как заполнить табель в 1С:Бухгалтерия 8.3
В программе Бухгалтерия ред 3.0 нет возможности вести графики работы и сложный учет рабочего времени, только 40-часовая рабочая неделя. Предполагается, что в бухгалтерской программе ведется самый простой вариант учета заработной платы. Наиболее сложный учет необходимо вести в программе Зарплата управление персоналом ред 3.1.
В бухгалтерии нет отдельно графика работы, его роль выполняет Производственный календарь. Каждый год производственный календарь заполняется в соответствии с утвержденными праздничными и выходными днями. Для организации в настройках учета заработной платы (Зарплата и кадры – настройка зарплаты – Порядок учета заработной платы) указывается график работы. 
Видим, что график работы у нас один и заполнен на основании данных производственного календаря. Его можно откорректировать, но помнить, что все сотрудники в организации работают на данном графике. 
Производственных календарей может быть несколько. Это связано с тем, что в некоторых областях помимо основных российских праздников, могут быть установлены региональные праздничные дни. Для того, чтобы в программе завести производственный календарь, отличный от Российского необходимо: 1. Вывести справочник «Производственные календари» в разделе зарплата и кадры. Заходим Настройки – Настройка навигации 
В открывшейся форме раскрываем См. также – Производственные календари выделяем и при помощи кнопки «Добавить» переносим в правую часть формы. 
Сохраняем настройки. Теперь в разделе Зарплата и кадры видим справочник производственных календарей. 
Здесь мы можем создать просто новый календарь и заполнить его самостоятельно, или создать, выбрав его из классификатора. 
Если выбрать по классификатору, то отражается список республик и областей, где установлены региональные праздники. 
В Бухгалтерии ред 3.0 нет отдельного документа «Табель учета рабочего времени», есть только отчет, который заполняется на основании графика. Отчет находится в разделе: Зарплата и кадры – Отчеты по кадрам –Табель учета рабочего времени (Т-13). 
Если в базе по каждой из организаций работает менее 60 человек, то можно вести учет больничных листов, отпусков, отпусков без сохранения заработной платы специализированными документами. При отражении таких отклонений этими документами, программа в отчете Т-13 автоматически проставит соответствующее буквенное обозначение. Рассмотрим несколько примеров. 1. Сотрудник Иванов К.А. предоставил больничный в период с 02.03.2020 по 24.03.2020. Отразим данную операцию через документ «Больничный лист». 
Заполняем документ и указываем период 02.03.2020 по 24.03.2020. Сформируем отчет табель и видим, что с 2 марта программа проставила буквенное обозначение больничного – «Б»: 
2. Сотрудник Ковальков Н.Ф. ушел в основной ежегодный отпуск с 10.03.2020 по 23.03.2020. Отражаем данное событие через документ «Отпуск».
Сформируем Т-13 и видим, с 10 марта в табеле отражается буквенное значение для основного ежегодного отпуска – «ОТ».
3. Сотрудник Петров А.Г. написал заявление на отпуск за свой счет на период с 20.03.2020 по 25.03.2020. Вводим специализированный документ «Отпуск без сохранения заработной платы». 
После проведения документа сформируем табель, видим, что с 20 марта программа проставила буквенное обозначение «ОЗ». 
На этом возможности формирования Табеля учета рабочего времени в Бухгалтерии ред.3.0 заканчиваются. Если в программе хотя бы по одной из организаций сотрудников более 60, то специализированные документы не доступны и отразить в табеле отсутствия можно только вручную. При необходимости можно в печатной форме отредактировать данные.
Для этого включаем режим редактирования печатной формы заходим Меню – Таблица – Вид –Редактирование. 
После этого все поля становятся доступны для редактирования. Можем откорректировать необходимы поля и распечатать. 
Внимание! Если после внесенных исправлений отчет закрыть и снова сформировать, то измененные данные не сохранятся. Можно отчет сформировать и сохранить в Excel. Все необходимые поправки выполнить в сохраненном файле. Для сохранения отчета нажимаем на Дискету, указываем путь куда сохраним отчет, указываем имя файла и тип файла (Лист Excel). 
Полноценный учет времени сотрудников ведется в программе Зарплата и управление персоналом ред.3.1. В ней разработаны документы начислений, покрывающие большую часть потребностей организации. Например, помимо ежегодных отпусков, больничных в программе можно вести учет командировок, учебных отпусков, отпуска по уходу за ребенком и др.
Для всех видов есть соответствующий буквенный код, который после ввода первичных документов автоматически отражаются в табеле. Так же в Зарплате и управление персоналом ред 3.1 табель можно вести, как просто отчет, заполненный на основании первичных документов, так и создать отдельный документ «Табель», который может быть заполнен на основании введенных документов или же скорректирован вручную. Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций. Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45. *Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)
Источник: tlink.ru
