Когда я работал начальником базы, время от времени меня контролировал генеральный директор, он звонил и интересовался, чем конкретно я занимаюсь в данный момент. А как я писал в статье про делегирование, я организовал работу так, что было много свободного времени, и я устроился на вторую работу.
Поняв, что директор может меня «спалить», я стал заранее готовить специальный список дел и задач, именно для того, чтоб потом, когда позвонит директор, без запинки «протараторить» его, создав тем самым видимость большой занятости.
Без списка я просто не успевал чётко сформулировать, чем я занимаюсь даже тогда, когда действительно был очень занят. Естественно, директор приходил к выводу, что у меня недостаточно работы, и давал ещё несколько поручений. Доходило до того, что я домой уходил в девять вечера, вместо пяти.
К слову, надо сказать, что директор был ещё и собственником компании, поэтому контролю уделял много времени, ведь рабочее время сотрудников, он оплачивал из собственного кармана. Он стремился максимально эффективно использовать своих сотрудников. А я, естественно, не был заинтересован, чтобы меня нагружали дополнительной работой, не относящимся к моим должностным обязанностям.
5 способов контролировать сотрудников / Управление персоналом 16+
ТОП — 5 самых важных статей для руководителя:
- Как управлять подчинёнными, если они не слушаются;
- Как вести себя с подчинёнными — психология для руководителя;
- Компетенции руководителя для эффективного управления
- Сотрудник хамит руководителю — что делать?
- Как стать уверенным в себе человеком.
И вот один из его любимых методов контроля был такой – он обзванивал своих подчинённых и спрашивал, чем он сейчас занимается, какой план на день, и если сотрудник не мог чётко ответить, то давал дополнительные поручения, список которых, судя по всему, у него был заготовлен.
Я понял это и научился создавать видимость работы, я чётко и уверенно зачитывал по списку дела на день:
- Позвонить туда-то;
- договориться с тем-то;
- проверить то-то;
- промониторить цены на то-то;
- и т.п.
Директор, послушав пунктов 5-7, говорил, всё понял и поручал задание другому менее сообразительному сотруднику. На самом деле времени на весь список уходило минут 30-40.
Вот так можно создавать видимость работы даже очень опытному руководителю. Сейчас вызывают умиление некоторые подчинённые, когда таким образом, пытаются пудрить мне мозги, что они очень заняты.
Так вот функция управленческого контроля – максимально эффективно использовать своих работников.
Тест 9 вопросов >>>
Если вы испытываете стресс в управлении подчинёнными. И хотите, чтоб люди подчинялись автоматически. То есть инстинктивно признали вас лидером.
При этом не хотите проходить дорогостоящих тренингов. Но и чувствуете, что подвергаете себя нервному срыву, действуя на пределе ресурсов психики.
То пройдите тест из 9 вопросов, чтоб узнать истинную причину, почему другим руководителям подчиняются, а вам нет.
2. Создайте сотрудникам «зону смерти»
Контролировать сотрудников нужно не потому, что они плохие, а потому что природой человека заложено экономить калории. В эволюции человека, только последние несколько десятков лет, появился избыток калорий, и от механизма рационального использования энергии, в буквальном смысле зависела выживаемость человеческого вида.
Таким образом, механизм расхода калорий включался, только когда существовала угроза выживания индивида, а в остальное время действовал режим экономии, то есть лень.
По этой же причине большинство сотрудников склонны создавать видимость работы. Задача контроля выявить, где сотрудник напрягается, а где создаёт видимость. Контроль должен предусматривать санкции, чтобы включился режим выживания сотрудника, чтобы выросла его эффективность.
Исходя из теории эволюции, для максимальной эффективной эксплуатации работников нужно помещать в так называемую «зону смерти», ну, в той или иной степени. То есть сотрудник должен чувствовать постоянную угрозу увольнения.
Но как выжить компании находящейся в конкурентной среде, если все сотрудники ленятся? Для этого существует волшебное средство – это управленческий контроль, который, кроме всего прочего, выполняет ещё и функцию принуждения. Естественно, чтоб освоить эту функцию, руководитель должен обладать достаточной уверенностью в себе и высокой самооценкой.
Если у вас проблемы с уверенностью в себе, низкая самооценка, это легко можно исправить, причём самостоятельно, без помощи психолога, принципы описаны в этой статье.
Кроме того, он даёт выгоды как для руководителя, так и для организации в целом и, как ни странно, для самих сотрудников. Так как они тоже заинтересованы в стабильности компании, и регулярной выплате зарплаты, особенно в период закредитованности населения. Итак, выгоды управленческого контроля:
- Предсказуемость результата работы сотрудников;
- Доверие партнёров, что обязательства будут выполнены;
- Стабильность и надёжность организации в глазах персонала;
- Конкурентоспособность компании на рынке;
- Своевременный контроль даёт возможность корректировать работу в нужном направлении;
- Контролируя рабочий процесс, можно выявлять ошибки, и исправлять их до того, как последствия примут необратимый характер.
- Он выявляет не только ошибки, но и фиксирует успех!
Итак, с выгодами контроля разобрались. А что же такое контроль? В чём его суть, в чём идея контроля?
3. Постоянно сравнивайте фактическое положение дел, с идеальным
Суть контроля – это сравнивать фактическое положение дел, с идеальным. Контроль персонала, в отличие от наблюдения за его работой предполагает, вмешательство начальника в деятельность подчинённых, для обнаружения ошибок и устранения отклонения от плана. Из чего следует, что контролирующий, должен обладать полномочиями.
При выявлении отклонений от плана вы должны немедленно принять меры, и вернуть рабочий процесс в нужное русло. В противном случае никакого смысла в контроле нет, ну и соответственно в вас, как в руководителе.
Кроме того, контроль сотрудников выполняет дисциплинирующую и мотивирующую функцию. Начальник обязан контролировать своих подчинённых! Причём делать это постоянно!
Если постоянно не контролировать, они постепенно расслабятся. Например, будут всё позже и позже приходить на работу. Они будут тестировать границы, они будут всё больше и больше садятся вам на шею!
Таким образом, главная цель контроля персонала – это направлять рабочий процесс в правильное русло, и сопровождать его до получения нужного результата.
Каким образом это делать? Для этого существует несколько видов контроля.
4. Применяйте базовые виды контроля
В менеджменте применяются следующие виды контроля:
- человеческих и материальных ресурсов достаточно для выполнения данной задачи;
Итак, в результате грамотного налаженного контроля, руководитель гарантированно получит, нужный ему результат. Но это ещё не всё! Есть ещё несколько наиважнейших функций, которые выполняет контроль, и очень сильно облегчают жизнь руководителю.
Пройди тест, и получишь чёткое понимание идеальной модели своей жизни
А также что мешает тебе жить, как хочешь!
Если у вас нет драйва, нет энергии. Вы «потерялись» в жизни. У вас нет нормальных денег. Нет карьерного роста. Нет зажигающих знакомств.
Жизнь проходит зря.
Вы не можете реализовать свои амбиции. В общем, вы не живёте так, как хотите. И даже не знаете, как хотите жить.
То ответьте на 9 вопросов теста, и вы получите чёткое понимание идеальной модели своей жизни и что мешает вам жить так, как хотите!
5. Не забывайте про функции контроля
Контроль, в системе управления персоналом, выполняет следующие жизненно важные для компании функции:
Для получения всех этих «плюшек» от внедрения контроля, важно проводить его правильно. Вот основные принципы контроля.
6. Как контролировать работу сотрудников – базовые принципы
7. Примеры контроля персонала, методы и способы
7.1. Метод контрольных точек
Тотальный контроль осуществляет тот, кто не умеет правильно контролировать. Для того чтобы правильно контролировать, нужно уметь строить систему контроля. Нужно найти такие контрольные точки, чтобы очень простым действием решить сразу несколько задач, и обеспечить достаточное качество выполняемой работы.
Пример от основателя менеджмента Фредерика Тейлора. Как проверить качество работы токаря? Ведь изготовление деталей — это очень сложная процедура:
- Нужно правильно подобрать резец;
- Правильно его заточить;
- Правильно его установить;
- Выбрать правильную скорость вращения шпинделя;
- Установить нужную глубину резания;
- Подать правильную смазку, нужной температуры.
И когда все операции выполнено правильно, то автоматически обеспечивается нужное качество изготовления деталей. Как же проверить все ли операции выполнил работник правильно? Ведь если проверять каждую его операцию, то такая система контроля увеличит цену изготовления деталей в разы.
И Тейлор нашёл такую контрольную точку, которая очень просто обеспечивала приемлемое качество работы токаря. Он предложил очень простое решение. Брать стружку определённой длины и взвешивать её, допустим кусок стружки в 20 сантиметров, должен весить ровно 9 грамм. Если токарь сделал что-то неправильно нужного веса не получиться.
Ещё один пример – как обеспечить качество приготовления пельменей? Ведь если их пробовать каждый раз, то повар в рабочей столовой через неделю не сможет работать. В инструкции к приготовлению пельменей указано: «варить пока не всплывут». Вот это и есть контрольная точка.
У меня, в бытность мою начальником базы в строительной фирме, тоже была своя контрольная точка, которая решала практически все проблемы с контролем работы персонала базы – это отсутствие жалоб со строительных объектов. Эта история описана здесь.
Таким образом, контрольная точка – это очень простой, объективный показатель, который:
7.2. Метод Тейлора
Иногда работники сами того не осознавая тратят рабочее время не по делу. Пример оттого же Тейлора, наблюдая за работницами фабрики, он обнаружил, что большую часть времени они болтают.
Как решил он эту проблему? Он просто рассадил их подальше друг от друга.
В итоге число работниц сократилось с 120 до 35 и при этом рабочий день сократился с 12 часов до 8.5 Вот к чему может привести грамотный контроль Зарплату он поднял, так что оставшиеся были довольны.
7.3. Контроль дисциплины труда — пример
Не секрет, что большинство офисных работников, до 90 процентов рабочего времени проводят в соцсетях. Есть простое решение данной проблемы в духе Фредерика Тейлора. Я видел это в некоторых компаниях. У них сделаны стеклянные стенки между длинным коридором и отделами, где сидят сотрудники.
При этом мониторы повёрнуты экраном к двери, а сотрудник сидит спиной. И если директор идёт по коридору, он видит, сотрудник занят работой или сидит в соцсетях. Заметьте, директору не нужно дополнительно тратить время на контроль.
7.4. Сталинские методы контроля
Есть ещё так называемый внутренний контроль, это правильное воспитание, правильные убеждения или прецеденты из предыдущего опыта. То есть сотрудник сам себя контролирует.
Эффективная составляющая внутреннего контроля — это страх подчинённого перед руководителем, а не наоборот. Причина этого — наша история тоталитарного государства, у нас в подкорке прописан страх как у руководителей, так и у подчинённых. Вспомните сталинские времена, когда за опоздание могли отправить в места не столь отдалённые.
Но проблема большинства российских руководителей — это то, что они сами боятся своих подчинённых. Сами понимаете, какой у подчинённого будет внутренний контроль, если он бессознательно чувствует, что руководитель его побаивается.
Поэтому нужно избавиться от иррационального страха. Как? Читайте здесь.
Жёсткость руководителя — автоматически обеспечивает этот самый внутренний контроль в сотруднике.
7.5. Невербальный контроль
Во время коммуникации с подчинённым грамотный руководитель может по невербалике отследить качество его работы. Большинство сотрудников никудышные артисты, и если есть «косяки» в работе, то своим невербальным поведением они выдадут себя.
Задача руководителя отслеживать и фиксировать невербальные сигналы, и делать выводы. А при необходимости задавать дополнительные вопросы. Ложь, как правило, рассыпается на третьем вопросе.
Фишка в том, что когда на вопрос покрашен ли забор, подчинённый говорит: ну в принципе да (в общем, да; практически да), то человек врёт, и с помощью вопросов можно докопаться до правды. То есть среднестатистический человек всегда сделает некую оговорку. Вот на эти оговорки и рассчитывал мой генеральный директор, когда мне звонил.
Предварительный, невербальный контроль можно делать и на этапе делегирования. По невербалике можно понять, понял ли подчинённый задачу, и если есть сомнения нейтрализовать их.
7.6 Регламенты и должностные инструкции
Функцию контроля должны исполнять и регламенты, и должностные инструкции, и прочие нормативные акты. Ошибка, когда должностные инструкции не оказывают никакого контроля. Должен быть внутренний контролёр, нужно прописать это в подкорке подчинённого, с помощью, например, прецедентов с увольнением сотрудника за неисполнение должностных обязанностей.
Пример, как я чуть не уволил сотрудника за неисполнение должностной инструкции, читайте в главе про обратное делегирование, когда подчинённый обнаглел до такой степени, что пытался спихнуть на меня свою работу.
7.7 Контроль сроков
В момент делегирования согласовывается график выполнения работ, с привязкой по времени. И условно говоря в пятницу в 17-00, должен быть готов, такой-то участок строительства дороги. Соответственно в это время приезжает руководитель и проверяет, сделано ли всё правильно.
Совет: назначайте точки контроля сроков на пятницу, так как если будут отклонения от графика, будет возможность наверстать упущенное в выходные. Иначе могут последовать штрафные санкции от заказчика, если таковые прописаны в договоре.
8. Психологические проблемы контроля подчинённых
Контроль над сотрудниками, процедура неприятная как для подчинённых, так и для их шефа. Подчинённые опасаются придирок со стороны начальника. Опасаются обнаружения каких-то недостатков. Обижаются, интерпретируя, как недоверие.
Руководитель может уклоняться от исполнения своих обязанностей неосознанно, психологически. Проблема психологических проблем, может заключаться в его низкой самооценке, чувстве вины, за то, что подчинённые могут обидеться, что он не доверяет им. Страха показаться неадекватным.
При наличии таких проблем, руководитель подсознательно старается избегать контакта с подчинёнными. Ссылается на нехватку времени. Ищет причины, почему контролировать подчинённых не нужно. Если у вас возникают психологические проблемы при взаимодействии с подчинёнными, их необходимо решить. Решение находится здесь.
Кроме психологических проблем, важно избежать и чисто технических ошибок, самые типичные приведены ниже.
9. Ошибки при контроле персонала
Самые распространённые ошибки в контроле работы персонала, и их последствия:
Подводя итоги к вышесказанному, можно сделать вывод, что не использовать контроль в своей управленческой деятельности, крайне проигрышная стратегия. И она непременно приведёт вас к краху, краху как руководителя.
Помните, что прежде чем контролировать выполнение задач, не менее важно правильно их делегировать.
10. Контроль персонала — видео
Возможно, вам также будет интересно:
Источник: psi-meneger.ru
Как контролировать подчиненных:
9 эффективных способов
Руководство коллективом обуславливает необходимость отдавать распоряжения, делегировать полномочия, обращаться к сотрудникам просьбами, а также мотивировать, увольнять и наказывать. Естественным вопросом любого руководителя будет: «Как это делать грамотно и своевременно?». О том, что такое контроль деятельности подчиненного персонала и как контролировать работу подчиненных правильно, наша статья. Просто о сложном. Читайте далее.
Важность грамотного контроля над подчиненными
Контроль подчиненных необходим для:
1. Демонстрации важности поставленных задач.
2. Установления уровня загрузки подчиненного персонала.
3. Определения курса работы коллектива, а, при необходимости, корректировки их действий. Стабильности и надежности в глазах сотрудников.
4. Предотвращения ошибок в работе и фиксирования успеха.
5. Оказания своевременной помощи или своевременного делегирования полномочий другому исполнителю/исполнителям.
6. Получения предсказуемого результата работы компании.
7. Конкурентоспособности коммерческой организации на рынке.
ВЫВОД: организация контроля деятельности подчиненных несет в себе основную функцию, а именно обеспечение своевременного и качественного выполнения бизнес-задач. В ходе контроля руководитель должен испытывать чувство уверенности, что он получит запланированный результат, который направлен на реализацию коммерческих целей компании.
ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ: нередко, управленческий контроль становится чрезмерным: тогда контроль начинает отнимать все время руководителя. В это время подчиненные тратят время не на выполнение своих прямых обязанностей, а на контрольные мероприятия или уход от них. В этом случае руководителю нужно задуматься о том, что он не уделяет должного внимания планированию и делегированию.
Источник: adwai.digital
Контроль ради контроля вреден. Как руководителю правильно контролировать сотрудников?
Из этой статьи вы узнаете: что такое контроль работы сотрудников, какие задачи он решает, что будет, если не контролировать подчиненных, чем опасен микроменеджмент и каковы 7 основных принципов современного контроля персонала.
Главная задача любого руководителя формулируется очень просто: нужно сделать так, чтобы компания работала эффективно. Как её решить? Через работу с персоналом: ваш бизнес – это люди, которые в нём заняты. Поговорим о том, как руководителю контролировать своих сотрудников, и начнём с ключевого вопроса:
Нужен ли вообще контроль над подчинёнными?
Сейчас в моде Agile, Scrum и другие методологии организации труда, которые отходят от традиционной иерархии управления в пользу горизонтально ориентированных систем. Это отличные подходы, но именно с их популярностью связана одна из ключевых ошибок современного менеджмента.
10-й принцип манифеста Agile – основного документа, раскрывающего идеи методологии – гласит: «Самоорганизация и самоконтроль команды проекта». Именно этот пункт многие руководители, только начинающие работать с гибкими системами, воспринимают как «не нужно контролировать своих сотрудников вообще».
На самом деле, конечно, это не так. Самоконтроль в данном случае – ключевое слово, и задачей руководителя становится создать возможности для беспроблемного осуществления этого самоконтроля своими сотрудниками. Кроме того, формирование мотивации (9-й принцип того же манифеста) и тесное ежедневное общение исполнителей с заказчиком (8-й принцип) – это тоже разновидности контроля, пусть и неочевидные.
Так что контролировать своих сотрудников нужно в любом случае, даже при самом гибком подходе. Ну а если вы работаете по традиционным подходам, контроль задач сотрудников и контроль персонала вообще становится основным инструментом управления.
Что будет, если не контролировать подчинённых?
На самом деле, ничего хорошего. Могут наступить следующие последствия:
Сотрудники перестанут работать
Самый очевидный и распространённый результат: кот из дома, мыши в пляс. В природе любого человека заложен принцип «экономии калорий» – если можно чего-то не сделать, очень хочется так и поступить. Так что как только руководитель перестаёт держать руку на пульсе, внутри компании начинается раздрай: люди начинают прокрастинировать и работать спустя рукава.
Конечно, всегда есть высоко мотивированные сотрудники, которые трудятся на отлично без всякого внешнего контроля – проблема в том, что это не все 100% вашего персонала. Работает простой принцип: отвлеклись от контроля над своими людьми – потеряли в эффективности.
Вы не заметите людей, которые не справляются
Прокрастинация – самая известная, но далеко не единственная проблема, возникающая при отсутствии контроля над подчинёнными. Вторая сложность, с которой вы непременно столкнётесь: слабое понимание возможностей своих специалистов.
- Вы приняли на работу человека, который хорошо показал себя на собеседовании. Он приступил к реальным задачам и оказалось, что сотрудник не вытягивает – нужно повышать квалификацию;
- Вы повысили подчинённого (или дали ему более сложный проект, чем обычно), и он не справляется с новыми обязанностями;
- Сотрудник всегда работал хорошо, но сейчас у него в жизни что-то произошло и качество/производительность труда упали.
Без контроля непосредственно над своими людьми вы заметите все эти проблемы только на этапе последствий: сорванного проекта, выпуска продукта с браком и т. д.
Вы не заметите руководителей, которые не справляются
Обычная вертикаль контроля деятельности сотрудников: генеральный директор – руководители отдела – подчинённые. Зачастую в этой вертикали топ-менеджер знает о рядовых сотрудниках только то, что ему рассказывают начальники среднего звена: по отчётам, служебкам и т. д.
Проблема в данном случае очевидна, руководитель отдела может:
- Что-то намеренно утаить, чтобы показатели его подразделения на бумаге выглядели хорошо, а он сам получил премию;
- Уволить либо стать причиной увольнения полезных для компании сотрудников без объективных оснований;
- Что-то не заметить – просто по халатности или из-за недостатка квалификации в управленческой деятельности.
Возможность получить информацию о сотрудниках не через промежуточное звено, а при помощи отлаженной системы наблюдения за персоналом вас от таких проблем страхует.
Как именно контроль решает перечисленные проблемы?
Грамотно организованный контроль над сотрудниками – это:
- Информированность. Вы будете в курсе дел каждого из своих подчинённых: насколько хорошо он справляется со своей работой? Можно ли рекомендовать сотрудника на повышение или на руководящую должность? Не саботирует ли он деятельность компании (просто по халатности – например, прокрастинируя – или со злым умыслом)?
- Мотивация. Контроль – это гарантия того, что успехи специалистов не останутся незамеченными. Проявляя внимание к достижениям сотрудников компании, вы повышаете их лояльность к организации и создаёте желание работать с максимальной отдачей;
- Дисциплина. Сам факт того, что руководитель постоянно держит руку на пульсе, является мощным стимулом для подчинённых. Сотрудники должны осознавать, что качество их труда напрямую влияет на результаты, которые они получат: либо это будет премия, либо какие-то негативные последствия;
Однако важно понимать, что все эти преимущества даёт только правильно организованный контроль.
Контроль удаленных сотрудников
В 2020 году пандемия COVID-19 сделала вопрос контроля сотрудников, как никогда острым. Множество команд были переведены на удаленную работу, поэтому руководителям пришлось в экстренном порядке осваивать новые инструменты контроля сотрудников. Этот переход зачастую пагубно отразился на работе и продуктивности персонала.
Руководителям пришлось экстренно осваивать инструменты удаленного контроля сотрудников. Мы уже писали статью о том, что нужно знать руководителю о контроле удаленных сотрудников. А также как измерить продуктивность удаленных сотрудников. Поэтому повторяться не будем.
5 ошибок, которые допускают руководители, контролируя своих сотрудников
Насколько эффективен грамотный контроль над подчинёнными, настолько же губителен для компании контроль некорректный. Чаще всего речь идёт о следующих проблемах:
Карательный надзор
Он же «кнут без пряника»: руководитель концентрируется на ошибках и недоработках своих подчинённых, игнорируя их успехи. К сожалению, такая система материальной стимуляции выстроена во многих организациях:
- Опоздал? Штраф. Задержался на работе? Молодец, радеешь за будущее компании (на самом деле, если ваши люди вынуждены задерживаться после окончания рабочего дня, это тоже очень плохой знак: скорее всего, у вас проблемы с распределением задач и планированием времени);
- Не успел сдать проект вовремя? Лишение премии. Внёс рацпредложение и сэкономил компании кучу денег? Почётная грамота;
- Отвлёкся от работы на новостной сайт? Выговор. В свободное время повысил свою квалификацию и перевыполнил план? Просто загрузим тебя работой посильнее.
И так далее. Это очень пагубный подход, который на корню уничтожает всю мотивацию сотрудников: ваши люди начнут ненавидеть компанию, саботируя её развитие, и сменят место работы при первой же возможности.
Микроменеджмент
Если начальник контролирует буквально каждый шаг своих подчинённых, ничего хорошего не выйдет. Сотрудник открыл развлекательный сайт – тут же звонок от руководителя: «Посмотри вот этот документ, пожалуйста». Или прямой выговор: «Ты чем там занимаешься? Работай!».
Даже если вы используете микроменеджмент справедливо, поощряя своих людей за успехи, жизнь в условиях постоянной слежки очень утомляет – мы даже проводили соответствующий эксперимент. Ваши сотрудники не смогут расслабиться, лишатся возможности восстанавливать свой ресурс между задачами (например, за кружкой кофе) и, в конце концов, просто выгорят. Постоянное давление не приводит ни к чему хорошему.
Всё перечисленное, кстати, не значит, что вы не можете отслеживать каждый шаг своих сотрудников – главное сделать так, чтобы они этой слежки не замечали. Не нужно реагировать на любое действие незамедлительно, достаточно учесть полученную информацию при разработке общей стратегии развития компании и управления персоналом.
Асимметричный контроль
Всех бесят любимчики – и ещё больше бесит оказаться в роли козла отпущения. Руководитель всегда должен оставаться объективным и беспристрастным, но все мы люди: без взгляда на ситуацию со стороны бывает очень сложно избежать возникновения личных симпатий и антипатий.
Если этому моменту не уделять внимание, вы быстро обнаружите, что в вашей компании далеко не все сотрудники равны перед менеджментом. Кого-то вы премируете с большим удовольствием и готовы прощать этому кому-то незначительные просчёты, тогда как других работников жёстко караете за те же самые мелочи.
Бывает ли это правильно? Да: например, если один сотрудник постоянно косячит по разгильдяйству, а другой всегда работает ответственно, последствия за один и тот же просчёт для них вполне могут быть разными. Однако вы должны чётко понимать объективные причины для своих решений – здесь вы простили недоработку вот поэтому и поэтому, а не потому что вам человек нравится. А здесь вы наказали не потому что «ну достал!», а вот поэтому и поэтому.
Контроль ради контроля
И последняя ошибка – пожалуй, самая ключевая: вы всегда должны помнить о том, для чего вы вообще всё это делаете. Каждое действие руководителя должно быть направлено на достижение основных целей:
- Повышения прибыльности работы компании;
- Увеличения привлекательности организации на рынке;
- Развития бизнеса и т. д.
У вас нет цели просто контролировать людей в формате «потому что могу»: когда вы предпринимаете в отношении сотрудника какое-то действие – наблюдение, поощрение, взыскание – вы ищете способ повысить эффективность его труда и увеличить общие результаты. Поэтому перед тем, как что-то делать, обязательно остановитесь на секунду и подумайте: зачем? Что это даст компании?
Современные инструменты контроля (например, Kickidler) дают вам всю необходимую информацию для того, чтобы эффективно управлять своими подчинёнными, вам остаётся грамотно использовать эти данные. «Не навреди» – вот ваш основной принцип.
7 принципов грамотного контроля над сотрудниками
Опираясь на знания о том, как делать не нужно, мы можем сформулировать основные принципы эффективного контроля над персоналом.
Прозрачность
Каждый ваш сотрудник должен знать следующие вещи:
- Сам факт осуществления контроля;
- Инструменты, используемые для решения этой задачи;
- Ключевые показатели (контрольные точки) для оценки его работы;
- Последствия, возникающие по итогам контроля (премии/взыскания).
То есть вам нужен чёткий регламент – положение о контроле за деятельностью работников, в котором будут прописаны все значимые моменты. Уделите разработке этого документа максимальное внимание: вы должны добиться того, чтобы каждому сотруднику были полностью понятны условия его труда.
Предсказуемость
Здесь всё просто: следуйте регламенту. Выстроив систему контроля над персоналом, придерживайтесь её – это поможет создать у людей ощущение стабильности и безопасности, что необходимо для эффективного труда. Ничего так не раздражает, как начальник-самодур: именно поэтому вы прописываете правила игры и сами следуете им.
Это не значит, что регламент нельзя время от времени дополнять или менять, просто старайтесь делать это не слишком часто. Больше внимания планированию.
Объективность
Правила едины для всех, так или иначе. Вы должны сохранять беспристрастность, только так можно добиться настоящего уважения от своих подчинённых. Рекомендуем помнить о том, что человек всегда субъективен, и использовать независимые средства контроля – например, модули автоматического сбора данных о работе подчинённых за компьютерами и аналитики полученной информации. Чем большую часть контроля автоматизируете, тем лучше вся система будет работать.
Незаметность
Хороший контроль как воздух: он есть везде, но его никто не замечает. Вы должны быть в курсе каждого шага своих подчинённых, но любые вмешательства в рабочие процессы руководитель совершает либо по заранее утверждённому плану (на еженедельных летучках, например), либо в совсем экстренной ситуации.
Результативность
Сами по себе данные о подчинённых ничего вам не дают, с ними нужно работать: выявлять проблемные зоны и продумывать действия по их устранению. Обнаруживать перспективных специалистов и помогать им раскрыть свой потенциал. И так далее. Не ограничивайтесь простым «здесь покараем, здесь премируем», смотрите шире – так вы получите от наблюдения за персоналом максимальную отдачу.
Постоянство
Начали контролировать своих сотрудников однажды – контролируйте их всегда. Стоит ослабить наблюдения, и вся отлаженная система быстро выйдет из строя. Именно поэтому, кстати, так важен следующий пункт нашего списка.
Эффективность
Контроль над сотрудниками – одна из основных задач любого руководителя, но далеко не единственная. Вам нужно организовать саму систему наблюдения таким образом, чтобы при минимальной трате своего времени и сил вы получали максимальный результат. И это приводит нас к необходимости автоматизировать процессы контроля и управления.
Автоматизация контроля над сотрудниками
Все офисные сотрудники сейчас работают за компьютерами, а значит, вам достаточно организовать сбор данных о том, что они за своими ПК делают. В этом помогают автоматические системы учёта рабочего времени – например, программное обеспечения для мониторинга сотрудников Kickidler. Оно:
- Отслеживает всю активность за компьютером:
- Время начала и завершения работы;
- Открытые приложения;
- Время, проведённое в каждом приложении.
Все модули настраиваются – не нужен кейлоггер? Отключаете. И так далее.
Преимущества таких решений:
- Кикидлер собирает полные данные по каждому сотруднику и представляет их вам в удобном для работы формате: вся информация доступна за один клик;
- Контроль стопроцентно объективен – вам легко будет обосновать любое своё решение;
- При правильной настройке можно выстроить систему, в которой сотрудники сами контролируют себя с помощью Кикидлера, а вам останется только осуществлять «контроль над контролем».
То есть такой софт экономит огромное количество времени, помогает создать всеобъемлющую и непредвзятую систему контроля над персоналом – это именно то, что нужно.
Почему тайный контроль – это плохо?
Выше мы говорили о том, что контроль персонала должен быть ненавязчивым, но, одновременно с этим, он должен быть открытым. Именно такими и должны быть современные методы контроля персонала. Иными словами, вам обязательно нужно рассказать своим сотрудникам о том, что вы за ними следите – а также о том, что именно отслеживаете и как.
Почему нельзя настроить тайный мониторинг? Три основных причины:
- Вы поставили кейлоггер, а ваш сотрудник с рабочего компьютера зашёл на личный аккаунт в соцсети и что-то кому-то написал. Он нарушил трудовую дисциплину, а вы нарушили его право на неприкосновенность частной жизни. Да, если у вас запрещено пользоваться персональными мессенджерами на корпоративных устройствах, проблемы с законом можно будет решить, но сама ситуация предельно неприятная – она демотивирует сотрудников, создаёт лишние конфликты и недоверие к компании;
- Вы тайно собрали информацию, а потом «натыкали» в неё носом своих подчинённых. Для них это будет шоком и стрессом, лояльность упадёт до предела – ожидаемых результатов (роста эффективности труда) не возникнет;
- Вы тайно собрали данные, а потом ничего с ними не сделали – или сделали, но незаметно. Да, так это работает, но всегда есть шанс, что тайное станет явным, а тогда см. два предыдущих пункта.
Шпионское наблюдение за сотрудником может быть актуально в том случае, если вы подозреваете намеренное вредительство – например, если думаете, что сотрудник собирается слить базу конкурентам и уволиться. Или если вы на 200% уверены в том, что тайную слежку никто никогда не обнаружит. Однако мы всё-таки рекомендуем придерживаться стратегии прозрачности и открытости, это гораздо эффективнее.
Мифы о контроле сотрудников
Ну и в завершение нашей статьи, 5 главных мифов о контроле над подчинёнными.
Миф 1: мониторинг сотрудников нарушает закон
Ничего подобного: согласно 22 статье Трудового Кодекса, работодатель имеет право контролировать исполнение трудовых обязанностей своими сотрудниками с использованием предоставленных последним для работы технических средств. Главное, чтобы персонал был извещён о ведущемся наблюдении соответствующим пунктом трудового договора или приказом по компании.
Миф 2: следить нужно только за проблемными работниками
Концентрируясь на тех, кто не справляется, вы упускаете из зоны своего внимания две вещи:
- Тех, кто хорошо работает, нужно поощрять – это не менее важно, чем накладывать взыскания на проштрафившихся;
- Наблюдая за всеми сотрудниками в целом, вы получаете полную информацию о положении дел в компании – вам будет проще найти новые возможности для развития бизнес-процессов.
Так что, частичный контроль работы персонала – это ошибка: мониторинг должен быть комплексным.
Миф 3: контроль нужен только руководству
На самом же деле грамотно выстроенная система контроля над персоналом полезна в первую очередь самим сотрудникам. Специалисты получают объективную систему оценки своих достижений – создаётся безопасная и прозрачная рабочая среда, в которой всем комфортно.
Миф 4: сотрудники негативно реагируют на мониторинг
Наша практика показывает, что люди негативно реагируют не на сам мониторинг, а на его неправильное использование. Чрезмерно жёсткий контроль, микроменеджмент, асимметрия – недовольство вызывает то, о чём мы говорили в разделе «Ошибки руководителей». Избегайте их, и всё будет замечательно.
Миф 5: контроль над сотрудниками – это сложно
Когда-то так и было, но сейчас руководителю уже не нужно лично стоять за плечом каждого своего подчинённого: всё сделает автоматика, а вам останется принимать ключевые решения. Что касается внедрения программы контроля сотрудников Kickidler, это гораздо проще, чем кажется – систему можно запустить буквально за пару дней в крупной компании и за несколько часов — в небольшой.
Контролируйте своих сотрудников, и вы сможете эффективно управлять своей компанией. А мы вам в организации такого контроля поможем. Пишите!
Система учёта рабочего времени Kickidler
Источник: www.kickidler.com